QuickBooks Desktop से Online माइग्रेशन के बाद शेष नहीं मिल रहे

QuickBooks Desktop से Online में माइग्रेशन के बाद मेरे शेष गलत क्यों हैं?

Desktop से Online में माइग्रेशन के बाद शेष तीन में से किसी एक वजह से अलग होते हैं: आपने सब कुछ ले जाने के बजाय कम ले जाना चुना, कुछ गलत तरीके से या दो बार चला गया, या Desktop फ़ाइल में पहले से गड़बड़ियाँ थीं जिन्हें माइग्रेशन ने उजागर कर दिया। Intuit की अपनी जाँच यह है कि दोनों फ़ाइलों में उसी तारीख-सीमा की एक ही रिपोर्ट चलाकर तुलना करें (Intuit)। अंतर तभी गलती है जब आप पहली वजह को खारिज कर दें, इसलिए कुछ भी ठीक करने से पहले तय करें कि आपने क्या ले जाया था।

मामला तब सरल है जब आपने सारा डेटा ले जाया हो, अंतर एक ही खाते में हो और तारीख वाली एक प्रविष्टि उसे समझा दे। यह सरल नहीं है जब:

• Online के शेष आखिरी भरे गए रिटर्न के तुलन पत्र से मेल नहीं खाते।
• Desktop फ़ाइल कंडेंस (condense) की गई थी, या इतिहास का सिर्फ़ एक हिस्सा गया।
• बैंक या कार्ड खाते बदलाव की तारीख के बाद से मिल नहीं रहे।
• रिटर्न भरना है, या पहले से भरा हुआ कोई साल बदल जाएगा।

शुरू करने से पहले ये इकट्ठा करें:

• Desktop फ़ाइल का बैकअप, जो अभी लिया जाए और बिना छुए रखा जाए।
• बदलाव की तारीख और चुना गया विकल्प: सारा डेटा, तारीख-सीमा, या सिर्फ़ सूचियाँ।
• हर संस्था का आखिरी भरा गया रिटर्न, और अगर उसमें Schedule L हो तो वह भी।
• बदलाव की तारीख से लेकर आखिरी मिलान वाले महीने तक के बैंक और कार्ड विवरण।

मैं Desktop और Online फ़ाइलों की तुलना कैसे करूँ?

दोनों फ़ाइलों में एक ही आधार पर और एक ही तारीख की वही रिपोर्टें चलाएँ, फिर हर वह खाता लिखें जहाँ वे अलग हैं। Intuit के कदमों में लाभ-हानि विवरण (साल की शुरुआत से अब तक, दोनों में वही तारीख-सीमा), तुलन पत्र, और A/R व A/P (प्राप्य और देय खाते) रिपोर्टें शामिल हैं। उनमें ट्रायल बैलेंस (एक तारीख पर हर खाता और उसका शेष) का नाम नहीं है। उसी तारीख का ट्रायल बैलेंस जोड़ने से हर खाता आमने-सामने आ जाता है।

1. कुछ भी बदलने से पहले Desktop की रिपोर्टें PDF में सहेज लें।
2. हर रिपोर्ट दोनों फ़ाइलों में एक ही आधार (नकद या उपार्जन) और एक ही तारीखों पर चलाएँ।
3. बदलाव की तारीख तक की तुलना करें, आज तक की नहीं। उसके बाद ऑनलाइन दर्ज किसी भी चीज़ का अंतर असली अंतर है।
4. हर अलग खाते और रकम को लिख लें।
5. हर एक का लेन-देन ब्योरा खोलें और वह प्रविष्टि ढूँढें जो सिर्फ़ एक फ़ाइल में है।

मैंने जो ले जाया उससे कौन से अंतर अपेक्षित हैं, और कौन से गलतियाँ हैं?

