Kanada Şirketi ve ABD Şirketi İçin Muhasebe Kayıtları

Kanada şirketi ile ABD'deki bağlı şirketi veya kardeş şirketi için ayrı defter, banka hesabı ve beyanname gerekir mi?

Defterler ve (şirketler için) vergi beyannameleri ayrı olmalıdır: her iki şirketin de sahibi olsanız bile her şirket kendi başına vergi mükellefidir. Kanada, vergilerin belirlenmesine yetecek kayıtları zorunlu kılar; IRS ise her işletme için eksiksiz ve ayrı bir defter seti ister. Bu yüzden her şirketin satışlarını, giderlerini, varlıklarını ve borçlarını kendi defterinde tutun. Her şirket için ayrı banka hesabı bu kaynaklarda yer alan bir kural değil, bir muhasebe kontrolüdür; ancak hangi paranın kime ait olduğunu göstermenin en kolay yoludur. Income Tax Act, bölüm 230; IRS Publication 583.

Kanada mukimi bir ticari şirket, faal olmasa bile kendi T2 beyannamesini verir; Québec'te veya Alberta'da işyeri varsa buna ek olarak Québec'in CO-17 veya Alberta'nın AT1 beyannamesini de verir. ABD'de kurulu bir şirket ise genellikle Form 1120 verir. Kuruluş yeri, mukimliği her zaman belirlemez: Kanada'dan yönetilen bir ABD şirketi iki ülkede de mukim sayılabilir. Bu durumda Kanada–ABD vergi anlaşması, yalnızca ABD hukukuna göre kurulmuş bir şirketi yalnızca ABD'de mukim sayar; Kanada da şirketi mukim olmayan olarak kabul ederek bunu uygular. CRA: Kimler beyanname vermeli; Revenu Québec: CO-17; Alberta: şirket gelir vergisi; Form 1120 talimatları; anlaşma, Madde IV(3); Income Tax Act, bölüm 250(5).

ABD şirketinin sahibi olan Kanada şirketi, yabancı iştirak beyannamesi de vermek zorunda kalabilir (Form T1134; son tarih mali yıl sonundan 10 ay sonradır). ABD şirketi Kanada şirketinin yabancı iştiraki değilse, ona olan borç bakiyesi bunun yerine Form T1135 açısından yabancı mülk sayılabilir; bunun için yabancı mülkün toplam maliyeti C$100.000 tutarını aşmalıdır. Bakiye yalnızca Kanada şirketinin kendi faal işi için tutuluyorsa bu geçerli değildir: bkz. yabancı mülk ve iştirak bildirimi. Income Tax Act, bölüm 233.4; Income Tax Act, bölüm 233.3.

ABD'deki bir LLC, ABD gelir vergisi açısından yok sayılsa bile kendi defterlerini tutar (tek üyeli bir LLC, Form 8832 ile şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe genellikle yok sayılır). CRA ise ABD'deki bir LLC'yi, ABD'deki sınıflandırması ne olursa olsun Kanada vergisi açısından vergiye tabi şirket sayar. Yani iki ülke aynı LLC'yi farklı sınıflandırabilir: bkz. ABD LLC'sinin Kanadalı sahibi. IRS: LLC sınıflandırması; CRA: IC71-17R6, paragraf 88.

Birbirini tutan şirketler arası borç ve alacak hesaplarını nasıl kurarım?

Her defterde diğer şirket adına ayrı bir alacak ve borç hesabı açın. Altta yatan işlemi, tarihi ve tutarı borçlu olunan para biriminde eşleştirin; Kanada doları ve ABD doları defter toplamları mutlaka eşit olmayabilir.

Her fatura, tahsilat, ödeme ve kapatma için ortak bir referans kullanın; ilk para birimi ve tutarı, işlem tarihini, kuru ve her defterde kaydedilen tutarı gösteren bir eşleştirme çizelgesi tutun (Örnek bölümünde bir tane var). Kredileri ve ortaklık (sermaye) yatırımlarını olağan tahsilat hesabının dışında tutun; şirketler net tutar üzerinden mahsuplaşsa bile brüt tahsilat ve ödemeleri saklayın. Bu hesap adları pratik tercihlerdir, CRA veya IRS şartı değildir. IRS Publication 583: Kayıt tutma.

