Fiscalização da folha e decisões da CRA sobre trabalhadores

A CRA ligou sobre um exame das contas de fideicomisso. O que acontece agora?

O exame das contas de fideicomisso verifica se a sua empresa declarou pagamentos e benefícios, reteve os valores exigidos da folha de pagamento e os recolheu. A CRA também pode examinar se pessoas pagas como prestadores de serviços eram empregadas. Ela pode revisar o GST/HST ao mesmo tempo. Uma auditoria mais ampla do imposto de renda segue outro processo (CRA: exames das contas de fideicomisso).

Confirme a identidade de quem ligou por um número publicado da CRA antes de compartilhar registros. Pergunte qual conta da folha de pagamento, quais períodos e quais questões estão em revisão, quais registros o agente quer e para quando. O exame pode ocorrer no seu local de trabalho ou pelo envio de documentos on-line. Se você não puder cumprir a data indicada, fale logo com o agente responsável para pedir mais tempo. Se você não entregar os registros pedidos, a CRA pode fazer ajustes com as informações que tiver (CRA: processo de exame).

No final, o agente discute as conclusões com você. A CRA pode emitir informes T4 corrigidos ou adicionais, uma demonstração do exame da folha de pagamento e um aviso de lançamento (notice of assessment) separado se houver saldo a pagar. Concilie logo a demonstração e qualquer lançamento separado. A CRA diz que o valor devido na demonstração está vencido e deve ser pago de imediato. Se você não puder pagar tudo, pergunte sobre um acordo de pagamento e acompanhe o prazo para recorrer do lançamento (CRA: resultados do exame).

Quais registros da folha de pagamento, de prestadores de serviços e do banco devo reunir?

Reúna os registros das pessoas e dos períodos indicados no pedido da CRA e depois concilie remuneração bruta, descontos, recolhimentos e informes. A CRA indica como possíveis registros do exame os diários da folha de pagamento, as declarações T4 e T4A, os extratos bancários, os cheques cancelados, os diários de caixa, os livros razão e os documentos sobre benefícios tributáveis e outros trabalhadores (CRA: livros e registros).

Guarde a carta, a decisão ou o aviso da CRA junto com a sua conciliação. Se faltarem registros, pergunte ao agente quais substitutos são aceitos, como cópias de um banco ou fornecedor, em vez de deixar lacunas sem explicação (CRA: documentos ausentes).

A CRA diz que o prestador de serviços que me enviava faturas era empregado. O que devo corrigir?

Leia a decisão ou as conclusões do exame para ver o trabalhador citado, os períodos abrangidos e se o trabalho estava sujeito ao CPP, ao EI ou aos dois. Uma decisão sobre CPP/EI vale para períodos específicos. Se as condições de trabalho mudarem depois, pode ser preciso pedir outra decisão (CRA: depois de uma decisão).

Se uma decisão, ao contrário, retira a cobertura do CPP ou do EI, corrija os informes e verifique se há reembolso. O empregador pode pedir a parte que pagou a mais no Form PD24 em até quatro anos depois do ano do CPP ou três anos depois do ano do EI. O trabalhador pode pedir o que pagou a mais na declaração ou solicitar um novo lançamento (CRA: depois de uma decisão; CRA: limites para reembolso).

Refaça cada período de pagamento afetado a partir dos pagamentos efetivamente feitos. Calcule os descontos da folha de pagamento e as contribuições do empregador que se aplicam, compare-os com os recolhimentos e os informes já apresentados e corrija a conta da folha de pagamento e a declaração do trabalhador conforme a CRA determinar. Um agente do exame pode acrescentar ou alterar informes T4 e T4A quando a condição do trabalhador muda. Entregue ao trabalhador as cópias que a CRA enviar (CRA: resultados do exame). A declaração do próprio trabalhador também pode precisar de novo lançamento, porque as despesas de emprego e de trabalho autônomo são diferentes (CRA: novos lançamentos depois de revisões da folha de pagamento).

