बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण: ऋणदाता क्या माँगते हैं

व्यावसायिक ऋण पर बैंक कौन-से वित्तीय विवरण माँगता है?

वित्तीय विवरण माँगने वाला बैंक लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र चाहता है, और नकदी प्रवाह विवरण, कर रिटर्न और अनुमान भी जोड़ सकता है। सूची क्या होगी, कितने साल के चाहिए और विवरण CPA से तैयार करवाना ज़रूरी है या नहीं, यह ऋणदाता तय करता है। SBA (अमेरिकी छोटे व्यवसाय प्रशासन) की गारंटी वाले 7(a) ऋण के लिए SBA कहता है कि आप ऋणदाता के ज़रिए आवेदन करते हैं, और वही आपकी स्थिति के हिसाब से ज़रूरी दस्तावेज़ तय करता है (SBA: 7(a) ऋण)। जिस ऋण पर SBA की गारंटी नहीं है, उसके पीछे SBA की कोई चेकलिस्ट नहीं होती, इसलिए बैंक से उसकी अपनी लिखित सूची माँगें।

IRS इनमें से पहले दो को ऐसे विवरण बताता है जो बैंक या लेनदारों से व्यवहार में काम आते हैं (Publication 583)।

बैंक स्वामियों के बारे में भी पूछ सकता है, जैसे निजी रिटर्न या निजी वित्तीय विवरण; उस विवरण के लिए SBA ऋण के वित्तीय विवरण देखें।

मामला आसान तब नहीं रहता जब बहीखाता महीनों पीछे हो, व्यावसायिक और निजी पैसा एक खाते में हो, विवरण फ़ाइल किए रिटर्न से अलग हों, या बैंक ने तारीख तय कर दी हो। पहली दो स्थितियों में आम तौर पर विवरण बनने से पहले बहीखाता पूरा या ठीक करना पड़ता है; रिटर्न से अंतर जायज़ भी हो सकता है, जिसके लिए लिखित सेतु चाहिए (नीचे देखें)। अगर बैंक की तारीख पास है, तो बहीखाता सहायता लें।

इकट्ठा करें:

• पिछले दो से तीन फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न; असल संख्या ऋणदाता तय करता है।
• इस साल के अब तक का लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र, सबसे ताज़ा महीने के अंत तक।
• हर उस महीने के बैंक, क्रेडिट कार्ड और ऋण विवरण जिसे वे विवरण कवर करते हैं।
• हर व्यावसायिक कर्ज़ की सूची: ऋणदाता, शेष राशि, किस्त और अंतिम तारीख।
• ग्राहकों के बिना चुकाए चालानों और बिना चुकाए बिलों की सूची।

ऋणदाता कितने साल के लाभ-हानि विवरण चाहता है?

पिछले दो से तीन फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न और इस साल के अब तक के विवरण की तैयारी रखें। साल की असल संख्या ऋणदाता तय करता है, और यहाँ दिए किसी भी स्रोत में SBA की गारंटी के बिना ऋण के लिए कोई संख्या तय नहीं है। पारंपरिक व्यावसायिक योजना के लिए SBA का मार्गदर्शन, जिसे ऋणदाता और निवेशक आम तौर पर माँगते हैं, स्थापित व्यवसाय से कहता है कि वह पिछले तीन से पाँच साल के आय विवरण, तुलन पत्र और नकदी प्रवाह विवरण शामिल करे (SBA: व्यावसायिक योजना)। यह योजना के लिए मार्गदर्शन है, ऋण का नियम नहीं।

SBA की गारंटी वाले ऋण के लिए SBA ऋण के वित्तीय विवरण देखें।

फ़ाइल किए हर रिटर्न की प्रति रखें। ऋणदाता जो रिटर्न ट्रांसक्रिप्ट Form 4506-C से माँगता है, वह उन रिटर्न को कवर करता है जिन्हें IRS ने चालू साल और पिछले तीन प्रोसेसिंग वर्षों में प्रोसेस किया (Form 4506-C के निर्देश)। पुराने रिटर्न के लिए अपनी प्रतियाँ इस्तेमाल करें, अपने कर तैयारकर्ता से माँगें, या Form 4506 पर प्रति का अनुरोध करें: शुल्क हर रिटर्न का $30 है और प्रोसेसिंग में 75 कैलेंडर दिन तक लग सकते हैं।

