Auditoría de nómina de la CRA y estatus del trabajador

La CRA llamó por un examen de la cuenta de fondos en fideicomiso. ¿Qué sigue?

Un examen de la cuenta de fondos en fideicomiso (trust account) verifica si su empresa declaró los pagos y beneficios, retuvo los montos de nómina requeridos y los remitió. La CRA también puede examinar si las personas a quienes se pagó como contratistas eran empleados. Puede revisar el GST/HST al mismo tiempo; una auditoría más amplia del impuesto sobre la renta sigue un proceso distinto (CRA: exámenes de cuentas de fondos en fideicomiso).

Confirme la identidad de quien llama a través de un número publicado de la CRA antes de compartir registros. Pregunte qué cuenta de nómina, qué períodos y qué temas se revisan, qué registros quiere el funcionario y cuándo vencen. El examen puede hacerse en su lugar de trabajo o mediante el envío de documentos en línea. Si no puede cumplir la fecha indicada, comuníquese pronto con el funcionario asignado para pedir más tiempo. Si usted no entrega los registros solicitados, la CRA puede hacer ajustes con la información que tenga (CRA: proceso de examen).

Al final, el funcionario comenta los resultados. La CRA puede emitir comprobantes T4 corregidos o adicionales, un estado de examen de nómina y, si hay un saldo a pagar, un aviso de determinación (notice of assessment) por separado. Concilie cuanto antes el estado y cualquier determinación aparte. La CRA indica que un monto adeudado en el estado está vencido y es pagadero de inmediato; si no puede pagar todo, pregunte por un acuerdo de pago, sin perder de vista el plazo para apelar cualquier determinación (CRA: resultados del examen).

¿Qué registros de nómina, de contratistas y bancarios debo reunir?

Reúna los registros de las personas y los períodos específicos de la solicitud de la CRA y luego concilie el pago bruto, las retenciones, las remesas y los comprobantes. La CRA señala como posibles registros de examen los libros de nómina, las declaraciones T4 y T4A, los estados de cuenta bancarios, los cheques cancelados, los libros de caja, los libros mayores y los documentos sobre beneficios gravables y otros trabajadores (CRA: libros y registros).

Conserve la carta, la resolución o el aviso de la CRA junto con su conciliación. Si faltan registros, pregunte al funcionario qué sustitutos aceptan, como copias del banco o de un proveedor, en lugar de dejar vacíos sin explicar (CRA: documentos faltantes).

La CRA dice que mi contratista que facturaba era un empleado. ¿Qué debo corregir?

Lea la resolución o los hallazgos del examen para ver el trabajador nombrado, los períodos cubiertos y si el trabajo era cotizable, asegurable o ambos. Una resolución sobre CPP/EI se aplica a períodos específicos; si las condiciones de trabajo cambian después, puede hacer falta otra resolución (CRA: después de una resolución).

Si, por el contrario, una resolución elimina la cobertura del CPP o del EI, corrija los comprobantes y verifique si hay un reembolso. El empleador puede pedir su parte pagada de más en el Form PD24 dentro de los cuatro años siguientes al año del CPP o de los tres años siguientes al año del EI; el trabajador puede reclamar lo que pagó de más en su declaración o pedir una nueva determinación (CRA: después de una resolución; CRA: límites de reembolso).

Reconstruya cada período de pago afectado a partir de los pagos realmente hechos. Calcule las retenciones de nómina y las contribuciones del empleador que correspondan, compárelas con las remesas y los comprobantes ya presentados, y corrija la cuenta de nómina y la declaración del trabajador según indique la CRA. Un funcionario de examen puede agregar o modificar comprobantes T4 y T4A cuando cambia el estatus de un trabajador; entregue al trabajador las copias que envíe la CRA (CRA: resultados del examen). La declaración del propio trabajador también puede requerir una nueva determinación porque los gastos del empleo y del trabajo independiente son distintos (CRA: nuevas determinaciones después de revisiones de nómina).

Si el trabajador tuvo una interrupción de ingresos o Service Canada lo solicita, verifique si debe emitir un Registro de Empleo (ROE). Reconstruya las horas y los ingresos asegurables; un T4 corregido no reemplaza al ROE. Un ROE electrónico normalmente vence dentro de cinco días calendario después del período de pago en que ocurre la interrupción; un ROE en papel vence dentro de cinco días calendario después de la interrupción o de que usted se entere de ella (CRA: plazos del ROE).

Una factura o un contrato que llame trabajador independiente a alguien no define su estatus de empleo. Para saber cómo evaluar una nueva relación de trabajo antes de una resolución, consulte Cómo manejar la nómina.

¿Mi empresa adeudará la parte del trabajador y la del empleador del CPP y del EI?

