현금 매출 사업의 세금: IRS가 요구하는 일일 매출 기록

현금 위주 사업체는 세금을 어떻게 내고, 현금 소득은 신고서에 어떻게 신고하나요?

현금 위주 사업체는 은행에 입금되지 않은 금액까지 현금 매출을 전액 신고해야 합니다. 세금은 총매출이 아니라 사업 소득에서 사업 비용을 뺀 이익에 대해 계산합니다. IRS(미국 국세청)는 Form 1099를 받지 않은 소득을 포함해 사업에서 받은 모든 소득을 신고하라고 안내하며, 세법은 사업에서 나온 총소득을 포함해 어떤 원천에서 나왔든 모든 소득에 과세합니다. 개인사업자는 현금 매출을 Schedule C(개인사업자의 사업 소득·비용 명세서)의 1번 줄에 총수입으로 신고합니다. 파트너십이나 법인은 같은 수입을 자기 신고서에 신고합니다. 이 페이지는 고객에게서 현금을 받는 사업체를 다루며, 회계 방식으로서의 현금주의를 다루지 않습니다. 현금주의와 발생주의의 선택은 소규모 사업의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

현금 위주 사업체의 핵심은 증빙입니다. 소득세 납세 의무가 있는 사람은 총소득을 입증할 수 있는 장부나 기록을 보관해야 하며, IRS는 소득과 비용을 명확히 보여 주는 방식이면 어떤 기록 체계든 인정합니다. 현금은 외부에 거래 흔적이 남지 않으므로 직접 작성한 일일 기록이 곧 증거이며, 조사관은 현금 취급을 가장 중점적으로 살핍니다.

다음과 같은 경우에는 현금 위주 사업체의 장부 관리가 간단하지 않습니다.

• 며칠 또는 몇 달 동안의 현금 매출을 전혀 기록하지 않았을 때
• 계산대에 찍힌 현금 매출보다 입금액이 적을 때
• 입금액이 신고한 매출보다 많거나, 입금액에서 현금이 차지하는 비중이 매출에서 현금이 차지하는 비중과 맞지 않을 때
• 물품 구입, 직원 급여, 사업주 개인 용도로 금전함에서 현금이 나갈 때
• 여러 계산대, 여러 매장, 여러 소유주가 현금을 다룰 때
• IRS에서 서신을 받았거나, 은행이나 인수 희망자가 갖고 있지 않은 기록을 요구할 때

이 가운데 여러 경우는 기록을 다시 만들어야 하거나 IRS에 직접 대응해야 합니다. 마지막의 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

시작하기 전에 준비할 자료는 계산대 마감(Z) 보고서나 일일 매출표, 입금 전표, 은행 거래 내역서, 현금 지출 전표와 그 근거가 되는 청구서, 판매세 신고서입니다.

현금 매출을 입증하는 일일 기록에는 무엇이 있나요?

하루의 현금 매출은 그날 작성한 기록과, 그 매출을 만들어 낸 근거 서류로 입증합니다. Publication 583은 총수입을 보여 주는 서류로 계산대 영수증 테이프, 은행 입금 전표, 영수증 장부, 청구서, 신용카드 매출 전표를 듭니다. 이 서류들은 연도별, 소득 종류별로 순서대로 보관하세요.

조사관은 Z 보고서를 요구하는 기록으로 삼습니다. IRS 소매업 조사 안내서는 소유주가 매일의 테이프를 보관해야 한다고 설명합니다. 테이프가 없으면 조사관은 모든 판매가 기록되었는지 알 수 없고, 테이프를 매출 장부와 대조하기 때문입니다. 판매 서류에 일련번호가 있으면 조사관은 빠진 번호도 찾아봅니다.

카드 매출, 결제 대행 수수료, 카드로 받은 팁은 일일 POS 기록에 넣습니다. 일일 POS 매출 기록하기를 참고하세요.

매일 금전함 현금은 어떻게 세고, 현금 과부족은 어떻게 기록하나요?

