CRA Bordro İncelemesi ve Çalışan Statüsü Kararları

CRA emanet hesabı incelemesi için aradı. Sırada ne var?

Emanet hesabı incelemesi, işletmenizin ödemeleri ve yan hakları bildirip bildirmediğini, gerekli bordro tutarlarını kesip kesmediğini ve bunları aktarıp aktarmadığını kontrol eder. CRA ayrıca bağımsız yüklenici olarak ödeme yapılan kişilerin çalışan olup olmadığını da inceleyebilir. Aynı anda GST/HST'yi de gözden geçirebilir. Daha geniş bir gelir vergisi denetimi farklı bir süreçle yürür (CRA: emanet hesabı incelemeleri).

Kayıtları paylaşmadan önce arayanın kimliğini CRA'nın yayımlanmış bir numarası üzerinden doğrulayın. Hangi bordro hesabının, hangi dönemlerin ve hangi konuların incelendiğini, memurun hangi kayıtları istediğini ve bunların son tarihini sorun. İnceleme işyerinizde veya belgelerin çevrimiçi gönderilmesiyle yapılabilir. Belirtilen tarihe yetişemezseniz ek süre için atanan memurla vakit kaybetmeden iletişime geçin. İstenen kayıtları vermezseniz CRA, elindeki bilgilerle düzeltme yapabilir (CRA: inceleme süreci).

Sonunda memur bulguları sizinle görüşür. CRA, düzeltilmiş veya eklenmiş T4 belgeleri, bir bordro inceleme bildirimi (payroll examination statement) ve ödenecek bakiye varsa ayrı bir tarh bildirimi (notice of assessment) düzenleyebilir. Bildirimi ve varsa ayrı tarhı hemen mutabık hale getirin. CRA, bildirimdeki borcun vadesi geçmiş ve derhal ödenmesi gereken bir tutar olduğunu belirtir. Tamamını ödeyemiyorsanız, tarha itiraz süresini takip ederken bir ödeme planı hakkında bilgi isteyin (CRA: inceleme sonuçları).

Hangi bordro, bağımsız yüklenici ve banka kayıtlarını toplamalıyım?

CRA talebinde belirtilen kişiler ve dönemler için kayıtları toplayın, ardından brüt ücreti, kesintileri, aktarımları ve belgeleri mutabık hale getirin. CRA; bordro defterlerini, T4 ve T4A beyannamelerini, banka ekstrelerini, iptal edilmiş çekleri, kasa defterlerini, defteri kebirleri ve vergilendirilebilir yan haklar ile diğer çalışanlara ilişkin belgeleri olası inceleme kayıtları olarak sayar (CRA: defterler ve kayıtlar).

CRA mektubunu, kararı veya bildirimi mutabakat çalışmanızın yanında tutun. Kayıtlar eksikse, açıklanamayan boşluklar bırakmak yerine memura banka veya tedarikçiden alınan kopyalar gibi kabul edilebilir alternatifleri sorun (CRA: eksik belgeler).

CRA, fatura kesen bağımsız yüklenicimin çalışan olduğunu söylüyor. Neleri düzeltmeliyim?

Karardaki veya inceleme bulgularındaki adı geçen çalışanı, kapsanan dönemleri ve işin emekliliğe esas mı, sigortalanabilir mi, yoksa ikisi birden mi olduğunu okuyun. CPP/EI kararı belirli dönemler için geçerlidir. Çalışma koşulları sonradan değişirse yeni bir karar gerekebilir (CRA: karardan sonra).

Karar bunun yerine CPP veya EI kapsamını kaldırıyorsa, belgeleri düzeltin ve iade olup olmadığını kontrol edin. İşveren, fazla ödediği payı CPP yılından sonraki dört yıl veya EI yılından sonraki üç yıl içinde Form PD24 ile talep edebilir. Çalışan, fazla ödemesini beyannamesinde talep edebilir veya yeniden tarh isteyebilir (CRA: karardan sonra; CRA: iade sınırları).

