पिछड़ा बहीखाता पूरा करना: रिटर्न से पहले की तैयारी

रिटर्न फ़ाइल करने से पहले मेरे बहीखाते में क्या दिखना चाहिए?

अमेरिकी रिटर्न के लिए आपके बहीखाते में कुल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट इतने साफ़ दिखने चाहिए कि वे रिटर्न का आधार बन सकें। बहीखाते में कमाए हुए पैसे और बिक्री न होने वाली जमा राशियों का अंतर, तथा व्यावसायिक और निजी खर्च का अंतर भी दिखना चाहिए। IRS किसी भी उपयुक्त प्रणाली को मानता है, लेकिन रिटर्न में बताई गई राशियों को साबित करने लायक रिकॉर्ड माँगता है (IRS का रिकॉर्ड रखने का मार्गदर्शन; 26 CFR 1.6001-1)।

रिटर्न के लिए तैयार बहीखाता केवल बैंक लेन-देन की सूची नहीं होता। उसमें ये जाँचें पूरी होनी चाहिए:

IRS बताता है कि व्यवसाय का बहीखाता सहायक दस्तावेज़ों में दिखे लेन-देन का सार होता है। सबसे पुराने छूटे महीने से शुरू करें, उसका मिलान करें और फिर आगे बढ़ें, ताकि बाद की शेष राशियों में पुरानी गलतियाँ न आएँ। ये कुल राशियाँ किस रिटर्न में जाएँगी, यह संस्था के प्रकार पर निर्भर है; देखें आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न फ़ाइल करता है।

बहीखाता पूरा करते समय क्या मैं विस्तार (extension) फ़ाइल कर सकता हूँ?

आमतौर पर हाँ: रिटर्न की मूल अंतिम तिथि तक लागू विस्तार का अनुरोध करें। Form 4868 और Form 7004 आमतौर पर रिटर्न फ़ाइल करने का समय बढ़ाते हैं, भुगतान का नहीं। इसलिए उसी तारीख़ तक देय कर का अनुमान लगाकर चुकाएँ और विस्तार की पुष्टि सँभालकर रखें। जो अमेरिकी नागरिक या निवासी विदेश में रहते हैं (कर-निवास और ठिकाना विदेश में है) या विदेश में सेना में सेवा करते हैं, और कुछ साझेदारियाँ और कंपनियाँ, उन्हें वर्ष-अंत के बाद छठे महीने की 15 तारीख़ तक फ़ाइल करने और भुगतान करने का समय मिलता है। पात्रता का प्रमाण रिटर्न के साथ लगे बयान से दें; या अगर उस तारीख़ तक फ़ाइलिंग का और समय माँग रहे हैं, तो Form 4868 या Form 7004 का पात्रता वाला बॉक्स चुनें। जो कर नियमित देय तिथि तक नहीं चुकाया गया, उस पर ब्याज चलता रहता है (IRS विस्तार मार्गदर्शन; 26 CFR 1.6081-5; Form 7004 के निर्देश)।

संस्था का विस्तार मालिक के व्यक्तिगत रिटर्न का समय नहीं बढ़ाता; ज़रूरत हो तो वह विस्तार अलग से माँगें (IRS Form 7004 के निर्देश; IRS Topic 304)। विस्तार से बहीखाता पूरा नहीं होता, और यह हर अलग दायित्व को भी नहीं ढकता, जैसे payroll जमा या राज्य बिक्री कर। रिटर्न की देय तिथियों और संस्था के फ़ॉर्म के लिए आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न फ़ाइल करता है देखें। अगर कोई रिटर्न पहले ही देर से है, तो देर से फ़ाइलिंग और भुगतान के जुर्माने देखें।

मुझे कौन-से रिकॉर्ड दोबारा बनाने होंगे, और उनकी प्रतियाँ कहाँ मिलेंगी?

