Kazanç Kalitesi Raporu: Küçük İşletme Kayıtlarınızı Hazırlayın

Küçük işletme için kazanç kalitesi raporu nedir ve kim sipariş eder?

Kazanç kalitesi raporu (quality of earnings, QoE), işletmenin kârını tek seferlik kalemler ve sahibe özgü giderler düzeltilerek normalleştirilmiş bir rakama çevirir; böylece alıcı işletmeye fiyat biçebilir. Resmî bir form değildir. Raporu alıcı veya alıcının kredi veren kuruluşu sipariş eder; çoğu zaman niyet mektubu (letter of intent, nihai sözleşmeden önce imzalanan fiyat ve şartlar özeti) imzalandıktan sonra.

SBA kredi veren el kitabı bu raporu, bir işletmenin kazançlarının güvenilirliği, sürdürülebilirliği ve doğruluğu üzerine hazırlanan mali yatırım öncesi inceleme (due diligence) raporu olarak tanımlar. Rapor, muhasebeci tarafından hazırlanan tabloları, vergi beyannamelerini, iç tabloları ve IRS transcript verilerini birbirine bağlar (SBA kredi veren el kitabı, Appendix 15). İşletme fiyatı $3 milyon veya üzerinde olan çoğu SBA 7(a) satın almasında kredi veren bir rapor edinmelidir. Raporu bağımsız bir uzman kredi verenin yararına hazırlar; satıcı tarafından veya satıcı adına hazırlanmış olmamalıdır.

Durumu basit olmayanlar: nakit esasında tutulan kayıtlar, işletmeden geçirilen kişisel giderler, banka girişleriyle veya vergi beyannamesiyle uyuşmayan gelir ve hiç mutabakatı yapılmamış aylar. Her biri bir düzeltmeye veya boşluğa dönüşür ve her biri sizden bir belge gerektirir. Niyet mektubu imzalandıysa ve bunlardan birden fazlası geçerliyse, veri odası (data room, alıcı ekibinin kayıtlarınızı okuduğu ortak klasör) açılmadan önce kaç ayın yeniden düzenleneceği bir CPA'nın inceleyeceği bir konudur (muhasebe kayıtları desteği).

Toplanacaklar: üç yıllık beyanname ve tablolar, aylık gelir tabloları ve aynı aylara ait banka ve kart hesap özetleri. Geri kalanı aşağıdaki veri odası listesindedir.

Alıcı veya kredi veren ne zaman kazanç kalitesi raporu ister?

Bu sayfa yazılı tek bir fiyat testini, SBA 7(a) kuralını kapsar. Diğer tüm talepler alıcıdan veya bankadan gelir ve çoğu zaman imzalanmış niyet mektubunu izler.

SBA testi, sözleşme fiyatından işlemdeki sahibin kullandığı ticari gayrimenkulün değerleme bedelini düşer; alıcının özkaynağı, satıcı borcu veya diğer finansmandan önce uygulanır. Yeni bir çoğunluk veya en büyük sahip işletmeyi devraldığında ya da bir işletme başka bir işletmeyi satın aldığında geçerlidir. Sahip devirleri, ESOP ve kooperatif işlemleri ve sahibin kullandığı özel amaçlı bir mülkün satın alınması bu zorunluluğun dışındadır; yakın zamanda çalışan olan birinin yaptığı bazı satın almalar ise devralma sayılır (SBA kredi veren el kitabı). Eşik el kitabının 8.1 sürümünden alınmıştır ve SBA bunu zaman zaman değiştirir; bu yüzden başvuruya hangi sürümün uygulandığını ve işleminizin hangi kategoriye girdiğini alıcının kredi verenine sorun. Kredi verenin nasıl karar verdiği alıcı rehberinde anlatılır.

Alıcının ekibi neleri karşılaştırır: tablolarımı, vergi beyannamelerimi ve IRS transcript'lerimi mi?

Alıcının ekibi her kayıttaki aynı dönemleri yan yana koyar ve herhangi ikisi neden farklıysa sorar. Sonraki bölümde anlatılan nakit doğrulaması (cash proof) banka hesap özetlerini de ekler.

Transcript, beyannamenizin fotokopisi değildir. Ortaklık veya şirket gelir vergisi beyannamesi transcript'i çoğu satırı verildiği şekliyle gösterir; beyannameye eklenen belgeleri veya verildikten sonra yapılan değişiklikleri göstermez (IRS).

