QuickBooks Online 이전 후 잔액 불일치

QuickBooks Desktop에서 Online으로 옮긴 뒤 잔액이 맞지 않는 이유는 무엇인가요?

Desktop에서 Online으로 옮긴 뒤 잔액이 달라지는 이유는 세 가지 중 하나입니다. 전부가 아니라 일부만 옮기기로 선택했거나, 무언가 잘못 옮겨졌거나 두 번 옮겨졌거나, 이전 때문에 드러난 문제가 Desktop 파일에 이미 있었던 경우입니다. 두 파일에서 같은 기간의 같은 보고서를 실행해 비교하는 것이 Intuit의 확인 방법입니다(Intuit). 첫 번째 이유를 배제한 뒤에야 차이가 오류가 되므로, 무엇이든 고치기 전에 무엇을 옮겼는지부터 확정하세요.

모든 데이터를 옮겼고 차이가 계정 하나에 있으며 날짜가 정해진 분개 하나로 설명되면 단순한 사례입니다. 다음 경우에는 단순하지 않습니다.

• Online의 잔액이 마지막으로 제출한 신고서의 재무상태표와 다릅니다.
• Desktop 파일을 축약했거나 기록의 일부만 옮겼습니다.
• 이전한 날짜 이후의 은행 또는 카드 계정이 대사되지 않습니다.
• 신고서 제출 기한이 다가오거나, 이미 제출한 연도가 바뀔 수 있습니다.

시작하기 전에 준비할 자료:

• 지금 만들어 두고 건드리지 않는 Desktop 파일 백업.
• 이전 날짜와 선택한 옵션(전체 데이터, 날짜 범위, 목록만).
• 사업체별로 마지막에 제출한 신고서와, 있는 경우 Schedule L.
• 이전 날짜부터 마지막으로 대사가 맞았던 달까지의 은행·카드 거래 내역서.

Desktop 파일과 Online 파일은 어떻게 비교하나요?

두 파일에서 같은 기준, 같은 날짜로 같은 보고서를 실행한 뒤, 서로 다른 계정을 모두 목록으로 만드세요. Intuit의 안내 단계는 손익계산서(연초부터 현재까지, 두 파일 모두 같은 기간), 재무상태표, A/R과 A/P(매출채권과 매입채무) 보고서를 꼽습니다. 시산표(한 날짜 기준 모든 계정과 잔액)는 꼽지 않습니다. 같은 날짜 기준의 시산표를 더하면 모든 계정을 나란히 볼 수 있습니다.

1. 무엇이든 바꾸기 전에 Desktop 보고서를 PDF로 저장하세요.
2. 두 파일에서 각 보고서를 같은 기준(현금주의 또는 발생주의)과 같은 날짜로 실행하세요.
3. 오늘이 아니라 이전 날짜 기준으로 비교하세요. 이후에 온라인에서 입력한 내용은 실제 차이입니다.
4. 차이가 나는 계정과 금액을 각각 적으세요.
5. 각 계정의 거래 상세를 열어 한쪽 파일에만 있는 분개를 찾으세요.

옮긴 내용에서 예상되는 차이는 무엇이고, 오류는 무엇인가요?

차이가 옮기기로 선택한 데이터, Intuit이 이전되지 않는다고 밝힌 항목, 이전 이후 온라인에서 한 작업 중 하나로 추적되면 예상되는 차이입니다. 그 밖의 차이는 오류라고 하기 전에 추적이 필요합니다. Intuit의 도구로는 모든 데이터를 옮기거나, 고객·공급업체·계정과목표·직원·품목 같은 목록을 옮길 수 있습니다. Intuit의 전환 안내 페이지는 날짜 범위의 거래와 잔액을 옮기는 방법도 설명합니다(Intuit). 제공되는 옵션과 약관은 Intuit 도구와 요금제에 따라 다를 수 있고 바뀔 수 있으므로, 사용한 옵션을 확인하고 Intuit의 현재 약관을 살펴본 다음 아래 표를 그에 맞춰 보세요.