마감할 때 금전함의 현금을 세어 계산대의 현금 합계와 비교하고, 차이가 있으면 적어 두세요. Publication 583의 예시 장부도 이렇게 작동합니다. 센 현금에 현금 지출 전표를 더하고 고정된 시작 준비금을 빼면 그날의 현금 수입이 되고, 이 금액은 그날의 현금 매출에 판매세를 더한 금액과 일치해야 합니다. IRS는 이를 필수 양식이 아니라 하나의 예시로 제시합니다.

1. 매일 같은 금액의 시작 준비금(거스름돈 자금)을 금전함에 넣어 두세요.
2. 마감할 때 계산대의 마감 보고서를 출력하고, 금전함의 현금을 지폐와 동전별로 세세요. 고객에게서 받은 수표는 별도 줄에 적습니다.
3. 센 금액에 그날의 현금 지출 전표를 더하고 준비금을 빼세요. 그 금액이 현금과 수표로 받은 금액입니다.
4. 그 금액을 보고서의 현금·수표 매출에 받은 판매세를 더한 금액과 비교하세요. 그 차이가 현금 과부족입니다.
5. 현금 매출은 보고서의 금액대로 기록하고, 차이는 매출에 섞지 말고 별도 줄에 기록하세요.
6. 정산표에 서명하고 날짜를 적으세요. 직원이 있다면 입금하는 사람과 다른 사람이 현금을 세도록 하세요. 조사관은 누가 현금을 세고 누가 은행에 가져가는지 묻습니다.

작은 차이가 한 달 안에 상쇄된다면 흔한 취급 실수입니다. 큰 부족액이 생기거나 반복되면 기록하지 않은 판매, 기록하지 않은 지출, 또는 분실일 수 있습니다. 원인을 찾아 해결하고 장부에 그대로 두지 마세요.

금전함 현금으로 거래처나 직원에게 지급해도 되나요? 현금 지출은 어떻게 기록하나요?

판매를 먼저 전액으로 기록하고 지출은 별도로 기록하면 현금으로 대금을 지급해도 됩니다. Publication 583은 비용을 증빙하려면 수표로 지급하는 방식을 권합니다. 현금으로 비용을 지급하면 영수증을 보관하고, 영수증을 받지 못했다면 지급할 때 사유를 적어 두세요. IRS 소매업 조사 안내서는 조사관에게 현금을 지출하기 전에 소득이 신고되었는지 확인하라고 지시하며, 소유주가 현금 지출용 일일 봉투나 파일을 따로 두는 경우가 많다고 설명합니다.

현금을 지출할 때마다 날짜, 받는 사람, 금액, 용도, 승인한 사람을 적은 현금 지출 전표를 쓰고 청구서를 붙이세요. 그런 다음 그날의 매출 전액을 기록하고, 각 지출을 따로 분류하세요. 비용, 재고나 장비 구입, 갚아야 할 채무 상환, 소유주 보수 중 하나입니다. 현금으로 지급했다고 해서 비용으로 공제되는 것은 아닙니다. 지출액을 매출에서 먼저 빼 버리면 매출과 지출이 모두 줄어들고, 그날의 기록이 Z 보고서와 맞지 않게 됩니다. 영수증이 없다면 사업 비용 영수증을 분실했을 때를 참고하세요.

다음 세 가지 지출은 특히 주의가 필요합니다.

• 급여. 직원에게 주는 돈은 현금이든 다른 형태든 급여이며, 원천징수와 급여 신고 대상입니다. 원천징수 책임이 있는 소유주나 임원이 고의로 원천징수한 세금을 납부하지 않으면, 납부하지 않은 원천징수 세액의 100%에 대해 개인 책임을 질 수 있습니다(26 U.S.C. 6672). 현금으로 지급받는 직원일 수 있는 일꾼과 신탁기금 회복 가산세를 참고하세요.
• 소유주 개인 용도. 개인 용도로 가져간 현금은 사업 비용이 아닙니다. 사업체 형태에 따라 소유주 보수, 인출금, 분배금 중 하나로 기록하고, 소모품으로 처리하지 마세요. 사업 계좌에서 낸 개인 지출을 참고하세요.
• 현금으로 지급한 카드 팁. 이 현금은 매출에서 나가고 은행에 들어가지 않으므로 별도로 기록해야 합니다. 고객이 남기는 팁을 참고하세요.

