회계 소프트웨어 연중 교체: 전환일과 이전 방법

장부 관리 소프트웨어는 연중에 바꿔야 하나요, 연말까지 기다려야 하나요?

연말에 바꾸는 것이 가장 간단합니다. 한 과세연도의 자료가 한 시스템에 모두 담기기 때문입니다. 장부가 월말까지 대사되어 있고 이전 파일을 보관한다면 연중 전환도 가능합니다. 다만 이 경우 세금 신고서, Form 1099, 급여 신고서를 두 시스템의 자료로 만들어야 합니다.

기존 프로그램이 연말까지 문제없이 작동하고 이용료도 연말까지 납부되어 있다면 연말까지 기다리는 쪽이 맞습니다. 그 전에 지원이나 접근 권한을 잃거나 갱신 시기가 오는 사업체라면 더 일찍 바꾸는 쪽이 맞습니다. 이때는 계정이 대사된 가장 가까운 월말을 고르세요. 가격 인상만으로 전환할 때 해야 할 일이 달라지지는 않습니다.

연말 전환 열은 과세연도가 12월 31일에 끝난다고 가정합니다. 과세연도가 다른 달에 끝나면 손익계산서만 한 시스템에 남습니다. Form 1099는 역년 기준으로 신고하고, 급여 신고서는 역년의 분기나 연도를 따릅니다. 판매세 신고 기간은 주가 정한 일정을 따르므로 12월 31일에 전환해도 한 기간의 중간일 수 있습니다. 캘리포니아 주에는 6월 30일에 끝나는 회계연도 기준 연간 신고 주기가 있습니다.

다음 중 하나라도 해당하면 전환이 간단하지 않습니다.

• 회계 파일 안에서 급여를 지급합니다.
• 둘 이상의 주에서 판매세를 징수합니다.
• 사업체가 재고를 보유하고 있습니다.
• 은행·카드 연동이 여러 개이거나 사업체가 둘 이상입니다.
• 계정에 외화가 있거나, 소유주나 모회사가 미국 밖에 있습니다.
• 전환일 이전 몇 달은 계좌 대사가 되어 있지 않습니다.
• 과세연도가 12월이 아닌 다른 달에 끝납니다.

날짜를 정하기 전에 다음을 준비하세요.

• 시산표: 마지막으로 대사를 마친 월말 기준, 모든 계정의 잔액을 한 날짜로 모은 표입니다.
• 매출채권과 매입채무 연령 분석: 아직 받지 못한 고객 청구서와 아직 지급하지 않은 거래처 청구서를 각각 날짜와 함께 정리한 자료입니다.
• 고정자산 목록: 취득 원가와 현재까지의 감가상각을 포함합니다.
• 현재까지의 거래처 지급 내역, 연초부터 현재까지의 급여와 판매세 보고서.
• 이전 파일의 전체 백업.

옮기기 전에 신고서를 작성하는 사람에게 전환일을 알리세요. 연말에 신고서 작성자는 두 시스템의 보고서가 모두 필요합니다.

소프트웨어를 바꾸면 과세연도나 회계 방식이 바뀌나요?

아니요. 소프트웨어를 바꿔도 과세연도와 회계 방식은 바뀌지 않습니다. 둘 다 소프트웨어가 아니라 이미 제출한 신고서에서 정해집니다. 여기에 인용한 IRS(미국 국세청) 발행물은 소프트웨어 변경 자체를 다루지 않습니다. 이 설명은 Publication 538의 과세연도와 회계 방식 정의에서 도출한 것입니다.

신고서는 전체 과세연도를 다루므로 전환일에 나뉘지 않습니다.

