Depósitos da Square na escrituração: vendas, taxas e gorjetas

O que um depósito da Square inclui depois de taxas, gorjetas e reembolsos?

Um depósito da Square, que a Square chama de transferência, é o total dos pagamentos por cartão feitos pelos clientes, menos reembolsos, taxas e qualquer outro valor que a Square retenha. Esses pagamentos já contêm imposto sobre vendas e gorjetas, então o depósito pode ser menor ou maior que suas vendas e nunca é um valor de vendas. A Square define o “net total” como o total recebido menos as taxas menos outras retenções, e o relatório Reconciliation liga os pagamentos recebidos ao valor transferido (Square).

Registre cada parte em linha própria e o depósito como transferência para o banco. O IRS diz que a escrituração do negócio deve mostrar a renda bruta, assim como as deduções e os créditos (IRS). Um depósito líquido esconde a taxa, o imposto e as gorjetas que estão dentro dele.

Cinco situações tornam um caso não simples:

• Meses de depósitos foram registrados como receita, então as vendas ficam subestimadas pelas taxas e superestimadas pelo imposto sobre vendas e pelas gorjetas. Isso pesa mais antes de uma declaração ou de um pedido de empréstimo.
• Uma sincronização de vendas (um aplicativo que copia as vendas da Square para o seu software de contabilidade) e o feed bancário (o download automático das transações do banco) lançam os dois, então a receita é contada duas vezes.
• A Square é uma de várias formas de os clientes pagarem, ou há mais de um ponto de venda.
• Gastos pessoais passam pela mesma conta bancária dos depósitos da Square.
• As declarações de imposto sobre vendas ou o Form 1099-K não batem com a escrituração, ou uma declaração foi entregue com base nessa escrituração.

Reúna antes de começar: o resumo de vendas, a lista de transferências exportada em CSV, o relatório de taxas, os extratos bancários e a última declaração de imposto sobre vendas.

Se algum desses pontos se aplica, a escrituração e tudo o que foi entregue a partir dela podem precisar ser refeitos. Leia E no seu caso? abaixo antes de alterar os lançamentos.

Quais relatórios da Square ligam um depósito às vendas?

Comece pela lista de transferências, que mostra os pagamentos por cartão dentro de cada transferência, e use depois o relatório Reconciliation para explicar a diferença entre os pagamentos recebidos e o valor pago ao banco. A Square pode renomear ou mudar de lugar os relatórios, então confira o seu Dashboard com os nomes abaixo.

• Os nomes da Square não são nomes contábeis. O “gross sales” dela é a venda líquida mais os impostos, e o “total sales” soma imposto, gorjetas e vendas de gift cards à venda líquida. Tire as vendas da escrituração das linhas de itens e de cobranças de serviço e leia a definição de cada métrica da Square antes de copiá-la.
• O resumo de vendas conta apenas pedidos concluídos. A Square diz que ele deixa de fora pagamentos parciais e depósitos, e que seus números podem diferir de outros relatórios porque cada um é calculado e datado de forma diferente. Feche o depósito com a lista de transferências e o relatório Reconciliation; use o resumo de vendas para as partes.

Guarde cada relatório como foi baixado. A Publication 583 lista os comprovantes de cartão de crédito e as guias de depósito bancário entre os documentos que sustentam a receita bruta e manda conciliar a conta corrente todo mês.

Como registro as vendas brutas e as taxas da Square, em vez do depósito líquido?

Lance os pagamentos nas contas próprias, por meio de uma única conta transitória da Square (clearing account), e depois relacione o depósito a essa conta, não às vendas. A conta transitória guarda o que a Square deve a você até a transferência chegar. Este é um método de rastreamento, não um lançamento prescrito pelo IRS: o IRS permite usar qualquer sistema que mostre com clareza a renda e as despesas. Registre cada venda uma só vez: se uma fatura ou uma sincronização já a lançou, o pagamento baixa as contas a receber em vez de criar uma segunda venda.

