יתרות פתיחה אחרי מעבר לרואה חשבון או לתוכנה חדשים

אילו דוחות דרושים כדי לקבוע יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון?

יתרות פתיחה נלקחות ממאזן הסגירה של שנת המס האחרונה שנסגרה, לא מדוח רווח והפסד ולא מהדוח שהוגש. מבקשים מרואה החשבון הקודם, או מייצאים מהתוכנה הישנה, את הדוחות שלהלן לפי היום האחרון של אותה שנה. החובה לשמור ספרים או רישומים קבועים שמספיקים כדי לבסס הכנסה, ניכויים וזיכויים חלה על הנישום.

מעבר פשוט כשהחשבונות הישנים הותאמו לדפי החשבון ומאזן הסגירה מתאים לדוח האחרון שהוגש. הוא אינו פשוט כשהשניים אינם מתאימים, כשהדוח של השנה שעברה עדיין לא הוגש, כשרואה החשבון הקודם לא שחרר את הרישומים או שהקובץ אבד, או כשמאזן הפתיחה מתאזן רק עם סכום גדול ב-⁠Opening Balance Equity, חשבון הכיסוי הכללי שתוכנות רבות משתמשות בו.

האם אפשר לקבוע יתרות פתיחה מהדוח שהוגש בלבד?

רק כמוצא אחרון. דוח שהוגש נותן במקרה הטוב סכומים של המאזן, ובחלק מהדוחות אין מאזן בכלל. הדוח נבנה מהספרים: ההוראות של טופס ⁦1120-S⁩ קובעות שSchedule L “צריך להתאים לספרים ולרישומים של החברה”.

ייתכן שישות קטנה רשאית לדלג על Schedule L, ואז אין בדוח מאזן שאפשר להתאים אליו. מי עומד בתנאים ומהן המגבלות: Schedule L בדוח חברה.

אם הספרים הישנים אבדו, ייתכן שעמודת סוף השנה ב-⁠Schedule L האחרון שהוגש היא מאזן הסגירה היחיד שיש לכם. מתייחסים לכל שורה כאל סכום שצריך לגבות בדפי חשבון.

איזה תאריך התחלה צריכים הספרים החדשים כשעוברים לתוכנה חדשה?

משתמשים ביום הראשון של שנת מס. אין כלל של IRS שקובע תאריך התחלה; זה הנוהג הנקי ביותר, כי אז יתרות הפתיחה הן יתרות הסגירה של שנה שהסתיימה. מתארכים את יתרות הפתיחה בתאריך הסגירה, היום האחרון של שנת המס הקודמת (31 בדצמבר בשנה קלנדרית), שהמדריך הזה מכנה תאריך הפתיחה. התנועה הראשונה בספרים החדשים מתוארכת ביום הראשון של השנה החדשה.

• התאריכים תואמים לדוח. תאריך הסגירה הוא תאריך המאזן של סוף השנה בדוח.
• השנה מתחילה נקייה. בהנהלת חשבונות כפולה, פרסום 583 אומר שחשבונות הכנסות והוצאות נסגרים בסוף כל שנת מס, וחשבונות נכסים, התחייבויות והון עצמי נשארים פתוחים. רווח והפסד בקובץ החדש מכסה אז בדיוק את השנה שהדוח מכסה.
• אין צורך לפצל הון. פתיחה באמצע שנה חייבת לכלול את הרווח שנצבר עד כה השנה, נתון שאף דוח שהוגש אינו מראה.

אם הדוח של השנה שעברה עדיין לא הוגש, יתרות הסגירה אינן סופיות: פעולות סוף שנה כמו פחת עדיין יכולות לשנות אותן. משיגים את מאזן הבוחן אחרי הפעולות האלה, ומשווים אותו ל-⁠Schedule L אחרי שהדוח מוגש.

מעבר מגיליון אלקטרוני עובד אותו דבר: הסכומים שלו בתאריך הסגירה ממלאים את תפקיד מאזן הבוחן. למי שמגיש לפי שנת כספים, היום הראשון הוא היום הראשון של שנת הכספים ולא 1 בינואר. אם המעבר קורה באמצע שנה, עדיין פותחים את הספרים עם היתרות של סוף השנה שעברה ומזינים את החודשים שחלפו, כמפורט בהמשך.

איך יתרות הפתיחה שלי מתאימות ל-⁠Schedule L בדוח שותפות או חברת S?