Se o trabalhador teve uma interrupção de rendimentos ou se o Service Canada pedir, verifique se você deve emitir um Record of Employment (ROE, registro de emprego). Reconstrua as horas e os rendimentos seguráveis. Um T4 corrigido não substitui o ROE. O ROE eletrônico normalmente vence em até cinco dias corridos depois do período de pagamento da interrupção. O ROE em papel vence em até cinco dias corridos da interrupção ou de quando você souber dela (CRA: prazo do ROE).

Uma fatura ou um contrato que chame alguém de autônomo não define a condição de empregado. Para avaliar uma nova relação de trabalho antes de uma decisão, veja Como fazer a folha de pagamento.

Minha empresa vai dever a parte do trabalhador e a parte do empregador no CPP e no EI?

Se o CPP ou o EI deveria ter sido descontado e não foi, o empregador responde pelas duas partes, mesmo que não consiga recuperar a parte do trabalhador. Multas e juros também podem se aplicar. Se o CPP, o EI ou os dois se aplicam depende do trabalhador e da decisão, então não presuma que todo empregado deve os dois (CRA: falta de desconto).

Há uma exceção restrita quando uma decisão anterior da CRA, por escrito, dizia que nenhum desconto era exigido, o empregador deu informações materialmente corretas e um recurso posterior reverte essa decisão. Para o período anterior, a seção 21(3) do CPP e a seção 82(5) do EI protegem o empregador da parte do trabalhador e dos juros ou multas relacionados. A parte do próprio empregador continua devida, sem juros nem multas.

Para rendimentos altos sujeitos ao CPP, concilie as contribuições adicionais do segundo nível do CPP (CPP2) ou as contribuições correspondentes do QPP para emprego em Quebec. Cada uma tem uma parte do trabalhador e uma do empregador (CRA: CPP2; Revenu Québec: QPP).

Para emprego em Quebec, verifique o QPP no lugar do CPP, a alíquota reduzida do EI em Quebec, o QPIP e o imposto de renda de Quebec. Concilie os informes RL-1 e o resumo RL-1 da Revenu Québec, que são separados. Depois de revisá-los, ela pode enviar uma demonstração LMU-141, LMU-150 ou LMU-142 ou um lançamento (CRA: emprego em Quebec; Revenu Québec: guia de apresentação do RL-1).

O empregador pode recuperar nos pagamentos seguintes a parte do trabalhador que deixou de descontar, respeitando o limite de cada desconto posterior e o prazo de 12 meses para a recuperação. Ele não pode cobrar do trabalhador a sua própria parte nem reduzir a retenção do imposto de renda para cobrir a falta de CPP/EI. Se o trabalhador não recebe mais pagamentos, essa forma de recuperação pode não estar disponível (CRA: recuperação de CPP e EI).

A CRA pode cobrar 10% dos descontos de CPP, EI ou imposto de renda que deixaram de ser feitos, ou 20% por uma falha posterior, consciente ou com negligência grave, no mesmo ano-calendário. Recolhimentos em atraso podem gerar 3% com um a três dias de atraso, 5% com quatro ou cinco dias, 7% com seis ou sete dias e 10% depois de sete dias ou sem recolhimento. Em geral, a multa se aplica apenas à diferença acima de $500. Uma falha posterior, consciente ou com negligência grave, pode gerar 20% sobre toda a diferença (CRA: multas da folha de pagamento).

A CRA pode lançar o imposto de renda que deixei de descontar?

Para um empregado residente comum, o imposto de renda que nunca foi descontado do pagamento geralmente é um imposto que o trabalhador deve acertar na própria declaração, enquanto o empregador pode enfrentar uma multa por falta de desconto e juros sobre a retenção que não foi feita. Avise logo o trabalhador sobre a diferença. Ele pode pagá-la ao apresentar a declaração ou pedir descontos extras nos pagamentos seguintes. Já o imposto de renda que você efetivamente reteve é um valor em fideicomisso, que a sua empresa deve recolher (CRA: falta de desconto e de recolhimento; Income Tax Act, seção 227).