अंतर अपेक्षित है जब वह इससे जुड़ता हो कि आपने क्या ले जाना चुना, उन मदों से जो Intuit के अनुसार ट्रांसफ़र नहीं होतीं, या बदलाव के बाद ऑनलाइन किए गए काम से। कोई और अंतर गलती कहने से पहले उसका पता लगाना ज़रूरी है। Intuit का टूल आपको सारा डेटा या ग्राहक, विक्रेता, खातों की सूची, कर्मचारी और मदें जैसी सूचियाँ ले जाने देता है। उसका बदलाव वाला पन्ना तारीख-सीमा के लेन-देन और शेष ले जाने का भी वर्णन करता है (Intuit)। दिए जाने वाले विकल्प और शर्तें Intuit के टूल और प्लान के हिसाब से अलग हो सकती हैं और बदल सकती हैं, इसलिए पक्का करें कि आपने कौन सा इस्तेमाल किया था, मौजूदा शर्तों के लिए Intuit के पन्ने देखें, और फिर तालिका को उससे मिलाएँ।

Intuit का पन्ना कहता है कि कुछ मदें ट्रांसफ़र नहीं होतीं और उनकी सूची का लिंक देता है; अंतर को गलती कहने से पहले वह सूची जाँचें। पेरोल के लिए Intuit Desktop पेरोल उपयोगकर्ताओं से कहता है कि आखिरी पेरोल रन के बाद 2 से 3 कार्यदिवस रुकें, और अगला रन आने से पहले बदलाव पूरा कर लें, ताकि पेचेक का डेटा बिना गलती के ट्रांसफ़र हो (Intuit)। अगर आपका बदलाव पेरोल रन के ठीक बाद हुआ, तो उसके आसपास की भुगतान तारीखों के वेतन और देनदारियाँ जाँचें। जो पेरोल शेष साफ़ नहीं होते: जो पेरोल देनदारियाँ साफ़ नहीं होतीं। जो काटा गया पेरोल कर कभी जमा नहीं हुआ, वह सिर्फ़ व्यवसाय तक नहीं, लोगों तक पहुँच सकता है: जो ज़िम्मेदार व्यक्ति उसे जानबूझकर जमा नहीं करता, उस पर बिना जमा की रकम के बराबर जुर्माना लग सकता है (Publication 15)। कौन ज़िम्मेदार गिना जाता है, और समय-सीमाएँ: ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माना।

जब अंतर गलती हो, तो ऐसा लेन-देन ढूँढें जो सिर्फ़ एक फ़ाइल में है, जो दोनों में है (ले जाया गया, फिर बैंक फ़ीड से दोबारा आ गया या हाथ से टाइप हुआ), या जो बदलाव की तारीख के गलत तरफ़ की तारीख पर दर्ज है। दो बार गिनी गई आय: QuickBooks में दोहरी आय। अटका हुआ Undeposited Funds शेष: Undeposited Funds शेष।

क्या मैं माइग्रेशन दोबारा चला सकता हूँ?

यह जाने बिना नहीं कि वह क्या बदलेगा। Intuit कहता है कि माइग्रेशन के बाद Desktop फ़ाइल सारा डेटा बदल देती है, और Online कंपनी में डेटा बदलना वापस नहीं हो सकता (Intuit; Intuit)। पहली बार ले जाने के बाद ऑनलाइन की गई हर प्रविष्टि और सुधार को Desktop फ़ाइल उसकी मौजूदा हालत में बदल देगी। Intuit बदलने की चेतावनी को ऐसी कंपनी से जोड़ता है जिसमें पहले से डेटा है, इसलिए पक्का करें कि दोबारा चलाने पर किस Online कंपनी में लिखा जाएगा। Intuit के पन्ने नहीं बताते कि मिलान का इतिहास किसी भी दिशा में पार होता है या नहीं, इसलिए उसके बचे रहने या ट्रांसफ़र होने पर भरोसा न करें।

अगर आप दोबारा चलाते ही हैं, तो पहले Online की रिपोर्टें और ऑनलाइन की गई हर प्रविष्टि की सूची सहेज लें, क्योंकि दोबारा चलाना उन्हें बदल देता है और आपको उन्हें फिर से दर्ज करना होगा।

मैं शुरुआती शेष को अपने आखिरी भरे गए रिटर्न से कैसे मिलाऊँ?

