कंपनी बनाने के बाद: पहली फ़ाइलिंग और समय-सीमाएँ

राज्य की मंज़ूरी में मुझे क्या जाँचना चाहिए?

कंपनी का नाम कर फ़ॉर्म या खाता आवेदन में इस्तेमाल करने से पहले राज्य की आधिकारिक फ़ाइलिंग जाँचें। मंज़ूर हुए articles या प्रमाणपत्र और फ़ाइलिंग की रसीद सँभालकर रखें। क़ानूनी नाम, फ़ाइलिंग या प्रभावी तारीख, राज्य की ID, व्यावसायिक पता और agent for service of process (कंपनी की ओर से क़ानूनी काग़ज़ात लेने वाला व्यक्ति) जाँचें। न्यूयॉर्क के अनुसार उसकी LLC फ़ाइलिंग की रसीद फ़ाइलिंग का प्रमाण है, और वह फ़ाइल करने वालों से रसीद का नाम और तारीख जाँचने को कहता है। कैलिफ़ोर्निया की business search में संस्था की फ़ाइलिंग तारीख दिखती है (New York Department of State; California Secretary of State)।

कंपनी की क़ानूनी पहचान राज्य के रिकॉर्ड से तय होती है। EIN का नोटिस LLC या कंपनी को नहीं बनाता। राज्य की मंज़ूर की हुई फ़ाइलिंग, सभी संशोधन और agent के मौजूदा संपर्क विवरण एक जगह रखें। बाद में पता या agent बदले तो राज्य की अपडेट प्रक्रिया देखें। उदाहरण के लिए, कैलिफ़ोर्निया में LLC का agent या पता बदलने के लिए Statement of Information इस्तेमाल होता है (California Secretary of State)।

मुझे EIN की ज़रूरत कब पड़ती है?

राज्य द्वारा LLC या कंपनी बनाए जाने के बाद आवेदन करें, और उससे पहले जब आपको किसी ज़रूरी फ़ाइलिंग, कर्मचारी या व्यावसायिक खाते के लिए यह संख्या चाहिए। IRS के अनुसार पहले राज्य की संस्था बनाने से EIN आवेदन में देरी से बचा जा सकता है। IRS से सीधे माँगने पर EIN मुफ़्त है (IRS: Get an EIN)।

जब राज्य का पंजीकरण या व्यावसायिक खाता कंपनी की संख्या माँगे, तब भी EIN काम आ सकता है। उस आवेदन की शर्तें देखें; वैकल्पिक EIN को संघीय कर का चुनाव न मानें। disregarded LLC के मामले में ग्राहक का Form W-9 आम तौर पर स्वामी का नाम और करदाता ID इस्तेमाल करता है, LLC का EIN नहीं (IRS: Single-member LLCs)। जब तक वैध चुनाव न हो, IRS आम तौर पर अमेरिकी एक-स्वामी LLC को आयकर के लिए उसके स्वामी का हिस्सा और अमेरिकी बहु-स्वामी LLC को साझेदारी मानता है। केवल पति-पत्नी के सामुदायिक संपत्ति के रूप में स्वामित्व वाली qualified LLC इसका अपवाद हो सकती है; देखें पति-पत्नी और परिवार की LLC (IRS: Form SS-4 instructions)।

व्यक्ति disregarded LLC की आय और स्वरोज़गार कर रिपोर्ट करता है। साझेदार और S corporation के शेयरधारक अपना हिस्सा रिपोर्ट करते हैं, भले ही वितरण न हुआ हो। C corporation आम तौर पर अपना आयकर खुद देती है। देखें आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न भरता है (IRS: Single-member LLCs; IRS: Form 1065 instructions; IRS: Form 1120-S instructions; IRS: Forming a corporation)।

क्या ज़िम्मेदार व्यक्ति सामाजिक सुरक्षा संख्या की जगह ITIN इस्तेमाल कर सकता है?

