यह किसके लिए है
- QuickBooks Online में बैंक या कार्ड खातों का मिलान करने वाले एकल स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ
- वे स्वामी जिनका शुरुआती बैलेंस ऐसी अवधि में गलत है जो शायद पहले ही फ़ाइल किए गए रिटर्न में शामिल हो चुकी है
यहाँ शामिल नहीं
- QuickBooks Desktop, Xero या दूसरे सॉफ़्टवेयर के स्टेप
- फ़ाइल हो चुके साल को लॉक करना और फ़ाइल करने के बाद हुए बदलाव सुधारना
- Opening Balance Equity को साफ़ करना
- संशोधित रिटर्न के फ़ॉर्म और समय-सीमाएँ, या राज्य के रिटर्न
QuickBooks में मिलान का शुरुआती बैलेंस गलत क्यों है या स्टेटमेंट से अलग क्यों दिखता है?
शुरुआती बैलेंस आमतौर पर इसलिए गलत होता है कि पहले से मिलाए जा चुके किसी लेनदेन में बदलाव हो गया, या खाता बनाते समय ही शुरुआती बैलेंस गलत डाला गया था। QuickBooks Online इसे R (reconciled, यानी मिलाए गए) चिह्न वाली एंट्री से बनाता है (विक्रेता की सहायता)। विक्रेता ये कारण बताता है (विक्रेता की सहायता):
- खाता बनाते समय शुरुआती बैलेंस गलत डाला गया;
- मिलाए जा चुके किसी लेनदेन को एडिट, डिलीट, वॉइड, दूसरे खाते में मूव या अनरिकंसाइल किया गया;
- बैंक फ़ीड के किसी वर्गीकृत लेनदेन को वापस लेकर Pending में भेज दिया गया;
- किसी लेनदेन को मिलान प्रक्रिया के बाहर हाथ से मिलाया हुआ चिह्नित कर दिया गया।
कारण आमतौर पर कोई पुरानी एंट्री होती है, नया स्टेटमेंट नहीं। यह जानने के लिए Reconcile Discrepancy Report खोलें; स्टेप अगले सेक्शन में हैं। IRS (अमेरिकी आंतरिक राजस्व सेवा) कहती है कि व्यवसाय के चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करें, और कंप्यूटर में रखे रिकॉर्ड बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए (Publication 583)। यहाँ के सॉफ़्टवेयर स्टेप विक्रेता के अपने सहायता पृष्ठों से हैं। वे प्रोडक्ट का तरीका बताते हैं, कर का नियम नहीं, और मेन्यू के नाम बदलते रहते हैं।
मामला आसान तब है जब रिपोर्ट कुछ ही लेनदेन बताती है, वे ऐसी अवधि में हैं जो अभी फ़ाइल नहीं हुई, और उन्हें वापस ठीक करने से अंतर शून्य हो जाता है। मामला आसान नहीं है जब:
- अंतर उस साल में है जिसका रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुका है;
- कई लेनदेन एक साथ बदले हैं, या रिपोर्ट का योग अंतर से नहीं मिलता;
- किसी ने सफ़ाई के दौरान लेनदेन डिलीट या वॉइड कर दिए और किसी को कारण पता नहीं;
- रिपोर्ट के हिसाब से सुधार करने के बाद भी बहीखाता स्टेटमेंट से अलग है।
शुरू करने से पहले ये इकट्ठा करें:
- शुरुआती बैलेंस जितनी राशि से गलत है, उसकी ठीक रकम;
- पिछले मिलान के बाद के बैंक और कार्ड स्टेटमेंट, जो मेल खाया था;
- उन अवधियों की सहेजी हुई मिलान रिपोर्ट;
- खाते का बदलाव इतिहास (audit log);
- जिस साल के रिटर्न पर बदलावों का असर पड़ता है, उसका फ़ाइल किया हुआ रिटर्न।
कौन सा लेनदेन बदला, किसने और कब बदला, यह कैसे पता करें?
