Imposto sobre vendas de SaaS por estado para startups dos EUA

Quais estados cobram imposto sobre vendas de SaaS?

Não existe uma regra única nos EUA. Alguns estados tributam SaaS (software como serviço), outros não, e o nome que sua fatura dá ao produto não decide a questão: cada estado aplica a própria classificação. A Califórnia começa a tributar assinaturas de software em 1º de janeiro de 2027, e o Colorado em 1º de janeiro de 2027. Além disso, a presença física, como um empregado ou um servidor em um estado, pode exigir que você se registre ali antes da primeira venda tributável, sem nenhum limite mínimo de vendas.

Regras verificadas no site de cada estado em 13 de outubro de 2026. A tabela é seletiva: um estado não listado, como Massachusetts ou Michigan, precisa de verificação própria. Estados sem imposto estadual sobre vendas são tratados em quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Nossa plataforma é SaaS, processamento de dados ou serviço de informação?

O estado decide, com base no que o cliente realmente recebe. Em linhas gerais: SaaS é usar o software do vendedor pela internet; processamento de dados é o computador do vendedor armazenar ou trabalhar os dados do cliente; um serviço de informação fornece informações compiladas ou relatórios. A Pensilvânia diz que uma venda não deixa de ser tributada por ser chamada de serviço (PA DOR).

Três características costumam mudar a resposta:

• Um coletor ou agente instalado no cliente. Plataformas de monitoramento, de gestão de infraestrutura de data center (DCIM) e de orquestração costumam instalar software no local do cliente. Illinois diz que um agente baixado pode significar que o cliente recebe software tributável. Nova York tributa software baixado, e a Carolina do Norte geralmente também, embora isente o software que um operador de data center usa no próprio data center. Wisconsin, ao contrário, ignora o software usado apenas para acessar o serviço do fornecedor.
• Um gateway de hardware. Um dispositivo físico é bem tangível, geralmente tributável onde você deve cobrar imposto sobre vendas, a menos que o comprador entregue um certificado de isenção válido, como o de um data center qualificado.
• Relatórios, benchmarks ou dados compilados. Eles podem tornar o produto um serviço de informação. Nova York tratou uma assinatura de dados e relatórios como serviço de informação; Nova Jersey e Texas também tributam serviços de informação.

Precificar o agente, o hardware e os produtos de dados em linhas separadas permite classificar cada um por si, o que pode reduzir ou aumentar o imposto conforme o estado. Guarde o contrato que mostra o que o cliente recebe.

Cobramos imposto sobre vendas no estado onde estamos sediados?

Sim, se seu produto é tributável ali. Um vendedor estabelecido em um estado dos EUA tem presença física desde o primeiro dia; por isso, nenhum limite mínimo de vendas se aplica. O Texas exige licença de imposto sobre vendas se você exerce atividades no Texas e vende serviços tributáveis lá (Comptroller). Um escritório ou qualquer outro local físico onde a empresa atua conta (Tax Code §151.107(a)(1)). Obtenha a licença antes da primeira venda tributável.

Um empregado remoto cria nexus para o imposto sobre vendas?

Pode criar, e nenhum limite mínimo de vendas protege você. A presença necessária depende do estado:

• Washington lista “ter um empregado trabalhando no estado” em primeiro lugar entre as atividades que criam presença física (DOR).
• Nova York exige registro se você tem um estabelecimento no estado, ou se busca negócios por meio de empregados ou outros representantes e vende itens tributáveis por meio deles (Tax Department). Essa página não resolve se basta um engenheiro trabalhando de casa, que não vende nada. Verifique antes de confiar em qualquer das respostas.
• Texas abrange qualquer local físico, usado direta ou indiretamente, onde a empresa atua, e representantes que vendem ou recebem pedidos ali (§151.107). A lei não resolve se o home office de um empregado conta; verifique antes de confiar em qualquer das respostas.

O nexus só importa para o imposto sobre vendas onde seu produto é tributável. A folha de pagamento e o imposto de renda estadual continuam acompanhando o empregado: veja empregados em outro estado e imposto de renda empresarial em outros estados. O estado também pode exigir que você registre a corporação ali.

Servidores próprios no data center de outro estado criam nexus?

Podem criar. Washington lista ter bens imóveis ou bens móveis tangíveis no estado como presença física (DOR). O Texas é mais restrito apenas para capacidade alugada: uma empresa cuja única atividade no Texas é usar hospedagem de internet, em bens que o provedor possui ou aluga e administra, não exerce atividades ali (Tax Code §151.108). Servidores próprios em um data center no Texas não estão cobertos por essa regra. Imposto de renda, de franquia e predial sobre esses servidores está em servidores em um data center em outro estado.

Vendas de SaaS contam para o limite de nexus econômico de um estado?

