Conciliar imposto sobre vendas de restaurante: POS e declaração

Como concilio o POS, os débitos do pagamento automático, a declaração e a escrituração?

Compare quatro registros do mesmo período e do mesmo local, nesta ordem: o relatório de vendas e imposto do POS, a declaração como foi entregue, os débitos bancários e, por fim, a escrituração. Cada elo deve bater, exceto por uma lista curta de diferenças conhecidas. Se uma diferença não está nessa lista, encontre as linhas tributadas por trás dela; não ajuste o valor a pagar só para fechar a conta.

Se um serviço de pagamento automático entrega a declaração com base nos dados do POS, a declaração costuma ser igual ao relatório do POS, e por isso essa conferência prova pouco: uma configuração de item ou uma alíquota errada vai para os dois. Teste o POS contra as regras do seu estado.

O Form 1099-K (informe de pagamentos por cartão e aplicativos) mostra os totais mensais de cartões e aplicativos de pagamento, antes de tarifas, reembolsos e descontos, como o valor total da transação, portanto não é um número de vendas tributáveis. Se ele não bater, veja conciliação de vendas e repasses.

O imposto sobre vendas é um imposto estadual e local, então a mesma configuração do POS pode estar certa em um estado e errada em outro. Esta página usa a Califórnia, a Pensilvânia e o Texas como exemplos. Para outro estado, procure a orientação para restaurantes do departamento de receita dele e responda às mesmas perguntas. Confirme a regra do seu estado antes de mudar qualquer configuração.

O caso deixa de ser simples quando os débitos, os totais do POS e as declarações divergem em mais do que arredondamento em dois ou mais períodos, quando há vários locais, plataformas de entrega ou de pedidos on-line ou taxas de serviço obrigatórias, ou quando chegou uma carta do estado. Reúna os resumos de vendas e imposto do POS, cada declaração entregue com o comprovante de pagamento, os extratos bancários, os extratos das plataformas e as cartas do estado. Se um serviço entrega a declaração por você, peça a ele uma cópia de cada declaração entregue e do comprovante de pagamento, e compare com a conta on-line do seu estado, quando houver.

Qual relatório do POS mostra o imposto sobre vendas que cobrei?

Emita o relatório de vendas e imposto do POS para o período exato da declaração, com o mesmo primeiro e último dia e o mesmo local. Os nomes dos relatórios variam conforme o POS (resumo de vendas, relatório de imposto), e talvez você precise de dois deles para ver todas as linhas abaixo.

O regulamento da Pensilvânia diz que os registros de cada loja devem mostrar as vendas brutas de cada dia e de cada período de declaração, separadas em vendas tributáveis e não tributáveis, além do imposto cobrado. O total de vendas também deve ser dividido em dinheiro e crédito. As orientações do Departamento para restaurantes acrescentam que o imposto deve aparecer separado do total de vendas.

No dia de entregar a declaração, somo todas as vendas brutas e subtraio o percentual do imposto?

Não. Parta da linha de vendas tributáveis do POS para o período e depois teste essa linha contra as regras do seu estado, porque ela só está tão certa quanto a configuração dos itens. Subtrair o percentual das vendas brutas falha por vários motivos.

• O valor pode já incluir o imposto. As vendas tributáveis são então o total dividido por um mais a alíquota, não o total menos a alíquota. Confirme que o imposto está mesmo incluído: o Texas exige que ele seja mostrado separadamente, salvo se uma placa e uma declaração por escrito disserem o contrário, e a Califórnia considera o preço de uma bebida como já com imposto quando há um aviso afixado.
• As vendas brutas incluem coisas que não são vendas tributáveis, como gorjetas opcionais, itens isentos e vendas de cartões-presente.
• As vendas brutas podem deixar de fora uma taxa de serviço que o estado tributa.
• Descontos e cortesias mudam o valor que é tributado.
• As alíquotas variam conforme o local.

O guia da permissão de vendedor (seller's permit) da Califórnia mostra a ordem: os registros partem da receita bruta de todas as vendas e depois sustentam cada dedução que a declaração pede. A maioria das declarações estaduais segue a mesma ordem, então confira o formulário do seu estado: vendas brutas, menos o que o estado não tributa, é igual às vendas tributáveis; o imposto é o valor das vendas tributáveis vezes a alíquota combinada (estadual mais local).