Reconcile Discrepancy Report खोलें। उसके What happened कॉलम में दिखता है कि क्या बदला, कब बदला और किसने बदला। मिलान देखने और एडिट करने के लिए एडमिन एक्सेस चाहिए (विक्रेता की सहायता)।
- शुरुआती बैलेंस जितनी राशि से गलत है, उसकी ठीक रकम लिख लें। आपको मिले बदलावों का योग इसी रकम के बराबर होना चाहिए।
- Reconcile पर जाएँ और खाता चुनें। शुरुआती बैलेंस की चेतावनी पर We can help you fix it चुनें।
- रिपोर्ट में एक-एक लेनदेन देखते जाएँ। Review in tray ब्योरा दिखाता है; उसके पास का View History लेनदेन का पूरा इतिहास दिखाता है।
- सुझाया गया सुधार लागू करें, या अपने रिकॉर्ड से खुद सुधारें।
अगर रिपोर्ट साफ़ है पर बैलेंस फिर भी गलत है, तो दो तरह के बदलाव रिपोर्ट में नहीं दिखते। डिलीट या वॉइड किए गए लेनदेन के लिए Audit log खोलें और उसे खाते और पिछले पूरे मिलान के बाद की अवधि से फ़िल्टर करें। सामान्य मिलान के बाहर मिलाए हुए चिह्नित एंट्री के लिए खातों की सूची से खाते का रजिस्टर खोलें, मिलान की स्थिति से फ़िल्टर करें और ऐसी R एंट्री खोजें जिसका हिसाब किसी पूरे हुए मिलान में नहीं है।
बैलेंस तब ठीक माना जाए जब Total discrepancy difference शून्य दिखाए, आपको मिले बदलावों का योग लिखी हुई रकम के बराबर हो और शुरुआती बैलेंस स्टेटमेंट से मेल खाए। सिर्फ़ शून्य योग काफ़ी सबूत नहीं है, क्योंकि रिपोर्ट कुछ बदलाव छोड़ सकती है। इसके बाद उस अवधि का मिलान करें: IRS कहती है कि समायोजित स्टेटमेंट बैलेंस समायोजित चेकबुक बैलेंस के बराबर होना चाहिए (Publication 583)।
एडिट, डिलीट, वॉइड या अनरिकंसाइल किए गए लेनदेन को कैसे ठीक करूँ?
रिपोर्ट जिस लेनदेन का नाम बताए, उसे ठीक करें और जैसा था वैसा वापस रखें, जब तक कि बदलाव सही न हो। हर तरह के बदलाव के लिए विक्रेता के ये उपाय हैं (विक्रेता की सहायता):
| क्या बदला | सुधार |
|---|---|
| राशि या ब्योरा एडिट हुआ | Review in tray मूल ब्योरा पहले से भर देता है। मूल सही है तो Save करें; बदलाव जानबूझकर किया गया था तो Edit करें और वहीं लेनदेन का मिलान करें। |
| लेनदेन डिलीट हुआ | Review in tray खोलें, फिर Restore का विकल्प आए तो उसे चुनें। रिपोर्ट अगर Go to register दिखाती है, तो लेनदेन को रजिस्टर में उसकी मूल तारीख और राशि के साथ दोबारा बनाएँ और उसकी स्थिति फिर मिलाया हुआ करें। |
| लेनदेन वॉइड हुआ | Reverse void करें। वॉइड जानबूझकर किया गया था तो रजिस्टर की स्थिति सुधारें और सेव करें। |
| दूसरे खाते में गया, या स्प्लिट एडिट हुआ | Edit करें और लेनदेन सुधारें। |
| मिलान की स्थिति गलती से बदल गई | मूल ब्योरा पहले से भरा रहता है; Save करें। |
| बैंक फ़ीड का लेनदेन वापस लिया गया | वह Pending में लौट जाता है। उसे पोस्ट करें, फिर रजिस्टर में उस पर R लगाएँ। |
| शुरुआती बैलेंस बदला | राशि बदलने की तरह सँभालें। |
किसी का जानबूझकर किया बदलाव अपने आप गलती नहीं होता। उसे वापस ठीक करने से पहले पूछें कि किसने किया और क्यों। बदलाव सही था तो उसे वापस ठीक करना गलत उपाय है: तब बहीखाता और स्टेटमेंट किसी वजह से अलग हैं, और उस पर फ़ैसला चाहिए। विक्रेता कहता है कि अगर सुधार मिलाई हुई अवधि या शुरुआती बैलेंस को छूता है और आपको पक्का नहीं है, तो अपने लेखाकार से पूछें।
अगर किसी क्लोज़िंग डेट (closing date) में वह अवधि आती है, तो हर एडिट पर चेतावनी या पासवर्ड माँगा जाएगा (विक्रेता की सहायता)। तारीख बदलने से पहले उसे लिख लें, और काम के बाद उसे वापस रख दें।
दोबारा मिलान करने से शुरुआती बैलेंस ठीक क्यों नहीं हुआ?