Si debió retenerse el CPP o el EI y no se hizo, el empleador responde por ambas partes, aunque no pueda recuperar la parte del trabajador. También pueden aplicar multas e intereses. Si aplican el CPP, el EI o ambos depende del trabajador y de la resolución, así que no suponga que todo empleado debe ambos (CRA: omisión de retener).

Hay una excepción limitada cuando una resolución escrita anterior de la CRA dijo que no se requería ninguna retención, el empleador dio información sustancialmente correcta y una apelación posterior revierte esa resolución. Para el período anterior, la sección 21(3) del CPP y la sección 82(5) de la ley del EI protegen al empleador de la parte del trabajador y de los intereses o multas relacionados; su propia parte sigue siendo pagadera sin intereses ni multas.

Si los ingresos cotizables son altos, concilie las contribuciones adicionales del segundo nivel del CPP (CPP2), o las contribuciones equivalentes al QPP en un empleo de Quebec. Cada una tiene una parte del trabajador y otra del empleador (CRA: CPP2; Revenu Québec: QPP).

Para un empleo en Quebec, verifique el QPP en lugar del CPP, la tasa reducida del EI en Quebec, el QPIP y el impuesto sobre la renta de Quebec. Concilie los comprobantes RL-1 y el resumen RL-1 de Revenu Québec, que son separados; después de revisarlos, puede enviar un estado LMU-141, LMU-150 o LMU-142, o una determinación (CRA: empleo en Quebec; Revenu Québec: guía para presentar el RL-1).

El empleador puede recuperar de pagos posteriores la parte del trabajador que se retuvo de menos, sujeto al límite de cada retención posterior y al límite de recuperación de 12 meses. No puede cobrarle al trabajador su propia parte ni reducir la retención del impuesto sobre la renta para cubrir un faltante de CPP/EI. Si el trabajador ya no recibe pagos, esa vía de recuperación puede no estar disponible (CRA: recuperación del CPP y del EI).

La CRA puede cobrar 10% de las retenciones omitidas del CPP, del EI o del impuesto sobre la renta, o 20% por una omisión posterior a sabiendas o con negligencia grave en el mismo año calendario. Las remesas tardías pueden generar 3% con uno a tres días de retraso, 5% con cuatro o cinco días, 7% con seis o siete días y 10% después de siete días o si no se remite nada. Normalmente, la multa se aplica solo al faltante que exceda $500; una omisión posterior a sabiendas o con negligencia grave puede generar 20% sobre todo el faltante (CRA: multas de nómina).

¿Puede la CRA determinar el impuesto sobre la renta que no retuve?

En el caso de un empleado residente común, el impuesto sobre la renta que nunca se retuvo del pago, por lo general, es un impuesto que el trabajador debe liquidar en su declaración, mientras que el empleador puede enfrentar una multa por no retener y los intereses sobre la retención omitida. Avise pronto al trabajador del faltante; el trabajador puede pagarlo al presentar su declaración o pedir retenciones adicionales de pagos posteriores. En cambio, el impuesto sobre la renta que sí retuvo es un monto en fideicomiso que su empresa debe remitir (CRA: omisión de retener y remitir; Income Tax Act, sección 227).

No trate igual todos los casos de retenciones sin pagar. El Income Tax Act, subsección 227(8.4) hace responsable a quien paga del impuesto que no retuvo según la sección 153 de un trabajador no residente. Un criterio de desempate de un tratado puede hacer que un trabajador que de otro modo sería residente de Canadá se considere no residente según la subsección 250(5). Si una determinación incluye el impuesto mismo, verifique la residencia, cualquier exención de retención aprobada, el tipo de pago y el fundamento legal indicado (CRA: empleados no residentes). Las solicitudes de alivio se explican en Multas, intereses y alivio.

Me pagué a mí mismo, a familiares o a trabajadores ocasionales en efectivo. ¿Cambia eso las obligaciones de nómina?

El pago en efectivo no elimina las obligaciones de nómina cuando el pago es un sueldo por empleo. Reconstruya las fechas, los montos, el trabajo realizado y quién recibió cada pago a partir del libro de caja, los retiros y los mensajes; luego verifique el estatus de cada persona y las retenciones que aplicaban. Los exámenes de la CRA buscan expresamente pagos a trabajadores ocasionales y montos fuera del libro de sueldos (CRA: registros del examen).

Si el efectivo fue un sueldo por empleo, concilie con el funcionario las retenciones y las contribuciones del empleador que faltan, confirme si la CRA agregará o modificará comprobantes T4 y entregue a los trabajadores las copias que envíe la CRA (CRA: resultados del examen).

Si usted es propietario único o socio, separe su propio retiro de los sueldos pagados a los trabajadores. La CRA indica que los sueldos o retiros pagados a usted o a sus socios no son deducibles como sueldos de empleados; el CPP o QPP del trabajador independiente se maneja en la declaración del propietario (CRA: retiros y sueldos del propietario).