Etkilenen her ödeme dönemini fiilen yapılan ödemelerden yeniden oluşturun. Uygulanacak bordro kesintilerini ve işveren katkılarını hesaplayın, bunları daha önce verilmiş aktarımlar ve belgelerle karşılaştırın, ardından bordro hesabını ve çalışan bildirimini CRA'nın yönlendirdiği şekilde düzeltin. İnceleme memuru, bir çalışanın statüsü değiştiğinde T4 ve T4A belgelerini ekleyebilir veya değiştirebilir. CRA'nın gönderdiği kopyaları çalışana verin (CRA: inceleme sonuçları). Çalışanın kendi beyannamesinin de yeniden tarhı gerekebilir, çünkü istihdam ve serbest meslek giderleri farklıdır (CRA: bordro incelemelerinden sonra yeniden tarhlar).

Çalışanın kazancı kesintiye uğradıysa veya Service Canada isterse, bir İstihdam Kaydı (Record of Employment, ROE) düzenlemeniz gerekip gerekmediğini kontrol edin. Sigortalanabilir saatleri ve kazancı yeniden oluşturun. Düzeltilmiş bir T4, ROE'nin yerini tutmaz. Elektronik ROE normalde kesintinin yaşandığı ödeme döneminden sonraki beş takvim günü içinde verilmelidir. Kâğıt ROE ise kesintiden veya kesintiyi öğrendiğiniz tarihten itibaren beş takvim günü içinde verilmelidir (CRA: ROE süresi).

Bir faturanın veya sözleşmenin birini serbest meslek sahibi olarak adlandırması, istihdam statüsünü belirlemez. Karardan önce yeni bir çalışma ilişkisini nasıl değerlendireceğinizi öğrenmek için Bordro yönetimi rehberine bakın.

İşletmem hem çalışanın hem işverenin CPP ve EI paylarını ödemek zorunda kalır mı?

CPP veya EI kesilmesi gerekirken kesilmediyse, işveren çalışanın payını geri alamasa bile her iki payı da ödemekten sorumludur. Ceza ve faiz de uygulanabilir. CPP'nin, EI'nin veya ikisinin birden uygulanması çalışana ve karara bağlıdır. Bu yüzden her çalışanın ikisini de ödeyeceğini varsaymayın (CRA: kesintinin yapılmaması).

Dar bir istisna vardır: CRA'nın daha önceki bir yazılı kararı kesinti gerekmediğini söylemişse, işveren önemli noktalarda doğru bilgi vermişse ve sonraki bir itiraz bu kararı bozmuşsa. Önceki dönem için CPP madde 21(3) ve EI madde 82(5), işvereni çalışan payından ve ilgili faiz veya cezalardan korur. Kendi payı ise faiz ve ceza olmadan ödenmeye devam eder.

Yüksek emekliliğe esas kazançlarda ikinci ek CPP katkılarını (CPP2) veya Québec istihdamı için karşılık gelen QPP katkılarını mutabık hale getirin. Her birinin bir çalışan, bir işveren payı vardır (CRA: CPP2; Revenu Québec: QPP).

Québec istihdamında CPP yerine QPP'yi, indirimli Québec EI oranını, QPIP'i ve Québec gelir vergisini kontrol edin. Revenu Québec'in ayrı RL-1 belgelerini ve RL-1 özetini mutabık hale getirin. Bunları inceledikten sonra Revenu Québec bir LMU-141, LMU-150 veya LMU-142 bildirimi ya da bir tarh gönderebilir (CRA: Québec'te istihdam; Revenu Québec: RL-1 düzenleme rehberi).

