Vérification de la paie par l'ARC et décisions sur le statut

L'ARC a communiqué avec moi au sujet d'une vérification des comptes de fiducie. Que se passe-t-il ensuite?

Une vérification des comptes de fiducie permet de savoir si votre entreprise a déclaré la paie et les avantages, retenu les montants exigés sur la paie et versé ces montants. L'ARC peut aussi vérifier si des personnes payées comme entrepreneurs étaient en fait des employés. Elle peut examiner la TPS/TVH en même temps. Une vérification plus large de l'impôt sur le revenu suit un processus différent (ARC : vérifications des comptes de fiducie).

Confirmez l'identité de la personne qui vous appelle au moyen d'un numéro publié de l'ARC avant de transmettre des documents. Demandez quel compte de paie, quelles périodes et quels enjeux sont examinés, quels documents l'agent veut obtenir et à quelle date. La vérification peut avoir lieu à votre lieu de travail ou par transmission de documents en ligne. Si vous ne pouvez pas respecter la date indiquée, communiquez rapidement avec l'agent désigné pour demander plus de temps. Si vous ne fournissez pas les documents demandés, l'ARC peut faire des rajustements à partir des renseignements dont elle dispose (ARC : processus de vérification).

À la fin, l'agent discute de ses constatations avec vous. L'ARC peut émettre des feuillets T4 corrigés ou supplémentaires, un état de la vérification de la paie et, s'il y a un solde dû, un avis de cotisation distinct. Rapprochez rapidement l'état et tout avis de cotisation distinct. L'ARC précise qu'un montant dû figurant sur l'état est en souffrance et payable immédiatement. Si vous ne pouvez pas payer la totalité, renseignez-vous sur une entente de paiement, tout en surveillant la date limite pour porter une cotisation en appel (ARC : résultats de la vérification).

Quels documents de paie, d'entrepreneurs et de banque dois-je rassembler?

Rassemblez les documents visant les personnes et les périodes précises de la demande de l'ARC, puis rapprochez la paie brute, les retenues, les versements et les feuillets. L'ARC mentionne comme documents pouvant être examinés les journaux de paie, les déclarations T4 et T4A, les relevés bancaires, les chèques annulés, les journaux de caisse, les grands livres généraux, ainsi que les documents sur les avantages imposables et sur les autres travailleurs (ARC : livres et registres).

Gardez la lettre, la décision ou l'avis de l'ARC à côté de votre rapprochement. Si des documents manquent, demandez à l'agent quels substituts sont acceptables, comme des copies obtenues d'une banque ou d'un fournisseur, plutôt que de laisser des vides inexpliqués (ARC : documents manquants).

L'ARC affirme que mon entrepreneur qui me facturait était un employé. Que dois-je corriger?

Lisez la décision ou les constatations de la vérification pour connaître le travailleur nommé, les périodes visées et si le travail ouvrait droit à pension, était assurable, ou les deux. Une décision sur le RPC et l'AE vise des périodes précises. Si les conditions de travail changent par la suite, une autre décision peut être nécessaire (ARC : après une décision).

Si une décision retire plutôt l'assujettissement au RPC ou à l'AE, corrigez les feuillets et vérifiez si un remboursement est possible. L'employeur peut demander la part qu'il a payée en trop au moyen du formulaire PD24, dans les quatre ans suivant l'année du RPC ou dans les trois ans suivant l'année de l'AE. Le travailleur peut réclamer son trop-payé dans sa déclaration ou demander une nouvelle cotisation (ARC : après une décision; ARC : limites de remboursement).

Reconstituez chaque période de paie visée à partir des paiements réellement faits. Calculez les retenues sur la paie et les cotisations de l'employeur qui s'appliquent, comparez-les avec les versements et les feuillets déjà produits, puis corrigez le compte de paie et la déclaration du travailleur selon les directives de l'ARC. Un agent de vérification peut ajouter ou modifier des feuillets T4 et T4A quand le statut d'un travailleur change. Remettez au travailleur les copies que l'ARC vous envoie (ARC : résultats de la vérification). La déclaration du travailleur peut aussi devoir être rajustée, car les dépenses d'emploi et de travail autonome diffèrent (ARC : nouvelles cotisations après un examen de la paie).

