בדיקת שכר של CRA והחלטות על מעמד עובד בקנדה

CRA התקשרה בנוגע לבדיקת חשבון נאמנות. מה קורה עכשיו?

בדיקת חשבון נאמנות בודקת אם העסק שלכם דיווח על שכר והטבות, ניכה את סכומי השכר הנדרשים והעביר אותם. CRA יכולה גם לבדוק אם אנשים ששולם להם כקבלנים היו עובדים. ייתכן שהיא תבדוק באותו זמן גם GST/HST. בדיקת מס הכנסה רחבה יותר מתנהלת בהליך אחר (CRA: בדיקות חשבון נאמנות).

אמתו את זהות המתקשר דרך מספר טלפון של CRA שפורסם, לפני שאתם משתפים רישומים. שאלו איזה חשבון שכר, אילו תקופות ואילו נושאים נבדקים, אילו רישומים הפקיד מבקש ועד מתי. הבדיקה יכולה להתקיים במקום העבודה שלכם או באמצעות הגשת מסמכים מקוונת. אם אינכם יכולים לעמוד במועד שנקבע, פנו מיד לפקיד שמטפל בתיק וביקשו עוד זמן. אם לא תספקו את הרישומים שנתבקשו, CRA עשויה לבצע התאמות לפי המידע שברשותה (CRA: תהליך הבדיקה).

בסיום הבדיקה הפקיד דן איתכם בממצאים. CRA עשויה להנפיק טפסי T4 מתוקנים או נוספים, דוח בדיקת שכר ושומה נפרדת אם יש יתרה לתשלום. ערכו בהקדם התאמה של הדוח ושל כל שומה נפרדת. CRA מציינת שסכום לתשלום בדוח הוא חוב שחלף מועדו וחייב בתשלום מיידי. אם אינכם יכולים לשלם במלואו, שאלו על הסדר תשלומים, ובמקביל עקבו אחרי מועד הערעור על השומה (CRA: תוצאות הבדיקה).

אילו רישומי שכר, קבלנים ובנק כדאי לאסוף?

אספו רישומים לגבי האנשים והתקופות המפורטים בבקשה של CRA, ואז ערכו התאמה בין שכר ברוטו, ניכויים, העברות לרשות המסים וטפסים. CRA מציינת כרישומים אפשריים לבדיקה יומני שכר, דוחות T4 ו-T4A, דפי חשבון בנק, המחאות שבוטלו, יומני מזומן, ספרי חשבונות ראשיים ומסמכים על הטבות חייבות במס ועל עובדים אחרים (CRA: ספרים ורישומים).

שמרו את המכתב, ההחלטה או ההודעה מ-CRA לצד ההתאמות שלכם. אם חסרים רישומים, שאלו את הפקיד אילו תחליפים מקובלים, כמו העתקים מהבנק או מספק, במקום להשאיר פערים ללא הסבר (CRA: מסמכים חסרים).

CRA אומרת שהקבלן ששלח לי חשבוניות היה עובד. מה עליי לתקן?

קראו את ההחלטה או את ממצאי הבדיקה לגבי העובד הנקוב, התקופות שהם מכסים, ואם העבודה הייתה מזכה בפנסיה, מבוטחת או שניהם. החלטה בנושא CPP/EI חלה על תקופות מסוימות. אם תנאי העבודה משתנים מאוחר יותר, ייתכן שתידרש החלטה נוספת (CRA: אחרי החלטה).

אם ההחלטה קובעת במקום זאת שאין כיסוי CPP או EI, תקנו את הטפסים ובדקו אם מגיע החזר. המעסיק יכול לבקש את חלקו ששולם ביתר בטופס PD24 בתוך ארבע שנים אחרי שנת ה-CPP או שלוש שנים אחרי שנת ה-EI. העובד יכול לתבוע את התשלום ביתר שלו בדוח המס או לבקש שומה מחדש (CRA: אחרי החלטה, CRA: מגבלות החזר).

בנו מחדש כל תקופת שכר מושפעת מהתשלומים שבוצעו בפועל. חשבו את ניכויי השכר ואת הפרשות המעסיק שחלות, השוו אותם להעברות ולטפסים שכבר הוגשו, ותקנו את חשבון השכר ואת הדיווח על העובד לפי הוראות CRA. פקיד בדיקה רשאי להוסיף או לתקן טפסי T4 ו-T4A כשמעמד העובד משתנה. מסרו לעובד את ההעתקים ש-CRA שולחת (CRA: תוצאות הבדיקה). ייתכן שגם הדוח האישי של העובד יצטרך שומה מחדש, כי הוצאות של עובד והוצאות של עצמאי שונות (CRA: שומות מחדש אחרי בדיקות שכר).