Intuit의 페이지는 일부 항목이 이전되지 않는다고 밝히며 그 목록을 링크합니다. 차이를 오류라고 하기 전에 그 목록을 확인하세요. 급여의 경우 Intuit은 Desktop 급여 사용자에게 마지막 급여 처리 후 영업일 2~3일을 기다리고, 다음 급여 처리 전에 이전을 끝내라고 안내합니다. 그래야 급여 데이터가 오류 없이 이전됩니다(Intuit). 급여 처리 직후에 옮겼다면 그 전후 지급일의 급여와 부채를 확인하세요. 정리되지 않는 급여 잔액은 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요. 원천징수한 급여세를 납부하지 않으면 사업체뿐 아니라 개인에게도 영향이 갈 수 있습니다. 고의로 납부하지 않은 책임자는 미납액과 같은 금액의 가산세를 낼 수 있습니다(Publication 15). 누가 책임자에 해당하는지와 기한은 Trust Fund Recovery Penalty를 참고하세요.

차이가 오류라면 한쪽 파일에만 있는 거래, 두 파일에 모두 있는 거래(옮겨진 뒤 은행 피드로 다시 불러왔거나 직접 입력함), 이전 날짜의 잘못된 쪽에 날짜가 찍힌 거래를 찾으세요. 수입이 두 번 계산된 경우는 QuickBooks의 중복 수입을, 정리되지 않는 Undeposited Funds 잔액은 Undeposited Funds 잔액을 참고하세요.

이전을 그냥 다시 실행하면 안 되나요?

무엇이 대체되는지 알기 전에는 안 됩니다. Intuit은 이전 후에는 Desktop 파일이 모든 데이터를 대체하며, Online 회사의 데이터를 대체하면 되돌릴 수 없다고 밝힙니다(Intuit; Intuit). 첫 이전 이후 온라인에서 입력하거나 고친 모든 내용이 현재 상태의 Desktop 파일로 대체됩니다. Intuit은 이미 데이터가 있는 회사에 대해 대체 경고를 하므로, 다시 실행하면 어느 Online 회사에 쓰는지 확인하세요. Intuit의 페이지는 대사 이력이 어느 방향으로든 넘어가는지 밝히지 않으므로, 대사 이력이 유지되거나 이전된다고 기대하지 마세요.

다시 실행한다면 먼저 Online 보고서와 온라인에서 입력한 모든 분개의 목록을 저장하세요. 다시 실행하면 그것들이 대체되어 다시 입력해야 하기 때문입니다.

기초 잔액을 마지막으로 제출한 신고서와 어떻게 대조하나요?

과세연도 시작일의 기초 재무상태표는 마지막으로 제출한 연도 말의 재무상태표와 같아야 합니다. 연중에 이전했다면 이전 날짜의 Online이 Desktop과 같아야 하고, 표에서 보듯 마지막 연말의 Desktop 잔액이 그해 신고서와 맞아야 합니다. 맞지 않으면 차이를 끼워 맞추지 말고 설명해야 합니다. 신고서에서 대조할 자료는 사업체 유형에 따라 다릅니다.

파트너십은 일반적으로 연초 총자산이 전년도 말과 같아야 하며, 그렇지 않으면 설명서로 차이를 설명합니다.

소규모 사업체 질문에 "Yes"로 답한 소규모 파트너십이나 법인은 Schedule L을 작성하지 않아도 됩니다(Form 1065에서는 선택). 최신 작성 안내 기준으로 이 질문은 Form 1065의 Schedule B 4번 질문, Form 1120-S의 Schedule B 11번 질문, Form 1120의 Schedule K 13번 질문입니다. 해당 연도의 서식을 확인하세요. 이 경우 제출한 재무상태표가 없을 수 있으므로 전년도 말 장부와 거래 내역서를 기준으로 대조합니다.