नए व्यवसाय के पास दिखाने के लिए कम साल होते हैं। वह जितनी अवधि चला है उतनी महीने-दर-महीने बंद करके देता है, और बाकी के लिए अनुमानों पर निर्भर करता है। जिस व्यवसाय ने अपना कर फ़ॉर्म बदला है, जैसे वह LLC जिसने कंपनी की तरह कर का चुनाव किया (IRS: LLC), उसके रिटर्न अलग-अलग फ़ॉर्म पर होते हैं: ऋणदाता को हर रिटर्न और बदलाव की तारीख दें।

साल के अब तक का (अंतरिम) विवरण क्या है, और बैंक उसे कब माँगता है?

साल के अब तक का, यानी अंतरिम, विवरण चालू साल के अब तक का लाभ-हानि विवरण और सबसे ताज़ा महीने के अंत का तुलन पत्र होता है (Publication 583 में दोनों विवरण परिभाषित हैं)। बैंक इसे तब माँग सकता है जब पिछले पूरे साल के आँकड़े महीनों पुराने हों, क्योंकि साल के अंत का विवरण या फ़ाइल किया रिटर्न उसके बाद के महीनों के बारे में कुछ नहीं बताता। SBA की गारंटी वाले ऋण के लिए SBA ऋण के वित्तीय विवरण देखें।

अंतरिम विवरण बंद बहीखाते से आना चाहिए: हर बैंक, कार्ड और ऋण खाते का उस महीने के अंत तक मिलान हो जिसे वह दिखाता है। बहीखाता बंद करने से पहले ऋणदाता से पूछें कि वह कौन-सी अवधि-अंत की तारीख मानेगा, फिर उसी तारीख तक बंद करें।

क्या बैंक CPA के तैयार किए वित्तीय विवरण ज़रूरी करता है?

CPA को विवरण तैयार करना चाहिए या नहीं, यह बैंक तय करता है। यहाँ दिया कोई भी स्रोत सामान्य बैंक ऋण के लिए CPA के तैयार विवरण ज़रूरी नहीं करता: SBA का 7(a) पेज ऐसी कोई शर्त नहीं बताता और दस्तावेज़ों की सूची ऋणदाता पर छोड़ता है (SBA: 7(a) ऋण)। कुछ SBA ऋण प्रकारों के लिए SBA की अपनी प्रक्रियाएँ CPA का स्तर बताती हैं: 504 ऋण, तय आकार से बड़ी कार्यशील पूँजी लाइनें और व्यवसाय की खरीद (SOP 50 10); SBA ऋण के वित्तीय विवरण देखें। SBA का वित्त संबंधी मार्गदर्शन लेखा सहायता पाने के तरीकों में CPA, बहीखाता विशेषज्ञ और ऑनलाइन सेवा गिनाता है (SBA: अपने वित्त का प्रबंधन करें)।

बैंक की अपनी नीति फिर भी ज़्यादा माँग सकती है, जिनमें CPA के संकलित, समीक्षा किए या ऑडिट किए विवरण भी हैं। किसी पर पैसा खर्च करने से पहले बैंक से लिखित में पूछें कि वह कौन-सा स्तर मानता है; फ़र्क के लिए निवेशकों के लिए ऑडिट किए वित्तीय विवरण देखें।

अपने बहीखाते से बने विवरण तभी काफ़ी हैं जब ऋणदाता उन्हें माने, और वे उतने ही भरोसेमंद हैं जितना उनके नीचे का बहीखाता। IRS कहता है कि बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, और उनके पीछे सहायक दस्तावेज़ होने चाहिए (Publication 583)।

विवरणों के साथ कौन-से कर रिटर्न और IRS ट्रांसक्रिप्ट जाते हैं, और आँकड़े कैसे मेल खाने चाहिए?