SBA kredisinde kredi veren transcript'leri kendisi alır: IRS'nin Income Verification Express Service hizmeti üzerinden Form 4506-C talebiyle ya da kredi vereni adıyla belirten bir Form 8821 ile. SBA, borçlunun (alıcının) veya borçlunun kendi vergi beyannamesi hazırlayıcısının bu Form 8821'i vermesine izin vermez (SBA kredi veren el kitabı, Chapter 5; IRS). IRS kayıtlarınızı kredi verene yalnızca, IRS hesabınızda veya imzalı formda talebi onaylarsanız gönderir; bir işletme adına hareket ediyorsanız uygun bir unvan belirtmeniz gerekir (IRS). İmzalı bir form imza tarihinden sonra 120 gün içinde IRS'ye ulaşmalıdır; bu yüzden kredi veren göndermeye hazır olduğunda imzalayın (Form 4506-C).

Önce kendi transcript'lerinizi alın; kendi mutabakatınız için. Şahıs işletmesi sahibi veya şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli bir LLC'nin sahibi olan bir birey, işletmeyi kendi bireysel beyannamesinde bildirir (Publication 583; IRS); bu yüzden sahip IRS çevrimiçi hesabını kullanır veya posta ile talep eder (IRS) ve kredi veren Schedule C'yi kontrol eder. Bir şirketin veya ortaklığın sahip olduğu tek üyeli LLC o sahibin beyannamesinde bildirilir; bu yüzden transcript sahibe aittir. Ortaklık, şirket veya bunlardan biri olarak vergilendirilen LLC, işletme vergi hesabı, posta ile Form 4506-T veya işletme vergi telefon hattını kullanır (IRS; Form 4506-T). İşletme transcript'i için, talep etmeden önce elektronik beyandan sonra 2–3 hafta, posta ile verilen kâğıt beyannameden sonra 6–8 hafta bekleyin.

Erkenden çözülmesi gereken üç durum; hepsi SBA el kitabının transcript kurallarındandır (Chapter 5):

• Transcript, verdiğiniz bir yıl için kayıt olmadığını söylüyor. Kredi veren, beyanname verildiğinin kanıtıyla (e-beyan kabul bildirimi veya IRS'nin alındı damgası bastığı kâğıt beyanname) ve verginin ödendiğinin ya da iade edildiğinin, beyannameyle uyuşan kanıtıyla ilerleyebilir. İkisini de her yıl için saklayın.
• Bir yılı düzelttiniz. Düzeltme beyannamesinin transcript'i mevcut değilse, kredi verenin imzalı düzeltme beyannamesine ve verildiğine dair kanıta ihtiyacı vardır.
• Bir bölüm veya segment satıyorsunuz. Transcript'ler ve tablolar bunu ayırt edemezse, kredi veren CPA tarafından hazırlanmış veya gözden geçirilmiş tablolar ve satış vergisi ödeme kayıtları gibi başka üçüncü taraf kanıtlarını kullanmalıdır; bu yüzden bölümü ayrı gösteren kayıtlar tutun.

Nakit doğrulaması (cash proof) nedir ve banka hesap özetleri neden önemlidir?

Nakit doğrulaması, gelen ve giden parayı banka hesap özetlerinden yeniden kurar, sonra bunu incelenen her dönem için gelir tablosuyla ve vergi beyannamesiyle eşleştirir. SBA, her QoE içinde son 12 ay ve son iki mali yıl için bir tane ister. İki yıldan kısa süredir faaliyette olan işletme daha dar bir kapsam alabilir. SBA, amacın gelirdeki tutarsızlıkları ve açıklanmamış giderleri bulmak olduğunu söyler (SBA kredi veren el kitabı).

Banka hesap özetleri işletmenizin dışından gelir; bu yüzden alıcının ekibi defteri bunlara karşı sınar. Gelir, para yatırmalar ve beyanname çoğu zaman farklıdır ve her boşluğun açıklanması için bir belge gerekir:

Nakit satışlar zor durumdur. IRS, günlük tüm hasılatın işletme hesabına yatırılmasını ve yazar kasa fişleri, banka para yatırma makbuzları, makbuz defterleri, faturalar ve kredi kartı satış fişleri gibi brüt hasılatı gösteren belgelerin saklanmasını söyler (Publication 583). Para yatırmaya veya beyannameye hiç ulaşmayan satışlar bir defter sorusu olduğu kadar vergi sorusudur. Bir CPA, alıcının ekibi onlara ulaşmadan önce bunları inceleyebilir.

