Kanada'da Bordro Yönetimi ve Kaynakta Kesintilerin Aktarımı

Çalışanım bir çalışan mı yoksa bağımsız yüklenici mi?

Çalışma ilişkisi, bordro yürütüp yürütmeyeceğinizi belirler. Bir çalışan genellikle ödeme yapanın yönlendirmesi altında çalışır. Serbest meslek sahibi bir yüklenici ise kendi işini yürütür ve işin nasıl yapılacağını kendisi belirler. Bir sözleşmenin birini yüklenici olarak adlandırması, soruyu çözmez (CRA: istihdam statüsü).

İşi kimin kontrol ettiğine, araçları kimin sağladığına, yardımcı tutup tutamayacağına ve gerçek bir kâr veya zarar riskini kimin üstlendiğine bakın. Québec'te kurulan bir sözleşme için CRA, Civil Code of Québec'i uygular ve işi yönlendirme hakkına odaklanır (CRA: Québec sözleşmeleri). Olgular iki yöne de işaret ediyorsa, ödeme yapan veya çalışan CRA'dan CPP/EI kararı isteyebilir. Bir çalışanı bağımsız yüklenici olarak ele almak, ödeme yapanı eksik kesintilerden ve işveren katkılarından sorumlu bırakabilir (CRA: İşveren Rehberi). Gerçek bir bağımsız yüklenicinin kendi gelirini nasıl bildireceği için Serbest meslek geliri nasıl vergilendirilir rehberine bakın.

Bordro hesabına ne zaman ihtiyacım olur?

Maaş, ücret, ikramiye, yıllık izin ödemesi, vergilendirilebilir çalışan yan hakları veya bordro kesintisi gerektiren başka bir ödeme yaptığınızda bir CRA bordro program hesabı açın. Zaten bir işletme numaranız varsa bir RP bordro hesabı ekleyin. Yoksa bir işletme numarası alın ve ilk aktarımınızın son tarihinden önce kaydolun (CRA: İşveren Rehberi).

İlk ödeme tarihinden önce her çalışanın sosyal sigorta numarasını (SIN), federal TD1'ini, geçerli eyalet veya bölge TD1'ini (Québec çalışanları TP-1015.3-V kullanır), istihdam eyaletini, ödeme takvimini ve yan hak ayrıntılarını toplayın. SIN 9 ile başlıyorsa çalışanın güncel çalışma iznini ve son geçerlilik tarihini kontrol edin (CRA: İşveren Rehberi). Vergi tablosunu seçmek için istihdam eyaletini kullanın. Bu, çalışanın yaşadığı yerden farklı olabilir. Uzaktan çalışan personel için hangi işveren işyerine bağlı olduklarını veya makul biçimde bağlandıklarını, bu yoksa maaşlarını ödeyen işyerini kontrol edin. Yaşadıkları eyalet otomatik olarak belirleyici değildir (CRA: istihdam eyaleti). Brüt ücret, kesintiler, işveren katkıları, net ücret ve ödeme tarihlerinin kaydını tutun.

Her maaş ödemesinden ne keserim ve işveren ne öder?

Québec dışındaki çoğu çalışan için federal ve eyalet veya bölge gelir vergisini, CPP'yi ve istihdam sigortalanabilirse EI'yi kesin. İşveren kendi CPP katkısını ve EI primini ekler. Gelir vergisinde işveren karşılığı yoktur. Yıllık emekliliğe esas kazanç ek kazanç bandına girdiğinde CPP2 de uygulanabilir (CRA: İşveren Rehberi).

CPP, 18 yaşından başlayarak çalışanın 70 yaşına girdiği aya kadar uygulanır. CPP veya QPP emeklilik aylığı alan 65 ile 69 yaş arasındaki bir çalışan, sahip dahil, Form CPT30'u imzalayıp size bir kopyasını verebilir. Bundan sonra çalışan ve işveren CPP'si sonraki aydaki ilk ödemeden itibaren durur. Québec'teki işlerde bu tercih bunun yerine Retraite Québec ile yapılır (CRA: Form CPT30; Canada Pension Plan, madde 12).

