장부 없이 밀린 세금 신고: 은행 내역서로 기록 재구성

장부가 전혀 없는 소규모 사업체의 밀린 세금은 어떻게 신고하나요?

IRS는 납부할 돈이 부족하더라도 기한이 지난 신고서를 모두 제출하라고 안내합니다. 그러니 다른 사람이 보관한 기록으로 숫자를 만들어야 합니다. 연방 규정은 총소득, 공제, 세액공제를 입증할 수 있는 기록을 요구합니다. 장부가 없으면 은행 내역서가 곧 장부입니다. IRS는 대부분의 소규모 사업체에서 사업용 당좌 계좌가 장부 기입의 주된 출처라고 설명합니다.

재구성이 중요한 이유가 있습니다. IRS가 대신 만든 대체 신고서는 공제를 반영하지 않을 수 있기 때문입니다. 증빙으로 뒷받침한 비용이 있어야 총수입(비용을 빼기 전 전체 매출)이 아닌 이익에서 출발하는 신고서를 낼 수 있습니다.

다음에 해당하면 간단한 경우가 아닙니다.

• 신고하지 않은 연도가 2개 이상이거나, IRS 통지서 또는 대체 신고서가 이미 도착했습니다.
• 고객 돈이 개인 계좌, 결제 앱, 현금으로 오갔습니다.
• 사업체가 판매세를 징수했거나, 급여를 지급했거나, 소유주가 여러 명입니다.
• 입금 내역, Form 1099, 본인이 기억하는 수입이 서로 맞지 않습니다.

하나라도 해당하면 원장을 만들기 전에 신고 대행인에게 계획을 검토받으세요. 연도의 순서와 입금 한 건 한 건의 처리 방식이 모든 신고서에 이어지기 때문입니다. 어느 연도를 어떤 순서로 신고할지는 밀린 신고서 따라잡기에 있습니다. LLC, 파트너십, 법인은 미제출 사업체 신고서부터 보세요.

먼저 모을 자료: 사업과 관련된 모든 계좌의 월별 내역서, 결제 대행사 보고서, 모든 Form 1099, IRS 트랜스크립트, 이전 신고서, 대출 및 사업체 서류.

먼저 무엇을 모아야 하고, 사본은 어디서 받나요?

사업에 쓰인 모든 계좌의 내역서부터 모으세요. 그다음 내역서만으로는 확인할 수 없는 내용을 입증하는 제3자 기록을 더하세요.

IRS 트랜스크립트 안내 페이지가 조회 범위를 정합니다. 신고서 트랜스크립트는 현재 과세연도와 이전 3개 과세연도를 포함합니다. 계정 트랜스크립트와 급여·소득 트랜스크립트는 IRS 온라인 계정에서 이전 9개 과세연도까지 볼 수 있습니다. 트랜스크립트는 사본이 아닙니다. 예전 신고서의 사본은 Form 4506 양식으로 신청합니다. 무신고 사실 확인서는 IRS에 처리된 Form 1040 계열 신고서 기록이 없다는 뜻이며, 신고 의무가 있었다는 뜻은 아닙니다. 이전 3개 과세연도까지만 발급되고, 그보다 오래된 연도는 Form 4506-T가 필요합니다.

내 앞으로 또는 내 EIN 앞으로 발행된 Form 1099 목록은 어떻게 받나요?

본인의 SSN 또는 ITIN 기준으로 급여·소득 트랜스크립트를 신청하고, EIN으로 제출된 서류는 지급 주체와 플랫폼에 따로 요청하세요. 급여·소득 트랜스크립트에는 IRS가 받은 Form W-2, Form 1098, Form 1099, Form 5498이 현재 과세연도와 이전 9개 과세연도 분까지 나옵니다. IRS 온라인 계정 또는 Form 4506-T의 8번 줄로 신청하세요. 온라인 신청은 서류가 약 85건을 넘으면 실패하며, 그 경우에는 Form 4506-T로 신청합니다. Form 2848을 제출해 둔 대리인은 본인의 계정 정보를 받아 확인할 수 있습니다.

