자영업자·개인사업자 기록 관리: 영수증과 경비

개인사업자에게 IRS는 어떤 기록 관리를 요구하나요?

자영업자는 총소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분한 장부나 기록을 보관해야 하며, 법은 대체로 정해진 형식을 요구하지 않습니다(26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583). 실용적인 기록은 두 부분으로 이루어집니다. 거래 요약(분개장과 원장, 또는 회계 소프트웨어)과 각 항목을 뒷받침하는 서류입니다.

Form 1099가 오든 안 오든 받은 모든 지급에 대해 청구서나 입금 기록을 보관하세요. Publication 583은 총수입의 금액과 출처를 보여 주는 서류를 요구합니다.

개인 돈과 사업 돈이 한 계좌에 섞여 있거나, 한 해 이상의 영수증이 분류되지 않았거나, 신고 대행인이 영수증 상자 정리에 추가 비용을 제시하거나, IRS가 기록을 요청한 경우는 간단한 경우가 아닙니다. 끝부분의 "상황이 다르다면?"을 보세요.

먼저 모을 자료: 사업과 관련된 모든 계좌와 카드의 내역서, 결제 플랫폼 보고서, 받은 모든 Form 1099, 발행한 청구서, 가지고 있는 영수증과 청구서, 주행 또는 출장 메모, 지난해 신고서.

개인사업자에게 가장 간단한 기록 관리 방법은 무엇인가요?

사업 비용은 사업용 계좌 하나로 지급하고, 한 달 영수증을 폴더 하나에 보관하고, 매달 내역서를 대사하세요. Publication 583도 새 사업체는 개인 자금과 분리된 사업용 당좌 계좌를 열고, 비용이 생길 때 기록하고, 매달 계좌를 대사하라고 안내합니다. 이 자료는 단식 부기(일별·월별 요약으로 수입과 비용을 관리하는 방식)가 유지하기 가장 쉽고 소규모 사업의 현실적인 출발점이지만 모든 사람에게 맞는 것은 아니라고 설명합니다(Publication 583). 사업이 둘 이상이면 각각 완전하고 별도의 기록을 보관해야 합니다.

계좌 개설은 개인사업자의 사업용 은행 계좌를, 소프트웨어 선택은 Schedule C용 장부 앱을 보세요.

은행 연동만 믿어도 되나요, 아니면 영수증이 여전히 필요한가요?

은행 거래만 믿으면 빈틈이 생깁니다. 연동은 돈이 움직였다는 것만 보여 주며, Publication 583은 지급 증빙만으로는 공제가 인정되지 않는다고 말합니다. 신용카드 매출 전표와 청구서 같은 서류를 보관해 비용이 실제로 발생했음을 보이라고 안내합니다(Publication 583). IRS는 납세자가 대체로 비용에 대한 정보와 필요한 경우 영수증으로 입증 책임을 충족한다고 설명합니다(IRS의 입증 책임 안내).

연동된 줄에는 거래처, 날짜, 금액이 나옵니다. 무엇을 샀는지, 사업용인지는 나오지 않습니다. 잡화점에서의 카드 결제는 소모품일 수도 있고 개인 구매일 수도 있습니다. 출장, 선물, 차량 사용은 아래 항목도 함께 기록해야 합니다.

그러므로 각 연동 거래를 증빙과 짝지으세요. 입금은 매출 기록이나 청구서, 구매는 영수증이나 청구서, 이체와 차입은 계좌나 대출 기록입니다. 거래처 이름으로 설명되지 않으면 목적을 적으세요. "분류됨"은 소프트웨어의 표시일 뿐이고, "증빙됨"은 영수증이나 메모가 뒷받침한다는 뜻입니다. 연동은 대사도 아닙니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 보세요.

장부를 담고 있는 시스템 자체도 기록입니다. IRS는 납세자가 회계 소프트웨어에 장부를 보관하는 대부분의 경우 조사관이 소프트웨어 백업 파일을 요청한다고 밝힙니다(IRS의 전자 회계 소프트웨어 기록 안내). 유효한 영수증에 무엇이 나와야 하는지는 IRS 영수증 요건을 보세요.

각 경비에 무엇을 적어야 하나요?