Si le travailleur a eu un arrêt de rémunération ou si Service Canada le demande, vérifiez si vous devez produire un relevé d'emploi (RE). Reconstituez les heures assurables et la rémunération. Un T4 corrigé ne remplace pas un RE. Un RE électronique est normalement dû dans les cinq jours civils suivant la période de paie où l'arrêt de rémunération s'est produit. Un RE papier est dû dans les cinq jours civils suivant l'arrêt de rémunération ou le moment où vous l'apprenez (ARC : délais du RE).

Une facture ou un contrat qui qualifie une personne de travailleur autonome ne règle pas la question du statut d'emploi. Pour évaluer une nouvelle relation de travail avant une décision, voyez Faire la paie.

Mon entreprise devra-t-elle payer à la fois la part du travailleur et celle de l'employeur pour le RPC et l'AE?

Si des cotisations au RPC ou à l'AE auraient dû être retenues et ne l'ont pas été, l'employeur est responsable des deux parts, même s'il ne peut pas récupérer celle du travailleur. Des pénalités et des intérêts peuvent aussi s'appliquer. Le fait que le RPC, l'AE ou les deux s'appliquent dépend du travailleur et de la décision. Ne présumez donc pas que chaque employé doit les deux (ARC : défaut de retenir).

Il existe une exception étroite : une décision écrite antérieure de l'ARC indiquait qu'aucune retenue n'était exigée, l'employeur avait fourni des renseignements essentiellement exacts, et un appel ultérieur annule cette décision. Pour la période antérieure, le paragraphe 21(3) du RPC et le paragraphe 82(5) de la Loi sur l'AE protègent l'employeur contre la part du travailleur ainsi que contre les intérêts ou pénalités qui s'y rattachent. Sa propre part reste payable, sans intérêts ni pénalités.

Pour les gains élevés ouvrant droit à pension, rapprochez les cotisations supplémentaires au RPC de deuxième niveau (RPC2), ou les cotisations correspondantes au RRQ pour un emploi au Québec. Chacune comporte une part du travailleur et une part de l'employeur (ARC : RPC2; Revenu Québec : RRQ).

Pour un emploi au Québec, vérifiez le RRQ au lieu du RPC, le taux réduit d'AE du Québec, le RQAP et l'impôt sur le revenu du Québec. Rapprochez les relevés RL-1 distincts de Revenu Québec et son sommaire RL-1. Après les avoir examinés, Revenu Québec peut envoyer un état LMU-141, LMU-150 ou LMU-142, ou un avis de cotisation (ARC : emploi au Québec; Revenu Québec : guide de production du relevé RL-1).

L'employeur peut récupérer sur la paie future la part du travailleur qui n'a pas été retenue, sous réserve de la limite applicable à chaque retenue ultérieure et de la limite de récupération de 12 mois. Il ne peut pas prélever sa propre part sur le travailleur ni réduire la retenue d'impôt sur le revenu pour combler un manque de RPC ou d'AE. Si le travailleur ne reçoit plus de paie, cette voie de récupération peut ne pas être disponible (ARC : récupération du RPC et de l'AE).

L'ARC peut imposer 10 % des retenues de RPC, d'AE ou d'impôt sur le revenu omises, ou 20 % en cas de défaut ultérieur commis sciemment ou par négligence grave au cours de la même année civile. Les versements tardifs peuvent entraîner 3 % pour un retard de un à trois jours, 5 % pour quatre ou cinq jours, 7 % pour six ou sept jours, et 10 % après sept jours ou en l'absence de versement. En règle générale, la pénalité s'applique seulement à l'insuffisance qui dépasse 500 $. Un défaut ultérieur commis sciemment ou par négligence grave peut entraîner 20 % sur l'ensemble de l'insuffisance (ARC : pénalités liées à la paie).

L'ARC peut-elle établir une cotisation pour l'impôt sur le revenu que je n'ai pas retenu?

Pour un employé résident ordinaire, l'impôt sur le revenu qui n'a jamais été retenu sur la paie est généralement l'impôt que le travailleur doit régler dans sa déclaration, tandis que l'employeur peut s'exposer à une pénalité pour défaut de retenir et à des intérêts sur la retenue omise. Informez rapidement le travailleur de l'insuffisance. Il peut la payer au moment de produire sa déclaration ou demander des retenues supplémentaires sur sa paie future. En revanche, l'impôt sur le revenu que vous avez réellement retenu est un montant détenu en fiducie que votre entreprise doit verser (ARC : défaut de retenir et de verser; Loi de l'impôt sur le revenu, article 227).