Quais itens mudam as vendas tributáveis: gorjetas, taxas de serviço, descontos, cortesias, cartões-presente?

Cinco itens causam a maior parte das diferenças. Os estados os tratam de formas diferentes.

As informações da Califórnia vêm da Publication 22 (de gorjetas a cortesias) e da Publication 73 (vales-presente). As do Texas vêm da publicação sobre restaurantes do Comptroller, que é mais antiga, então confirme a regra atual.

Para saber onde entram as gorjetas e as taxas de serviço na escrituração, veja gorjetas em cartão: receita ou passivo.

Por que o imposto cobrado pelo meu POS difere do imposto calculado sobre as vendas tributáveis?

O imposto do POS é a soma do imposto cobrado comanda por comanda. O imposto calculado sobre as vendas tributáveis aplica uma única alíquota ao total do período. Eles diferem quando uma configuração ou uma premissa está errada. Liste as linhas tributadas antes de mudar qualquer coisa.

O imposto a mais ou a menos não desaparece. Na Califórnia, o imposto cobrado além do devido deve ser devolvido ao cliente ou pago ao estado e informado na declaração. Na Pensilvânia, o regulamento manda o vendedor recolher o maior valor entre o imposto devido e o imposto cobrado, salvo se o excesso foi devolvido ao cliente, e o vendedor que cobrou menos do que devia continua devendo o valor correto. Portanto, decida cada diferença pela regra do estado e depois corrija a configuração do POS daqui para frente. Uma declaração já entregue é corrigida pelo processo de declaração retificadora do seu estado, então avise o serviço que a entrega; veja o valor a pagar que não bate com a declaração para saber quando retificar.

Qual débito bancário corresponde a qual declaração?

Concilie por período, não por data. Um débito perto da data de vencimento (dia 20 na Pensilvânia e no Texas, último dia do mês na Califórnia, dia 24 para um pagamento antecipado na Califórnia) em geral paga o último período encerrado, ou é um pagamento antecipado de um período ainda em andamento. O período da declaração define quais vendas o dinheiro cobre; a data do débito só mostra quando o serviço pagou.

Fontes: Publication 73 da Califórnia, REV-717 da Pensilvânia, Comptroller do Texas e suas respostas sobre pagamento antecipado. A Califórnia também permite que a empresa agende o pagamento bancário para qualquer dia útil até a data de vencimento, então um serviço pode debitar antes do vencimento. Um restaurante do Texas com mixed beverage permit também entrega dois relatórios mensais de mixed beverage separados, então concilie esses relatórios e seus pagamentos também.

Para cada declaração, some todos os débitos que a pagaram (um pagamento antecipado mais o saldo) e compare o total com o valor devido depois de qualquer desconto. Depois confira o sentido oposto: todo débito precisa de uma declaração entregue, e toda declaração, de um débito. Uma declaração sem pagamento, um pagamento sem declaração, um débito devolvido ou duplicado e um pagamento aplicado ao período errado são as causas mais comuns de divergência. Se um débito inclui a tarifa do próprio serviço, isso é despesa, não imposto.

O desconto por entrega no prazo muda o valor que concilio?

Em um estado que concede esse desconto, sim. O imposto do POS e o imposto da declaração batem antes do desconto. O débito é igual ao imposto da declaração menos o desconto. Nesse caso, é esperado que o débito seja menor exatamente pelo valor do desconto.

Nem todo estado dá desconto; a publicação da Califórnia sobre a permissão de vendedor não descreve nenhum. Para quem paga antecipado no Texas, o crédito de pagamento antecipado na declaração é maior do que o dinheiro pago antes, porque soma de volta o desconto do pagamento antecipado, e o desconto de 0,5% por entrega no prazo se aplica apenas ao saldo que sobra depois desse crédito (instruções do Form 01-922). Assim, o pagamento antecipado e o saldo somados igualam o imposto devido menos os dois descontos. Uma entrega atrasada pode mudar o débito além de gerar multa. Onde o desconto fica no livro-razão está em imposto sobre vendas cobrado e pago.