Alıcı kazançlarıma hangi düzeltmeleri yapar?

SBA el kitabı, raporun satıcının bildirdiği kazançlara yapılan her geri eklemeyi ve düzeltmeyi belirleyip belgelemesi gerektiğini söyler. Beş grup sayar (SBA kredi veren el kitabı).

Bir S şirketinin sahibiyseniz ve içinde çalışıyorsanız, IRS talimatları bir yöneticiye yapılan ödemelerin makul ücret oldukları ölçüde ücret sayılması gerektiğini söyler (Form 1120-S); bu yüzden yalnızca dağıtım olarak alınan ödeme bir alıcı düzeltmesi olduğu kadar IRS sorusudur. Gelirinizi hesaplamak için stok gerekliyse, beyannamenizin alımlar ve satışlar için kullanabileceği yöntem sınırlıdır; küçük işletme mükellefleri için bir istisna vardır (Publication 538). Bir CPA, veri odası açılmadan önce her ikisini de kontrol edebilir.

İşletmeden geçirilen kişisel giderler, küçük bir satışta bilinen bir geri eklemedir. Alıcının bunları nasıl test ettiği geri eklemeler ve satıcının takdire bağlı kazancı rehberinde anlatılır.

Rapor ayrıca müşteri yoğunlaşmasına, sözleşme sürekliliğine ve gelir ile marjların satıştan sonra korunup korunmayacağına bakar. Kredi veren, raporun kazançlarını borç ödeme kapasitesi için kullanır; bu, değerlemeyi ve borcu desteklemiyorsa kredi tutarı azaltılmalıdır (SBA kredi veren el kitabı). Bu yüzden desteklenmeyen bir düzeltme, alıcının kredi verenin vereceği tutarı küçültebilir.

Küçük işletme kayıtlarında en sık ne bozulur?

En sık bozulanlar kişisel giderler, nakit esaslı zamanlama, kaydedilmemiş nakit satışlar ve eksik aylardır. Her biri alıcının ekibinin soracağı bir boşluk bırakır.

Kayıtlarımı ne kadar geriye kadar düzeltmeliyim ve bu ne kadar sürer?

En az son 12 ayı ve son iki mali yılı ay ay düzeltin; üç yıllık beyannameyi ve hesap özetlerini hazır tutun. Nakit doğrulaması ilk ikisini kapsar. Bir SBA kredi veren, en son üç yıl sonunu ve cari ara dönem tablosunu inceler (SBA kredi veren el kitabı, Appendix 15).

Düzeltmenin ne kadar süreceğini belirleyen bir kural yoktur; mutabakatı yapılmamış hesap ve ay sayısı arttıkça uzar. Sabit olan beklemeler transcript içindir: bir işletme beyannamesi elektronik verildikten sonra 2–3 hafta, posta ile verildikten sonra 6–8 hafta. Alıcının talebi çoğu zaman niyet mektubundan kısa süre sonra gelir; bu yüzden ondan önce başlayın. Şu sırayla:

1. Verilen beyannamelerinizi ve incelenen yıllara ait kendi IRS transcript'lerinizi alın.
2. O dönemlerde açık olan her banka, kart ve ödeme sağlayıcı hesabını listeleyin ve her hesap özetini toplayın.
3. Her hesabın mutabakatını hesap özetiyle ay ay yapın ve her ayı kapatın. Bkz. ay sonu kapanış kontrol listesi.
4. Kişisel kalemleri ve tek seferlik kalemleri ayırın; her biri için bir belge bulundurun.
5. Alıcı tahakkuk esaslı rakamlar istiyorsa tahakkuk esasına göre yeniden düzenleyin. Bu, beyannamenizdeki yöntemi değil, defterleri değiştirir; beyannamenin yöntemini değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir (Publication 538).
6. Nakit doğrulamasını çalıştırın, sonra her yıl için defter kârından beyanname kârına köprü tabloyu oluşturun.

Rakamlarım vergi beyannamelerimle uyuşmuyorsa alıcının incelemesinden önce ne yapmalıyım?

