CRA kiểm tra bảng lương và xác định tình trạng lao động

CRA gọi điện về việc kiểm tra tài khoản ủy thác. Bước tiếp theo là gì?

Cuộc kiểm tra tài khoản ủy thác xem doanh nghiệp của bạn có khai tiền lương và phúc lợi, khấu trừ đúng các khoản tiền lương bắt buộc và nộp chúng hay không. CRA cũng có thể xem xét liệu những người được trả như nhà thầu có thực chất là nhân viên hay không. CRA có thể rà soát GST/HST cùng lúc. Một cuộc kiểm tra thuế thu nhập rộng hơn đi theo quy trình khác (CRA: kiểm tra tài khoản ủy thác).

Hãy xác nhận danh tính người gọi qua một số điện thoại do CRA công bố trước khi chia sẻ hồ sơ. Hỏi cuộc kiểm tra áp dụng cho tài khoản thuế lương nào, các kỳ nào và vấn đề nào, viên chức muốn xem hồ sơ gì và khi nào đến hạn. Cuộc kiểm tra có thể diễn ra tại nơi làm việc của bạn hoặc qua việc nộp tài liệu trực tuyến. Nếu bạn không thể đáp ứng ngày được nêu, hãy liên hệ ngay viên chức phụ trách để xin thêm thời gian. Nếu bạn không cung cấp hồ sơ được yêu cầu, CRA có thể điều chỉnh dựa trên thông tin họ đang có (CRA: quy trình kiểm tra).

Khi kết thúc, viên chức sẽ thảo luận các phát hiện. CRA có thể cấp chứng từ T4 đã sửa hoặc bổ sung, bảng kê kết quả kiểm tra bảng lương, và một thông báo ấn định thuế (notice of assessment) riêng nếu còn số tiền phải nộp. Hãy đối chiếu ngay bảng kê và mọi thông báo ấn định riêng. CRA cho biết số tiền còn nợ trên bảng kê đã quá hạn và phải nộp ngay. Nếu bạn không thể trả đủ, hãy hỏi về thỏa thuận thanh toán, đồng thời theo dõi hạn khiếu nại thông báo ấn định thuế (CRA: kết quả kiểm tra).

Tôi nên thu thập hồ sơ bảng lương, nhà thầu và ngân hàng nào?

Hãy thu thập hồ sơ của đúng những người và các kỳ có trong yêu cầu của CRA, rồi đối chiếu tổng tiền lương, các khoản khấu trừ, các khoản đã nộp và chứng từ. CRA nêu các hồ sơ có thể bị kiểm tra gồm sổ lương, tờ khai T4 và T4A, sao kê ngân hàng, séc đã hủy, sổ tiền mặt, sổ cái, và tài liệu về lợi ích chịu thuế cũng như những người lao động khác (CRA: sổ sách và hồ sơ).

Hãy giữ thư, quyết định xác nhận (ruling) hoặc thông báo của CRA bên cạnh bản đối chiếu của bạn. Nếu thiếu hồ sơ, hãy hỏi viên chức về các giấy tờ thay thế có thể chấp nhận, như bản sao từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp, thay vì để lại những khoảng trống không giải thích được (CRA: tài liệu còn thiếu).

CRA nói nhà thầu xuất hóa đơn của tôi là nhân viên. Tôi phải sửa những gì?

Hãy đọc quyết định xác nhận hoặc kết quả kiểm tra về người lao động được nêu tên, các kỳ được áp dụng, và công việc đó thuộc diện đóng hưu trí, được bảo hiểm, hay cả hai. Một quyết định xác nhận về CPP/EI áp dụng cho các kỳ nhất định. Nếu điều kiện làm việc sau này thay đổi, có thể cần một quyết định xác nhận khác (CRA: sau quyết định xác nhận).

Nếu một quyết định xác nhận ngược lại loại bỏ diện CPP hoặc EI, hãy sửa chứng từ và kiểm tra xem có được hoàn tiền không. Người sử dụng lao động có thể yêu cầu hoàn phần đóng thừa của mình trên Form PD24 trong vòng bốn năm sau năm CPP hoặc ba năm sau năm EI. Người lao động có thể xin hoàn phần đóng thừa của mình trên tờ khai hoặc yêu cầu ấn định lại (CRA: sau quyết định xác nhận; CRA: giới hạn hoàn tiền).

