QuickBooks में Undeposited Funds बैलेंस कैसे साफ़ करें

QuickBooks में Undeposited Funds बैलेंस क्या होता है, और वह बढ़ता क्यों रहता है?

Undeposited Funds QuickBooks Online का एक अस्थायी खाता है। इसमें वे भुगतान रहते हैं जो आपने दर्ज कर दिए हैं, पर जिन्हें अभी किसी बैंक डिपॉज़िट में नहीं जोड़ा गया (QuickBooks Online सहायता)। भुगतान तब तक यहीं रहता है जब तक आप उसे किसी बैंक डिपॉज़िट में नहीं जोड़ते। जब भुगतान दर्ज होते हैं पर डिपॉज़िट वाला चरण छूट जाता है, तो बैलेंस बढ़ता है। इस पृष्ठ के चरण QuickBooks Online के help पृष्ठों से लिए गए हैं। QuickBooks Desktop और दूसरे सॉफ़्टवेयर में खाते या स्क्रीन का नाम अलग हो सकता है।

बड़ा बैलेंस अपने आप में आय नहीं बढ़ाता। आय तब ज़्यादा दिखती है जब वही पैसा नई आय के रूप में भी दर्ज हो गया हो, या ऐसा भुगतान दर्ज हो गया हो जिसके बदले कोई पैसा आया ही नहीं। यह किस रिपोर्ट में दिखेगा, यह इस पर निर्भर है कि आप नकद पद्धति (cash) अपनाते हैं या उपार्जन पद्धति (accrual)। नीचे के भाग बताते हैं कि आपका मामला कौन-सा है, यह कैसे पहचानें।

चार कारणों से यह बैलेंस बढ़ता है:

• भुगतानों को बैंक डिपॉज़िट में जोड़ा ही नहीं गया, क्योंकि हर बैंक लाइन को अलग-अलग निपटाया गया।
• बैंक लाइन को भुगतानों से बने डिपॉज़िट से मिलाने के बजाय नई आय के रूप में जोड़ दिया गया, इसलिए वही पैसा बहीखाते में दो बार है।
• ऐसा भुगतान दर्ज हो गया जिसके बदले कोई पैसा नहीं आया: बाउंस हुआ चेक, दोहरी एंट्री, या ग्राहक ने किसी और तरीके से भुगतान कर दिया।
• पैसा ऐसे खाते में पहुँचा जो बहीखाते में शामिल नहीं है, जैसे पेमेंट ऐप का बैलेंस या दूसरा बैंक खाता।

मामला आसान नहीं है जब:

• बैलेंस एक साल से ज़्यादा पीछे तक जाता है;
• उसमें कई स्रोतों के भुगतान हैं, जैसे चेक, कार्ड प्रोसेसर, पेमेंट ऐप और नकद;
• आप पता नहीं लगा पा रहे कि कौन-से डिपॉज़िट आय के रूप में भी दर्ज हुए;
• इन्हीं किताबों से कोई फ़ाइल किया गया रिटर्न तैयार हुआ हो सकता है।

शुरू करने से पहले ये इकट्ठा करें:

• बैलेंस जितने महीनों को छूता है, उन सबके बैंक विवरण;
• उन्हीं महीनों के लिए हर कार्ड प्रोसेसर या पेमेंट ऐप की पेआउट रिपोर्ट;
• खाते की लेन-देन सूची, सबसे पुराना पहले;
• चेक और नकद के डिपॉज़िट स्लिप की प्रतियाँ, जिन्हें Publication 583 सकल प्राप्तियों के समर्थन वाले दस्तावेज़ों में गिनता है;
• आपके रिटर्न में अपनाई गई पद्धति पर चलाई गई, महीने-वार आय रिपोर्ट;
• जिन-जिन वर्षों को बैलेंस छूता है, उनमें से हर एक का फ़ाइल किया गया रिटर्न।

Undeposited Funds खाता कहाँ है, और उसका नाम अलग हो तो क्या करें?

यह खाता Chart of accounts में होता है। कंपनी के अनुसार इसका नाम बदला जा सकता है, इसलिए नाम देखने के बजाय Detail type कॉलम में "Undeposited Funds" खोजें (QuickBooks Online सहायता)।

हर भुगतान फ़ॉर्म का Deposit to फ़ील्ड तय करता है कि भुगतान कहाँ जाएगा। जब भुगतान को बाद में दूसरों के साथ जोड़ना हो, तो Undeposited Funds वाला खाता चुनें। जो भुगतान सीधे बैंक खाते में भेजा गया, वह Undeposited Funds में नहीं होता। कंपनी के अनुसार, जब आप डिपॉज़िट मिलाने वाले नहीं हैं तब बैंक खाता चुनें (QuickBooks Online सहायता), और उस बैंक लाइन को बाद में भुगतान से मिलाया जा सकता है।

क्या वर्षांत पर Undeposited Funds का बैलेंस शून्य होना चाहिए?