אם הייתה לעובד הפסקה בהשתכרות או ש-Service Canada מבקשת זאת, בדקו אם עליכם להנפיק אישור העסקה (ROE). שחזרו שעות והכנסה מבוטחות. טופס T4 מתוקן אינו מחליף ROE. ROE אלקטרוני נדרש בדרך כלל תוך חמישה ימים קלנדריים אחרי תקופת השכר שבה הייתה ההפסקה. ROE בנייר נדרש תוך חמישה ימים קלנדריים מההפסקה או מהרגע שנודע לכם עליה (CRA: מועדי ROE).

חשבונית או חוזה שקוראים לאדם עצמאי אינם מכריעים את מעמד ההעסקה. כדי לבחון יחסי עבודה חדשים לפני החלטה, ראו הפעלת שכר.

האם העסק שלי יהיה חייב גם בחלק של העובד וגם בחלק של המעסיק ב-CPP וב-EI?

אם היה צריך לנכות CPP או EI ולא נוכה, המעסיק אחראי לשני החלקים, גם אם אינו יכול לגבות את חלק העובד. ייתכנו גם קנסות וריבית. האם חל CPP, EI או שניהם תלוי בעובד ובהחלטה, ולכן אין להניח שכל עובד חייב בשניהם (CRA: אי-ניכוי).

יש חריג צר כאשר החלטה כתובה קודמת של CRA קבעה שלא נדרש ניכוי, המעסיק מסר מידע נכון בעיקרו, וערעור מאוחר יותר הפך את ההחלטה. לגבי התקופה הקודמת, סעיף 21(3) ל-CPP וסעיף 82(5) ל-EI מגנים על המעסיק מפני חלק העובד ומפני ריבית וקנסות הקשורים אליו. החלק של המעסיק עצמו נשאר לתשלום ללא ריבית וללא קנסות.

בהכנסה גבוהה המזכה בפנסיה, ערכו התאמה להפרשות ה-CPP הנוספות השניות (CPP2), או להפרשות ה-QPP המקבילים בהעסקה בקוויבק. בכל אחד יש חלק של העובד וחלק של המעסיק (CRA: CPP2, Revenu Québec: QPP).

בהעסקה בקוויבק, בדקו QPP במקום CPP, את שיעור ה-EI המופחת של קוויבק, QPIP ומס הכנסה של קוויבק. ערכו התאמה בין טפסי RL-1 לסיכום RL-1, שמוגשים בנפרד ל-Revenu Québec. אחרי שהיא בודקת אותם, היא עשויה לשלוח דוח LMU-141, LMU-150 או LMU-142 או שומה (CRA: העסקה בקוויבק, Revenu Québec: מדריך להגשת RL-1).

המעסיק יכול לגבות את חלק העובד שנוכה בחסר מתשלומי שכר מאוחרים יותר, בכפוף למגבלה על כל ניכוי מאוחר ולמגבלת ההחזר של 12 חודשים. הוא אינו יכול לגבות את חלקו שלו מהעובד, ואינו יכול להפחית ניכוי מס הכנסה במקור כדי לכסות חסר ב-CPP או ב-EI. אם העובד כבר אינו מקבל שכר, ייתכן שדרך הגבייה הזאת אינה זמינה (CRA: גבייה של CPP ו-EI).

CRA יכולה להטיל 10% מניכויי CPP, EI או מס הכנסה שלא נוכו, או 20% על אי-ניכוי מאוחר יותר ביודעין או ברשלנות חמורה באותה שנה קלנדרית. העברה מאוחרת לרשות המסים עלולה לגרור 3% באיחור של יום עד שלושה ימים, 5% בארבעה או חמישה ימים, 7% בשישה או שבעה ימים, ו-10% אחרי שבעה ימים או כשלא בוצעה העברה. בדרך כלל הקנס חל רק על החסר שמעל $500. אי-העברה מאוחרת יותר ביודעין או ברשלנות חמורה יכולה לגרור 20% על כל החסר (CRA: קנסות שכר).

האם CRA יכולה להוציא שומה על מס הכנסה שלא ניכיתי?