Ne traitez pas tous les cas de retenue non versée de la même façon. Le paragraphe 227(8.4) de la Loi de l'impôt sur le revenu rend un payeur responsable de l'impôt qu'il n'a pas retenu, en vertu de l'article 153, sur la paie d'un travailleur non-résident. Une règle de départage d'une convention fiscale peut faire d'un travailleur par ailleurs résident du Canada un non-résident réputé en vertu du paragraphe 250(5). Si une cotisation inclut l'impôt lui-même, vérifiez la résidence, toute dispense de retenue approuvée, le type de paiement et le fondement juridique indiqué (ARC : employés non-résidents). Les demandes d'allègement sont traitées dans Pénalités, intérêts et allègement.

Je me suis payé, ou j'ai payé des membres de ma famille ou des travailleurs occasionnels, en argent comptant. Cela change-t-il mes obligations de paie?

Le paiement en argent comptant ne supprime pas les obligations de paie quand il s'agit d'une rémunération d'emploi. Reconstituez les dates, les montants, le travail accompli et les bénéficiaires à partir du journal de caisse, des retraits et des messages, puis vérifiez le statut de chaque personne et les retenues qui s'appliquaient. Les vérifications de l'ARC cherchent expressément la paie des travailleurs occasionnels et les montants qui ne figurent pas au journal de paie (ARC : documents de vérification).

Si l'argent comptant était une rémunération d'emploi, rapprochez avec l'agent les retenues et les cotisations de l'employeur manquantes, confirmez si l'ARC ajoutera ou modifiera des feuillets T4, et remettez aux travailleurs les copies que l'ARC envoie (ARC : résultats de la vérification).

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise individuelle ou associé, séparez vos propres prélèvements des salaires versés aux travailleurs. L'ARC précise que les salaires ou prélèvements versés à vous-même ou à vos associés ne sont pas déductibles comme salaires d'employés. Le RPC ou le RRQ du travailleur autonome se règle dans la déclaration du propriétaire (ARC : prélèvements et salaires du propriétaire).

Pour un propriétaire dont l'entreprise est constituée en société, établissez si un retrait était un salaire, un dividende, un prêt ou un avantage accordé à un actionnaire. Un avantage accordé à un actionnaire se déclare autrement qu'un avantage d'employé et, selon les directives de l'ARC, n'entraîne pas de retenues sur la paie. Changer l'étiquette après le paiement n'établit pas ce qui s'est réellement passé (ARC : avantages aux actionnaires). Le salaire versé à un propriétaire qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société n'est pas assurable aux fins de l'AE (ARC : exclusions d'emploi). Les employés liés peuvent quand même exiger des retenues de RPC et d'impôt sur le revenu, même si l'assurabilité à l'AE peut différer (ARC : employés membres de la famille). Un travail occasionnel peut aussi ouvrir droit à pension et être assurable. L'exception pour emploi occasionnel exige un travail à la fois occasionnel et exercé à une fin étrangère à l'entreprise de l'employeur (ARC : emploi occasionnel). Pour savoir quel salaire un membre de la famille peut recevoir, voyez Rémunérer des membres de la famille.

Quels avantages imposables peuvent créer une insuffisance de paie?

Un avantage imposable omis peut augmenter le revenu du T4 et créer des retenues d'impôt sur le revenu ou de RPC manquantes. Comparez l'usage personnel d'un véhicule de l'employeur, le stationnement, les allocations de véhicule imposables, les cadeaux, les repas, le logement et les prêts à faible taux d'intérêt avec les registres des avantages et les codes du T4 (ARC : avantages et allocations imposables; ARC : examen des avantages).

Le traitement dépend de la forme de l'avantage et de la raison pour laquelle il a été accordé. Sauf pour les options d'achat de titres, si un avantage imposable non pécuniaire est la seule rémunération de l'employé, il n'y a pas de paie sur laquelle retenir l'impôt sur le revenu ou le RPC, et l'employeur n'a pas à verser sa part du RPC. L'avantage doit tout de même figurer sur un T4 (ARC : avantages non pécuniaires).