מאזן הפתיחה צריך להיות שווה לעמודת סוף השנה ב-⁠Schedule L האחרון שהוגש, קבוצת שורות אחר קבוצת שורות. ב-⁠Schedule L החשבונות מקובצים בשורות קבועות, ולכן שורה אחת יכולה להכיל כמה חשבונות: משווים סכומים לפי שורה, לא חשבון אחר חשבון.

ההוראות של טופס ⁦1120-S⁩ קובעות ששורת ההלוואות מבעלי מניות צריכה, ככלל, להתיישב עם הסכומים ב-⁠Schedules ⁦K-1⁩. ההוראות של טופס 1065 קובעות שסך הנכסים בתחילת השנה צריך, ככלל, להיות שווה לסך הנכסים בסוף השנה הקודמת, ואם לא, מצרפים הסבר.

כשהספרים הישנים ו-⁠Schedule L שונים, הסיבות הרגילות הן רישומים שנרשמו אחרי הגשת הדוח, עיגול לדולרים שלמים (ההוראות מתירות לדוח לעגל אגורות), Schedule L לפי בסיס מס (ההוראות של טופס 1065 מתייחסות לכך, ולמגישי Schedule M-3 מתירות זאת כשהספרים משקפים רק סכומים לפי בסיס מס), וטעויות בספרים הישנים.

אם מתקנים את היתרות הישנות בעת פתיחת הספרים החדשים, ייתכן שעמודת תחילת השנה בדוח הבא לא תתאים לעמודת הסוף שהוגשה, ודוח שותפות דורש את ההסבר המצורף שתואר לעיל לכל הפרש בסך הנכסים. אם התיקון משפיע על הכנסה בדוח שהוגש, זה שיקול דעת של מכין דוחות המס, שנעשה לפני שמשתמשים בספרים החדשים לדוח.

איך קובעים הון בעלים: מניות ועודפים, הון שותפים או הון של בעל עסק יחידני?

הון הוא נכסים פחות התחייבויות בתאריך הפתיחה. פרסום 583 מכנה אותו הון עצמי, “עודף הנכסים על ההתחייבויות”. בחברה או בשותפות, לוקחים כל חשבון הון ממאזן הבוחן הישן של הסגירה ובודקים שהסך שווה לנכסים פחות התחייבויות. אם לא, מוצאים את ההפרש לפני הפתיחה; לא מזינים אותו כסכום מאזן.

שלוש מלכודות:

• עודפים כוללים שנים קודמות בלבד. הרווח של השנה הנוכחית נבנה מהחודשים שמזינים; חלוקות ומשיכות קודמות כבר נמצאות בהון הסגירה.
• חשבון ההתאמות המצטברות (AAA) של חברת S אינו עודפים. ההוראות של Schedule M-2 מתארות אותו כחשבון שמשקף ככלל רווח נקי מצטבר שלא חולק לשנים אחרי 1982, ונשמר כדי לחשב את השפעת המס של חלוקות; חברת S עם רווחים והכנסות מצטברים חייבת לנהל אותו.
• ההון של שותף ב-⁠⁦K-1⁩ הוא לפי בסיס מס (מחושב לפי כללי המס), לא לפי ספרים. ההוראות של טופס 1065 קובעות שיתרת הפתיחה ב-⁠Schedule ⁦M-2⁩ צריכה להיות שווה להון השותפים בתחילת השנה לפי בסיס מס ב-⁠Schedules ⁦K-1⁩, ואם לא, מצרפים הסבר. פותחים את הספרים לפי נתון הספרים של כל שותף ומנהלים את ההון לפי בסיס מס בנפרד: חשבונות הון של שותפים בספרי LLC.

איך ציוד ופחת שנצבר עוברים?

מזינים ציוד בעלות ופחת שנצבר כיתרות נפרדות, מרשימת הנכסים הקבועים ולא מהדוח. הדוח אינו נושא את הרשימה: בהוראות של טופס 4562 הנכסים של השנה הנוכחית מדווחים לפי סוג רכוש וחודש כניסה לשימוש, ונכסים ישנים יותר מופיעים ככלל רק כניכוי כולל אחד.