Gerçek ödeme tarihi, ödeme dönemi, istihdam eyaleti, TD1 talepleri ve yıl başından beri biriken CPP/EI toplamları için CRA bordro hesaplayıcısını veya güncel CRA kesinti tablolarını kullanın. Hesaplayıcı Québec eyalet kesintilerini hesaplamaz. Olağan ücret rakamlarını kullanmadan önce ikramiyelerin ve vergilendirilebilir yan hakların nasıl ele alındığını kontrol edin. Çalışan kesintilerini ve işveren katkılarını birlikte aktarın. İşveren payını çalışanın net ücretinden karşılamayın (CRA: İşveren Rehberi).

Tek çalışan ben, yani sahip olduğumda ne değişir?

Sahibine maaş ödeyen bir şirket yine de bir RP hesabı üzerinden bordro yürütür ve maaşı bir T4'te bildirir. Emekliliğe esas maaş genellikle hem çalışan hem işveren CPP'sini gerektirir. Sahip, şirketin oy hakkı bulunan hisselerinin %40 değerinden fazlasını kontrol ediyorsa, bu istihdam EI açısından sigortalanabilir değildir (CRA: İşveren Rehberi). Bu sınırın altında da ilişkili veya başka şekilde bağımsız olmayan (non-arm's-length) istihdam sigortalanabilir olmayabilir. Koşullar belirsizse CRA'dan karar isteyin (CRA: bağımsız taraflar testi).

Şahıs işletmesi sahibi veya ortak, kendi çekişlerini gider yazılabilir ücrete dönüştüremez. Diğer çalışanlara ödeme yapmak ise yine bordro gerektirir. Temettü, hizmet karşılığı ödeme değil hisselerin getirisidir ve farklı bildirim kurallarına tabidir. Bir şirketin sahibine nasıl ödeme yapacağını seçmeden önce Maaş mı temettü mü rehberine bakın (CRA: maaşlar ve çekişler; CRA: hissedar ödemeleri).

Aktarımların son tarihi ne zaman?

CRA aktarım dönemi, çalışanın çalıştığı dönemi değil, ödeme yapıldığı tarihi izler. Size atanan aktarım türü son tarihi belirler. Bu tür genellikle iki takvim yılı önceki zorunlu CRA aktarımlarının, aktarım gerektiren ay sayısına (en fazla 12) bölünmesiyle bulunur. Birden fazla bordro hesabı ve ilişkili şirketler birleştirilir. Başka bir işverenin işletme mülkünün tamamına yakınını madde 85 devri, birleşme veya tasfiye yoluyla devralan bir şirket, o işverenin aktarımlarını da sayar (Income Tax Regulations, madde 108). Küçük bir bordronun üç aylık aktarım anlamına geldiğini varsaymak yerine CRA hesabınızda görünen türü kontrol edin (CRA: aktarım türleri).

Üç aylık son tarihler 15 Nisan, 15 Temmuz, 15 Ekim ve 15 Ocak'tır. Uygun bir yeni küçük işveren, onay gelmeden önce de üç aylık aktarım yapabilir. Emin değilseniz CRA, Form PD7A üzerinde uygunluğu onaylayana kadar aylık aktarın. Yerleşik bir işverene üç aylık uygunluk bildirilmelidir. Bir son tarih CRA'nın tanıdığı bir hafta sonuna veya tatile denk gelirse bir sonraki iş günü geçerlidir. Geçici olarak hiçbir çalışana ödeme yapmıyorsanız, olağan son tarihinizde sıfır aktarım bildirin ve ödemelerin ne zaman yeniden başlayacağını CRA'ya söyleyin. İşletme faaliyetini durdurursa, hukuki statüsü değişirse, bir sahip veya ortak ölürse ya da iflas veya yeniden yapılandırmaya girerse, son aktarım yedi takvim günü içinde yapılmalıdır (CRA: ne zaman aktarılır; CRA: İşveren Rehberi).