Hãy dựng lại từng kỳ lương bị ảnh hưởng từ các khoản đã thực sự trả. Tính các khoản khấu trừ tiền lương và đóng góp của người sử dụng lao động cần áp dụng, so sánh với các khoản đã nộp và chứng từ đã khai, rồi sửa tài khoản thuế lương và báo cáo về người lao động theo hướng dẫn của CRA. Viên chức kiểm tra có thể bổ sung hoặc sửa chứng từ T4 và T4A khi tình trạng của người lao động thay đổi. Hãy đưa cho người lao động các bản sao CRA gửi (CRA: kết quả kiểm tra). Tờ khai của chính người lao động cũng có thể cần được ấn định lại vì chi phí của nhân viên và của người tự kinh doanh khác nhau (CRA: ấn định lại sau khi rà soát bảng lương).

Nếu người lao động bị gián đoạn thu nhập hoặc Service Canada yêu cầu, hãy kiểm tra xem bạn có phải cấp bảng ghi nhận việc làm (ROE) hay không. Hãy dựng lại số giờ và thu nhập được bảo hiểm. T4 đã sửa không thay thế được ROE. ROE điện tử thường đến hạn trong vòng năm ngày theo lịch sau kỳ lương có gián đoạn. ROE giấy đến hạn trong vòng năm ngày theo lịch kể từ khi gián đoạn xảy ra hoặc kể từ khi bạn biết (CRA: thời hạn ROE).

Hóa đơn hay hợp đồng ghi một người là tự kinh doanh không quyết định tình trạng việc làm. Về cách đánh giá một mối quan hệ làm việc mới trước khi có quyết định xác nhận, xem chạy bảng lương.

Doanh nghiệp tôi có phải nộp cả phần CPP và EI của người lao động lẫn của người sử dụng lao động không?

Nếu CPP hoặc EI lẽ ra phải được khấu trừ nhưng không được khấu trừ, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm cả hai phần, kể cả khi không thể thu lại phần của người lao động. Tiền phạt và tiền lãi cũng có thể áp dụng. CPP, EI hay cả hai áp dụng còn tùy vào người lao động và quyết định xác nhận, vì vậy đừng cho rằng mọi nhân viên đều phải đóng cả hai (CRA: không khấu trừ).

Có một ngoại lệ hẹp khi một quyết định xác nhận bằng văn bản trước đó của CRA nói không cần khấu trừ, người sử dụng lao động đã cung cấp thông tin đúng về cơ bản, và một khiếu nại sau đó đảo ngược quyết định xác nhận ấy. Với kỳ trước đó, section 21(3) của CPP và section 82(5) của EI bảo vệ người sử dụng lao động khỏi phần của người lao động cùng tiền lãi hoặc tiền phạt liên quan. Phần của chính người sử dụng lao động vẫn phải nộp nhưng không bị tính lãi hay phạt.

Với thu nhập đóng hưu trí cao, hãy đối chiếu các khoản đóng góp CPP bổ sung thứ hai (CPP2), hoặc các khoản đóng góp QPP tương ứng đối với việc làm tại Quebec. Mỗi loại đều có phần của người lao động và phần của người sử dụng lao động (CRA: CPP2; Revenu Québec: QPP).

Với việc làm tại Quebec, hãy kiểm tra QPP thay cho CPP, mức EI thấp hơn của Quebec, QPIP và thuế thu nhập Quebec. Hãy đối chiếu các chứng từ RL-1 và tờ tổng hợp RL-1 riêng của Revenu Québec. Sau khi rà soát, Revenu Québec có thể gửi bảng kê LMU-141, LMU-150 hoặc LMU-142, hoặc một thông báo ấn định (CRA: việc làm tại Quebec; Revenu Québec: hướng dẫn nộp RL-1).

