QuickBooks 대사 기초 잔액이 맞지 않을 때

QuickBooks 대사 기초 잔액이 틀리거나 명세서와 다른 이유는 무엇인가요?

기초 잔액이 틀리는 이유는 대개 이미 대사한 항목이 바뀌었거나, 처음부터 기초 잔액이 잘못 입력되었기 때문입니다. QuickBooks Online은 대사 완료를 뜻하는 R로 표시된 항목을 합산해 기초 잔액을 만듭니다(QuickBooks 도움말). QuickBooks는 다음 원인을 듭니다(QuickBooks 도움말).

• 계정을 만들 때 기초 잔액을 잘못 입력한 경우
• 대사를 마친 거래를 수정, 삭제, 무효 처리, 이동하거나 대사를 취소한 경우
• 분류를 마친 은행 연동 거래를 되돌려 Pending(보류) 상태로 돌려보낸 경우
• 대사 절차와 별개로 거래를 직접 대사 완료로 표시한 경우

원인은 대개 새 명세서가 아니라 과거에 입력한 항목입니다. 어떤 항목인지 보려면 불일치 보고서(Reconcile Discrepancy Report)를 여세요. 방법은 다음 섹션에 있습니다. 미국 IRS는 사업용 당좌예금 계좌를 매달 대사하라고 권고하며, 전산 기록은 장부 및 신고서와 일치해야 한다고 설명합니다(Publication 583). 여기서 안내하는 소프트웨어 단계는 QuickBooks의 도움말 페이지에서 가져왔습니다. 세법이 아니라 제품 사용법이며, 메뉴 이름은 바뀔 수 있습니다.

다음 조건이 모두 맞으면 비교적 단순한 경우입니다. 보고서에 몇 개의 항목이 나오고, 아직 제출하지 않은 기간에 속하며, 항목을 복원하면 차이가 0이 됩니다. 다음 중 하나라도 해당하면 단순하지 않습니다.

• 차이가 이미 신고서를 제출한 연도에서 생긴 경우
• 한꺼번에 많은 항목이 바뀌었거나, 보고서 내용을 합쳐도 차이와 맞지 않는 경우
• 정리 작업 중 누군가 항목을 삭제하거나 무효 처리했는데 이유를 아는 사람이 없는 경우
• 보고서대로 처리했는데도 장부와 명세서가 여전히 다른 경우

시작하기 전에 준비할 것:

• 기초 잔액이 틀어진 정확한 금액
• 명세서와 일치했던 마지막 대사 이후의 은행 및 카드 명세서
• 해당 기간에 저장해 둔 대사 보고서
• 해당 계정의 변경 이력(audit log)
• 변경 내용이 걸쳐 있는 연도의 제출한 신고서

어떤 거래가 언제, 누구에 의해 바뀌었는지 어떻게 찾나요?

불일치 보고서(Reconcile Discrepancy Report)를 여세요. What happened 열에 무엇이 언제 누구에 의해 바뀌었는지 나옵니다. 대사를 보고 수정하려면 관리자(admin) 권한이 필요합니다(QuickBooks 도움말).

1. 기초 잔액이 틀어진 정확한 금액을 적어 두세요. 찾아낸 변경 내용을 합치면 이 금액이 되어야 합니다.
2. Reconcile로 가서 계정을 선택합니다. 기초 잔액 경고가 뜨면 We can help you fix it을 선택합니다.
3. 보고서의 거래를 하나씩 차례로 확인합니다. Review in tray는 상세 내용을, 그 옆의 View History는 해당 거래의 전체 이력을 보여 줍니다.
4. 제안된 수정을 적용하거나, 본인의 기록을 보고 직접 바로잡습니다.

보고서가 명확한데도 잔액이 여전히 맞지 않는다면, 보고서에 나타나지 않는 두 가지 변경이 있을 수 있습니다. 삭제하거나 무효 처리한 거래는 Audit log를 열어 해당 계정과 마지막으로 대사를 마친 이후의 기간으로 필터링해 확인합니다. 정상적인 대사 밖에서 대사 완료로 표시된 항목은 계정과목표에서 계정 레지스터(register)를 열고 대사 상태별로 필터링한 뒤, 완료된 어떤 대사에도 속하지 않는 R 항목을 찾습니다.