Sim, nos estados abaixo, embora cada um conte vendas diferentes. O Texas conta toda a receita no Texas, tributável ou não, contra o limite de segurança (safe harbor) de $500.000 (Comptroller). Washington conta receitas brutas acima de $100.000 (DOR). Nova York conta bens tangíveis, o que inclui software padronizado, acima de $500.000 e 100 vendas (Tax Department). O teste de $500.000 da Califórnia conta bens tangíveis (CDTFA); o SaaS passa a ser bem tangível ali a partir de 1º de janeiro de 2027, mas a CDTFA ainda não disse como isso afeta o teste. Outros estados, vendas em marketplaces e estados sem imposto sobre vendas: quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Quando nos registramos e quando começamos a cobrar?

Com presença física, registre-se antes da primeira venda tributável. Nova York orienta pedir o registro pelo menos 20 dias antes de começar (Tax Department).

Só com nexus econômico, cada estado fixa uma data de início depois que você ultrapassa o limite:

Se você vende por um marketplace de nuvem que recolhe o imposto como facilitador de marketplace, suas faturas diretas ainda exigem seu próprio registro; Nova York diz que um vendedor de marketplace que atinge sozinho um teste de registro deve se registrar e entregar declarações (Tax Department). Declarações depois do registro: entrega de declarações de imposto sobre vendas. Imposto que você já deveria ter cobrado: como regularizar imposto sobre vendas não cobrado.

O imposto que você cobra fica em custódia para o estado. No Texas, o diretor, administrador ou empregado que controla a cobrança ou o pagamento e, de forma intencional, deixa de repassá-lo deve o valor pessoalmente, mesmo depois da dissolução da corporação (Tax Code §111.016). Outros estados têm regras parecidas; as de Nova York e Washington estão no guia para vendedores canadenses.

Um cliente tem usuários em vários estados: o imposto de qual estado se aplica?

Cada estado tributa sua parte, pelo próprio método. Pergunte aos clientes onde seus usuários trabalham e guarde a resposta. Logins que um cliente dá aos próprios inquilinos ou prestadores de serviços não são licenças de seus empregados: a Pensilvânia trata o cliente como usuário final desses logins, a menos que ele os revenda.

O guia para vendedores canadenses traz o método de Washington e mais detalhes.

Um cliente enviou um certificado de isenção ou de revenda, ou pediu uma linha de imposto: o que fazemos?

Aceite um certificado apenas quando ele estiver completo e for compatível com a atividade do cliente. No Texas, um provedor de serviços gerenciados que revende sua plataforma entrega o Form 01-339. Você deve garantir que ele esteja corretamente preenchido, questionar um certificado incompatível com a atividade do comprador e guardá-lo por 4 anos (Comptroller). O número da licença do cliente, sozinho, não é um certificado.

Operadores de data center podem enviar um certificado de isenção de data center. O Form 01-929 do Texas inclui software entre os itens qualificados, mas exclui serviços tributáveis prestados sobre bens isentos (Form 01-929). As fontes atuais não resolvem se uma assinatura de processamento de dados se qualifica; sem orientação escrita do Comptroller, o vendedor que confia nesse certificado assume o risco. Funcionamento dos certificados: imposto sobre vendas de servidores, instalação e manutenção.

Se um cliente pedir imposto na fatura em um estado onde você não está registrado, primeiro verifique se seu produto é tributável ali e se você precisa se registrar. Não cobre imposto que você não está registrado para recolher.

Implantação, suporte e trabalho personalizado são tributados junto com a assinatura?

Às vezes. Nos estados abaixo, cobranças separadas e razoáveis podem deixar os serviços fora do imposto; um preço único pode tornar tudo tributável.

• Nova York isenta software personalizado e, se razoáveis e informados à parte, alterações personalizadas, treinamento e suporte (TB-ST-128). A Carolina do Norte isenta alterações personalizadas informadas à parte (SUTB 19-3).
• Pensilvânia tributa configuração e suporte, exceto suporte de help desk faturado à parte em que o fornecedor não acessa o software (PA DOR).
• Washington tributa software personalizado e suporte de TI, sob regras ainda contestadas na Justiça; enquanto isso, os vendedores devem cobrar o imposto (DOR).
• Texas tributa uma cobrança única inteira quando a parte tributável passa de 5% dela, a menos que o serviço não tributável seja distinto, costume ser vendido separadamente e seja faturado à parte; os registros podem depois mostrar a parte não tributável (Publication 94-127).

Califórnia e Colorado começam em 1º de janeiro de 2027: o que devemos fazer agora?