Publication 583은 과세소득을 계산할 때와 장부를 관리할 때 같은 회계 방식을 쓰라고 안내하고, Publication 334도 소규모 사업체에 대해 같은 내용을 안내합니다. 규정은 이보다 느슨해서, 회계 기록에는 장부와 신고서의 차이를 조정한 내역이 포함된다고 정합니다. 장부와 신고서의 방식이 다른 경우는 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서를 참고하세요. 함정은 신고서의 바탕이 되는 새 파일의 설정입니다. 보고 기준, 재고 원가 계산 방식, 감가상각이 제출한 신고서에서 쓴 방식과 다르면 중요한 항목의 처리 방식이 바뀔 수 있습니다. Publication 538은 중요한 항목의 처리 방식 변경도 회계 방식 변경에 포함되며, 재고 평가 방식이나 감가상각 방식 같은 변경은 보통 IRS의 승인이 필요하고 Form 3115로 신청한다고 설명합니다. 자동 변경은 변경 연도의 기한 내 제출 신고서와 함께 처리하며, 신고서를 제출하는 날까지 서명한 사본을 IRS에도 보냅니다. 자동 변경이 아닌 경우는 해당 연도 중에 신청합니다. 계산 오류나 기장 오류를 바로잡는 것은 회계 방식 변경이 아닙니다. 차이가 어느 쪽인지는 새 파일이 신고서에 반영되기 전에 신고서 작성자가 판단합니다. 현금주의에서 발생주의로 일부러 바꾸려면 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요.

전환일은 언제로 정해야 하나요?

은행과 카드 계좌가 명세서와 대사된 달의 마지막 날로 정하세요. 기다릴 수 있다면 과세연도의 마지막 날이 가장 좋습니다. Publication 583은 당좌 계좌를 매월 대사하라고 안내합니다.

연말 전환이라도 연말 이후에 신고서 작성자가 입력하는 분개(감가상각, 발생 항목 등)를 기다려야 합니다. 그 분개가 입력되기 전에 새 파일을 열었다면 각 분개를 날짜가 적힌 분개 한 건으로 입력하세요. 그렇지 않으면 기초 잔액이 제출한 신고서와 맞지 않습니다.

날짜가 언제든 그 날짜를 적어 두고, 이전 파일에는 그 이후 날짜의 거래를 더 이상 입력하지 마세요. 이전 파일에 마감일(lock date, 그 날짜 이전에는 새 입력을 막는 기능)이 있으면 설정하세요. 기간을 잠그는 방법은 세금 신고 후 마감일 설정을 참고하세요.

새 소프트웨어에는 무엇을 가져오나요?

이력이 아니라 전환일 기준 잔액을 가져옵니다. 기초 시산표 하나, 문서별 미수 청구서와 미지급 청구서, 각종 목록, 자산 목록입니다.

Publication 583은 자산 기록에 구입 가격, 개량 비용, section 179 공제, 공제한 감가상각이 나와야 하고, 재고 관련 서류에는 지급한 금액이 나와야 한다고 안내합니다. 복식부기 시스템은 스스로 균형이 맞으므로, 균형이 맞지 않는 기초 분개에는 오류가 있습니다.

기초 잔액을 제출한 신고서와 맞추는 방법은 회계사를 바꾼 뒤 기초 잔액을 참고하세요.

과거 거래를 옮겨야 하나요, 잔액과 보관용 파일만 있으면 되나요?

신고서에는 보통 잔액과 보관용 파일이면 충분합니다. 과거 거래는 대출 기관이나 투자자가 한 해의 월별 흐름을 비교하는 경우처럼 새 시스템 안에서 그 상세 내역이 필요할 때만 옮기세요.

• 잔액은 위의 기초 분개로 들어옵니다.
• 보관용 파일은 이전 파일 전체이며 있는 그대로 보관합니다. 이전의 모든 거래에 대한 원본 기록으로 남습니다. 거래를 다시 입력해 만든 파일은 최초 입력 장부와 기록의 사본이 아니며, 백업을 달라는 IRS의 요청을 충족하지 못합니다.
• 거래는 위험한 부분입니다. 옮기는 거래마다 같은 항목을 두 번 셀 가능성이 생깁니다. 한 해 전체를 한 파일에 담아야 한다면 과거 일부를 가져오지 말고, 회계사를 바꾼 뒤 기초 잔액에서 설명한 대로 새 파일을 과세연도 첫날 기준으로 열고 그 이후의 달을 명세서로 입력하세요. 발생주의 장부에서는 명세서만으로 부족합니다. 청구서, 매입 청구서, 감가상각 같은 비현금 분개도 함께 입력합니다.

각 기간의 은행 거래는 한 가지 출처에서만 가져오세요. 이전 파일, 명세서, 은행 연동 중 하나만 쓰고 둘 이상을 쓰지 마세요.