क्योंकि शुरुआती बैलेंस पुरानी एंट्री से बनता है, नए स्टेटमेंट से नहीं। हर बार मिलान करते समय सॉफ़्टवेयर इसे सबसे पहले जाँचता है, और यह R चिह्न वाली एंट्री का योग होता है (विक्रेता की सहायता)। नया मिलान शुरू करने पर वही योग दोबारा इस्तेमाल होता है, इसलिए अंतर तब तक रहता है जब तक बदली हुई एंट्री ठीक नहीं की जाती या पहले का मिलान पलटा नहीं जाता।
नए मिलान को बैलेंस करने वाली एंट्री डालकर ज़बरदस्ती बंद करने से योग मिल जाते हैं, पर यह नहीं पता चलता कि क्या बदला था।
क्या मिलान पलटा जा सकता है, और अवधि दोबारा करना कब बेहतर है?
हाँ। विक्रेता के अनुसार मुख्य एडमिन या लेखाकार History by account स्क्रीन से मिलान पलट सकता है, पर इससे ज़्यादा स्टेप नहीं बताए गए (विक्रेता की सहायता)। स्क्रीन पर देखें कि आप कोई एक मिलान पलट सकते हैं या सिर्फ़ आखिरी वाला। पलटने से वह मिलान हट जाता है, इसलिए पलटी गई हर अवधि का उसके स्टेटमेंट से फिर मिलान करना होगा। सिर्फ़ उस आखिरी अवधि तक पलटें जो अपने स्टेटमेंट से मेल खाती थी, और फ़ाइल हो चुके साल में लेखाकार के बिना न जाएँ। पहले मौजूदा मिलान रिपोर्ट सहेज लें, ताकि पहले और बाद की तुलना कर सकें।
एक लेनदेन सुधारना है या अवधि दोबारा करनी है, यह विवेक का फ़ैसला है; यह विक्रेता या IRS का नियम नहीं है। एक व्यावहारिक कसौटी:
| स्थिति | बेहतर रास्ता |
|---|---|
| रिपोर्ट कुछ ही लेनदेन बताती है, उनका योग अंतर के बराबर है और हर एक का कारण साफ़ है | उन लेनदेन को सुधारें |
| कई लेनदेन बदले हैं, या रिपोर्ट का योग अंतर से नहीं मिलता | आखिरी उस मिलान तक पलटें जो अपने स्टेटमेंट से मेल खाता था, फिर आगे की ओर मिलान करें |
| नए खाते में कई R एंट्री दिखती हैं | या तो किसी ने पहले उसका मिलान किया था, तब वह मिलान पलट दें, या R चिह्न गलती से लग गए, तब उन्हें हटा दें; कौन सा है, यह बदलाव इतिहास से देखें (विक्रेता की सहायता) |
| जो सबसे पुरानी अवधि अब मेल नहीं खाती, वह फ़ाइल हो चुके साल में है | रुकें और अपने लेखाकार के साथ तय करें कि कौन सी अवधियाँ दोबारा करनी हैं और इसका रिटर्न पर क्या असर होगा |
अगर यह मेरा पहला मिलान है और शुरुआती बैलेंस गलत डाला गया था, तो?