모든 경비에 같은 몇 가지를 기록하세요. 얼마를, 언제, 무엇을(어디서), 누구에게, 왜입니다. 대부분은 영수증에서 나오고, "왜"는 대체로 본인이 더해야 합니다.

휴대전화나 인터넷 요금처럼 일부가 개인용인 비용은 사업 사용 비율도 적어야 합니다. 혼합 용도 경비와 사업 비율을 보세요.

각 항목은 그때 또는 그 즈음에 기록하세요. Publication 463은 그때 남긴 기록이 기억이 흐려진 뒤에 작성한 설명보다 가치가 크며, 매주 쓰는 기록부는 제때 작성한 것으로 본다고 설명합니다. 또한 영수증과 기록이 질서 있게 서로를 보완한다면 영수증에 이미 나온 내용을 베껴 쓸 필요는 없다고 합니다. 출장, 선물, 차량 비용은 대체로 사업 목적을 적은 서면이 필요하지만, 상황에서 목적이 분명하면 필요하지 않습니다(Publication 463).

추가 기록이 필요한 경비는 무엇인가요: 차량, 출장, 선물, 식사?

집을 떠나는 출장, 선물, 차량 사용은 영수증만으로는 부족합니다. 세법은 출장, 선물, 차량 같은 지정 자산(listed property)에 대해 금액, 시간과 장소(또는 날짜와 설명), 사업 목적, 받는 사람과의 사업 관계를 충분한 기록 또는 본인 진술을 뒷받침하는 충분한 증거로 입증하지 않으면 공제를 허용하지 않습니다(26 U.S.C. 274(d)). Publication 463은 추정하거나 어림한 금액은 공제할 수 없다고 덧붙입니다(Publication 463).

출처: Publication 463(2장과 5장), 26 U.S.C. 274, 26 CFR 1.274-5(j)(2). 주행 거리 요율은 실제 비용 기록을 대신할 뿐, 업무 주행 거리, 시간, 목적 기록을 대신하지는 않습니다. 둘 중 무엇을 택할지는 표준 주행 거리 요율과 실제 차량 비용을 보세요. 출장 중 식사는 출장 기록에 함께 둡니다.

차량 비용을 공제받으면 신고서에서 차량에 관한 질문을 합니다. Schedule C의 Part IV(사업에 Form 4562가 필요하지 않을 때 사용)는 차량을 사업용으로 사용하기 시작한 날짜, 사업용·출퇴근·기타 주행 거리, 공제를 뒷받침하는 증거가 있는지와 서면인지를 묻습니다(Schedule C; 작성 안내). Publication 463은 왕복 이동을 한 번의 항목으로 적는 것과, 경우에 따라 연중 일부 기간만 기록하는 것을 허용합니다. 전체 주행 기록 규정은 주행 기록 요건에 있습니다.

현금 구매와 소액 지출은 어떻게 처리하나요?

가능하면 사업용 계좌나 카드로 지급하세요. 내역서에 지급이 기록되기 때문입니다. 현금으로 지급할 때는 영수증을 받으세요. Publication 583은 현금 지급에 대한 영수증을 받을 수 없으면 지급 당시 기록에 적절한 설명을 남기라고 합니다. 또한 현금 지급 수표를 피하고, 소액 현금 지급에는 소액 현금 전표를 영수증에 붙이며, 사업 비용을 내려고 현금 수표를 써야 한다면 그 지급의 영수증을 보관하라고 안내합니다(Publication 583).

출장, 선물, 차량 비용은 $75 미만의 비용(숙박비 제외)과, 영수증을 쉽게 구할 수 없는 교통비에는 영수증이 필요하지 않습니다. 금액, 날짜, 장소, 목적은 여전히 기록부에 넣어야 합니다(26 CFR 1.274-5; Publication 463). 이 금액 기준은 위 규정에서 나온 것이므로 모든 경비에 적용되는 일반 규칙으로 보지 마세요. 소액이라도 가능하면 영수증을 보관하고, 영수증이 없으면 지급 당시 날짜, 금액, 거래처, 목적을 한 줄로 적으세요.

받은 현금은 별개의 문제입니다. 현금 사업의 매출 기록을 보세요.

영수증을 종이 대신 사진이나 스캔으로 보관해도 되나요?