Como as vendas por entrega e por pedidos on-line entram na declaração?

Depende de quem vende a refeição, o que o contrato com a plataforma e o estado decidem. Quando você é o varejista, o repasse da plataforma não é o valor das vendas tributáveis, porque vem líquido da comissão.

• Entrega própria, site ou motoristas seus: você cobra e informa. A Pensilvânia tributa a comida e qualquer taxa de entrega e de serviço relacionada.
• Plataforma que atua como seu agente: na Califórnia, o restaurante é o varejista e deve o imposto sobre o preço total de venda, sem dedução da comissão. Se o contrato não faz da plataforma um agente, ela é uma varejista com sua própria permissão, e o restaurante deve obter dela um certificado de revenda (a prova da plataforma de que compra a refeição para revendê-la). Uma empresa de entrega também pode optar por ser tratada como marketplace facilitator (plataforma intermediária que cobra o imposto); enquanto a opção valer, ela, e não o restaurante, é a varejista que deve o imposto sobre os pedidos que processa (Regulation 1684.5). Pergunte a cada aplicativo se fez essa opção.
• Plataforma que tem contrato com você e cobra o imposto: na Pensilvânia, a plataforma cobra e recolhe o imposto sobre a comida e suas taxas. O restaurante trata a venda a ela como revenda isenta, e a comissão que a plataforma cobra de você não é tributada. Como prova, guarde o certificado de isenção geral da plataforma (o Departamento cita o Form REV-1220) ou a cláusula do contrato que diz que ela cobra o imposto. Sem contrato, a plataforma lhe paga o imposto sobre a comida, e esses pedidos continuam nas suas vendas tributáveis.
• Texas: o Comptroller diz que um marketplace provider que processa vendas ou pagamentos de vendedores terceiros deve cobrar e recolher o imposto sobre vendas dessas vendas. Ele não diz se um aplicativo de entrega é um deles para refeições de restaurante, então pergunte à plataforma quais pedidos ela tributou.

Leia o contrato de cada plataforma, separe os pedidos por quem cobrou o imposto e confira a linha de imposto de cada extrato com o POS. Para depósitos líquidos de comissão, tarifas e gorjetas, veja depósitos de processadores.

Quem responde quando um serviço de pagamento automático entrega a declaração por mim?

Na Califórnia, na Pensilvânia e no Texas, a empresa que tem a permissão de imposto sobre vendas. A Califórnia diz que o vendedor é responsável por pagar o valor correto e deixa um contador entregar sob o próprio perfil on-line. A Pensilvânia diz que o vendedor responde por informar e recolher o imposto, e seu regulamento trata o imposto cobrado como um trust fund (fundo mantido em confiança), dinheiro que você guarda para o estado. O Texas diz que você é responsável por cobrar e pagar o valor correto.

As pessoas por trás da empresa também podem dever o imposto. O empresário individual deve diretamente. Na Califórnia, depois que uma empresa encerra, um diretor, membro, gerente, sócio ou outra pessoa responsável pelas declarações ou pagamentos pode dever o imposto não pago que a empresa cobrou dos clientes, se a falha foi intencional, pelos períodos em que exerceu essa função. O estado deve notificar a pessoa em até 3 anos depois de saber que a empresa encerrou ou 8 anos depois do encerramento, o que vier primeiro (seção 6829). Confira as regras da Pensilvânia e do Texas para proprietários e diretores.

Nenhuma das fontes da Califórnia, da Pensilvânia ou do Texas diz que um serviço de entrega de declarações assume a responsabilidade do vendedor. Os estados do Streamlined Sales Tax tratam de outra forma um certified service provider (provedor de serviços certificado); veja terceirizar a entrega do imposto sobre vendas para isso e para saber quem deve entregar. O que o serviço lhe deve pelos próprios erros depende do seu contrato com ele. Como a declaração é sua, confira cada declaração entregue com o relatório do POS.

Por quanto tempo guardo os relatórios do POS e o que os estados esperam que eles mostrem?

Guarde-os pelo prazo que seu estado define e por mais tempo enquanto houver auditoria ou disputa em aberto. A Pensilvânia quer os registros de cada loja do ano corrente e 3 anos-calendário anteriores, em papel ou em meio eletrônico (Departamento). A Califórnia diz para guardar os registros de imposto sobre vendas e de uso por pelo menos 4 anos (Publication 73), e o Texas diz por pelo menos 4 anos (Comptroller).

