Contratar empregado entre EUA e Canadá: folha de pagamento

As regras de folha de pagamento de qual país valem quando o empregado trabalha do outro lado da fronteira?

Comece pelo local onde o empregado realmente faz o trabalho. Um empregador estrangeiro pode ter de reter e declarar a folha de pagamento nesse país. O país onde ele foi constituído, a conta bancária e a moeda do pagamento não definem a resposta. Salários dos EUA por trabalho nos EUA podem estar sujeitos à retenção e aos impostos de emprego dos EUA. Já um empregador não residente com empregado trabalhando no Canadá geralmente tem obrigações canadenses de retenção, recolhimento e declaração (IRS: salários pagos por empregador estrangeiro; CRA: T4001).

Antes de escolher a folha de pagamento, separe três perguntas: onde ocorre cada dia de trabalho, qual país cobre as contribuições de previdência ou seguridade social e qual estado ou província define os descontos locais. O acordo de previdência social EUA–Canadá geralmente atribui a cobertura de pensão ao país onde o trabalho é feito, com uma exceção para designações temporárias. Ele não decide a retenção do imposto de renda, o Employment Insurance (EI, seguro-desemprego canadense) nem as obrigações estaduais e provinciais.

Para visitas curtas, o Artigo XV do tratado pode deixar os salários tributáveis apenas no país de residência do trabalhador, se a remuneração do país de trabalho não passar de $10.000 na moeda desse país, ou se a presença não passar de 183 dias em qualquer período de 12 meses que comece ou termine no ano fiscal e a remuneração não for paga por um empregador residente nem suportada por um estabelecimento permanente local. A regra de desempate do Artigo IV pode mudar a residência para fins do tratado. Uma isenção do tratado, por si só, não interrompe a retenção na folha de pagamento. Use o processo aplicável para pedir o benefício, descrito abaixo.

Uma empresa canadense pode contratar um empregado dos EUA sem ter uma empresa nos EUA?

Sim. Uma empresa canadense geralmente pode continuar sendo o empregador direto e se registrar na folha de pagamento dos EUA. O registro na folha dos EUA não exige, por si só, constituir uma corporação nos EUA. Se o trabalhador cria outras obrigações de imposto empresarial ou de registro nos EUA, é uma questão separada, que depende dos fatos (IRS: salários pagos por empregador estrangeiro; IRS: número de identificação do empregador).

O empregador canadense deve tratar os salários por trabalho nos EUA como salários da folha de pagamento dos EUA quando as regras aplicáveis assim exigirem. O IRS diz que o trabalho nos EUA para um empregador estrangeiro geralmente está sujeito à retenção de Social Security e Medicare e ao imposto federal de seguro-desemprego, salvo exceção (IRS: Social Security e Medicare; IRS: imposto de seguro-desemprego). Um trabalhador contratado localmente nos EUA geralmente não se qualifica como alguém enviado temporariamente do Canadá pelo acordo de previdência social.

Para o imposto da empresa e a escolha do tipo de entidade, veja empresa canadense que se expande para os EUA.

Quais contas nos EUA são necessárias antes do primeiro pagamento?

Obtenha um EIN (número de identificação do empregador) federal. Depois, confira as exigências do estado onde o empregado trabalha quanto a retenção, seguro-desemprego, declaração de salários e registro de novos contratados, antes de pagá-lo. Uma empresa canadense com sede principal fora dos EUA pode pedir o EIN pelo processo internacional do IRS, usando o Form SS-4 ou por telefone (IRS: EIN).

Para a sequência de abertura da folha de pagamento nos EUA, veja como abrir a folha de pagamento nos EUA. Se o trabalhador também trabalha em outro estado, veja empregados em outro estado.

Uma empresa dos EUA pode contratar diretamente um empregado que mora no Canadá?

Sim. A empresa dos EUA geralmente pode empregar o trabalhador diretamente e se registrar na CRA como empregador não residente. A CRA diz que os empregadores não residentes com empregados que prestam serviços no Canadá têm as mesmas obrigações canadenses de retenção, recolhimento e declaração que os empregadores residentes (CRA: T4001).

Uma conta de pagamento nos EUA não cumpre, por si só, essas obrigações canadenses. A certificação de empregador não residente da CRA também normalmente não ajuda no caso de um empregado que mora e trabalha no Canadá. A isenção descrita pela CRA vale para empregados não residentes qualificados que trabalham no Canadá por tempo limitado e atendem às condições do tratado (CRA: T4001). Se o trabalhador cria imposto empresarial canadense ou exige a escolha de um tipo de entidade, veja empresa dos EUA que se expande para o Canadá.