लेन-देन का वर्गीकरण शुरू करने से पहले हर छूटे महीने के रिकॉर्ड जुटाएँ। बैंक विवरण शुरुआती बिंदु है, लेकिन जमा और निकासी का मतलब चालान, भुगतान रिपोर्ट, payroll रिकॉर्ड और पिछले साल का फ़ाइल किया रिटर्न बताते हैं (IRS Publication 583)।

एकल स्वामित्व वाले व्यवसाय के लिए IRS का वेतन और आय ट्रांसक्रिप्ट उन सूचना रिटर्न को ढूँढने में मदद कर सकता है जो व्यक्ति की कर पहचान संख्या पर जारी हुए, लेकिन उसमें केवल वही फ़ॉर्म दिखते हैं जो IRS में फ़ाइल हुए हैं। अगर पिछले साल की प्रति खो गई है, तो साझेदारियाँ और कंपनियाँ व्यवसाय रिटर्न ट्रांसक्रिप्ट माँग सकती हैं; उसमें रिटर्न की ज़्यादातर पंक्तियाँ दिखती हैं, हर संलग्नक नहीं। छूटे स्रोत दस्तावेज़ जारी करने वाले से माँगें।

क्या रसीदों की जगह बैंक और क्रेडिट कार्ड विवरण चल सकते हैं?

विवरण यह साबित करने में मदद करते हैं कि पैसा गया, लेकिन अकेले वे यह साबित नहीं कर सकते कि क्या ख़रीदा गया या उसका व्यावसायिक उद्देश्य क्या था। IRS विवरणों को संभावित सहायक दस्तावेज़ों में गिनता है, पर कहता है कि पाने वाले, राशि, भुगतान, तारीख़ और व्यावसायिक विवरण को साबित करने के लिए कई दस्तावेज़ों का मेल ज़रूरी हो सकता है (IRS का रिकॉर्ड रखने का मार्गदर्शन)।

विवरण की प्रविष्टियों का मिलान चालान, रसीदों, ऑर्डर इतिहास, अनुबंधों या ऐसे लिखित स्पष्टीकरण से करें जिसे दूसरे सबूत का समर्थन हो। बैंक खाते में दिखने वाला कार्ड भुगतान असल में कार्ड की बकाया राशि चुकाने वाला ट्रांसफ़र है; संभावित खर्च कार्ड की असली ख़रीदें हैं। दोनों को कटौती में न लें। यात्रा, उपहार, भोजन और वाहन के उपयोग के लिए Publication 463 राशि, समय, स्थान और व्यावसायिक उद्देश्य का अतिरिक्त सबूत बताता है। अकेला बैंक शुल्क यह सब नहीं दिखाता।

अगर मैंने रसीदें खो दीं या कभी रखी ही नहीं, तो क्या करूँ?

खोए सबूत को स्वतंत्र रिकॉर्ड से दोबारा जुटाने की कोशिश करें, और जिस खर्च का सबूत न मिले, उस पर रिटर्न तैयार होने से पहले निशान लगा दें। चालान या रसीदों की दूसरी प्रति माँगें, उन्हें विवरण से जोड़ें, और जब तक याद है व्यावसायिक उद्देश्य लिख लें। IRS बहीखाते और रिटर्न दोनों की प्रविष्टियों के लिए सहायक दस्तावेज़ माँगता है।

रसीदें न होने से हर खर्च अपने-आप बाहर नहीं हो जाता, लेकिन अंदाज़े से लिखना जोखिम भरा है। यात्रा, उपहार और वाहन की लागत के लिए Publication 463 कहता है कि अधूरे रिकॉर्ड के साथ विशिष्ट बयान और पर्याप्त दूसरा सबूत चाहिए, और राशियाँ केवल अनुमान से नहीं लिखी जा सकतीं। अगर आपके नियंत्रण से बाहर की परिस्थितियों में रिकॉर्ड नष्ट हुए, तो Publication 463 रिकॉर्ड या खर्चों को दोबारा बनाने की अनुमति देता है। जिन मदों की राशि या उद्देश्य अब भी अनिश्चित है, उनकी अलग सूची रखें, ताकि रिटर्न तैयारकर्ता तय कर सके कि क्या सिद्ध किया जा सकता है।

एक ही खाते में निजी और व्यावसायिक खर्च कैसे अलग करूँ?