Total discrepancy difference가 0이고, 찾은 변경 내용의 합계가 적어 둔 금액과 같으며, 기초 잔액이 명세서와 일치하면 바로잡힌 것입니다. 합계가 0이라는 사실만으로는 충분하지 않습니다. 보고서가 일부 변경을 놓칠 수 있기 때문입니다. 그다음 해당 기간을 대사합니다. IRS는 조정한 명세서 잔액이 조정한 장부(수표책) 잔액과 같아야 한다고 설명합니다(Publication 583).

수정, 삭제, 무효 처리 또는 대사 취소된 거래는 어떻게 고치나요?

보고서에 나온 항목을 바로잡되, 변경이 올바른 것이 아니라면 원래대로 되돌립니다. 변경 유형별로 QuickBooks가 안내하는 수정 방법은 다음과 같습니다(QuickBooks 도움말).

누군가 일부러 바꾼 변경이 모두 실수는 아닙니다. 복원하기 전에 누가 왜 바꿨는지 먼저 물어보세요. 변경이 옳았다면 복원하는 것은 잘못된 수정입니다. 그러면 장부와 명세서가 다른 데에는 이유가 있고, 그 이유에 대해 판단이 필요해집니다. 대사를 마친 기간이나 기초 잔액에 영향을 주는 수정이 확실하지 않다면 회계사와 먼저 확인하라고 QuickBooks도 안내합니다.

마감일이 해당 기간을 덮고 있으면, 수정할 때마다 경고창이나 비밀번호 요청이 뜹니다(QuickBooks 도움말). 마감일을 옮기기 전에 날짜를 적어 두고, 작업이 끝나면 원래대로 되돌리세요.

다시 대사해도 기초 잔액이 해결되지 않는 이유는 무엇인가요?

기초 잔액은 새 명세서가 아니라 과거에 입력한 항목에서 나오기 때문입니다. 소프트웨어는 대사할 때마다 이 잔액을 가장 먼저 확인하며, 이 잔액은 R로 표시된 항목의 합계입니다(QuickBooks 도움말). 새 대사를 시작해도 같은 합계를 그대로 쓰므로, 바뀐 항목을 복원하거나 이전 대사를 취소하기 전에는 차이가 그대로 남습니다.

새 대사를 조정 분개로 억지로 마감하면 합계는 맞지만, 무엇이 바뀌었는지는 알 수 없습니다.

대사를 취소할 수 있나요? 기간 전체를 다시 대사하는 편이 나은 경우는 언제인가요?

네, 가능합니다. QuickBooks에 따르면 주 관리자(primary admin)나 회계사가 History by account 화면에서 대사를 취소할 수 있으며, 더 자세한 단계는 안내하지 않습니다(QuickBooks 도움말). 화면에서 대사를 하나씩 취소할 수 있는지, 가장 최근 것만 가능한지 확인하세요. 취소하면 해당 대사가 사라지므로, 취소한 기간마다 명세서와 다시 대사해야 합니다. 명세서와 일치했던 마지막 기간까지만 취소하고, 이미 제출한 연도까지는 회계사와 상의 없이 취소하지 마세요. 취소하기 전에 기존 대사 보고서를 저장해 두면 전후를 비교할 수 있습니다.

항목 하나를 고칠지 기간 전체를 다시 대사할지는 QuickBooks나 IRS의 규칙이 아니라 판단의 문제입니다. 실무에서 쓰는 기준은 다음과 같습니다.

처음 대사하는데 기초 잔액이 잘못 입력되었다면 어떻게 하나요?

처음 대사할 때는 기초 잔액 항목만 대사 완료 상태여야 합니다. 따라서 기초 잔액이 틀렸다면 대개 기초 입력 항목이 잘못되었거나, 다른 항목이 실수로 R로 표시된 것입니다(QuickBooks 도움말). 먼저 기초 입력 항목을 확인하세요.