Não trate todo caso de retenção não paga do mesmo jeito. O Income Tax Act, subseção 227(8.4) torna o pagador responsável pelo imposto que deixou de reter, conforme a seção 153, de um trabalhador não residente. Uma regra de desempate de um tratado tributário pode tornar um trabalhador que seria residente no Canadá um não residente presumido, conforme a subseção 250(5). Se um lançamento inclui o próprio imposto, verifique a residência, qualquer dispensa de retenção aprovada, o tipo de pagamento e a base legal indicada (CRA: empregados não residentes). Os pedidos de alívio são tratados em Multas, juros e alívio.

Paguei a mim mesmo, a familiares ou a trabalhadores eventuais em dinheiro. Isso muda as obrigações da folha de pagamento?

O pagamento em dinheiro não elimina as obrigações da folha de pagamento quando o valor é remuneração de emprego. Reconstrua datas, valores, trabalho feito e destinatários a partir do diário de caixa, das retiradas e das mensagens. Depois, teste a condição de cada pessoa e os descontos que se aplicavam. Os exames da CRA procuram expressamente pagamentos a trabalhadores eventuais e valores fora do livro de salários (CRA: registros do exame).

Se o dinheiro era remuneração de emprego, concilie com o agente os descontos e as contribuições do empregador que faltaram, confirme se a CRA vai acrescentar ou alterar informes T4 e entregue aos trabalhadores as cópias que a CRA enviar (CRA: resultados do exame).

Se você é autônomo com empresa individual ou sócio, separe a sua própria retirada dos salários pagos a trabalhadores. A CRA diz que salários ou retiradas pagos a você ou a seus sócios não são dedutíveis como salário de empregado. O CPP ou QPP de autônomo é tratado na declaração do proprietário (CRA: retiradas e salários do proprietário).

Para o proprietário de uma corporação, defina se uma retirada foi salário, dividendo, empréstimo ou benefício de acionista. Um benefício de acionista é declarado de forma diferente de um benefício de empregado e, segundo a orientação da CRA, não leva retenção da folha de pagamento. Mudar o rótulo depois do pagamento não estabelece o que realmente aconteceu (CRA: benefícios para acionistas). O salário pago a um proprietário que controla mais de 40% das ações com direito a voto da corporação não é segurável pelo EI (CRA: exclusões de emprego). Empregados familiares ainda podem exigir descontos de CPP e de imposto de renda, embora a condição de segurável pelo EI possa ser diferente (CRA: empregados familiares). O trabalho eventual também pode estar sujeito ao CPP e ao EI. A exceção para emprego eventual exige um trabalho que seja ao mesmo tempo eventual e para um fim alheio à atividade do empregador (CRA: emprego eventual). Para saber qual salário um familiar pode receber, veja Pagamentos a familiares.

Quais benefícios tributáveis podem criar uma insuficiência na folha de pagamento?

Um benefício tributável omitido pode aumentar a renda do T4 e gerar descontos de imposto de renda ou de CPP que faltaram. Compare o uso pessoal de veículo do empregador, estacionamento, auxílios de veículo tributáveis, presentes, refeições, moradia e empréstimos com juros baixos com os registros de benefícios e os códigos do T4 (CRA: benefícios e auxílios tributáveis; CRA: exame de benefícios).

O tratamento depende da forma do benefício e do motivo pelo qual foi concedido. Exceto no caso de opções de compra de ações, se um benefício tributável que não é em dinheiro é a única remuneração do empregado, não há pagamento do qual reter imposto de renda ou CPP, e o empregador não precisa recolher a sua parte do CPP. O benefício ainda vai no T4 (CRA: benefícios que não são em dinheiro).