1. Crie uma conta transitória para a Square.
2. Para cada dia ou período, tire as partes do resumo de vendas. Debite a conta transitória pelos pagamentos por cartão que a Square vai transferir, depois dos reembolsos. Credite vendas pelos itens e cobranças de serviço, imposto sobre vendas a pagar pelo imposto que recai sobre o comprador, gorjetas a pagar pelas gorjetas dos funcionários (as gorjetas do próprio dono são renda) e um passivo de gift cards se você vende gift cards. Uma venda paga em dinheiro, em cheque ou com um gift card emitido por você não é pagamento por cartão: debite o caixa, ou o passivo de gift cards, em vez da conta transitória. Nos reembolsos, debite devoluções e abatimentos (uma linha que reduz as vendas sem apagá-las), imposto sobre vendas a pagar pela parte do imposto e gorjetas a pagar por qualquer gorjeta devolvida.
3. Debite as taxas e credite a conta transitória pelas taxas, inclusive o imposto que a Square cobra sobre elas. O IRS trata o imposto sobre vendas que você paga por um serviço como parte do custo do serviço (Publication 334). Lance qualquer outro valor que a Square retenha em conta própria, não em taxas.
4. Lance o depósito: debite o banco e credite a conta transitória pelo valor da transferência. Se o feed bancário já criou o depósito, relacione-o à conta transitória. Não o classifique como vendas.
5. Confira se a conta transitória é igual ao que ainda está a caminho: pagamentos ainda não transferidos e transferências ainda não chegadas ao banco, menos as taxas e os reembolsos deles. Ela só zera quando tudo chegou.

Date cada pagamento pelo dia da venda e o depósito pelo dia em que o banco o mostra. Um lançamento-resumo por dia funciona; veja como registrar as vendas diárias do PDV.

Onde ficam as gorjetas de cartão na escrituração e a quem elas pertencem?

As gorjetas que o cliente escolhe acrescentar no cartão não são receita do negócio. O IRS diz que gorjetas não são valores pagos ao empregador nem fazem parte da receita bruta dele (IRS), então o negócio as mantém como passivo, em geral chamado de gorjetas a pagar, até repassá-las aos funcionários que as ganharam. A exceção é o autônomo que fica com todas as suas próprias gorjetas: o IRS diz que essas gorjetas geralmente fazem parte da receita bruta no Schedule C.

Uma cobrança que o cliente é obrigado a pagar, como a gorjeta automática para grupos grandes, é uma cobrança de serviço, não uma gorjeta. Ela é receita do negócio mesmo quando os funcionários são pagos com ela, então vai para uma linha própria de vendas (IRS, Topic 761). Uma tela de pagamento que apenas sugere valores, em que o cliente pode digitar qualquer valor ou nenhum, gera uma gorjeta. Se um pagamento é gorjeta depende dos fatos, e chamá-lo de gorjeta não decide a questão.

O repasse das gorjetas, a retenção e a divisão de gorjetas estão em gorjetas de cartão de crédito: receita ou passivo.

Como registro o imposto sobre vendas que a Square cobrou nas vendas presenciais?

O imposto sobre vendas que recai sobre o comprador, que você cobra e repassa ao estado, não é renda. Credite-o em imposto sobre vendas a pagar, não em vendas (Publication 334). O pagamento ao estado baixa esse passivo; não é despesa.

O relatório Sales taxes da Square e o resumo de vendas mostram o imposto cobrado. Relacione o valor a pagar com esse número do período e, depois, com a declaração quando você a entregar (Square). Duas armadilhas:

• Sobre quem recai o imposto. Se a lei impõe o imposto a você, como vendedor, a Publication 334 manda incluir o que você cobra na receita bruta, e os lançamentos acima mudam. Qual caso se aplica é questão de lei estadual; pergunte ao seu preparador como registrar o imposto que você repassa.
• O que é tributável. As regras estaduais diferem quanto à base de cálculo, então quem decide é a declaração do seu estado, não o relatório da Square.