현금은 전부 입금해야 하나요? 입금액은 기록된 매출과 어떻게 맞추나요?

현금 수입은 입금하고, 가능하면 대금은 수표로 지급하세요. Publication 583은 매일의 수입을 모두 사업용 당좌계좌에 입금하고, 입금 전표마다 그 돈이 사업 소득인지 개인 자금인지 대출인지 적고, 사본을 보관하며, 매달 계좌를 대사하라고 안내합니다. 금전함에서 나가는 현금에는 별도의 전표가 필요하며, 아래의 월별 대조 표에서 이를 뺍니다. 사업에서 번 현금을 개인 계좌에 넣어도 여전히 사업 소득이며, 조사관은 소유주의 개인 계좌도 분석합니다.

입금액은 산술로 매출과 맞춥니다. 매달 다음과 같이 하세요.

입금액에는 받은 판매세가 포함됩니다. 구매자에게 부과되어 주 정부로 넘어가는 세금은 일반적으로 총수입에 포함되지 않으므로 입금액은 그 세금만큼 기록된 매출보다 큽니다. 반대로 판매자인 본인에게 부과되는 세금은 총수입에 포함됩니다. 차이의 대부분은 시점 때문에 생깁니다. 월말이나 주말에 받은 현금은 다음 기간에 입금되므로, 미착 입금으로 적어 두었다가 다음 달에 정리하세요. 현금의 일부만 입금하고 나머지를 쓰면 대조가 맞지 않습니다. IRS는 매출에서 현금이 차지하는 비중과 입금액에서 현금이 차지하는 비중을 비교합니다.

IRS는 현금 비중이 높은 사업체를 어떻게 검증하나요?

IRS는 기록들이 서로, 그리고 신고서와 일치하는지 확인하며, 일치하지 않으면 외부 수치로 소득을 다시 계산합니다. 소매업 조사 안내서와 소득 조사 매뉴얼이 이런 검증 방법을 설명합니다. 두 문서는 조사관을 위한 IRS 지침이며 법이 아니고, 소매업 안내서는 2009년에 작성되었습니다.

기록이 없거나 서로 맞지 않으면 조사관은 입금액이나 매입액 같은 외부 수치로 소득을 다시 계산할 수 있습니다. 이 매뉴얼은 이를 간접 방법이라고 부릅니다. 은행 입금액 방법은 현금 중 많은 부분이 입금되지 않은 경우에는 잘 맞지 않는다고 하고, 마진율 방법은 식당, 술집, 주류 판매점, 주유소, 보석상 같은 사업체에 효과적이라고 설명합니다. 그래서 매입 청구서가 중요합니다. 매입 청구서가 마진율 검증의 기초가 되기 때문입니다.

장부를 신고서와 대조할 수 없거나 입금액이 신고한 소득보다 크면 소득에 대한 더 깊은 조사로 이어집니다. 세무조사가 어떻게 진행되는지는 소규모 사업체의 IRS 세무조사 진행 방식을 참고하세요.

$10,000보다 많은 현금을 입금하면 IRS에 표시가 되나요?

은행의 통화 보고는 현금일 때만 발생합니다. 수표를 입금하거나 카드 결제 정산금을 받는 경우에는 금액이 아무리 커도 보고되지 않습니다. 통화란 동전과 지폐를 뜻하기 때문입니다. 큰 현금 입금이 있으면 은행이 정례 보고서를 제출하지만, 이는 가산세가 아니며 본인을 의심한다는 뜻도 아닙니다. 은행은 한 사람이 또는 한 사람을 위해 하루 영업일 동안 $10,000보다 많은 통화(현금이나 동전) 거래를 하면 현금 거래 보고서(CTR)를 제출해야 하며, FinCEN은 큰 금액의 통화를 취급하는 것을 일반적으로 금지하는 규정은 없다고 설명합니다. 같은 영업일의 입금액은 해당 은행의 모든 지점에서 합산하며, 야간이나 주말, 공휴일에 한 입금은 다음 영업일에 받은 것으로 칩니다. 주말에 모은 현금을 한꺼번에 입금하면, 하루씩 나누어 입금했다면 넘지 않았을 기준을 넘을 수 있습니다. 은행은 $10,000보다 많은 통화를 자주 다루는 일부 사업체를 이 보고에서 면제할 수 있습니다(31 CFR 1020.315). 다만 이는 본인이 기록해야 하는 내용에 영향을 주지 않습니다.