कर वर्ष की शुरुआत में शुरुआती तुलन पत्र आखिरी भरे गए वर्ष के अंत के तुलन पत्र के बराबर होना चाहिए। साल के बीच में बदलाव हो तो बदलाव की तारीख पर Online, Desktop के बराबर होना चाहिए, और आखिरी वर्षांत पर Desktop के शेष उस साल के रिटर्न से मिलने चाहिए, जैसा तालिका दिखाती है। जहाँ वे नहीं मिलते, वहाँ अंतर की व्याख्या चाहिए, ज़बरदस्ती का समायोजन (plug) नहीं। रिटर्न में मिलाने के लिए आपको क्या मिलता है, यह संस्था पर निर्भर करता है।

साझेदारी के लिए, साल की शुरुआत की कुल संपत्ति आमतौर पर पिछले साल के अंत के बराबर होनी चाहिए, या कोई विवरण अंतर समझाए।

जो छोटी साझेदारी या कंपनी छोटी संस्था वाले सवाल का उत्तर "हाँ" देती है, उसे Schedule L भरना ज़रूरी नहीं है (Form 1065 पर वैकल्पिक)। नवीनतम निर्देशों में यह सवाल Form 1065 पर Schedule B का सवाल 4, Form 1120-S पर Schedule B का सवाल 11 और Form 1120 पर Schedule K का सवाल 13 है; उस साल का फ़ॉर्म जाँचें। तब हो सकता है कि भरा हुआ कोई तुलन पत्र ही न हो, इसलिए आप पिछले वर्षांत की बहियों और विवरणों से मिलाते हैं।

Schedule L से अंतर बदलाव से पहले ही शुरू हो सकता है। जो वर्षांत प्रविष्टियाँ रिटर्न तैयार करने वाले ने आपकी Desktop फ़ाइल के बाहर दर्ज कीं, वे रिटर्न में होंगी पर फ़ाइल में कभी थीं ही नहीं, इसलिए वे ट्रांसफ़र ही नहीं हुईं। इक्विटी जो अब रिटर्न से नहीं मिलती: संचित लाभ पिछले साल के रिटर्न से नहीं मिलता। रिटर्न से शुरुआती शेष तय करना: लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती शेष।

मेरे बैंक और कार्ड खाते नहीं मिल रहे: मैं कहाँ से दोबारा शुरू करूँ?

उस ताज़ा विवरण से आगे की ओर मिलान करें जहाँ लंबित मदों के हिसाब से समायोजित बही शेष विवरण के शेष के बराबर हो। Publication 583 कहती है कि हर महीने मिलान करें, पिछले महीने के अंत के चेकबुक शेष से शुरू करें, और समायोजित बैंक शेष समायोजित बही शेष के बराबर होना चाहिए। वह यह भी कहती है कि गलतियाँ बहियों में सुधारें, सिर्फ़ विवरण में नहीं।

1. हर बैंक और कार्ड खाते के लिए बदलाव की तारीख के सबसे पास वाला विवरण लें।
2. उस तारीख का बही शेष, लंबित मदों (जो बहियों में दर्ज हैं पर विवरण में अभी नहीं) के हिसाब से समायोजित करके, विवरण के शेष से मिलाएँ।
3. अगर वे मिलते हैं, तो समस्या बदलाव के बाद की है: बदलाव की तारीख के बाद के पहले विवरण से शुरू करके आगे की ओर मिलान करें।
4. अगर वे नहीं मिलते, तो एक-एक विवरण पीछे जाएँ, उस आखिरी महीने तक जो मिलता है। उस महीने से आगे की ओर मिलान करें।
5. महीने-दर-महीने आगे मिलान करें। जब कोई महीना नहीं मिलता, तो प्रविष्टि ढूँढें। मिलान के समायोजन को उसे सोखने न दें।

ऋण खातों के लिए भी यही करें, ऋणदाता के विवरणों से। शुरुआती शेष जो अब विवरण से नहीं मिलता: मिलान का शुरुआती शेष गलत है।

अगर रूपांतरण ने इतिहास कंडेंस कर दिया या गिरा दिया हो तो?

