विदेश से अमेरिकी कंपनी का पता, एजेंट और बैंक खाता

जिस राज्य में मैंने कंपनी बनाई, क्या वहाँ मुझे पंजीकृत एजेंट चाहिए?

Delaware में बनी कंपनी को Delaware में ही पंजीकृत कार्यालय और एजेंट रखना पड़ता है, भले ही उसके स्वामी और काम विदेश में हों। एजेंट कानूनी नोटिस (legal process) और राज्य के कुछ संदेश लेता है। पंजीकृत कार्यालय का कंपनी का कामकाज वाला स्थान होना ज़रूरी नहीं (Delaware Division of Corporations)। अगर आपने किसी और राज्य में कंपनी बनाई है, तो उस राज्य का नियम देखें। जिस एकल स्वामी ने कोई संस्था नहीं बनाई, वह यह न मान ले कि कंपनी वाला पंजीकृत-एजेंट नियम उस पर लागू होता है।

अगर एजेंट इस्तीफ़ा दे दे या कंपनी की good standing (राज्य में वैध स्थिति) चली जाए, तो राज्य स्तर के सुधार के कदमों के लिए अपनी कंपनी बहाल करना देखें।

क्या मैं खुद अपना पंजीकृत एजेंट बन सकता हूँ, और क्या एजेंट का पता अपना व्यवसाय पता बना सकता हूँ?

Delaware में आप खुद अपने एजेंट तभी बन सकते हैं जब आप Delaware के निवासी हों, Delaware में आपका भौतिक सड़क पता हो, और आप आम तौर पर सामान्य कार्य-समय में वहाँ मौजूद रहते हों। सिर्फ़ विदेश में रहना इन शर्तों को पूरा नहीं करता। Delaware योग्य संस्था को खुद अपना एजेंट बनने देता है, बशर्ते वह वहाँ भौतिक रूप से मौजूद हो (Delaware Division of Corporations)। दूसरे राज्यों के अपने नियम हैं।

एजेंट का कार्यालय कानूनी नोटिस लेने का पता है। वह अपने आप वह जगह नहीं बन जाता जहाँ से आप कंपनी चलाते हैं या काम करते हैं। उसे दूसरे फ़ॉर्म में डाक पता तभी बनाएँ जब एजेंट उस तरह की डाक लेने और तुरंत आगे भेजने को राज़ी हो। उसे कंपनी का भौतिक कामकाज वाला स्थान न बताएँ, जब तक कंपनी सचमुच वहाँ से काम न करती हो (Delaware Division of Corporations; IRS Form SS-4 के निर्देश)।

Delaware की कंपनी की सालाना franchise tax रिपोर्ट में मुख्य कारोबार का पता कंपनी का पंजीकृत कार्यालय या किसी एजेंट का पता नहीं हो सकता, जब तक कंपनी Delaware में काम न करती हो और खुद अपनी एजेंट न हो (Delaware Code, title 8, section 502)।

स्वामी और काम विदेश में हों, तो Form SS-4 में कौन से पते जाते हैं?

Form SS-4 में यह अलग-अलग पूछा जाता है कि IRS डाक कहाँ भेजे और संस्था भौतिक रूप से कहाँ है। अमेरिका का गठन-पता विदेश से चल रहे व्यवसाय को अमेरिकी भौतिक कार्यालय नहीं बना देता (IRS Form SS-4 के निर्देश)।

ये IRS के line निर्देश और फ़ॉर्म हैं। Line 1 का कानूनी नाम चार्टर या दूसरे गठन दस्तावेज़ से मेल खाना चाहिए। एकल स्वामी के लिए line 1 में व्यक्ति का नाम आता है, और अलग व्यापारिक नाम line 2 में (IRS Form SS-4 के निर्देश)।

क्या मैं IRS के लिए विदेशी डाक पता दे सकता हूँ और बाद में बदल सकता हूँ?

हाँ। Form SS-4 में अमेरिका से बाहर का डाक पता साफ़ तौर पर मान्य है, और बाद में संस्था का डाक पता या कारोबार का स्थान बदले तो Form 8822-B में उसकी सूचना दी जाती है। EIN वाली संस्था को ज़िम्मेदार व्यक्ति (responsible party) में बदलाव की सूचना इसी फ़ॉर्म पर 60 दिन के भीतर देनी होती है (IRS Form 8822-B)। चालू डिलीवरी पता रखें, क्योंकि EIN की सूचना या IRS के बाद के पत्र वहीं आ सकते हैं।

अगर आपका अमेरिका में कोई निवास, मुख्य कारोबार का स्थान, या मुख्य कार्यालय या एजेंसी नहीं है, तो IRS के अनुसार ऑनलाइन EIN आवेदन उपलब्ध नहीं है। EIN आवेदन के तरीकों के लिए विदेश से कंपनी बनाना और चलाना देखें।

अमेरिकी बैंक कौन सा स्थान और स्वामी की पहचान जाँचता है?