Önce her boşluğu bulun ve arkasına bir belge koyun. Alıcının ekibi tablolarınızı beyannamelerinizle karşılaştırır; SBA Express ve Export Express dışındaki 7(a) kredilerinde kredi veren, krediyi ilk kez kullandırmadan önce satıcının IRS transcript'lerini edinmeli ve tutarsızlıkları mali verilerle uzlaştırmalıdır; bu yüzden bir boşluğun bulunması muhtemeldir (SBA kredi veren el kitabı, Chapter 5).

1. Her yıl için geliri ve kârı tablolar, beyanname ve transcript arasında karşılaştırın.
2. Her farkın nedenini adlandırın. Nakit ve tahakkuk esasları arasındaki zamanlama farkı sıradan bir nedendir (Publication 538). Diğerleri için bkz. defterlerden işletme vergi beyannamesine.
3. Defter kârından beyanname kârına köprü tabloyu yazın ve her satır için bir belge ekleyin.
4. Defter hatasını tarihli bir düzeltme kaydıyla düzeltin ve özgün kaydı saklayın. Zamanlama farkını defterleri değiştirmek yerine köprü tabloda açıklayın.

Üçüncü tür bir sorun defter sorunu değildir. Defterler, verilen beyannamenin dışında bıraktığı bir geliri gösteriyorsa veya beyanname kişisel giderleri indirmişse, beyannamenin kendisinin düzeltilmesi gerekebilir ve bunun nasıl yapılacağı işletme türüne bağlıdır. Şahıs işletmesi sahibinin durumu geçmiş beyannamelerde dışarıda kalan gelir rehberinde; ortaklığın veya şirketin durumu ise değişebilecek sahip beyannamelerini de kapsayan verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberindedir. Bir beyannamenin düzeltilip düzeltilmeyeceği ve bunun satış için ne anlama geldiği olgulara bağlıdır; veri odası açılmadan önce bir CPA'nın incelemesine değer.

Önce kendi kazanç kalitesi raporumu sipariş etmeli miyim ve kredi veren bunu kabul eder mi?

Eşiğin üzerindeki veya eşiğe eşit bir SBA kredisinde, sizin sipariş ettiğiniz bir rapor zorunluluğu karşılamaz. El kitabı raporun satıcı tarafından veya satıcı adına hazırlanmamış olması gerektiğini, kredi verenin de kendi onaylı sağlayıcılarından biri incelemedikçe başka bir tarafın hazırladığı rapora güvenemeyeceğini söyler. El kitabı satıcının değil, alıcının hazırlattığı bir raporu tanımlar (SBA kredi veren el kitabı).

SBA dışında bunu belirleyen bir kural yoktur. Bir alıcı veya banka satıcının raporunu okuyabilir, yeniden test edebilir ya da kendi raporunu sipariş edebilir. Bir rapor için ödeme yapmadan önce, satıcının sipariş ettiği raporu kullanıp kullanmayacağını yazılı olarak sorun.

Daha hafif bir ilk adım, kendi defterlerinizin bir CPA tarafından mutabakat kontrolüdür: aynı dönemlere ait beyannameler, hesap özetleri ve banka girişleri, her boşluk listelenip açıklanarak. Bu bir QoE değildir ve tek başına bir SBA zorunluluğunu karşılamaz, ancak boşlukların nerede olduğunu gösterir. Bir raporun maliyeti maliyet sayfasında anlatılır.

Veri odası klasörüne defterler için neler konur?

Klasör, alıcının ekibinin sizi aramadan kazançlarınızı yeniden kurmasını sağlayan kayıtları içerir.

Satış fişleri, faturalar, makbuzlar, para yatırma makbuzları ve hesap özetleri her kaydı kanıtlanabilir kılar (Publication 583; IRS kayıt tutma). Satışın kendisine ait kayıtlar işletmenizi satmak rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm rakamlar ABD dolarıdır.

Niyet mektubu imzalamış bir peyzaj şirketi

Bir peyzaj şirketi $1.500.000 fiyatla niyet mektubu imzalar. Kayıtlar nakit esasındadır. Gelire tek seferlik $40.000 tutarında bir ekipman satışı yazılmıştır ve giderlere $12.000 tutarında aile kamyonu ödemesi girilmiştir. Fiyat, $3 milyon tutarındaki SBA testinin altındadır; bu yüzden SBA bir rapor zorunlu tutmaz, ancak alıcının muhasebecileri yine de inceleme ister. $40.000 tutarını yinelenen gelirden çıkarırlar, kamyon kişiselse ve ödemeler kanıtlanırsa $12.000 tutarını geri eklerler ve faturası kesilmiş ancak ödenmemiş Aralık işlerini Aralık'a alırlar. Beyanname de bu kamyon ödemelerini indirdiyse bu yalnızca bir geri ekleme değil, aynı zamanda bir beyanname sorusudur ve ekipman satışının köprü tabloda kendi satırına ihtiyacı vardır. Bu kalemleri önce düzelten satıcı, sorular geldiğinde desteği hazır bulur.