한 해가 두 시스템에 나뉘어 있을 때 연간 손익계산서는 어떻게 만드나요?

연간 손익계산서는 과세연도 첫날부터 전환일까지의 이전 시스템 보고서와 다음 날부터 연말까지의 새 시스템 보고서를 계정별로 더해 만듭니다. 새 파일에 이미 앞쪽 달이 들어 있다면 더하지 않습니다. 가져오기 전에 세 가지 방법 중 하나를 고르세요. 앞쪽 달이 이미 들어 있는 새 파일에 이전 보고서를 더하는 일은 절대 하지 마세요.

어떤 방법이든 다음과 같이 하세요.

1. 전환 전에 이전 계정을 모두 새 계정과 짝지어 한 장의 표로 만드세요.
2. 연초부터 전환일까지의 이전 손익계산서를 뽑아 파일로 저장하세요.
3. 연말에 같은 기간의 새 손익계산서를 뽑으세요.
4. 이전 시스템의 연초부터의 순소득이 새 파일에서 어디에 있는지 확인해 맞추세요. 첫 번째 방법에서는 자본 안에, 두 번째 방법에서는 소득과 비용 잔액에 있습니다.
5. 신고서 작성자에게 원본 보고서 두 개와 합산한 보고서를 함께 전달하세요.

파트너십이나 S corporation은 전환일 기준으로 소유주별 자본도 정확히 필요합니다. 소유주 자본 설정하기를 참고하세요.

두 시스템에 나뉜 상태에서 Form 1099용 연초부터의 거래처 합계를 맞게 관리하려면 어떻게 하나요?

누구에게 Form 1099-NEC를 발급할지 정하기 전에 각 수취인에게 지급한 금액을 두 시스템에서 역년 기준으로 합산하세요. 기준은 한 해 동안 수취인에게 $2,000 이상을 지급했는지입니다. 각 시스템에서는 그 금액 미만인 수취인도 합계로는 넘을 수 있습니다. 백업 원천징수로 연방 소득세를 원천징수한 수취인은 합계와 상관없이 서식이 필요합니다.

1. 전환 전에 1월 1일부터 전환일까지 거래처별 지급 내역을 뽑으세요. 청구서가 아니라 지급 내역을 쓰세요. 기준은 지급한 금액입니다.
2. 그 보고서를 각 수취인의 이름, 납세자 식별번호, 사업체 유형, Form W-9 수령 여부와 함께 보관하세요.
3. 새 시스템에는 각 수취인을 같은 이름과 같은 납세자 식별번호로 한 번만 등록하세요. 한 수취인이 두 가지 이름으로 적혀 있으면 합계가 나뉩니다.
4. 연말에 전환 전 지급 내역을 새 시스템의 보고서에 수취인별로 더하세요.
5. 서식이 다루지 않는 지급은 제외하세요. 카드 결제와 법인을 포함해 누구에게 서식을 발급하는지는 어떤 계약자에게 1099를 발급하나요를 참고하세요.

Form 1099는 역년 동안 지급한 금액을 신고하므로, 회계연도 말에 맞춰 전환하는 회계연도 과세 사업체도 역년이 두 시스템에 나뉩니다. 이미 놓친 서식은 늦은 계약자 및 직원 세금 서식을 참고하세요.

같은 청구서, 입금, 매입 청구서를 두 번 세지 않으려면 어떻게 하나요?

각 항목을 한 번만 입력하세요. 잔액은 기초 분개로 들어오고, 미수 청구서와 미지급 청구서(발생주의 장부)는 미결 항목으로만, 전환일 이전 날짜의 소득과 비용은 선택한 연간 방법을 통해서만 들어옵니다.

처음 세 행은 발생주의 장부에 해당합니다. 현금주의에서는 아직 받지 않은 청구서나 지급하지 않은 매입 청구서가 소득이나 비용이 아닙니다. 현금주의는 받은 때, 발생주의는 발생한 때 소득으로 계산하므로, 전환 후 지급은 현금주의 장부에서는 새로운 소득이나 비용이고 발생주의 장부에서는 미결 항목을 정산할 뿐입니다. 자세한 내용은 회계사를 바꾼 뒤 기초 잔액을 참고하세요. 이미 파일에 있는 중복 항목은 중복 소득을 참고하세요.