Müşteri diğer şirkete ödeme yaptı veya yalnızca bir şirketin kart tahsilat (merchant) hesabı var: satışı hangisi kaydeder?

Satışı, müşteri sözleşmesinde ve faturada satıcı olan şirket kaydeder; parayı hangi hesabın aldığı fark etmez. Bunun hangi şirket olduğu şunlara bağlıdır: müşteriye mal veya hizmeti kimin taahhüt ettiği, faturayı kimin kestiği, ödenmeme ve iade riskini kimin taşıdığı ve şirketlerin yazılı sözleşmesinin ne dediği.

Diğer şirket tahsilatı yalnızca satıcının temsilcisi olarak yapıyorsa gelir değil, banka girişini ve satıcıya ödenecek tutarı kaydeder. Tahsilatı yapan şirket müşteriye faturayı kendisi kestiyse (örneğin diğer şirketin ödeme alma hesabı olmadığı için), genellikle satıcı odur ve sonraki transferi bir tahsilat kapatması değildir: transferi aşağıdaki bölümde gösterildiği gibi etiketleyin ve bkz. Kanada ve ABD şirketleriniz arasındaki fiyatlandırma.

Tahakkuk esaslı bir defter için ABD şirketinin satıcı, Kanada şirketinin ise onun temsilcisi olarak tahsilat yapan taraf olduğunu varsayın:

Satıcı Kanada şirketiyse şirket adlarını ters çevirin. ABD'li satıcı nakit esasını kullanıyorsa, yetkili temsilcisinin parayı alması genellikle satıcının almış olması sayılır; bu durumda satıcı, tahsilat tarihinde satışı ve Kanada'dan alacağını kaydeder. IRS Publication 538: Tahsil edilmiş sayılma. ABD şirketi tek üyeli bir LLC ise satışı bildiren beyanname iki ülke arasında farklı olabilir: bkz. ABD LLC'sinin Kanadalı sahibi.

Ücretleri, iadeleri ve müşteri vergilerini ayrı ayrı belirlenebilir tutun; yalnızca net ödeme tutarı satışları kanıtlamaz. Ödeme kayıtları için bkz. ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri; Form 1099-K (ödeme bilgi belgesi) için bkz. satış ve ödemelerin mutabakatı.

Bir şirket diğerinin faturalarını veya çalışan ücretlerini öderse ne olur?

Bir şirket diğerine ait bir yükümlülüğü ödediğinde, ödemeyi yapan şirket ondan alacak kaydeder; yükümlülük sahibi şirket ise kendi giderini ve ödemeyi yapana olan borcunu kaydeder. Gideri yalnızca bir kez girin: ödeme para hareketini, tedarikçi belgesi ise neyin satın alındığını gösterir. IRS Publication 583. Örneğin Kanada, ABD şirketinin mevcut bir tedarikçi faturasını öder:

Ücretlerde durum farklıdır, çünkü işveren bordro kesintilerinden sorumludur. İşveren Kanada şirketiyse ve çalışanları ABD şirketi için çalışıyorsa bordro Kanada defterinde kalır ve Kanada şirketi bedeli ABD şirketine yansıtır:

İşveren ABD şirketiyse ve Kanada yalnızca nakit avans verdiyse, bunu yukarıdaki ödenmiş fatura gibi ele alın; bkz. sınır ötesi çalışan işe alma. Yansıtılan bedel ve belgeleri için bkz. Kanada ve ABD şirketleriniz arasındaki fiyatlandırma; faturadaki GST/HST için bkz. ABD'li müşterilere GST/HST uygulama.

Her defter hangi para birimini ve döviz kurunu kullanmalı?