전자 시스템이 IRS 요건을 충족한다면 가능합니다. 휴대전화에 사진이 쌓여 있다고 자동으로 충분한 것은 아닙니다(Publication 583). 어떤 경우에 인정되고 종이를 언제 버릴 수 있는지는 종이 대신 스캔한 영수증에 있습니다.

장부 담당자에게 매달, 그리고 연말에 무엇을 줘야 하나요?

매달 같은 작은 묶음을 전달하고, 연말에 몇 가지를 더하세요. 목표는 장부 담당자가 본인에게 묻지 않고도 내역서의 모든 줄을 서류나 메모와 맞춰 볼 수 있게 하는 것입니다.

출처: Publication 583과 Schedule C 작성 안내. Schedule C는 Form 1099가 필요한 지급을 했는지 묻습니다.

계약자가 납세자 번호를 주지 않으면 보고 대상 지급액에서 원천징수해야 할 수 있고, 원천징수했어야 할 금액을 본인이 부담할 수 있습니다(26 U.S.C. 3406; Form W-9 요청자 작성 안내). 계약자의 납세자 번호 받기를 보세요. 상품을 판매한다면 재고 기록과 연말 재고 평가에 필요한 자료도 함께 보내세요. 소규모 판매자의 재고와 소모품을 보세요.

연말에 사진 100장을 보내는 것보다 매달 묶어 보내는 편이 나은 이유는 무엇인가요?

연말에 이름 없이 쌓인 사진은 장부 작업을 시작하기 전에 분류하고, 날짜를 확인하고, 내역서와 맞춰야 합니다. 그러면 각 경비의 목적도 기억에 의존하게 됩니다. 월 단위로 보내면 맞춰 보는 양이 적고 메모도 시점과 가깝습니다. 영수증은 받자마자 전체가 평평하게 나오도록 촬영해 그달 폴더에 넣고, 그때 한 줄 목적을 더하세요.

누가 분류하고 누가 영수증을 챙기는지는 장부 담당자가 본인에게 필요로 하는 것을 보세요. 직접 하는 경우와 도움을 받는 경우의 비교는 직접 장부 관리 또는 장부 담당자 고용을 보세요.

모든 기록을 얼마나 오래 보관하나요?

대체로 신고서의 제척기간이 끝날 때까지이며, 보통 제출 후 3년입니다(기한보다 일찍 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 봅니다). 더 긴 기간이 적용되는 경우가 열거되어 있습니다. 신고서에서 빠진 소득이 신고한 총소득(사업은 매출원가를 빼기 전 금액)의 25%를 넘는 경우, 신고서를 제출하지 않았거나 사기성 신고서를 제출한 경우가 그 예이며, 재산 관련 기록은 그 재산을 처분한 연도의 제척기간이 끝날 때까지 보관합니다(IRS의 기록 보관 기간 안내; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e)). 제출한 신고서의 사본도 보관하세요. 전체 표는 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

정리하지 않은 영수증 상자는 나중에 어떤 대가를 치르게 하나요?

정리하지 않은 영수증은 잊은 경비와 입증할 수 없는 공제로 이어질 수 있고, 기록이 부실하다고 판단되면 가산세까지 부담할 수 있습니다.

• 잊은 경비. Publication 583은 비용이 생길 때 기록하지 않으면 신고서를 작성할 때 일부 비용을 잊을 수 있다고 합니다(Publication 583).
• 입증되지 않은 공제. 입증 책임은 본인에게 있습니다. 경비를 공제받으려면 그 경비의 특정 요소를 입증할 수 있어야 합니다(IRS의 입증 책임 안내).
• 가산세. 규정은 적절한 장부와 기록을 보관하지 않거나 항목을 제대로 입증하지 않는 것을 과실(negligence)에 포함시킵니다(26 CFR 1.6662-3). 정확성 관련 가산세는 과실로 인한 과소 납부액의 20%입니다(IRS의 정확성 관련 가산세 안내). 적용 여부는 사실관계에 달려 있으며, IRS는 선의와 정당한 사유가 있으면 일부 가산세를 면제하거나 줄여 줄 수 있습니다.
• 정리 작업. 신고서를 작성하는 사람이 먼저 정리해야 합니다. 정리되지 않은 기록 때문에 장부나 신고서의 견적이 높아졌다면, 견적에 어떤 정리 작업이 포함되는지 물어보세요.