빈틈은 사업체 EIN으로 제출된 서류입니다. Form 4506-T는 Form 1040과 Schedule C를 제출하는 개인사업자에게 SSN을 입력하라고 안내하고, EIN은 사업체 신고서용으로 남겨 둡니다. 위 IRS 페이지들에는 사업체 EIN으로 제출된 서류의 트랜스크립트에 대한 설명이 없으므로, 그런 서류는 지급 주체에게 직접 요청해야 하는 것으로 보세요. Form 1099-K에 적힌 번호는 EIN일 수 있고, Form 4506-T는 Form 1099 사본이 필요하면 먼저 지급 주체에게 문의하라고 안내합니다.

이 목록을 어디까지 믿을 수 있을까요?

• 목록이 짧을 수 있습니다. IRS에 제출된 서류만 나오며, 본인에게 발행된 모든 서류가 반영되지 않았을 수 있습니다. 지급 주체 중에는 기준액을 넘을 때만 제출하는 곳이 많습니다. 결제 앱이나 마켓플레이스는 $20,000를 넘고 거래가 200건을 넘을 때 제출하지만, IRS는 그 이하라도 양식을 받을 수 있다고 안내합니다. 카드 결제 대행사는 금액과 관계없이 제출합니다(IRS). Form 1099-NEC는 2025년까지는 $600 기준(IRS, 2025년 작성 안내), 그 이후에는 $2,000 기준(IRS)으로 제출됩니다.
• 양식이 없다고 수입이 없는 것은 아닙니다. Form 1099에 보고되지 않은 수입을 포함해 사업 수입은 모두 신고해야 합니다.
• 내용이 틀릴 수 있습니다. 양식에 개인 지급액, 중복 건, 다른 사람의 돈이 포함될 수 있습니다. 아래 대조 섹션을 확인하세요.

은행 내역서로 수입과 비용을 어떻게 재구성하나요?

계좌 하나, 한 달, 한 연도씩 처리하세요. 모든 줄에 분류 표시를 하고, 매달 합계가 맞는지 증명하세요. IRS 조사관이 은행 기록을 볼 때도 비슷한 작업을 합니다. 조사관용 IRS 내부 지침서인 Internal Revenue Manual은 입금액을 합산하고 계좌 간 이체와 과세 대상이 아닌 자금을 제외한 뒤 나머지를 과세 대상 입금으로 보는 은행 계좌 분석을 설명합니다.

1. 내역서가 빠짐없이 있는지 확인하세요. 계좌별로 내역서를 날짜순으로 놓으세요. 각 기초 잔액은 직전 기말 잔액과 같아야 하며, 다르면 대개 내역서가 빠졌다는 뜻입니다. 목록에 없는 계좌와 오간 이체가 있으면 그 계좌의 내역서도 요청해야 한다는 신호입니다.
2. 신고하지 않은 가장 오래된 연도부터 시작하고, 각 연도의 기말 잔액을 다음 연도로 이어 가세요.
3. 모든 줄에 분류 표시를 하세요. 들어온 돈은 고객 돈이거나 그 밖의 돈입니다(다음 섹션). 나간 돈은 사업 비용이거나 아닙니다. 매뉴얼의 사업 외 지급 목록에는 개인 생활비, 자본 지출, 계좌 간 이체, 부채 상환이 들어 있습니다. 자산 구입은 감가상각 규정을 따르므로 따로 관리합니다. 일부는 여전히 전액 공제할 수 있지만, 소액 자산 세이프하버(de minimis safe harbor)는 기한 내에 제출한 원본 신고서에서 선택해야 하므로 몇 년 늦게 제출하는 신고서는 해당되지 않을 수 있습니다. 반면 section 179 공제 선택은 늦게 제출하는 원본 신고서에도 할 수 있습니다. 신고 대행인에게는 자산별로 취득 비용과 사업에 사용하기 시작한 날짜를 정리해 주세요. 미제출 연도의 Schedule C 비용을 보세요. 사업 대출 상환액은 둘로 나뉩니다. 이자는 사업 비용이 될 수 있고, 잔액을 줄이는 부분은 비용이 아닙니다.
4. 신고서의 항목별로 합계를 내세요. 개인사업자의 Schedule C에는 정해진 수입·비용 항목이 있고, 파트너십과 법인 신고서에는 각자의 항목이 있습니다. 카드 결제는 한 번만 계산하세요. 카드 내역서에 구매 내역이 나오고, 카드 대금을 내는 은행 거래는 이체입니다.
5. 매달 합계가 맞는지 증명하세요. 기초 잔액에 입금을 더하고 출금을 뺀 값이 기말 잔액과 같도록 대사하세요.
6. 연말에 경계를 정확히 나누세요. 많은 소규모 사업체가 쓰는 현금주의 방식에서는 수입은 받았거나 제한 없이 쓸 수 있게 된 때, 비용은 지급한 때 인정됩니다. 12월 마지막 주에 받았지만 1월에 입금한 수표는 대체로 이전 연도의 수입입니다. 상품을 판매하는 사업체는 재고와 발생주의 규정이 필요할 수 있습니다. 기록 없이 재고와 매출원가 정리하기를 보세요.