Her defteri kendi ülkesinin para biriminde tutun (Kanada şirketi için Kanada doları, ABD şirketi için ABD doları); bu, her ülkenin vergi sonuçları için varsayılan yöntemdir. Şirketler arası her kaydı o günün döviz kuruyla (spot kur) çevirin ve ilk para birimindeki tutarı yanında saklayın.

Kanada vergisi, CRA başka bir kuru kabul etmedikçe, bir tutarın doğduğu gün için Bank of Canada kurunu kullanır. Kanada mukimi bir şirket, ancak Form T1296 ile fonksiyonel para birimiyle raporlamayı seçerek yabancı para biriminde raporlama yapabilir; bu seçimi en geç vergi yılının ilk gününden 60 gün sonra yapmalıdır. Ayrıca bu para biriminin ABD doları gibi nitelikli bir para birimi olması ve şirketin defterlerini esas olarak bu para biriminde tutması gerekir. Yalnızca ABD doları defterleri veya ABD doları banka hesabı vergi para birimini değiştirmez. Income Tax Act, bölüm 261; CRA: Fonksiyonel para birimi. Seçimi ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri rehberi anlatır. ABD şirketinin vergi açısından fonksiyonel para birimi genellikle ABD dolarıdır; ABD vergisi, bir kalemin alındığı, ödendiği veya tahakkuk ettiği günün spot kurunu kullanır ve IRS, tutarlı biçimde kullanılan yayımlanmış herhangi bir kuru kabul eder. 26 CFR 1.985-1; IRS: Döviz kurları.

Defterdeki bir kur farkı düzeltmesi kendiliğinden vergilendirilebilir gelir veya indirim doğurmaz. CRA Folio S5-F4-C1, paragraf 1.4–1.6.1.

Bakiye ticari tutar mı, kredi mi, sermaye katkısı mı, yoksa temettü mü?

Bir bakiyeyi hesap adına göre değil, işleme ve koşullarına göre sınıflandırın. Eski bir borcu özkaynağa aktarmak, sermaye katkısı yapıldığını kanıtlamaz.

Kimin kimin sahibi olduğu, bakiyenin etiketini değiştirir. Kardeş şirketler arasında bakiye normalde ticari tutar veya kredidir; fatura veya geri ödeme koşulu olmadan aktarılan para bir muhasebecinin incelemesini gerektirir. Değerinden düşük bir bedelle yapılan transfer ise alan şirketi, göndericinin ödenmemiş vergisinden eksik kalan tutara kadar müştereken sorumlu kılabilir (Income Tax Act, bölüm 160). Ana şirket ile bağlı şirket arasında aşağı giden para kredi veya yatırım, yukarı gelen para ise geri ödeme, temettü veya sermaye iadesi olabilir. Sahibin kişisel hesabı üzerinden geçen para ise bir hissedar kredisi meselesidir.

Hesap ticari olarak etiketlenmiş olsa bile, her iki yönde de uzun süredir açık kalan bakiyeleri işaretleyin:

• Kanada şirketine borçlu olunan tutar. Mukim olmayan biri bir Kanada şirketine bir yıldan fazla makul bir faiz oranı olmadan borçlu kalırsa, Kanada şirketi farazi faizi gelirine dahil etmek zorunda kalabilir. Olağan ticari borç istisnası, diğer koşulların yanı sıra şirketlerin ilişkili olmamasını şart koşar; bu nedenle ortak sahipliğe tabi şirketler için istisnanın kapalı olduğunu varsayın. Kontrol edilen bir yabancı iştirakin faal işi için borçlandığı tutarların ise kendi istisnası vardır (17(8) alt bölümü). Income Tax Act, bölüm 17.
• Kanada şirketinin borçlu olduğu tutar. İlişkili bir şirkete veya kendisiyle bağımsız taraflar arası (arm's length) ilişkisi bulunmayan başka bir kişiye olan indirilebilir gider borcu, gider yılından sonraki ikinci vergi yılı sonunda hâlâ ödenmemişse sonraki vergi yılında şirketin gelirine eklenir. Her iki şirket, bunun yerine o sonraki yılın beyanname son tarihine kadar öngörülen formda bir sözleşme sunabilir; bu sözleşme tutarı ödenmiş ve geri borç verilmiş sayar. Income Tax Act, bölüm 78.
• ABD şirketinin borçlu olduğu tutar. İlişkili bir yabancı kişiye borçlu olduğu tahakkuk etmiş faizi (anlaşma ABD vergisinden muaf tutsa bile) veya bazı ABD kaynaklı kira ve telif bedellerini, ödeyene kadar genellikle indiremez. 26 CFR 1.267(a)-3.

