تدقيق CRA لكشوف الرواتب وقرارات وضع العامل في كندا

اتصلت CRA بشأن فحص حساب الأمانة. ماذا يحدث بعد ذلك؟

يتحقق فحص حساب الأمانة من أن نشاطك أبلغ عن الأجور والمزايا، واستقطع مبالغ كشوف الرواتب المطلوبة، وسدّدها. ويمكن لـ CRA أيضًا فحص ما إذا كان من دُفع لهم بصفة مقاولين مستقلين موظفين في الحقيقة. وقد تراجع GST/HST في الوقت نفسه؛ أما تدقيق ضريبة الدخل الأوسع فيتبع إجراءً مختلفًا (CRA: فحوصات حسابات الأمانة).

تأكد من هوية المتصل عبر رقم منشور لـ CRA قبل مشاركة السجلات. واسأل عن حساب كشوف الرواتب والفترات والمسائل قيد المراجعة، وما السجلات التي يريدها مسؤول الفحص، وما موعد تسليمها. ويمكن إجراء الفحص في مكان عملك أو عبر تقديم المستندات إلكترونيًا. وإذا تعذر عليك الالتزام بالموعد المحدد، فتواصل فورًا مع مسؤول الفحص المكلف لطلب مهلة. وقد تجري CRA تعديلات بحسب المعلومات المتوفرة لديها إذا لم تقدّم السجلات المطلوبة (CRA: إجراءات الفحص).

في نهاية الفحص يناقش مسؤول الفحص النتائج. وقد تصدر CRA كشوف T4 مصحّحة أو إضافية، وبيانًا بفحص كشوف الرواتب، وإشعار تقدير منفصلًا إذا كان هناك رصيد مستحق. سوِّ البيان وأي تقدير منفصل دون تأخير. وتقول CRA إن المبلغ المستحق في البيان متأخر ومستحق الدفع فورًا؛ وإذا تعذر عليك الدفع كاملًا، فاسأل عن ترتيب للدفع مع متابعة الموعد النهائي للاعتراض على أي تقدير (CRA: نتائج الفحص).

ما سجلات كشوف الرواتب والمقاولين والبنك التي يجب أن أجمعها؟

اجمع سجلات الأشخاص والفترات المحددة في طلب CRA، ثم سوِّ إجمالي الأجور والاستقطاعات والمبالغ المسدّدة والكشوف. وتذكر CRA أن دفاتر كشوف الرواتب وإقرارات T4 وT4A وكشوف الحسابات البنكية والشيكات الملغاة ودفاتر النقد ودفاتر الأستاذ العامة ومستندات المزايا الخاضعة للضريبة وبيانات العمال الآخرين قد تكون من سجلات الفحص (CRA: الدفاتر والسجلات).

احتفظ بخطاب CRA أو القرار أو الإشعار بجانب تسويتك. وإذا كانت هناك سجلات مفقودة، فاسأل مسؤول الفحص عن البدائل المقبولة، مثل نسخ من البنك أو المورّد، بدلًا من ترك ثغرات غير مفسَّرة (CRA: المستندات المفقودة).

تقول CRA إن المقاول الذي يرسل فواتير كان موظفًا. ما الذي يجب أن أصحّحه؟

اقرأ القرار أو نتائج الفحص لمعرفة العامل المذكور والفترات المشمولة وما إذا كان العمل خاضعًا للمعاش أو للتأمين أو لكليهما. ويسري قرار CPP/EI على فترات محددة؛ وإذا تغيّرت شروط العمل لاحقًا، فقد يلزم قرار آخر (CRA: بعد صدور القرار).

وإذا أزال القرار تغطية CPP أو EI بدلًا من ذلك، فصحّح الكشوف وتحقق من وجود مبلغ مسترد. يستطيع صاحب العمل طلب استرداد حصته المدفوعة بالزيادة في النموذج PD24 خلال أربع سنوات بعد سنة CPP أو ثلاث سنوات بعد سنة EI؛ ويستطيع العامل المطالبة بما دفعه بالزيادة في إقراره أو طلب إعادة التقدير (CRA: بعد صدور القرار؛ CRA: حدود الاسترداد).