हर लेन-देन को इस आधार पर वर्गीकृत करें कि वह क्या था, इस आधार पर नहीं कि वह किस खाते में हुआ। IRS सलाह देता है कि व्यावसायिक और निजी खाते अलग रखें और जमा के स्रोत तथा खर्च के प्रकार की पहचान करें (IRS Publication 583)।

सबसे पहले अपने ही खातों के बीच ट्रांसफ़र, कार्ड भुगतान और ऋण की राशि का दूसरा पक्ष खोजें। इन्हें केवल इसलिए बिक्री या परिचालन लागत न कहें कि ये खाते से गुज़रे। असली ऋण की राशि आय नहीं होती (IRS Publication 334)। फिर हर जमा और शुल्क पर निशान लगाएँ: व्यावसायिक, निजी, ट्रांसफ़र, ऋण या अनसुलझा। मिले-जुले उपयोग वाले शुल्क में केवल समर्थित व्यावसायिक हिस्से को संभावित व्यावसायिक लागत के रूप में दर्ज करें और बँटवारे का आधार रखें (IRS Publication 334)। निजी खर्च और स्वामी की निकासी अलग रखें। एकल स्वामित्व में निजी निकासी व्यावसायिक खर्च नहीं है। साझेदारी या कंपनी में मालिकों को किए भुगतान का कर-व्यवहार अलग हो सकता है; समझौते और समर्थक रिकॉर्ड के बिना किसी भुगतान को ऋण, वेतन या वितरण न कहें। खासकर, S corporation में काम करने वाले मालिक को किया भुगतान वितरण कहलाने पर भी वेतन हो सकता है (IRS मार्गदर्शन)।

क्या मेरी आय का कुल Form 1099-K और Form 1099-NEC से मेल खाना ज़रूरी है?

आपके बहीखाते को हर अंतर समझाना चाहिए; कर योग्य आय का कुल फ़ॉर्मों के योग के बराबर होना ज़रूरी नहीं है। Form 1099-K शुल्क, रिफ़ंड और अन्य समायोजनों से पहले की कुल प्रोसेस हुई राशि बताता है, जबकि आपके रिकॉर्ड में नकद और सीधे भुगतान भी हो सकते हैं जो उस फ़ॉर्म में नहीं हैं (IRS Form 1099-K मार्गदर्शन)।

हर फ़ॉर्म का मिलान उसके पीछे के लेन-देन से करें। अगर एक भुगतान खाते ने एक से ज़्यादा गतिविधियों के लिए पैसा लिया, तो लेन-देन रिकॉर्ड से भुगतान को गतिविधि के अनुसार बाँटें (IRS Form 1099-K मार्गदर्शन)। Form 1099-NEC की राशियों का मिलान चालान और भुगतान से करें, देखें कि कोई भुगतान प्रोसेसर रिपोर्ट में भी तो नहीं है, और हर बिक्री को एक ही बार गिनें। कुल प्रोसेस हुए भुगतान की तुलना रिफ़ंड, शुल्क और बैंक तक पहुँची शुद्ध जमा से करें। अगर फ़ॉर्म गलत करदाता को जारी हुआ है या उसमें राशि गलत है, तो जाँच करें और जारी करने वाले से सुधार माँगें। साझेदारी या कंपनी के मामले में देखें कि बिक्री संस्था ने की थी फिर भी Form 1099-K में किसी व्यक्तिगत मालिक का नाम तो नहीं है; जारी करने वाले से सुधार करवाएँ और बिक्री के रिकॉर्ड रखें। सुधरे हुए Form 1099-K के इंतज़ार में फ़ाइलिंग न टालें (IRS Form 1099-K मार्गदर्शन)। जो आय किसी फ़ॉर्म में नहीं आई, वह भी बहीखाते में दर्ज होनी चाहिए। मार्केटप्लेस बिक्री के कर-व्यवहार के लिए ऑनलाइन विक्रेता की आय पर कर देखें।

पिछड़े बहीखाते में कौन-सी लेखांकन पद्धति अपनानी होगी?

