IRS 사업체 통지서: 어떤 서신인지와 먼저 할 일

사업체에 IRS 통지서가 오면 가장 먼저 무엇을 해야 하나요?

통지서 오른쪽 위 모서리에서 CP 또는 LTR 번호를 찾고, 회신 기한을 적어 둔 다음, 다른 일을 하기 전에 IRS.gov에서 그 번호를 조회하세요. IRS는 통지서가 회신을 요구하면 기한까지 행동하라고 안내합니다. 내용에 동의하지 않을 때도 그 기한까지 회신해야 이의 신청 권리가 보장된다고 합니다.

1. 통지서 번호, 과세 기간, 통지서에 나온 양식, 회신 기한을 적어 두세요.
2. IRS 통지서·서신 검색에서 번호를 조회하세요.
3. 통지서를 해당 기간에 제출한 신고서 및 납부 기록과 비교하세요.
4. 동의하는지, 동의하지 않는지, 전액을 낼 수 없는지 정하세요. 동의하면 통지서가 요구하는 대로 하세요. 회신을 요구하지 않는 한 답장은 필요 없습니다. 동의하지 않으면 통지서의 안내를 따르고 서류 사본을 보내세요. 전액을 낼 수 없으면 기한까지 낼 수 있는 만큼 납부하세요. 이자와 가산세를 줄일 수 있습니다.
5. 통지서와 보낸 모든 서류의 사본을 보관하세요.

다음에 해당하면 간단한 통지서가 아닙니다.

• 압류(levy)나 담보권(lien)을 언급합니다.
• 여러 기간이나 여러 해를 다룹니다.
• 급여세가 얽혀 있습니다.
• 사업체가 제출한 적 없는 신고서를 요구합니다.
• 파트너십 또는 S corporation 신고서 가산세를 부과합니다.
• 외국인 소유주가 있는 사업체에 Form 5472 가산세를 부과합니다.

압류(levy)는 세금을 내지 않았을 때 은행 잔액 같은 재산을 법적으로 가져가는 것이고, 담보권(lien)은 체납 세금에 대해 정부가 재산에 갖는 법적 청구권입니다.

이런 경우에는 일찍 전문가에게 맡기세요. 이유는 아래 "어떤 IRS 통지서는 바로 전문가의 도움을 받아야 하나요?" 항목에 나옵니다. 도움을 찾는 동안 회신 기한을 넘기지 마세요.

준비할 것: 통지서 전체(앞면과 뒷면), 해당 기간에 제출한 신고서와 EIN, 각 납부의 증빙(은행 명세서나 취소된 수표), 같은 건에 대한 이전 통지서. 장부가 너무 밀려 이를 준비할 수 없다면 장부 정리가 먼저입니다. 밀린 장부 정리를 보세요.

우리 사업체에 온 IRS 서신은 진짜인가요?

IRS는 보통 미국 우체국(USPS)을 통한 우편으로 먼저 연락한다고 밝힙니다. 예고 없이 오거나, 재촉하거나, 위협하거나, 개인정보·금융정보를 묻거나, 즉시 납부를 요구하는 전화·이메일·문자는 IRS가 보낸 것이 아니며, 소셜 미디어 다이렉트 메시지는 절대 IRS가 보낸 것이 아닙니다(IRS).

서신을 확인하려면 IRS 통지서·서신 검색에서 번호를 검색하세요. 검색되지 않거나 의심스러우면 800-829-1040으로 전화해 상담원의 안내를 따르라고 IRS는 안내합니다. IRS 전화 안내 페이지에는 사업체용 번호로 800-829-4933이 나와 있습니다.

사업체 소유주가 놀라기 쉬운, 실제로 오는 연락이 두 가지 있습니다. 하나는 납부 요구 통지서가 우편으로 오기 전에 고용세 문제로 전화하는 징수 담당관(revenue officer)입니다(IRS는 통화 시간을 적은 Letter 5857도 우편으로 보낸다고 하므로, 그 서신에 적힌 번호로 확인하세요). 다른 하나는 민간 채권 추심 업체의 서신입니다(IRS).