A folha de pagamento canadense não encerra automaticamente as obrigações da folha dos EUA. O trabalho comum feito no Canadá fica fora do imposto federal de seguro-desemprego dos EUA, mesmo para um cidadão americano que trabalha para um empregador americano: a lei exclui o trabalho em país vizinho que tenha acordo de seguro-desemprego com os EUA, e o Canadá tem um (US Code: definição de emprego para o FUTA; Departamento do Trabalho dos EUA: acordo). Para um cidadão ou residente dos EUA, confira separadamente a retenção do imposto de renda dos EUA. Pode haver exceção quando a lei canadense exige a retenção do imposto de renda (IRS: retenção do imposto de renda). Confira o Social Security e o Medicare no acordo de cobertura.

Como um empregador dos EUA abre uma conta de folha de pagamento no Canadá?

Use o registro de empresa não residente da CRA para pedir um business number (BN, número de empresa na CRA) e uma conta de descontos da folha de pagamento (RP). Uma empresa constituída ou localizada fora do Canadá pode pedir os dois no mesmo pedido on-line. A CRA também indica a via por correio ou fax com o Form RC1, quando o registro on-line não está disponível (CRA: registro de não residente).

Antes do registro, reúna o nome legal e o endereço da empresa, os dados de propriedade e de contato, a data de início e o local de trabalho do empregado e a data prevista do primeiro pagamento. Depois, obtenha o SIN (número de seguro social do Canadá) do empregado e os formulários TD1 federal e, quando couber, provincial preenchidos, determine a província de emprego e calcule os descontos antes do primeiro pagamento (CRA: T4001). O registro na folha de pagamento não resolve, por si só, o registro de GST/HST nem o de imposto corporativo. Esses dependem de outros fatos.

Quais descontos de imposto canadense, CPP e EI são obrigatórios, e qual província se aplica?

Para trabalho no Canadá, um empregador dos EUA geralmente desconta o imposto de renda canadense e o EI, se o emprego for segurável. O CPP exige uma verificação à parte: sem estabelecimento comercial no Canadá, o signatário autorizado do empregador pode pedir a cobertura opcional do Canada Pension Plan (CPP, plano de previdência canadense) para empregados elegíveis que normalmente moram e trabalham fora de Quebec, usando o Form CPT13. O empregador escolhe a data de início da cobertura. A CRA diz que o acordo aprovado não pode ser cancelado. Se a cobertura canadense não for efetivada, o acordo de previdência social atribui a cobertura aos EUA. Se o empregador tem um estabelecimento comercial no Canadá, ou se o trabalhador foi enviado temporariamente dos EUA, confira as regras de cobertura de pensão aplicáveis. O empregador paga as suas cotas obrigatórias de CPP e EI (CRA: Form CPT13; SSA: acordo, Artigo V).

Confira o EI separadamente se o seguro-desemprego dos EUA também se aplicar: o EI canadense exclui o emprego pelo qual as contribuições devem ser pagas segundo a lei de seguro-desemprego de um estado americano. Use a calculadora ou as tabelas de folha de pagamento da CRA para o período de pagamento e a província aplicáveis. O endereço residencial do trabalhador não define, por si só, a província de emprego (CRA: T4001; CRA: província de emprego).

Se a folha de pagamento de Quebec se aplicar, registre-se on-line na Revenu Québec para os descontos na fonte, ou use o Form LM-1-V, retenha o imposto de renda de Quebec, o QPP e o QPIP, conforme exigido, e entregue os informes RL-1 e o resumo do RL-1 até o último dia de fevereiro seguinte ao ano-calendário a que os informes se referem. Uma conta RP da CRA, por si só, não cobre essas declarações (Revenu Québec: registro; entrega do RL-1; CRA: descontos de Quebec). A rotina geral de pagamento no Canadá está em como rodar a folha de pagamento.

O que muda no Social Security, no Medicare ou no CPP depois de uma mudança ou de uma designação temporária?

O acordo de previdência social EUA–Canadá geralmente coloca o empregado no sistema de pensão do país onde o trabalho é feito. Um empregado qualificado, normalmente empregado e coberto em um país, que é enviado por um empregador com estabelecimento comercial ali para trabalhar para o mesmo empregador (ou para uma afiliada qualificada) no outro país, pode continuar no sistema de origem se a duração prevista da designação for de no máximo 60 meses. O país de origem emite um certificado de cobertura, usado como prova da isenção do outro sistema (SSA: acordo, Artigo V e acordo administrativo).

Uma designação que deve passar do limite comum, ou enviada por um empregador sem estabelecimento comercial no país de origem, precisa de consentimento mútuo prévio das autoridades competentes dos dois países para manter a cobertura do país de origem (SSA: acordo, Artigo V).