Người sử dụng lao động có thể thu lại phần của người lao động bị khấu trừ thiếu từ các kỳ lương sau, theo giới hạn cho mỗi lần khấu trừ sau đó và giới hạn thu hồi 12 tháng. Người sử dụng lao động không thể lấy phần của chính mình từ người lao động, hay giảm khoản khấu trừ thuế thu nhập để bù chỗ thiếu CPP/EI. Nếu người lao động không còn nhận lương, cách thu hồi này có thể không dùng được (CRA: thu hồi CPP và EI).

CRA có thể phạt 10% số tiền CPP, EI hoặc thuế thu nhập không khấu trừ, hoặc 20% đối với một lần không khấu trừ sau đó do cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng trong cùng năm dương lịch. Nộp trễ có thể bị phạt 3% nếu trễ một đến ba ngày, 5% nếu trễ bốn hoặc năm ngày, 7% nếu trễ sáu hoặc bảy ngày, và 10% sau bảy ngày hoặc khi không nộp. Thông thường, tiền phạt chỉ áp dụng cho phần thiếu vượt quá $500. Một lần không nộp sau đó do cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng có thể bị phạt 20% trên toàn bộ phần thiếu (CRA: tiền phạt về bảng lương).

CRA có thể ấn định thuế thu nhập mà tôi không khấu trừ không?

Với một nhân viên cư trú thông thường, thuế thu nhập chưa bao giờ được khấu trừ từ tiền lương nhìn chung là khoản thuế người lao động phải tự giải quyết trên tờ khai của họ. Còn người sử dụng lao động có thể bị phạt vì không khấu trừ và bị tính lãi trên khoản khấu trừ bị thiếu. Hãy báo ngay cho người lao động về chỗ thiếu. Họ có thể nộp khi khai thuế hoặc yêu cầu khấu trừ thêm từ các kỳ lương sau. Ngược lại, thuế thu nhập bạn thực sự đã khấu trừ là khoản tiền ủy thác mà doanh nghiệp phải nộp (CRA: không khấu trừ và không nộp; Income Tax Act, section 227).

Đừng xử lý mọi trường hợp khấu trừ chưa nộp như nhau. Income Tax Act, khoản 227(8.4) quy định bên trả tiền phải chịu trách nhiệm về khoản thuế đã không khấu trừ theo section 153 từ một người lao động không cư trú. Quy tắc phân định cư trú theo hiệp định thuế có thể khiến một người lao động vốn là người cư trú Canada bị coi là người không cư trú theo khoản 250(5). Nếu một thông báo ấn định bao gồm chính khoản thuế đó, hãy kiểm tra nơi cư trú, mọi giấy miễn khấu trừ đã được phê duyệt, loại khoản trả và căn cứ pháp lý được nêu (CRA: nhân viên không cư trú). Các yêu cầu miễn giảm được trình bày trong tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.

Tôi đã trả tiền mặt cho chính mình, người nhà hoặc người làm thời vụ. Điều đó có thay đổi nghĩa vụ về bảng lương không?

Trả bằng tiền mặt không loại bỏ nghĩa vụ về bảng lương khi khoản trả là tiền lương cho việc làm. Hãy dựng lại ngày, số tiền, công việc đã làm và người nhận từ sổ tiền mặt, các lần rút tiền và tin nhắn. Sau đó kiểm tra tình trạng của từng người và các khoản khấu trừ áp dụng. Các cuộc kiểm tra của CRA đặc biệt tìm tiền công trả cho người làm thời vụ và các khoản nằm ngoài sổ lương (CRA: hồ sơ kiểm tra).

Nếu tiền mặt là tiền lương cho việc làm, hãy đối chiếu với viên chức các khoản khấu trừ và đóng góp của người sử dụng lao động còn thiếu, xác nhận xem CRA có bổ sung hoặc sửa chứng từ T4 hay không, và đưa cho người lao động các bản sao CRA gửi (CRA: kết quả kiểm tra).