أعد بناء كل فترة دفع متأثرة من المبالغ التي دُفعت فعلًا. واحسب الاستقطاعات واشتراكات صاحب العمل المنطبقة، وقارنها بالمبالغ المسدّدة والكشوف المقدَّمة سابقًا، وصحّح حساب كشوف الرواتب وتقارير العامل كما توجّه CRA. وقد يضيف مسؤول الفحص كشوف T4 وT4A أو يعدّلها عندما يتغير وضع العامل؛ فسلّم العامل النسخ التي ترسلها CRA (CRA: نتائج الفحص). وقد يحتاج إقرار العامل نفسه إلى إعادة تقدير لأن مصروفات التوظيف تختلف عن مصروفات العمل الحر (CRA: إعادة التقدير بعد مراجعات كشوف الرواتب).

إذا انقطع دخل العامل أو طلبت Service Canada ذلك، فتحقق مما إذا كان عليك إصدار سجل توظيف (ROE). أعد احتساب ساعات العمل والأرباح الخاضعة للتأمين؛ فكشف T4 المصحّح لا يحل محل ROE. ويجب إصدار ROE الإلكتروني عادةً خلال خمسة أيام تقويمية بعد فترة الدفع التي حدث فيها الانقطاع؛ ويجب إصدار ROE الورقي خلال خمسة أيام تقويمية من الانقطاع أو من علمك به (CRA: توقيت ROE).

لا تحسم الفاتورة أو العقد الذي يصف شخصًا بأنه يعمل لحسابه الخاص وضعه الوظيفي. ولمعرفة كيفية تقييم علاقة عمل جديدة قبل صدور قرار، راجع إدارة كشوف الرواتب.

هل سيدين نشاطي بحصتي العامل وصاحب العمل في CPP وEI معًا؟

إذا كان ينبغي استقطاع CPP أو EI ولم يُستقطع، فإن صاحب العمل مسؤول عن الحصتين، حتى لو لم يستطع استرداد حصة العامل. وقد تنطبق أيضًا غرامات وفوائد. ويعتمد انطباق CPP أو EI أو كليهما على العامل وعلى القرار، فلا تفترض أن كل موظف يدين بكليهما (CRA: عدم الاستقطاع).

هناك استثناء ضيق عندما يذكر قرار مكتوب سابق من CRA أنه لا حاجة إلى استقطاع، وقدّم صاحب العمل معلومات صحيحة في جوهرها، ثم يلغي اعتراض لاحق هذا القرار. فعن الفترة السابقة، تحمي المادة 21(3) من قانون CPP والمادة 82(5) من قانون EI صاحب العمل من حصة العامل ومن الفوائد أو الغرامات المتعلقة بها؛ وتبقى حصته هو واجبة الدفع دون فوائد أو غرامات.

وفي الأرباح المرتفعة الخاضعة للمعاش، سوِّ اشتراكات CPP الإضافية الثانية (CPP2)، أو اشتراكات QPP المقابلة للتوظيف في كيبك. ولكل منهما حصة للعامل وحصة لصاحب العمل (CRA: CPP2؛ Revenu Québec: QPP).

وفي التوظيف في كيبك، تحقق من QPP بدلًا من CPP، ومن معدل EI المخفّض في كيبك، ومن QPIP، ومن ضريبة الدخل في كيبك. وسوِّ كشوف RL-1 المنفصلة وملخص RL-1 لدى Revenu Québec؛ وبعد مراجعتها قد ترسل بيان LMU-141 أو LMU-150 أو LMU-142 أو إشعار تقدير (CRA: التوظيف في كيبك؛ Revenu Québec: دليل تقديم RL-1).

