Due diligence da Série A: declarações fiscais a corrigir primeiro

Antes da due diligence da Série A, uma startup americana corrige primeiro as declarações com multas fixas altas ou que continuam crescendo: o Form 1120 de cada ano, mesmo sem receita; o Form 5472 quando uma pessoa estrangeira tem 25% ou mais ($25.000 por formulário não entregue); e o relatório anual e o imposto de franquia de Delaware, onde um ano sem pagamento anula o registro da corporação. Depois vêm estados, folha de pagamento, 1099, imposto sobre vendas, formulários de ações e qualquer subsidiária canadense.

Qualquer aviso do IRS, de Delaware ou de um estado com data de resposta passa à frente da fila.

Quais declarações fiscais atrasadas pesam mais, e em que ordem corrigir?

Siga esta lista de cima para baixo, ordenada pelo custo da falta e pela velocidade com que esse custo cresce.

Precisamos entregar o Form 1120 em anos sem renda?

Sim. Toda corporação C americana entrega o Form 1120 todo ano, “tenha ou não” renda tributável, segundo as instruções do Form 1120. A multa por atraso na entrega é de 5% do imposto não pago por mês, até 25%, então um ano de prejuízo em geral não gera multa.

O custo real é o tempo: sem declaração, o IRS pode lançar o imposto “a qualquer momento” (26 U.S.C. 6501(c)(3)); depois que a declaração é entregue, mesmo com atraso, o limite usual é de 3 anos a partir da entrega (6501(a)). E o Form 5472 ou 5471 que deveria acompanhá-la também falta. Ordem de entrega: como regularizar declarações empresariais não entregues. O que vai em um ano vazio: primeira declaração sem receita.

Um servidor com GPUs deduzido como despesa antes de entrar em operação, ou deixado fora do Form 4562, é uma correção de declaração já entregue, não uma declaração em falta: veja como deduzir servidores com GPUs.

Form 5472: deixamos de entregar por causa de um fundador no exterior?

Sim, se uma pessoa estrangeira teve 25% ou mais, a corporação americana fez alguma transação reportável com esse fundador no ano e nenhum Form 5472 foi entregue. Uma corporação americana é obrigada a declarar se uma pessoa estrangeira tem 25% ou mais dos votos ou do valor em qualquer momento do ano (instruções do Form 5472). Ela entrega um Form 5472 separado para cada parte relacionada com quem negociou: um empréstimo do fundador, salário ou despesas que o fundador pagou pela empresa.

A multa é de $25.000 por formulário. Se o formulário ainda faltar 90 dias após um aviso do IRS, mais $25.000 se aplicam a cada período de 30 dias. Até a informação ser entregue, e por 3 anos depois, a declaração do ano continua aberta; se a falta teve causa razoável, só os itens relacionados continuam abertos (6501(c)(8)).

Duas armadilhas: um Form 1120 entregue que respondeu “No” à pergunta 7 do Schedule K, quando um fundador no exterior tinha a participação mínima, continua sem o Form 5472. E um fundador que é cidadão ou residente dos EUA, como quem tem green card ou um visto e é tributado como residente, não é pessoa estrangeira, mesmo morando no exterior. Pedidos de alívio de multas estão em declarações de proprietário estrangeiro não entregues.

Nossa corporação de Delaware está em situação regular?

Só se todos os relatórios anuais foram entregues e todo o imposto de franquia de Delaware foi pago. Relatórios e imposto vencem em 1º de março do ano seguinte. Um relatório atrasado custa $200 mais juros de 1,5% ao mês sobre imposto e multa (Delaware Division of Corporations). A corporação que passa 1 ano sem pagar ou sem entregar um relatório completo tem o registro anulado (8 Del. C. section 510).

Desde 1º de agosto de 2025, o relatório anual de Delaware deve informar um endereço principal de negócios que não seja o do agente registrado (85 Del. Laws c. 48). Fundadores no exterior que usavam o endereço do agente precisam de um endereço real. A consulta de situação online não é um certificado de situação regular (Online Status); para o certificado, veja como reativar sua empresa. Uma validação de ações pela seção 204 não reduz o imposto de franquia de períodos anteriores.

Uma cobrança alta do imposto de franquia de Delaware, calculada pelas ações autorizadas, muitas vezes é recalculada: veja imposto de franquia de Delaware. Um registro anulado é restabelecido pela mesma página.

Deixamos de nos registrar nos estados onde há empregados, e devemos o imposto mínimo da Califórnia?

Talvez, se um empregado trabalha ou um escritório fica em um estado onde a corporação nunca se registrou. O registro estadual em geral acompanha empregados e escritórios. Servidores em um data center de colocation (hospedagem de equipamentos do cliente em um data center) de outro estado também podem contar: veja servidores em um data center em outro estado. As etapas do registro estão em registro em outro estado.