통지서 번호는 어디에 있고, 그 뜻은 어떻게 조회하나요?

CP 또는 LTR 번호는 서신 오른쪽 위 모서리에 있습니다(IRS). 이 번호를 IRS 통지서·서신 검색에 입력하거나 주제별로 검색하세요. 통지서 페이지에는 통지서의 내용과 다음 단계가 나와 있습니다. Letter 1058처럼 CP 대신 Letter 또는 LT 번호가 붙은 서신도 있습니다. 통지서에 적힌 전화번호로 전화하세요.

사업체에 오는 흔한 IRS 통지서는 무슨 뜻인가요?

아래 통지서마다 내용과 첫 단계를 설명하는 IRS 페이지가 있습니다. 마지막 열은 해결 방법을 다루는 가이드입니다.

IRS는 CP161과 CP215를 각각 미납 잔액과 민사 가산세에 대한 통지서라고만 설명하며, 사업체 전용이라고는 밝히지 않습니다. 통지서에 인쇄된 이름과 납세자 번호를 확인해 어느 계정에 관한 것인지 확인하세요.

다른 서신은 각각 전용 가이드가 있습니다.

• 세무조사 서신: 소규모 사업체 IRS 세무조사.
• 급여 대행 업체가 IRS에 세금을 내지 않은 경우: 급여 대행 업체가 세금을 내지 않았을 때.
• 징수 담당관이 미납 급여세를 문의하는 경우: 신탁기금 회수 가산세.
• Form 5472 가산세: 외국인 소유주 신고 누락.
• 1099 또는 W-2 지연 제출 가산세(Notice 972CG, Publication 1586 기준): 계약자·직원 세금 서류 지연 제출.

이미 낸 세금을 내라고 하거나 내용에 동의하지 않으면 어떻게 하나요?

내가 낸 납부 하나하나를 IRS가 반영했다고 하는 납부와 비교하세요. CP161은 위 표에 나온 대로, 누락된 납부나 잘못된 수치를 알릴 수 있는 기간이 통지서 날짜로부터 10일뿐입니다.

1. 납부마다 증빙을 모으세요. 날짜, 금액, 납부 대상 기간과 양식, 은행 기록입니다. 통지서의 납부 목록과 계산을 내 신고서와 대조해 읽어 보세요.
2. IRS 쪽 기록을 확인하세요. 사업체 세금 계정에서는 연도별 잔액과 납부 내역을 볼 수 있고, 세금 계정 증명서(tax account transcript)에서는 납부, 가산세, 이자, 납부할 잔액을 볼 수 있습니다.
3. 서류를 갖추고 통지서에 적힌 번호로 전화하세요. CP215 페이지는 취소된 수표 같은 서류를 요구합니다.
4. 다툼이 없는 금액은 납부하세요. 표시된 날짜까지 내야 합니다. 납부 기한이 지난 미납 잔액에는 이자가 계속 붙습니다.

분쟁을 어디서 풀지는 통지서에 따라 다릅니다.