İşveren, eksik kesilen çalışan payını sonraki ödemelerden geri alabilir. Bu, sonraki her kesintideki sınıra ve 12 aylık geri alma sınırına tabidir. İşveren kendi payını çalışandan alamaz ve CPP/EI eksiğini karşılamak için gelir vergisi stopajını azaltamaz. Çalışan artık ücret almıyorsa bu geri alma yolu kullanılamayabilir (CRA: CPP ve EI'nin geri alınması).

CRA, kesilmeyen CPP, EI veya gelir vergisi kesintileri için %10 ceza uygulayabilir. Aynı takvim yılında sonraki bilerek veya ağır ihmalle yapılan bir kesinti ihlali için ceza %20 olabilir. Geç aktarımlar bir ile üç gün arasında %3, dört veya beş günde %5, altı veya yedi günde %7 ceza çekebilir. Yedi günden sonra veya hiç aktarım yapılmadığında ceza %10 olur. Olağan durumda ceza yalnızca $500 tutarını aşan eksik kısma uygulanır. Sonraki bilerek veya ağır ihmalle yapılan bir ihlalde, eksik tutarın tamamı üzerinden %20 ceza uygulanabilir (CRA: bordro cezaları).

CRA, kesmediğim gelir vergisini tarh edebilir mi?

Olağan bir mukim çalışan için ücretinden hiç kesilmemiş gelir vergisi, genellikle çalışanın beyannamesinde ödeyeceği vergidir. İşveren ise kesilmeyen stopaj için kesinti yapmama cezasıyla ve faizle karşılaşabilir. Eksiği çalışana vakit kaybetmeden bildirin. Çalışan bunu beyanname verirken ödeyebilir veya sonraki ödemelerinden ek kesinti isteyebilir. Buna karşılık, fiilen kestiğiniz gelir vergisi, işletmenizin aktarmak zorunda olduğu bir emanet tutardır (CRA: kesmeme ve aktarmama; Income Tax Act, madde 227).

Ödenmemiş her stopaj durumunu aynı şekilde ele almayın. Income Tax Act, madde 227(8.4), ödeme yapanı, mukim olmayan bir çalışandan madde 153 uyarınca kesmediği vergiden sorumlu tutar. Bir vergi anlaşması üstünlük kuralı (tie-breaker), Kanada'da aksi halde mukim sayılacak bir çalışanı madde 250(5) uyarınca mukim olmayan sayabilir. Bir tarh verginin kendisini içeriyorsa mukimliği, varsa onaylı stopaj muafiyetini, ödeme türünü ve belirtilen yasal dayanağı kontrol edin (CRA: mukim olmayan çalışanlar). Ceza hafifletme talepleri Cezalar, faiz ve hafifletme rehberinde anlatılır.

Kendime, ailemize veya ara sıra çalışanlara nakit ödedim. Bu, bordro yükümlülüklerini değiştirir mi?

Ödeme istihdam ücretiyse nakit ödeme, bordro yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Tarihleri, tutarları, yapılan işi ve alıcıları kasa defterinden, para çekişlerinden ve mesajlardan yeniden oluşturun. Sonra her kişinin statüsünü ve uygulanan kesintileri test edin. CRA incelemeleri, ara sıra çalışanlara yapılan ödemeleri ve ücret defteri dışındaki tutarları özellikle arar (CRA: inceleme kayıtları).

Nakit ödeme istihdam ücretiyse, eksik kesintileri ve işveren katkılarını memurla mutabık hale getirin, CRA'nın T4 belgelerini ekleyip eklemeyeceğini veya değiştirip değiştirmeyeceğini doğrulayın ve CRA'nın gönderdiği kopyaları çalışanlara verin (CRA: inceleme sonuçları).

Şahıs işletmesi sahibi veya ortaksanız, kendi çekişinizi çalışanlara ödenen ücretlerden ayırın. CRA, size veya ortaklarınıza ödenen maaşların ya da çekişlerin çalışan ücreti olarak gider yazılamayacağını belirtir. Serbest meslek CPP veya QPP'si sahibin beyannamesi üzerinden işlenir (CRA: sahip çekişleri ve ücretler).

