עסק מזומן בארצות הברית: רישומי מכירות יומיים ש-⁠IRS מצפה להם

איך עסקים שמקבלים מזומן משלמים מס, ואיך מדווחים על הכנסה במזומן בדוח?

עסק בארה״ב שמקבל מזומן חייב לדווח על כל דולר ממכירות במזומן, גם אם הוא לא הגיע לבנק. המס מחושב על רווח, כלומר הכנסה עסקית בניכוי הוצאות עסקיות, ולא על המכירות ברוטו. IRS קובע לבעלי עסקים לדווח על כל ההכנסה שהתקבלה מהעסק, כולל הכנסה שלא דווחה לכם בטופס 1099, והקוד מחייב במס כל הכנסה, מכל מקור שהוא, כולל הכנסה ברוטו מעסק. בעל עסק יחידני מדווח על מכירות במזומן כתקבולים ברוטו ב-Schedule C, שורה 1. שותפות או חברה מדווחות על אותם תקבולים בדוח שלהן. המדריך עוסק בעסקים שמקבלים מזומן מלקוחות, ולא בשיטת מזומן בחשבונאות; לבחירה הזו ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן.

מה שמייחד עסק מזומן הוא ההוכחה. כל מי שחייב במס הכנסה חייב לנהל ספרים או רישומים שמספיקים כדי לקבוע את ההכנסה ברוטו, ו-⁠IRS מקבל כל שיטה שמראה בבירור הכנסות והוצאות. למזומן אין שובל ניירת חיצוני, ולכן הרישום היומי שלכם הוא הראיה, ובודקי IRS מתמקדים בטיפול במזומן.

עסק מזומן אינו פשוט כאשר:

• ימים או חודשים של מכירות במזומן לא נרשמו;
• ההפקדות נמוכות ממכירות המזומן שהקופה מציגה;
• ההפקדות גדולות ממה שדווח כמכירות, או שחלק המזומן בהפקדות שונה מחלק המזומן במכירות;
• כסף יוצא מהקופה לחומרים, לעובדים או לבעלים;
• כמה קופות, מיקומים או בעלים מטפלים במזומן; או
• קיבלתם מכתב מ-⁠IRS, או שמלווה או קונה דורשים רישומים שאין לכם.

בכמה מהמקרים האלה צריך לשחזר את הרישומים או לטפל מול IRS; ראו “המצב שלכם שונה?” בסוף המדריך.

מה לאסוף לפני שמתחילים: דוחות סגירת קופה (Z) או גיליונות מכירות יומיים, שוברי הפקדה, דפי חשבון בנק, אישורי תשלום מהקופה עם החשבוניות שמאחוריהם, ודוחות מס המכירה שלכם.

אילו רישומים יומיים מוכיחים את המכירות במזומן?

מכירות המזומן של כל יום מוכחות ברישום שנעשה באותו יום, ובמסמך שיצר את המכירה. פרסום 583 מונה סרטי קופה רושמת, שוברי הפקדה בבנק, פנקסי קבלות, חשבוניות וקבלות כרטיס אשראי כמסמכים שמראים תקבולים ברוטו. שמרו אותם לפי סדר, לפי שנה וסוג הכנסה.

דוח Z הוא רישום שבודקי IRS מבקשים. מדריך הביקורת של IRS לענף הקמעונאות קובע שהבעלים צריך לשמור את סרט הקופה של כל יום, כי בלעדיו הבודק לא יכול לדעת אם כל מכירה נרשמה, והבודקים משווים את הסרטים ליומן המכירות. כשמסמכי המכירה ממוספרים, הבודקים גם מחפשים מספרים חסרים.

מכירות בכרטיס, עמלות סליקה וטיפים בכרטיס שייכים לרישום ה-⁠POS היומי; ראו רישום מכירות POS יומיות.

איך סופרים את הקופה בכל יום ורושמים יתרה או חוסר במזומן?

ספרו את המגירה בסגירה, השוו לסכום המזומן בקופה הרושמת ורשמו כל הפרש. כך פועלת שיטת הדוגמה ב-פרסום 583: המזומן שנספר, ועוד אישורי התשלום מהקופה, פחות קרן העודף הקבועה בפתיחה, שווה לתקבולי המזומן של היום, והסכום הזה תואם למכירות המזומן של היום ועוד מס מכירה. IRS נותן זאת כדוגמה, לא כמבנה חובה.

