연말 결산 체크리스트: 소규모 사업체 장부 마감

연말 장부 마감이란 무엇이고, 먼저 무엇을 모아야 하나요?

장부 마감은 신고가 아니라 해당 과세연도 기록의 최종 대사와 검토입니다. IRS(미국 국세청)는 총소득, 공제, 세액공제를 보여 주는 장부를 요구하며, 소득과 비용이 분명히 드러나는 체계라면 어떤 방식이든 인정합니다. 마감을 하면 신고 대행인이 신고서를 작성할 수 있을 만큼 장부가 믿을 만해집니다.

장부는 과세연도를 따릅니다. 역년이 가장 흔하므로 대부분의 소규모 사업체는 12월 31일에 마감합니다. 회계연도를 쓰는 사업체는 자기 결산일에 마감합니다(역년과 회계연도 참고). 장부는 신고서와 같은 회계 방식으로 관리하세요(Publication 583). 다른 방식을 쓴다면 차이를 정리한 서면 대사표를 신고 대행인용으로 보관하세요(26 CFR 1.446-1; 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서 참고).

계좌가 하나이고 급여와 재고가 없다면 마감은 어렵지 않습니다. 다음 경우에는 더 어려워집니다.

• 파트너십 또는 법인. 신고서에 재무상태표(Schedule L)가 필요하다면 장부와 일치해야 합니다(Form 1065, Form 1120-S, Form 1120 작성 안내).
• 재고. 연말 재고 조사가 매출원가를 정합니다.
• 급여 또는 계약자. 관련 서식은 연말 다음 달에 기한이 오고 장부와 일치해야 합니다.
• 계좌가 많거나 장부가 한 달 넘게 밀린 경우. IRS는 당좌 계좌를 매달 대사하라고 안내합니다. 장부가 밀리면 마감이 따라잡기 작업이 됩니다.
• 미분류 항목, 대사가 맞지 않는 계좌, 섞여 있는 소유주 자금. 체크리스트는 깔끔한 장부를 마감하는 용도입니다. 이런 상태의 장부는 신고 대행인이 쓰기 전에 바로잡아야 합니다. 장부 정리 체크리스트를 참고하세요.

먼저 모을 자료는 다음과 같습니다.

• 모든 은행, 카드, 대출, 결제 대행 계좌의 12월 명세서
• 급여 보고서와 한 해의 급여 합계
• 계약자 지급 내역과 수취인별 W-9(납세자 식별번호 확인서)
• 12월 31일 잔액과 한 해 이자가 나와 있는 대출 명세서
• 한 해 동안 사거나 팔거나 폐기한 자산
• 상품을 판매한다면 재고 조사표
• 받은 Form 1099-K와 Form 1099-NEC. Form 1099-K는 소득과 같지 않을 수 있습니다
• 작년 신고서

연말 결산 체크리스트에서 가장 먼저 대사할 것은 무엇인가요?

모든 은행, 카드, 대출 계좌를 12월 31일 잔액에 맞춰 대사하세요. Publication 583은 당좌 계좌를 매달 대사하라고 안내합니다. 기준은 조정한 명세서 잔액(아직 반영되지 않은 입금과 결제되지 않은 수표를 반영한 뒤)이 조정한 장부 잔액(은행 수수료와 정정을 반영한 뒤)과 같아지는 것입니다.

1. 12월 명세서를 받으세요. 명세서가 오기 전에 마감하면 12월이 대사되지 않은 채 남습니다. 카드나 대출의 청구 주기가 더 일찍 끝난다면 12월 31일 잔액을 요청하세요.
2. 작년 마감 잔액에서 시작하세요. 시작 잔액이 틀렸다면 그것부터 바로잡아야 합니다. 시작 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.
3. 입금과 지급을 매칭하세요. 명세서와 장부가 다른 이유는 아직 입력하지 않은 은행 수수료, 명세서 날짜 이후의 입금, 아직 결제되지 않은 수표 중 하나입니다. 수수료는 입력하고, 결제되지 않은 수표는 미결제 항목으로 목록에 올리세요.
4. 카드와 대출. 카드마다 명세서와 대사하세요. 카드 대금 납부는 두 번째 비용이 아니라 계좌 간 이체입니다(신용카드 대금 납부 기록). 대출은 대출 기관의 12월 31일 명세서와 맞추세요. 이자는 비용이고 원금은 대출 잔액을 줄입니다(사업 대출 기록하기).
5. 사업 자금이 들어 있는 그 밖의 계정, 예를 들어 결제 대행사 잔액과 현금: 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

은행 연동은 거래를 가져올 뿐, 장부가 명세서와 일치한다는 증거는 아닙니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.