Meu aviso PIER diz que o CPP ou o EI de um T4 ficou abaixo do devido. Como respondo?

O PIER compara o CPP e o EI exigidos sobre os rendimentos de cada trabalhador sujeitos ao CPP ou ao EI com os valores declarados no T4. Revise os trabalhadores citados, os rendimentos, os campos de isenção e os cálculos com o livro da folha de pagamento. Em caso de diferença no CPP, verifique qualquer opção do Form CPT30. O empregado de 65 a 69 anos que recebe uma aposentadoria do CPP ou do QPP a assina, entrega uma cópia ao empregador e envia o original à CRA. Ela vale a partir do primeiro dia do mês seguinte ao recebimento da cópia pelo empregador, não para pagamentos anteriores. Em caso de diferença separada no QPP de Quebec, quem recebe a aposentadoria e tem pelo menos 65 anos, mas menos de 73 no fim do ano, usa o Form RR-50-V. Ele vale a partir do primeiro dia do mês seguinte ao recebimento pelo empregador. O pacote do PIER pede uma resposta em até 30 dias corridos (CRA: PIER).

Se você concorda e paga o valor exato até o prazo do aviso, a CRA diz que não é preciso uma resposta separada. Se discorda, devolva o PIER com as informações corrigidas e uma explicação até essa data. Se não chegar nem uma resposta nem o pagamento integral, a CRA pode lançar o valor com multas ou juros. Não envie informes T4 retificados por causa de um PIER: a CRA prepara os informes retificados e os envia a você para entregar ao trabalhador (CRA: como responder a um PIER).

Meu PD4R diz que os descontos e os recolhimentos do T4 divergem. O que devo conciliar?

O PD4R compara os recolhimentos anuais com os descontos declarados nos informes do tipo T4. Ele pode mostrar um débito ou um crédito. Nenhum dos dois prova automaticamente que os informes estão certos. Concilie os descontos de cada período de pagamento, a parte do empregador no CPP/EI, as datas dos recolhimentos e o número da conta com o resumo do T4 e a demonstração da folha de pagamento da CRA (CRA: PD4R).

Você deve responder ao PD4R com uma explicação, mesmo que já tenha pedido a correção de um informe. Responda pelo serviço de resposta a avisos da CRA ou por correio, como o aviso indicar. Um débito sem resposta pode se tornar um lançamento da folha de pagamento (CRA: resposta ao PD4R).

Posso recorrer de uma decisão da CRA sobre a condição do trabalhador no CPP/EI e até quando?

O pagador e o trabalhador podem, cada um, recorrer de uma decisão sobre CPP/EI em até 90 dias depois de serem notificados dela. Apresente o recurso pela conta empresarial ou de representante na CRA, ou envie o Form CPT100 ou um recurso por escrito, como indicado. Guarde a carta da decisão, a data de entrega, os contratos, as faturas e as provas de como o trabalho foi realmente feito (CRA: como recorrer de uma decisão sobre CPP/EI).

O lançamento da folha de pagamento é separado da decisão. Confira os dois documentos e as datas deles. Recorra de um lançamento de CPP/EI em até 90 dias depois de recebê-lo, usando o Form CPT101 ou o serviço de recurso on-line da CRA. Conteste um lançamento de imposto de renda usando o Form T400A ou o serviço de contestação on-line em até 90 dias depois de a CRA enviá-lo. Para uma pessoa física, o prazo é de um ano depois do vencimento da declaração, se esse for posterior. Uma conversa com o examinador não é um recurso apresentado (CRA: contestação de lançamentos da folha de pagamento).

Verifique a antiguidade de cada período lançado. A CRA geralmente não pode lançar o CPP contra um empregador mais de quatro anos depois da primeira data de vencimento da contribuição, nem o EI mais de três anos depois do fim do ano em que o prêmio venceu. Declaração falsa (misrepresentation) ou fraude elimina esses limites (Canada Pension Plan, seção 22(3); Employment Insurance Act, seção 85(3)).