• 잔액 또는 가산세 통지서(CP161, CP215): 통지서에 적힌 번호로 전화하세요. 가산세에 이의가 있으면 재검토해야 하는 이유와 증빙 서류를 담은 서명된 서신을 보낼 수도 있습니다. IRS는 정당한 사유가 있으면 가산세를 없애거나 줄일 수 있고, 그 가산세에 붙은 이자도 함께 없어집니다(IRS). 또 직전 3년 동안 제때 제출하고 납부한 기록이 있는 사업체는 제출 지연, 납부 지연, 납부 일정 위반 가산세에 대해 최초 1회 가산세 면제(First Time Abate)를 받을 수 있습니다. 직접 신청하는 방식이 있고, 대상 신고서에는 자동 면제도 있습니다(IRS: 행정 가산세 구제, 조건은 지연 제출·지연 납부 가산세에 있습니다). 세금 자체에 붙은 이자는, IRS가 사업체에 처음 연락한 이후에 생겼고 사업체가 원인을 제공하지 않은 IRS의 부당한 오류나 지연에 한해 Form 843이나 서명한 서신으로 면제를 신청할 수 있습니다. 신청 기간은 최초 신고서 제출 후 3년, 또는 세금 납부 후 2년 중 더 늦은 시점 이내입니다. 이 구제는 고용세에는 적용되지 않습니다(IRS interest abatement).
• CP504: 바로 전화하세요. 통지서에는 징수 조치 전에 징수 이의 신청 프로그램(Collection Appeals Program) 재검토를 요청하는 방법도 나옵니다. 이미 냈거나 분할 납부 약정이 있어도 계정에 반영되도록 전화하세요(IRS).
• LT11, Letter 1058 또는 CP297: 아래에 설명한 기한 안에 Form 12153으로 징수 적법 절차 심리(Collection Due Process hearing)를 요청해야 합니다.
• 그래도 해결되지 않으면: IRS 통지서 페이지는 IRS 안에 있는 독립 기구인 납세자 옹호 서비스(Taxpayer Advocate Service)와 저소득 납세자 상담 센터(Low Income Taxpayer Clinics)를 안내합니다. Publication 1660에 따르면 납세자 옹호 서비스는 심리 요청 기한을 연장해 줄 수 없습니다.

사업체가 폐업했거나 활동이 없었거나, 통지서가 오래된 Form 940을 요구해도 회신해야 하나요?

CP259는 회신해야 합니다. CP259 페이지에 따르면 어떤 기간에 직원이나 사업 활동이 없었던 사업체는 그 기간의 신고서를 제출하지 않아도 되지만, 통지서에는 반드시 회신해야 합니다. 동봉된 회신서에 신고서가 필요 없는 이유를 설명하세요. 그 기간에 납부, 예치금, 공제액이 있었다면 환급을 받으려면 그 내용을 담은 서명된 신고서를 제출해야 합니다. 다른 통지서는 그 통지서의 안내를 따르세요.

회신서를 보내기 전에 알아 둘 점이 네 가지 있습니다.

• "활동 없음"이 항상 "신고서 없음"은 아닙니다. 미국 내 파트너십은 소득을 받지 않고 공제 대상 지출이나 세액공제도 없는 경우가 아니면 Form 1065를 제출합니다(Form 1065 작성 안내). section 501에 따라 면제되지 않는 미국 법인은 과세소득이 없어도 소득세 신고서를 제출해야 하며, 일반적으로 Form 1120을 씁니다(Form 1120 작성 안내). S corporation은 대신 Form 1120-S를 제출하지만, IRS가 수락한 선택이 유효한 동안에 한합니다(Form 1120-S 작성 안내). S corporation으로 처리하는 사업체인데 통지서에 Form 1120이 나와 있다면 먼저 IRS의 수락 서신을 확인하고 S corporation 늦은 선택 구제를 보세요.
• EIN이 제출 의무를 정합니다. EIN이 발급되면 Form 940, Form 941, Form 1120 같은 특정 신고서의 제출 의무가 설정됩니다. 제출하지 않은 신고서는 연체로 처리되며, 양식과 기간마다 통지서가 따로 옵니다(CP259). 직원이 없던 사업체도 급여세 통지서를 받을 수 있는 이유입니다.
• 오래된 Form 940 또는 941 통지서. CP259 페이지는 직원이나 사업 활동이 없던 기간에는 신고서가 필요 없다고 하면서도 회신서로 답해야 한다고 안내합니다. 그런데 사업체는 첫 Form 941을 제출한 뒤에는 보통 임금이 없어도 최종 신고서를 제출할 때까지 분기마다 제출합니다(Form 941 작성 안내). Form 940에는 그해에 아무에게도 지급하지 않은 고용주를 위한 "지급 없음" 칸과 폐업한 사업체를 위한 최종 신고서 칸이 있습니다(Form 940 작성 안내). CP259 페이지는 이 둘이 어떻게 맞물리는지 설명하지 않으므로, 회신하기 전에 해당 기간의 급여 내역을 확인하세요. 급여세 밀린 부분 정리를 보고, IRS가 보통 몇 년 전까지의 미제출 신고서를 요구하는지는 미제출 사업체 신고서 정리를 보세요.
• CP259는 내 제출과 엇갈려 도착할 수 있습니다. IRS는 CP259 페이지에서 통지서에 적힌 것과 같은 이름과 EIN으로 최근 4주 이내에 제출했다면 그 통지서를 무시해도 된다고 안내합니다. 다른 통지서에는 이런 안내가 없습니다.