연말에 걸친 매출, 청구서, 급여는 어떻게 처리하나요?

신고서에는 각 항목을 사업체의 세무 회계 방식이 요구하는 연도에 넣고(Publication 538), 장부와 다른 부분은 신고 대행인에게 알려 주세요.

소모품은 어느 방식이든 별도 규칙을 따릅니다. 사용량을 기록하거나 세는 소모품은 일반적으로 처음 사용하거나 소비한 때 공제합니다. 사용 기록이나 재고 조사가 없는 소모품은 지급한 때(발생주의에서는 발생한 때) 공제합니다. 아래의 소액 구매 선택으로 달라질 수 있습니다(26 CFR 1.162-3; 소규모 판매자의 재고 또는 소모품).

작년 신고서에서 쓴 방식을 유지하세요. 방식을 바꾸려면 일반적으로 IRS 승인이 필요하며, Form 3115로 요청합니다. 자동 변경은 변경 연도의 신고서와 함께 제출합니다(Form 3115 작성 안내). 재고가 있는 사업체는 일반적으로 매입과 매출에 발생주의 방식을 쓰며, 소규모 사업체 예외는 아래에 있습니다. 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

연말에 걸칠 수 있는 항목은 세 가지입니다.

• 12월에 청구서를 보냈는데 1월에 대금을 받은 경우: 다음 과세연도에 받은 청구서 대금을 참고하세요.
• 미리 낸 임대료, 보험료 등 비용: 연말 선급 비용을 참고하세요.
• 12월분 급여를 1월에 지급한 경우: Form W-2 금액은 역년 동안 지급한 급여를 기준으로 하므로, 12월 근무분 급여를 1월 1일에 지급했다면 다음 해 W-2에 들어갑니다(W-2 작성 안내). 비용이 12월에 속하는지는 회계 방식과 지급 대상에 따라 다릅니다. 현금주의를 쓰는 특수관계자에게 줄 급여는 지급한 때에만 공제할 수 있습니다(Publication 538). 연말 미지급 급여를 참고하세요.

장부에 따라 달라지는 급여·계약자 서식에는 무엇이 있고, 기한은 언제인가요?

직원과 계약자 서식은 연말 다음 달에 기한이 오고 사업체 신고서보다 먼저이므로, 급여와 계약자 지급액부터 마감하세요.

기한이 주말이나 법정 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다(IRS 기한). 위 날짜에는 이미 이것이 반영되어 있습니다. 세금을 모두 제때 납부했다면 Form 941이나 Form 940을 대신 2027년 2월 10일까지 제출해도 됩니다(Form 941 작성 안내). 정보 신고서(W-2와 1099 합산) 10건 이상을 제출하는 고용주는 전자 제출해야 합니다(IRS).

급여. 급여 보고서를 급여, 원천징수, 고용주 세금 계정과 대사하고, 12월 급여를 1월에 지급한 경우처럼 시점 차이는 합계를 억지로 맞추지 말고 설명하세요. IRS는 네 분기 Form 941을 Form W-3의 W-2 합계(원천징수한 소득세, 사회보장 임금과 팁, 메디케어 임금과 팁)와 대조하며, 차이가 나면 연락할 수 있습니다(Form 941 작성 안내). 잔액이 정리되지 않는 경우: 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요. 원천징수한 세금을 납부하지 않으면, 고의인 경우 책임자(responsible person)가 그 세금과 같은 금액의 가산세를 개인적으로 부담할 수 있습니다(제6672조). IRS가 이를 부과할 수 있는 기간은 일반적으로 3년이며, 기산일은 급여 연도 이후의 4월 15일 또는 더 늦은 제출일입니다(IRM 5.7.3). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

계약자. 한 해 동안 용역 대가(부품과 자재 포함)로 기준액 이상을 지급한 수취인을 모두 목록으로 만들고, W-9를 받아 두세요. 신용카드, 체크카드, 제3자 결제 네트워크로 지급한 금액은 결제 회사가 Form 1099-K로 보고하므로 1099-NEC 목록에서 제외됩니다(1099 작성 안내). 누가 서식을 받는지(법인과 백업 원천징수 포함)는 어떤 계약자가 세금 서식을 받는지를 참고하세요. 번호를 주지 않는 수취인은 계약자의 납세자 번호 받기를 참고하세요. 기한을 놓쳤다면 늦은 계약자·직원 세금 서식을 참고하세요.