A publicação da Califórnia sobre restaurantes também manda guardar um registro escrito dos itens de cortesia. Guarde os relatórios do POS como foram impressos, já que uma cópia corrigida não mostra o que foi informado. Para a regra federal, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Março: uma cafeteria em que tudo bate

A cafeteria fica em um estado com alíquota combinada de 7% e um desconto por entrega no prazo como o da Pensilvânia: 1% do imposto, limitado a US$25 para quem declara por mês. As vendas tributáveis de março são US$50.000, então o imposto é US$3.500. O POS mostra US$53.500 cobrados, com o imposto incluído.

Tirar 7% de US$53.500 deixa US$49.755, que fica US$245 abaixo dos US$50.000 verdadeiros e dá um imposto de cerca de US$3.483, não US$3.500. Dividir por 1,07 dá US$50.000, e a linha de vendas tributáveis do POS dá o mesmo valor.

A declaração mostra US$3.500 de imposto. O desconto é o menor valor entre US$35 e US$25, ou seja, US$25. O pagamento automático debita US$3.475 em 20 de abril. O imposto do POS (US$3.500) é igual ao imposto da declaração (US$3.500), e o débito (US$3.475) é igual à declaração menos o desconto de US$25.

Abril: o POS cobrou US$210 a mais que a declaração

A declaração de abril mostra vendas tributáveis de US$50.000 e imposto de US$3.500. O relatório de imposto do POS mostra US$3.710. Ao listar as linhas tributadas, aparecem US$3.000 de taxas de serviço obrigatórias, fora dos US$50.000, que o POS tributou a 7%: US$210.

Se o estado tributa essa taxa, a declaração ficou US$210 abaixo do devido e o período pode precisar de correção. Se não tributa, a configuração do POS está errada e os US$210 são imposto cobrado a mais, tratado pela regra do estado. Nos dois casos, a resposta está nas linhas tributadas, não em mudar o valor a pagar.

Um aplicativo de entrega que fica com uma comissão

Um restaurante envia US$10.000 em pedidos por um aplicativo de entrega que fica com US$2.000 de comissão. Se o aplicativo atua como agente do restaurante, como a Califórnia trata quando o contrato estabelece a agência, a declaração parte dos US$10.000 inteiros, não dos US$8.000 que o aplicativo repassa, a menos que o aplicativo tenha optado por ser o varejista e deva o imposto ele mesmo. Em um estado como a Pensilvânia, onde o aplicativo cobra e recolhe o imposto por contrato, o restaurante trata a venda ao aplicativo como revenda isenta.

E no seu caso?

• Débitos, totais do POS e declarações entregues divergem em mais do que arredondamento em dois ou mais períodos, você tem vários locais ou aplicativos de entrega, ou chegou uma carta do estado: qual valor está certo em cada período, se declarações anteriores precisam de correção e como as configurações de imposto do POS e o pagamento automático devem funcionar daqui para frente são decisões de julgamento. Leve os relatórios de imposto do POS, as declarações, os débitos e os extratos das plataformas ao serviço de escrituração contábil, e veja o guia de auditoria estadual se chegou uma carta.
• Sua escrituração está meses atrasada, então não há nada com que conciliar as declarações: veja como atualizar uma escrituração atrasada.
• O imposto sobre vendas a pagar na sua escrituração não bate com a declaração entregue: veja o valor a pagar que não bate com a declaração.
• Você deixou de entregar declarações, recebeu uma cobrança estimada ou um proprietário pode dever pessoalmente o imposto cobrado: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Você precisa lançar as vendas, gorjetas e taxas de cartão do dia no POS: veja como registrar as vendas diárias do POS.
• Boa parte das suas vendas é em dinheiro: veja registros de vendas de negócios em dinheiro.
• Gorjetas, rateio de gorjetas ou taxas de serviço estão misturados: veja gorjetas em cartão: receita ou passivo.
• Você quer custo dos alimentos, mão de obra e vendas em uma só demonstração: veja a demonstração do resultado do restaurante.