हाँ। ज़िम्मेदार पक्ष (responsible party, यानी कंपनी का अंतिम स्वामी या नियंत्रक व्यक्ति) EIN आवेदन में व्यक्तिगत करदाता पहचान संख्या (ITIN) दे सकता है। अगर आवेदन बाकी शर्तें पूरी करता है, जिनमें अमेरिका में मुख्य व्यावसायिक स्थान भी शामिल है, तो IRS का ऑनलाइन टूल ज़िम्मेदार पक्ष का SSN या ITIN स्वीकार करता है (IRS: Get an EIN; IRS: Form SS-4 instructions)।

ज़िम्मेदार पक्ष आम तौर पर वह व्यक्ति होना चाहिए जो कंपनी का अंतिम स्वामी या नियंत्रक है, कोई नामित (nominee) कंपनी नहीं। अगर उस व्यक्ति के पास न SSN है, न ITIN, और वह दोनों के लिए अयोग्य है, तो Form SS-4 के निर्देश के अनुसार वह ज़िम्मेदार पक्ष की पहचान वाली पंक्ति में “foreign” या “N/A” लिखता है। जिस व्यवसाय का मुख्य व्यावसायिक स्थान अमेरिका से बाहर है, वह IRS का ऑनलाइन टूल इस्तेमाल नहीं कर सकता (IRS: Form SS-4 instructions; IRS: Get an EIN)। उस आवेदन के रास्ते के लिए देखें विदेश से कंपनी बनाना और चलाना।

अगर राज्य की फ़ाइलिंग और EIN पत्र में नाम अलग हों तो क्या करें?

किसी भी रिकॉर्ड को बदलने से पहले राज्य का मंज़ूर दस्तावेज़, EIN आवेदन और IRS का आवंटन नोटिस आपस में मिलाएँ। Form SS-4 में क़ानूनी नाम वैसा ही माँगा जाता है जैसा चार्टर या दूसरे क़ानूनी दस्तावेज़ में है; व्यापारिक नाम (trade name) अलग पंक्ति में जाता है (IRS: Form SS-4 instructions)।

अगर अंतर सिर्फ़ खाता आवेदन में है, तो प्रदाता को दोनों रिकॉर्ड दें और पूछें कि उसे कौन-सा नाम चाहिए। सिर्फ़ इसलिए दूसरा EIN आवेदन न करें कि प्रदाता ने बेमेल बताया है। IRS के अनुसार डुप्लीकेट EIN से बचने के लिए हर संस्था के लिए आवेदन का एक ही तरीका इस्तेमाल करें (IRS: Form SS-4 instructions)।

खाता खोलने से पहले स्वामियों को किन बातों पर सहमत होना चाहिए?

स्वामित्व और हस्ताक्षर का अधिकार लिखित में रखें। फिर राज्य की मंज़ूर फ़ाइलिंग, EIN नोटिस (अगर मिला हो), स्वामियों की पहचान और खाता प्रदाता का माँगा हुआ समझौता या कंपनी का प्राधिकरण इकट्ठा करें। हर स्वामी का हिस्सा, योगदान, प्रबंधन का अधिकार, लाभ का अधिकार, और निर्णय व निकास कैसे होंगे, यह दर्ज करें; अकेला स्वामी भी ये निर्णय दर्ज कर सकता है। खाता खोलने की शर्तें संस्था के हिसाब से अलग होती हैं; आवेदन से पहले उसकी दस्तावेज़ सूची देखें।

राज्य का operating agreement नियम जाँचें। न्यूयॉर्क के अनुसार उसकी LLC के सदस्यों को फ़ाइलिंग से पहले, फ़ाइलिंग के समय या उसके 90 दिन के भीतर लिखित समझौता अपनाना होता है। कैलिफ़ोर्निया में भी समझौता ज़रूरी है, जिसे LLC के रिकॉर्ड के साथ रखा जाता है (New York Department of State; California Secretary of State)। कंपनी को स्वामित्व के रिकॉर्ड और बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त रखने चाहिए, जिनमें खाते के हस्ताक्षरकर्ताओं की अनुमति भी हो (IRS: Publication 583)।

निजी पैसे से अलग व्यावसायिक खाता खोलें। IRS अलग व्यावसायिक चेकिंग खाता रखने की सलाह देता है, और ऐसे रिकॉर्ड रखने की भी जो दिखाएँ कि जमा राशि बिक्री है, स्वामी का योगदान है या ऋण (IRS: Publication 583)।

क्या मंज़ूरी के बाद राज्य को कोई और फ़ाइलिंग चाहिए?