Mon avis PIER indique que le RPC ou l'AE déclaré sur un T4 était insuffisant. Comment répondre?

Un PIER compare le RPC et l'AE exigés sur les gains ouvrant droit à pension ou assurables de chaque travailleur avec les montants déclarés sur le T4. Vérifiez les travailleurs nommés, les gains, les cases d'exemption et les calculs en les comparant au journal de paie. Pour un écart de RPC, vérifiez tout choix du formulaire CPT30 : un employé de 65 à 69 ans qui reçoit une pension de retraite du RPC ou du RRQ le signe, en remet une copie à l'employeur et envoie l'original à l'ARC. Le choix prend effet le premier jour du mois suivant la réception de la copie par l'employeur, et non pour la paie antérieure. Pour un écart distinct de RRQ au Québec, un bénéficiaire de pension âgé d'au moins 65 ans mais de moins de 73 ans à la fin de l'année utilise le formulaire RR-50-V. Il prend effet le premier jour du mois suivant sa réception par l'employeur. Le dossier PIER demande une réponse dans les 30 jours civils (ARC : PIER).

Si vous êtes d'accord et que vous payez le montant exact avant la date limite de l'avis, l'ARC précise qu'aucune réponse distincte n'est nécessaire. Si vous n'êtes pas d'accord, retournez le PIER avec les renseignements corrigés et une explication avant cette date. Si ni réponse ni paiement complet n'arrive, l'ARC peut établir une cotisation pour le montant, avec pénalités ou intérêts. N'envoyez pas de feuillets T4 modifiés en réponse à un PIER : l'ARC prépare les feuillets modifiés, s'il y a lieu, et vous les envoie pour que vous les remettiez au travailleur (ARC : répondre à un PIER).

Mon avis PD4R indique que les retenues et les versements des T4 diffèrent. Que dois-je rapprocher?

Un PD4R compare les versements annuels avec les retenues déclarées sur les feuillets de type T4. Il peut indiquer un débit ou un crédit. Ni l'un ni l'autre ne prouve automatiquement que les feuillets sont exacts. Rapprochez, pour chaque période de paie, les retenues, la part de l'employeur au titre du RPC et de l'AE, les dates de versement et le numéro de compte avec le sommaire des T4 et l'état du compte de paie de l'ARC (ARC : PD4R).

Vous devez répondre au PD4R par une explication, même si vous avez déjà demandé une correction de feuillet. Répondez par le service de réponse aux avis de l'ARC ou par la poste, selon les directives de l'avis. Un débit resté sans réponse peut devenir une cotisation sur la paie (ARC : réponse au PD4R).

Puis-je porter en appel une décision sur le statut d'un travailleur au titre du RPC et de l'AE, et dans quel délai?

Le payeur et le travailleur peuvent chacun porter une décision sur le RPC et l'AE en appel dans les 90 jours suivant l'avis de la décision. Déposez l'appel au moyen du compte d'entreprise ou de représentant de l'ARC, ou envoyez le formulaire CPT100 ou un appel écrit, selon les directives. Conservez la lettre de décision, la date de signification, les contrats, les factures et les preuves de la façon dont le travail a réellement été exécuté (ARC : porter en appel une décision sur le RPC et l'AE).

Une cotisation sur la paie est distincte de la décision. Vérifiez les deux documents et leurs dates. Portez en appel une cotisation de RPC ou d'AE dans les 90 jours suivant sa réception, au moyen du formulaire CPT101 ou du service d'appel en ligne de l'ARC. Faites opposition à une cotisation d'impôt sur le revenu au moyen du formulaire T400A ou du service d'opposition en ligne dans les 90 jours suivant l'envoi par l'ARC. Pour un particulier, la date limite est un an après la date limite de production de la déclaration, si cette date est plus tardive. Une conversation avec l'examinateur ne constitue pas un appel déposé (ARC : contestation d'une cotisation sur la paie).

Vérifiez l'ancienneté de chaque période visée par la cotisation. L'ARC ne peut généralement pas établir une cotisation de RPC à un employeur plus de quatre ans après la première date d'échéance de la cotisation, ni une cotisation d'AE plus de trois ans après la fin de l'année où la cotisation était exigible. Une présentation erronée des faits ou une fraude supprime ces limites (Régime de pensions du Canada, paragraphe 22(3); Loi sur l'assurance-emploi, paragraphe 85(3)).