1. 계정과목표에서 해당 계정의 레지스터(register)를 엽니다. Account 열에 Opening Balance Equity가 있는 항목을 찾아 날짜와 금액을 적어 둡니다.
2. 같은 날짜의 은행 또는 카드 명세서 잔액과 비교합니다. 카드라면 갚아야 할 금액이 비교 대상입니다.
3. 다르면 금액을 수정하고 저장합니다.
4. 기초 입력 항목에는 R이 표시되어야 합니다. 나머지 항목은 비어 있거나 C(cleared, 정산됨)여야 합니다. 실수로 붙은 다른 R은 해제합니다. 이전 대사가 실제로 있었다면 기초 입력 항목을 고치지 말고 그 대사를 취소하세요.

기초 입력 항목의 반대편은 Opening Balance Equity에 들어갑니다. 시작 잔액의 상대 계정입니다. 이 계정을 정리하는 방법은 별도 가이드에 있습니다: Opening Balance Equity.

차이를 그냥 받아들이고 소프트웨어가 조정 분개를 만들게 해도 되나요?

대개는 권하지 않습니다. 대사를 마무리할 때 QuickBooks는 찾지 못한 차이를 받아들이고 끝낼 수 있게 하며, 이때 소프트웨어가 그 금액만큼 장부를 조정하는 분개를 만듭니다. QuickBooks는 먼저 회계사와 상의하고, 가능하면 차이를 직접 해결하라고 안내합니다(QuickBooks 도움말). 해당 페이지는 이 분개가 어느 계정에 기록되는지 밝히지 않으므로, 나중에 분개를 직접 찾아야 합니다.

이 분개는 합계는 맞춰 주지만 무엇이 바뀌었는지는 알려 주지 않습니다. 원인이 바뀐 거래라면 그 거래는 바뀐 채로 남고, 이미 제출한 연도에서는 장부가 신고서와 어긋날 수 있습니다. 차이를 받아들일지는 보고서, 변경 이력, 명세서를 모두 확인한 뒤 본인과 회계사가 정할 문제입니다. 그 이유도 기록해 두세요.

변경이 이미 제출한 연도에 있다면 어떻게 하나요?

제출한 신고서는 수정 신고서로 바로잡기 전까지 제출한 그대로 유지됩니다. 파트너십이 중앙 집중식 파트너십 감사 제도(centralized partnership audit regime)의 적용을 받는다면, 수정 신고서 대신 행정 조정 청구(administrative adjustment request)를 제출합니다(IRS). 제출한 연도에 속한 항목을 복원하거나 다시 대사하기 전에 현재 보고서를 저장하고, 해당 연도를 제출한 신고서와 비교한 뒤, 회계사와 함께 결정하세요.

변경 이력(audit log)에서 각 변경의 날짜를 신고서를 작성한 날짜와 비교하세요. 신고서 작성 전에 한 수정은 신고서에 이미 반영되었을 수 있으므로, 그 항목을 복원하면 장부가 신고서에서 멀어집니다. 반대로 신고서 작성 후에 잘못 한 수정이라면, 복원해야 장부가 신고서와 다시 맞습니다. 옳은 변경이라면 장부와 신고서가 달라진 채로 남으며, 신고서의 어떤 항목이 바뀌어야 하는지는 누군가 결정해야 합니다.

수익이나 비용 계정을 바꾸면 신고서에 영향을 줄 수 있습니다. 개인의 경우 IRS는 소득, 공제, 세액공제, 납부할 세액이 바뀐 것을 수정 신고 사유로 듭니다(IRS). 새 카드 계정의 기초 입력 항목처럼 재무상태표 계정에만 해당하는 변경은 개인사업자의 신고서에는 영향이 없을 수 있습니다. 신고서에 재무상태표인 Schedule L을 작성하는 법인이나 파트너십은 영향을 받을 수 있습니다. 안내서는 이 재무상태표가 장부 및 기록과 일치해야 한다고 설명합니다(Form 1120, 1120-S, 1065 작성 안내).

계산 오류나 기록 오류를 바로잡는 것은 회계 방식의 변경이 아니므로 IRS의 승인이 필요하지 않습니다. 항목의 시점을 일관되게 처리하는 방식은 하나의 회계 방식에 해당할 수 있고, 방식을 바꾸려면 일반적으로 Form 3115로 승인을 받아야 합니다(Publication 538).

신고서 종류별 수정 양식, 기한, 제출을 마친 연도를 잠그는 방법은 다음 가이드를 참고하세요: 세금 신고 후 마감일 설정.

대사를 마친 기간이 다시 바뀌지 않게 하려면 어떻게 하나요?