ज़रूरी नहीं, पर किसी भी तारीख पर उसमें सिर्फ़ वही भुगतान होने चाहिए जो मिल चुके हैं और अभी बैंक में जमा नहीं हुए। कंपनी इस खाते को अस्थायी बताती है, और यहाँ दिए गए स्रोत कोई अनिवार्य बैलेंस तय नहीं करते। वर्षांत पर हाथ में रखे चेक या कार्ड का ऐसा बैच दिख सकता है जिसका पेआउट प्रोसेसर ने अभी नहीं किया। इनमें से हर एक अगले बैंक विवरण में डिपॉज़िट के रूप में दिखना चाहिए। जो भुगतान पैसा मिलने और बैंक में जमा करने के आपके सामान्य अंतर से पुराना है, उसका कारण पता होना चाहिए।

भुगतान की तारीख वह रखें जिस दिन पैसा मिला, और डिपॉज़िट की तारीख वह जिस दिन वह जमा हुआ: चेक और नकद के लिए स्लिप की तारीख, कार्ड या ऐप के पेआउट के लिए पैसा आने का दिन। इन दोनों तारीखों का अंतर ही यह खाता दिखाता है। महीने के आख़िर में किया गया जो डिपॉज़िट बैंक ने महीना बीतने के बाद क्रेडिट किया, वह उस महीने के रिकंसिलिएशन में transit में जमा राशि है। उसकी तारीख को बैंक विवरण से मिलाने के लिए न बदलें। Publication 583 बैंक में अभी क्रेडिट न हुए डिपॉज़िट को रिकंसिलिएशन की मदों में गिनता है।

कर के लिए बैंक डिपॉज़िट की तारीख तय नहीं करती कि आय कब गिनी जाएगी। नकद पद्धति में आय तब गिनी जाती है जब आपको वास्तव में या रचनात्मक रूप से (constructively) वह मिल जाए। रचनात्मक प्राप्ति का मतलब है कि वह आपके खाते में क्रेडिट हो गई या बिना रोक-टोक आपको उपलब्ध करा दी गई। अगर उस पर आपका नियंत्रण भारी पाबंदियों या सीमाओं के अधीन है, तो यह लागू नहीं होता। आपके एजेंट को आपकी ओर से मिला पैसा तब माना जाता है जब एजेंट को मिला। कार्ड प्रोसेसर के पास रखा पैसा आपको मिला माना जाए या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है, जैसे प्रोसेसर आपका एजेंट है या पैसा पाबंदियों के साथ रखे है। इसलिए प्रोसेसर की शर्तें और साल के आख़िरी दिन उसमें आपके नाम पर दिखा बैलेंस जाँचें। आय को अगले साल में धकेलने के लिए चेक रोककर नहीं रखे जा सकते। उपार्जन पद्धति में आय आम तौर पर उस साल गिनी जाती है जिसमें वह अर्जित हुई, भुगतान चाहे कभी आए (Publication 538)।

क्या बड़ा Undeposited Funds बैलेंस मेरी आय ज़्यादा दिखाता है?

अपने आप में नहीं। आय चालान, सेल्स रसीद या भुगतान से दर्ज होती है। भुगतानों को बैंक डिपॉज़िट में जोड़ने से पैसा Undeposited Funds से बैंक खाते में जाता है, आय नहीं जुड़ती। आय तब ज़्यादा दिखती है जब वही पैसा नई आय के रूप में भी दर्ज हो गया हो, या ऐसा भुगतान दर्ज हो गया हो जिसके बदले कोई पैसा नहीं आया। तालिका में हर स्थिति दी गई है।

पुराना बैलेंस तुलन पत्र को भी गलत दिखाता है। उधार देने वाले यही विवरण पढ़ते हैं (बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण), और कंपनी के रिटर्न में भी ऐसा एक विवरण हो सकता है (Schedule L)।

कई ग्राहकों के भुगतानों को एक बैंक डिपॉज़िट से कैसे मिलाऊँ?