जिस राज्य में संस्था बनी है, उसके नई संस्था वाले निर्देश तुरंत देखें। मंज़ूरी के बाद शुरुआती रिपोर्ट, स्वामित्व का विवरण, प्रकाशन, लाइसेंस या कर पंजीकरण की ज़रूरत पड़ सकती है। ज़रूरत और समय-सीमा राज्य और संस्था के प्रकार पर निर्भर करती है; सिर्फ़ राज्य की मंज़ूरी से ये बाद के कदम पूरे नहीं होते।

जो कैलिफ़ोर्निया LLC disregarded संस्था या साझेदारी के रूप में कर-योग्य हैं, वे अगर वार्षिक कर $800 बनता है, तो उसे FTB 3522 के साथ 4वें महीने का 15वाँ दिन तक चुकाएँ; फ़ाइलिंग वाले महीने को पहला महीना गिना जाता है। जो LLC इस्तेमाल में नहीं आई और SOS Form LLC-4/8 की शर्तें पूरी करती है, वह पहले साल के कर से बचने के लिए स्थापना के 12 महीने के भीतर रद्द हो सकती है; रद्द करने के लिए अब bizfile Online Full Access चाहिए (California Franchise Tax Board; California Secretary of State)। देखें कैलिफ़ोर्निया का न्यूनतम कर और LLC शुल्क। कैलिफ़ोर्निया की ऑनलाइन Statement of Information फ़ाइलिंग के लिए bizfile Online का उपयोगकर्ता एक्सेस चाहिए। अगर चूक के नोटिस के बाद 60 दिन तक विवरण फ़ाइल नहीं होता, तो राज्य $250 का जुर्माना लगा सकता है (California Secretary of State; California Secretary of State: FAQs; California Franchise Tax Board)।

जिस शहर, काउंटी और राज्यों में कंपनी काम करेगी, वहाँ गतिविधि-विशेष लाइसेंस भी जाँचें। न्यूयॉर्क के अनुसार कुछ व्यवसायों को राज्य या स्थानीय परमिट चाहिए; कैलिफ़ोर्निया स्वामियों को अपने लाइसेंस और परमिट खोज पेज की ओर भेजता है (New York Department of State; California Secretary of State)।

अगर कंपनी किसी दूसरे राज्य में काम करेगी, तो जाँचें कि क्या उसे वहाँ बाहरी राज्य की संस्था के रूप में पंजीकरण कराना होगा। उदाहरण के लिए, कैलिफ़ोर्निया में राज्य के भीतर कारोबार करने से पहले पंजीकरण ज़रूरी है (California Secretary of State)।

क्या नई बनी अमेरिकी कंपनी को संघीय लाभकारी स्वामित्व रिपोर्ट फ़ाइल करनी होती है?

नहीं। अमेरिका में बनी संस्था के लिए फ़िलहाल FinCEN को संघीय लाभकारी स्वामित्व रिपोर्ट देना ज़रूरी नहीं है। FinCEN का मौजूदा अंतिम नियम अमेरिकी कंपनियों और उनके लाभकारी स्वामियों को इस रिपोर्टिंग से छूट देता है (FinCEN: BOI reporting)।

विदेशी क़ानून के तहत बनी और अमेरिका में कारोबार के लिए पंजीकृत कुछ संस्थाओं पर नियम अलग है। अगर आपकी कंपनी ऐसी है, तो FinCEN का ताज़ा नियम देखें। राज्य के स्वामित्व प्रकटीकरण या खाता प्रदाता की पहचान संबंधी माँगें संघीय FinCEN रिपोर्ट से अलग हैं (FinCEN: BOI reporting)।

कर चुनाव की कौन-सी तारीख कैलेंडर में डालनी चाहिए?