Bu kuralları ve istisnalarını fiyatlandırma rehberi ele alır.

Ay sonunda neleri mutabık hale getirmeliyim?

Önce her banka hesabını mutabık hale getirin, ardından şirketler arası hareketleri ve kapanış bakiyelerini ilk para birimlerinde eşleştirin. Her farkı belgelerle açıklayın; açıklanamayan bir gider hesabına atmayın.

1. Şirketler arası her iki defteri aynı kesim tarihine kadar dışa aktarın.
2. Açılış bakiyelerini bir önceki onaylı çizelgeyle eşleştirin.
3. Her fatura, tahsilat, ödeme ve kapatmayı referans, tarih ve ilk para birimindeki tutara göre eşleştirin.
4. Eksik kayıtları, mükerrerleri, iade belgelerini (credit note), ücretleri ve yoldaki transferleri araştırın; her bankanın gerçek işlem tarihini koruyun.
5. Her para birimi ve bakiye türü için açılış bakiyesini, brüt artışları, brüt azalışları ve kapanış bakiyesini gösterin.
6. Onaylı kur düzeltmelerini eşleştirilen tutarlardan ayrı kaydedin.
7. Vadesi geçmiş kalemleri gözden geçirin ve kapanış çizelgesini diğer şirketin defterlerini tutan kişiyle mutabık hale getirin.

Onaylı çizelgeyi, başka biri izini sürebilsin diye tablolar ve destekleyici belgelerle birlikte saklayın. IRS Publication 583. Konsolide (birleşik) rakam isteyen bir kredi veren, her şirketin kendi tablolarından ve bu çizelgeden yola çıkar; bunları birleştirmek bir muhasebeci işidir ve burada ele alınmamıştır.

Bakiyeler beyannamelerde ve tablolarda nerede görünür?

Alacak, alacaklının varlıkları arasında; karşılığındaki borç ise borçlunun yükümlülükleri arasında yer alır. Sermaye katkısı ise bunun yerine yatırım ve özkaynak sınıflandırmasını izler.

ABD şirketi bir LLC ise Form 1120'deki satırın ona uyduğunu varsaymayın: bkz. ABD LLC'sinin Kanadalı sahibi. CRA: GIFI; Form 1120 talimatları: Schedule L. Bir yılın ilişkili taraf işlemlerini bildiren formlar (T106 ve Form 5472) için bkz. Kanada ve ABD şirketleriniz arasındaki fiyatlandırma.

Her şirket hangi kayıtları nerede ve ne kadar süre tutmalı?

İki defteri de tek bir muhasebe sorumlusuyla tutmak, şirketlerden hiçbirinin kayıt tutma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Yurt dışında depolanıp Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz; bu nedenle yurt dışı barındırmaya güvenmeden önce kayıtların yerini ve gerekiyorsa yazılı izni doğrulayın. Kanada'daki elektronik kayıtlar okunabilir kalmalıdır; geç verilen beyanname, itiraz, temyiz veya CRA'nın saklama talebi saklama süresini uzatabilir. CRA: Kayıtların yeri ve saklama süresi; Income Tax Act, bölüm 230; Income Tax Regulations, bölüm 5800; IRS Publication 583.