बैंक का ग्राहक पहचान कार्यक्रम (customer identification program) आम तौर पर कंपनी का नाम, भौतिक स्थान और पहचान संख्या लेता है, फिर जोखिम के आधार पर तरीकों से उसकी पहचान जाँचता है। अगर कंपनी ने कर पहचान संख्या के लिए आवेदन किया है, तो बैंक की प्रक्रिया संख्या आने से पहले खाता खोलने दे सकती है, बशर्ते आवेदन की पुष्टि हो और उचित समय में संख्या मिल जाए। बैंक फिर भी पहले संख्या माँग सकता है। कंपनी या साझेदारी के लिए पता मुख्य कारोबार का स्थान, स्थानीय कार्यालय या कोई दूसरा भौतिक स्थान होता है। एकल स्वामी व्यक्ति के लिए यह घर या कारोबार का सड़क पता है। संघीय नियम यह ज़रूरी नहीं करता कि कोई भी पता अमेरिका में हो (31 CFR 1020.220)।

कानूनी संस्था वाले ग्राहक के लिए, संबंधित बैंक आम तौर पर हर उस व्यक्ति की पहचान करते हैं जो सीधे या परोक्ष रूप से कम से कम 25% का स्वामी है, और एक ऐसे व्यक्ति की जो संस्था को नियंत्रित करता है। अगर कोई trust वह हिस्सा रखता है, तो बैंक trustee की पहचान करता है, जो खुद कोई संस्था भी हो सकती है। पहचाने गए हर व्यक्ति से बैंक नाम, जन्म तारीख, घर या कारोबार का सड़क पता और पहचान संख्या लेता है। विदेशी स्वामी विदेशी सड़क पता और पासपोर्ट का ब्योरा दे सकता है। स्वामी के असली सड़क पते की जगह एजेंट का पता न दें (31 CFR 1010.230; FinCEN CDD FAQs)।

क्या पंजीकृत एजेंट, मेल-सेवा या वर्चुअल पता बैंक या पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म को मंज़ूर होगा?

तभी, जब वह माँगी गई जानकारी से मेल खाए और संस्था उसे स्वीकार करे। डाक का पता पत्राचार के काम आ सकता है, पर बैंक के ग्राहक पहचान रिकॉर्ड में वह कंपनी के असली भौतिक स्थान की जगह नहीं लेता। बैंक को यह उचित भरोसा होना चाहिए कि वह अपने ग्राहक को जानता है। पहचान की जाँच न हो सके, तो वह खाता खोलने से मना कर सकता है या बंद कर सकता है (31 CFR 1020.220)।

पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म अपने ऑनबोर्डिंग नियम खुद तय करते हैं और व्यवसाय का पता, स्वामी की पहचान और कर फ़ॉर्म माँग सकते हैं। Form W-8BEN के IRS निर्देश में खास तौर पर बताया गया है कि payment settlement entities विदेशी व्यक्तियों से कर दस्तावेज़ माँगती हैं। पता सेवा के लिए पैसे देने से पहले संस्था से पूछें कि कौन सा खाना डाक पता है, कौन सा कामकाज का स्थान है, और वह कौन सा सबूत मानती है। EIN कर पहचान संख्या की पुष्टि करता है। वह खाते की मंज़ूरी नहीं है।

अगर बैंक वर्चुअल या एजेंट का पता कारोबार के स्थान के रूप में नहीं मानता, तो उसे कंपनी का असली भौतिक स्थान दें, भले वह विदेश में हो, और पूछें कि वह कौन सा सबूत मानेगा। एजेंट या मेल-सेवा का पता सिर्फ़ उसी डाक वाले खाने में दें जिसकी संस्था अनुमति दे। बैंक फिर भी आवेदन ठुकरा सकता है (31 CFR 1020.220)।

कंपनी खाते के लिए आवेदन से पहले कौन से रिकॉर्ड जुटाऊँ?