파트너십이나 법인 신고서는 장부와 일치하는 기말 재무상태표를 요구할 수도 있으므로(Form 1065 작성 안내, Form 1120 작성 안내) 사업체 원장에는 소유주 계정과 잔액도 들어갑니다. 이것이 전년도 신고서와 어떻게 연결되는지는 밀린 장부 따라잡기를 보세요.

각 과거 연도에는 그 연도의 양식과 기준액이 적용됩니다. 첫 연도를 마감하기 전에 회계 방식을 신고 대행인과 확인하세요.

어떤 입금이 수입이 아니며, 어떻게 입증하나요?

고객 결제는 수입입니다. 이체, 대출금, 일부 전달 자금은 수입이 아닙니다. 매뉴얼은 과세 대상이 아닌 입금을 조정한 뒤의 입금 증빙이 과세 대상 수입의 증거라고 설명합니다. 그러므로 수입이 아닌 입금에는 각각 증빙 자료가 필요합니다.

판매세가 판매자인 본인에게 부과되는 경우 징수한 금액은 총수입의 일부입니다. 어느 쪽인지는 주 법이 정합니다. 내야 했지만 징수하지 않은 세금은 징수하지 않은 판매세 따라잡기에서 다룹니다. 소유주가 넣고 뺀 돈은 소유주 인출금 기록하기를 보세요.

모든 입금에 이름을 붙이세요. 매뉴얼은 정체를 알 수 없는 입금이 금액, 균일한 액수, 출처, 날짜에 따라 수입처럼 보일 수 있다고 설명하므로, "기타" 항목이 가장 약한 고리입니다.

재구성한 수입을 Form 1099-K, Form 1099-NEC와 어떻게 대조하나요?

재구성한 총수입은 모든 양식의 금액을 설명할 수 있어야 하지만, 양식 합계와 같을 필요는 없습니다. 양식은 지급 주체가 보고한 금액이고, 내역서는 실제로 들어온 금액입니다.

• Form 1099-NEC. 비직원 보수 칸(1번 칸, 현행 양식은 1a번 칸)에 올바르게 표시된 금액은 총수입에 들어갑니다. Schedule C 작성 안내는 1번 칸 합계가 신고하는 총수입보다 크면 차이를 설명하는 서류를 첨부하라고 안내합니다.
• 이중 계산 금지. 카드나 결제망으로 받은 대금은 Form 1099-NEC나 Form 1099-MISC가 아니라 Form 1099-K에 보고됩니다. 하나의 매출이 양쪽에 나타나지 않는지 확인하세요. 한 건의 지급을 두 양식으로 어떻게 보고하는지는 같은 수입이 두 세금 양식에 나올 때를 보세요.
• Form 1099-K. 1a번 칸은 총액입니다. 수수료, 크레딧, 환불, 배송비, 할인이 반영되지 않으므로 은행 입금액은 이보다 적습니다. 보고된 지급액이 모두 자동으로 과세 대상이 되는 것은 아닙니다. 플랫폼의 연말 보고서가 총액과 정산금 사이를 이어 줍니다.
• 잘못되었거나 중복된 양식. 개인 지급액, 다른 사람의 돈, 중복 건이면 발행처에 정정본을 요청하세요. IRS는 정정할 수 없으며, 정정본을 기다리지 않고 신고서를 제출합니다. 양식의 수취인 이름과 번호가 수입을 보고하는 신고서의 주체와 맞는지 확인하세요. 수입을 Form 1065, Form 1120, Form 1120-S로 보고하는데 양식이 소유주 개인의 이름과 번호로 되어 있으면 정정이 필요합니다.