לגבי עובד רגיל שהוא תושב קנדה, מס הכנסה שלא נוכה מהשכר הוא בדרך כלל מס שהעובד צריך להסדיר בדוח המס שלו, והמעסיק עלול להיות חייב בקנס אי-ניכוי ובריבית על הניכוי החסר. הודיעו לעובד על החסר בהקדם. העובד רשאי לשלם אותו בהגשת הדוח או לבקש ניכויים נוספים משכר עתידי. לעומת זאת, מס הכנסה שנוכה בפועל הוא סכום נאמנות שהעסק שלכם חייב להעביר (CRA: אי-ניכוי ואי-העברה, Income Tax Act, סעיף 227).

אל תתייחסו באותו אופן לכל מקרה של ניכוי במקור שלא בוצע. Income Tax Act, סעיף קטן 227(8.4) מטיל על משלם אחריות למס שלא ניכה לפי סעיף 153 מעובד שאינו תושב קנדה. כלל הכרעה באמנת מס יכול להפוך עובד שאחרת היה תושב קנדה לתושב חוץ לכאורה לפי סעיף קטן 250(5). אם השומה כוללת את המס עצמו, בדקו תושבות, ויתור מאושר על ניכוי במקור, סוג התשלום והבסיס המשפטי שצוין (CRA: עובדים שאינם תושבי קנדה). בקשות להקלה מוסברות בקנסות, ריבית והקלות.

שילמתי במזומן לעצמי, לבני משפחה או לעובדים מזדמנים. האם זה משנה את חובות השכר?

תשלום במזומן אינו מבטל חובות שכר כשהתשלום הוא שכר עבודה. שחזרו תאריכים, סכומים, עבודה שבוצעה ומקבלים מתוך יומן המזומן, משיכות והודעות. אחר כך בדקו את מעמדו של כל אדם ואת הניכויים שחלו. בדיקות של CRA מחפשות במפורש תשלומים לעובדים מזדמנים וסכומים מחוץ ליומן השכר (CRA: רישומי בדיקה).

אם המזומן היה שכר עבודה, סגרו מול הפקיד את הפער בניכויים ובהפרשות המעסיק החסרים, בררו אם CRA תוסיף או תתקן טפסי T4, ומסרו לעובדים את ההעתקים ש-CRA שולחת (CRA: תוצאות הבדיקה).

אם אתם בעלי עסק יחידני או שותפים, הפרידו בין המשיכה שלכם לבין שכר שמשולם לעובדים. CRA אומרת שמשכורות או משיכות שמשולמות לכם או לשותפים שלכם אינן ניתנות לניכוי כשכר עובדים. CPP או QPP של עצמאים מטופל בדוח המס של הבעלים (CRA: משיכות ושכר של בעלים).

אם הבעלים פועל דרך חברה, קבעו אם משיכה הייתה משכורת, דיבידנד, הלוואה או הטבה לבעל מניות. הטבה לבעל מניות מדווחת אחרת מהטבה לעובד, ולפי ההנחיות של CRA אין עליה ניכוי שכר. שינוי התווית אחרי התשלום אינו קובע מה קרה בפועל (CRA: הטבות לבעלי מניות). משכורת שמשולמת לבעלים ששולט ביותר מ-40% מזכויות ההצבעה של החברה אינה מבוטחת ב-EI (CRA: החרגות מהעסקה). עובדים קרובי משפחה עדיין עשויים להצריך ניכוי CPP ומס הכנסה, אף שהזכאות לביטוח EI יכולה להיות שונה (CRA: עובדים בני משפחה). גם עבודה מזדמנת יכולה להיות מזכה בפנסיה ומבוטחת. החריג להעסקה מזדמנת דורש עבודה שהיא גם מזדמנת וגם למטרה שמחוץ למסחר או לעסק של המעסיק (CRA: העסקה מזדמנת). לשאלה איזה שכר מותר לשלם לבן משפחה, ראו תשלום לבני משפחה.

אילו הטבות חייבות במס יכולות ליצור חסר בשכר?

הטבה חייבת במס שהושמטה יכולה להגדיל את ההכנסה ב-T4 וליצור ניכויי מס הכנסה או CPP חסרים. בדקו שימוש אישי ברכב של המעסיק, חניה, תשלומי רכב חייבים במס, מתנות, ארוחות, דיור והלוואות בריבית נמוכה מול רישומי ההטבות וקודי T4 (CRA: הטבות ותשלומים חייבים במס, CRA: בדיקת הטבות).