A Califórnia é a falta mais comum. Toda corporação constituída, registrada ou com atividade empresarial lá paga o imposto mínimo de franquia de $800 (FTB). Uma corporação de Delaware administrada a partir da Califórnia tem “domicílio comercial” lá, então exerce atividade empresarial na Califórnia (FTB). Um Statement of Information atrasado acrescenta $250. A exceção do primeiro ano e os outros testes de atividade empresarial estão em imposto mínimo da Califórnia.

Temos contas de folha de pagamento e Forms 941 em todos os estados onde pagamos pessoas?

Cada estado onde um empregado trabalha em geral exige contas próprias de retenção e de seguro-desemprego, além dos Forms 941 e 940 federais. O Texas não tem imposto de renda, mas um empregador que já deve o imposto federal de seguro-desemprego passa a dever o seguro-desemprego do Texas assim que paga salário a alguém que trabalha no Texas, e deve se registrar em até 10 dias (Texas Workforce Commission). As etapas do registro estão em empregados em outro estado.

Depósitos federais de folha atrasados custam 2% a 15% do depósito (IRS). Impostos retidos e não pagos podem ser cobrados pessoalmente das pessoas responsáveis pela multa de recuperação do fundo fiduciário. Como regularizar: impostos sobre a folha atrasados.

Enviamos um 1099 a cada prestador de serviços, e qual valor mínimo vale?

O valor mínimo depende de quando você pagou. Pagamentos até o fim de 2025 exigiam o Form 1099-NEC a partir de $600 (instruções de 2025); pagamentos posteriores usam $2.000 (instruções atuais). Um prestador pago com valor entre os dois limites precisava do formulário no ano anterior, mas não no posterior.

Um formulário em falta custa $60 se entregue em até 30 dias, $130 até 1º de agosto e $340 depois disso. A via do prestador de serviços gera multa separada (instruções gerais). Esses valores valem para formulários com vencimento a partir de 2026; formulários com vencimento anterior usavam valores um pouco menores. Como entregar formulários atrasados: formulários fiscais atrasados de prestadores e empregados.

Deixamos de cobrar imposto sobre vendas na capacidade de computação com GPUs ou no software que vendemos?

Talvez, se você vendeu para um estado que tributa essas vendas e era obrigado a se registrar lá. Os estados que tributam capacidade de computação com GPUs, hospedagem ou SaaS (software como serviço) variam: veja imposto sobre vendas de hospedagem e capacidade de computação com GPUs e imposto sobre vendas de SaaS. O vendedor que deveria ter cobrado o imposto em geral deve pagá-lo do próprio bolso, mais multa e juros; se é possível cobrar os clientes depois, e a divulgação voluntária, estão em como regularizar imposto sobre vendas não cobrado. Servidores comprados sem imposto sobre vendas podem dever o imposto de uso (use tax): veja imposto sobre vendas na compra de servidores com GPUs.

Temos a opção 83(b) de cada fundador?

A empresa deve guardar uma cópia assinada para cada fundador que fez a opção. Cada fundador entrega a opção em até 30 dias da transferência das ações, pelo correio, no Form 15620 ou em uma declaração por escrito, e deve dar uma cópia à empresa. Uma opção não entregue nesse prazo não pode mais ser entregue. Sem uma opção válida, cada vesting é tributado como salário pelo valor daquele dia, menos o que o fundador pagou, o que, para um fundador empregado, significa a empresa informar salário. Opções atrasadas ou em falta, e fundadores no Canadá ou em Taiwan: ações dos fundadores com vesting.

Quem entrega o Form 3921, qual o prazo e o que fazer se não entregamos?

Uma corporação entrega um Form 3921 para cada exercício da opção de ações incentivada (ISO) no ano-calendário (instruções do Form 3921). A via do empregado vence em 31 de janeiro; a via do IRS vence no fim de fevereiro em papel ou em 31 de março por meio eletrônico. Quando a empresa entrega 10 ou mais declarações informativas de todos os tipos no ano, ela deve entregar por meio eletrônico (instruções gerais).

Não é preciso formulário para um empregado estrangeiro não residente que nunca precisou de um Form W-2 do ano da outorga até o ano do exercício da opção. As multas são os mesmos valores por formulário dos 1099, cobradas pela via do IRS e de novo pela via do empregado. Opções de ações não qualificadas não entram no Form 3921; a diferença entre o valor e o preço de exercício é salário.

Nossa subsidiária canadense deixou de entregar uma T2 ou um T106, ou a controladora americana o Form 5471?

Os dois países exigem uma declaração anual mesmo sem imposto, mais um relatório de partes relacionadas. Uma corporação residente no Canadá entrega a T2 “todo ano fiscal, mesmo que não haja imposto a pagar” (CRA), e o Form T106 quando suas transações com a controladora americana passam de C$1.000.000 (T4012).