SBA finansmanıyla satılan bir restoran grubu

Bir restoran grubu, gayrimenkul içermeyen bir işletme fiyatı olan $4.000.000 karşılığında bir SBA 7(a) kredisiyle dış bir alıcıya satılır. Kredi veren bir QoE edinmelidir. Satıcının ödediği rapor sayılmaz; alıcının hazırlattığı rapor ise ancak kredi verenin sağlayıcısı inceledikten sonra sayılır. Satıcının görevi, ilk günden kayıtları hazır bulundurmaktır: her lokasyonun son 12 ay ve son iki mali yıl için banka ve ödeme sağlayıcı hesap özetleri, aylık mutabakatlar, üç yıllık beyannameler ve transcript onaylarını imzalamaya hazır sahipler.

İki boşluğu olan bir nakit doğrulaması

Bir satıcının yıl boyunca banka girişleri toplam $820.000, kaydedilen gelir $800.000 ve vergi beyannamesi $780.000 gösterir. Her boşluk $20.000'dır. Para yatırmalar boşluğu, toplanan $12.000 satış vergisi ve $8.000 kredi girişidir; satıcı satış vergisi beyannamesini ve kredi hesap özetini ekler. Beyanname boşluğu, beyannamenin gelirden düştüğü ve defterlerin gider olarak kaydettiği $20.000 tutarındaki müşteri iadeleridir. Satıcı iade kaydını ve kârın her iki durumda da aynı olduğunu belirten bir not ekler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Niyet mektubu imzalandıysa ya da bir alıcı veya kredi veren kazanç kalitesi incelemesi istediyse ve kayıtlarınız nakit esasında, kişisel giderler karışık veya beyannamelerinizle uyuşmuyorsa: bir CPA, veri odası açılmadan önce kaç ayın yeniden düzenleneceğini ve defterlerin aylık kapatılıp kapatılmayacağını sizinle birlikte değerlendirebilir. Rakamların fiyatı destekleyip desteklemediği alıcının ve kredi verenin kararıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Kayıtlarınız aylarca ya da yıllarca geride kaldıysa: alıcı var olmayan kayıtları test edemez. Bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Defterler, verilen beyannamenin dışında bıraktığı bir geliri gösteriyorsa veya beyanname kişisel giderleri indirmişse: bu, bir defter sorusu olduğu kadar vergi sorusudur. Bkz. geçmiş beyannamelerde dışarıda kalan gelir veya verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme. Bir CPA veri odası açılmadan önce inceleyebilir: şahıs işletmesi sahibi veya bireyin sahip olduğu tek üyeli LLC için bireysel vergi, ortaklık, şirket veya bunlardan biri olarak vergilendirilen LLC için şirket vergisi (başka bir kuruluşun sahip olduğu LLC o sahibi izler) ve defter tarafı için muhasebe kayıtları desteği.
• Kayıtlarınız nakit esasında ve alıcı tahakkuk esaslı rakamlar istiyorsa: bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• İşletmeden kişisel gider geçirdiyseniz: bkz. geri eklemeler ve satıcının takdire bağlı kazancı ve işletme hesabından ödenen kişisel harcamalar.
• Bir raporun maliyetini öğrenmek istiyorsanız: bkz. kazanç kalitesi raporu maliyeti.
• Satışın vergisini ve fiyatın nasıl bölüneceğini soruyorsanız: bkz. işletmenizi satmak.
• İşlem çalışması için avukatlara veya muhasebecilere ödeme yaptıysanız: bkz. yatırım öncesi inceleme ve işlem maliyetleri.
• Sahip, alıcı veya para birden fazla ülkedeyse: kayıtlar ve iki taraftaki vergi kuralları tabloyu değiştirir. Bkz. sınır ötesi vergiler.
• Alıcıysanız: bkz. işletme satın almak için kazanç kalitesi raporu gerekir mi ve satın almadan önce satıcının kayıtlarını kontrol etme.