ऐसे दस्तावेज़ तैयार रखें जो कानूनी संस्था, उसके स्वामियों और कारोबार की असली जगह साबित करें। संघीय नियम बैंकों को जाँच के दस्तावेज़ों के उदाहरण देते हैं, जबकि हर बैंक अपना ज़रूरी दस्तावेज़ पैकेज खुद तय करता है (31 CFR 1020.220; FinCEN CDD FAQs)।

अतिरिक्त दस्तावेज़ मँगवाने से पहले बैंक से उसकी चेकलिस्ट माँगें। अगर बैंक जो पता माँगता है वह IRS या गठन रिकॉर्ड से टकराता है, तो समझाएँ कि हर पता क्या दर्शाता है। किसी रिकॉर्ड को ऐसे पते में न बदलें जहाँ व्यवसाय चलता ही नहीं।

क्या मैं अमेरिकी खाता दूर से खोल सकता हूँ, या अपनी मौजूदा विदेशी कंपनी इस्तेमाल कर सकता हूँ?

दूर से खाता खोलना तभी संभव है जब संस्था की प्रक्रिया इसकी अनुमति दे और उसे जाँच सके। संघीय बैंक नियम उन खातों के लिए प्रक्रियाएँ माँगते हैं जो ग्राहक के खुद आए बिना खुलते हैं। वे किसी बैंक को दूर से खाता खोलने की सुविधा देने के लिए बाध्य नहीं करते (31 CFR 1020.220)। आवेदन से पहले स्वामी के निवास, दूर से पहचान जाँच, मान्य स्थानों और दस्तावेज़ों के बारे में पूछें।

FinCEN बैंक को ऐसे लाभकारी स्वामी की जाँच करने देता है जो खुद नहीं आ सकता, वैध पहचान पत्र की प्रति या जाँच के दूसरे तरीकों से। बैंक अपनी प्रक्रिया खुद चुनता है (FinCEN CDD FAQs)।

विदेशी कंपनी पहले अमेरिकी LLC बनाए बिना भी ग्राहक के रूप में आवेदन कर सकती है। लाभकारी स्वामित्व नियम में विदेशी कानून के तहत बनी ऐसी ही संस्थाएँ शामिल हैं जो खाता खोलती हैं। बैंक फिर भी मना कर सकता है। बैंक पहचान नियम कहता है कि अगर किसी विदेशी व्यवसाय के पास पहचान संख्या नहीं है, तो बैंक को उसके अस्तित्व को प्रमाणित करने वाला सरकार द्वारा जारी कोई दूसरा दस्तावेज़ माँगना होगा (31 CFR 1020.220)। उस विदेशी कंपनी को राज्य पंजीकरण या अमेरिकी कर फ़ाइलिंग की ज़रूरत है या नहीं, यह उसकी गतिविधियों पर निर्भर करता है, सिर्फ़ खाते के आवेदन पर नहीं। देखें विदेशी स्वामियों पर अमेरिकी कर कब लगता है।

Form W-8BEN, W-8BEN-E या W-9 में कौन सा नाम और पता जाता है?

बैंक या पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म पाने वाले की अमेरिकी कर स्थिति के सबूत के लिए W-8 या W-9 माँग सकता है। वह फ़ॉर्म पहचान की उसकी अलग जाँच की जगह नहीं लेता। फ़ॉर्म पाने वाले की कर स्थिति और LLC के कर वर्गीकरण से चुनें, इससे नहीं कि स्वामी कहाँ रहता है या खाता किस नाम से है। विदेश में रहने वाला अमेरिकी नागरिक Form W-9 देता है, W-8BEN नहीं (IRS W-8BEN के निर्देश; IRS Form W-9)।

जिस अमेरिकी LLC का एक विदेशी स्वामी है और जो उपेक्षित है, उसमें आम तौर पर विदेशी स्वामी उपयुक्त Form W-8 देता है, LLC का Form W-9 नहीं। जिस अमेरिकी LLC पर कंपनी या साझेदारी की तरह कर लगता है, वह अपना Form W-9 दे सकती है। अमेरिकी व्यापार या व्यवसाय से प्रभावी रूप से जुड़ा भुगतान हो, तो W-8BEN या W-8BEN-E की जगह Form W-8ECI चाहिए हो सकता है। हस्ताक्षर से पहले भुगतान का कर व्यवहार पक्का कर लें (IRS W-8BEN के निर्देश; IRS Form W-9)।