يستطيع صاحب العمل استرداد حصة العامل المستقطعة بأقل من اللازم من الأجور اللاحقة، مع مراعاة الحد الأقصى لكل استقطاع لاحق وحد الاسترداد البالغ 12 شهرًا. ولا يجوز له أخذ حصته هو من العامل ولا تخفيض استقطاع ضريبة الدخل لتغطية نقص CPP/EI. وإذا لم يعد العامل يتلقى أجرًا، فقد لا يكون طريق الاسترداد هذا متاحًا (CRA: استرداد CPP وEI).

يجوز لـ CRA فرض 10% على استقطاعات CPP أو EI أو ضريبة الدخل التي لم تُستقطع، أو 20% عند تقصير لاحق متعمد أو ناتج عن إهمال جسيم في السنة التقويمية نفسها. وقد يترتب على التأخر في السداد 3% عند التأخر من يوم إلى ثلاثة أيام، و5% عند التأخر أربعة أو خمسة أيام، و7% عند التأخر ستة أو سبعة أيام، و10% بعد سبعة أيام أو عند عدم السداد. وعادةً لا تُطبَّق الغرامة إلا على العجز الذي يزيد على 500 دولار؛ وقد يترتب على تقصير لاحق متعمد أو ناتج عن إهمال جسيم 20% على كامل العجز (CRA: غرامات كشوف الرواتب).

هل تستطيع CRA تقدير ضريبة الدخل التي لم أستقطعها؟

بالنسبة إلى موظف مقيم عادي، تُعدّ ضريبة الدخل التي لم تُستقطع من الأجر عادةً ضريبة على العامل تسويتها في إقراره، بينما قد يواجه صاحب العمل غرامة عدم الاستقطاع وفوائد على الاستقطاع الذي فاته. أخبر العامل بالعجز فورًا؛ فقد يدفعه عند تقديم الإقرار أو يطلب استقطاعات إضافية من أجوره اللاحقة. وفي المقابل، فإن ضريبة الدخل التي استقطعتها فعلًا هي مبلغ أمانة يجب على نشاطك سداده (CRA: عدم الاستقطاع والسداد؛ قانون ضريبة الدخل، المادة 227).

لا تعامل كل حالات الاستقطاع غير المسدّد معاملة واحدة. فـالفقرة 227(8.4) من قانون ضريبة الدخل تجعل الدافع مسؤولًا عن الضريبة التي لم يستقطعها بموجب المادة 153 من عامل غير مقيم. وقد تجعل قاعدة حسم الإقامة في الاتفاقية الضريبية عاملًا مقيمًا في كندا في الأصل غير مقيم حكمًا بموجب الفقرة 250(5). وإذا تضمن التقدير الضريبة نفسها، فتحقق من الإقامة وأي إعفاء معتمد من الاستقطاع ونوع الدفعة والأساس القانوني المذكور (CRA: الموظفون غير المقيمين). وتُغطّى طلبات الإعفاء في الغرامات والفوائد والإعفاء.

دفعت لنفسي أو لعائلتي أو لعمال عرضيين نقدًا. هل يغيّر ذلك التزامات كشوف الرواتب؟

الدفع النقدي لا يلغي التزامات كشوف الرواتب عندما تكون الدفعة أجر توظيف. أعد بناء التواريخ والمبالغ والعمل المنجز والمستلمين من دفتر النقد والسحوبات والرسائل؛ ثم اختبر وضع كل شخص والاستقطاعات المنطبقة. وتبحث فحوصات CRA صراحةً عن أجور العمال العرضيين والمبالغ خارج دفتر الأجور (CRA: سجلات الفحص).

وإذا كان النقد أجر توظيف، فسوِّ مع مسؤول الفحص الاستقطاعات واشتراكات صاحب العمل المفقودة، وتأكد هل ستضيف CRA كشوف T4 أو تعدّلها، وسلّم العمال النسخ التي ترسلها CRA (CRA: نتائج الفحص).

إذا كنت صاحب منشأة فردية أو شريكًا، فافصل سحبك الشخصي عن الأجور المدفوعة للعمال. وتقول CRA إن الرواتب أو السحوبات المدفوعة لك أو لشركائك لا تُخصم بوصفها أجور موظفين؛ ويُعالَج CPP أو QPP للعاملين لحسابهم الخاص عبر إقرار المالك (CRA: سحوبات المالك وأجوره).