ऋणदाता आपके व्यवसाय के प्रकार का रिटर्न देखता है, और आपके विवरणों को उससे मेल खाना चाहिए। एक ही अवधि की तुलना करें, और बहीखाते और कर के हर जायज़ अंतर को समझाएँ। दोनों एक ही बहीखाते से आते हैं।

साझेदारी और कंपनी के रिटर्न में बहीखाते के हिसाब से एक तुलन पत्र होता है, Schedule L, जो निर्देशों के अनुसार बहीखाते से मेल खाना चाहिए (Form 1065, Form 1120-S, Form 1120)। छोटे फ़ाइल करने वालों को हर फ़ॉर्म के निर्देशों के तहत Schedule L से छूट मिल सकती है, इसलिए हो सकता है रिटर्न में तुलन पत्र हो ही नहीं। जहाँ हो, वहाँ बैंक आपके तुलन पत्र को रिटर्न के तुलन पत्र के बगल में रख सकता है।

IRS कर रिकॉर्ड ऋणदाता को केवल आपकी सहमति से देता है। आप ऋणदाता को अपने IRS खाते के ज़रिए, या ऋणदाता के ज़रिए Form 4506-C से, ट्रांसक्रिप्ट माँगने के लिए अधिकृत कर सकते हैं (IRS: IVES)। अनुरोध कैसे काम करता है, इसके लिए ऋणदाता को आय का सबूत देना देखें।

जिस लाभ-हानि विवरण की आय रिटर्न या बैंक जमा से अलग हो, उस पर ऋणदाता सवाल उठा सकता है। कुछ अंतर जायज़ होते हैं, जैसे कर के लिए अलग तरह से लिया गया मूल्यह्रास या आय का दूसरी अवधि में आना। जवाब यह है कि बहीखाते के लाभ से रिटर्न के आँकड़े तक एक छोटा लिखित सेतु बनाएँ, हर कदम के सहायक सबूत के साथ; विवरण को बदलना जवाब नहीं है। बहीखाते को रिटर्न से मिलाने वाली अनुसूचियों के लिए उपार्जन बहीखाता और नकद आधार का कर रिटर्न देखें।

विवरण नकद आधार पर हों या उपार्जन आधार पर?

वही आधार इस्तेमाल करें जो ऋणदाता बताए। अगर वह कुछ न बताए, तो आपका कर रिटर्न जिस आधार पर बनता है वही आम शुरुआत है। नकद पद्धति में आय तब गिनी जाती है जब मिले और खर्च तब जब चुकाया जाए; उपार्जन पद्धति में तब जब कमाई जाए और खर्च हो (Publication 583)। नकद आधार के तुलन पत्र में आम तौर पर कोई प्राप्य या देय नहीं दिखता, इसलिए उधार बेचने वाले व्यवसाय से उपार्जन आधार के आँकड़े माँगे जा सकते हैं।

कर योग्य आय उस पद्धति से निकाली जाती है जो बहीखाता रखने में नियमित रूप से इस्तेमाल होती है (धारा 446(a)), और IRS कहता है कि कर योग्य आय की पद्धति और बहीखाते की पद्धति एक ही होनी चाहिए (Publication 583)। नियम रखे जाने वाले रिकॉर्ड में "बहीखाते और रिटर्न के बीच हर अंतर का मिलान" भी गिनाता है (26 CFR 1.446-1(a)(4)), और Schedule M-3 के निर्देश ऐसी कंपनी का वर्णन करते हैं जिसके वित्तीय विवरण उपार्जन आधार पर हैं और रिटर्न नकद आधार पर (Schedule M-3 के निर्देश)। इसलिए रिटर्न से अलग आधार पर बने ऋणदाता के विवरणों के लिए उससे लिखित मिलान चाहिए। रिटर्न खुद नकद आधार पर रह सकता है या नहीं, यह अलग सवाल है; उपार्जन बहीखाता और नकद आधार का कर रिटर्न देखें।

रिटर्न की पद्धति बदलने के लिए आम तौर पर IRS की सहमति चाहिए, जो Form 3115 पर माँगी जाती है (धारा 446(e), Publication 538); नकद से उपार्जन लेखा पद्धति पर जाना देखें। हर व्यवसाय नकद पद्धति इस्तेमाल नहीं कर सकता। C corporation, या वह साझेदारी जिसका कोई साझेदार C corporation है, आम तौर पर इसे तभी इस्तेमाल कर सकती है जब पिछले तीन साल की औसत वार्षिक सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हों, कुछ अपवादों के साथ, जैसे खेती के व्यवसाय और पात्र पेशेवर सेवा कंपनियाँ (धारा 448)। इन्वेंटरी वाले व्यवसाय की अपनी सीमाएँ हैं (Publication 538)। पद्धति चुनने के लिए छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन देखें।

अनुमान क्या हैं, और ऋणदाता उन्हें कब चाहता है?