הטיפול תלוי בצורת ההטבה ובסיבה שניתנה. מלבד אופציות על ניירות ערך (security options), אם הטבה חייבת במס שאינה במזומן היא התמורה היחידה של העובד, אין שכר שממנו אפשר לנכות מס הכנסה או CPP, והמעסיק אינו חייב להעביר את חלקו ב-CPP. ההטבה עדיין נרשמת בטופס T4 (CRA: הטבות שאינן במזומן).

הודעת PIER אומרת שחסר CPP או EI בטופס T4. איך מגיבים?

PIER משווה את ה-CPP ואת ה-EI הנדרשים על ההכנסה המזכה בפנסיה או המבוטחת של כל עובד לסכומים שדווחו ב-T4. עברו על העובדים הנקובים, על ההכנסה, על תיבות הפטור ועל החישובים מול ספר השכר. אם יש פער ב-CPP, בדקו אם יש בחירה בטופס CPT30. עובד בגיל 65 עד 69 שמקבל קצבת פרישה מ-CPP או מ-QPP חותם עליו, נותן למעסיק עותק ושולח את המקור ל-CRA. הבחירה נכנסת לתוקף ביום הראשון של החודש שאחרי שהמעסיק מקבל את העותק, ולא לגבי שכר קודם. לגבי פער נפרד ב-QPP בקוויבק, מקבל קצבה בן 65 לפחות ופחות מ-73 בסוף השנה משתמש בטופס RR-50-V. הוא נכנס לתוקף ביום הראשון של החודש שאחרי שהמעסיק מקבל אותו. חבילת ה-PIER מבקשת מענה בתוך 30 ימים קלנדריים (CRA: PIER).

אם אתם מסכימים ומשלמים את הסכום המדויק עד המועד שבהודעה, CRA אומרת שאין צורך במענה נפרד. אם אינכם מסכימים, החזירו את ה-PIER עם מידע מתוקן והסבר עד אותו מועד. אם לא מתקבלים מענה או תשלום מלא, CRA עשויה להוציא שומה על הסכום עם קנסות או ריבית. אל תשלחו טפסי T4 מתוקנים בעקבות PIER: CRA מכינה טפסים מתוקנים ושולחת אותם אליכם כדי שתמסרו אותם לעובד (CRA: מענה ל-PIER).

הודעת PD4R אומרת שניכויי T4 והעברות שונים. אילו נתונים צריך ליישב?

PD4R משווה העברות שנתיות לניכויים שדווחו בטפסים מסוג T4. היא יכולה להראות יתרת חובה או יתרת זכות. אף אחד מהם אינו מוכיח אוטומטית שהטפסים נכונים. ערכו התאמה בין הניכויים של כל תקופת שכר, חלק המעסיק ב-CPP וב-EI, מועדי ההעברות ומספר החשבון לבין סיכום ה-T4 ודוח השכר של CRA (CRA: PD4R).

עליכם להשיב ל-PD4R עם הסבר גם אם כבר ביקשתם תיקון טופס. השיבו דרך שירות המענה להודעות של CRA או בדואר, לפי הוראות ההודעה. חוב ללא מענה עלול להפוך לשומת שכר (CRA: מענה ל-PD4R).

האם אפשר לערער על החלטה בנושא מעמד עובד ב-CPP/EI, ומתי?

המשלם והעובד יכולים כל אחד לערער על החלטה בנושא CPP/EI בתוך 90 יום מהודעה עליה. הגישו דרך חשבון העסק או חשבון הנציג של CRA, או שלחו טופס CPT100 או ערעור בכתב לפי ההוראות. שמרו את מכתב ההחלטה, תאריך המסירה, חוזים, חשבוניות וראיות לאופן שבו העבודה בוצעה בפועל (CRA: ערעור על החלטה בנושא CPP/EI).

שומת שכר נפרדת מההחלטה. בדקו את שני המסמכים ואת התאריכים שלהם. ערערו על שומת CPP/EI בתוך 90 יום מקבלתה באמצעות טופס CPT101 או שירות הערעורים המקוון של CRA. הגישו התנגדות לשומת מס הכנסה באמצעות טופס T400A או שירות ההתנגדות המקוון בתוך 90 יום מהמועד ש-CRA שולחת אותה. ליחיד, המועד הוא שנה אחרי המועד האחרון להגשת הדוח, אם הוא מאוחר יותר. שיחה עם הפקיד אינה ערעור שהוגש (CRA: הליכי ערעור על שומת שכר).