وبالنسبة إلى مالك يعمل عبر شركة، حدّد هل كان السحب راتبًا أم توزيع أرباح أم قرضًا أم منفعة مساهم. وتُبلَّغ منفعة المساهم بطريقة تختلف عن منفعة الموظف، ولا يترتب عليها استقطاع كشوف رواتب بحسب إرشادات CRA؛ وتغيير التسمية بعد الدفع لا يثبت ما حدث فعلًا (CRA: مزايا المساهمين). والراتب المدفوع لمالك يسيطر على أكثر من 40% من أسهم الشركة ذات حق التصويت غير خاضع للتأمين في EI (CRA: استثناءات التوظيف). وقد يظل الموظفون ذوو الصلة خاضعين لاستقطاعات CPP وضريبة الدخل، مع أن خضوعهم للتأمين في EI قد يختلف (CRA: موظفو العائلة). وقد يكون العمل العرضي أيضًا خاضعًا للمعاش وللتأمين؛ فاستثناء التوظيف العرضي يشترط عملًا عرضيًا ولغرض خارج تجارة صاحب العمل أو نشاطه (CRA: التوظيف العرضي). ولمعرفة الراتب الذي يجوز دفعه لأحد أفراد العائلة، راجع دفع أجر لأفراد العائلة.

ما المزايا الخاضعة للضريبة التي قد تسبب نقصًا في كشوف الرواتب؟

قد تزيد ميزة خاضعة للضريبة أُغفلت دخل T4 وتُنشئ استقطاعات ناقصة من ضريبة الدخل أو CPP. تحقق من الاستخدام الشخصي لمركبة صاحب العمل ومن مواقف السيارات وبدلات المركبات الخاضعة للضريبة والهدايا والوجبات والسكن والقروض منخفضة الفائدة، مقابل سجلات المزايا ورموز T4 (CRA: المزايا والبدلات الخاضعة للضريبة؛ CRA: فحص المزايا).

تعتمد المعاملة على شكل الميزة وسبب منحها. وباستثناء خيارات شراء الأسهم، إذا كانت الميزة غير النقدية الخاضعة للضريبة هي المكافأة الوحيدة للموظف، فلا يوجد أجر تُستقطع منه ضريبة الدخل أو CPP، ولا يلزم صاحب العمل سداد حصته من CPP. ومع ذلك تُدرج الميزة في كشف T4 (CRA: المزايا غير النقدية).

يقول إشعار PIER إن CPP أو EI في كشف T4 كان ناقصًا. كيف أردّ؟

يقارن PIER بين CPP وEI المطلوبين على الأرباح الخاضعة للمعاش أو للتأمين لكل عامل والمبالغ المُبلَّغ عنها في T4. راجع أسماء العمال والأرباح وخانات الإعفاء والحسابات مقابل دفتر كشوف الرواتب. وبالنسبة إلى نقص CPP، تحقق من أي خيار على النموذج CPT30: يوقّعه الموظف الذي يتراوح عمره بين 65 و69 عامًا ويتلقى معاش تقاعد من CPP أو QPP، ويعطي صاحب العمل نسخة منه ويرسل الأصل إلى CRA. ويسري اعتبارًا من اليوم الأول من الشهر التالي لاستلام صاحب العمل النسخة، وليس على الأجور السابقة. وبالنسبة إلى نقص QPP المنفصل في كيبك، يستخدم متلقي المعاش الذي عمره 65 عامًا على الأقل ودون 73 عامًا في نهاية السنة النموذج RR-50-V؛ ويسري اعتبارًا من اليوم الأول من الشهر التالي لاستلام صاحب العمل له. وتطلب حزمة PIER الردّ خلال 30 يومًا تقويميًا (CRA: PIER).