Si usted es dueño de una corporación, establezca si un retiro fue sueldo, dividendo, préstamo o beneficio para el accionista. Un beneficio para el accionista se declara de forma distinta a un beneficio de empleado y, según la orientación de la CRA, no lleva retenciones de nómina; cambiar la etiqueta después del pago no establece lo que realmente ocurrió (CRA: beneficios para accionistas). El sueldo pagado a un propietario que controla más de 40% de las acciones con voto de la corporación no es asegurable para el EI (CRA: exclusiones de empleo). Los empleados relacionados aún pueden requerir retenciones de CPP y del impuesto sobre la renta, aunque la asegurabilidad del EI puede ser distinta (CRA: empleados familiares). El trabajo ocasional también puede ser cotizable y asegurable; la excepción del empleo ocasional exige un trabajo que sea a la vez ocasional y para un fin ajeno al negocio del empleador (CRA: empleo ocasional). Para saber qué sueldo puede recibir un familiar, consulte Pagar a familiares.

¿Qué beneficios gravables pueden crear una deficiencia de nómina?

Un beneficio gravable omitido puede aumentar los ingresos del T4 y generar retenciones faltantes del impuesto sobre la renta o del CPP. Compare el uso personal de un vehículo del empleador, el estacionamiento, las asignaciones gravables por vehículo, los obsequios, las comidas, la vivienda y los préstamos con intereses bajos con los registros de beneficios y los códigos del T4 (CRA: beneficios y asignaciones gravables; CRA: examen de beneficios).

El tratamiento depende de la forma del beneficio y del motivo por el que se otorgó. Salvo por las opciones de seguridad, si un beneficio gravable en especie es la única remuneración del empleado, no hay un pago del cual retener el impuesto sobre la renta o el CPP, y el empleador no tiene que remitir su parte del CPP. Aun así, el beneficio se incluye en un T4 (CRA: beneficios en especie).

Mi aviso PIER dice que el CPP o el EI de un T4 fue insuficiente. ¿Cómo respondo?

Un PIER compara el CPP y el EI que se requerían sobre los ingresos cotizables o asegurables de cada trabajador con los montos declarados en el T4. Revise los trabajadores nombrados, los ingresos, las casillas de exención y los cálculos frente al libro de nómina. Si hay una diferencia de CPP, verifique cualquier elección del Form CPT30: la firma un empleado de 65 a 69 años que recibe una pensión de jubilación del CPP o del QPP, entrega una copia al empleador y envía el original a la CRA. Surte efecto el primer día del mes siguiente a aquel en que el empleador recibe la copia, no para pagos anteriores. Si la diferencia es del QPP de Quebec, quien recibe una pensión y tiene al menos 65 años pero menos de 73 al cierre del año usa el Form RR-50-V; surte efecto el primer día del mes siguiente a aquel en que el empleador lo recibe. El paquete del PIER pide una respuesta en un plazo de 30 días calendario (CRA: PIER).

Si está de acuerdo y paga el monto exacto antes de la fecha límite del aviso, la CRA indica que no se necesita una respuesta aparte. Si no está de acuerdo, devuelva el PIER con la información corregida y una explicación antes de esa fecha. Si no llega ni una respuesta ni el pago completo, la CRA puede determinar el monto con multas o intereses. No envíe comprobantes T4 modificados por un PIER: la CRA prepara los comprobantes modificados y se los envía a usted para que los entregue al trabajador (CRA: cómo responder a un PIER).

Mi PD4R dice que las retenciones y las remesas del T4 no coinciden. ¿Qué debo conciliar?

Un PD4R compara las remesas anuales con las retenciones declaradas en comprobantes tipo T4. Puede mostrar un débito o un crédito; ninguno prueba automáticamente que los comprobantes sean correctos. Concilie las retenciones de cada período de pago, la parte del empleador del CPP/EI, las fechas de remesa y el número de cuenta con el resumen T4 y el estado de nómina de la CRA (CRA: PD4R).

Usted debe responder al PD4R con una explicación aunque ya haya pedido corregir un comprobante. Responda por el servicio de respuesta a avisos de la CRA o por correo, como indique el aviso. Un débito sin respuesta puede convertirse en una determinación de nómina (CRA: respuesta al PD4R).

¿Puedo apelar una resolución sobre el estatus de trabajador para el CPP/EI y cuándo?

Quien paga y el trabajador pueden apelar cada uno una resolución sobre el CPP/EI dentro de los 90 días siguientes a la notificación. Presente la apelación por la cuenta de negocio o de representante de la CRA, o envíe el Form CPT100 o una apelación escrita según se indique. Conserve la carta de la resolución, la fecha de entrega, los contratos, las facturas y las pruebas de cómo se realizó realmente el trabajo (CRA: apelar una resolución sobre CPP/EI).