בדקו מה גילה של כל תקופה שנבדקה. CRA אינה יכולה בדרך כלל להוציא למעסיק שומה ל-CPP יותר מארבע שנים אחרי מועד התשלום המוקדם ביותר, או ל-EI יותר משלוש שנים אחרי סוף השנה שבה היו אמורים להשתלם דמי הביטוח. מצג שווא או הונאה מסירים את המגבלות האלה (Canada Pension Plan, סעיף 22(3), Employment Insurance Act, סעיף 85(3)).

האם דירקטור בחברה יכול לשאת באחריות אישית בניכויים במקור שלא שולמו?

כן. דירקטור שכיהן כשהחברה לא ניכתה, לא עיכבה במקור או לא העבירה סכומי שכר נדרשים עלול לקבל שומה אישית, בתוספת קנסות וריבית, לפי סעיף 227.1 ל-Income Tax Act, סעיף 21.1 ל-Canada Pension Plan או סעיף 83 ל-Employment Insurance Act. על CRA להוכיח הוצאה לפועל של בית המשפט הפדרלי נגד החברה שלא נפרעה, או תביעה שהוכחה בתוך שישה חודשים אחרי תחילת פירוק או התפרקות (המוקדם מביניהם), או אחרי הסבת נכסים לצורכי פשיטת רגל או צו פשיטת רגל. דירקטור יכול להימנע מאחריות אם יראה שפעל בשקידה סבירה כדי למנוע את הכשל. על CRA לפעול תוך שנתיים מהמועד האחרון שבו האדם חדל להיות דירקטור.

בעל עסק יחידני חב ישירות בסכומי שכר כמעסיק לפי סעיף 21 ל-CPP, סעיף 82 ל-EI וסעיף 153 ל-Income Tax Act. שותפים כלליים יכולים לשאת אישית בחובות של השותפות שנוצרו בזמן שהיו שותפים. לדוגמה, סעיף 10 באונטריו וסעיף 11 בקולומביה הבריטית קובעים זאת. האחריות בשותפות מוגבלת משתנה לפי פרובינציה וסוג השותף.

שמרו את רישומי השכר של החברה, ראיות מהבנק ומההעברות, רישומי הדירקטוריון וכל צעד שננקט כדי למנוע או לתקן את הכשל. מכתב על אחריות דירקטורים או שומה מצדיקים בדיקה מהירה, כי מעמד של חברה לבדו אינו מכריע בשאלה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים בלבד. אלה סכומים משוערים ולא חישוב של שיעורי שכר. עסק מחוץ לקוויבק שילם C$20,000 לעובד ששלח חשבוניות. החלטה של CRA קובעת שהעבודה הייתה גם מזכה בפנסיה וגם מבוטחת. שחזור השכר מראה שהיו אמורים לחול C$1,000 של CPP עובד, C$1,000 של CPP מעסיק, C$300 של EI עובד ו-C$420 של EI מעסיק. ייתכן שהעסק יצטרך להעביר C$2,720 של CPP ו-EI לפני קנסות וריבית, גם אם העובד כבר אינו מקבל שכר. הוא בודק בנפרד אם מס הכנסה לא נוכה כלל או נוכה ולא הועבר, ואם CRA תנפיק טפסי T4 מתוקנים. אם המעסיק חולק על ההחלטה, הוא עוקב אחרי מועד הערעור על ההחלטה בזמן שהוא מיישב את השומה.

המצב שלכם שונה?

• אתם מקימים מערך שכר או בוחנים עובד לפני החלטה: ראו הפעלת שכר.
• החמצתם טפסי T4A או T5018 לקבלנים: ראו דיווח על תשלומים לקבלני משנה.
• אתם צריכים חישובי קנסות או הקלה: ראו קנסות, ריבית והקלות.
• CRA בודקת מס הכנסה מעבר לשכר, או שיש לכם שנים שלא דווחו: ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.
• שילמתם לבן או בת זוג או לילד: ראו תשלום לבני משפחה.
• העובד שלכם מתייצב לעבודה בקוויבק: מס הכנסה של קוויבק, QPP ו-QPIP כרוכים בחישובים ובהעברות נפרדים של Revenu Québec (Revenu Québec). קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי ליישב בין שני חשבונות השכר.
• יש לכם שומה בנושא מעמד עובד, העברות שהוחמצו, כמה שנים מושפעות או הודעה על אחריות דירקטורים: אספו כל הודעה, החלטה, טופס, ספר שכר, הסכם קבלן ורישום תשלום, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני מועדי המענה שנקבעו.