Para trabalho nos EUA, aplique primeiro o acordo de previdência social: ele normalmente atribui a cobertura de pensão aos EUA. O CPP canadense pode continuar no lugar do Social Security e do Medicare dos EUA quando uma exceção do acordo se aplica, como uma designação temporária qualificada comprovada por um certificado de cobertura canadense. Confira o EI canadense e a retenção do imposto de renda separadamente, pelas regras próprias de cada um (SSA: acordo; CRA: emprego fora do Canadá).

Quais depósitos, declarações e informes de fim de ano vêm depois?

Depois que o empregador está registrado, pagar o trabalhador cria obrigações recorrentes de depósito e declaração. A conta de folha de pagamento é só o começo. Concilie os depósitos com as declarações trimestrais ou anuais e com o informe anual do empregado (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

Depósitos atrasados nos EUA podem levar a 2% a 15%, conforme o atraso e a notificação. A CRA geralmente aplica de 3% a 10% sobre recolhimentos atrasados acima de C$500, subindo para 20% em caso de falha repetida, consciente ou de negligência grave (IRS: multas por depósito; CRA: recolhimentos atrasados).

Regras especiais dos EUA podem se aplicar se o empregado é estrangeiro não residente e pede isenção do tratado. O empregado assina o Form 8233 para cada ano fiscal. O empregador assina a sua aceitação, envia uma cópia ao IRS em 5 dias e espera pelo menos 10 dias após o envio antes de parar a retenção. Declare os salários isentos nos Forms 1042 e 1042-S, e não na caixa 1 do Form W-2 (IRS: instruções do Form 8233; IRS: Publication 515). Confirme antes a residência fiscal do trabalhador e a isenção pedida.

Quando a folha de pagamento deve mudar se um empregado atual se muda?

Reavalie antes do primeiro pagamento que cobre trabalho no novo país. Se um empregado de Ontário se muda para o Texas e trabalha lá, a folha de pagamento canadense sozinha pode não cumprir as obrigações da folha dos EUA. Confira as obrigações de empregador federais dos EUA e do Texas e, separadamente, teste se o CPP, o EI ou a retenção do imposto de renda do Canadá continuam. Registre as datas de trabalho, a residência do trabalhador, o local em que ele se apresenta no Canadá, a fonte do pagamento e qualquer certificado de cobertura. Uma mudança pode afetar só parte de um período de pagamento (IRS: salários pagos por empregador estrangeiro; CRA: emprego fora do Canadá).

Pergunte se a mudança é temporária, se o mesmo empregador enviou o trabalhador e se existe um certificado de cobertura. Confirme também se o trabalhador vai visitar o país anterior a trabalho. A certificação de empregador canadense para visitas curtas trata de empregados não residentes qualificados e não isenta o pagamento regular canadense de um trabalhador residente no Canadá (CRA: T4001). Visitas de trabalho de um empregado ao Canadá podem gerar retenção sobre o emprego, segundo o guia do empregador da CRA. O guia separado sobre serviços trata dos honorários pagos a uma empresa não residente (CRA: orientação sobre o Regulation 105).

Para um empregado residente nos EUA com isenção pelo tratado que visita o Canadá, um empregador dos EUA qualificado pode pedir a certificação da CRA no Form RC473, recebido pelo menos 30 dias antes do trabalho no Canadá. O empregado deve trabalhar no Canadá por menos de 45 dias no ano-calendário ou estar presente por menos de 90 dias em qualquer período de 12 meses que inclua o pagamento. A certificação dura até dois anos-calendário. Caso contrário, o empregado (ou o empregador autorizado) pode pedir uma dispensa do Regulation 102 no Form R102-R, pelo menos 30 dias antes do trabalho ou do primeiro pagamento. Nenhum dos dois benefícios cobre o pagamento comum a um trabalhador residente no Canadá (CRA: certificação; CRA: dispensa).

Se um terceiro emprega ou paga o trabalhador, quem deve o imposto da folha de pagamento?

O contrato e a relação de emprego real determinam o arranjo de declaração. Pagar um intermediário não transfere, por si só, a responsabilidade tributária do empregador. O IRS diz que um empregador que usa um prestador de serviços de folha de pagamento geralmente continua responsável pelos depósitos e pelas declarações, enquanto certos agentes formalmente designados ou arranjos certificados seguem regras de responsabilidade diferentes (IRS: Publication 15). A CRA também diz que o empregador continua responsável pela exatidão, pelo saldo e pelo prazo de uma declaração T4 quando uma empresa de serviços a apresenta (CRA: RC4120). Em Quebec, um serviço de folha de pagamento que autoriza ou causa o pagamento de salários pode dividir a responsabilidade pelos descontos na fonte, segundo a seção 24.0.3 da Lei de Administração Tributária.

