Imposto sobre vendas nos EUA para vendedores de fora dos EUA

O imposto sobre vendas dos EUA pode valer quando o vendedor está fora do país?

Sim. O endereço estrangeiro do vendedor não impede que um estado exija a cobrança do imposto sobre vendas entregues nele. A Califórnia inclui expressamente vendedores de fora dos Estados Unidos na sua regra para vendedores remotos, e o Texas oferece um caminho de registro para vendedores de fora do país (California CDTFA; Texas Comptroller).

Nos EUA, o imposto sobre vendas é administrado principalmente por estados e jurisdições locais. Um vendedor pode ter a obrigação de cobrar em um estado e não ter em outro. Em uma remessa do exterior, pesam mais o destino, o tipo de venda e a atividade do vendedor naquele estado do que o país onde a empresa foi constituída. Em geral, o vendedor cobra o imposto do comprador nas vendas tributáveis e o recolhe ao estado; quando o vendedor não é obrigado a cobrar, o comprador pode dever o imposto de uso (use tax) (California CDTFA).

O imposto de importação não resolve a questão do imposto sobre vendas. A Califórnia afirma que as tarifas federais de importação não influenciam se o imposto estadual sobre vendas ou de uso se aplica a uma compra enviada do exterior (California CDTFA).

A venda fica isenta por a empresa ser canadense ou por causa do tratado tributário?

Não. O tratado entre EUA e Canadá trata de determinados rendimentos e de outros impostos federais; o artigo sobre os impostos abrangidos não inclui o imposto estadual sobre vendas. Por isso, não ter um estabelecimento permanente nos EUA não elimina, por si só, a obrigação de cobrar o imposto estadual sobre vendas (tratado entre EUA e Canadá, Artigo II).

Uma empresa canadense ainda precisa verificar as regras de registro e de tributação de cada estado de destino. A questão do tratado para o imposto de renda dos EUA é outra: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA. Se uma corporação canadense precisa apresentar declaração de imposto de renda nos EUA é tema de declarações fiscais dos EUA para corporações canadenses.

As vendas enviadas do exterior contam para o limite de um estado?

Sim. Enviar do exterior não tira a venda da contagem do estado de destino. A Califórnia conta os bens materiais entregues no estado pelo vendedor e por pessoas relacionadas, inclusive as vendas feitas em marketplaces. O Texas conta a receita tributável e não tributável de bens e serviços no Texas, inclusive as vendas em marketplaces (California CDTFA; Texas Comptroller; perguntas frequentes sobre marketplaces do Texas).

Para os limites aplicáveis e outras regras estaduais, veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas. Se os produtos ficam em um armazém nos EUA antes da venda, veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.

Se o marketplace cobra o imposto, o vendedor ainda precisa se registrar?

Depende do estado e de o vendedor ter vendas fora do marketplace. A cobrança do imposto pelo marketplace nas suas transações não cobre automaticamente o site do próprio vendedor nem encerra todas as obrigações de registro (Texas Comptroller; New York Tax Department).

Guarde a certificação de cobrança do marketplace, os relatórios de transações, os endereços de entrega e os registros das vendas diretas. Verifique se o marketplace realmente cobrou o imposto em cada tipo de transação; não trate o relatório de vendas totais como prova de que todos os pedidos foram cobertos (perguntas frequentes sobre marketplaces do Texas).

Um vendedor estrangeiro pode se registrar sem número fiscal ou endereço nos EUA?

Às vezes. O Streamlined Sales Tax Registration System permite que um vendedor estrangeiro sem endereço nos EUA, sem EIN (número de identificação do empregador, o número fiscal federal da empresa nos EUA) e sem número fiscal individual dos EUA se registre, por esse sistema, nos estados participantes. O vendedor escolhe “Other” como tipo de identificação e recebe um número de registro. As mesmas perguntas frequentes dizem que um vendedor com estabelecimento ou endereço postal nos EUA precisa de um EIN ou de um SSN (número de seguridade social dos EUA) para usar esse sistema (perguntas frequentes do Streamlined Sales Tax).

O sistema compartilhado cobre apenas os estados-membros listados, não a Califórnia, Nova York nem o Texas. Escolha os estados com critério: eles esperam a cobrança desde a data de registro escolhida e definem o calendário de entrega, inclusive declarações com imposto zero, quando exigidas. O registro não apaga imposto devido em períodos anteriores (perguntas frequentes do Streamlined Sales Tax).