재고, 고정자산, 감가상각은 연말에 어떻게 처리하나요?

재고를 세고 자산 목록을 날짜와 비용과 함께 만드세요.

재고

판매할 상품을 만들거나 사 오는 사업체는 매 과세연도 초와 말에 재고를 평가해 매출원가를 구합니다. IRS는 적절한 간격으로 실지 재고 조사를 요구하며, 장부 금액은 이에 맞게 조정해야 합니다. 연말이 현실적인 시점입니다. 매출원가는 기초 재고에 매입과 기타 비용을 더하고 기말 재고를 뺀 금액입니다.

• 기초 재고는 보통 작년 기말 재고와 같습니다. 차이가 있으면 설명해야 합니다(Publication 334).
• 소유주가 개인 용도로 가져간 상품은 매입에서 빼고 소유주 인출 계정으로 옮깁니다.
• 재고 조사표에는 누가 세고 누가 가격을 매겼는지 적고, 평가 방식은 해마다 일관되어야 합니다(Publication 334).

직전 3개 연도의 연평균 총수입이 $32,000,000 이하이고(물가 반영 한도. 한 고용주로 취급되는 사업체는 수입을 합산합니다. Publication 538 기준) 조세 회피 사업체(tax shelter)가 아닌 사업체는 재고를 보관하지 않기로 선택할 수 있습니다. 다만 소득을 분명히 보여 주는 방식은 써야 합니다(Publication 538). 재고 조사를 건너뛰기 전에 어느 쪽에 해당하는지 확정하세요. 팔 수 없는 재고: 불용 재고 손실 처리.

고정자산과 감가상각

감가상각은 자산을 사업에 사용하기 시작한 때, 곧 특정 용도로 쓸 준비가 되어 사용할 수 있는 상태가 된 때 시작됩니다. 실제로 쓰지 않았어도 마찬가지입니다. 역년 사업체의 기준일은 12월 31일입니다. 12월에 배송되었지만 1월에야 설치되어 작동한 장비는 1월 자산입니다.

자산마다 설명, 비용, 판매처, 사업에 사용하기 시작한 날짜, 사업용 비율, 매각·폐기·개인 용도 전환 내역을 목록으로 만드세요. Publication 946은 사업, 투자, 개인 용도의 기록을 요구하며, 자산을 팔거나 개인 용도로 바꾸거나 포기하거나 폐기하거나 멸실하면 감가상각을 중단하도록 규정합니다. 신고 대행인은 이 목록으로 감가상각을 계산하며, 필요한 경우 Form 4562를 사용합니다(Form 4562 작성 안내).

• 소액 구매: 사업체는 제때 제출한 신고서에서 청구서나 품목당 $2,500까지(적용 재무제표(applicable financial statement)가 없는 경우의 한도) 비용으로 처리하도록 선택할 수 있습니다. 단, 연초에 이미 일관된 비용 처리 정책이 있었고 장부가 그 정책을 따랐어야 하며, 재고는 제외됩니다(IRS 유형 재산 규정). 소액 구매의 비용 처리와 자산화를 참고하세요.
• 놓친 감가상각: 이전 연도에 공제할 수 있었는데 하지 않은 감가상각은 올해 그냥 공제할 수 없습니다. 수정 신고서나 회계 방식 변경이 필요할 수 있습니다. 없어진 감가상각 명세서 다시 만들기를 참고하세요.

미분류 항목과 소유주 거래는 어떻게 정리하나요?

모든 거래에 분류와 증빙을 붙이세요. 장부는 총소득, 공제, 세액공제를 보여 주어야 하며(Publication 583), 미분류 항목은 아무것도 보여 주지 못합니다. 지급 증거만으로는 공제가 인정되지 않으므로 청구서나 영수증도 보관하세요. 입증 책임은 납세자에게 있습니다. 세금 신고 전 미분류 비용을 참고하세요.