विदेशी साझेदारी आम तौर पर W-8BEN-E की जगह Form W-8IMY देती है। hybrid-entity और payment-settlement के अपवाद दस्तावेज़ बदल सकते हैं (IRS W-8BEN-E के निर्देश)।

अगर निवास या कर स्थिति बदलने से W-8BEN या W-8BEN-E गलत हो जाए, तो भुगतान करने वाले को बताएँ और 30 दिन के भीतर नए दस्तावेज़ दें। जो व्यक्ति अमेरिकी कर निवासी बन जाए, उसे Form W-9 देना पड़ सकता है (IRS W-8BEN के निर्देश; IRS W-8BEN-E के निर्देश)।

बदलाव न हो तो ये W-8 फ़ॉर्म आम तौर पर हस्ताक्षर के बाद तीसरे कैलेंडर वर्ष की 31 दिसंबर तक चलते हैं। मियाद खत्म होने पर भुगतान करने वाले को नया फ़ॉर्म दें (IRS W-8BEN के निर्देश; IRS W-8BEN-E के निर्देश)।

बैंक जो EIN सूचना माँगे, वह दोबारा कैसे मिले?

IRS entity transcript देता है। पात्र Business Tax Account उपयोगकर्ताओं को डिजिटल EIN सत्यापन सूचना मिलती है। Letter 147C IRS की कारोबारी कर फ़ोन लाइन से माँगा जाता है (IRS: EIN की पुष्टि)। IRS के अनुसार उसकी डिजिटल CP575 सत्यापन सूचना मूल EIN सूचना या Letter 147C की जगह चल सकती है। खाते की पहुँच संस्था के प्रकार और उपयोगकर्ता की पात्रता पर निर्भर करती है (IRS का summer Business Tax Account अपडेट)। बैंक से पूछें कि वह IRS का कौन सा प्रमाण मानेगा।

उदाहरण

सिर्फ़ समझाने के लिए। कोई कर नहीं गिना गया है। एक संस्थापक Toronto में रहता और काम करता है और Delaware में LLC बनाता है। कंपनी की डाक संस्थापक के Toronto पते पर आती है, और कानूनी नोटिस के लिए Delaware का पंजीकृत एजेंट है। Form SS-4 में संस्थापक Toronto का डाक पता lines 4a–4b में लिखता है। अगर वही कंपनी का भौतिक स्थान भी है, तो lines 5a–5b के लिए Delaware का कोई कार्यालय नहीं गढ़ता। बैंक LLC का गठन रिकॉर्ड, स्वामी की पहचान, EIN की पुष्टि, Toronto का कामकाज का स्थान और खाते का अपेक्षित उपयोग माँगता है। Delaware एजेंट का पता अकेले यह साबित नहीं करता कि LLC कहाँ चलती है। संस्थापक पूछता है कि क्या बैंक Toronto का स्थान और स्वामी को दूर से जाँचेगा। ये रिकॉर्ड बैंक की प्रक्रिया पर खरे उतरते हैं या नहीं, यह बैंक तय करता है।

आपकी स्थिति अलग है?

• आपने अभी तक अमेरिकी संस्था नहीं बनाई है, या अमेरिकी सामाजिक सुरक्षा संख्या के बिना EIN चाहिए: देखें विदेश से कंपनी बनाना और चलाना।
• आपके पंजीकृत एजेंट ने इस्तीफ़ा दे दिया या संस्था की good standing चली गई: देखें अपनी कंपनी बहाल करना।
• आप अमेरिका में काम करते हैं, बेचते हैं या आपके लोग वहाँ हैं: सिर्फ़ पता या खाता अमेरिकी कर स्थिति तय नहीं करता। देखें विदेशी स्वामियों पर अमेरिकी कर कब लगता है।
• आप कनाडा में रहते हैं और अमेरिकी LLC व कनाडाई कंपनी में से चुन रहे हैं: देखें कनाडाई निवासी के रूप में अमेरिकी व्यवसाय शुरू करना।
• आप अमेरिका में रहने वाले स्वामी हैं और कंपनी बनने के बाद कर या वेतन (payroll) का इंतज़ाम कर रहे हैं: देखें कंपनी बनाने के बाद।
• बैंक ने आपका पता या आपकी कंपनी ठुकरा दी, या आपकी कंपनी, स्वामी और IRS के रिकॉर्ड आपस में टकराते हैं: ऊपर बताए रिकॉर्ड जुटाएँ और दूसरा आवेदन देने से पहले व्यवसाय गठन में मदद लें।