1. השאירו במגירה בכל יום אותה קרן עודף קבועה.
2. בסגירה, הפיקו את דוח הסגירה של הקופה וספרו את המגירה לפי שטרות ומטבעות. רשמו שיקים של לקוחות בשורה נפרדת.
3. קחו את הסכום שספרתם, הוסיפו את אישורי התשלום מהקופה של אותו יום, וחסרו את קרן העודף. זה מה שגביתם במזומן ובשיקים.
4. השוו את התוצאה למכירות המזומן והשיקים שבדוח, ועוד מס מכירה שנגבה. ההפרש הוא יתרה או חוסר במזומן.
5. רשמו את מכירות המזומן לפי הסכום שבדוח, ואת ההפרש בשורה נפרדת, לעולם לא בתוך המכירות.
6. חתמו ורשמו תאריך על הגיליון. כשהצוות מאפשר זאת, את הספירה עושה מי שאינו מבצע את ההפקדה; בודקים שואלים מי סופר את המזומן ומי לוקח אותו לבנק.

הפרש קטן שמתאזן במהלך החודש הוא טעות טיפול נפוצה. חוסר גדול או חוזר עלול להעיד על מכירה שלא נרשמה, על תשלום שלא נרשם או על אובדן, ולכן מצאו את הסיבה ואל תשאירו אותו בספרים.

אפשר לשלם לספקים או לעובדים מהקופה, ואיך רושמים מזומן ששולם?

אפשר לשלם חשבון במזומן אם המכירה נרשמה קודם בסכומה המלא, ולתשלום יש רישום משלו. פרסום 583 מעדיף תשלום בשיק כדי לתעד הוצאות. כשמזומן משלם הוצאה, שמרו את הקבלה, ואם אי אפשר להשיג קבלה, כתבו הסבר ברגע התשלום. מדריך הביקורת של IRS לענף הקמעונאות מורה לבודקים לוודא שההכנסה דווחה לפני ששולמה, ומציין שבעלי עסקים נוהגים לשמור מעטפה יומית או תיק למזומן ששולם.

כתבו אישור תשלום בכל פעם: תאריך, מקבל התשלום, סכום, מטרה ומי אישר, עם החשבונית מצורפת. אחר כך רשמו את מכירות היום במלואן וסווגו כל תשלום בנפרד: הוצאה, רכישת מלאי או ציוד, פירעון חוב, או תשלום לבעלים. עצם התשלום במזומן לא קובע אם הסכום הוא הוצאה מותרת בניכוי. קיזוז תשלום מהמכירות מקטין את שני הסכומים, והיום כבר לא תואם לדוח Z. אם חסרה קבלה, ראו קבלות שאבדו והוצאות עסקיות.

שלושה סוגי תשלומים דורשים תשומת לב מיוחדת:

• שכר. תשלום לעובד הוא שכר, בין שהוא משולם במזומן ובין בצורה אחרת, וחלים עליו ניכוי במקור ודיווח מס שכר. בעלים או נושא משרה שאחראים על הניכוי ובכוונה לא מעבירים אותו יכולים להיות אחראים אישית ל-⁠⁦100%⁩ מהמס המנוכה שלא הועבר (⁦26 U.S.C. 6672⁩). ראו עובדים שמקבלים שכר במזומן ושייתכן שהם עובדים לכל דבר ואת קנס על אי-העברת מס שנוכה (trust fund recovery penalty).
• שימוש אישי של הבעלים. מזומן שנלקח לשימוש אישי אינו הוצאה עסקית. רשמו אותו כתשלום לבעלים, כמשיכה או כחלוקה, לפי סוג הישות, ולעולם לא כרכישת חומרים; ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק.
• טיפים בכרטיס ששולמו במזומן. המזומן יוצא מהמכירות ואינו מגיע לבנק, ולכן צריך לתעד אותו ברישום נפרד; ראו טיפים שלקוחות משאירים.