사업체의 제출 의무를 끝내려면 사업체가 제출하는 신고서와 회사 정리를 보세요.

기한은 얼마나 되고, 놓치면 어떻게 되나요?

통지서에 인쇄된 날짜가 기준입니다. IRS는 모든 통지서에 적용되는 단일 기한을 정하지 않았고, 통지서 안에 더 짧은 기간이 들어 있는 경우도 있습니다.

압류 통지서에 관해 알아 둘 점이 세 가지 있습니다.

• CP504는 심리 통지서가 아니며, 그 뒤에 심리 통지서가 오지 않을 수도 있습니다. IRS 이의 신청 FAQ에 따르면 IRS는 CP504 통지서 하나로는 압류할 수 없고, 그다음에 압류 의도와 심리 권리를 알리는 정식 통지서가 옵니다(IRS). 하지만 이 통지서는 세금과 기간마다 한 번만 보내면 됩니다(section 6330(a)(1), Publication 1660). CP504 페이지도 아직 받은 적이 없을 때만 뒤따른다고 합니다. 같은 세금과 기간에 대한 이전 통지서를 확인하세요. 이미 발송되었다면 추가 통지서 없이 압류가 이어질 수 있고, 그 요청 기한이 진행 중이거나 이미 지났을 수 있습니다. 주 세금 환급금은 이 통지서 없이도 압류될 수 있습니다. 압류 대상 기간 이전 두 해 안에 고용세에 관해 심리를 요청한 적이 있는 사업체의 재산도 마찬가지입니다(자격 제한 고용세 압류, disqualified employment tax levy). 이 경우 심리는 CP297A 페이지에 설명된 대로 압류 후에 열립니다(section 6330(f)와 (h)). 그 밖의 예외는 Publication 1660에 나와 있습니다. 그래도 IRS는 기다리지 말고 CP504에 지금 회신하라고 안내합니다.
• 30일은 통지서에 적힌 날짜 다음 날부터 세세요. 규정은 수령일이 아니라 통지서 날짜부터 세므로, 통지서를 늦게 읽어도 기한이 늘어나지 않습니다. IRS에 전화해도, 미국 밖에 살아도 마찬가지입니다(Treas. Reg. 301.6330-1, Publication 1660). 이의 신청 FAQ는 "수령일부터"라고 하지만 규정을 따르세요. 마지막 날이 토요일, 일요일, 법정 공휴일이면 이 중 어느 것도 아닌 다음 날의 소인이 찍힌 요청도 기한 내로 인정됩니다(제7503조). IRS는 통지서를 사업체의 마지막으로 알려진 주소로 보낼 수 있으므로(section 6330(a)(2)), 이사하거나 책임자가 바뀌면 Form 8822-B로 주소를 변경하세요. 이 기간 동안, 그리고 기한 내 요청이 처리 중인 동안에는 일반적으로 압류가 허용되지 않습니다.
• 늦은 요청은 불리합니다. 압류 통지서 날짜로부터 한 해 이내의 소인이 찍힌 요청은 동등 심리(equivalent hearing)를 받을 수 있지만, 압류가 금지되지 않고 결정에 대해 법원에 갈 수 없습니다(Publication 1660).

담보권, 심리, 징수를 멈추는 사유는 사업체 세금 체납에 대한 IRS 분할 납부 계획을 보세요.

회계사나 장부 담당자가 IRS 업무를 대신해 줄 수 있나요?

사업체가 Form 2848에 서명하면 CPA, 변호사, 등록 세무사(enrolled agent)가 대신할 수 있습니다. IRS 작성 안내에 따르면 대리인은 IRS 앞에서 업무를 할 자격이 있어야 하며, Part II에 변호사, CPA, 등록 세무사, 임원, 정규직 직원 등 자격이 있는 사람이 나열되어 있습니다.