Şirket sahibi için, bir çekişin maaş, temettü, kredi veya hissedar menfaati olup olmadığını belirleyin. Hissedar menfaati, CRA'nın rehberine göre çalışan menfaatinden farklı bildirilir ve bordro stopajı taşımaz. Ödemeden sonra etiketi değiştirmek, gerçekte ne olduğunu belirlemez (CRA: hissedar menfaatleri). Şirketin oy hakkı bulunan hisselerinin %40 değerinden fazlasını kontrol eden bir sahibe ödenen maaş, EI açısından sigortalanabilir değildir (CRA: istihdam istisnaları). İlişkili çalışanlar için CPP ve gelir vergisi kesintileri yine gerekebilir, ancak EI sigortalanabilirliği farklı olabilir (CRA: aile çalışanları). Ara sıra yapılan iş de emekliliğe esas ve sigortalanabilir olabilir. Ara sıra çalışma istisnası, işin hem ara sıra (casual) nitelikte olmasını hem de işverenin ticaret veya işi dışındaki bir amaçla yapılmasını şart koşar (CRA: gelip geçici istihdam). Bir aile üyesinin ne kadar maaş alabileceği için Aile üyelerine ödeme rehberine bakın.

Hangi vergilendirilebilir yan haklar bordro eksikliği yaratabilir?

Atlanan vergilendirilebilir bir yan hak, T4 gelirini artırabilir ve eksik gelir vergisi veya CPP kesintisi yaratabilir. İşveren aracının kişisel kullanımını, otoparkı, vergilendirilebilir araç ödeneklerini, hediyeleri, yemekleri, konutu ve düşük faizli kredileri yan hak kayıtları ve T4 kodlarıyla karşılaştırın (CRA: vergilendirilebilir yan haklar ve ödenekler; CRA: yan hakların incelenmesi).

İşlem, yan hakkın biçimine ve verilme nedenine bağlıdır. Hisse senedi opsiyonları (security options) hariç, nakdi olmayan vergilendirilebilir bir yan hak çalışanın tek geliriyse, gelir vergisinin veya CPP'nin kesileceği bir ödeme yoktur ve işverenin CPP payını aktarması gerekmez. Yan hak yine de T4'e yazılır (CRA: nakdi olmayan yan haklar).

PIER bildirimim, T4'teki CPP veya EI'nin eksik olduğunu söylüyor. Nasıl yanıt veririm?

PIER, her çalışanın emekliliğe esas veya sigortalanabilir kazancı üzerinden gereken CPP ve EI tutarını T4'te bildirilen tutarlarla karşılaştırır. Adı geçen çalışanları, kazançları, muafiyet kutularını ve hesaplamaları bordro defteriyle karşılaştırarak gözden geçirin. CPP farkı için varsa Form CPT30 tercihini kontrol edin. CPP veya QPP emeklilik aylığı alan 65 ile 69 yaş arasındaki bir çalışan bu formu imzalar, işverene bir kopyasını verir ve aslını CRA'ya gönderir. Form, işverenin kopyayı aldığı ayı izleyen ayın ilk gününde yürürlüğe girer; daha önceki ödemeler için geçerli olmaz. Ayrı bir Québec QPP farkı için yıl sonunda 65 yaşını doldurmuş ancak 73 yaşından küçük olan aylık alıcısı Form RR-50-V'yi kullanır. Form, işverenin onu aldığı ayı izleyen ayın ilk gününde yürürlüğe girer. PIER paketi 30 takvim günü içinde yanıt ister (CRA: PIER).