인출금, 분배금, 출자금, 대출 원금은 사업 소득과 비용에서 제외합니다. 소유주 급여와 보장 지급금(guaranteed payment)은 제외하지 않으며 각각 별도 항목입니다. 어디에 기록하는지는 사업체 유형에 따라 다릅니다.

사업 계좌에서 개인 지출을 지급해도 사업 비용이 아닙니다. 개인 몫의 비용은 일반적으로 공제되지 않습니다. 표에 나온 대로 기록하세요. 소유주 인출금 기록과 보장 지급금과 파트너 인출금을 참고하세요. 사업 계좌에서 낸 개인 지출도 참고하고, 법인은 개인 지출을 낸 S corporation 또는 소유주 비용을 낸 C corporation을 참고하세요.

신고 대행인에게는 어떤 보고서와 기록이 필요한가요?

한 해의 손익계산서, 12월 31일 재무상태표(신고서에 Schedule L이 있다면 일치해야 합니다), 거래 내역, 12월 명세서와 맞춘 대사 자료, 위 단계의 급여·계약자·자산·재고·소유주 명세를 보내세요. 기초 재고, 감가상각 명세, 기초 자본을 위해 작년 신고서도 함께 보내세요.

어느 보고서가 신고서의 어느 줄에 들어가는지는 장부에서 사업체 신고서로에 있습니다. 작년 신고서와 자본이 맞지 않으면 작년 신고서와 맞지 않는 이익잉여금을 참고하세요.

사업체 신고서 기한은 언제이고, 시간이 얼마나 있나요?

파트너십이나 S corporation 신고서의 기한은 과세연도 종료 후 세 번째 달 15일이고, 개인사업자나 C corporation은 네 번째 달의 같은 날입니다. 급여와 계약자 서식이 먼저입니다. 역년 기준:

S corporation이나 C corporation 과세를 선택한 LLC는 해당 법인의 행을 따르고, 파트너십이나 법인이 소유한 단일 구성원 LLC는 소유자의 신고서에 보고합니다(IRS). 주말이나 법정 공휴일인 날짜는 다음 영업일로 넘어갑니다. 주 정부 신고서, 주 급여 보고서, 판매세 신고서에는 각각 별도 기한이 있습니다.

파트너십이나 S corporation은 12월 31일 이후 약 두 달 반의 시간이 있고, 그중 첫 달은 급여와 계약자 서식에 쓰입니다. 사업체 신고서에 대해 제때 제출한 Form 7004(사업체 신고 기한 연장 신청서), 또는 Form 1040에 대한 Form 4868(개인 신고 기한 연장 신청서)은 제출 기한을 연장하지만 납부 기한은 연장하지 않습니다. 장부가 준비되지 않았을 때의 기한 연장을 참고하세요. 신고 대행인에게 장부가 필요한 날짜를 물어보세요. 보통 기한보다 이릅니다.

장부가 확정되면 해당 연도를 잠가야 하나요?

보통은 장부를 끝낼 때가 아니라 신고서를 제출한 뒤에 해당 연도를 잠그세요. 잠금(마감일 설정, closing date)은 세법 규정이 아니라 회계 소프트웨어의 설정입니다. 신고 대행인이 작업을 끝내기 전에 12월 31일로 잠가 두면 감가상각이나 재고 정정 같은 조정 분개를 잠금을 풀지 않고는 입력할 수 없습니다. 제출 후에는 잠금이 제출한 연도가 실수로 바뀌는 것을 막아 줍니다. 세금 신고 후 마감일 설정을 참고하세요.

무엇을 얼마 동안 보관해야 하나요?

신고서의 각 항목을 뒷받침하는 기록은 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하고, 제출한 신고서 사본도 보관하세요.

더 오래 보관해야 하는 경우도 있으며, 제출하지 않은 신고서나 사기성 신고서의 기록은 무기한 보관합니다. 보험사나 채권자는 IRS보다 더 오래 보관하라고 요구할 수 있습니다. 스캔본이 종이를 대신하려면 IRS의 보관 요건을 충족해야 합니다. 종이 대신 스캔한 영수증을 참고하세요. 전체 목록은 사업 기록 보관 기간에, 급여 기록은 급여 기록 보관에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 모두 미국 달러입니다.