إذا وافقت ودفعت المبلغ المحدد بالضبط قبل الموعد النهائي في الإشعار، فتقول CRA إنه لا حاجة إلى ردّ منفصل. وإذا لم توافق، فأعد PIER مع المعلومات المصحّحة مع توضيح قبل ذلك الموعد. وإذا لم يصل ردّ ولا دفع كامل، فقد تقدّر CRA المبلغ مع غرامات أو فوائد. لا ترسل كشوف T4 معدّلة ردًّا على PIER: فـCRA هي التي تُعدّ أي كشوف معدّلة وترسلها إليك لتسلّمها للعامل (CRA: الرد على PIER).

يقول إشعار PD4R إن استقطاعات T4 والمبالغ المسدّدة مختلفة. ما الذي أسوّيه؟

يقارن PD4R بين المبالغ المسدّدة سنويًا والاستقطاعات المُبلَّغ عنها في كشوف من نوع T4. وقد يُظهر رصيدًا مدينًا أو دائنًا؛ ولا يثبت أي منهما تلقائيًا أن الكشوف صحيحة. سوِّ استقطاعات كل فترة دفع وحصة صاحب العمل من CPP/EI وتواريخ السداد ورقم الحساب مقابل ملخص T4 وبيان كشوف الرواتب لدى CRA (CRA: PD4R).

يجب أن تردّ على PD4R بتوضيح حتى لو طلبت سابقًا تصحيح كشف. وردّ عبر خدمة الرد على الإشعارات لدى CRA أو بالبريد كما يوجّه الإشعار. وقد يتحول المبلغ المدين غير المردود عليه إلى تقدير لكشوف الرواتب (CRA: الرد على PD4R).

هل أستطيع الاعتراض على قرار CPP/EI بشأن وضع العامل، ومتى؟

يستطيع الدافع والعامل كلٌّ منهما الاعتراض على قرار CPP/EI خلال 90 يومًا من إبلاغه به. قدّم الاعتراض عبر حساب CRA للأعمال أو الممثل، أو أرسل النموذج CPT100 أو اعتراضًا مكتوبًا كما هو موجّه. واحتفظ بخطاب القرار وتاريخ الخدمة والعقود والفواتير وأدلة كيفية أداء العمل فعليًا (CRA: الاعتراض على قرار CPP/EI).

تقدير كشوف الرواتب منفصل عن القرار. افحص الوثيقتين وتاريخيهما. اعترض على تقدير CPP/EI خلال 90 يومًا من استلامه باستخدام النموذج CPT101 أو خدمة الاعتراض الإلكترونية لدى CRA. واعترض على تقدير ضريبة الدخل باستخدام النموذج T400A أو خدمة الاعتراض الإلكترونية خلال 90 يومًا من إرسال CRA له؛ وبالنسبة إلى الفرد، يكون الموعد النهائي سنة واحدة بعد الموعد المستحق للإقرار إذا كان ذلك أبعد. والحديث مع مسؤول الفحص ليس اعتراضًا مقدَّمًا (CRA: الاعتراض على تقدير كشوف الرواتب).

تحقق من عمر كل فترة مقدَّرة. فلا تستطيع CRA عادةً تقدير CPP على صاحب العمل بعد أكثر من أربع سنوات من أول موعد استحقاق للاشتراك، ولا تقدير EI بعد أكثر من ثلاث سنوات من نهاية السنة التي استحق فيها القسط؛ ويزيل التضليل أو الاحتيال هذه الحدود (قانون خطة معاش كندا، المادة 22(3)؛ قانون التأمين ضد البطالة، المادة 85(3)).

هل يمكن أن يُسأل مدير الشركة شخصيًا عن الاستقطاعات من المصدر غير المسدّدة؟

نعم. يجوز تقدير المدير الذي كان في منصبه عندما أخفقت الشركة في استقطاع مبالغ كشوف الرواتب المطلوبة أو حجزها أو سدادها، شخصيًا مع الغرامات والفوائد المنطبقة، بموجب المادة 227.1 من قانون ضريبة الدخل أو المادة 21.1 من قانون خطة معاش كندا أو المادة 83 من قانون التأمين ضد البطالة. ويجب على CRA إثبات وجود أمر تنفيذ لم يُستوفَ صادر عن المحكمة الفيدرالية ضد الشركة، أو مطالبة ثبتت خلال ستة أشهر من بدء التصفية أو الحل (أيهما أسبق)، أو بعد التنازل في الإفلاس أو صدور أمر إفلاس. ويجوز للمدير تفادي المسؤولية بإثبات بذله العناية الواجبة لمنع الإخفاق؛ ويجب على CRA التحرك خلال سنتين من آخر مرة توقف فيها الشخص عن كونه مديرًا.