बैंक को जो भुगतान साथ मिले, उनसे एक बैंक डिपॉज़िट बनाएँ। कंपनी के अनुसार कई लेन-देन को एक रिकॉर्ड में जोड़ने से बैंक विवरण से मिलान होता है, और हर भुगतान को अलग दर्ज करने से बहीखाता बैंक से मेल नहीं खाता (QuickBooks Online सहायता)।

1. + Create चुनें, फिर Bank Deposit।
2. Account में वह बैंक खाता चुनें जिसमें पैसा आया।
3. इस डिपॉज़िट के हर भुगतान के आगे का बॉक्स चुनें। कंपनी के अनुसार Undeposited Funds का हर भुगतान इस विंडो में दिखता है। कोई भुगतान न दिखे, तो जाँचें कि उसका Deposit to फ़ील्ड यही खाता था और वह किसी डिपॉज़िट में पहले से नहीं है।
4. पक्का करें कि कुल राशि आपके डिपॉज़िट स्लिप और बैंक विवरण की लाइन के बराबर है।
5. सेव करें। भुगतान Undeposited Funds से निकल जाते हैं।

जब बैंक फ़ीड में वह लाइन आए, तो उसे इस डिपॉज़िट से मिलाएँ। कंपनी के बैंकिंग पृष्ठ के अनुसार, जब लेन-देन QuickBooks में पहले से मौजूद हो, तो आपके पास उसे मिलाने का विकल्प हो सकता है (QuickBooks Online सहायता)। बहीखाते में पहले से दर्ज लाइन को दोबारा जोड़ने से वही पैसा दो बार दर्ज हो जाता है।

गलत बना डिपॉज़िट पलटा जा सकता है। डिपॉज़िट डिलीट करने पर उसके सारे भुगतान Undeposited Funds में लौट आते हैं, और डिपॉज़िट से एक भुगतान हटाने पर सिर्फ़ वही भुगतान लौटता है (QuickBooks Online सहायता)।

कौन-से भुगतान किस बैंक डिपॉज़िट के हैं, यह कैसे पता करूँ?

खाते से नहीं, बैंक विवरण से शुरू करें। हर डिपॉज़िट लाइन एक कुल राशि है, और उसके पीछे के भुगतानों का जोड़ उसके बराबर होना चाहिए।

1. किसी एक महीने के विवरण की डिपॉज़िट लाइनें लिख लें।
2. चेक या नकद डिपॉज़िट के लिए अपने पास रखी डिपॉज़िट स्लिप की प्रति देखें। उसमें लिखा होता है कि क्या जमा हुआ।
3. कार्ड या ऐप के पेआउट के लिए प्रोसेसर की पेआउट रिपोर्ट देखें। उसमें उस पेआउट के भुगतान, फ़ीस और रिफ़ंड लिखे होते हैं।
4. Undeposited Funds की सूची में डिपॉज़िट से पहले की तारीख वाले वे भुगतान खोजें जिनका जोड़ कुल राशि के बराबर हो।
5. जोड़ न मिले, तो देखें कि कहीं पेआउट से फ़ीस या रिफ़ंड तो नहीं कटा, पिछले महीने का कोई भुगतान तो नहीं है, पेआउट के अंदर बिक्री कर या टिप तो नहीं है, या कोई भुगतान दो बार तो दर्ज नहीं हुआ।

पेआउट का उसके पीछे की बिक्री से कम होना सामान्य है। पेआउट को बिक्री रिपोर्ट या Form 1099-K से मिलाना एक अलग काम है: बिक्री और पेआउट का मिलान।

बैच डिपॉज़िट में प्रोसेसर की फ़ीस और रिफ़ंड कैसे दर्ज होते हैं?

डिपॉज़िट की कुल राशि वही होनी चाहिए जो बैंक को मिली, इसलिए प्रोसेसर की रखी हुई फ़ीस डिपॉज़िट के अंदर एक अलग लाइन होती है। कंपनी के अनुसार बैंक डिपॉज़िट विंडो में मूल भुगतानों को वैसा ही छोड़ें और फ़ीस को Add funds to this deposit में ऋणात्मक राशि के रूप में Bank Charges & Fees में जोड़ें (QuickBooks Online सहायता)।

पेआउट से प्रोसेसर ने जो रिफ़ंड काटा, वह फ़ीस नहीं है। उसे ग्राहक को रिफ़ंड के रूप में दर्ज करें, ताकि बिक्री पलट जाए: बहीखाते में रिफ़ंड दर्ज करना। बिक्री कर और टिप भी पेआउट के अंदर आते हैं। प्रोसेसर की मार्गदर्शिकाएँ इन्हें बताती हैं: ऑनलाइन प्रोसेसर के पेआउट और पॉइंट-ऑफ़-सेल कार्ड डिपॉज़िट।

किसी अस्पष्ट लाइन से कुल राशि को ज़बरदस्ती न मिलाएँ। अगर भुगतान, फ़ीस और रिफ़ंड का जोड़ बैंक की राशि से नहीं मिलता, तो पहले छूटी हुई मद खोजें।

अगर डिपॉज़िट नई आय के रूप में दर्ज हो गया और भुगतान अब भी पड़े हैं, तो क्या करें?