Como conciliar o valor a pagar com as retiradas do banco e com a declaração está em imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do PDV. Como entregar a declaração, e quem pode ser responsabilizado pessoalmente pelo imposto cobrado e não repassado (varia por estado), está em como entregar as declarações de imposto sobre vendas.

Como reembolsos e contestações aparecem num depósito posterior?

Um reembolso reduz a transferência do período em que o reembolso acontece, seja qual for a data da venda original, então uma transferência pode chegar menor sem nenhuma venda nova que a explique. Os relatórios da Square subtraem os reembolsos dos pagamentos recebidos no período em que são registrados, e o relatório Reconciliation lista os reembolsos entre os itens que ficam entre os pagamentos recebidos e o valor transferido (Square).

• Dois totais de reembolso. O relatório de formas de pagamento inclui imposto e descontos no valor do reembolso. A linha de devoluções do resumo de vendas deixa o imposto de fora e não inclui reembolsos parciais ou de valor personalizado, que a Square informa como reembolsos por valor. Separe o imposto das vendas antes de lançar.
• Como registrar o reembolso. Lance-o no dia em que for feito, como devoluções e abatimentos, com redução do imposto sobre vendas a pagar pelo imposto devolvido e das gorjetas a pagar por qualquer gorjeta devolvida; a Publication 334 diz que devoluções e abatimentos incluem reembolsos em dinheiro ou em crédito aos clientes. Compensá-lo com as vendas do dia o esconde do total de reembolsos. Veja como registrar reembolsos na escrituração.
• Contestações. Os artigos da Square sobre transferências e relatórios não dizem como um pagamento contestado chega a uma transferência. Se uma transferência vem menor por um valor que nenhum reembolso, taxa ou retenção do relatório Reconciliation explica, peça o registro da contestação à Square e pergunte ao seu preparador como lançá-lo. Não cubra a diferença com vendas.

Como evitar contar a receita duas vezes quando o feed bancário e a sincronização da Square lançam os dois?

Escolha uma única fonte para as vendas e deixe o feed bancário fazer uma só tarefa: trazer o depósito para que ele seja relacionado à conta transitória da Square. A receita dobra quando uma sincronização, ou um lançamento do resumo de vendas, lança as vendas e o depósito do feed bancário também é classificado como receita.

Um teste mensal aproximado para escrituração em regime de caixa: a receita lançada para a Square não deve passar do total de pagamentos recebidos pela Square no mesmo período, porque o imposto, as gorjetas e o dinheiro de gift cards estão dentro desses pagamentos. Uma receita perto da soma de vendas e depósitos, ou acima dos pagamentos recebidos, pode indicar contagem dupla. Na escrituração em regime de competência, tire primeiro as faturas ainda não pagas, e os gift cards resgatados ou os serviços entregues a partir de pagamentos antecipados recebidos em meses anteriores.

1. Escolha a fonte das vendas: a sincronização ou um lançamento do resumo de vendas. Não as duas.
2. Aponte o feed bancário para a conta transitória. Cada depósito se relaciona ao lançamento transitório da sua transferência e nunca cria uma linha de receita.
3. Confira taxas e reembolsos do mesmo modo. Se uma sincronização os lança e o feed ou um lançamento manual também, as despesas dobram e o lucro encolhe.
4. Compare a receita com o resumo de vendas antes de fechar cada mês.

Um mês já conciliado, fechado ou declarado com a receita em dobro exige as etapas de receita duplicada na sua escrituração.

Como o prazo do depósito, o horário de corte e as transferências instantâneas mudam o fechamento do mês?

Um depósito raramente é igual às vendas de um dia ou de um mês. Os pagamentos feitos depois do horário de corte da transferência diária da Square saem na transferência seguinte, então no fim do mês parte do dinheiro está na conta transitória e as vendas do mês não são iguais aos depósitos do mês (Square).