האם להפקיד את כל המזומן, ואיך ההפקדות מתיישבות עם המכירות שנרשמו?

הפקידו את תקבולי המזומן, ושלמו חשבונות בשיק כשאפשר. פרסום 583 מורה לבעלי עסקים להפקיד את כל התקבולים היומיים בחשבון העו״ש של העסק, לציין בכל שובר הפקדה אם הכסף הוא הכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה, לשמור עותקים ולהתאים את החשבון מדי חודש. מזומן שכן יוצא מהקופה צריך שובר משלו, וההתאמה החודשית שלהלן מחסרת אותו. מזומן עסקי שנכנס לחשבון אישי הוא עדיין הכנסה עסקית, והבודקים בוחנים גם את החשבונות האישיים של הבעלים.

ההפקדות מתיישבות עם המכירות בחשבון פשוט. מדי חודש:

ההפקדות כוללות את מס המכירה שגבתם. מס שחל על הקונה ומועבר למדינה אינו, בדרך כלל, חלק מהתקבולים ברוטו, ולכן ההפקדות גבוהות מהמכירות שנרשמו בסכום המס הזה; מס שחל עליכם כמוכרים נכלל בתקבולים ברוטו. תזמון מסביר את רוב הפערים. מזומן שהתקבל ביום האחרון של החודש, או בסוף שבוע, מופקד בתקופה הבאה; רשמו אותו כהפקדה בדרך ונקו אותו בחודש שאחריו. הפקדת חלק מהמזומן והוצאת השאר מפרה את ההתאמה. IRS משווה את חלק המזומן במכירות שלכם לחלק המזומן בהפקדות.

איך IRS בודק עסק שמקבל הרבה מזומן?

IRS בודק אם הרישומים שלכם מתאימים זה לזה ולדוח, ובונה מחדש את ההכנסה מנתונים חיצוניים כשהם לא מתאימים. מדריך הביקורת לענף הקמעונאות ומדריך בדיקת ההכנסות מתארים את הבדיקות. שניהם הנחיות של IRS לבודקים, לא חוק, ומדריך הקמעונאות מ-⁠2009.

כשרישומים חסרים או לא מתיישבים, הבודק רשאי לשחזר את ההכנסה מנתונים חיצוניים כמו הפקדות או רכישות; המדריך קורא לכך שיטה עקיפה. לפי המדריך, שיטת הפקדות הבנק מתאימה פחות כשחלק גדול מהמזומן לא מופקד, ושיטת המרווח על העלות יעילה לעסקים כמו מסעדות, פאבים, חנויות משקאות חריפים, תחנות דלק וחנויות תכשיטים. לכן חשבוניות רכישה חשובות: הן הבסיס לבדיקת מרווח על העלות.

ספרים שאי אפשר להתאים לדוח, או הפקדות גדולות מההכנסה שדווחה, הם מה שמוביל לבדיקה מעמיקה יותר של ההכנסה. על מהלך הביקורת ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן.

האם הפקדה של יותר מ-⁠⁦$10,000⁩ תעורר תשומת לב של IRS?

רק מזומן מפעיל את דוח המזומן של הבנק. הפקדת שיקים, או קבלת העברות מכרטיסי אשראי, לא מפעילה אותו, בכל סכום, כי מזומן הוא מטבעות ושטרות. הפקדה גדולה של מזומן גורמת לבנק להגיש דוח שגרתי; זה אינו קנס ואינו האשמה בדבר. בנק חייב להגיש דוח עסקת מזומן (Currency Transaction Report, CTR) על עסקאות מזומן (שטרות או מטבעות) של יותר מ-⁠⁦$10,000⁩ שבוצעו בידי אדם אחד או עבורו ביום עסקים אחד, ו-FinCEN (גוף של משרד האוצר האמריקאי) מציין שאין איסור כללי לטפל בסכומי מזומן גדולים. הפקדות באותו יום עסקים מצטברות בכל סניפי הבנק, והפקדות שנעשו בלילה, בסוף שבוע או בחג נחשבות כמתקבלות ביום העסקים הבא. מזומן שהופקד יחד אחרי סוף שבוע יכול לחצות את הסף שכל יום לבדו לא היה חוצה. בנק רשאי לפטור מהדוחות האלה עסקים מסוימים שמטפלים לעתים קרובות ביותר מ-⁠⁦$10,000⁩ במזומן (⁦31 CFR 1020.315⁩); זה לא משנה את מה שעליכם לרשום.