पहले मिलान में शुरुआती बैलेंस ही अकेली मिलाई हुई एंट्री होनी चाहिए। इसलिए गलत शुरुआती बैलेंस का मतलब आमतौर पर यह है कि शुरुआती एंट्री गलत है, या किसी दूसरी एंट्री पर गलती से R लग गया (विक्रेता की सहायता)। पहले शुरुआती एंट्री जाँचें:
- खातों की सूची से खाते का रजिस्टर खोलें। Account कॉलम में Opening Balance Equity वाली एंट्री खोजें और उसकी तारीख और राशि लिख लें।
- उसकी तुलना उसी दिन के बैंक या कार्ड स्टेटमेंट के बैलेंस से करें। कार्ड के लिए यह बकाया राशि है।
- अगर दोनों अलग हैं, तो राशि एडिट करें और सेव करें।
- शुरुआती एंट्री पर R दिखना चाहिए। बाकी हर एंट्री खाली या C (cleared) होनी चाहिए। गलती से लगा कोई भी दूसरा R हटा दें। अगर पहले का कोई मिलान सच में मौजूद है, तो शुरुआती एंट्री एडिट करने की जगह उस मिलान को पलटें।
शुरुआती एंट्री का दूसरा पक्ष Opening Balance Equity में रहता है, वह खाता जो शुरुआती बैलेंस की भरपाई करता है। उसे साफ़ करने की अलग मार्गदर्शिका है: Opening Balance Equity।
क्या मुझे अंतर मान लेना चाहिए और सॉफ़्टवेयर को समायोजन पोस्ट करने देना चाहिए?
आमतौर पर नहीं। मिलान के अंत में विक्रेता आपको ऐसा अंतर स्वीकार करके मिलान पूरा करने देता है जो आपको नहीं मिल रहा, और सॉफ़्टवेयर एक जर्नल एंट्री बनाकर आपके बहीखाते को उतनी राशि से समायोजित कर देता है। विक्रेता कहता है कि पहले अपने लेखाकार से बात करें और अंतर को सुलझाना आमतौर पर बेहतर है (विक्रेता की सहायता)। उसके पृष्ठ पर नहीं लिखा कि एंट्री किस खाते में जाती है, इसलिए बाद में वह एंट्री खुद खोजें।
यह एंट्री योग तो मिला देती है, पर यह नहीं बताती कि क्या बदला। अगर कारण कोई बदला हुआ लेनदेन है, तो वह बदला ही रहता है, और फ़ाइल हो चुके साल में बहीखाता रिटर्न से अलग हो सकता है। अंतर स्वीकार करना है या नहीं, यह फ़ैसला रिपोर्ट, audit log और स्टेटमेंट सब जाँच लेने के बाद आपका और आपके लेखाकार का है; कारण लिखकर रखें।
अगर बदलाव उस साल में हुआ जो पहले ही फ़ाइल हो चुका है, तो?
