Declarações de impostos no contrato e a lista de exceções: o que listar

O que as declarações tributárias de um contrato de compra de ações geralmente confirmam?

As declarações tributárias (tax reps) de um contrato de compra de ações seed ou Série A geralmente fazem a empresa confirmar que toda declaração exigida foi entregue, todo imposto devido foi pago, o imposto da folha foi retido e repassado e não há auditoria, aviso ou reclamação em aberto. Cada declaração é uma afirmação de fatos. Se um fato não é verdadeiro, a empresa o lista no disclosure schedule como exceção, em vez de assinar uma declaração que violaria.

A redação muda de acordo com a operação; por isso, leia as declarações do seu rascunho. As mais comuns e a prova de cada uma:

O caso deixa de ser simples quando a empresa tem um ano sem declaração entregue, um proprietário ou uma subsidiária estrangeira, empregados em mais de um estado, um fundador sem prova da opção 83(b) ou um aviso em aberto. Cada um desses pontos pode manter um ano em aberto sem data final ou criar um valor ainda devido.

Reúna: as declarações federais e estaduais entregues, os registros das contas do IRS e dos estados, todos os avisos, as declarações da folha de pagamento, os Forms 1099 e W-9, a cópia da opção 83(b) de cada fundador com a prova de envio e o registro de opções com os Forms 3921. Para saber o que vai no data room (sala virtual de documentos), veja registros financeiros que os investidores pedem.

Quais itens tributários entram no disclosure schedule como exceções?

O disclosure schedule lista todo fato tributário que torna uma declaração falsa como está redigida. Listar uma falha conhecida é informá-la; deixá-la de fora arrisca violar a declaração.

Itens que costumam entrar na lista:

• Uma declaração não entregue ou entregue com atraso, por imposto, ano e jurisdição
• Um saldo devido, inclusive um saldo em plano de pagamento
• Um aviso, auditoria ou recurso em aberto no IRS ou em um estado
• Um estado em que a empresa talvez devesse se registrar ou entregar declaração, mas não o fez
• A folha de pagamento declarada em menos estados do que aqueles em que as pessoas trabalharam
• Trabalhadores pagos como prestadores de serviços cujo enquadramento é duvidoso
• Imposto sobre vendas não cobrado em vendas que podem ser tributáveis
• Uma cópia da opção 83(b), um Form 3921 ou outra declaração de participação acionária que falta
• Um acordo assinado que prorroga o prazo para lançar imposto

Para cada item, informe o imposto, o período, o órgão, o valor, se conhecido, e a situação da correção. O advogado decide como redigir. Para dimensionar o imposto sobre vendas não cobrado, veja exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence. Para dúvidas sobre prestadores de serviços, veja prestadores de serviços classificados incorretamente na due diligence.

Quais anos fiscais ainda estão em aberto, e por que isso importa?

O IRS geralmente tem três anos depois da entrega da declaração para lançar mais imposto; uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento (26 U.S.C. 6501). Um ano sem declaração entregue nunca se encerra. Por isso, “toda declaração foi entregue” é a declaração que mais importa: uma lacuna em um ano sem declaração continua em aberto até que a declaração seja entregue.

A regra das informações estrangeiras mantém em aberto o ano fiscal relacionado, não apenas a multa pelo formulário que falta. Quando a falha tinha causa razoável, ela mantém em aberto só os itens relacionados à falha (26 U.S.C. 6501(c)(8)). Cada estado fixa os próprios prazos de lançamento; por isso, verifique todos os estados da lista.

Como provamos que as declarações foram entregues e o imposto pago?

As transcrições do IRS são a principal prova: mostram o que o IRS recebeu, quando e o que ainda é devido. Uma cópia da declaração mostra apenas o que a empresa preparou.

A empresa pode obter transcrições empresariais de três formas: pela sua conta tributária empresarial, pelo Form 4506-T enviado pelo correio ou pela linha telefônica do IRS para empresas (IRS). Em uma corporação C, o responsável designado (Designated Official) da conta tributária empresarial deve ser um diretor e empregado atual que recebeu um W-2 no ano de entrega mais recente e pode obrigar a empresa legalmente. O fundador que não está na folha de pagamento talvez não se qualifique; por isso, planeje usar o Form 4506-T ou um CPA autorizado.