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh, hãy tách khoản bạn tự rút ra khỏi tiền lương trả cho người lao động. CRA cho biết tiền lương hoặc khoản rút trả cho bạn hoặc các thành viên hợp danh không được khấu trừ như tiền lương nhân viên. CPP hoặc QPP của người tự kinh doanh được xử lý qua tờ khai của chủ sở hữu (CRA: khoản chủ sở hữu rút và tiền lương).

Với chủ sở hữu có lập công ty, hãy xác định khoản rút là tiền lương, cổ tức, khoản vay hay lợi ích của cổ đông. Lợi ích của cổ đông được khai khác với lợi ích của nhân viên và theo hướng dẫn của CRA không kéo theo khấu trừ tiền lương. Đổi nhãn sau khi đã trả không chứng minh được điều thực sự đã xảy ra (CRA: lợi ích của cổ đông). Tiền lương trả cho chủ sở hữu kiểm soát hơn 40% số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty không thuộc diện được bảo hiểm EI (CRA: các trường hợp loại trừ). Nhân viên là người nhà vẫn có thể cần khấu trừ CPP và thuế thu nhập, dù diện được bảo hiểm EI có thể khác (CRA: nhân viên là người nhà). Việc làm thời vụ cũng có thể thuộc diện đóng hưu trí và được bảo hiểm. Ngoại lệ việc làm thời vụ đòi hỏi công việc vừa mang tính thời vụ vừa phục vụ mục đích nằm ngoài hoạt động kinh doanh của người sử dụng lao động (CRA: việc làm thời vụ). Về mức lương người nhà có thể nhận, xem trả lương cho thành viên gia đình.

Những lợi ích chịu thuế nào có thể gây thiếu sót về bảng lương?

Một lợi ích chịu thuế bị bỏ sót có thể làm tăng thu nhập trên T4 và gây thiếu khoản khấu trừ thuế thu nhập hoặc CPP. Hãy đối chiếu việc dùng xe của người sử dụng lao động cho mục đích cá nhân, chỗ đậu xe, phụ cấp xe chịu thuế, quà tặng, bữa ăn, nhà ở và các khoản vay lãi suất thấp với hồ sơ lợi ích và mã T4 (CRA: lợi ích và phụ cấp chịu thuế; CRA: kiểm tra lợi ích).

Cách xử lý phụ thuộc vào hình thức của lợi ích và lý do cung cấp. Trừ quyền chọn mua chứng khoán (security options), nếu lợi ích chịu thuế không phải tiền mặt là khoản thù lao duy nhất của nhân viên, thì không có khoản tiền lương nào để khấu trừ thuế thu nhập hoặc CPP, và người sử dụng lao động không cần nộp phần CPP của mình. Lợi ích vẫn phải ghi trên T4 (CRA: lợi ích không phải tiền mặt).

Thông báo PIER cho biết CPP hoặc EI trên T4 bị thiếu. Tôi trả lời thế nào?

PIER so sánh CPP và EI bắt buộc trên thu nhập thuộc diện đóng hưu trí hoặc được bảo hiểm của từng người lao động với số tiền đã khai trên T4. Hãy đối chiếu những người lao động được nêu tên, thu nhập, các ô miễn trừ và cách tính với sổ lương. Nếu thiếu CPP, hãy kiểm tra mọi lựa chọn trên Form CPT30. Nhân viên từ 65 đến 69 tuổi đang nhận lương hưu CPP hoặc QPP ký biểu mẫu này, đưa cho người sử dụng lao động một bản sao và gửi bản gốc cho CRA. Lựa chọn có hiệu lực từ ngày đầu tiên của tháng sau khi người sử dụng lao động nhận được bản sao, không áp dụng cho kỳ lương trước đó. Với khoản thiếu QPP riêng của Quebec, người nhận lương hưu từ đủ 65 tuổi đến dưới 73 tuổi vào cuối năm dùng Form RR-50-V. Lựa chọn này có hiệu lực từ ngày đầu tiên của tháng sau khi người sử dụng lao động nhận được. Bộ hồ sơ PIER yêu cầu trả lời trong vòng 30 ngày theo lịch (CRA: PIER).