फ़ाइल हुआ रिटर्न तब तक वैसा ही रहता है जब तक उसे सुधारा न जाए। सुधार संशोधित रिटर्न से होता है, और केंद्रीकृत साझेदारी ऑडिट व्यवस्था में आने वाली साझेदारी के लिए administrative adjustment request (प्रशासनिक समायोजन अनुरोध) से (IRS)। फ़ाइल हो चुके साल की तारीख वाली कोई चीज़ वापस ठीक करने या दोबारा करने से पहले मौजूदा रिपोर्ट सहेजें, उस साल की तुलना फ़ाइल किए रिटर्न से करें और लेखाकार के साथ फ़ैसला करें।
audit log में हर बदलाव की तारीख की तुलना उस तारीख से करें जब रिटर्न तैयार हुआ था। रिटर्न से पहले किया गया एडिट शायद रिटर्न में इस्तेमाल हो चुका हो, इसलिए उस लेनदेन को वापस ठीक करने से बहीखाता रिटर्न से दूर चला जाता है। रिटर्न के बाद की गई गलत एडिट अलग बात है: उसे वापस ठीक करने से बहीखाता रिटर्न के पास लौट आता है। सही बदलाव बहीखाते और रिटर्न को अलग रखता है, और किसी को तय करना होगा कि रिटर्न की कोई मद बदली या नहीं।
आय या खर्च खाते में बदलाव रिटर्न को हिला सकता है: व्यक्ति के लिए IRS आय, कटौती, क्रेडिट या कर देनदारी में बदलाव को रिटर्न संशोधित करने का कारण बताती है (IRS)। जो बदलाव सिर्फ़ तुलन पत्र के खाते को छूता है, जैसे नए कार्ड खाते की शुरुआती एंट्री, वह शायद एकल स्वामी के रिटर्न को न हिलाए। जो कंपनी या साझेदारी Schedule L भरती है, यानी अपने रिटर्न का तुलन पत्र, उस पर भी असर पड़ सकता है: निर्देश कहते हैं कि ये तुलन पत्र बहीखाते और रिकॉर्ड से मेल खाने चाहिए (Form 1120, 1120-S और 1065 के निर्देश)।
गणित या पोस्टिंग की गलती सुधारना लेखा पद्धति में बदलाव नहीं है और इसके लिए IRS की मंज़ूरी नहीं चाहिए। किसी मद का समय तय करने का एक सुसंगत तरीका पद्धति हो सकता है, और पद्धति बदलने के लिए आमतौर पर Form 3115 पर मंज़ूरी चाहिए (Publication 538)।
किस तरह के रिटर्न को कौन सा फ़ॉर्म संशोधित करता है, समय-सीमाएँ क्या हैं और फ़ाइल हो चुके साल को कैसे लॉक करें: टैक्स फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग डेट।
मिलाई जा चुकी अवधियाँ दोबारा बदलने से कैसे रोकूँ?
पासवर्ड वाला क्लोज़िंग डेट लगाएँ, एडमिन एक्सेस सीमित रखें, बदलाव इतिहास सँभालकर रखें और हर महीने मिलान करें।
- क्लोज़िंग डेट। क्लोज़िंग डेट लगाने पर उस तारीख तक या उससे पहले का कोई लेनदेन बदलने से पहले सॉफ़्टवेयर चेतावनी देता है या पासवर्ड माँगता है (विक्रेता की सहायता)। स्टेप, दो सुरक्षा विकल्प और पासवर्ड किसके पास रहे: टैक्स फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग डेट।
- एडमिन एक्सेस। एडमिन मिलान देख और एडिट कर सकते हैं, इसलिए एडमिन अधिकार सिर्फ़ उन्हीं को देने पर विचार करें जिन्हें ज़रूरत है।
- बदलाव इतिहास। audit log सँभालकर रखें। IRS कहती है कि कंप्यूटर प्रणाली के दस्तावेज़ों में वे नियंत्रण दिखने चाहिए जो रखे गए रिकॉर्ड में अनधिकृत जोड़, बदलाव या हटाने को रोकते हैं (Publication 583)।
- हर महीने मिलान। तब गड़बड़ी एक महीने के भीतर दिख जाती है। बैंक का जुड़ा होना मिलान नहीं है: बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।
एक जमा एडिट हुआ