Vale obter a transcrição da entidade: ela mostra as obrigações de entrega nos registros do IRS; por isso, uma obrigação que a empresa nunca cumpriu, como o Form 941 trimestral, precisa ser resolvida antes de assinar uma declaração de “declarações entregues”. Aguarde 2–3 semanas após a entrega eletrônica, ou 6–8 semanas após a entrega em papel, para que a transcrição mostre a declaração; a mensagem “No record of return filed” pode significar apenas que ela ainda não foi processada (IRS).

Nos estados, use a conta empresarial on-line de cada estado, as declarações entregues e os registros de pagamento. Alguns estados emitem uma carta de situação fiscal. O Franchise Tax Board da Califórnia, por exemplo, emite uma carta de situação da entidade que mostra se a entidade está em situação regular perante o Franchise Tax Board; ela não reflete a situação perante outros órgãos. Para a situação em Delaware e o calendário anual, veja impostos de uma corporação C de Delaware para startups.

Em quais estados já entregamos declarações, e em quais talvez devêssemos ter entregado?

Monte uma tabela com todos os estados que a empresa toca e compare-a com onde ela de fato entregou. O estado em que há pessoas trabalhando, em que a empresa tem escritório ou bens, ou em que ela vende pode exigir registro e declarações, e os limites variam de estado para estado.

Um campo em branco onde uma entrega era exigida vira uma exceção na lista. A correção dessas lacunas está em regularização fiscal antes da due diligence de investidores.

Folha de pagamento, prestadores de serviços e Forms 1099: o que verificamos antes de assinar?

Antes de assinar uma declaração sobre retenção, confirme que todo Form 941 trimestral e todo Form 940 anual foi entregue e pago, e que os totais dos W-2 conferem. O IRS compara os dados do Form 941 com os dados dos W-2 enviados à Social Security Administration (IRS); por isso, uma divergência pode aparecer depois como um aviso. O fundador ou diretor responsável por repassar o imposto retido que deixa de fazê-lo intencionalmente pode responder pessoalmente por uma multa igual ao valor não pago (26 U.S.C. 6672).

Verifique:

• Uma transcrição de imposto sobre o trabalho ou da conta para cada trimestre
• Uma conta estadual de retenção e de seguro-desemprego em cada estado onde houve empregados
• Um W-9 de cada prestador de serviços e o Form 1099-NEC de cada um que recebeu $2.000 ou mais em pagamentos do ano corrente ($600 em anos anteriores); os pagamentos a corporações geralmente são isentos (IRS)
• Fundadores e diretores pagos fora da folha de pagamento

O IRS manda guardar os registros de imposto sobre o trabalho por pelo menos 4 anos depois da data em que o imposto venceu ou foi pago, o que for posterior (IRS). Se os primeiros integrantes da equipe parecerem empregados, veja prestadores de serviços classificados incorretamente na due diligence.

Opções 83(b) dos fundadores e declarações de opções de ações: que provas guardamos?

Para cada fundador com ações sujeitas a aquisição gradual (vesting), a empresa guarda a própria cópia da opção 83(b) e a prova de que ela foi entregue em até 30 dias da transferência das ações. O regulamento exige que o fundador entregue ao IRS e dê uma cópia à empresa (26 CFR 1.83-2).

A prova do prazo costuma ser um comprovante de postagem com carimbo ou, no caso do Form 15620 enviado por uma conta on-line do IRS, a cópia baixada que aparece após o envio bem-sucedido (IRS). Pela 26 U.S.C. 7502, o correio registrado é prova presumida de entrega e a data do registro conta como data do carimbo postal; no correio certificado, vale o carimbo no recibo do remetente (26 CFR 301.7502-1). Guarde juntos a opção assinada, o comprovante e qualquer confirmação do IRS.