새 파일이 전환일 기준으로 이전 파일과 일치하는지 어떻게 확인하나요?

새 파일의 전환일 기준 시산표에서 모든 재무상태표 계정이 계정을 짝지은 뒤의 이전 파일과 같고, 연초부터의 이익도 일치하면 맞는 것입니다.

두 시산표를 날짜가 적힌 파일로 저장하세요. 두 파일이 일치한다는 증거가 됩니다. 새 파일에서 첫 달을 대사한 뒤에 둘째 달을 입력하세요.

전환할 때 급여와 판매세 이력은 무엇이 필요한가요?

급여와 판매세는 재무상태표뿐 아니라 각각의 연초부터의 잔액과 신고 기간이 필요합니다.

합계만이 아니라 급여와 판매세의 상세 내역을 보관하세요. 고용세 기록에는 임금 지급 금액과 날짜, 세금 납부 내역이 포함되고, 판매세 기록의 보관 기간은 주마다 따로 정합니다.

새 급여 지급 업체로 바꾸는 것은 별개의 전환입니다. 급여 지급 업체 바꾸기를 참고하세요. 신고 주기와 기한은 판매세 신고서 제출을, 신고서와 맞지 않는 미지급금은 신고서와 맞지 않는 미지급 판매세를 참고하세요.

이전 데이터는 얼마나 오래, 어떤 형태로 보관해야 하나요?

이전 데이터는 그 데이터를 바탕으로 한 신고서를 조사받거나 수정할 수 있는 동안 보관하세요. 보고서만이 아니라 완전한 파일을 보관해야 합니다.

소득, 공제, 세액공제 기록은 보통 신고서를 제출한 날 또는 제출 기한 중 늦은 날부터 3년 보관해야 합니다. 고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년 보관해야 합니다. 자산 목록처럼 보유 중인 재산에 관한 기록은 그 재산을 처분한 연도의 기한이 끝날 때까지 보관합니다. 더 긴 경우는 IRS 보관 기간 표에 나와 있으며, 사업 기록 보관 기간에서 설명합니다.

보관할 것은 다음과 같습니다.

• 이전 시스템의 완전한 백업 파일. 소프트웨어로 장부를 관리하는 대부분의 경우, IRS는 세무조사 초기에 회계 소프트웨어 백업 파일을 요청하며 관리자 로그인도 함께 요구합니다. IRS는 스프레드시트 사본은 원본처럼 검증할 수 없고, 조사 대상 연도에는 요약된 데이터를 받아들일 수 없다고 밝힙니다.
• 14개월 범위. 조사관은 기간 경계를 검증하기 위해 조사 대상 연도의 앞뒤 한 달이 백업에 포함되도록 요청할 수 있습니다. 연말에 전환해도 그 달들은 두 파일에 나뉘어 남습니다.
• 내보낸 보고서. 이전 프로그램 없이도 읽을 수 있어야 합니다. 연간 손익계산서, 재무상태표, 원장, 시산표, 연령 분석표, 거래처 지급 보고서, 급여 보고서가 해당합니다.
• 이전 파일에 첨부로만 남아 있는 증빙 서류. IRS는 구매, 판매, 급여 및 그 밖의 거래에서 증빙 서류가 생기며, 그 서류에 장부에 기록하는 정보가 담겨 있다고 설명합니다.
• 시스템 설명서. Publication 583은 전산으로 읽을 수 있는 기록과 통제 방식, 계정과목표를 포함한 전산 부분의 완전한 설명을 요구합니다.

사본 두 개를 서로 다른 곳에 저장하고, 이전 구독이 끝나기 전에 백업이 열리는지 시험하세요. 해지하기 전에 내보낼 자료는 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러로 표시합니다.

컨설팅 S corporation이 7월 1일에 전환하는 경우

발생주의를 쓰는 역년 S corporation이 6월 대사를 마친 뒤 7월 1일에 전환합니다. 이전 시스템에는 1월부터 6월까지 매출 US$180,000, 비용 US$120,000이 있습니다. 새 파일은 매출채권을 제외한 6월 30일 잔액, 청구서별로 입력한 미수 청구서 US$40,000, 자산 목록으로 시작합니다. 새 시스템의 7월부터 12월까지는 매출 US$170,000, 비용 US$115,000입니다.