• מקור: רשימת הנכסים הקבועים שמאחורי מאזן הבוחן הישן של הסגירה, בהשוואה ללוח הפחת שמאחורי הדוח האחרון שהוגש. אם פחת הספרים ופחת המס שונים, פותחים לפי נתוני הספרים ומוסרים למכין דוחות המס את לוח המס בנפרד. פרסום 583 אומר שרישומי נכסים צריכים להראות את מחיר הרכישה, שיפורים, ניכוי לפי סעיף 179 וניכויי פחת שנתבעו, וכל מימוש.
• התאמה: עלות פחות פחת שנצבר שווה לשורה ב-⁠Schedule L של נכסים בני פחת, אם הספרים עוקבים אחרי הפחת בדוח.
• סבירות: ההוראות של טופס 4562 קובעות שפחת של שנים קודמות ועוד פחת השנה לעולם אינם יכולים לעלות על הבסיס בר הפחת של הרכוש, ולכן פחת שנצבר שגבוה מעלות הנכס מצביע על טעות ברשימה.
• בלי הזנה חוזרת: רכישות ישנות קיימות רק ביתרת הפתיחה, לעולם לא כהוצאות או כנכסים חדשים.

איך חשבוניות וחשבונות פתוחים עוברים בלי לספור הכנסה פעמיים?

אם חשבוניות וחשבונות פתוחים נכנסים ליתרת הפתיחה תלוי בשיטה שהספרים משתמשים בה. בשיטת צבירה מעבירים כל אחד פעם אחת, עם התאריך המקורי, כך שתשלום מאוחר יותר סוגר אותו ולא יוצר הכנסה או הוצאה חדשות. מזינים אותם כמסמכים, לא בתוך רישום מאזן הבוחן הפותח, ורושמים כל אחד מול חשבון הקיזוז של אותו רישום ולא מול מכירות או הוצאות; החשבון הזה מתאפס בסופו של דבר. בשיטת מזומן שומרים אותם כרשימה: התשלום נחשב כשהוא משולם. לצורכי מס, השיטה בדוחות שהוגשו קובעת: בשיטת מזומן, הכנסה נחשבת ככלל כשהיא מתקבלת; בשיטת צבירה, ככלל כשהיא מורווחת.

חשבונות לתשלום פועלים באותה דרך הפוכה: בשיטת מזומן חשבון שלא שולם הוא ככלל הוצאה כשהוא משולם; בשיטת צבירה הוא ככלל כבר הוצאה של השנה שנסגרה ונמצא בזכאים.

החלפת תוכנה אינה משנה את שיטת החשבונאות, ולכן שומרים על השיטה שהספרים הישנים והדוחות שהוגשו משתמשים בה. אם הם שונים, ראו ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן לפני הפתיחה. שינוי השיטה עצמה דורש ככלל אישור של IRS: שיטת מזומן או צבירה לעסק קטן. בספרים בשיטת צבירה, בודקים שסכומי החייבים והזכאים שווים למאזן הבוחן הישן של הסגירה ושברווח והפסד של התקופה הקודמת אין מכירות או הוצאות מהם.

מה לגבי החודשים של השנה הנוכחית שלפני המעבר?

קובעים את יתרות הפתיחה בתאריך הפתיחה, מזינים כל חודש שחלף ומתאימים אותו לפני שמתחילים את הבא.

1. מזינים את היתרות שלמעלה, בתאריך הפתיחה, היום האחרון של השנה שעברה.
2. לכל חודש שחלף, מזינים את התנועות מדפי בנק וכרטיס. בספרים בשיטת צבירה מזינים גם את החשבוניות והחשבונות של החודש ורישומים שאינם במזומן כמו פחת, מהרישומים שלכם, ומייחסים תשלומים לחשבוניות ולחשבונות פתוחים במקום להזין אותם שוב כמכירות או הוצאות. הדוחות החודשיים של הקובץ הישן הם בדיקה צולבת; ייבוא התנועות שלו הוא רשות.
3. מתאימים כל חודש. פרסום 583 אומר להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש, כך שדף החשבון, פנקס הצ׳קים והספרים מסכימים.
4. משווים רווח מתחילת השנה עד היום לדוח האחרון של רואה החשבון הקודם לאותו תאריך, אם יש כזה.

אין צורך לייבא תנועות של שנים קודמות כדי לפתוח את הספרים. מה שהדוח הבא צריך מהקובץ החדש (שכר, תשלומים לספקים לצורך טפסי 1099, מס מכירה, מלאי) תלוי בדוח: מאשרים זאת עם מכין דוחות המס שמגיש אותו. שומרים את הדוחות והקבצים הישנים לפי התקופות בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

שורה בדף חשבון מוכיחה תשלום ותאריך, לא את מטרתו. פרסום 583 אומר שהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי, ולכן שומרים גם את החשבונית או שובר המכירה: קבלות שאבדו.

איך נמנעים מכפל תנועות בקובץ החדש?

