QuickBooks Undeposited Funds 정리법

QuickBooks의 Undeposited Funds 잔액이란 무엇이며, 왜 계속 늘어나나요?

Undeposited Funds는 QuickBooks Online에서 기록은 했지만 아직 은행 입금으로 묶지 않은 결제를 담아 두는 임시 계정입니다(QuickBooks Online 도움말). 결제는 은행 입금으로 묶기 전까지 이 계정에 남습니다. 결제를 기록하고 입금 단계를 건너뛸 때마다 잔액이 늘어납니다. 이 페이지의 단계는 QuickBooks Online 도움말을 바탕으로 한 것입니다. QuickBooks Desktop 등 다른 소프트웨어는 계정 이름이나 화면이 다를 수 있습니다.

잔액이 크다는 사실만으로 소득이 늘어나는 것은 아닙니다. 같은 돈을 새 소득으로 또 입력했거나, 돈이 들어오지 않았는데 결제를 기록한 경우에 소득이 실제보다 많이 잡힙니다. 어느 보고서에서 확인되는지는 현금주의와 발생주의 중 어느 쪽을 쓰는지에 따라 다릅니다. 아래 섹션에서 어떤 경우인지 가려내는 방법을 설명합니다.

잔액이 늘어나는 원인은 네 가지입니다.

• 은행 내역을 하나씩 따로 처리해서, 결제를 은행 입금으로 묶지 않았습니다.
• 은행 내역을 결제로 만든 입금과 매칭하지 않고 새 소득으로 추가해서, 같은 돈이 장부에 두 번 들어 있습니다.
• 돈이 들어오지 않았는데 결제가 기록되었습니다. 부도 수표, 중복 입력, 다른 방법으로 대금을 낸 고객 등이 해당합니다.
• 돈이 장부에 포함되지 않은 계좌, 예를 들어 결제 앱 잔액이나 두 번째 은행 계좌로 들어갔습니다.

다음에 해당하면 간단한 경우가 아닙니다.

• 잔액이 한 해가 넘게 거슬러 올라갑니다.
• 수표, 카드 결제 대행사, 결제 앱, 현금 등 여러 출처의 결제가 섞여 있습니다.
• 어느 입금이 소득으로도 입력되었는지 알 수 없습니다.
• 이미 제출한 신고서가 이 장부를 바탕으로 작성되었을 수 있습니다.

시작하기 전에 준비할 자료는 다음과 같습니다.

• 잔액이 걸쳐 있는 모든 달의 은행 명세서
• 같은 기간 카드 결제 대행사나 결제 앱의 정산 보고서
• 해당 계정의 거래 목록(오래된 순)
• 수표와 현금의 입금 전표 사본. Publication 583은 이를 총수입을 뒷받침하는 서류로 꼽습니다.
• 신고서에 쓰는 회계 방식으로 뽑은 월별 소득 보고서
• 잔액이 걸쳐 있는 각 연도의 제출 완료 신고서

Undeposited Funds 계정은 어디에 있고, 이름이 다르면 어떻게 찾나요?

이 계정은 Chart of accounts(계정과목표)에 있습니다. QuickBooks 제공사는 계정 이름을 바꿀 수 있다고 하므로, 이름 대신 Detail type 열에서 "Undeposited Funds"를 찾으세요(QuickBooks Online 도움말).

각 결제 양식의 Deposit to 항목이 결제가 들어갈 곳을 정합니다. 나중에 다른 결제와 묶을 결제라면 Undeposited Funds로 쓰는 계정을 고르세요. 은행 계좌로 바로 보낸 결제는 Undeposited Funds에 들어가지 않습니다. 제공사는 입금을 묶지 않을 때 은행 계좌를 선택하라고 안내하며(QuickBooks Online 도움말), 그 은행 내역은 이후 해당 결제와 매칭할 수 있습니다.

연말에 Undeposited Funds 잔액은 0이어야 하나요?

반드시 그렇지는 않지만, 어느 날짜를 기준으로 보든 받았으나 아직 은행에 넣지 않은 결제만 남아 있어야 합니다. 제공사는 이 계정을 임시 계정이라고 설명하며, 여기서 인용한 출처 어디에도 필수 잔액은 정해져 있지 않습니다. 연말에는 보유 중인 수표나 결제 대행사가 아직 정산하지 않은 카드 결제분이 남아 있을 수 있습니다. 이런 항목은 모두 다음 명세서에 입금으로 나타나야 합니다. 돈을 받고 은행에 넣기까지 보통 걸리는 기간보다 오래된 항목은 이유를 설명할 수 있어야 합니다.