IRS יכול לראות את הדוחות האלה. מדריך בדיקת ההכנסות מתיר לבודקים להשתמש בהם כרמזים להכנסה שלא דווחה. לכן הפקדות מזומן גדולות צריכות להתיישב עם המכירות שנרשמו; הגיליונות היומיים וההתאמה החודשית הם מה שמראה שהן מתיישבות.

הסיכון המשפטי הוא פיצול הפקדות כדי להימנע מהדוח. ⁦31 U.S.C. 5324⁩ הופך פיצול עסקאות כדי לעקוף את דוח הבנק לעבירה פלילית, עם עד חמש שנות מאסר, ויותר במקרים חמורים. הכסף המעורב עלול להיתפס ולהיחלט (⁦31 U.S.C. 5317⁩). פיצול אסור גם כשהכסף חוקי, וההפקדות לא חייבות לעלות על ⁦$10,000⁩ בבנק אחד או ביום אחד כדי להיחשב; המבחן הוא המטרה (IRM 4.26.13). הפקדות מפוצלות עלולות לגרום לבנק להגיש דוח פעילות חשודה (suspicious activity report). הפקדת מזומן כפי שהוא נכנס, בסכומים שהתקבלו בפועל, היא המקרה הרגיל.

מתי מגישים טופס 8300 על מזומן מלקוח אחד?

ייתכן שתצטרכו להגיש טופס 8300 כשהעסק מקבל יותר מ-⁠⁦$10,000⁩ במזומן ממשלם אחד, בעסקה אחת או בעסקאות קשורות. את הטופס מגישים תוך 15 ימים מקבלת המזומן (מדריך העזר של IRS); בתשלומים, תוך 15 ימים מהתשלום שמעלה את הסך מעל ⁦$10,000⁩. קבלו את שם המשלם, כתובתו ומספר הזיהוי שלו לצורכי מס כשהמזומן מגיע, כי הטופס מבקש אותם. זה נוגע בדרך כלל לעסק שמקבל תשלום גדול מלקוח אחד, כמו תשלום מראש על אירוע או מכירה של פריט יקר. המבחן הוא לפי משלם: מכירות קטנות להרבה לקוחות שונים לא מצטברות, אבל תשלומים קשורים מלקוח אחד כן.

עוד על טופס 8300, מתוך מדריך העזר של IRS והוראות הטופס:

• מה נחשב מזומן. שטרות ומטבעות תמיד. שיקים בנקאיים, המחאות בנק, המחאות נוסעים והמחאות כסף (money orders) בסך ⁦$10,000⁩ או פחות נחשבים במכירות קמעונאיות מסוימות, כמו פריטי אספנות, ובכל מכירה שבה אתם יודעים שהלקוח משתמש בהם כדי לעקוף את הדוח; הוראות הטופס מונות את המכירות. שיקים אישיים והעברות בנקאיות אינם מזומן. החוק מחשיב גם נכסים דיגיטליים כמזומן (⁦26 U.S.C. 6050I(d)⁩); ההוראות ומדריך העזר של IRS לא מפרטים כיצד, ולכן שאלו לפני שאתם מקבלים אותם.
• הגשה אלקטרונית. עסק שמגיש בשנה לפחות 10 דוחות מידע אחרים, כמו טפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠1099 (טופס 8300 אינו נספר), חייב להגיש את טופס 8300 באופן אלקטרוני דרך מערכת BSA E-Filing של FinCEN, וטופס על נייר נחשב אז מאוחר. קיימות הקלות (waivers) ופטור מטעמי דת (הוראות הטופס).
• הודעה ללקוח. מסרו לכל אדם ששמו מופיע בטופס הודעה בכתב עד 31 בינואר של השנה הבאה, ושמרו עותקים של הטופס ושל ההודעה חמש שנים.
• פיצול תשלום של לקוח. פיצול תשלום כדי להימנע מהטופס הוא גם פיצול עסקאות לפי ⁦31 U.S.C. 5324⁩. לטופס שהוגש באיחור או באופן חלקי יש קנסות אזרחיים על כל טופס, ואי-הגשה מכוונת היא עבירת פשע (felony).