משתמשים בתאריך פתיחה אחד ובמקור אחד לכל תקופה. כפילויות נוצרות כשאותה תנועה נכנסת פעמיים בשתי דרכים.

• יתרות פתיחה הן יתרות, לא תנועות. מזינים אותן פעם אחת, בתאריך הפתיחה, ולא מזינים שום תנועה אחרת שתאריכה הוא תאריך הפתיחה או לפניו, חוץ מהחשבוניות והחשבונות הפתוחים שלהלן, ששומרים את התאריכים המקוריים שלהם. צ׳ק או הפקדה שטרם נפרעו כבר נמצאים אז ביתרת המזומן בספרים, ולכן כשהשורה שלהם בבנק נפרעת, לא מזינים אותה שוב כתשלום או כהפקדה חדשים.
• מקור אחד לכל תקופה. לוקחים את פעילות הבנק של כל חודש מעדכון הבנק האוטומטי, או מדפי החשבון, או מהקובץ הישן, לא משניים שחופפים. מתחילים כל עדכון אוטומטי או ייבוא ביום שאחרי תאריך הפתיחה.
• מזינים חשבוניות וחשבונות פתוחים פעם אחת, ולא מייבאים גם את המכירות או הרכישות שמהן נבעו.
• נותנים להתאמה למצוא את מה שנשאר. ההתאמה של החודש הראשון מתחילה מיתרת דף החשבון בתאריך הפתיחה, עם הפריטים שטרם נפרעו ברשימה. פער שנשאר אחר כך הוא רישום חסר או כפילות; ליתרת פתיחה שגויה יש תיקונים משלה.

איך בודקים שיתרות הפתיחה נכונות?

יתרות הפתיחה עוברות כשהספרים החדשים מתאימים למאזן הבוחן הישן של הסגירה, לדפי החשבון, לרשימת הנכסים ולדוח שהוגש. זה מראה שהן נתמכות, לא שהספרים הישנים היו נכונים: הפרש שאי אפשר להסביר הוא הנקודה להביא מכין דוחות מס. מריצים את הבדיקות האלה לפני שמזינים את החודש הראשון.

כשהבדיקות עוברות, נועלים את הספרים בתאריך הפתיחה כדי שתקופות קודמות לא יוכלו להשתנות.

מה אם רואה החשבון הקודם או התוכנה הישנה לא נותנים לי את הרישומים?

CPA, סוכן מס מורשה (enrolled agent) או עורך דין חייב, לפי בקשה, להחזיר מיד את רישומי הלקוח הדרושים לעמידה בדרישות המס הפדרליות, ומחלוקת על שכר טרחה אינה משנה זאת, ככלל. איש מקצוע להנהלת חשבונות שאינו מכין דבר ל-⁠IRS כפוף רק לתנאי ההתקשרות ולדין המדינה. אם הספר הראשי הישן ומאזן הבוחן נחשבים רישומי לקוח, זה יכול להיות תלוי במכתב ההתקשרות, ולכן מבקשים בכתב: החלפת רואה חשבון.

כשהרישומים לא מגיעים, בונים מחדש ממקורות מחוץ לספרים הישנים, ואז בודקים את ההון בפתיחה.

• תדפיס של הדוח שהוגש. לטפסים 1065, 1120 ו-⁠⁦1120-S⁩, IRS מציע תדפיס חינמי של דוח מס עסקי, דרך חשבון מס עסקי, באמצעות טופס ⁦4506-T⁩ או בטלפון. הוא מראה את רוב הפריטים כפי שהוגשו אבל לא את המסמכים או הדפים שצורפו לדוח. תדפיסי דוח זמינים עבור השנה הנוכחית ודוחות שעובדו ב-⁠3 שנות העיבוד הקודמות, ורוב הבקשות בטופס ⁦4506-T⁩ מטופלות תוך 10 ימי עסקים. Schedule C הוא חלק מטופס 1040, ולכן בעל עסק יחידני מבקש במקום זאת תדפיס דוח בטופס ⁦4506-T⁩.
• עותק של הדוח. טופס 4506 מבקש עותק עם הנספחים כפי שהוגשו במקור, תמורת ⁦$30⁩ לדוח; IRS אומר להקצות עד 75 ימים קלנדריים.
• דפי חשבון מהבנקים, מנפיקי הכרטיסים והמלווים, עד תאריך הסגירה.
• העותקים שלכם. IRS אומר לשמור עותקים של דוחות שהוגשו. בודקים את האימייל ואת כל פורטל לקוחות שרואה החשבון השתמש בו.