Una determinación de nómina es distinta de la resolución. Revise ambos documentos y sus fechas. Apele una determinación de CPP/EI dentro de los 90 días siguientes a recibirla con el Form CPT101 o el servicio de apelación en línea de la CRA. Presente una objeción a una determinación del impuesto sobre la renta con el Form T400A o el servicio de objeciones en línea dentro de los 90 días siguientes a que la CRA la envíe; para una persona física, el plazo es de un año después de la fecha de vencimiento de la declaración si esa fecha es posterior. Una conversación con el funcionario no es una apelación presentada (CRA: disputas de determinaciones de nómina).

Verifique la antigüedad de cada período determinado. La CRA, por lo general, no puede determinar al empleador por el CPP más de cuatro años después de la primera fecha de vencimiento de la contribución, ni por el EI más de tres años después del fin del año en que vencía la prima; la declaración falsa o el fraude eliminan esos límites (Canada Pension Plan, sección 22(3); Employment Insurance Act, sección 85(3)).

¿Puede un director de una corporación responder personalmente por retenciones en la fuente sin pagar?

Sí. Un director que ocupaba el cargo cuando una corporación omitió deducir, retener o remitir los montos de nómina requeridos puede recibir una determinación personal por esos montos, con las multas e intereses que apliquen, según la sección 227.1 del Income Tax Act, la sección 21.1 del Canada Pension Plan o la sección 83 del Employment Insurance Act. La CRA debe demostrar una ejecución infructuosa de la Corte Federal contra la corporación, o un reclamo comprobado dentro de los seis meses siguientes al inicio de la liquidación o a la disolución (lo que ocurra primero), o después de una cesión o una orden de quiebra. Un director puede evitar la responsabilidad si demuestra que actuó con la debida diligencia para prevenir la omisión; la CRA debe actuar dentro de los dos años siguientes a la última vez que la persona dejó de ser director.

Un propietario único adeuda directamente los montos de nómina como empleador según la sección 21 del CPP, la sección 82 de la ley del EI y la sección 153 del Income Tax Act. Los socios generales pueden adeudar personalmente las deudas de la firma contraídas mientras eran socios; por ejemplo, la sección 10 de Ontario y la sección 11 de la Columbia Británica así lo establecen. La responsabilidad en una sociedad en comandita varía según la provincia y el tipo de socio.

Conserve los registros de nómina de la corporación, las pruebas bancarias y de remesas, los registros de la junta directiva y cualquier medida tomada para prevenir o corregir la omisión. Una carta o determinación de responsabilidad del director merece una revisión inmediata, porque la condición de corporación por sí sola no resuelve la cuestión.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses; son montos supuestos, no un cálculo de tasas de nómina. Una empresa fuera de Quebec pagó C$20,000 a un trabajador que facturaba. Una resolución de la CRA dice que el trabajo era cotizable y asegurable. La nómina reconstruida muestra que debieron aplicarse C$1,000 de CPP del empleado, C$1,000 de CPP del empleador, C$300 de EI del empleado y C$420 de EI del empleador. La empresa puede tener que remitir C$2,720 de CPP y EI antes de multas e intereses, aunque el trabajador ya no reciba pagos. Por separado, verifica si el impuesto sobre la renta nunca se retuvo o se retuvo pero no se remitió, y si la CRA emitirá comprobantes T4 corregidos. Si el empleador disputa la resolución, vigila el plazo de apelación de la resolución mientras concilia la determinación.

¿Su caso es distinto?

• Está configurando la nómina o evaluando a un trabajador antes de una resolución: consulte Cómo manejar la nómina.
• No presentó comprobantes T4A o T5018 de contratistas: consulte Declarar pagos a subcontratistas.
• Necesita calcular multas o pedir alivio: consulte Multas, intereses y alivio.
• La CRA revisa el impuesto sobre la renta más allá de la nómina, o tiene años sin declarar: consulte Revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.
• Pagó a un cónyuge o a un hijo: consulte Pagar a familiares.
• Su empleado trabaja en Quebec: el impuesto sobre la renta de Quebec, el QPP y el QPIP implican cálculos y remesas separados de Revenu Québec (Revenu Québec); obtenga ayuda de contabilidad para conciliar ambas cuentas de nómina.
• Tiene una determinación sobre el estatus de un trabajador, remesas omitidas, varios años afectados o un aviso de responsabilidad de director: reúna todos los avisos, resoluciones, comprobantes, libros de nómina, contratos con contratistas y registros de pago, y obtenga ayuda de contabilidad antes de las fechas de respuesta indicadas.