तब वही पैसा दो बार गिना गया है। भुगतान रखें, क्योंकि वे ग्राहक के चालान बंद करते हैं, और जोड़ी गई आय की एंट्री की जगह उन्हीं भुगतानों से बना डिपॉज़िट रखें।

1. पैटर्न पक्का करें: बैंक विवरण में एक डिपॉज़िट, बहीखाते में उतनी ही राशि की आय की एंट्री, और बिना जमा हुए भुगतान जिनका जोड़ उतना ही है।
2. जोड़ी गई आय की एंट्री हटाएँ।
3. ऊपर बताए अनुसार भुगतानों से बैंक डिपॉज़िट बनाएँ, तारीख वह रखें जिस दिन बैंक ने उसे पोस्ट किया।
4. बैंक लाइन को नई एंट्री बनाने के बजाय इस डिपॉज़िट से मिलाएँ।
5. उस महीने की आय की तुलना उसके डिपॉज़िट से करें। आय उतनी ही घटनी चाहिए जितनी एंट्री आपने हटाई।

अगर महीना पहले ही रिकंसाइल या लॉक है, तो बाद में उसे फिर रिकंसाइल करें: रिकंसिलिएशन की शुरुआती राशि गलत और टैक्स फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग तारीख। अगर दोगुनी आय फ़ाइल किए गए रिटर्न तक पहुँच गई, तो रिटर्न को संशोधित करना पड़ सकता है: QuickBooks में दोहरी आय।

पुराने Undeposited Funds बैलेंस, या कभी जमा न हुए भुगतानों को कैसे साफ़ या शून्य करूँ?

बैलेंस को एक-एक भुगतान करके साफ़ करें, सबसे पुराने से शुरू करके। हर भुगतान इन चार में से एक होता है।

अगले महीने पर जाने से पहले हर महीने को उसके बैंक विवरण से रिकंसाइल करें। अगर जिस महीने को आप बदल रहे हैं वह पहले से फ़ाइल हो चुके साल में है, तो पहले उस साल की रिपोर्टें सेव कर लें और क्लोज़िंग तारीख जाँचें (टैक्स फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग तारीख)। रिटर्न संशोधित करना पड़ेगा या नहीं, यह उस व्यक्ति से पूछने की बात है जिसने रिटर्न तैयार किया। अगर बढ़ी हुई आय फ़ाइल किए गए रिटर्न तक पहुँची, तो चुकाया गया कर भी ज़्यादा हो सकता है। रिफ़ंड के दावे की एक समय-सीमा है: मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो (IRS)। कौन और कैसे फ़ाइल करेगा, यह संस्था के प्रकार पर निर्भर है: QuickBooks में दोहरी आय। इसके बाद भी जो बैलेंस रिकंसाइल न हो: बैंक फ़ीड रिकंसिलिएशन नहीं है।

तीन शॉर्टकट नई गलतियाँ पैदा करते हैं:

• शून्य तक पहुँचने के लिए भुगतान डिलीट करना। असली भुगतान डिलीट करने से आम तौर पर उसका चालान फिर खुल जाता है, इसलिए ग्राहक का बकाया ज़्यादा दिखता है और रसीद का रिकॉर्ड खो जाता है। अगर पैसा बैंक में पहुँचा था, तो उसकी बैंक लाइन बिना भुगतान के रह जाती है। अगर वह लाइन आय के रूप में जोड़ी गई थी, तो उपार्जन रिपोर्ट में आय अब भी दो बार गिनी जाती है। नकद आधार की रिपोर्ट में कुल राशि सही दिख सकती है, जबकि चालान अवैतनिक दिखता है।
• बैलेंस को आय, इक्विटी या किसी कैच-ऑल खाते में डालने वाली जर्नल एंट्री। इससे कारण छिप जाता है। Publication 583 के अनुसार कंप्यूटर में रखे रिकॉर्ड आपकी किताबों और रिटर्न से मेल खाने चाहिए और रिटर्न की एंट्रियों का समर्थन करने चाहिए। इसलिए इस बैलेंस को साफ़ करने वाली हर एंट्री के पीछे का बैंक विवरण या पेआउट रिपोर्ट सँभालकर रखें।
• सुधार को आज की तारीख में दर्ज करना। जिस डिपॉज़िट को बैंक पहले ही क्रेडिट कर चुका है, उसके लिए वह दिन रखें जिस दिन वह पोस्ट हुआ, ताकि पुराना महीना रिकंसाइल हो सके। सिर्फ़ वही डिपॉज़िट transit में जमा राशि के रूप में रुकता है जिसे बैंक ने अभी क्रेडिट नहीं किया।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