Un administrateur de société peut-il être tenu personnellement responsable des retenues à la source non versées?

Oui. Un administrateur en poste au moment où une société n'a pas déduit, retenu ou versé les montants de paie exigés peut faire l'objet d'une cotisation personnelle, avec les pénalités et intérêts applicables, en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, de l'article 21.1 du Régime de pensions du Canada ou de l'article 83 de la Loi sur l'assurance-emploi. L'ARC doit établir qu'une exécution de la Cour fédérale contre la société n'a pas été satisfaite, ou qu'une réclamation a été prouvée dans les six mois suivant le début de la liquidation ou de la dissolution (selon la première de ces dates), ou suivant une cession de faillite ou une ordonnance de faillite. Un administrateur peut échapper à la responsabilité en démontrant qu'il a fait preuve de diligence raisonnable pour prévenir le défaut. L'ARC doit agir dans les deux ans suivant le moment où la personne a cessé pour la dernière fois d'être administrateur.

Le propriétaire d'une entreprise individuelle doit directement les montants de paie à titre d'employeur en vertu de l'article 21 du RPC, de l'article 82 de la Loi sur l'AE et de l'article 153 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Les associés d'une société en nom collectif peuvent être personnellement responsables des dettes de la société contractées pendant qu'ils en étaient membres. Par exemple, l'article 10 de la loi de l'Ontario et l'article 11 de la loi de la Colombie-Britannique le prévoient. La responsabilité dans une société en commandite varie selon la province et le type d'associé.

Conservez les registres de paie de la société, les preuves bancaires et de versement, les dossiers du conseil d'administration, ainsi que les mesures prises pour prévenir ou corriger le défaut. Une lettre ou une cotisation relative à la responsabilité d'un administrateur mérite un examen rapide, car le simple statut de société ne règle pas la question.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens seulement. Ce sont des montants supposés, et non un calcul de taux de retenues. Une entreprise située hors du Québec a payé 20 000 $ CA à un travailleur qui lui facturait ses services. Une décision de l'ARC indique que le travail ouvrait à la fois droit à pension et était assurable. La paie reconstituée montre que 1 000 $ CA de RPC du travailleur, 1 000 $ CA de RPC de l'employeur, 300 $ CA d'AE du travailleur et 420 $ CA d'AE de l'employeur auraient dû s'appliquer. L'entreprise peut devoir verser 2 720 $ CA de RPC et d'AE, avant pénalités et intérêts, même si le travailleur ne reçoit plus de paie. Elle vérifie séparément si l'impôt sur le revenu n'a jamais été retenu ou s'il a été retenu mais non versé, et si l'ARC émettra des feuillets T4 corrigés. Si l'employeur conteste la décision, il surveille la date limite d'appel de la décision tout en rapprochant la cotisation.

Votre situation est différente?

• Vous mettez en place la paie ou évaluez un travailleur avant une décision : voyez Faire la paie.
• Vous avez omis des feuillets T4A ou T5018 pour des entrepreneurs : voyez Déclarer les paiements versés aux sous-traitants.
• Vous avez besoin d'un calcul de pénalités ou d'un allègement : voyez Pénalités, intérêts et allègement.
• L'ARC examine votre impôt sur le revenu au-delà de la paie, ou vous avez des années non déclarées : voyez Examens, vérifications et divulgation volontaire.
• Vous avez payé un conjoint ou un enfant : voyez Rémunérer des membres de la famille.
• Votre employé se présente au travail au Québec : l'impôt sur le revenu du Québec, le RRQ et le RQAP supposent des calculs et des versements distincts à Revenu Québec (Revenu Québec). Obtenez de l'aide en tenue de livres pour rapprocher les deux comptes de paie.
• Vous avez une cotisation liée au statut d'un travailleur, des versements manqués, plusieurs années touchées ou un avis de responsabilité d'administrateur : rassemblez tous les avis, décisions, feuillets, journaux de paie, contrats d'entrepreneur et preuves de paiement, puis obtenez de l'aide en tenue de livres avant les dates de réponse indiquées.