IRS는 이 보고서를 볼 수 있습니다. 소득 조사 매뉴얼은 조사관이 이 보고서를 신고하지 않은 소득의 단서로 사용하도록 허용합니다. 따라서 큰 현금 입금은 기록된 매출과 맞아야 하며, 일일 정산표와 월별 대조가 이를 보여 줍니다.

보고를 피하려고 입금을 나누는 것이 법적 위험입니다. 31 U.S.C. 5324는 은행의 보고를 피하려고 거래를 분할하는 행위를 범죄로 규정하며, 최대 징역 5년에 처하고 가중 사유가 있으면 더 무겁게 처벌합니다. 해당 자금은 압수되어 몰수될 수도 있습니다(31 U.S.C. 5317). 자금이 합법적이어도 분할 입금은 불법이며, 한 은행이나 하루에 입금액이 $10,000보다 많지 않아도 분할 입금에 해당할 수 있습니다. 판단 기준은 목적입니다(IRM 4.26.13). 분할 입금이 의심되면 은행이 의심스러운 거래 보고서를 제출할 수 있습니다. 현금이 들어오는 대로, 실제로 받은 금액 그대로 입금하는 것이 일반적인 방법입니다.

한 고객에게서 받은 현금은 언제 Form 8300을 제출해야 하나요?

사업체가 한 명의 지급인에게서 한 번의 거래나 서로 관련된 여러 거래로 $10,000보다 많은 현금을 받으면 Form 8300(현금 수령 보고서)을 제출해야 할 수 있습니다. 제출 기한은 현금을 받은 날부터 15일 이내이며(IRS 참고 안내), 분할로 받는 경우에는 누적 합계가 $10,000보다 많아지게 하는 입금일부터 15일 이내입니다. 양식에 지급인의 이름, 주소, 납세자 식별번호를 적어야 하므로 현금을 받을 때 이를 확인해 두세요. 주로 행사 예약금이나 고가품 판매처럼 한 고객에게서 큰 금액을 받는 사업체가 대상입니다. 판단 기준은 지급인별입니다. 서로 다른 여러 고객에게서 받은 소액 판매는 합산하지 않지만, 한 고객에게서 받은 관련된 지급은 합산합니다.

Form 8300에 대한 자세한 내용은 IRS 참고 안내와 양식 작성 안내를 참고하세요.

• 현금으로 보는 것. 통화는 항상 현금입니다. 수집품 같은 지정 소매 판매와, 고객이 보고를 피하려고 사용한다는 것을 아는 모든 판매에서는 $10,000 이하의 은행 보증수표, 은행 어음, 여행자 수표, 우편환도 현금으로 칩니다. 해당 판매의 목록은 양식 작성 안내에 있습니다. 개인 수표와 계좌 이체는 현금이 아닙니다. 법에서는 디지털 자산도 현금으로 보지만(26 U.S.C. 6050I(d)), IRS의 작성 안내와 참고 안내는 그 방법을 설명하지 않으므로 받기 전에 문의하세요.
• 전자 제출. 한 해에 Form W-2나 Form 1099 같은 다른 정보 신고서를 10건 이상 제출하는 사업체(Form 8300은 제외)는 FinCEN의 BSA 전자 제출 시스템으로 Form 8300을 전자 제출해야 하며, 종이 양식으로 제출하면 지연 제출이 됩니다. 면제 신청과 종교상 면제 제도가 있습니다(양식 작성 안내).
• 고객 통지. 양식에 이름이 적힌 사람에게는 다음 해 1월 31일까지 서면 통지서를 주고, 양식과 통지서 사본을 5년간 보관하세요.
• 고객의 지급을 나누는 행위. 양식 제출을 피하려고 지급을 나누는 것도 31 U.S.C. 5324에 따른 분할 거래에 해당합니다. 양식을 늦게 제출하거나 불완전하게 제출하면 양식마다 민사 가산세가 부과되며, 고의로 제출하지 않으면 중범죄입니다.