כמה זמן שומרים סרטי קופה, שוברי הפקדה ודפי חשבון בנק?

שמרו אותם עד שפג הזמן של IRS לקבוע שומה על אותו דוח. בדרך כלל זה 3 שנים אחרי ההגשה, כשדוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה (IRS). התקופה היא שש שנים אם השמטתם הכנסה של יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שמופיעה בדוח (בעסק, תקבולים ברוטו לפני עלויות), ואין הגבלה לשנה שלא הוגש בה דוח או לדוח שהוגש במרמה (נושא 305). שמרו רישומי מס שכר לפחות ארבע שנים; לרישומים אחרים יש תקופות משלהם.

אם אתם סורקים ניירת כדי לזרוק את המקור, פרסום 583 קובע שמערכת האחסון האלקטרונית צריכה לעמוד בדרישות IRS ולעבור בדיקה קודם. כללי השמירה המלאים נמצאים בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

מה עושים אם מכירות המזומן לא נרשמו, או שההפקדות לא תואמות למכירות שדיווחתי?

התחילו היום גיליון יומי, ואז שחזרו את התקופה החסרה מהרישומים שנותרו והשוו את התוצאה למה שכל דוח דיווח. נתונים משוחזרים הם אומדנים עד שהם מקושרים למסמכי מקור, ולכן סמנו אותם כמשוחזרים, עם תאריך ומקורות.

1. רשמו כל חודש שאין לו רישום יומי.
2. בכל חודש, התחילו מדוחות קופה שמורים או מפנקסי קבלות (קופה ממוחשבת שומרת לרוב סכומים יומיים מהעבר). דוחות חברת הסליקה מראים רק מכירות בכרטיס, לא את המזומן החסר. אם אתם חייבים להשתמש בהפקדות, קחו את הפקדות המזומן, הסירו כסף שאינו מכירות (הלוואות, העברות, כסף של הבעלים, מס מכירה שהוטל על הקונה), הוסיפו מזומן ששולם מהקופה, התאימו למזומן שבקופה ולתזמון ההפקדות, ואז הוסיפו פעם אחת את מכירות הכרטיסים ברוטו. התייחסו לחשבוניות רכישה ולמרווח על העלות הרגיל שלכם כבדיקה צולבת, לא כמקור.
3. סכמו כל שנה והשוו לתקבולים ברוטו בדוח של אותה שנה ולדוחות מס המכירה.
4. אם דוח דיווח פחות מהסכום המשוחזר, ייתכן שצריך לתקן אותו. אילו שנים, והאם לתקן, תלוי בעובדות שאיש מקצוע צריך לבדוק.

מס שהושמט מדוח עדיין חייבים בו, IRS גובה ריבית עליו, וייתכנו קנסות על התשלום החסר. עד כמה אחורה IRS יכול לבדוק ואילו קנסות חלים תלוי בעובדות; ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן. לשחזור עצמו ראו שחזור ספרים מדפי חשבון בנק.

דוגמה

כל הסכומים בדולרים אמריקאיים והם להמחשה.

מכון ציפורניים שבו המזומן, הכרטיסים והתשלומים מהקופה מתיישבים

מכון ציפורניים רושם בחודש אחד מכירות של ⁦$20,000⁩: ⁦$12,000⁩ במזומן ו-⁠⁦$8,000⁩ בכרטיסים. הוא מפקיד ⁦$10,500⁩ מהמזומן ומשלם ⁦$1,500⁩ לספקים מהקופה, באישורי תשלום חתומים. הגיליונות היומיים מראים מכירות מזומן של ⁦$12,000⁩, שוברי ההפקדה מראים ⁦$10,500⁩, והאישורים מראים ⁦$1,500⁩, ולכן החודש מתיישב עם מכירות של ⁦$20,000⁩, בהנחה שיש אותו סכום מזומן בקופה בתחילת החודש ובסופו ושמכירות הכרטיסים מוצגות לפני עמלות הסליקה. בלי האישורים, פער של ⁦$1,500⁩ היה יכול להיראות כמזומן שהתקבל ולא דווח, ולחלק הנמוך יותר של המזומן בהפקדות לא היה הסבר.