Se um employer of record (empregador de registro) afirma ser o empregador legal, obtenha o contrato de trabalho, o empregador indicado nos contracheques, os números das contas fiscais usados e a prova dos depósitos e dos informes de fim de ano. Confira o arranjo nos dois países e no estado ou na província de trabalho antes de tratar a folha de pagamento do intermediário como o seu próprio cumprimento. Um contrato de serviços de folha de pagamento e um contrato que muda o empregador legal têm efeitos diferentes (IRS: arranjos com terceiros pagadores).

A dívida da folha de pagamento pode recair sobre pessoas físicas. Um autônomo dos EUA deve diretamente os impostos de emprego do negócio. Um sócio geral pode responder por dívidas contraídas enquanto era sócio, como mostram as leis de Nova York e de Ontário, enquanto as sociedades de responsabilidade limitada seguem regras diferentes (IRS: autônomos). Pelo Internal Revenue Code, seção 6672, um diretor, administrador, sócio ou outra pessoa que controla os impostos retidos e deixa de pagá-los de forma intencional pode dever uma multa igual a todo o imposto de renda retido e as contribuições de Social Security e Medicare do empregado não pagos. A cobrança do IRS geralmente vai até 10 anos após o lançamento, com as exceções previstas em lei (IRS: multa; 26 USC 6502). Administradores de corporações canadenses na data da falha podem dever a retenção, o CPP e o EI não pagos, além de juros e multas, pela seção 227.1 do Income Tax Act, pela seção 21.1 do CPP e pela seção 83 do Employment Insurance Act. A ação de cobrança canadense deve começar em até dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora pela última vez. Aplicam-se pré-requisitos legais de cobrança e uma defesa de diligência devida.

Quebec tem uma regra própria para administradores, nas seções 23–24.0.2 da Lei de Administração Tributária. Os administradores podem dever o imposto de Quebec, o QPP, o QPIP e as contribuições patronais não recolhidos. Quanto ao imposto de renda que nunca foi retido de um empregado residente no Canadá, geralmente devem os juros e as multas relacionados, mas não o imposto não retido em si. A Revenu Québec deve lançar o valor contra o administrador em até dois anos depois que ele deixou de ser administrador pela última vez, com pré-requisitos legais de cobrança e defesas de cuidado razoável ou de desconhecimento.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Todos os valores estão em dólares americanos. Uma empresa de Toronto contrata uma pessoa que mora e trabalha somente em Nova York, com salário anual de US$60.000, pago em US$5.000 por mês. A empresa de Toronto pode continuar sendo o empregador direto. Antes do primeiro pagamento, ela obtém um EIN do IRS, confere o registro de retenção e de seguro-desemprego de Nova York, coleta o Form W-4 e organiza os depósitos nos EUA. Separadamente, ela informa a nova contratação a Nova York em até 20 dias da data de contratação (Nova York: contratação de empregados). Ela registra cada dia de trabalho em Nova York, declara os salários dos EUA pelas declarações de folha de pagamento dos EUA aplicáveis e pelo Form W-2, e confere se alguma regra canadense de CPP ou EI se aplica ao empregado em questão. O exemplo não calcula imposto nem presume que a contratação, por si só, resolve a situação do imposto empresarial da empresa nos EUA.

Seu caso é diferente?

• Seu trabalhador dos EUA também trabalha no Canadá: a retenção canadense sobre o emprego pode se aplicar a esses dias de trabalho. Consulte o guia do empregador da CRA para o seu padrão de trabalho.
• Seu empregado nos EUA trabalha em mais de um estado: veja empregados em outro estado.
• A folha de pagamento de Quebec se aplica: registre-se na Revenu Québec e entregue os informes RL-1, além do T4 da CRA.
• Sua empresa canadense pode ter presença tributável nos EUA: veja empresa canadense que se expande para os EUA.
• Sua empresa dos EUA pode ter presença tributável no Canadá: veja empresa dos EUA que se expande para o Canadá.
• O trabalhador precisa declarar pessoalmente os salários entre países: veja trabalhar nos EUA para um empregador no exterior ou trabalhar entre os dois países.
• O trabalhador pode ser um prestador de serviços e não um empregado: veja prestadores de serviços que podem ser empregados ou auditorias de folha de pagamento e decisões sobre o status do trabalhador no Canadá.
• Depósitos ou declarações dos EUA já foram perdidos: veja atraso nos impostos da folha de pagamento.
• Você está decidindo entre contratação direta e um empregador terceirizado: reúna os contratos, os locais e as datas de trabalho, os registros de pagamento anteriores, os registros fiscais e qualquer certificado de cobertura antes de buscar ajuda com contabilidade e folha de pagamento.