Califórnia. A SB 122 torna os produtos digitais, inclusive SaaS, bens móveis tangíveis a partir de 1º de janeiro de 2027. Serviços de infraestrutura e de plataforma que permitem aos clientes executar o próprio software ficam de fora (CDTFA). Software personalizado e alguns serviços que são principalmente trabalho humano são isentos; SaaS não é. Se suas vendas de produtos digitais, baixados ou acessados remotamente, a um mesmo comprador passarem de $5.000.000 em um ano-calendário (a partir de 2028, no ano atual ou no anterior, com correção pela inflação), você pode ser dispensado do imposto, e o comprador paga diretamente o imposto de uso com um certificado de pagamento direto. A regra não se aplica a seguradoras. Os regulamentos emergenciais ainda estão sendo redigidos (CDTFA).

Colorado. A HB26-1223 (Session Laws, capítulo 379, sancionada em 4 de junho) define software de modo a incluir o software entregue por acesso remoto pela internet e o tributa a partir de 1º de janeiro de 2027. Ela isenta software personalizado e software sob um contrato de licença negociado individualmente e assinado pelas duas partes; termos padrão, de aceite por clique ou do site não contam (lei da sessão). O Department of Revenue realizou um grupo de trabalho sobre as regras em agosto e não havia publicado nenhuma proposta de regra na data da verificação (Colorado DOR).

Nenhum dos dois estados publicou regra para uma assinatura anual faturada antes da data de início por um serviço prestado depois dela. Agora: liste os clientes e os locais dos usuários nos dois estados, verifique se seus contratos são acordos assinados e negociados ou termos padrão, some as compras esperadas de cada comprador na Califórnia e compare com o limite, e verifique se você precisa se registrar.

E os clientes canadenses?

O Canadá tributa de outra forma o SaaS vendido a empresas. Detalhes: vendedores não residentes e digitais.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos. Uma startup de monitoramento de data centers, na rodada Série A, vende assinaturas de DCIM e monitoramento de energia a operadores de colocation e equipes de data centers corporativos em vinte estados. É uma corporação de Delaware sediada em Austin, com engenheiros remotos em três estados.

Austin, o estado-sede

Um operador de colocation de Dallas assina uma assinatura anual de US$100.000 para uso apenas em suas instalações no Texas. Se a plataforma for processamento de dados, US$80.000 são tributáveis. À alíquota combinada máxima de 8,25% do Texas, o imposto seria de US$6.600; aplica-se a alíquota local real. A startup obtém a licença do Texas antes da primeira venda no Texas. Nenhum limite mínimo se aplica a um vendedor estabelecido no Texas.

Engenheiros remotos em três estados

• Brooklyn. Um engenheiro de vendas demonstra a plataforma a clientes de Nova York. Nova York inclui a busca de negócios por meio de empregados; por isso, a startup se registra antes de vender ali, embora seus US$300.000 em vendas em Nova York, em 40 faturas, fiquem abaixo dos dois testes de vendedor remoto.
• Perto de Seattle. Um engenheiro de firmware trabalha de casa. Isso é presença física em Washington; por isso, a startup cobra o imposto sobre seus US$50.000 em assinaturas em Washington, abaixo do teste de US$100.000.
• Miami. Um engenheiro trabalha lá. Pelos fatos do parecer da Flórida, o SaaS não é tributado; então pode não haver nada a cobrar. A folha de pagamento e o imposto de renda da Flórida ainda precisam de verificação própria.

Certificados e usuários em vários estados

Um provedor de serviços gerenciados em Houston revende a plataforma e entrega um certificado de revenda do Texas completo; por isso, nenhum imposto é cobrado dele.

Um operador de colocation faturado na sede da Filadélfia compra 100 licenças por US$240.000 para os próprios empregados; 40 trabalham na Pensilvânia e 60 apenas em outros estados. Sem o REV-1220, a Pensilvânia presume que todos os US$240.000 são uso na Pensilvânia. Com ele, são US$96.000. Licenças dadas aos inquilinos ou prestadores de serviços do operador não poderiam ser alocadas para fora.

E no seu caso?

• Você também fatura hospedagem, colocation ou capacidade de computação com GPUs: veja imposto sobre vendas de colocation, hospedagem e computação com GPUs.
• Você vendeu para um estado que tributa, em anos anteriores, sem cobrar: veja como regularizar imposto sobre vendas não cobrado.
• Investidores estão revisando seu imposto sobre vendas: veja regularização fiscal antes da due diligence de investidores.
• Quem vende é uma empresa canadense ou de outro país: veja imposto sobre vendas dos EUA em software vendido do Canadá.
• Você deve o B&O de Washington ou outro imposto sobre a receita bruta: veja impostos sobre a receita bruta em outros estados. Imposto de franquia do Texas: imposto de franquia do Texas.
• Clientes pagam assinaturas anuais antecipadamente: quando isso é renda está em pagamentos antecipados e depósitos de clientes.
• Sua plataforma tem agentes, gateways, produtos de dados ou clientes em muitos estados: a classificação e o registro exigem análise. Nossos CPAs registram, declaram e conciliam o imposto sobre vendas de empresas de data center e infraestrutura.