계산대 테이프, 입금 전표, 은행 거래 내역서는 얼마나 오래 보관해야 하나요?

해당 신고서에 대해 IRS가 세금을 부과할 수 있는 기간이 끝날 때까지 보관하세요. 이 기간은 일반적으로 신고서를 제출한 뒤 3년이며, 기한 전에 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 봅니다(IRS). 신고서에 표시된 총소득의 25%보다 큰 소득을 빠뜨렸다면 이 기간은 6년입니다(사업의 경우 비용을 빼기 전의 총수입). 신고서를 제출하지 않은 연도나 허위 신고서에는 기간 제한이 없습니다(Topic 305). 고용세 기록은 최소 4년 보관하세요. 다른 기록에는 각각의 보관 기간이 있습니다.

종이 서류를 스캔한 뒤 원본을 버리려면, 전자 저장 시스템이 IRS 요건을 충족해야 하고 먼저 테스트를 거쳐야 한다고 Publication 583은 설명합니다. 보관 기간의 전체 규정은 사업 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요에 있습니다.

현금 매출을 기록하지 않았거나 입금액이 신고한 매출과 맞지 않으면 어떻게 하나요?

오늘부터 일일 정산표를 쓰기 시작하고, 기록이 없는 기간은 남아 있는 자료로 다시 만든 다음 각 신고서에 신고한 금액과 비교하세요. 다시 만든 수치는 원본 서류와 대조하기 전까지는 추정치이므로, 다시 만든 것이라고 밝히고 날짜와 근거 자료를 적어 두세요.

1. 일일 기록이 없는 달을 모두 나열하세요.
2. 달마다 보관된 계산대 보고서나 영수증 장부부터 확인하세요. 전산 계산대는 지난 일일 합계를 보관하는 경우가 많습니다. 결제 대행사 보고서에는 카드 매출만 있고 빠진 현금은 없습니다. 입금액을 사용해야 한다면 현금 입금액에서 매출이 아닌 돈(대출, 이체, 소유주 자금, 구매자에게 부과된 판매세)을 빼고, 현금 지출을 더하고, 보유 현금과 입금 시점을 조정한 다음, 카드 총매출을 한 번만 더하세요. 매입 청구서와 통상적인 마진율은 근거 자료가 아니라 교차 확인용으로만 사용하세요.
3. 연도별로 합산하고, 그 연도 신고서의 총수입 및 판매세 신고서와 비교하세요.
4. 신고서에 신고한 금액이 다시 만든 수치보다 적다면 신고서를 정정해야 할 수 있습니다. 어느 연도를 어떻게 정정할지, 수정 신고를 할지는 전문가가 검토해야 하는 사실관계에 달려 있습니다.

신고서에서 빠진 세금은 여전히 납부해야 하고, IRS는 이에 이자를 부과하며, 과소 납부에는 가산세가 적용될 수 있습니다. IRS가 얼마나 거슬러 올라가 조사할 수 있는지와 어떤 가산세가 적용되는지는 사실관계에 달려 있습니다. 소규모 사업체의 IRS 세무조사 진행 방식을 참고하세요. 기록을 다시 만드는 방법은 은행 거래 내역서로 장부 다시 만들기를 참고하세요.

예시

모든 금액은 미국 달러이며 설명을 위한 예시입니다.