Aktarımları CRA'ya nasıl öderim?

Aktarım dönemi için çalışan kesintilerini ve işveren katkılarını toplayın, ardından bunları doğru CRA bordro hesabına ve döneme ödeyin. CRA işletme ödeme seçenekleri arasında internet bankacılığı, CRA çevrimiçi ödemesi, önceden yetkilendirilmiş otomatik ödeme ve bir Kanada finans kurumunda ödeme vardır. Aktarım türünüz için gereken yöntemi kontrol edin (CRA: nasıl aktarılır; CRA: ödeme seçenekleri).

Ödeme onayını saklayın ve bordro defteri ile CRA hesap ekstresiyle mutabık hale getirin. Son tarihte başlatılan bir ödeme her zaman zamanında ulaşmış sayılmaz. İnternet bankacılığında ödeme, finans kurumu CRA'ya alacak yazdığında, posta ile gönderilen ödeme ise CRA'ya ulaştığında geçerli olur. $10.000 üzerindeki ödemeler, ödeme yapan makul biçimde elektronik ödeyemiyorsa istisna olmak üzere genellikle elektronik yapılmalıdır. İkinci eşikteki hızlandırılmış aktarım yapanlar elektronik olarak veya bir Kanada finans kurumunda ödemelidir (CRA: İşveren Rehberi; CRA: nasıl aktarılır).

Aktarım geç kalırsa veya kaçırılırsa ne olur?

Eksik tutarı fark eder etmez gönderin. CRA, geç aktarım cezası ve günlük bileşik faiz uygulayabilir. T4 vermek, cari aktarımları ertelemez (CRA: ne zaman aktarılır). Dar kapsamlı bir Payment on Filing usulü, uygun yıl sonu mutabakat eksiklerini kapsar. Oranlar ve olası ceza hafifletme için Cezalar, faiz ve hafifletme rehberine bakın.

Şirket bordro tutarlarını kesmediğinde veya aktarmadığında yönetim kurulu üyesi olan kişi, tahsilat koşullarına ve gereken özen savunmasına bağlı olarak bu tutarlardan faiz ve cezalarla birlikte kişisel olarak sorumlu olabilir. CRA, kişinin en son yönetim kurulu üyesi olmaktan çıktığı tarihten sonraki iki yıldan sonra tahsilata başlayamaz (Income Tax Act, madde 227.1). Bordroyu başkası işlese bile bir yönetim kurulu üyesi, kesintilerin ayrıldığını ve ödemelerin gerçekten gerçekleştiğini doğrulamalıdır (CRA: yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu). Eski bordro veya T4 beyannameleri hiç verilmediyse Verilmemiş şirket beyannamelerini telafi etme rehberine bakın.

Yıl sonunda ne veririm?

Gerekli T4 belgelerini ve bordro hesabı için bir T4 özetini verin, ayrıca çalışanlara belgelerini ödemenin yapıldığı takvim yılını izleyen şubat ayının son gününe kadar verin. CPP/QPP, EI/QPIP veya gelir vergisi kesmeniz gerekiyorsa, ücret $500 tutarından fazlaysa veya vergilendirilebilir bir grup hayat sigortası yan hakkı sağladıysanız genellikle belge gerekir. Son tarih bir hafta sonuna veya CRA'nın tanıdığı bir tatile denk gelirse, beyan son tarihi bir sonraki iş günüdür. Faaliyetini durduran bir işletme 30 gün içinde beyan etmelidir. Bir şahıs işletmesi sahibi veya ortak ölürse son tarih ölümden sonraki 90 gündür. Beyan etmeden önce brüt ücreti, gelir vergisini, CPP'yi, EI'yi ve aktarımları mutabık hale getirin. T4, işin daha önce yapılmış olması fark etmeksizin ücreti ödendiği yılda bildirir (CRA: T4 verme).