전체 그림은 사업 기록을 관리하지 않았을 때의 가산세를 보세요. 영수증이 이미 없다면 사업 비용 영수증 분실을 보세요.

예시

모든 금액은 미국 달러이며 설명용입니다.

계좌 하나와 월별 폴더 하나를 쓰는 사진작가

사진작가는 US$60,000을 벌고 US$18,000을 씁니다. 모든 사업 자금은 사업용 계좌 하나와 카드 하나를 거칩니다. 매달 내역서를 대사하고, 각 결제를 영수증과 맞춰 보고, "메모리 카드, 웨딩 촬영"처럼 한 줄 목적을 더합니다. 연말이 되면 US$18,000의 경비 하나하나에 영수증과 목적 메모가 있고, 12개의 월별 폴더와 12개의 대사를 마친 내역서가 갖춰져 있습니다.

개인 카드로 일부 작업 비용을 내는 계약자

이 계약자는 일부 작업 비용을 개인 카드로, 나머지는 사업용 계좌로 냅니다. 그래서 내역서마다 둘이 섞여 있고 모든 줄이 "사업용인가, 개인용인가?"라는 질문을 낳습니다. 다음 달부터 사업용 계좌를 열고 모든 사업 비용을 그 계좌로 내면 그때부터는 계좌가 분류를 대신해 줍니다. 그 이전 달들은 여전히 섞여 있고 분류해야 합니다.

12월에 영수증 200장이 흩어져 있는 판매자

한 판매자가 12월에 낱장 영수증 200장과, 거래 600건이 나온 한 해 동안의 은행 연동 내역을 마주합니다. 600건 모두 검토해 분류해야 하고, 각 건마다 맞는 매출 기록, 구매 영수증, 이체 기록을 찾아야 하는데 영수증 200장은 순서도 없습니다. 한 번에 맞추려면 한 해 전체의 기억에 의존해야 합니다. 같은 작업을 매달 하면 한 번에 약 50건이고 영수증도 기억에 생생합니다. 영수증 200장을 먼저 정리해야 하는 신고 대행인은 그 작업에 추가 비용을 제시할 수 있습니다.

상황이 다르다면?

• 한 해 이상의 영수증과 은행 거래가 분류되지 않았거나, 개인 돈과 사업 돈이 섞여 있거나, 신고 대행인이 영수증 상자 정리에 추가 비용을 제시한 경우: 장부에서 사업 수입과 비용이 분명하게 드러나려면 대체로 모든 줄을 분류해 내역서와 맞춰 보아야 하며, 다음 신고서가 정리된 장부에서 시작하도록 월 단위 루틴도 정해야 합니다. 밀린 장부 따라잡기를 보시고, 내역서만 있다면 은행 내역서로 장부 재구성하기를, 또한 사업 자금과 개인 자금 뒤섞임 바로잡기와 밀린 장부 정리 비용을 좌우하는 것을 보세요. 정리 작업 자체는 장부 관리 도움을 받으세요.
• 이전 연도 신고서를 제출하지 않은 경우: 미제출 연도의 Schedule C 비용을 보세요. 여러 해의 기록을 모아야 신고서를 작성할 수 있으므로 장부 관리 도움에 가져오세요.
• IRS가 서신을 보냈거나 세무조사를 시작한 경우: 사업체 앞으로 온 IRS 통지서와 소규모 사업체 IRS 세무조사를 보세요. 서신에 적힌 날짜까지 회신하세요. 요청된 기록은 먼저 찾아서 분류해야 합니다. 정리되어 있지 않다면 장부 관리 도움에 가져오세요.
• 사업체가 법인(법인으로 과세받기로 선택한 LLC 포함)이거나 파트너가 있는 LLC인 경우: 이 페이지는 Schedule C 제출자를 다룹니다. S corporation 장부 관리, S corporation 선택 후의 장부, 파트너 자본 계정을 보세요.
• 해외 고객에게서 대금을 받거나 다른 통화로 비용을 내는 경우: 세금 양식 없이 받는 해외 고객 수입과 외화로 낸 비용을 보세요.