• Horário de corte. Quando falta algum pagamento esperado numa transferência, a Square diz que ele provavelmente foi feito depois do corte e está na transferência seguinte. Lance os pagamentos pela data da venda e o depósito pela data do banco.
• Saldo do fim do mês. O saldo da conta transitória deve ser igual aos pagamentos feitos depois do último corte e a qualquer transferência que a Square enviou e o banco ainda não mostrou, menos as taxas e os reembolsos deles. Liste esses itens e relacione cada um à próxima transferência ou ao próximo depósito bancário.
• Transferências instantâneas e no mesmo dia. As etiquetas de transferência da Square, que indicam o ponto de venda de cada transferência, não estão disponíveis para elas, então relacione-as por data e valor. Se um depósito vem menor que os pagamentos listados menos as taxas, peça à Square que identifique a dedução e não cubra a diferença.
• Pedidos em aberto. Um pagamento parcial de um pedido ainda aberto não aparece no resumo de vendas até o pedido ser fechado, mas o relatório Reconciliation lista pagamentos parciais entre os itens do valor transferido. A escrituração costuma manter esse dinheiro como depósito de cliente até o pedido ser fechado; quando ele conta para fins de imposto segue o método contábil.

O ano fiscal em que uma venda cai segue o método contábil (Publication 538). Os passivos de gift cards e de pagamentos antecipados acima são lançamentos contábeis: para o imposto, um pagamento antecipado geralmente conta no ano em que é recebido, e uma empresa no regime de competência pode optar por diferir parte dele por um ano, um método contábil que o Form 3115 muda (mesma publicação). Se o dinheiro que a Square ainda retém no fim do ano conta como recebido depende dos fatos. Pergunte ao seu preparador antes do fim do ano. Veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

Como o Form 1099-K se compara às minhas vendas na Square?

A caixa 1a do Form 1099-K é o valor bruto dos pagamentos por cartão declaráveis do ano, sem ajuste por reembolsos, taxas, descontos ou qualquer outro valor (instruções do IRS). Compare-a com o que os clientes pagaram pela Square antes dos reembolsos, com imposto e gorjetas incluídos, não com os depósitos nem com as vendas líquidas. O exemplo da própria regulamentação mostra um processador que desconta a taxa e paga menos que a cobrança, e a cobrança inteira é o que se informa (regulamentação). O processador de cartões envia o formulário por menos ou menores que sejam os pagamentos (IRS).

Se uma diferença restar depois desses itens, não a cubra com vendas nem com outra renda. Ela pode significar que falta um mês, um ponto de venda ou uma conta na escrituração, ou que cobranças feitas no seu próprio cartão pela sua leitora podem estar no formulário; veja cobranças do cartão pessoal pela Square. O IRS também diz que o Form 1099-K pode incluir itens que não são receita sua, como o imposto sobre vendas, e pode não incluir toda a sua receita (Publication 334). Um formulário errado ou duplicado é outro problema: veja formulário fiscal de plataforma errado ou corrigido. A ponte para todas as plataformas está em conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

O que muda quando a Square é uma de várias formas de eu receber?

Cada forma de receber precisa de sua própria conta transitória e de seu próprio relatório, porque os relatórios da Square falam apenas pela Square.

• Dinheiro e cheques nunca chegam numa transferência da Square. Se você os registra na Square, confira se o resumo de vendas já os inclui antes de somar as vendas do caixa, e lance-os no caixa, não na conta transitória. Caso contrário, registre-os a partir do caixa e da contagem da gaveta; veja como registrar as vendas diárias do PDV.
• Canais e pontos de venda. O resumo de vendas da Square pode ser agrupado por ponto de venda, dispositivo, origem ou canal, então as vendas presenciais, online e por fatura podem ser separadas antes de lançadas. Com vários pontos de venda numa só conta bancária, as etiquetas de transferência da Square distinguem as transferências; mantenha uma conta transitória por ponto de venda, ou indique o ponto de venda em cada linha, para que cada transferência feche com as próprias vendas.
• Outros processadores, aplicativos de pagamento e marketplaces precisam, cada um, de método próprio e enviam formulário próprio. O IRS diz que aceitar pagamentos em plataformas diferentes pode significar mais de um Form 1099-K (IRS). Métodos: repasses de um processador de pagamentos, repasses de uma loja online e pagamentos comerciais por aplicativo de carteira digital.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um dia de vendas no cartão de uma cafeteria