신고서의 손익계산서는 두 보고서를 더한 금액입니다. 매출 US$350,000, 비용 US$235,000, 이익 US$115,000입니다. 미수 청구서 US$40,000은 이미 이전 시스템의 매출에 들어 있으므로, 7월과 8월에 받은 대금은 그 청구서를 정산할 뿐 7월 매출이 아닙니다.

개인사업자가 3월을 두 번 계산하는 경우

발생주의를 쓰는 개인사업자가 4월 1일에 전환합니다. 3월 작업에 대한 미수 청구서는 합계 US$6,000입니다. 사업자는 3월 31일 매출채권을 합계 US$6,000으로 입력하고 3월 청구서도 함께 가져왔습니다. 그러면 매출채권이 US$12,000으로 나타납니다. 가져온 청구서가 새 파일에 3월 매출 US$6,000도 기록하므로, 1월 1일부터 새 파일을 읽는 모든 연간 손익계산서에서 그 소득이 두 번 계산됩니다. 해결 방법은 합계 입력을 지우고, 매출채권을 청구서별로 기초 분개에 맞춰 한 번만 입력하는 것입니다.

두 시스템에 나뉜 프리랜서

파트너십으로 과세되는 구성원 2명의 LLC가 전환 전에는 수표로 US$1,500, 전환 후에는 은행 이체로 US$1,200을 프리랜서에게 용역 대가로 지급했습니다. 각 시스템에서는 $2,000 기준 미만인 수취인으로 나오지만 합계는 US$2,700입니다. LLC는 이전 시스템에서 전환일까지의 거래처별 지급 보고서를 뽑고 새 시스템의 보고서를 더합니다. 프리랜서가 법인이 아니라면 US$2,700에 대해 Form 1099-NEC를 제출해야 할 수 있습니다.

상황이 다르다면?

• 연중에 전환하는데 떠나는 파일에서 급여, 판매세, 재고를 관리하거나 은행 연동이 여러 개인 경우: 전환일, 가져올 이력, 두 시스템으로 만드는 연간 합계와 1099 합계, 이전 파일과 일치하는 기초 잔액은 서로 영향을 주며, 하나가 틀리면 나머지에도 나타납니다. 옮기기 전에 장부 관리 지원을 받으세요.
• 전환일 이전 몇 달을 대사하지 않은 경우: 기초 잔액이 모든 오류를 그대로 물려받으므로 먼저 대사하세요. 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 계정에 외화가 있거나 소유주나 모회사가 미국 밖에 있는 경우: 미국 장부의 외화 계정, 외국 모회사를 둔 미국 자회사의 장부를 참고하고, 신고에 대해서는 국경 간 세금 지원을 이용하세요.
• 회계사도 바꾸었고 작년 보고서만 있는 경우: 회계사를 바꾼 뒤 기초 잔액을 참고하세요.
• 사용하던 회계 프로그램이 종료되는 경우: 종료되는 데스크톱 회계 소프트웨어를 참고하세요. 전환 후 잔액이 어긋났다면 데스크톱에서 온라인으로 옮긴 뒤 어긋난 잔액을 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 새 프로그램을 아직 고르는 중인 경우: 회계사가 지원하는 소프트웨어와 두 제품 비교를 참고하세요.
• 급여도 함께 옮기는 경우: 급여 지급 업체 바꾸기를 참고하세요.
• 새 파일의 설정이 현금주의를 발생주의로 바꾸거나 재고나 감가상각 처리 방식을 바꾸는 경우: 회계 방식 변경일 수 있습니다. 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 이미 신고한 연도가 새 파일에서 계속 바뀌는 경우: 세금 신고 후 마감일 설정을 참고하세요.
• 통지서를 받았거나 세무조사가 진행 중인 경우: IRS는 조사 대상 연도에는 요약된 데이터를 받아들일 수 없고, 다시 입력한 파일은 원본 장부의 사본이 아니라고 밝힙니다. 이전 파일을 바꾸기 전에 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.