계좌 하나와 카드 하나를 쓰는 자영업 디자이너

매출 US$120,000인 디자이너가 사업 계좌와 카드를 12월 31일 기준으로 대사합니다. US$800 수표 한 장은 아직 결제되지 않아 미결제 목록에 남습니다. 개인 계좌로 옮긴 US$6,000은 비용이 아니라 인출금으로 기록합니다. 한 해 동안 용역 대가를 받은 법인 아닌 프리랜서 세 명 중, 계좌 이체로 US$3,500을 받은 사람은 기준액이 US$2,000이므로 W-9와 1099-NEC가 필요합니다. US$1,200을 받은 사람은 일반적으로 필요하지 않습니다. 신용카드로 US$2,500을 받은 사람은 카드 회사가 카드 결제를 Form 1099-K로 보고하므로 목록에서 뺍니다. 디자이너는 손익계산서와 재무상태표를 내보내 신고 대행인에게 보냅니다.

직원이 두 명인 S corporation

매출 US$600,000에 소유주 겸 주주가 한 명인 S corporation에서, 급여 보고서의 총급여는 US$150,000인데 장부에는 US$138,000으로 나옵니다. 마지막 두 번의 급여 지급이 입력되지 않았기 때문입니다. W-2를 보내기 전에 이를 입력한 뒤, 네 분기 Form 941을 W-2 합계와 대조합니다. 소유주 급여는 급여 지급 절차로 처리합니다. 소유주가 추가로 가져간 US$30,000은 급여나 비용이 아니라 분배금(또는 대여금 상환이라면 그것)으로 기록합니다. 급여가 충분한지는 별도의 문제입니다. S corporation 소유주 급여를 참고하세요.

재고가 있는 온라인 쇼핑몰

매출 US$250,000인 온라인 쇼핑몰이 12월 31일에 재고를 세어 US$40,000을 확인합니다. 장부에는 US$46,000으로 되어 있었으므로 장부 금액은 US$6,000 줄고 매출원가는 같은 금액만큼 늘어납니다. 기초 재고는 작년 기말 재고인 US$30,000입니다. 매입은 US$120,000이고 다른 상품 원가는 없으며, 소유주가 집으로 가져간 상품 US$2,000을 뺍니다. 매출원가는 US$30,000에 US$118,000을 더하고 US$40,000을 뺀 US$108,000이며, 매출총이익은 US$142,000입니다.

상황이 다르다면?

• 장부에 미분류 항목, 대사가 맞지 않는 계좌, 섞여 있는 소유주 자금이 있는 경우: 장부 정리 체크리스트를 따라가세요. 어떤 항목은 마무리하고 어떤 항목은 다시 만들어야 하는지 판단이 서지 않거나 신고 기한이 가까우면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 장부가 몇 달 또는 한 해 밀렸거나 신고 기한까지 준비되지 않는 경우: 밀린 장부 따라잡기, 장부가 준비되지 않았을 때의 기한 연장, 장부 관리 도움을 참고하세요.
• S corporation이나 C corporation이거나, 재고가 있거나, 급여를 지급하는 경우: 신고서의 재무상태표는 장부와 일치해야 하고, 급여 기한이 먼저 옵니다. 장부에서 사업체 신고서로와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 급여나 1099 기한이 지났거나 신고서가 늦은 경우: 늦은 계약자·직원 세금 서식과 늦은 제출·납부 가산세를 참고하세요. 해당 서식의 바탕이 되는 장부도 끝나지 않았다면 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 외국인(non-US person)이 LLC나 법인을 소유한 경우: 회사와 외국인 소유주 사이의 특정 거래는 Form 5472로 보고하므로 장부에서 이를 추적해야 합니다. 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 해 중간에 사업체의 과세 방식이 바뀌었거나 소유주가 들어오고 나간 경우: 효력 발생일이 장부의 경계가 됩니다. S corporation 선택이 해 중간에 끝나면 S 단축 연도와 C 단축 연도를 각각 제출합니다(Form 1120-S 작성 안내). 새 S 선택(Form 2553)은 적용 연도 시작 후 2개월 15일 이내, 또는 그 전해 중 언제든 제출해야 합니다(Form 2553 작성 안내). S corporation 선택 후의 장부, 파트너 지분 인수 기록, 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 회계연도를 쓰는 사업체이거나 법인이 캐나다 법인인 경우: 역년과 회계연도 또는 캐나다 법인 연말 결산 체크리스트를 참고하세요.