Bildirime katılıyorsanız ve tam tutarı bildirimin son tarihine kadar öderseniz, CRA ayrıca yanıt verilmesine gerek olmadığını belirtir. Katılmıyorsanız, PIER'i o tarihe kadar düzeltilmiş bilgiler ve bir açıklamayla geri gönderin. Ne yanıt ne de tam ödeme gelirse CRA, tutarı ceza veya faizle birlikte tarh edebilir. PIER için düzeltilmiş T4 belgesi göndermeyin: düzeltilmiş belgeleri CRA hazırlar ve çalışana vermeniz için size gönderir (CRA: PIER'e yanıt).

PD4R bildirimim, T4 kesintileri ile aktarımların farklı olduğunu söylüyor. Neyi mutabık hale getirmeliyim?

PD4R, yıllık aktarımları T4 türü belgelerde bildirilen kesintilerle karşılaştırır. Borç veya alacak gösterebilir. İkisi de belgelerin doğru olduğunu kendiliğinden kanıtlamaz. Her ödeme dönemindeki kesintileri, işveren CPP/EI payını, aktarım tarihlerini ve hesap numarasını T4 özeti ve CRA bordro ekstresiyle mutabık hale getirin (CRA: PD4R).

Belge düzeltmesi talep etmiş olsanız bile PD4R'ye bir açıklamayla yanıt vermek zorundasınız. CRA'nın bildirim yanıt hizmeti üzerinden veya bildirimin yönlendirdiği şekilde posta ile yanıt verin. Yanıtlanmayan bir borç, bordro tarhına dönüşebilir (CRA: PD4R yanıtı).

CPP/EI çalışan statüsü kararına itiraz edebilir miyim ve ne zaman?

Ödeme yapan taraf ve çalışan, kendilerine bildirildikten sonra 90 gün içinde CPP/EI kararına ayrı ayrı itiraz edebilir. CRA'nın işletme veya temsilci hesabı üzerinden başvurun ya da Form CPT100'ü veya yazılı bir itirazı yönlendirildiği şekilde gönderin. Karar mektubunu, tebliğ tarihini, sözleşmeleri, faturaları ve işin gerçekte nasıl yapıldığına dair kanıtları saklayın (CRA: CPP/EI kararına itiraz).

Bordro tarhı karardan ayrıdır. Her iki belgeyi ve tarihlerini kontrol edin. CPP/EI tarhına, aldığınız tarihten itibaren 90 gün içinde Form CPT101 veya CRA'nın çevrimiçi itiraz hizmetiyle itiraz edin. Gelir vergisi tarhına, CRA'nın gönderdiği tarihten itibaren 90 gün içinde Form T400A veya çevrimiçi itiraz hizmetiyle itiraz edin. Bireylerde, beyannamenin son tarihinden bir yıl sonrası daha geç bir tarihse süre o tarihte biter. İnceleme görevlisi ile görüşme, yapılmış bir itiraz sayılmaz (CRA: bordro tarhına itiraz).

Tarh edilen her dönemin ne kadar eski olduğunu kontrol edin. CRA genellikle bir işvereni, CPP için en erken katkı vade tarihinden sonraki dört yıldan, EI için ise primin vadesinin geldiği yılın sonundan sonraki üç yıldan fazla geriye dönük tarh edemez. Yanlış beyan veya hile bu sınırları kaldırır (Canada Pension Plan, madde 22(3); Employment Insurance Act, madde 85(3)).

Şirketin yönetim kurulu üyesi ödenmemiş kaynakta kesintilerden kişisel olarak sorumlu olabilir mi?

Evet. Şirket gerekli bordro tutarlarını kesmediğinde, stopaj yapmadığında veya aktarmadığında görevde olan bir yönetim kurulu üyesi, Income Tax Act madde 227.1, Canada Pension Plan madde 21.1 veya Employment Insurance Act madde 83 uyarınca ilgili ceza ve faizle birlikte kişisel olarak tarh edilebilir. CRA, şirkete karşı sonuçsuz kalmış bir Federal Court icrasını veya tasfiyenin veya şirketin sona erdirilmesinin (hangisi önceyse) başlamasından ya da bir iflas devri veya kararından sonraki altı ay içinde kanıtlanmış bir alacağı ortaya koymalıdır. Yönetim kurulu üyesi, ihlali önlemek için gereken özeni gösterdiğini kanıtlayarak sorumluluktan kurtulabilir. CRA, kişinin en son yönetim kurulu üyesi olmaktan çıktığı tarihten sonraki iki yıl içinde harekete geçmelidir.