Section 6038A kayıtları genellikle ABD'de tutulmalıdır. Şirket, istenen kayıtları talepten itibaren 60 gün içinde, çevirileri ise çeviri talebinden itibaren 30 gün içinde IRS'ye teslim edebiliyorsa kayıtlar yurt dışında (örneğin Kanadalı bir muhasebe sorumlusunda) tutulabilir; ya da aynı süre içinde bir dizinle ve bir ABD saklayıcısıyla birlikte ABD'ye taşınıp orada tutulabilir. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. Küçük şirket istisnaları Kanada ve ABD şirketleriniz arasındaki fiyatlandırma rehberinde, yabancı sahipli tek üyeli bir LLC'nin kayıtları ise bu LLC'nin beyanname rehberinde yer alır. ABD eyaletlerinin ve Kanada eyaletlerinin şirket gereklilikleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Müşteri ve tedarikçi faturalarını, tahsilat talimatlarını, bordro kayıtlarını, hesap özetlerini, şirketler arası sözleşmeleri, döviz kuru kaynaklarını, her iki eşleştirme çizelgesini ve kredi ile sermaye hareketlerine ilişkin onayları saklayın.

Ne zaman muhasebe sorumlusu veya sınır ötesi muhasebeci devreye almalıyım?

Satıcı, tahsilat düzeni ve kayıt politikası netleştikten sonra aylık eşleştirmeyi bir muhasebe sorumlusu yürütebilir. Bunlar belirsizse, bakiyeler finansmana dönüşüyorsa veya defter ile vergi para birimi farklıysa yapıyı bir muhasebecinin çözmesi gerekir.

Yukarıda sayılan kayıtları, yıl sonu bakiyelerini, kur kaynaklarını ve eşleşmeyen kalemleri getirin; ayrıca her şirketin sahibini, müşterilerle hangisinin sözleşme yaptığını ve hangisinin çalışan istihdam ettiğini söyleyin. Eşleşmiş bir defter hesabın doğru olduğunu kanıtlar; vergi sınıflandırmasını veya uzun süredir açık kalan sınır ötesi borcun etkisini belirlemez. Kanadalı bir işletmenin sınır ötesi muhasebeciye ne zaman ihtiyaç duyduğu rehberi, bu muhasebecinin neleri üstlendiğini ve işin muhasebe sorumlunuzla nasıl paylaşıldığını anlatır.

Örnek

ABD şirketi US$10.000'lık hizmet satar. Kanada şirketi faturayı yalnızca temsilci olarak tahsil eder. Tahakkuk esaslı defterler olduğunu, müşteri vergisi veya ücret bulunmadığını, bankanın tahsilatı hemen Kanada dolarına çevirdiğini ve iki tarih arasında yeniden değerleme yapılmadığını varsayın. Tüm sayılar ve kurlar örnek amaçlıdır.

İlk para birimindeki bakiye her adımda tutar ve iki tarafta da kapanır. Kanada şirketindeki kur zararı, harcanan fazladan Kanada doları nakdini açıklar; bir müşteri satışı değildir ve vergi işlemini muhasebeci belirler. Burada sözleşme, tahsilatçıyı kur ne olursa olsun US$10.000 borçlu kılıyor; kur riskini kimin taşıdığı sözleşmenin bir koşuludur ve bu riski taşıyan tahsilatçı, onu yalnızca temsilci saymaya karşı bir olgudur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Tekrarlayan çapraz tahsilatlar veya iki para birimi farkları: aylık eşleştirme için muhasebe kayıt hizmetlerini kullanın; her iki defteri, hesap özetlerini ve eşleşmeyen kalemler listesini getirin.
• Satıcı, işveren, LLC sınıflandırması veya uzun süredir açık kalan sınır ötesi finansman belirsizse: kayıtları değiştirmeden önce yapıyı ve vergi sonuçlarını incelemek için sınır ötesi vergi desteğini kullanın.
• Defterleri kendiniz tutup tutmamaya karar veriyorsanız: bkz. Kanada muhasebe kayıtları kararı veya ABD muhasebe kayıtları kararı.
• Bakiye sizinle kişisel olarak ilgiliyse: bkz. hissedar kredileri.
• Kanada defterleri aylarca geride kaldıysa: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması.
• Kanada şirketi için yalnızca bir ABD banka hesabına ihtiyacınız varsa: bkz. Kanada şirketi için ABD banka hesabı.