इतिहास तीन वजहों से गायब हो सकता है: आपने तारीख-सीमा या सिर्फ़ सूचियाँ चुनीं, आकार की सीमा के नीचे आने के लिए Desktop फ़ाइल कंडेंस की गई, या कुछ साल ऐसी वजह से नहीं आए जो आपके चुनावों से समझ नहीं आती। पहली एक पसंद है। दूसरी ऑडिट में समस्या बन सकती है। तीसरी ऐसी गलती है जिसका पता लगाना है।

Intuit का पन्ना कहता है कि फ़ाइल एक आकार-सीमा के नीचे होनी चाहिए और बड़ी फ़ाइल को बदलाव से पहले कंडेंस करना होगा। IRS समझाता है कि कंडेंस करना पुराने बंद लेन-देन का ब्योरा हटाकर उसकी जगह सारांश जर्नल प्रविष्टियाँ रख देता है, और सॉफ़्टवेयर ब्योरे की आर्काइव प्रति रखता है (IRS FAQ)। वही FAQ कहता है:

• जिन कर वर्षों का ऑडिट हो रहा है, उनके लिए कंडेंस किया हुआ डेटा स्वीकार्य नहीं है।
• पहले की तारीखों के लिए कंडेंस करना मान्य है, अगर वह ऑडिट के सालों में बने या बदले लेन-देन को, या उन पर असर डालने वाले पिछले सालों के लेन-देन को न छूए।
• अगर ऑडिट का दायरा बढ़े, तो IRS कंडेंस करने से पहले बना बैकअप, या आर्काइव प्रति माँग सकता है।

इसलिए आर्काइव या कंडेंस से पहले का बैकअप ढूँढें और उसे मूल Desktop बैकअप के साथ रखें। जो मदें मौजूदा रिटर्न में आगे जाती हैं, जैसे स्थायी संपत्तियाँ, ऋण और आगे ले जाई गई राशियाँ, उनका ब्योरा बाद में चाहिए हो सकता है, इसलिए पक्का करें कि वह कंडेंस के बाद बचा है। बदलाव की तारीख और कितना इतिहास ले जाएँ: साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना।

बचे हुए अंतर कहाँ जाते हैं?

पहले हर अंतर को एक लेन-देन तक खोजें। खोजी गई गलती को लेन-देन पर ही ठीक करें; जो समर्थित सुधार बहियों से नहीं, रिटर्न से आता है, उसके लिए तारीख वाली समायोजन प्रविष्टि चाहिए हो सकती है। जिस अंतर का पता न चले, उसके लिए और खोज और रिटर्न तैयार करने वाले की समीक्षा चाहिए, संतुलन की प्रविष्टि नहीं, और Opening Balance Equity या बिना श्रेणी वाले खाते में जगह भी नहीं। कोई IRS नियम नहीं कहता कि इसे कौन मंज़ूर करे; नियंत्रण के तौर पर, रिटर्न पर हस्ताक्षर करने वाले को वह हर प्रविष्टि मंज़ूर करनी चाहिए जो आय या इक्विटी को बदलती है।

Opening Balance Equity में छोड़ा गया अंतर अब भी अस्पष्ट है; उसे सही इक्विटी खातों में ले जाना होगा (Opening Balance Equity)। आय या खर्च का कैच-ऑल खाता अंतर को लाभ-हानि विवरण में छिपा देता है, जो रिटर्न की आय में जाता है। अगर अंतर पहले से भरे गए साल में है, तो उस साल को न बदलें: कर भरने के बाद क्लोज़िंग तारीख देखें।

मैं मूल Desktop फ़ाइल को सबूत के रूप में कैसे रखूँ?