Schedule L과의 차이는 이전 전부터 시작되었을 수 있습니다. 세금 신고 대행인이 Desktop 파일 밖에서 입력한 연말 분개는 신고서에는 있지만 파일에는 없었으므로 이전되지 않았습니다. 신고서와 맞지 않는 자본은 이익잉여금이 작년 신고서와 맞지 않을 때를 참고하세요. 신고서를 기준으로 기초 잔액을 정하는 방법은 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.

은행·카드 계정이 대사되지 않습니다. 어디서부터 다시 시작하나요?

장부 잔액에 미결 항목을 반영한 금액이 거래 내역서 잔액과 같은 가장 최근 거래 내역서부터 앞으로 대사하세요. Publication 583은 매달 대사하고, 전월 말의 수표장 잔액에서 시작하며, 조정된 은행 잔액이 조정된 장부 잔액과 같아야 한다고 안내합니다. 또한 거래 내역서만이 아니라 장부의 오류도 바로잡으라고 합니다.

1. 각 은행·카드 계정마다 이전 날짜에 가장 가까운 거래 내역서를 고르세요.
2. 그 날짜의 장부 잔액에 미결 항목(장부에는 기록됐지만 아직 거래 내역서에 없는 항목)을 반영한 금액을 거래 내역서 잔액과 비교하세요.
3. 일치하면 문제는 이전 이후에 있습니다. 이전 날짜 이후 첫 거래 내역서부터 앞으로 대사하세요.
4. 일치하지 않으면 거래 내역서를 한 달씩 거슬러 올라가 일치하는 마지막 달을 찾으세요. 그 달부터 앞으로 대사하세요.
5. 달마다 앞으로 대사하세요. 어떤 달이 맞지 않으면 원인이 되는 분개를 찾으세요. 대사 조정 분개로 그냥 덮지 마세요.

대출 계정도 대출기관의 거래 내역서로 같은 방식으로 하세요. 기초 잔액이 거래 내역서와 더 이상 맞지 않는 경우는 대사의 기초 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.

변환 과정에서 기록이 축약되거나 빠졌다면 어떻게 하나요?

기록이 빠지는 이유는 세 가지입니다. 날짜 범위나 목록만 선택했거나, 크기 제한 아래로 맞추려고 Desktop 파일을 축약했거나, 선택으로 설명되지 않는 이유로 일부 연도가 넘어오지 않은 경우입니다. 첫 번째는 선택입니다. 두 번째는 세무조사에서 문제가 될 수 있습니다. 세 번째는 추적해야 할 오류입니다.

Intuit의 페이지는 파일이 크기 제한 아래여야 하며, 더 큰 파일은 이전 전에 축약해야 한다고 밝힙니다. IRS는 축약이 오래전에 마감된 거래의 상세 내역을 지우고 요약 분개로 바꾸며, 소프트웨어가 상세 내역의 보관 사본을 둔다고 설명합니다(IRS FAQ). 같은 FAQ는 다음도 밝힙니다.

• 조사 대상 과세연도에는 축약된 데이터가 인정되지 않습니다.
• 이전 날짜는 조사 대상 연도에 생성·변경된 거래나 이에 영향을 주는 이전 연도 거래를 건드리지 않는 한 축약할 수 있습니다.
• 조사가 확대되면 IRS가 축약 전에 만든 백업이나 보관 사본을 요청할 수 있습니다.

따라서 보관 파일이나 축약 전 백업을 찾아 원래 Desktop 백업과 함께 보관하세요. 고정자산, 대출, 이월액처럼 현재 신고서로 이어지는 항목의 상세 내역은 나중에 필요할 수 있으므로, 축약 후에도 남아 있는지 확인하세요. 전환 날짜와 옮길 기록의 양은 회계 소프트웨어를 연중에 바꾸기를 참고하세요.

남은 차이는 어디에 기록하나요?