Nếu bạn đồng ý và nộp đúng số tiền trước hạn trên thông báo, CRA cho biết không cần trả lời riêng. Nếu bạn không đồng ý, hãy gửi lại PIER kèm thông tin đã sửa và lời giải thích trước ngày đó. Nếu không có phản hồi hay khoản thanh toán đầy đủ nào, CRA có thể ấn định số tiền cùng tiền phạt hoặc tiền lãi. Đừng gửi chứng từ T4 sửa đổi cho PIER: CRA sẽ lập các chứng từ sửa đổi và gửi cho bạn để đưa cho người lao động (CRA: trả lời PIER).

Thông báo PD4R cho biết các khoản khấu trừ và khoản đã nộp trên T4 khác nhau. Tôi đối chiếu những gì?

PD4R so sánh các khoản đã nộp trong năm với các khoản khấu trừ được khai trên chứng từ loại T4. Thông báo có thể cho thấy số phải nộp thêm hoặc số dư có. Cả hai đều không tự động chứng minh chứng từ là đúng. Hãy đối chiếu các khoản khấu trừ của từng kỳ lương, phần CPP/EI của người sử dụng lao động, ngày nộp và số tài khoản với tờ tổng hợp T4 và bảng kê thuế lương của CRA (CRA: PD4R).

Bạn phải trả lời PD4R kèm lời giải thích, kể cả khi đã yêu cầu sửa chứng từ. Hãy trả lời qua dịch vụ trả lời thông báo của CRA hoặc qua đường bưu điện theo hướng dẫn trên thông báo. Khoản phải nộp thêm mà không được trả lời có thể trở thành thông báo ấn định về bảng lương (CRA: trả lời PD4R).

Tôi có thể khiếu nại quyết định xác nhận tình trạng người lao động về CPP/EI không, và khi nào?

Bên trả tiền và người lao động đều có thể khiếu nại quyết định xác nhận về CPP/EI trong vòng 90 ngày sau khi được thông báo. Hãy nộp qua tài khoản doanh nghiệp hoặc tài khoản đại diện của CRA, hoặc gửi Form CPT100 hay đơn khiếu nại bằng văn bản theo hướng dẫn. Hãy giữ thư quyết định xác nhận, ngày nhận, hợp đồng, hóa đơn và bằng chứng về cách công việc thực sự được thực hiện (CRA: khiếu nại quyết định xác nhận về CPP/EI).

Thông báo ấn định về bảng lương tách biệt với quyết định xác nhận. Hãy kiểm tra cả hai tài liệu và ngày của chúng. Khiếu nại một thông báo ấn định CPP/EI trong vòng 90 ngày sau khi nhận bằng Form CPT101 hoặc dịch vụ khiếu nại trực tuyến của CRA. Phản đối thông báo ấn định thuế thu nhập bằng Form T400A hoặc dịch vụ phản đối trực tuyến trong vòng 90 ngày sau khi CRA gửi. Với cá nhân, hạn là một năm sau ngày đến hạn của tờ khai nếu ngày đó muộn hơn. Trao đổi với viên chức kiểm tra không phải là một khiếu nại đã nộp (CRA: tranh chấp thông báo ấn định về bảng lương).

Hãy kiểm tra từng kỳ bị ấn định đã cách bao lâu. CRA nhìn chung không thể ấn định CPP đối với người sử dụng lao động sau hơn bốn năm kể từ ngày đến hạn đóng góp sớm nhất, hoặc EI sau hơn ba năm kể từ cuối năm phí bảo hiểm đến hạn. Khai man hoặc gian lận loại bỏ các giới hạn đó (Canada Pension Plan, section 22(3); Employment Insurance Act, section 85(3)).

Giám đốc công ty có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản khấu trừ tại nguồn chưa nộp không?