결제는 돈을 받은 날짜로, 입금은 실제로 입금한 날짜로 기록하세요. 수표와 현금은 입금 전표 날짜를, 카드나 앱 정산금은 돈이 들어온 날을 씁니다. 이 두 날짜 사이의 기간을 이 계정이 담당합니다. 월말 가까이 한 입금을 은행이 다음 달에 반영했다면, 그 달 계좌 대사에서는 처리 중인 입금(deposit in transit)입니다. 명세서에 맞추려고 입금 날짜를 바꾸지 마세요. Publication 583은 은행에 반영되지 않은 입금을 대사 항목으로 꼽습니다.

세금 측면에서는 은행 입금일이 소득이 잡히는 시점을 정하지 않습니다. 현금주의에서는 소득을 실제로 받았거나 간주 수령(constructive receipt)한 때 소득으로 봅니다. 간주 수령이란 돈이 내 계좌에 입금되었거나 제한 없이 쓸 수 있게 된 상태를 뜻하며, 그 돈에 대한 내 통제권이 중대한 제한이나 조건에 묶여 있으면 해당하지 않습니다. 대리인이 나를 대신해 받은 돈은 대리인이 받은 때 받은 것으로 봅니다. 따라서 카드 결제 대행사가 보관 중인 돈을 받은 것으로 볼지는 사실관계에 따라 달라집니다. 예를 들어 결제 대행사가 내 대리인 역할을 하는지, 제한 조건 아래 돈을 보관하는지가 쟁점입니다. 결제 대행사의 약관과 연말 마지막 날 내 계정에 표시된 잔액을 확인하세요. 소득을 다음 해로 미루려고 수표를 보관해서는 안 됩니다. 발생주의에서는 대금이 언제 들어오든 소득을 번 해에 소득으로 잡는 것이 일반적입니다(Publication 538).

Undeposited Funds 잔액이 크면 소득이 실제보다 많이 잡히나요?

그것만으로는 그렇지 않습니다. 소득은 청구서, 판매 영수증(sales receipt), 결제로 기록됩니다. 결제를 은행 입금으로 묶으면 돈이 Undeposited Funds에서 은행 계좌로 옮겨질 뿐 소득이 늘지는 않습니다. 같은 돈을 새 소득으로 또 입력했거나 돈이 들어오지 않았는데 결제를 기록했을 때 소득이 실제보다 많이 잡힙니다. 표에서 경우별로 확인하세요.

오래된 잔액은 재무상태표도 왜곡합니다. 대출 기관은 이 재무제표를 보고(은행 대출용 재무제표), 법인 신고서에도 재무상태표가 들어갈 수 있습니다(Schedule L).

고객 결제 여러 건을 은행 입금 한 건에 어떻게 맞추나요?

은행이 한꺼번에 받은 결제를 묶어 은행 입금 한 건을 만드세요. QuickBooks 제공사는 명세서와 맞추려면 여러 거래를 한 기록으로 합치라고 안내하며, 결제를 하나씩 따로 기록하면 장부가 은행과 어긋난다고 설명합니다(QuickBooks Online 도움말).

1. + Create를 선택한 다음 Bank Deposit을 선택하세요.
2. Account에서 돈을 받은 은행 계좌를 고르세요.
3. 이 입금에 들어가는 결제마다 체크 표시를 하세요. 제공사에 따르면 Undeposited Funds에 있는 모든 결제가 이 창에 나타납니다. 결제가 보이지 않으면 해당 결제의 Deposit to 항목이 이 계정이었는지, 이미 다른 입금에 들어가 있지는 않은지 확인하세요.
4. 합계가 입금 전표와 은행 명세서의 해당 내역과 같은지 확인하세요.
5. 저장하세요. 결제가 Undeposited Funds에서 빠집니다.

이후 은행 연동에 해당 내역이 나타나면 그 입금과 매칭하세요. 제공사의 은행 거래 안내 페이지는 거래가 이미 QuickBooks에 있으면 매칭할 수 있는 옵션이 나타날 수 있다고 설명합니다(QuickBooks Online 도움말). 장부에 이미 있는 내역을 다시 추가하면 같은 돈이 두 번 기록됩니다.

잘못 만든 입금은 되돌릴 수 있습니다. 입금을 삭제하면 그 안의 모든 결제가 Undeposited Funds로 돌아가고, 입금에서 결제 하나만 빼면 그 결제만 돌아갑니다(QuickBooks Online 도움말).

어느 결제가 어느 은행 입금에 속하는지 어떻게 찾나요?

계정이 아니라 은행 명세서에서 시작하세요. 입금 내역은 각각 합계이며, 그 뒤에 있는 결제를 모두 더하면 이 합계와 같아야 합니다.