설명되지 않는 정산금 차이는 매출과 정산금 대사하기를 보세요. 나중에 IRS가 신고서가 양식과 맞지 않는다는 통지서를 보내면 CP2000 통지서를 보세요.

은행에 입금되지 않은 현금 매출은 어떻게 하나요?

현금은 입금했는지, 관련 양식이 있는지와 관계없이 수입입니다. IRS는 Form 1099-K가 없더라도 현금으로 받은 대금은 신고해야 한다고 안내합니다.

당시에 만든 기록으로 현금을 재구성하세요. 영수증 묶음, 청구서, 계산대 또는 판매 시점 관리(POS) 보고서, 예약 달력, 판매세 신고서가 해당합니다. 재해 복구를 위해 작성된 IRS의 사업 기록 재구성 안내는 입금액이 매출과 대체로 일치해야 하며, 판매세 보고서를 포함한 이전 연방·주·지방 신고서에 해당 기간의 총매출이 나온다고 설명합니다.

그런 다음 그 합계를 입금액과 비교하세요. 차이는 쓰거나 보관한 현금이므로 그 돈이 어떻게 되었는지 적어 두세요. 매뉴얼의 입금 분석 방법은 지출에 쓰인 현금이 설명되지 않으면 과세 대상 출처에서 나온 것으로 보며, 이를 반박할 입증 책임은 납세자에게 있다고 전제합니다. 또한 현금 대부분을 입금하지 않는 사업체에는 이 방법이 맞지 않는다고 하므로, 조사관이 사업 활동에 기반한 다른 방법을 쓸 수도 있습니다.

추정치는 서면으로 남긴 근거, 즉 사용한 기록, 기간, 계산 과정에 따라 인정 여부가 갈립니다. 신고 대행인은 숫자가 부정확하거나, 중요한 사실과 맞지 않거나, 불완전해 보이면 합리적으로 확인해야 합니다. 앞으로의 일일 기록은 현금 사업의 매출 기록을 보세요.

영수증이 없는 비용과 같은 계좌의 개인 지출은 어떻게 하나요?

은행이나 카드 내역에는 누구에게 얼마를 언제 지급했는지만 나옵니다. 사업 목적은 다른 기록에서 가져와야 합니다. IRS는 증빙 서류가 수취인, 금액, 지급 증거, 날짜, 사업 비용임을 보여 주는 설명을 담아야 하며 여러 서류를 함께 써야 할 수도 있다고 안내합니다. 목적은 거래처 청구서나 계정 내역, 주문 확인 이메일, 계약서로 보충하거나, 지금 작성하면서 지금 작성했다고 표시한 날짜 있는 메모로 보충하세요.

Publication 583은 현금 지급에 대한 영수증을 받을 수 없으면 지급 당시 기록에 적절한 설명을 남기라고 안내합니다. 재구성하는 경우에는 과거 연도에 대해 이를 맞추기 어렵습니다. 출장, 선물, 차량 비용은 더 엄격합니다. Publication 463은 추정하거나 어림한 금액은 공제할 수 없다고 하며, 통제할 수 없는 이유로 기록이 소실된 경우에는 재구성을 허용합니다. 사업 비용 영수증 분실을 보세요.

개인 지출은 개인으로 분류하고 비용에서 제외하세요. Publication 334는 개인·가족 비용을 위해 사업 수입에서 꺼낸 돈을 기록하는 인출 계정(drawing account)을 설명합니다. 차량처럼 두 용도로 쓰인 항목은 사업 사용 비율만 공제됩니다. 개인 돈과 사업 돈이 전반적으로 섞여 있다면 사업 자금과 개인 자금 뒤섞임 바로잡기를 보세요.