बहीखाता उसी लेखांकन पद्धति से दोबारा बनाएँ जो व्यवसाय के कर रिटर्न में इस्तेमाल होती है, जब तक पद्धति बदलने का कोई वैध बदलाव लागू न हो। पिछड़ा बहीखाता पूरा करने से व्यवसाय अपने-आप नकद पद्धति से accrual पद्धति पर नहीं चला जाता। नकद पद्धति में आय आमतौर पर मिलने पर दर्ज होती है और खर्च आमतौर पर चुकाने पर कटौती या पूँजीकृत होते हैं; accrual में आय आमतौर पर कमाने पर दर्ज होती है और खर्च होने पर कटौती या पूँजीकृत होते हैं (IRS Publication 583)।

लेन-देन को किसी कर वर्ष में डालने से पहले आख़िरी फ़ाइल किया रिटर्न और माल-सूची का व्यवहार जाँच लें। जो व्यवसाय माल-सूची बेचता है, उस पर माल-सूची के अतिरिक्त नियम और अपवाद लग सकते हैं; केवल बैंक के आधार पर दोबारा बनाने से हाथ में बचा माल या ग्राहकों के बकाया चालान छूट सकते हैं। IRS के अनुसार लेखांकन पद्धति बदलने के लिए आमतौर पर उसकी मंज़ूरी चाहिए, जिसे अक्सर Form 3115 पर माँगा जाता है (IRS Publication 583; IRS Form 3115)। अगर आपको लगे कि पद्धति गलत है, तो इस साल की कुल राशियाँ चुपचाप बदलने के बजाय उसे कर समीक्षा के लिए चिह्नित करें।

क्या मेरी साझेदारी या कंपनी को ऐसा तुलन पत्र चाहिए जो पिछले साल के रिटर्न से मेल खाए?

अगर संस्था को Schedule L भरना है, तो उसका तुलन पत्र उसके बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए। कुछ छोटी साझेदारियाँ और कंपनियाँ Schedule L छोड़ सकती हैं, इसलिए यह मानकर न चलें कि यह हमेशा ज़रूरी है; लागू रिटर्न के निर्देश देखें (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120)।

दोबारा बनाने की शुरुआत नकद, प्राप्य, माल-सूची, संपत्तियों, ऋण और स्वामी की इक्विटी की पिछली अंतिम शेष राशियों से करें। छूटे महीने दर्ज करने से पहले हर राशि का मौजूदा विवरण और रिकॉर्ड से मिलान करें। Form 1065 के निर्देश कहते हैं कि शुरुआती कुल संपत्ति आमतौर पर पिछले साल की अंतिम कुल संपत्ति के बराबर होनी चाहिए; बिना समझाया अंतर हो तो बयान चाहिए। पिछले साल की किसी गलती की अलग समीक्षा करनी पड़ सकती है। नया तुलन पत्र मिलाने के लिए कोई मनगढ़ंत समायोजन न डालें और शुरुआती अंतर को चालू आय न मानें।

दोबारा बना बहीखाता और क्या देनदारी दिखा सकता है?

पिछड़ा बहीखाता पूरा करने पर आयकर रिटर्न से बाहर की देनदारियाँ भी सामने आ सकती हैं। काम को पूरा मानने से पहले भुगतान और बिक्री के रिकॉर्ड में ठेकेदार रिपोर्टिंग, payroll और बिक्री कर की जाँच करें (IRS Publication 583)।

इन मुद्दों के फ़ाइलिंग नियम भुगतानकर्ता, संस्था और राज्य पर निर्भर हैं। मालिक के वेतन के लिए S corporation मालिक का वेतन और बिक्री कर के लिए वसूल न किए गए बिक्री कर की भरपाई देखें। अगर कई कर वर्ष फ़ाइल नहीं हुए हैं, तो फ़ाइल न किए गए व्यावसायिक रिटर्न की भरपाई देखें।

रिटर्न फ़ाइल होने के बाद रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ?