Um administrador de corporação pode ser responsabilizado pessoalmente por descontos na fonte não recolhidos?

Sim. Um administrador que estava no cargo quando uma corporação deixou de descontar, reter ou recolher os valores exigidos da folha de pagamento pode ser lançado pessoalmente, com as multas e os juros aplicáveis, conforme a seção 227.1 do Income Tax Act, a seção 21.1 do Canada Pension Plan ou a seção 83 do Employment Insurance Act. A CRA precisa comprovar uma execução da Federal Court contra a corporação que não foi satisfeita, ou uma reclamação de crédito comprovada em até seis meses depois do início da liquidação ou da dissolução (o que ocorrer primeiro), ou depois de uma cessão de bens ou ordem de falência. O administrador pode evitar a responsabilidade se mostrar que agiu com diligência para evitar a falha. A CRA deve agir em até dois anos depois de a pessoa deixar de ser administrador pela última vez.

O autônomo com empresa individual deve diretamente os valores da folha de pagamento como empregador, conforme a seção 21 do CPP, a seção 82 do EI e a seção 153 do Income Tax Act. Sócios gerais podem dever pessoalmente as dívidas da sociedade contraídas enquanto eram sócios. Por exemplo, a seção 10 de Ontário e a seção 11 da Colúmbia Britânica dizem isso. A responsabilidade em uma sociedade em comandita varia conforme a província e o tipo de sócio.

Guarde os registros da folha de pagamento da corporação, as provas bancárias e de recolhimento, os registros do conselho e as medidas tomadas para evitar ou corrigir a falha. Uma carta ou um lançamento de responsabilidade do administrador pede revisão rápida, porque o simples fato de a empresa ser uma corporação não resolve a questão.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses, apenas hipotéticos, e não um cálculo das alíquotas da folha de pagamento. Uma empresa fora de Quebec pagou C$20.000 a um trabalhador que enviava faturas. Uma decisão da CRA diz que o trabalho era sujeito ao CPP e ao EI. A folha reconstruída mostra que deveriam ter sido aplicados C$1.000 de CPP do empregado, C$1.000 de CPP do empregador, C$300 de EI do empregado e C$420 de EI do empregador. A empresa pode precisar recolher C$2.720 de CPP e EI, antes de multas e juros, mesmo que o trabalhador não receba mais pagamentos. Ela verifica separadamente se o imposto de renda nunca foi descontado ou foi descontado e não recolhido, e se a CRA vai emitir informes T4 corrigidos. Se o empregador contesta a decisão, ele acompanha o prazo de recurso da decisão enquanto concilia o lançamento.

É diferente no seu caso?

• Você está montando a folha de pagamento ou avaliando um trabalhador antes de uma decisão: veja Como fazer a folha de pagamento.
• Você deixou de emitir informes T4A ou T5018 de prestadores de serviços: veja Declaração de pagamentos a subcontratados.
• Você precisa de cálculo de multas ou de alívio: veja Multas, juros e alívio.
• A CRA está revisando o imposto de renda além da folha de pagamento, ou você tem anos sem declarar: veja Revisões, auditorias e divulgação voluntária.
• Você pagou um cônjuge ou filho: veja Pagamentos a familiares.
• Seu empregado trabalha em Quebec: o imposto de renda, o QPP e o QPIP de Quebec envolvem cálculos e recolhimentos separados da Revenu Québec (Revenu Québec). Procure ajuda de contabilidade para conciliar as duas contas da folha de pagamento.
• Você tem um lançamento sobre a condição de um trabalhador, recolhimentos não feitos, vários anos afetados ou um aviso de responsabilidade de administrador: reúna todos os avisos, decisões, informes, livros da folha de pagamento, contratos de prestadores de serviços e registros de pagamento e procure ajuda de contabilidade antes das datas de resposta indicadas.