CPA가 은행 내역서로 밀린 신고서를 작성할 수 있나요?

네, 재구성한 기록이 모든 금액을 뒷받침하고 남은 의문에 답이 있다면 가능합니다. 재무부의 실무자 규정에 따르면 신고 대행인은 대체로 고객이 제공한 정보를 확인 없이 선의로 신뢰할 수 있습니다. 다만 그 정보가 시사하는 바를 무시해서는 안 되며, 정보가 부정확하거나, 중요한 사실과 맞지 않거나, 불완전해 보이면 합리적으로 확인해야 합니다. "기타"로 분류한 입금, 빠진 달, 보고된 총수입보다 합계가 큰 Form 1099에 대해 질문을 받을 수 있습니다.

은행 내역서만으로는 원장이 되지 않습니다. 신고 대행인에게 다음을 전달하세요.

• 모든 계좌와 모든 달의 내역서(빠진 부분은 목록으로 정리)
• 분류를 마친 원장과 판단이 필요했던 항목마다 단 메모
• 모든 Form 1099, 결제 대행사 보고서, IRS 트랜스크립트
• 이전 신고서, 자산 목록, 대출 서류, 사업체 서류

신고서는 원장에 근거하고, 그 뒤에 내역서가 있습니다. 사업체별로 어떤 신고서를 어떤 순서로 제출하는지는 미제출 사업체 신고서에, 연도별 Schedule C 비용은 미제출 연도의 Schedule C 비용에 있습니다.

제가 신고하지 않아서 IRS가 대신 신고서를 만들면 어떻게 되나요?

IRS는 section 6020(b)에 따라 대체 신고서를 작성할 수 있으며, 그 신고서는 본인이 받을 자격이 있는 공제와 면제를 반영하지 않을 수 있습니다. 이 조항은 개인뿐 아니라 제출해야 하는 모든 신고서에 적용됩니다. Schedule C가 있는 신고서를 포함한 개인 신고서의 경우, IRS는 이어서 부과를 제안하는 부족세액 통지서(Notice of Deficiency, CP3219N, 이른바 90일 통지서)를 보냅니다. 통지서의 금액에 동의하지 않으면 통지서에 적힌 날짜까지 본인의 신고서를 제출하세요. IRS는 제출 기한 연장을 신청할 수 없다고 안내합니다. 조세법원(Tax Court)에 청구하는 기한은 별도입니다. 통지서 발송일로부터 90일 이내이며(통지서가 미국 밖에 있는 사람 앞으로 발송된 경우 150일), 통지서에 적힌 마지막 날짜까지입니다. 신고서를 제출해도 이 기한은 연장되지 않습니다. 신고서도 제출하지 않고 청구도 하지 않으면 IRS는 부과 절차를 진행합니다. 통지서가 도착했다면 지금 신고 대행인에게 날짜를 확인받으세요. 밀린 신고서 따라잡기를 보세요.

기한이 지난 파트너십 또는 S corporation 신고서에는 파트너 또는 주주마다 계산하는 월별 가산세도 붙으며 사업체에 부과됩니다(section 6698, section 6699). 기한이 지난 C corporation 신고서에는 section 6651의 가산세(addition to tax)가 적용됩니다. 가산세와 정당한 사유에 따른 항변은 지연 제출 및 납부 가산세를 보세요.

IRS가 대신 작성한 신고서는 세금 부과의 제척기간을 시작시키지 않으며, 신고서를 제출하지 않은 연도의 세금은 언제든 부과될 수 있습니다. IRS는 대체 신고서를 제출한 뒤에도 받을 자격이 있는 공제와 세액공제를 받을 수 있도록 본인의 신고서를 제출하라고 안내하며, 대체로 그에 맞춰 계정을 조정합니다. 원천징수세나 추정세의 환급을 청구하려면 해당 연도의 신고서를 제출해야 하며, 기한은 그 신고서의 법정 기한으로부터 3년 이내입니다. 법령은 제출 기한 연장 기간을 더하고 예외에 따라 기한이 달라질 수 있으므로, 연도별 환급 기한은 신고 대행인에게 확인받으세요. 또한 IRS는 신고서가 밀린 동안 환급금을 보류합니다.