Etapas para regularizar: declarações de corporação canadense não entregues, regras do T106 e Form 5471 de uma subsidiária estrangeira.

O que fica fora dessas correções?

Trabalhos separados, que não são declarações fiscais: auditorias, revisões e relatórios de qualidade dos lucros; avaliações 409A; preparação para investidores e assessoria para captação; correções jurídicas da composição acionária e validações da seção 204; estudos para pedidos do crédito de P&D e do SR&ED; documentação de preços de transferência; controles de exportação.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos, exceto os valores canadenses marcados com C$.

Nuvem com GPUs com fundador em Taipé: risco de US$50.000 no Form 5472

Uma nuvem com GPUs de Delaware constituída em 2024, com fundador majoritário em Taipé e servidores em um data center de colocation em Dallas. Sem receita em 2024; US$600.000 de vendas de capacidade de computação com GPUs e prejuízo em 2025; nenhum Form 1120 entregue nos dois anos. O fundador emprestou US$300.000 em 2024, e US$50.000 foram pagos de volta em 2025.

• Primeiro: os Forms 1120 de 2024 e 2025, cada um com um Form 5472. Multa por atraso na entrega: US$0 (prejuízos). Risco do Form 5472: 2 × US$25.000 = US$50.000.
• Depois: Delaware. O relatório de 2024 foi entregue e pago; o de 2025, com vencimento em 1º de março de 2026, não foi entregue. Com 10.000.000 de ações autorizadas, o aviso cobra US$85.165. O outro método de Delaware, com 8.000.000 de ações emitidas e os US$2.000.000 de ativo total do balanço patrimonial do Form 1120 de 2025, dá US$2.500.000 de capital presumido pelo valor nominal, portanto imposto de US$1.200, mais a taxa de US$50, a multa de US$200 e 1,5% ao mês sobre US$1.400 (US$21 por mês); veja imposto de franquia de Delaware. Se o relatório for entregue e pago antes de 1º de março de 2027, o registro não é anulado; se o relatório de 2024 também tivesse faltado, o registro já estaria anulado.
• Em seguida: Texas. Servidores em um data center de colocation em Dallas podem exigir registro no Texas e relatórios do imposto de franquia: veja servidores em um data center em outro estado.

Startup de chips administrada de San José: US$800 por ano de imposto mínimo da Califórnia

Constituída em Delaware em 2023, administrada a partir de San José, nunca registrada na Califórnia.

• Califórnia: US$800 para cada ano com atividade empresarial lá: 2023, 2024, 2025 e o ano atual, antes das multas. A exceção do primeiro ano não se aplica a uma corporação que nunca se habilitou na Secretaria de Estado da Califórnia (instruções do Form 100).
• Texas: um engenheiro em trabalho remoto em Austin desde 2025 exige uma conta de seguro-desemprego no Texas.
• 1099: dois prestadores de serviços pagos com US$1.500 cada em 2025 exigiam Forms 1099-NEC (limite de US$600). Os mesmos pagamentos em 2026 não exigem nenhum (US$2.000).
• Form 3921: três exercícios de opções de ações incentivadas em 2025, sem formulários. Entregues agora, após 1º de agosto: US$340 × 3 pela via do IRS mais US$340 × 3 pelas vias dos empregados, até US$2.040.

Startup de software com subsidiária em Toronto de C$1.500.000

Uma subsidiária integral em Toronto, com seis engenheiros, cobra da controladora de Delaware C$1.500.000 por ano pelo desenvolvimento.

• Canadá: uma T2 por ano e um T106, porque as transações passam de C$1.000.000 (em atraso: até C$2.500 por ano).
• EUA: Form 5471 com cada Form 1120; US$10.000 por ano em falta, e o Form 1120 daquele ano fica aberto até 3 anos após a entrega do Form 5471.

E no seu caso?

• Faltam vários anos de Form 1120 ou há imposto devido: como regularizar declarações empresariais não entregues.
• Chegou um aviso de multa do Form 5472: declarações de proprietário estrangeiro não entregues e multas.
• Juros ou honorários foram pagos a investidores ou credores estrangeiros sem retenção na fonte: retenção na fonte não feita em pagamentos ao exterior.
• O registro em Delaware já foi anulado: como reativar sua empresa.
• A empresa emitiu SAFEs ou notas conversíveis: SAFEs e notas conversíveis.
• Um fundador no Canadá ou em Taiwan recebeu ações com vesting: ações dos fundadores com vesting.
• Os fundadores querem que suas ações se qualifiquem para a exclusão do ganho: exclusão de ganho de ações de pequenas empresas para startups.
• A contabilidade está no regime de caixa e precisa mudar: como mudar do regime de caixa para o de competência.
• Várias dessas linhas se aplicam ao mesmo tempo, ou há um fundador estrangeiro e uma subsidiária canadense: serviços para data centers e infraestrutura de IA.