बदलाव की तारीख तक का Desktop फ़ाइल का अपना बैकअप लें, कुछ भी सुधारने से पहले, और दो प्रतियाँ अलग-अलग जगह रखें। Intuit कहता है कि Desktop डेटा वैसा ही रहता है जैसा आपने छोड़ा, और Desktop सब्सक्रिप्शन रद्द करने के बाद 12 महीने तक सिर्फ़ देखने की पहुँच रहती है। यह Intuit की शर्त है, ऐसा रिकॉर्ड नहीं जो आपके नियंत्रण में हो, और यह सहायक रिकॉर्ड रखने के आपके समय से छोटी है: आमतौर पर फ़ाइल करने या नियत तारीख के बाद 3 वर्ष, इनमें जो बाद की हो, और कुछ मामलों में ज़्यादा (व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें)।

IRS कहता है कि जहाँ बहियाँ सॉफ़्टवेयर में रखी जाती हैं, वहाँ ज़्यादातर मामलों में जाँचकर्ता ऑडिट की शुरुआत में ही अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल माँगते हैं, और एडमिनिस्ट्रेटर का यूज़रनेम और पासवर्ड भी माँगते हैं क्योंकि ज़्यादातर डेटा फ़ाइलें उसके बिना पढ़ी नहीं जा सकतीं। सीमित ऑडिट में जाँचकर्ता शायद न माँगे। वह कहता है कि बैकअप मूल बहियों की प्रविष्टियों की हू-ब-हू प्रति है और Excel निर्यात की उसी तरह जाँच नहीं हो सकती (IRS FAQ)।

इस पन्ने की शुरुआत की सूची की चीज़ें रखें, साथ में कंडेंस से पहले का कोई भी आर्काइव, बदलाव की तारीख की Desktop और Online रिपोर्टों के PDF, और यह नोट कि बदलाव किसने चलाया। रद्द करने से पहले क्या निर्यात करें: QuickBooks रद्द करते समय कौन से रिकॉर्ड रखें।

रिटर्न से पहले यह कब किसी विशेषज्ञ का काम है?

जब बहियाँ ठीक करने का मतलब यह तय करना हो कि रिटर्न में क्या दिखना चाहिए। IRS का रिकॉर्ड रखने वाला पन्ना कहता है कि रिकॉर्ड रिटर्न में बताई मदों का समर्थन करने चाहिए, इसलिए बहियों और रिटर्न को एक ही कहानी कहनी होगी। इनमें से कुछ भी सच हो तो किसी विशेषज्ञ को शामिल करें:

• Online तुलन पत्र, Desktop फ़ाइल और भरा गया रिटर्न तीनों अलग हैं।
• आखिरी सही विवरण से दोबारा शुरू करने के बाद भी कोई महीना नहीं मिलता।
• पहले से भरा गया कोई साल बदल जाएगा, या सालों को कंडेंस किया गया है।
• बदलाव के बाद आय, पेरोल या बिक्री कर के शेष अलग हैं और कोई रिटर्न या फ़ाइलिंग देय है।
• कोई नोटिस या ऑडिट खुला है।

Desktop बैकअप, दोनों फ़ाइलों की उसी तारीख की रिपोर्टें, भरे गए रिटर्न और विवरण साथ लाएँ। खुलने की तारीख पर बहियों में क्या दिखना चाहिए, और कौन से सुधार बहियों में होंगे व कौन से रिटर्न में, यह रिटर्न पर हस्ताक्षर करने वाले का काम है, सॉफ़्टवेयर का नहीं।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