재구성한 기록은 얼마나 오래 보관하나요?

각 신고서의 제척기간이 끝날 때까지는 보관하세요. IRS 보관 규정은 신고서를 제출한 날부터 기간을 세므로, 늦게 제출한 신고서는 실제로 제출한 날부터 시작됩니다.

누락한 수입, 환급 청구, 고용세 등 그 밖의 기간은 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

원장, 원장 메모, 내역서, 제출한 신고서 사본을 함께 보관하세요. 규정은 기록이 어떤 세법에든 중요해질 수 있는 동안 보관하도록 요구합니다.

예시

이 예시는 설명용이며 미국 달러 기준입니다.

신고하지 않은 해가 3년인 프리랜서 디자이너

디자이너에게는 합계 $80,000의 Form 1099-NEC와 은행 내역서만 있습니다. 연도별 입금을 고객 대금과 그 밖의 입금으로 나누고, 카드와 은행 내역에서 비용을 찾아냅니다.

2년차에는 양식을 보내지 않은 소규모 고객에게서 $2,500이 들어왔습니다. 그래도 수입이므로 총수입이 양식 합계보다 큽니다. 3년 동안 양식 합계는 $80,000, 재구성한 총수입은 $82,500, 순이익은 $66,500입니다. 대체 신고서는 양식 금액만으로 시작해 사업 비용을 반영하지 않을 수 있습니다.

단일 구성원 LLC 소매업체

이 LLC는 한 해 입금액이 $150,000입니다. 내역서에는 소유주 저축에서 들어온 $12,000과 은행 대출 $8,000이 있고, 합계 $20,000은 매출이 아닙니다. 나머지 입금이 모두 매출이고 판매세 징수는 없다고 가정하면 매출은 $130,000입니다. 재구성 과정에서 그 이유를 보여 줘야 합니다. 이체는 소유주의 저축 계좌 내역서와, 대출은 서명한 약정서와 일치해야 합니다. 둘 중 하나라도 없으면 $20,000이 매출처럼 보일 수 있습니다. 매출원가는 별도로 재구성해야 합니다.

온라인 판매자

Form 1099-K에는 $45,000이 나오는데 입금액은 합계 $38,000입니다. 플랫폼이 $7,000을 가져갔는데, 수수료 $4,500과 환불 $2,500입니다. 플랫폼의 연말 보고서가 두 금액을 연결해 줍니다. 총수입은 $45,000에서 시작하며, 환불은 매출을 줄이고 수수료는 비용이 됩니다. 입금액 $38,000을 그대로 기록하면 매출이 줄어들고 수수료가 드러나지 않습니다.

상황이 다르다면?

• 2년 이상 밀렸는데 원장이 없거나, IRS 통지서 또는 대체 신고서가 도착했거나, 사업체에 판매세·급여·파트너가 있는 경우: 어느 연도부터 재구성할지, 내역서를 신고서의 근거가 되는 장부로 어떻게 바꿀지, 신고 대행인에게 무엇이 필요한지는 한 페이지로 정할 수 없는 사실관계에 달려 있습니다. 신고할 연도는 밀린 신고서 따라잡기, 정리 비용은 밀린 장부 정리 비용, 재구성 자체는 밀린 연도의 장부 관리를 보세요.
• LLC, 파트너십, 소유주가 여러 명인 S corporation인 경우: 미제출 사업체 신고서와 S corporation 밀린 장부를 보세요.
• 상품을 판매한 사업체인 경우: 매출원가는 별도로 재구성해야 합니다. 기록 없이 재고와 매출원가 정리하기를 보세요.
• 급여세 납부나 신고를 놓친 경우: 밀린 급여세를 보세요.
• 내역서에 해외 계좌가 나오는 경우: 놓친 해외 신고 따라잡기를 보세요.
• IRS가 이미 사업체에 서신을 보낸 경우: 사업체 앞으로 온 IRS 통지서를 보세요.
• 장부는 있고 몇 달만 밀린 경우: 밀린 장부 따라잡기를 보세요.