מסעדה שמפקידה כל יום, ומסעדה שמפצלת

מסעדה מקבלת ⁦$9,500⁩ במזומן ביום שני ו-⁠⁦$9,500⁩ ביום שלישי. הפקדה בכל יום כפי שהמזומן נכנס היא המקרה הרגיל; כל הפקדה נמוכה מסף הדיווח של הבנק, ולכן לא מופעל דוח. אם הבעלים מחזיק במקום זאת את המזומן של שני הימים ומפקיד אותו כשתי הפקדות של ⁦$9,500⁩ בשני בנקים באותו אחר צהריים כדי ששום בנק לא יגיש דוח, זו ההתנהגות ש-⁠⁦31 U.S.C. 5324⁩ מכנה פיצול עסקאות (structuring), והיא תלויה במטרה להימנע מהדוח, גם אם המזומן אמיתי וחוקי. הפקדה אחת של ⁦$19,000⁩ פשוט תדווח על ידי הבנק, בלי קנס.

מוכר בשוק שהספרים שלו לא משקפים את כל המזומן

מוכר מוכר בכ-⁠⁦$150,000⁩ בשנה, בעיקר במזומן, אבל הספרים והדוח מראים ⁦$110,000⁩ כי שבועות חלשים לא נרשמו. הרכישות של המוכר, בתוספת המרווח הרגיל בענף, מצביעות על כ-⁠⁦$150,000⁩. בלי רישומים יומיים, המוכר לא יכול להראות שהפער של ⁦$40,000⁩ שגוי. אם ⁦$40,000⁩ האלה הם מכירות אמיתיות שהושמטו מהדוח, זה יותר מרבע מ-⁠⁦$110,000⁩ שדווחו, ולכן ל-⁠IRS יהיו בדרך כלל שש שנים מההגשה, ולא שלוש, לקבוע שומה על הדוח הזה. שחזור מדוחות קופה שמורים, הפקדות וחשבוניות רכישה הוא הדרך שבה המוכר ינסה לתעד את השבועות האלה.

המצב שלכם שונה?

• קיבלתם מכתב או הודעת ביקורת מ-⁠IRS, או שההפקדות שלכם גדולות מהמכירות שדיווחתם: הרישומים, השנים הנוגעות לעניין ומי מטפל מול IRS קובעים איך זה יתנהל. ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שאתם משיבים.
• שנים של מזומן לא נרשמו: השחזור הוא עבודת הנהלת חשבונות. ראו שחזור ספרים מדפי חשבון בנק והשלמת ספרים שמתעכבים, עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• מלווה, קונה או משכיר דורשים דוחות כספיים והמזומן לא נרשם: דוחות שנבנו על רישומים יומיים חסרים עלולים לא להתאים להפקדות שלכם, ולכן הרישומים באים קודם. ראו שחזור ספרים מדפי חשבון בנק ועזרה בהנהלת חשבונות.
• כמה קופות, מיקומים או שותפים מטפלים במזומן, או שההתאמה החודשית אף פעם לא מתאזנת: הגיליונות היומיים וההתאמה הם שגרת הנהלת חשבונות חודשית; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• לא הוגשו דוחות לשנים האלה: ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
• פיצלתם הפקדות כדי להישאר מתחת לסף של הבנק: זו שאלה של משפט פלילי שעורך דין מס יכול לייעץ בה לפני שאתם משיבים לבנק או ל-⁠IRS. את הרישומים אפשר לשחזר אחר כך עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• רוב המכירות שלכם הן בכרטיס או באפליקציות תשלום: ראו רישום מכירות POS יומיות ותשלומים עסקיים שהתקבלו דרך אפליקציות תשלום.
• אתם מפעילים מכונות אוטומטיות למכירה: ראו ספרים של עסק מכונות אוטומטיות.
• אתם גובים מס מכירה על מכירות במזומן: ראו הגשת דוחות מס מכירה.