현금, 카드, 현금 지출이 모두 맞는 네일숍

한 네일숍의 한 달 매출이 $20,000이고, 그중 현금이 $12,000, 카드가 $8,000입니다. 현금 중 $10,500을 입금하고, $1,500은 서명한 전표를 남기고 금전함에서 거래처에 지급했습니다. 일일 정산표에는 현금 매출 $12,000, 입금 전표에는 $10,500, 전표에는 $1,500이 있으므로 월 매출 $20,000과 맞습니다. 월초와 월말의 보유 현금이 같고, 카드 매출은 결제 대행 수수료를 빼기 전 금액으로 보았다는 가정입니다. 전표가 없다면 $1,500의 차이는 받고 신고하지 않은 현금처럼 보일 수 있고, 입금액에서 현금 비중이 낮은 이유도 설명할 수 없습니다.

매일 입금하는 식당과 입금을 나누는 식당

한 식당이 월요일에 현금 $9,500, 화요일에 현금 $9,500을 받았습니다. 하루씩 받는 대로 입금하는 것이 일반적인 방법이며, 각 입금액은 은행의 보고 기준보다 낮으므로 보고되지 않습니다. 반대로 소유주가 이틀 치 현금을 모아 두었다가, 어느 은행도 보고하지 않도록 같은 날 오후에 두 은행에 $9,500씩 나누어 입금한다면, 이는 31 U.S.C. 5324가 분할 거래라고 부르는 행위입니다. 현금이 실제로 있고 합법적인 돈이어도, 보고를 피하려는 목적이 있는지가 판단 기준입니다. $19,000을 한 번에 입금했다면 은행이 보고하겠지만 가산세는 없습니다.

장부가 현금 매출을 다 담지 못한 시장 노점

한 노점이 현금 위주로 연 $150,000 정도를 팔지만, 장사가 안 된 주에는 기록하지 않아서 장부와 신고서에는 $110,000으로 나와 있습니다. 노점의 매입액에 업계의 통상적인 마진율을 적용하면 약 $150,000이 나옵니다. 일일 기록이 없어서 $40,000의 차이가 틀렸다는 것을 보여 줄 수 없습니다. 그 $40,000이 신고서에서 빠진 실제 매출이라면, 신고한 $110,000의 사분의 일이 넘기 때문에 IRS는 일반적으로 신고서 제출일부터 3년이 아니라 6년 동안 세금을 부과할 수 있습니다. 노점은 보관된 계산대 보고서, 입금액, 매입 청구서로 기록을 다시 만들어 그 주들을 입증하려 할 것입니다.

상황이 다르다면?

• IRS 서신이나 세무조사 통지를 받았거나, 입금액이 신고한 매출보다 큰 경우: 기록, 해당 연도, IRS에 대응하는 사람에 따라 결과가 달라집니다. 소규모 사업체의 IRS 세무조사 진행 방식을 참고하고, 답변하기 전에 장부 관리 도움을 받으세요.
• 몇 년 치 현금 매출을 기록하지 않은 경우: 기록을 다시 만드는 것은 장부 관리 작업입니다. 은행 거래 내역서로 장부 다시 만들기와 밀린 장부 정리하기를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 은행, 인수 희망자, 임대인이 재무제표를 요구하는데 현금 매출을 기록하지 않은 경우: 일일 기록이 없는 상태에서 만든 재무제표는 입금액과 맞지 않을 수 있으므로 기록부터 갖춰야 합니다. 은행 거래 내역서로 장부 다시 만들기와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 여러 계산대, 매장, 파트너가 현금을 다루거나 월별 대조가 한 번도 맞지 않는 경우: 일일 정산표와 월별 대조는 매달 하는 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 해당 연도의 신고서를 제출하지 않은 경우: 제출하지 않은 사업체 신고서 밀린 것 정리하기를 참고하세요.
• 은행의 보고 기준을 피하려고 입금을 나누어 왔던 경우: 형사법 문제가 생길 수 있으므로 은행이나 IRS에 답하기 전에 세무 변호사의 조언을 받으세요. 기록은 이후에 장부 관리 도움으로 다시 만들 수 있습니다.
• 매출 대부분이 카드나 앱 결제인 경우: 일일 POS 매출 기록하기와 결제 앱으로 받은 사업 대금을 참고하세요.
• 자판기를 운영하는 경우: 자판기 사업 장부를 참고하세요.
• 현금 매출에서 판매세를 받는 경우: 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요.