먼저 각 차이를 거래로 추적하세요. 추적된 오류는 그 거래에서 고치세요. 신고서에서 비롯된 근거 있는 수정은 날짜가 정해진 조정 분개가 필요할 수 있습니다. 추적할 수 없는 차이는 균형을 맞추는 분개나 Opening Balance Equity, 미분류 계정에 넣을 일이 아니라 더 많은 추적과 세금 신고 대행인의 검토가 필요합니다. 누가 승인해야 하는지에 대한 IRS 규정은 없습니다. 통제 장치로서 소득이나 자본을 바꾸는 분개는 신고서에 서명하는 사람이 승인하세요.

Opening Balance Equity에 남은 차이는 여전히 설명되지 않은 것이며, 올바른 자본 계정으로 옮겨야 합니다(Opening Balance Equity). 소득이나 비용의 포괄 계정에 넣으면 손익계산서에서 차이가 가려지고, 이는 신고서의 소득으로 이어집니다. 차이가 이미 제출한 연도에 있다면 그 연도를 수정하지 마세요. 세금 신고 후의 마감일을 참고하세요.

원본 Desktop 파일을 증거로 어떻게 보관하나요?

무엇이든 고치기 전에 이전 시점의 Desktop 파일을 직접 백업하고, 사본 두 개를 서로 다른 곳에 보관하세요. Intuit은 Desktop 데이터가 떠난 상태 그대로 남고 Desktop 구독을 해지한 뒤 12개월 동안 보기 전용으로 접근할 수 있다고 밝힙니다. 이는 사업주가 통제하는 기록이 아니라 Intuit의 약관이며, 증빙 기록을 보관해야 하는 기간보다 짧습니다. 보관 기간은 일반적으로 신고한 날이나 기한 중 늦은 날부터 3년이고, 경우에 따라 더 깁니다(사업 기록 보관 기간).

IRS는 장부를 소프트웨어로 관리하는 대부분의 사례에서 조사관이 조사 초기에 회계 소프트웨어 백업 파일을 요청하고, 대부분의 데이터 파일은 관리자 사용자 이름과 비밀번호 없이는 읽을 수 없으므로 이를 함께 요청한다고 밝힙니다. 범위가 좁은 세무조사에서는 요청하지 않을 수 있습니다. 백업은 원본 입력 장부의 정확한 사본이며 Excel로 내보낸 파일은 같은 방식으로 검증할 수 없다고도 밝힙니다(IRS FAQ).

이 글 앞부분의 준비 자료 목록에 있는 항목과 함께, 축약 전 보관 파일이 있으면 그것과 이전 날짜 기준 Desktop·Online 보고서 PDF, 이전을 실행한 사람의 메모를 보관하세요. 해지하기 전에 내보낼 자료는 QuickBooks를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.

신고서 전에 전문가에게 맡겨야 하는 경우는 언제인가요?

장부를 고치는 일이 신고서에 무엇을 보여 줄지 결정하는 일일 때입니다. IRS 기록 관리 페이지는 기록이 신고서에 적은 항목을 뒷받침해야 한다고 밝히므로, 장부와 신고서는 같은 이야기를 해야 합니다. 다음 중 하나라도 해당하면 전문가의 도움을 받으세요.

• Online 재무상태표, Desktop 파일, 제출한 신고서가 모두 다릅니다.
• 마지막으로 맞았던 거래 내역서에서 다시 시작해도 한 달이 대사되지 않습니다.
• 이미 제출한 연도가 바뀌거나, 여러 해가 축약됐습니다.
• 이전 후 소득, 급여, 판매세 잔액이 다르며 신고서나 제출 기한이 다가옵니다.
• 통지서나 세무조사가 진행 중입니다.

Desktop 백업, 두 파일의 같은 날짜 보고서, 제출한 신고서, 거래 내역서를 가져오세요. 기초 날짜에 장부가 무엇을 보여야 하는지, 어떤 수정은 장부에 하고 어떤 수정은 신고서에 하는지는 소프트웨어가 아니라 신고서에 서명하는 사람이 판단합니다.