Şahıs işletmesi sahibi, CPP madde 21, EI madde 82 ve Income Tax Act madde 153 uyarınca işveren olarak bordro tutarlarını doğrudan ödemekle yükümlüdür. Genel ortaklar, ortak oldukları dönemde doğan firma borçlarından kişisel olarak sorumlu olabilir. Örneğin Ontario madde 10 ve British Columbia madde 11 bunu belirtir. Sınırlı ortaklıklardaki sorumluluk eyalete ve ortak türüne göre değişir.

Şirketin bordro kayıtlarını, banka ve aktarım kanıtlarını, yönetim kurulu kayıtlarını ve ihlali önlemek veya düzeltmek için atılan adımları saklayın. Yönetim kurulu üyesi sorumluluğu yazısı veya tarhı hızlı bir inceleme gerektirir, çünkü şirket statüsü tek başına bu soruyu çözmez.

Örnek

Yalnızca gösterim amaçlı Kanada doları tutarlarıdır. Bunlar varsayılmış tutarlardır, bordro oranlarının hesaplaması değildir. Québec dışındaki bir işletme, fatura kesen bir çalışana C$20.000 ödemiştir. Bir CRA kararı işin hem emekliliğe esas hem de sigortalanabilir olduğunu söyler. Yeniden oluşturulan bordro, C$1.000 çalışan CPP'si, C$1.000 işveren CPP'si, C$300 çalışan EI'si ve C$420 işveren EI'sinin uygulanması gerektiğini gösterir. İşletme, çalışan artık ücret almasa bile, ceza ve faizden önce CPP ve EI olarak C$2.720 aktarmak zorunda kalabilir. İşletme gelir vergisinin hiç kesilmediğini mi yoksa kesilip aktarılmadığını mı ve CRA'nın düzeltilmiş T4 belgeleri düzenleyip düzenlemeyeceğini ayrıca kontrol eder. İşveren karara itiraz ediyorsa, tarhı mutabık hale getirirken karara itiraz süresini takip eder.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bordro kuruyorsunuz veya karardan önce bir çalışanı değerlendiriyorsunuz: Bordro yönetimi rehberine bakın.
• Bağımsız yükleniciler için T4A veya T5018 belgelerini düzenlemediniz: Taşeronlara yapılan ödemelerin bildirilmesi rehberine bakın.
• Ceza hesaplamasına veya ceza hafifletmeye ihtiyacınız var: Cezalar, faiz ve hafifletme rehberine bakın.
• CRA bordronun ötesinde gelir vergisini inceliyor veya beyan edilmemiş yıllarınız var: İncelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim rehberine bakın.
• Eşinize veya çocuğunuza ödeme yaptınız: Aile üyelerine ödeme rehberine bakın.
• Çalışanınız Québec'te çalışıyor: Québec gelir vergisi, QPP ve QPIP için Revenu Québec'te ayrı hesaplamalar ve aktarımlar gerekir (Revenu Québec). Her iki bordro hesabını mutabık hale getirmek için muhasebe desteği alın.
• Bir çalışan statüsü tarhınız, aktarılmamış kesintileriniz, etkilenen birkaç yılınız veya bir yönetim kurulu üyesi sorumluluğu bildiriminiz var: tüm bildirimleri, kararları, belgeleri, bordro defterini, bağımsız yüklenici sözleşmelerini ve ödeme kayıtlarını toplayın, ardından belirtilen yanıt tarihlerinden önce muhasebe desteği alın.