1. 한 달 명세서의 입금 내역을 목록으로 만드세요.
2. 수표나 현금 입금은 입금 전표 사본을 쓰세요. 입금에 들어간 항목이 적혀 있습니다.
3. 카드나 앱 정산금은 결제 대행사의 정산 보고서를 쓰세요. 그 정산에 포함된 결제, 수수료, 환불이 적혀 있습니다.
4. Undeposited Funds 목록에서 입금일 이전 날짜의 결제 중 합계가 맞는 것을 찾으세요.
5. 합계가 맞지 않으면 정산금에서 빠진 수수료나 환불, 이전 달 결제, 정산금에 포함된 판매세나 팁, 두 번 기록된 결제가 있는지 살펴보세요.

정산금이 매출보다 적은 것은 정상입니다. 정산금을 매출 보고서나 Form 1099-K와 맞춰 보는 작업은 별개의 일입니다. 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

결제 대행사 수수료와 환불은 묶음 입금에서 어떻게 처리하나요?

입금 합계는 은행이 받은 금액과 같아야 하므로, 결제 대행사가 떼어 간 수수료는 입금 안의 별도 줄로 넣습니다. 제공사는 은행 입금 창에서 원래 결제는 건드리지 말고 Add funds to this deposit에 수수료를 음수로 넣어 Bank Charges & Fees로 분류하라고 안내합니다(QuickBooks Online 도움말).

결제 대행사가 정산금에서 뺀 환불은 수수료가 아닙니다. 판매가 취소되도록 고객에게 한 환불로 기록하세요. 장부에 환불 기록하기를 참고하세요. 판매세와 팁도 정산금에 함께 들어 있습니다. 결제 대행사별 가이드에서 다룹니다. 온라인 결제 대행사 정산금과 매장 단말기 카드 입금을 참고하세요.

설명되지 않는 줄을 넣어 합계를 억지로 맞추지 마세요. 결제, 수수료, 환불을 더해도 은행 금액과 맞지 않으면 빠진 항목부터 찾으세요.

입금이 새 소득으로 입력되었는데 결제가 그대로 남아 있다면 어떻게 하나요?

같은 돈이 두 번 집계된 것입니다. 결제는 고객의 청구서를 정리해 주므로 그대로 두고, 추가된 소득 입력을 결제로 만든 입금으로 바꾸세요.

1. 패턴을 확인하세요. 은행 명세서에 입금 한 건, 장부에 같은 금액의 소득 입력, 그리고 합치면 그 금액이 되는 미입금 결제가 있어야 합니다.
2. 추가된 소득 입력을 삭제하세요.
3. 위에서 설명한 대로 결제로 은행 입금을 만들고, 날짜는 은행에 반영된 날로 하세요.
4. 은행 내역을 새로 추가하지 말고 이 입금과 매칭하세요.
5. 그 달의 소득을 입금과 비교하세요. 삭제한 금액만큼 소득이 줄어야 합니다.

그 달이 이미 대사되었거나 잠겨 있다면 작업 후 다시 대사하세요. 대사 시작 잔액 오류와 세금 신고 후 마감일 설정을 참고하세요. 이중으로 잡힌 소득이 이미 제출한 신고서에 반영되었다면 수정 신고가 필요할 수 있습니다. QuickBooks의 중복 소득을 참고하세요.

오래된 Undeposited Funds 잔액이나 입금한 적 없는 결제는 어떻게 정리하거나 0으로 만드나요?

결제를 하나씩, 오래된 것부터 정리하세요. 각 결제는 다음 네 가지 중 하나입니다.

각 달은 명세서와 대사한 뒤에 다음 달로 넘어가세요. 바꾸려는 달이 이미 제출한 해에 속한다면 먼저 그 해의 보고서를 저장하고 마감일 설정을 확인하세요(세금 신고 후 마감일 설정). 신고서를 수정 신고해야 하는지는 신고서를 작성한 사람에게 물어야 합니다. 과대 계상된 소득이 이미 제출한 신고서에 반영되었다면 낸 세금도 실제보다 많을 수 있습니다. 환급 청구에는 기한이 있습니다. 원 신고서 제출 후 3년 또는 세금 납부 후 2년 중 더 늦은 시점(IRS). 누가 어떻게 제출하는지는 사업체 유형에 따라 다릅니다. QuickBooks의 중복 소득을 참고하세요. 이렇게 해도 대사가 맞지 않는다면 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.

지름길 세 가지는 새로운 오류를 만듭니다.