Os processos variam de estado para estado. O Texas permite que um vendedor remoto de fora dos EUA envie o pedido estadual por e-mail ou fax (Texas Comptroller). Confira as exigências de identificação do estado escolhido. Se for preciso um EIN, veja como abrir e administrar uma empresa nos EUA a partir do exterior.

É obrigatório ter uma empresa americana para cobrar o imposto sobre vendas dos EUA?

Não. As regras estaduais de registro podem se aplicar diretamente à empresa estrangeira. A regra da Califórnia cita vendedores estrangeiros, o Texas aceita pedidos de vendedores remotos de fora dos EUA, e o sistema Streamlined Sales Tax aceita registros de empresas estrangeiras (California CDTFA; Texas Comptroller; perguntas frequentes do Streamlined Sales Tax).

Revise o registro e os relatórios do marketplace da empresa que de fato faz a venda, e confira se as faturas identificam esse vendedor de forma consistente. Abrir uma LLC ou corporação nos EUA muda a entidade e pode trazer outras obrigações de entrega; compare as estruturas em como abrir um negócio nos EUA sendo residente no Canadá.

Produtos digitais, software e serviços são tributados da mesma forma?

Não. Valem o estado e a classificação legal do produto. O vendedor deve identificar exatamente o que o cliente recebe e onde o usa antes de tratar todas as receitas digitais como isentas ou tributáveis.

Por exemplo, Nova York tributa licenças de uso de software pré-escrito, inclusive com acesso remoto (New York Tax Department). A Califórnia, em geral, não tributa software, e-books, aplicativos ou imagens digitais transmitidos on-line sem mídia física; uma cópia de segurança física costuma tornar toda a venda tributável (California CDTFA). Serviços podem seguir outras regras. Veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas para conferir produto por estado.

O registro para o imposto sobre vendas pode afetar outros impostos estaduais?

Sim. O registro para o imposto sobre vendas e as demais obrigações fiscais estaduais têm testes diferentes, mas pedir uma permissão pode, por si só, ter consequências. O Texas afirma que o nexus do imposto de franquia (franchise tax) de uma entidade tributável pode começar quando ela obtém uma permissão de imposto de uso do Texas, mesmo que o outro teste de nexus econômico do imposto de franquia não tenha sido atendido (Texas Comptroller).

Antes de se registrar voluntariamente, identifique a entidade que terá a permissão e confira as demais regras de impostos empresariais e de entrega desse estado. A permissão de imposto sobre vendas também traz obrigações de declaração e de manutenção de registros. Se vários estados estão envolvidos, analise-os em conjunto antes de apresentar pedidos ou escolher uma entidade; a ajuda com impostos entre países pode tratar da situação como um todo.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos. Uma empresa canadense envia produtos diretamente do Canadá para compradores no Texas. Nos doze meses-calendário encerrados em agosto, suas vendas no Texas ultrapassam pela primeira vez o limite de segurança (safe harbor): US$220.000 pelo próprio site e US$310.000 por um marketplace certificado que cobra o imposto.

A receita total da empresa no Texas é de US$530.000, acima do limite de segurança de $500.000, porque as vendas no marketplace contam. Se não houver outra atividade no Texas que mude o resultado, a empresa deve obter uma permissão do Texas e começar a cobrar o imposto sobre as vendas tributáveis do próprio site até 1º de dezembro. O marketplace certificado continua cobrando sobre as suas vendas. A empresa guarda a certificação do marketplace e os registros dos dois grupos de vendas (Texas Comptroller; perguntas frequentes sobre marketplaces do Texas). O imposto de importação pago em uma remessa não substituiria o imposto estadual sobre vendas ou de uso, quando aplicável (California CDTFA).

E no seu caso?

• Você vende para vários estados ou está perto de um limite: reúna as vendas mensais por destino, produto, canal e entidade vendedora; veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas ou peça ajuda com impostos entre países.
• Você mantém estoque em um armazém nos EUA: o armazenamento pode mudar o teste do imposto estadual; veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Você passou de um limite estadual sem cobrar o imposto: as datas e as declarações anteriores importam; veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Uma corporação canadense vende a clientes dos EUA: a questão da declaração de imposto de renda é separada; veja declarações fiscais dos EUA para corporações canadenses.
• Você também vende a clientes canadenses: veja quando se registrar para o GST/HST ou, para uma empresa de fora do Canadá, vendedores não residentes e digitais.
• As vendas pelo seu site incluem software, serviços mistos ou vários estados de destino: reúna contratos, faturas, relatórios das plataformas, permissões existentes e qualquer EIN; peça ajuda com impostos entre países para revisar a tributação e o registro por estado.