예시

이 예시는 이해를 돕기 위한 가상의 경우이며 미국 달러를 사용합니다.

12월 31일에 이전한 레스토랑 LLC

Desktop의 A/R은 US$52,000이고 Online의 A/R은 US$48,000입니다. 두 파일에서 12월 31일 기준으로 실행한 고객별 A/R 연령 분석을 보면 US$4,000 전체가 한 고객에게 있습니다. Desktop에는 있고 Online에는 없는 청구서입니다. 사업주는 고객의 명세서로 그 청구서가 실제인지 확인합니다. 해결은 아직 신고서를 제출하지 않은 연도의 12월 31일 또는 그 이전의 청구서 실제 날짜로 Online 파일에 분개 하나를 입력하는 것입니다. 이전을 다시 실행하면 이전 후 몇 주 동안 온라인에서 한 작업도 함께 대체됩니다.

첫 대사가 US$15,000 어긋난 건설업 S corporation

첫 Online 은행 대사가 거래 내역서의 US$120,000과 달리 US$135,000으로 시작합니다. 거래 상세를 보니 입금 US$15,000이 두 번 입력되어 있습니다. 한 번은 이전으로, 한 번은 은행 피드가 올해 초의 입금을 다시 불러오면서입니다. 법인은 중복 항목을 지우고 소득이 과대 계상되지 않았는지 확인한 뒤, 올해 첫 거래 내역서부터 다시 대사하며 매달이 전월 거래 내역서의 기말 잔액으로 시작하는지 확인합니다.

1월 1일에 목록과 잔액만 옮긴, 파트너십으로 과세되는 구성원 두 명의 LLC

Online 파일이 시작하는 잔액이 작년에 제출한 Schedule L과 US$9,000 차이가 납니다. Desktop 재무상태표는 Online 기초 잔액과 일치하므로 이전이 원인이 아닙니다. 신고서에는 Desktop 파일에 한 번도 입력되지 않은 US$9,000의 연말 조정이 반영되어 있었습니다. 장부는 Desktop 금액으로 시작하고, 차이는 Form 1065 작성 안내에 따라 설명서로 설명합니다. 장부에도 그 조정을 기록할지는 세금 신고 대행인이 판단합니다.

상황이 다르다면?

• 신고서 제출 기한이 다가오는데 옮긴 내용으로 차이가 설명되지 않는 경우: 이전 후 잔액이 바뀌었거나, 장부가 작년 Schedule L과 다르거나, 여러 해가 축약된 경우입니다. 어떤 수정은 장부에 하고 어떤 수정은 신고서에 하는지는 세금 신고 대행인의 판단입니다. 신고서 작성을 시작하기 전에 장부 관리 지원과 함께 정리하세요.
• 이미 제출한 연도가 바뀔 수 있는 경우: 세금 신고 후의 마감일을 참고하세요.
• 장부가 몇 달씩 밀려 있기도 한 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.
• 파트너 자본 계정이 K-1과 맞지 않는 경우: 파트너 자본 계정을 참고하세요.
• Desktop을 계속 쓸지 정하지 못한 경우: QuickBooks Desktop 단종을 참고하세요.
• QuickBooks Online이 아닌 다른 소프트웨어로 옮긴 경우: 위의 같은 날짜 비교와 신고서 대조는 그대로 적용됩니다. 이전 도구가 무엇을 가져오는지는 해당 업체의 규칙입니다. 소프트웨어를 고르려면 회계사가 지원하는 QuickBooks 대안을 참고하세요.
• 통지서나 세무조사가 진행 중인 경우: IRS는 조사 대상 연도에는 축약된 데이터가 인정되지 않는다고 밝히므로, 파일을 축약하거나 삭제하기 전에 대리인에게 문의하세요. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.