이 범주에 속하지 않는 장부 담당자에게는 Form 8821로 세금 정보를 열람하고 받을 권한을 줄 수 있지만, 사업체를 대리할 권한은 줄 수 없습니다. 미등록 신고서 작성자(변호사, CPA, 등록 세무사가 아닌 유급 작성자)는 자신이 작성하고 서명한 신고서의 조사에서만 납세자를 대리할 수 있으며, PTIN과 IRS의 연간 신고 시즌 프로그램(Annual Filing Season Program) 기록이 필요합니다. 납부할 잔액이나 압류 통지서는 이에 해당하지 않으며, 이런 작성자는 징수 담당관이나 이의 신청 담당관 앞에서는 납세자를 절대 대리할 수 없습니다.

Form 2848의 3번 줄에 업무, 양식, 기간이 적혀 있지 않거나("All years"나 "All taxes"라고 적은 경우), 잘못된 사람이 서명하면 IRS는 반려합니다. 신고서와 관련 없는 가산세라면 3번 줄에 "Civil Penalty"라고 쓰거나 그 가산세를 설명해야 합니다. 법인은 법인을 구속할 법적 권한이 있는 임원이 서명합니다. 파트너십은 모든 파트너가 서명하거나, 주법에 따라 파트너십 이름으로 행동할 권한을 받은 파트너 한 명이 그 권한 사본을 첨부해 서명합니다. 양식의 나머지 부분은 소규모 사업체 IRS 세무조사와 회계사 교체를 보세요.

이 양식으로 사업체의 납세 의무가 없어지지는 않습니다.

우리 사업체의 IRS 서신과 잔액은 어디서 모두 볼 수 있나요?

IRS 사업체 세금 계정에서는 연도별 미납 잔액, 납부 내역, 세금 계정 증명서, 통지서와 서신을 볼 수 있습니다. 모든 서신이 거기에 표시된다고는 IRS 페이지에 나오지 않으므로, 종이 통지서와 거기에 인쇄된 날짜를 기준으로 행동하세요.

지정 책임자는 매년 이 역할을 갱신합니다. 계정이 없으면 Form 4506-T로 우편 신청하거나 IRS 사업체 전화 상담으로 사업체 증명서(business transcript)를 받을 수 있습니다(IRS). 사업체 개요 증명서(entity transcript)에는 사업체의 제출 의무가 나와 있어, 통지서가 내가 몰랐던 신고서를 요구할 때 도움이 됩니다. 제출한 직후에 나오는 "No record of return filed"는 신고서가 아직 처리되지 않았다는 뜻일 수 있습니다(전자 제출 후 2~3주, 우편 발송 후 6~8주를 기다리세요).

어떤 IRS 통지서는 바로 전문가의 도움을 받아야 하나요?

잘못된 첫 대응이 비용이 크거나 되돌리기 어려운 경우에는 일찍 도움을 받고, 그동안에도 회신 기한을 놓치지 마세요. 다음 특징이 있으면 위험이 커집니다.

예시

이 예시는 설명용이며, 금액의 단위는 미국 달러입니다.

2년 동안 Form 1065를 제출하지 않은 경우

파트너십으로 과세되는 구성원 2명의 LLC가 첫 2년 동안 소득이 있었지만 Form 1065를 한 번도 제출하지 않았습니다.

• 1년 차와 2년 차: 각 연도의 Form 1065는 연도가 끝난 뒤 기한이 돌아옵니다(역년 기준 파트너십은 3월 15일, Form 1065 작성 안내 기준). 둘 다 제출되지 않았습니다.
• 3년 차 이후: CP259 통지서 두 장이 도착하며, 연도마다 한 장씩입니다. 각 통지서는 LLC에 지금 제출하거나, 신고서가 필요 없는 이유를 회신서에 설명하라고 요구합니다.
• 대응: LLC에 소득이 있었으므로 각 연도에 Form 1065가 필요했습니다. CP259 페이지가 즉시 제출하라고 안내하므로, 은행 기록으로 두 해의 장부를 만들어 모든 명세서를 첨부해 두 신고서를 모두 제출합니다.
• 그 후: 늦은 연도마다 가산세 통지서(CP162C)가 올 수 있습니다. 가산세와 구제에 관한 가이드에서 부과 내용을 볼 수 있습니다. CP162C 페이지의 조건을 충족하면 소규모 파트너십 구제가 적용될 수 있습니다. 예를 들어 구성원이 모두 비거주 외국인이 아닌 개인이고, 각자의 몫을 기한 내 신고서에 신고했어야 합니다(IRS).