अनुमान आने वाली अवधियों के लिए विवरणों के पूर्वानुमान वाले रूप होते हैं। पारंपरिक व्यावसायिक योजना के लिए SBA का मार्गदर्शन पाँच साल का दृष्टिकोण माँगता है: अनुमानित आय विवरण, तुलन पत्र, नकदी प्रवाह विवरण और पूँजीगत खर्च के बजट, पहले साल के लिए तिमाही या मासिक ब्योरे के साथ, जिन्हें माँगी गई रकम से समझाया और मिलाया गया हो (SBA: व्यावसायिक योजना)।

ऋणदाता कम इतिहास वाले नए व्यवसाय से, या जब ऋण उस वृद्धि को फ़ंड करे जो पिछले नतीजों में नहीं दिखती, तब अनुमान माँग सकता है। अनुमान असल नतीजों पर टिके होते हैं: मिलान किया इतिहास शुरुआती शेष राशियाँ और राजस्व व लागत का वह ढर्रा देता है जिस पर धारणाएँ बनती हैं। प्राप्य खातों से जुड़ी क्रेडिट लाइन पर प्राप्य और देय खातों की एजिंग (बिना चुकाए ग्राहक चालान और बिना चुकाए बिल, उम्र के हिसाब से सूचीबद्ध) की माँग भी आ सकती है, जैसे SBA की कार्यशील पूँजी लाइन के पायलट में (SBA: 7(a) ऋण)।

व्यावसायिक ऋण का आवेदन किस वजह से अटकता है?

देरी के तीन आम कारण हैं: ऐसे खाते जिनका मिलान नहीं हुआ, स्वामी और व्यवसाय का मिला हुआ पैसा, और ऐसे विवरण जिनके रिटर्न या जमा से अंतर का कारण नहीं बताया गया।

अगर मेरा बहीखाता पीछे है या मैंने कभी तुलन पत्र नहीं बनाया, तो?

पीछे चल रहे बहीखाते को विवरण बनाने से पहले पूरा करना होता है। तुलन पत्र अंत में जोड़ा नहीं जाता: वह मिलान किए खातों और सही शुरुआती शेष राशियों से निकलता है। इस क्रम में काम करें:

1. ऋणदाता की सूची और वह तारीख लें जब तक उसे विवरण चाहिए।
2. आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न के साल के अंत से अब तक के हर बैंक, कार्ड और ऋण खाते के विवरण इकट्ठा करें।
3. शुरुआती शेष राशियाँ तय करें। जिस साझेदारी या कंपनी ने Schedule L फ़ाइल किया है, उसके पास पिछले साल के अंत का तुलन पत्र होता है; एकल स्वामी के Schedule C में ऐसा कुछ नहीं होता, इसलिए खाते, ऋण और संपत्ति के रिकॉर्ड से उसे दोबारा बनाएँ। बहीखाता देर से शुरू होने पर शुरुआती शेष राशियाँ देखें।
4. हर लेन-देन दर्ज करें और हर खाते का महीने-दर-महीने मिलान करें। बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना देखें।
5. लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र उस महीने के अंत तक निकालें जिसे ऋणदाता मानेगा।
6. आय की तुलना जमा और रिटर्न से करें, और जो अलग हो उसके लिए सेतु लिखें। उसके बाद विवरण भेजें।

अगर ऋणदाता की तारीख बकाया काम पूरा होने से पहले आ जाए, तो पूछें कि क्या वह बाद की तारीख मानेगा, या पहले महीनों का काम पूरा करने के लिए बहीखाता सहायता लें। महीनों के बकाया काम के लिए बकाया बहीखाते को पूरा करना देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं; सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।

लैंडस्केपिंग S corporation, उपकरण ऋण

एक S corporation बैंक से US$150,000 का उपकरण ऋण माँगती है। बैंक की सूची में दो साल के व्यावसायिक रिटर्न के साथ चालू लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र हैं। कंपनी ने दोनों साल Form 1120-S फ़ाइल किया है, पर बैंक को देने के लिए उसके पास चालू लाभ-हानि विवरण या तुलन पत्र नहीं है। बहीखाता विशेषज्ञ पिछले महीने के अंत तक बैंक और कार्ड खातों का मिलान करता है, पिछले साल के Schedule L से (या रिटर्न में न होने पर खाते और ऋण के रिकॉर्ड से) शुरुआती शेष राशियाँ तय करता है, और दोनों विवरण निकालता है। स्वामी जाँचता है कि साल के अब तक की आय व्यावसायिक जमा से मेल खाती है और US$40,000 का मौजूदा ट्रक ऋण तुलन पत्र में है।