Bir takvim yılı için beşten fazla T4 belgesi veriyorsanız, bunları elektronik olarak verin. Sayım belge türü başınadır (Income Tax Regulations, madde 205.1). Ayrı RP hesapları ayrı T4 beyannameleri gerektirir. Québec çalışanları için genellikle RL-1 belgeleri ve bir RL-1 özeti de şubat ayının son gününe kadar Revenu Québec'e gönderilmelidir (CRA: T4 verme; Revenu Québec: RL-1 verme).

İstihdam Kaydını (Record of Employment) ne zaman düzenlerim?

Sigortalanabilir kazancı olan bir çalışanın kazancı kesintiye uğradığında veya Service Canada istediğinde bir İstihdam Kaydı (ROE) düzenleyin. Bu genellikle ardışık yedi takvim günü boyunca iş ve sigortalanabilir kazanç olmaması demektir. Hastalık, annelik, ebeveynlik ve bakım izni, kazanç olağan haftalık kazancın %60 değerinin altına düştüğünde bunu daha erken tetikleyebilir. ROE, T4 beyannamesiyle değil, Service Canada'ya gönderilir (Service Canada: ROE rehberi).

Kâğıt ROE için olağan son tarih, kesintinin başlamasından veya öğrenmenizden sonraki beş takvim günüdür. Haftalık, iki haftalık veya ayda iki ödeme yapılan elektronik ROE için bu süre, kesintiyi içeren ödeme döneminin bitiminden sonraki beş takvim günüdür. Aylık ödemelerde veya yılda 13 ödeme döneminde, o ödeme döneminin bitiminden sonraki beş takvim günü ile kesintinin ilk gününden sonraki 15 takvim gününden hangisi önceyse odur (Service Canada: ROE rehberi).

Eyaletimde hangi ek bordro kuralları geçerli?

İstihdam eyaleti geçerli gelir vergisi tablosunu belirler ve eyalet işveren yükümlülükleri CRA aktarımının dışında yer alabilir. Personelin çalıştığı yerdeki eyalet istihdam standartlarını, işçi tazminatını ve bordro vergilerini kontrol edin. CRA bordro hesabı bu kayıtların yerini tutmaz (CRA: İşveren Rehberi).

Örnek

Kanada doları cinsinden gösterim amaçlı tutarlardır. Kesintiler varsayılmış rakamlardır, oran hesaplaması değildir. Bir şirket, bir Ontario çalışanına 30 Haziran'da C$4.000 öder. Ödeme kaydında C$600 gelir vergisi, C$220 CPP ve C$65 EI kesilmiştir. Şirket C$220 işveren CPP'si ve C$91 işveren EI'si ekler. Çalışan C$3.115 alır. Şirket, bu ödeme için CRA'ya C$1.196 borçludur. Şirket düzenli aktarım yapansa CRA, aktarımı 15 Temmuz'a kadar almış olmalıdır. İş mayısta yapılmış olsa bile haziran ödeme tarihi belirleyicidir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yalnızca şirket sahibine ödeme yapıyorsunuz: ödemenin maaş mı temettü mü olduğuna Maaş mı temettü mü rehberinde karar verin.
• Eşinizi veya çocuğunuzu çalıştırmak istiyorsunuz: çalışma koşulları ve ücret önemlidir. Aile üyelerine ödeme rehberine bakın.
• Québec'te personeliniz, birden fazla çalışanınız veya kaçırılmış aktarımlarınız var: işletme numaranızı, RP hesabınızı, çalışan listenizi, ödeme tarihlerinizi, TD1'leri, bordro defterinizi ve CRA ile Revenu Québec ekstrelerini muhasebe desteği için toplayın.
• Geçmiş T4'ler veya bordro beyannameleri hiç verilmedi: Verilmemiş şirket beyannamelerini telafi etme rehberine bakın.
• ABD'deki bir işletme Kanada'da hizmet sağladı: Kanada'daki hizmetlerde stopaj rehberine bakın.
• ABD'deki bir işveren size Kanada'daki iş için ödeme yapıyor: Sınırın iki yanında çalışmak rehberine bakın.
• CRA size bir bordro inceleme yazısı gönderdi: İncelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim rehberine bakın.