ספרים שנבנו מחדש מדפי חשבון: בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חברת S מחליפה איש מקצוע להנהלת חשבונות ב-⁠1 ביולי

נניח ספרים בשיטת מזומן, ולכן אין חייבים וזכאים, ותקבולים מעל מגבלת המגישים הקטנים של Schedule L, ולכן החברה ממלאת את Schedule L. מאזן הסגירה של 31 בדצמבר מהספרים הישנים: בנק ⁦US$25,000⁩; ציוד ⁦US$40,000⁩ בעלות, בניכוי פחת שנצבר של ⁦US$15,000⁩, ולכן סך נכסים של ⁦US$50,000⁩; הלוואה של ⁦US$20,000⁩; הון מניות של ⁦US$10,000⁩ ועודפים של ⁦US$20,000⁩, ולכן הון של ⁦US$30,000⁩. התחייבויות ועוד הון הם ⁦US$50,000⁩.

הספרים החדשים נושאים את היתרות האלה ב-⁠31 בדצמבר, תאריך הפתיחה, והסכומים תואמים לעמודת סוף השנה ב-⁠Schedule L. תנועות מ-⁠1 בינואר עד יוני מוזנות מדפי חשבון ומותאמות חודש אחר חודש; ההחלפה של איש המקצוע להנהלת חשבונות ב-⁠1 ביולי אינה דורשת רישום מיוחד.

בעל עסק יחידני עובר מגיליון אלקטרוני לתוכנה חדשה

ב-⁠Schedule C אין מאזן, ולכן הפתיחה נלקחת מדפי חשבון ליום 31 בדצמבר: בנק ⁦US$8,000⁩ ויתרת כרטיס של ⁦US$5,000⁩. הון הבעלים הוא ⁦US$3,000⁩. לא מייבאים תנועות ישנות; הכנסות והוצאות מוזנות מינואר.

LLC עם שני חברים הממוסה כשותפות

נניח שהשותפות אינה עומדת במבחן המגיש הקטן, ולכן היא ממלאת את Schedules L ו-⁠⁦M-2⁩ ואת סעיף L בכל Schedule K-1. הספרים מראים הון שותפים של ⁦US$60,000⁩ בסך הכול, וב-⁠Schedules ⁦K-1⁩ הון לפי בסיס מס של ⁦US$45,000⁩. Schedule L, שהוכן מהספרים, מראה ⁦US$60,000⁩. הספרים החדשים נפתחים ב-⁠⁦US$60,000⁩, מפוצלים לפי שותף כפי שהספרים הישנים מראים. ההפרש של ⁦US$15,000⁩ נשאר בלוח נפרד לפי בסיס מס, כדי שמכין דוחות המס יוכל להתאים את Schedule M-2 ל-⁠⁦K-1⁩.

המצב שלכם שונה?

• הספרים הישנים והדוח שהוגש אינם תואמים, הדוח של השנה שעברה עדיין לא הוגש, רואה החשבון הקודם לא משחרר רישומים, או שההון בפתיחה דורש רישום כיסוי גדול: אלה קובעים על אילו יתרות אפשר לסמוך, וההחלטה הזאת שייכת לפני שהספרים החדשים מזינים דוח. זו הנקודה להביא איש מקצוע להנהלת חשבונות או מכין דוחות מס: עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים לא התקיימו לפני השנה הזאת: ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור.
• ב-⁠Opening Balance Equity יש יתרה גדולה: ראו Opening Balance Equity.
• ההון שונה מהדוח שהוגש: ראו עודפים שלא תואמים לדוח של השנה שעברה.
• אתם שוקלים מעבר באמצע שנה או כמה היסטוריה להעביר: ראו החלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע שנה.
• אתם צריכים לדעת מה זה Schedule L: ראו Schedule L בדוח חברה.
• אתם צריכים רישומים או גישה ל-⁠IRS מרואה החשבון הקודם: ראו החלפת רואה חשבון.
• אתם מחליפים איש מקצוע להנהלת חשבונות באמצע שנה: ראו החלפת איש המקצוע להנהלת חשבונות.
• רשימת הנכסים הקבועים חסרה: ראו בנייה מחדש של לוח פחת חסר.
• חסרים חודשים של רישומים: ראו השלמת ספרים באיחור.
• אדם זר בבעלות על החברה האמריקאית והגשות הוחמצו: ראו בנייה מחדש של ספרים אחרי הגשות שהוחמצו של בעלים זרים.
• העסק בקנדה: ראו החלפת רואה חשבון בקנדה.