अगर स्वामी S corporation कर दर्जे पर विचार कर रहे हैं, तो Form 2553 की समय-सीमा अभी कैलेंडर में डालें। आम समय-सीमा उस कर वर्ष की शुरुआत के 2 महीने और 15 दिन बाद तक है जिससे चुनाव लागू होना है; उससे पिछले कर वर्ष में भी फ़ाइल किया जा सकता है। नई कंपनी के लिए प्रभावी कर वर्ष तब शुरू हो सकता है जब उसके पास पहली बार स्वामी, संपत्ति या व्यावसायिक गतिविधि हो, जो भी सबसे पहले हो (IRS: Form 2553 instructions)।

Form 2553 पर अधिकृत अधिकारी हस्ताक्षर करता है, और हर ज़रूरी स्वामी उसके Part I की सहमति पर हस्ताक्षर करता है (IRS: Form 2553)। अगर LLC इसके बजाय स्थापना से ही C corporation की तरह कर चाहती है, तो Form 8832 जल्दी जाँचें: इसकी प्रभावी तारीख आम तौर पर फ़ाइलिंग से 75 दिन से ज़्यादा पहले की नहीं हो सकती। इसकी Part I की सहमति पर सभी मौजूदा सदस्य, या कोई अधिकृत अधिकारी, प्रबंधक या सदस्य हस्ताक्षर करता है; पिछली अवधि के लिए पहले के स्वामी को भी हस्ताक्षर करने होंगे (IRS: Form 8832)।

EIN लेने या Form SS-4 पर “1120-S” लिखने से S चुनाव नहीं हो जाता। IRS को Form 2553 मिलना और स्वीकार होना ज़रूरी है; योग्य LLC को उस चुनाव के लिए आम तौर पर Form 8832 की भी ज़रूरत नहीं होती (IRS: Form SS-4 instructions; IRS: Form 2553 instructions)। पात्रता और स्वामी के वेतन पर असर का फ़ैसला अलग से करना होता है: क्या आपको S corporation का दर्जा चुनना चाहिए?।

अगर कंपनी से समय-सीमा छूट गई, तो योग्य राहत के लिए S चुनाव में Form 2553 और C corporation वर्गीकरण में Form 8832 इस्तेमाल होता है, आम तौर पर इच्छित प्रभावी तारीख से 3 साल और 75 दिन के भीतर। दोनों के लिए उचित कारण और एकसमान रिटर्न ज़रूरी हैं; कुछ कंपनियों के लिए S चुनाव का अपवाद है। देखें क्या आपको S corporation का दर्जा चुनना चाहिए? (IRS: Late election relief; IRS: Rev. Proc. 2009-41)।

पहले इनवॉइस या पहले वेतन से पहले क्या तैयार होना चाहिए?

लेन-देन शुरू होने से पहले रिकॉर्ड और ज़रूरी कर पंजीकरण तैयार करें। EIN, राज्य में स्थापना, बिक्री कर परमिट, नियोक्ता खाता और व्यवसाय लाइसेंस के अलग-अलग काम हैं; इनमें से एक मिलने से बाकी की जगह नहीं भरती (IRS: Publication 583; New York Department of State)।

कंपनी के आयकर या franchise कर खाते के लिए राज्य की राजस्व एजेंसी से जाँचें, और यह भी कि क्या अलग पंजीकरण चाहिए। उसके नोटिस EIN पत्र के साथ रखें (California Secretary of State)।

जो स्वामी, प्रबंधक या अधिकारी वेतन-कर के लिए ज़िम्मेदार है और जानबूझकर काटा हुआ कर नहीं चुकाता, वह Internal Revenue Code की धारा 6672 के तहत न चुकाई गई कटी हुई रकम का 100% व्यक्तिगत रूप से चुका सकता है, भले ही रोज़गार कर LLC या कंपनी पर बनता हो। फ़ाइल किए गए वेतन रिटर्न के लिए निर्धारण की अवधि आम तौर पर फ़ाइलिंग की तारीख से तीन साल रहती है (अगर पहले फ़ाइल हुआ हो तो अगले 15 अप्रैल से), और वसूली की अवधि निर्धारण के बाद दस साल, अपवादों के साथ। प्रस्तावित जुर्माने का पत्र पाने वाले व्यक्ति के पास अपील के लिए 60 दिन होते हैं, या पत्र का पता अमेरिका से बाहर हो तो 75 दिन (IRS: Trust Fund Recovery Penalty; IRC sections 6501 and 6502)।