दोबारा बना बहीखाता और उसके सहायक दस्तावेज़ उस पूरी अवधि तक रखें जिसमें रिटर्न बदला या जाँचा जा सकता है; कुछ रिकॉर्ड इससे ज़्यादा समय तक रखने पड़ते हैं। शेष राशियाँ और पद्धतियाँ आगे के सालों में ले जाने के लिए फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ रखें (IRS रिकॉर्ड रखने की अवधि का मार्गदर्शन)।

यही अवधियाँ अंतिम नहीं हैं: IRS कुछ दावों और छूटी आय के लिए लंबी अवधियाँ बताता है। राज्य के नियम अलग हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, Texas Comptroller बिक्री और उपयोग कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखने को कहता है और सलाह देता है कि किसी भी ऑडिट या संबंधित विवाद के निपटने तक उन्हें रखें। अगर आप कागज़ के मूल की जगह इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखते हैं, तो IRS के नियमों के तहत भंडारण प्रणाली को पढ़ने योग्य और दोबारा निकालने योग्य प्रतियाँ सुरक्षित रखनी होंगी (IRS Publication 583)।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं। एक स्वरोज़गार सलाहकार के Form 1099-K और प्रोसेसर रिपोर्ट में ग्राहकों से $50,000 का चार्ज दिखता है। प्रोसेसर $5,000 रिफ़ंड करता है, $2,000 शुल्क काटता है और $43,000 जमा करता है। ग्राहकों से सीधे मिले $30,000 बैंक में आते हैं और Form 1099-NEC में भी दर्ज हैं। सलाहकार के अपने बचत खाते से $10,000 का ट्रांसफ़र एक और जमा है।

बहीखाते में ग्राहकों के चार्ज $80,000, रिफ़ंड $5,000 और रिफ़ंड के बाद ग्राहक प्राप्तियाँ $75,000 दिखती हैं। $2,000 प्रोसेसर शुल्क के बाद बैंक में जमा ग्राहक भुगतान कुल $73,000 हैं। बचत खाते के $10,000 ट्रांसफ़र समेत, जो बिक्री नहीं है, कुल बैंक जमा $83,000 हैं। Form 1099-NEC से आय में और $30,000 नहीं जुड़ते। रिटर्न तैयार होने से पहले सलाहकार को दूसरे खर्चों के रिकॉर्ड अब भी चाहिए।

आपका मामला अलग है?

• कई सालों के रिटर्न छूटे हैं: फ़ाइल करने का क्रम तय करने के लिए फ़ाइल न किए गए व्यावसायिक रिटर्न की भरपाई देखें।
• बहीखाते में payroll की कमियाँ हैं या S corporation के मालिक का कोई वेतन नहीं है: S corporation मालिक का वेतन देखें और payroll रिकॉर्ड के साथ बहीखाते में मदद लें।
• बिक्री कर देय था पर वसूला नहीं गया: वसूल न किए गए बिक्री कर की भरपाई देखें।
• विदेशी मालिक के पास एकल-सदस्य अमेरिकी LLC है: उसके Form 5472 के रिकॉर्ड पर अलग ध्यान चाहिए; विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग देखें।
• कंपनी कनाडाई है: T2 की ज़रूरतों के लिए कंपनी के वर्षांत वित्तीय विवरण देखें।
• व्यवसाय एक साल से ज़्यादा पीछे है, payroll या बिक्री कर का मामला अनसुलझा है, या संस्था का तुलन पत्र चाहिए: बहीखाते में मदद लेने से पहले बैंक और कार्ड विवरण, भुगतान रिपोर्ट, Form 1099, ऋण विवरण, payroll रिकॉर्ड और आख़िरी फ़ाइल किया रिटर्न जुटा लें। बहीखाता चालू होने पर अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना की तुलना करें।