रेस्तराँ LLC, पीछे चल रहे बहीखाते के साथ क्रेडिट लाइन

US$400,000 की बिक्री वाली एक रेस्तराँ LLC US$75,000 की क्रेडिट लाइन के लिए आवेदन करती है। उसका बहीखाता छह महीने पीछे है: छह महीने की बैंक और कार्ड गतिविधि दर्ज नहीं है। मौजूदा बहीखाते से विवरण नहीं बन सकते, क्योंकि आय, खर्च और नकद शेष राशि, तीनों गलत होंगे। स्वामी बैंक से उसकी तारीख पूछता है, छह महीने का बकाया काम पूरा करता है, हर खाते का मिलान करता है, और तभी साल के अब तक के विवरण निकालता है।

फ़्रीलांस डिज़ाइनर, टर्म लोन

एक डिज़ाइनर US$30,000 का टर्म लोन माँगता है। बैंक चाहता है कि लाभ-हानि विवरण Schedule C और बैंक जमा, दोनों से मेल खाए। पिछले साल के Schedule C में US$62,000 की सकल प्राप्तियाँ हैं। इस साल जून तक का विवरण, जो नकद पद्धति पर रखा गया है, US$35,000 की आय दिखाता है, पर व्यावसायिक खाते के जमा कुल US$31,000 हैं, क्योंकि ग्राहकों ने US$4,000 निजी खाते में चुकाए। डिज़ाइनर इन भुगतानों की एक छोटी अनुसूची बनाता है जो आय को जमा से जोड़ती है, सहायक सबूत के रूप में हर ग्राहक का चालान और निजी खाते का जमा लगाता है, और अब से ग्राहकों से व्यावसायिक खाते में भुगतान करवाता है।

आपकी स्थिति अलग है?

• बैंक को एक तारीख तक विवरण चाहिए और आपका बहीखाता पीछे है, निजी खर्च से मिला है, या फ़ाइल किए रिटर्न से अलग है: विवरण केवल बंद, मिलान किए बहीखाते से बन सकते हैं। तय करें कि आपको बकाया काम पूरा करना है, सुधार करना है या केवल सबूतों वाला मिलान चाहिए, और बैंक की सूची और तारीख के हिसाब से बहीखाता सहायता लें। छूटे महीनों के लिए बकाया बहीखाते को पूरा करना से शुरू करें।
• व्यावसायिक रिटर्न कभी फ़ाइल नहीं हुआ: ऋणदाता विवरणों की तुलना ऐसे रिटर्न से नहीं कर सकता जो है ही नहीं। बिना फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न पूरे करना देखें, और उसके नीचे के बहीखाते के लिए बहीखाता सहायता लें।
• LLC या कंपनी का स्वामी कोई विदेशी व्यक्ति है: ऋणदाता जो रिटर्न देखता है वे ऊपर की तालिका से अलग हो सकते हैं। विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी का बहीखाता देखें, और बहीखाता सहायता लें ताकि विवरण उन रिटर्न से मेल खाएँ।
• ऋण SBA का है: फ़ॉर्म, निजी वित्तीय विवरण और कर्ज़ की अनुसूची SBA ऋण के वित्तीय विवरण में बताई गई हैं।
• ऋणदाता या निवेशक समीक्षा या ऑडिट चाहता है: निवेशकों के लिए ऑडिट किए वित्तीय विवरण देखें।
• आप स्वरोज़गार में हैं और ऋणदाता निजी आय का सबूत चाहता है: ऋणदाता को आय का सबूत देना देखें; मॉर्गेज और Schedule C के add-back के लिए मॉर्गेज के लिए Schedule C की आय देखें।
• विवरण किराये की संपत्तियों के लिए हैं: ऋणदाता के लिए किराये की संपत्ति का लाभ-हानि विवरण देखें।
• ऋण मंज़ूर हो गया है: व्यावसायिक ऋण दर्ज करना देखें।