Uma cafeteria registra US$1.000 em vendas, US$80 de imposto sobre vendas e US$150 de gorjetas no cartão. Suponha que o imposto recaia sobre o comprador e que as gorjetas pertençam aos funcionários. Os clientes pagam US$1.230. A Square cobra US$37 em taxas, e o depósito é de US$1.193.

A receita é de US$1.000 e a conta transitória volta a zero. Lançar o depósito de US$1.193 como vendas superestimaria a receita em US$193 e esconderia a taxa de US$37. O Form 1099-K conta os US$1.230 inteiros.

Um reembolso que deixa o depósito menor

Um salão reembolsa na terça-feira um serviço de US$100, sem imposto nem gorjeta. A transferência de quinta-feira lista US$1.500 em pagamentos, mas paga US$1.400 antes das taxas, e nenhuma venda nova explica os US$100. O salão registra o reembolso na terça: débito em devoluções e abatimentos de US$100, crédito na conta transitória da Square de US$100. O depósito de quinta-feira passa então a bater com a conta transitória depois que as taxas são lançadas.

Uma loja que conta a receita duas vezes

Uma loja registra US$20.000 em vendas da Square por uma sincronização. O feed bancário também traz os US$19.400 de depósitos do mês, e eles são classificados como receita. A receita aparece como US$39.400. Se toda a diferença de US$600 forem taxas, a escrituração correta mostra US$20.000 de vendas e US$600 de taxas, com os depósitos relacionados à conta transitória. O erro superestima a receita em US$19.400, e as taxas de US$600 ficam de fora.

E no seu caso?

• Meses de depósitos da Square foram registrados como receita, gorjetas e imposto sobre vendas estão em vendas, ou gastos pessoais passam pela mesma conta. Uma declaração entregue com essa escrituração pode ter a receita bruta e as taxas erradas, e uma declaração de imposto sobre vendas feita com os mesmos números pode estar errada. Até onde refazer e se algo já entregue precisa de correção depende do que cada ano informou. Leve os resumos de vendas, as listas de transferências, os relatórios de taxas, os extratos bancários e a última declaração de imposto sobre vendas à escrituração contábil; para atrasos maiores, veja como atualizar uma escrituração atrasada.
• Suas declarações de imposto sobre vendas ou o Form 1099-K ainda não batem com a escrituração depois das conferências acima. Veja imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração e leve os relatórios à escrituração contábil.
• A Square reteve imposto dos seus depósitos ou avisou que o número fiscal informado está incorreto. A retenção adicional não é taxa. Ela é creditada na declaração de imposto de renda como imposto retido, uma sociedade ou corporação S a repassa aos seus proprietários, e informar ao pagador o nome e o número fiscal corretos geralmente a encerra (Topic 307). Leve o aviso e o Form 1099-K à escrituração contábil, para que ela seja lançada assim.
• A receita foi contada duas vezes num mês já declarado. Veja receita duplicada na sua escrituração e leve o ano declarado à escrituração contábil.
• O Form 1099-K está errado, duplicado ou com o número fiscal trocado. Veja formulário fiscal de plataforma errado ou corrigido.
• Você tem funcionários que recebem gorjetas. Veja gorjetas de cartão de crédito: receita ou passivo e lançamentos contábeis da folha de pagamento.
• Você administra mais de uma empresa. Veja escrituração de várias empresas e leve os relatórios da Square de cada empresa à escrituração contábil.