ऐसा रिकॉर्ड रखने का तरीका चुनें जो आय और खर्च साफ़ दिखाए। स्थापना के दस्तावेज़, EIN नोटिस, स्वामित्व रिकॉर्ड, राज्य की फ़ाइलिंग, परमिट, इनवॉइस और रसीदें एक जगह सँभालकर रखें (IRS: Publication 583)। उसके बाद कौन-से संघीय और राज्य आयकर रिटर्न आते हैं, यह आपका पहला व्यावसायिक कर रिटर्न और आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न भरता है में बताया गया है।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए; रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं। एक अमेरिकी-व्यक्ति स्वामी वाली कैलिफ़ोर्निया LLC 1 सितंबर को पंजीकृत होती है। स्वामी US$2,000 का परामर्श इनवॉइस बनाने की योजना रखता है और नए व्यावसायिक खाते में अपने निजी पैसे से US$1,000 जमा करता है। स्वामी मंज़ूर हुए articles सँभालकर रखता है, राज्य में नाम और agent जाँचता है, और US$1,000 को बिक्री नहीं, बल्कि स्वामी का योगदान दर्ज करता है।

अगर LLC में कर्मचारी नहीं हैं, कोई संबंधित excise tax नहीं है और कंपनी के रूप में कर का चुनाव नहीं है, तो LLC अलग संघीय EIN के बिना भी काम कर सकती है, हालाँकि खाता आवेदन में इसे माँगा जा सकता है। स्वामी कैलिफ़ोर्निया की शुरुआती Statement of Information की तारीख 30 नवंबर को कैलेंडर में डालता है, जो पंजीकरण के 90 दिन बाद है। अगर LLC disregarded बनी रहती है, तो उसका पहला कैलिफ़ोर्निया वार्षिक कर भुगतान 15 दिसंबर तक देय है। अगर LLC के पहले कर वर्ष से S दर्जे पर विचार हो रहा है, तो स्वामी वेतन देने या पहला इनवॉइस रिपोर्ट करने का तरीका तय करने से पहले Form 2553 की प्रभावी तारीख और फ़ाइलिंग अवधि जाँचता है। स्वामी स्थानीय लाइसेंस और यह भी जाँचता है कि जहाँ सेवा बेची जा रही है, वहाँ वह कर-योग्य है या नहीं।

आपके मामले में अलग है?

• आप S दर्जे पर विचार कर रहे हैं या चुनाव की अवधि निकल चुकी है: क्या आपको S corporation का दर्जा चुनना चाहिए? पात्रता और फ़ाइलिंग समझाती है; देर से किए गए या अनिश्चित चुनाव पर कदम उठाने से पहले व्यवसाय स्थापना में मदद लें।
• आप किसी कर्मचारी को या खुद को वेतन-पत्रक (payroll) से भुगतान करेंगे: वेतन-पत्रक (payroll) शुरू करना में पंजीकरण और पहला जमा बताया गया है।
• आप कर-योग्य वस्तुएँ या सेवाएँ बेचेंगे: बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है में परमिट और वसूली के कारण बताए गए हैं।
• आप विदेश में रहते हुए कंपनी के स्वामी हैं: विदेश से कंपनी बनाना और चलाना में EIN के मुद्दे हैं; अमेरिकी व्यावसायिक पता और बैंक खाता में agent और दस्तावेज़ के सवाल हैं।
• आपको पहले रिटर्न पहचानने या भरने हैं, जिनमें बिना आय वाला साल भी शामिल है: देखें आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न भरता है और आपका पहला व्यावसायिक कर रिटर्न।
• राज्य का रिकॉर्ड, IRS का रिकॉर्ड, स्वामित्व के काग़ज़ या पहली समय-सीमा साफ़ नहीं है: मंज़ूर फ़ाइलिंग, EIN नोटिस, स्वामियों की ID, agent का विवरण और पहली भर्ती व बिक्री की योजना इकट्ठा करें; फ़ाइल करने या खाते खोलने से पहले इन्हें मिलाने के लिए व्यवसाय स्थापना में मदद लें।