• 잔액을 0으로 맞추려고 결제를 삭제하기. 실제 결제를 삭제하면 보통 청구서가 다시 미결 상태가 되어 고객의 미수금이 실제보다 많이 표시되고, 수금 기록도 사라집니다. 돈이 은행에 들어왔다면 그 은행 내역은 뒷받침하는 결제가 없는 상태가 됩니다. 그 내역이 소득으로 추가되어 있었다면 발생주의 보고서에서는 소득이 여전히 이중으로 집계됩니다. 현금주의 보고서에서는 합계가 맞아 보여도 청구서는 미결로 표시됩니다.
• 잔액을 소득, 자본, 기타 계정으로 옮기는 분개. 원인이 가려집니다. Publication 583은 전산 기록이 장부 및 신고서와 일치하고 신고서에 기재된 항목을 뒷받침해야 한다고 설명합니다. 따라서 이 잔액을 정리하는 분개에는 그 근거가 되는 은행 명세서나 정산 보고서를 보관하세요.
• 수정 날짜를 오늘로 하기. 은행이 이미 반영한 입금에는 반영된 날짜를 쓰세요. 그래야 지난 달 대사가 맞습니다. 은행이 아직 반영하지 않은 입금만 처리 중인 입금으로 남습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액 단위는 미국 달러입니다.

수표를 두 번에 나눠 입금한 경우

조경업자가 수표 12장, 합계 US$9,600을 받아 각각 Undeposited Funds에 결제로 기록합니다. 일곱 장(US$5,600)은 3월 8일에, 다섯 장(US$4,000)은 3월 22일에 은행에 입금합니다. 명세서에는 입금이 두 건 나타납니다. 조경업자는 입금한 차례마다 결제를 묶어 은행 입금을 두 건 만들고, 각 합계는 입금 전표와 같습니다. 이 수표들의 잔액은 0이 됩니다.

수수료가 있는 카드 정산

온라인 판매자의 카드 결제 대행사가 판매 40건에 대해 수수료 US$150을 뗀 US$4,850을 정산합니다. 결제 40건의 합계는 US$5,000입니다. 판매자는 이를 은행 입금 한 건으로 묶고 Bank Charges & Fees에 마이너스 US$150의 수수료 줄을 추가합니다. 입금 합계는 은행이 받은 US$4,850과 같아지고, 결제 40건은 Undeposited Funds에서 빠집니다.

소득으로도 입력된 오래된 잔액

컨설턴트가 두 해 전부터 Undeposited Funds에 남아 있는 US$18,000을 발견합니다. 고객 결제 여섯 건이고 각각 US$3,000입니다.

• 두 해 전: 결제를 각각 기록했고, 이후 각 은행 내역을 소득으로 추가했습니다. 그 해 소득은 US$18,000 많게 잡혀 있습니다.
• 작년: 잔액이 그대로 남아 있고, 은행 계좌는 여전히 대사가 맞습니다.
• 지금: 컨설턴트가 추가된 소득 입력 여섯 건을 삭제하고 결제로 은행 입금 여섯 건을 만듭니다. 각 입금 날짜는 은행에 반영된 날로 하고, 각각 해당 은행 내역과 매칭합니다. 잔액은 0이 되고, 첫 해의 소득은 장부상 US$18,000 줄어듭니다. 그 해 신고서가 이 장부를 바탕으로 작성되었으므로, 컨설턴트는 수정 신고가 필요한지, 그리고 그 해가 잠겨 있는지 확인한 뒤에 바꿉니다.

상황이 다르다면?

• 잔액이 몇 년 전까지 거슬러 올라가거나, 결제 출처가 여러 곳이거나, 어느 입금이 소득으로도 입력되었는지 알 수 없는 경우: 장부 관리 도움을 받아 잔액에 실제로 무엇이 담겨 있는지, 어떤 입력을 삭제하거나 매칭할지, 제출한 연도에 영향이 있는지 정리하세요.
• 이 계정 말고 다른 곳에서도 소득이 이중으로 잡힌 경우: QuickBooks의 중복 소득을 참고하세요.
• 정산금, 수수료, Form 1099-K가 매출과 맞지 않는 경우: 매출과 정산금 대사를 참고하세요.
• 오래된 청구서가 수금되지 않은 경우: 미수금 고객 청구서 대손 처리를 참고하세요.
• 오래된 입력을 바꾼 뒤 대사가 맞지 않는 경우: 대사 시작 잔액 오류를 참고하세요.
• 이 잔액이 다시 쌓이지 않게 하는 절차가 필요한 경우: 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸거나 IRS(미국 국세청)가 해당 연도에 대해 서신을 보낸 경우: 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 도움, 또는 사업체에 온 IRS 통지를 참고하세요.