31 दिसंबर को बदलाव करने वाली रेस्तराँ की LLC

Desktop का A/R US$52,000 है और Online का A/R US$48,000। दोनों फ़ाइलों में 31 दिसंबर तक चलाई गई ग्राहक-वार A/R एजिंग दिखाती है कि पूरा US$4,000 एक ग्राहक के पास है: एक चालान जो Desktop में है और Online में नहीं। स्वामी ग्राहक का विवरण देखकर पक्का करता है कि चालान असली है। सुधार Online फ़ाइल में एक प्रविष्टि है, चालान की असली तारीख के साथ, उस साल के 31 दिसंबर को या उससे पहले जिसका रिटर्न अभी नहीं भरा गया है। दोबारा चलाने से बदलाव के बाद ऑनलाइन किए गए हफ़्तों के काम भी बदल जाते।

ठेकेदार S corporation, जिसका पहला मिलान US$15,000 से गलत है

पहला Online बैंक मिलान US$135,000 से खुलता है, जबकि विवरण US$120,000 का है। लेन-देन ब्योरा दिखाता है कि US$15,000 की जमा दो बार दर्ज हुईं: एक बार बदलाव से, और एक बार जब बैंक फ़ीड ने इस साल की पहले की जमा फिर से लोड कीं। कंपनी दोहरी प्रविष्टियाँ हटाती है, जाँचती है कि आय बढ़ा-चढ़ाकर तो नहीं दिखी, और साल के पहले विवरण से दोबारा मिलान करती है, यह पक्का करते हुए कि हर महीना पिछले विवरण के अंतिम शेष से खुले।

साझेदारी के रूप में कर देने वाली दो सदस्यों की LLC, जिसने 1 जनवरी को सिर्फ़ सूचियाँ और शेष ले जाए

Online फ़ाइल पिछले साल के भरे गए Schedule L से US$9,000 दूर खुलती है। Desktop का तुलन पत्र Online के शुरुआती शेष से मेल खाता है, इसलिए बदलाव कारण नहीं है। रिटर्न में US$9,000 का वर्षांत समायोजन था जो Desktop फ़ाइल में कभी दर्ज नहीं हुआ। बहियाँ Desktop के आँकड़े पर खुलती हैं, और अंतर एक विवरण में समझाया जाता है, जैसा Form 1065 के निर्देश बताते हैं। रिटर्न तैयार करने वाला तय करता है कि बहियाँ भी इस समायोजन को दर्ज करें या नहीं।

आपके मामले में अलग हो तो?

• रिटर्न भरना है और अंतर इससे नहीं समझ आते कि आपने क्या ले जाया: बदलाव के बाद शेष बदल गए, बहियाँ पिछले साल के Schedule L से नहीं मिलतीं, या सालों को कंडेंस किया गया। कौन से सुधार बहियों में होंगे और कौन से रिटर्न में, यह रिटर्न तैयार करने वाले का फ़ैसला है। रिटर्न शुरू होने से पहले इसे बहीखाता सहायता के साथ तय करें।
• पहले से भरा गया कोई साल बदल जाएगा: कर भरने के बाद क्लोज़िंग तारीख देखें।
• बहियाँ महीनों पीछे भी हैं: पिछड़ी बहियों को पकड़ना देखें।
• साझेदार के पूँजी खाते K-1 से नहीं मिलते: साझेदार के पूँजी खाते देखें।
• आपने तय नहीं किया कि Desktop पर रहना है या नहीं: QuickBooks Desktop बंद हुआ देखें।
• आप QuickBooks Online के अलावा किसी और सॉफ़्टवेयर पर गए: ऊपर की उसी तारीख की तुलना और रिटर्न से मिलान तब भी लागू होते हैं; बदलाव का टूल क्या ले जाता है, यह उस विक्रेता का नियम है। सॉफ़्टवेयर चुनने के लिए QuickBooks के विकल्प जिन्हें आपका लेखाकार सँभालता है देखें।
• कोई नोटिस या ऑडिट खुला है: IRS कहता है कि जिन सालों का ऑडिट हो रहा है उनके लिए कंडेंस किया हुआ डेटा स्वीकार्य नहीं है, इसलिए फ़ाइल कंडेंस या पर्ज होने से पहले अपने प्रतिनिधि से पूछें। छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट देखें।