S corporation과 누락된 납부

S corporation이 US$8,000의 CP161을 받았습니다. 은행 명세서에는 통지서의 반영 납부 목록에 없는 US$5,000 납부가 있습니다.

납부의 날짜, 금액, 기간을 통지서와 대조하고, 사업체 세금 계정을 확인한 다음, 통지서 날짜로부터 10일 이내에 은행 기록을 가지고 IRS에 연락합니다. IRS가 납부를 확인해 주면 이자와 가산세를 더하기 전의 잔액이 약 US$3,000으로 줄어들 수 있습니다. S corporation은 남은 금액을 표시된 날짜까지 납부하거나 분할 납부 계획을 문의합니다.

민사 가산세 통지서

컨설팅 LLC가 US$2,400의 CP215를 받았습니다. 통지서에는 납부 기한, 금액, 납부 방법이 나와 있습니다. 소유주는 통지서에서 가산세의 이름과 과세 기간을 찾아, 그 가산세를 다루는 가이드와 맞춰 봅니다. 지연 제출 가산세인지, Form 5472 위반인지 확인하는 것입니다. 제때 제출했거나 통지서만으로 가산세 내용이 분명하지 않으면, 납부하기 전에 제출 증빙을 갖추고 통지서의 번호로 전화합니다. 가산세가 맞다면 기한까지 US$2,400 전액을 납부해 추가 가산세와 이자가 쌓이는 것을 막습니다.

내 경우는 다른가요?

• 통지서가 압류를 언급하거나, 여러 기간이 나열되어 있거나, 급여세가 얽혀 있거나, 제출한 적 없는 신고서를 요구하는데 회신 기한이 가깝습니다: 그 날짜가 시한입니다. 통지서가 어느 소유주에 관한 것인지, 어느 신고서를 먼저 제출할지, 대리인이 회신해야 하는지, 가산세 구제가 맞는지는 통지서에 나오지 않는 사실에 달려 있습니다. 지금 법인 세금 상담을 받고, 그동안에도 회신 기한을 주시하세요.
• 여러 해의 신고서가 빠졌거나 장부가 너무 밀려 신고서나 납부 증빙을 찾을 수 없습니다: 미제출 사업체 신고서 정리를 따르세요. 이런 신고서는 장부를 바탕으로 만들기 때문에 보통 장부가 먼저입니다. 밀린 장부 정리와 장부 관리 도움을 보세요.
• 통지서가 가산세에 관한 것입니다: 지연 제출·지연 납부 가산세를 보세요. Form 1065 가산세는 소규모 파트너십 가산세 구제를 보세요.
• 통지서가 급여세에 관한 것입니다: 급여세 밀린 부분 정리를 보고, 징수 담당관이 관여하면 신탁기금 회수 가산세를 보세요.
• 사업체가 낼 수 있는 금액보다 더 많이 내야 합니다: 사업체 세금 체납에 대한 IRS 분할 납부 계획을 보세요.
• 서신이 세무조사입니다: 소규모 사업체 IRS 세무조사를 보세요.
• 제출한 신고서가 틀렸고 통지서에 다른 수치가 나와 있습니다: 제출한 사업체 신고서 수정을 보세요.
• 사업체를 해외에서 소유하고 있고 가산세가 Form 5472 때문입니다: 외국인 소유주 신고 누락을 보세요.
• 통지서가 개인 신고서에 관한 CP2000입니다: 소득 불일치 통지서 가이드를 보세요.