दो फेरों में जमा किए गए चेक

एक लैंडस्केपर को मार्च में कुल US$9,600 के 12 चेक मिलते हैं और वह हर एक को Undeposited Funds में भुगतान के रूप में दर्ज करता है। सात चेक (US$5,600) 8 मार्च को और पाँच (US$4,000) 22 मार्च को बैंक जाते हैं। बैंक विवरण में दो डिपॉज़िट दिखते हैं। लैंडस्केपर भुगतानों से दो बैंक डिपॉज़िट बनाता है, हर फेरे का एक, और हर कुल राशि अपनी डिपॉज़िट स्लिप के बराबर है। उन चेकों का बैलेंस शून्य है।

फ़ीस वाला कार्ड बैच

एक ऑनलाइन विक्रेता का कार्ड प्रोसेसर 40 बिक्री के लिए US$150 की फ़ीस काटकर US$4,850 का पेआउट करता है। 40 भुगतानों का जोड़ US$5,000 है। विक्रेता उन्हें एक बैंक डिपॉज़िट में जोड़ता है और Bank Charges & Fees में US$150 घटाने वाली फ़ीस की लाइन जोड़ता है। डिपॉज़िट बैंक के US$4,850 के बराबर हो जाता है, और 40 भुगतान Undeposited Funds से निकल जाते हैं।

पुराना बैलेंस जो आय के रूप में भी दर्ज हुआ था

एक सलाहकार को Undeposited Funds में दो साल पुराना US$18,000 मिलता है: हर एक US$3,000 के छह क्लाइंट भुगतान।

• दो साल पहले: हर भुगतान दर्ज हुआ, फिर हर बैंक लाइन आय के रूप में जोड़ दी गई। उस साल की आय US$18,000 ज़्यादा है।
• पिछले साल: बैलेंस वैसा ही पड़ा रहा, और बैंक खाता फिर भी रिकंसाइल होता रहा।
• अब: सलाहकार जोड़ी गई छह आय की एंट्रियाँ हटाता है और भुगतानों से छह बैंक डिपॉज़िट बनाता है, हर एक की तारीख वह दिन जब बैंक ने उसे पोस्ट किया, और हर एक को उसकी बैंक लाइन से मिलाता है। बैलेंस शून्य हो जाता है, और पहले साल की आय बहीखाते में US$18,000 घट जाती है। उस साल का रिटर्न इन्हीं किताबों से बना था, इसलिए उसे बदलने से पहले सलाहकार जाँचता है कि रिटर्न संशोधित करना पड़ेगा या नहीं, और वह साल लॉक है या नहीं।

आपकी स्थिति अलग है?

• बैलेंस सालों पीछे तक जाता है, कई भुगतान स्रोतों में फैला है, या आप पता नहीं लगा पा रहे कि कौन-से डिपॉज़िट आय के रूप में भी दर्ज हुए: बहीखाता सहायता लें, ताकि तय हो सके कि बैलेंस में असल में क्या है, कौन-सी एंट्रियाँ हटानी या मिलानी हैं, और फ़ाइल किया गया कोई साल प्रभावित हुआ या नहीं।
• आय इस खाते के अलावा दूसरी जगहों पर भी दोगुनी है: QuickBooks में दोहरी आय देखें।
• पेआउट, फ़ीस या Form 1099-K आपकी बिक्री से नहीं मिलते: बिक्री और पेआउट का मिलान देखें।
• पुराने चालान कभी चुकाए नहीं गए: अवैतनिक ग्राहक चालान बट्टे खाते में डालना देखें।
• पुरानी एंट्रियाँ बदलने के बाद कोई रिकंसिलिएशन गड़बड़ है: रिकंसिलिएशन की शुरुआती राशि गलत देखें।
• आप ऐसी दिनचर्या चाहते हैं जिससे बैलेंस दोबारा न बने: बैंक फ़ीड रिकंसिलिएशन नहीं है देखें।
• किताबें महीनों पीछे हैं, या IRS ने उस साल के बारे में पत्र भेजा है: बकाया बहीखाते की भरपाई को बहीखाता सहायता के साथ देखें, या आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस देखें।