비밀번호 옵션과 함께 마감일을 설정하고, 관리자 권한을 제한하고, 변경 이력을 보관하고, 매달 대사하세요.

• 마감일(closing date). 마감일 이전이나 당일의 거래를 바꾸려 하면 소프트웨어가 경고하거나 비밀번호를 요구합니다(QuickBooks 도움말). 설정 단계, 두 가지 보안 옵션, 비밀번호를 누가 보관해야 하는지는 세금 신고 후 마감일 설정에서 설명합니다.
• 관리자 권한. 관리자는 대사를 보고 수정할 수 있으므로, 꼭 필요한 사람에게만 관리자 권한을 주는 것을 고려하세요.
• 변경 이력. 변경 이력(audit log)을 보관하세요. IRS는 전산 시스템의 문서에 보관된 기록을 무단으로 추가, 변경, 삭제하지 못하게 하는 통제 장치가 나와 있어야 한다고 설명합니다(Publication 583).
• 매월 대사. 그러면 오류가 한 달 안에 드러납니다. 은행 연결은 대사가 아닙니다: 은행 연동은 대사가 아닙니다.

예시

아래 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

입금 한 건이 수정된 경우

기초 잔액은 US$41,250이고 명세서는 US$39,800으로, US$1,450이 차이 납니다. 불일치 보고서에는 3월 입금 한 건이 US$3,950에서 US$5,400으로 바뀐 것으로 나옵니다. 차이가 US$1,450이므로 이 한 건이 차이 전체를 설명합니다. 3월이 아직 제출하지 않은 연도에 속하고, 3월 명세서에는 US$3,950으로 나와 있다고 가정합니다. 소유주는 누가 왜 수정했는지 확인한 뒤 Review in tray로 원래 금액을 복원합니다. 그러면 차이가 사라집니다.

대사를 마친 수표 세 장이 삭제된 경우

정리 작업 중 장부 담당자가 대사를 마친 수표 세 장을 삭제했고, 합계는 US$2,100입니다. 이 중 한 장은 이미 제출한 연도의 날짜입니다. 그래서 복원하기 전에 회계사가 그 연도의 장부와 기록을 제출한 신고서와 비교하고, 각 수표를 왜 삭제했는지 확인합니다. 삭제가 실수였다면 수표를 복원하거나, 원래 날짜와 금액으로 다시 만들어 대사 완료로 표시하면 보고서가 정리될 것입니다.

새 카드 계정

새 카드 계정을 처음 대사했더니 기초 잔액은 US$0인데, 명세서에는 시작일 기준 US$6,800을 갚아야 한다고 나옵니다. 기초 입력 항목이 US$0으로 입력되어 있었습니다. 다른 항목이 대사 완료로 표시되어 있지 않다면, 이 한 항목을 US$6,800으로 고치는 것으로 기초 잔액이 바로잡힐 것입니다. Opening Balance Equity 쪽도 함께 바뀝니다.

상황이 다르다면?

• 차이가 이미 제출한 연도에 있거나, 한꺼번에 많은 항목이 바뀌었거나, 보고서대로 처리해도 장부와 명세서가 여전히 다른 경우: 장부 관리 지원을 받아 어느 기간을 다시 대사할지, 제출한 신고서를 수정해야 하는지, 이후 장부를 어떻게 잠글지 정하세요. 명세서, 대사 보고서, 변경 이력, 제출한 신고서를 가져오세요.
• 소유주 지분(equity)이 작년 신고서와 맞지 않는 경우: 이월 이익잉여금이 작년 신고서와 맞지 않을 때를 참고하세요.
• QuickBooks Desktop에서 Online으로 옮긴 경우: 이전 후 잔액이 맞지 않을 때를 참고하세요.
• 회계사나 소프트웨어를 바꿨고 기초 잔액을 이전 보고서에서 가져온 경우: 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.
• 장부 담당자의 정리 작업으로 대사를 마친 항목이 바뀌었는데 이유를 모르는 경우: 장부 담당자의 작업 점검하기를 참고하세요.
• 은행 연동이 멈춰 몇 달치가 빠진 경우: 은행 연동 거래가 들어오지 않을 때를 참고하세요.
• 장부가 몇 달씩 밀린 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.