يلتزم صاحب المنشأة الفردية بسداد مبالغ كشوف الرواتب مباشرةً بصفته صاحب العمل بموجب المادة 21 من قانون CPP والمادة 82 من قانون EI والمادة 153 من قانون ضريبة الدخل. وقد يُسأل الشركاء المتضامنون شخصيًا عن ديون الشركة التي نشأت حين كانوا شركاء؛ فعلى سبيل المثال، تنص على ذلك المادة 10 في أونتاريو والمادة 11 في بريتيش كولومبيا. وتختلف مسؤولية الشراكة المحدودة بحسب المقاطعة ونوع الشريك.

احتفظ بسجلات كشوف رواتب الشركة وإثباتات البنك والسداد وسجلات مجلس الإدارة وأي خطوات اتُّخذت لمنع الإخفاق أو تصحيحه. ويستدعي خطاب مسؤولية المدير أو تقديره مراجعة فورية، لأن صفة الشركة وحدها لا تحسم المسألة.

مثال

مبالغ بالدولار الكندي لأغراض التوضيح فقط؛ وهي مبالغ افتراضية وليست حسابًا لمعدلات كشوف الرواتب. دفع نشاط خارج كيبك C$20,000 لعامل يرسل فواتير. ويقول قرار من CRA إن العمل كان خاضعًا للمعاش وللتأمين معًا. وتُظهر كشوف الرواتب المعاد بناؤها أنه كان ينبغي تطبيق C$1,000 من CPP للموظف، وC$1,000 من CPP لصاحب العمل، وC$300 من EI للموظف، وC$420 من EI لصاحب العمل. وقد يحتاج النشاط إلى سداد C$2,720 من CPP وEI قبل الغرامات والفوائد، حتى لو لم يعد العامل يتلقى أجرًا. ويتحقق على حدة مما إذا كانت ضريبة الدخل لم تُستقطع أصلًا أم استُقطعت ولم تُسدَّد، ومما إذا كانت CRA ستصدر كشوف T4 مصحّحة. وإذا اعترض صاحب العمل على القرار، فإنه يتابع الموعد النهائي للاعتراض على القرار أثناء تسوية التقدير.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• أنت بصدد إعداد كشوف الرواتب أو تقييم عامل قبل صدور قرار: راجع إدارة كشوف الرواتب.
• فاتتك كشوف T4A أو T5018 للمقاولين: راجع الإبلاغ عن المدفوعات للمقاولين من الباطن.
• تحتاج إلى حساب الغرامات أو طلب إعفاء: راجع الغرامات والفوائد والإعفاء.
• تراجع CRA ضريبة الدخل بما يتجاوز كشوف الرواتب، أو لديك سنوات غير مُبلَّغ عنها: راجع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي.
• دفعت لزوجك أو زوجتك أو لأحد أبنائك: راجع دفع أجر لأفراد العائلة.
• يعمل موظفك في كيبك: تتطلب ضريبة الدخل في كيبك وQPP وQPIP حسابات وسدادًا منفصلين لدى Revenu Québec (Revenu Québec)؛ واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتسوية حسابَي كشوف الرواتب معًا.
• لديك تقدير بشأن وضع عامل، أو مبالغ لم تُسدَّد، أو عدة سنوات متأثرة، أو إشعار بمسؤولية مدير: اجمع كل إشعار وقرار وكشف ودفتر كشوف رواتب وعقد مقاول وسجل دفع، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر قبل مواعيد الرد المحددة.