शुरुआती बैलेंस US$41,250 दिखाता है और स्टेटमेंट US$39,800, यानी US$1,450 का अंतर। Reconcile Discrepancy Report में मार्च का एक जमा US$3,950 से बदलकर US$5,400 हुआ दिखता है। अंतर US$1,450 है, इसलिए यही पूरे अंतर की वजह है। मान लें कि मार्च ऐसे साल में है जो अभी फ़ाइल नहीं हुआ, और मार्च के स्टेटमेंट में US$3,950 है। स्वामी देखता है कि एडिट किसने और क्यों किया, फिर Review in tray मूल राशि वापस ला देता है और अंतर शून्य हो जाता है।
मिलाए गए तीन चेक डिलीट हुए
सफ़ाई के दौरान एक बहीखाता विशेषज्ञ कुल US$2,100 के तीन मिलाए हुए चेक डिलीट कर देता है। एक चेक ऐसे साल की तारीख का है जो पहले ही फ़ाइल हो चुका है, इसलिए कुछ भी वापस ठीक करने से पहले लेखाकार उस साल के बहीखाते और रिकॉर्ड की तुलना फ़ाइल किए रिटर्न से करता है और पक्का करता है कि हर चेक क्यों डिलीट हुआ। अगर डिलीट करना गलती थी, तो चेक वापस ठीक करने से, या उन्हें मूल तारीख और राशि के साथ दोबारा बनाकर मिलाया हुआ चिह्नित करने से रिपोर्ट साफ़ हो जानी चाहिए।
नया कार्ड खाता
नए कार्ड खाते के पहले मिलान में शुरुआती बैलेंस US$0 है, जबकि शुरुआती तारीख पर स्टेटमेंट में US$6,800 बकाया है। शुरुआती एंट्री US$0 डाली गई थी। उस एक एंट्री को US$6,800 सुधारने से शुरुआती बैलेंस ठीक होना चाहिए, बशर्ते कोई और एंट्री मिलाई हुई चिह्नित न हो, और Opening Balance Equity वाला पक्ष भी उसी के साथ बदल जाता है।
आपके मामले में अलग है?
- अंतर फ़ाइल हो चुके साल में है, कई लेनदेन एक साथ बदले हैं, या रिपोर्ट के हिसाब से चलने के बाद भी बहीखाता और स्टेटमेंट अलग हैं: बहीखाता सहायता लें, ताकि तय हो कि कौन सी अवधियाँ दोबारा करनी हैं, किसी फ़ाइल हुए रिटर्न को संशोधित करना है या नहीं, और बाद में बहीखाता कैसे लॉक करें। स्टेटमेंट, मिलान रिपोर्ट, बदलाव इतिहास और फ़ाइल किया हुआ रिटर्न साथ लाएँ।
- स्वामी की इक्विटी पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलती: देखें रिटेंड अर्निंग्स जो पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलते।
- आपने QuickBooks Desktop से Online में बदला है: देखें बदलने के बाद बैलेंस गलत।
- आपने लेखाकार या सॉफ़्टवेयर बदला और शुरुआती बैलेंस पुरानी रिपोर्ट से आया: देखें लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस।
- बहीखाता विशेषज्ञ की सफ़ाई ने मिलाई हुई एंट्री बदल दीं और कारण पता नहीं: देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच।
- बैंक फ़ीड बंद हो गई और महीने गायब हैं: देखें बैंक फ़ीड का इंपोर्ट बंद हो गया।
- बहीखाता महीनों पीछे है: देखें पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना।
प्राथमिक स्रोत
- QuickBooks Online सहायता: Fix beginning balance issues when reconciling
- QuickBooks Online सहायता: Fix issues the first time you reconcile
- QuickBooks Online सहायता: Fix issues at the end of a reconciliation
- QuickBooks Online सहायता: Close the books
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: Publication 538, Accounting Periods and Methods
- IRS: संशोधित रिटर्न फ़ाइल करना
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: Form 1120-S के निर्देश
- IRS: Form 1120 के निर्देश
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
अंग्रेज़ी मूल में बदलाव
- : पहली बार प्रकाशित।