Có. Giám đốc đang giữ chức vụ khi công ty không khấu trừ, không giữ lại hoặc không nộp các khoản tiền lương bắt buộc có thể bị ấn định thuế cá nhân, kèm tiền phạt và tiền lãi áp dụng, theo section 227.1 của Income Tax Act, section 21.1 của Canada Pension Plan hoặc section 83 của Employment Insurance Act. CRA phải chứng minh có một lệnh thi hành của Federal Court đối với công ty chưa được thỏa mãn, hoặc một yêu cầu đòi nợ đã được chứng minh trong vòng sáu tháng sau khi bắt đầu thanh lý hoặc giải thể (tùy mốc nào đến trước), hoặc sau khi công ty nộp đơn phá sản (assignment) hay bị tòa ra lệnh phá sản. Giám đốc có thể tránh trách nhiệm bằng cách chứng minh đã thận trọng đúng mức để ngăn chặn sự việc không khấu trừ. CRA phải hành động trong vòng hai năm kể từ lần cuối người đó thôi làm giám đốc.

Chủ doanh nghiệp một chủ trực tiếp nợ các khoản tiền lương với tư cách người sử dụng lao động theo section 21 của CPP, section 82 của EI và section 153 của Income Tax Act. Thành viên hợp danh chung có thể phải tự chịu các khoản nợ của hợp danh phát sinh khi họ còn là thành viên hợp danh. Ví dụ, section 10 của luật Ontario và section 11 của luật British Columbia quy định như vậy. Trách nhiệm của hợp danh hữu hạn khác nhau tùy tỉnh bang và loại thành viên.

Hãy lưu hồ sơ bảng lương của công ty, bằng chứng ngân hàng và các khoản đã nộp, hồ sơ hội đồng quản trị, cùng mọi bước đã làm để ngăn chặn hoặc sửa sai sót. Thư hoặc thông báo ấn định về trách nhiệm của giám đốc cần được xem xét ngay, vì chỉ có tư cách công ty thì chưa giải quyết được vấn đề.

Ví dụ

Chỉ là số tiền minh họa bằng đô la Canada. Đây là các số giả định, không phải phép tính theo mức đóng của bảng lương. Một doanh nghiệp ngoài Quebec đã trả C$20.000 cho một người lao động xuất hóa đơn. Một quyết định xác nhận của CRA nói công việc vừa thuộc diện đóng hưu trí vừa được bảo hiểm. Bảng lương được dựng lại cho thấy lẽ ra phải áp dụng C$1.000 CPP của nhân viên, C$1.000 CPP của người sử dụng lao động, C$300 EI của nhân viên và C$420 EI của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp có thể phải nộp C$2.720 CPP và EI trước tiền phạt và tiền lãi, kể cả khi người lao động không còn nhận lương. Doanh nghiệp kiểm tra riêng xem thuế thu nhập chưa bao giờ được khấu trừ hay đã khấu trừ nhưng chưa nộp, và CRA có cấp chứng từ T4 đã sửa hay không. Nếu người sử dụng lao động phản đối quyết định xác nhận, họ theo dõi hạn khiếu nại quyết định xác nhận trong khi đối chiếu thông báo ấn định.

Tình huống của bạn khác?

• Bạn đang thiết lập bảng lương hoặc đánh giá một người lao động trước khi có quyết định xác nhận: xem chạy bảng lương.
• Bạn bỏ sót chứng từ T4A hoặc T5018 của nhà thầu: xem khai các khoản trả cho nhà thầu phụ.
• Bạn cần tính tiền phạt hoặc xin miễn giảm: xem tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.
• CRA đang rà soát thuế thu nhập ngoài bảng lương, hoặc bạn có các năm chưa khai: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Bạn đã trả lương cho vợ/chồng hoặc con: xem trả lương cho thành viên gia đình.
• Nhân viên của bạn làm việc tại Quebec: thuế thu nhập Quebec, QPP và QPIP có cách tính và nộp riêng của Revenu Québec (Revenu Québec). Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để đối chiếu cả hai tài khoản thuế lương.
• Bạn có thông báo ấn định về tình trạng người lao động, các khoản chưa nộp, nhiều năm bị ảnh hưởng, hoặc thông báo về trách nhiệm của giám đốc: hãy thu thập mọi thông báo, quyết định xác nhận, chứng từ, sổ lương, hợp đồng nhà thầu và hồ sơ thanh toán, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước các ngày phải trả lời.