Para as opções de ações, mantenha o registro de opções: cada outorga, a avaliação por trás do preço de exercício, cada exercício e um Form 3921 entregue para cada transferência de ações no exercício de uma opção de ações incentivada (IRS). Um Form 3921 que falta entra na lista. A opção 83(b) tardia ou ausente está em ações de fundadores com aquisição gradual; como o fundador a declara está em declarar ações de fundador após a opção 83(b). Se os investidores também pedirem que a empresa confirme a QSBS, veja a exclusão para ações de pequenas empresas em startups.

Avisos, auditorias e planos de pagamento: como são listados?

Liste todo aviso, auditoria, recurso e plano de pagamento em aberto, por órgão, formulário, período, número do aviso, valor e situação atual. Um saldo em plano de pagamento ainda é devido; por isso, é uma exceção à declaração de “imposto pago”.

• Avisos: guarde cada um. Se a empresa contesta o aviso, deve responder até a data de vencimento para proteger seus direitos de recurso (IRS). A conta tributária empresarial mostra on-line os avisos do IRS.
• Planos de pagamento: liste o plano e o saldo restante. O imposto não pago pode levar o IRS a registrar um Notice of Federal Tax Lien (aviso de gravame fiscal federal) (IRS).
• Auditorias e consentimentos: liste qualquer fiscalização em aberto e qualquer consentimento assinado que prorrogue o prazo de lançamento (26 U.S.C. 6501(c)(4)).
• Itens encerrados: se um aviso foi pago ou resolvido, guarde a carta de encerramento ou a transcrição com saldo zero.

O que um CPA pode confirmar e o que o advogado redige?

O advogado redige as declarações e o disclosure schedule e orienta sobre termos jurídicos, como as indenizações. A empresa faz as declarações, e seus diretores assinam. O CPA fornece e confere os fatos por trás delas.

Com um Form 8821 assinado ou uma procuração, o CPA pode obter as transcrições da empresa pelo Transcript Delivery System do IRS, e a transcrição completa da entidade empresarial pela linha Practitioner Priority Service (IRS). Com elas e os registros da empresa, o CPA pode preparar:

• Uma tabela de entregas por imposto, ano e estado, com as datas de entrega
• Transcrições com saldos, multas e pagamentos
• Uma lista de avisos e sua situação
• A situação das entregas da folha de pagamento e dos Forms 1099
• Estimativas dos valores devidos pelos itens em correção

O CPA não decide a redação jurídica de uma exceção nem os termos de risco da operação. Isso fica com o advogado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Segundo estado nunca declarado

Uma empresa iniciou a folha de pagamento de um engenheiro em um segundo estado no ano passado. Ela abriu a retenção lá, mas nunca entregou a declaração de imposto de renda de corporação desse estado, que, neste exemplo, o estado exigia a partir do momento em que um empregado trabalhasse lá. A lista informa o estado, o ano, a declaração que falta e a correção em andamento: registro feito e declaração em preparação.

Aviso do IRS ainda em aberto

O IRS enviou um aviso de multa de US$4.000 por um Form 1120 que trata como entregue com atraso. A empresa acredita que entregou no prazo e respondeu com provas. A lista informa o número do aviso, o ano fiscal, o valor e que ele está sendo contestado. A transcrição da conta tributária mostra a multa lançada até o IRS decidir.

Prova da opção 83(b) que falta

Um cofundador assinou uma opção 83(b), mas não encontra o comprovante de envio, e a empresa nunca recebeu a sua cópia. A lista informa a prova que falta desse cofundador. Os passos do próprio fundador são tratados à parte.

E no seu caso?

• Faltam declarações ou registros estaduais: corrija-os com regularização fiscal antes da due diligence de investidores e conte com ajuda com impostos para startups antes de a lista ficar final.
• Os investidores encontraram imposto sobre vendas não cobrado: veja exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence.
• Prestadores de serviços parecem empregados: veja prestadores de serviços classificados incorretamente na due diligence.
• A opção 83(b) de um fundador falta ou foi entregue com atraso: veja ações de fundadores com aquisição gradual; para a declaração do próprio fundador, veja declarar ações de fundador após a opção 83(b).
• A empresa está sendo vendida, e não levantando recursos: veja regularização fiscal antes de vender sua startup.
• Você precisa dos registros para o data room: veja registros financeiros que os investidores pedem e use a ajuda com impostos para startups para montar a tabela de entregas.