Aylık Muhasebe Hizmeti: Neleri Kapsar, Neler Ek Ücrete Tabidir?

Aylık çalışan bir muhasebe sorumlusu her ay ne teslim etmelidir?

Aylık muhasebe hizmeti, size banka ve kart hesap özetlerinizle uyuşan kayıtlar ve bunlardan oluşturulmuş bir gelir tablosu ile bir bilanço bırakmalıdır. IRS, gelir ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini seçmenize izin verir; belirli bir muhasebe yöntemi şart değildir ve kanun birkaç durum dışında özel bir kayıt türü aramaz. Aşağıdaki tablo, böyle bir sistemin ürettiklerini listeler. Hukuki bir standart değildir.

Size yalnızca kâr-zarar raporu ulaşıyorsa, her hesap için mutabakat alamıyorsanız veya aynı kayıtlar bordroyu, yüklenici formlarını, satış vergisini ya da vergi beyannamenizi de besliyorsa durum basit değildir. Stok, aylarca gecikmiş kayıtlar, birden fazla şirket ve bir şirket yapısı da işi artırır. Bunların her biri temel paketin dışında kalabilir (aşağıdaki “Aylık paketin üzerine neler ek ücrete tabidir?” bölümüne bakın); son üçü ayrıca beyannamenin kayıtlardan neye ihtiyaç duyduğunu da değiştirir, bu yüzden bir vergi uzmanı bunlara bakmalıdır. Size ulaşan yalnızca bir rapor ise “Elime yalnızca bir rapor geçiyor: ne istemeliyim?” bölümüyle başlayın. Paketleri karşılaştırmadan önce hizmet sözleşmesini, aldığınız son raporu, her banka, kart ve ödeme hesabına erişimi ve varsa bordro raporlarını toplayın.

Standart raporlar hangileridir: gelir tablosu, bilanço, başkaları?

İki rapor standarttır: bir gelir tablosu ve bir bilanço. IRS, gelir tablosunu bir dönemin gelir ve giderleri, bilançoyu ise belirli bir tarihteki varlıklar, yükümlülükler ve özkaynak olarak tanımlar. Bureau of Labor Statistics, bu tür raporları hazırlamayı, rakamları kontrol etmeyi ve farkları mutabık hale getirmeyi bir muhasebe görevlisinin olağan işleri arasında sayar.

Bu raporları istediğiniz zaman kendiniz açabilmeniz mi, yoksa ayda bir kez size gönderilmesi mi, hizmet sözleşmesinin bir şartıdır. Bkz. hizmet sözleşmesinde neler yazmalı.

“Mutabakatı yapılmış” ne demektir ve yapıldığını nasıl görürüm?

Bir hesap, kayıtlardaki bakiyesi her fark açıklandıktan sonra banka veya kart hesap özeti bakiyesine eşit olduğunda mutabakatı yapılmış sayılır. Pub. 583, çek hesabınızın mutabakatını her ay yapmanız gerektiğini söyler. Mutabakat, hesapta ne kadar para olduğunu doğrular, banka masraflarının kayıtlarda yer almasını sağlar ve hesap özetindeki, çek defterindeki veya kayıtlardaki hataları düzeltir.

Her hesap için mutabakat raporunu isteyin. Şunları göstermelidir:

• hesap özetinin bitiş tarihi ve bakiyesi;
• kayıtların o tarihteki bakiyesi;
• aradaki farkı açıklayan tahsil edilmemiş kalemler (henüz bozdurulmamış çekler, henüz hesaba geçmemiş mevduatlar);
• sıfır olarak kalan fark.

Bağlı bir banka akışı mutabakat değildir: yazılım, kimse hesap özetiyle karşılaştırmadan da işlemleri içe aktarabilir. Bkz. banka akışları mutabakat değildir. Arkasında mutabakat olmayan bir kâr-zarar raporu, nakit rakamlarının doğru olup olmadığı konusunda çok az şey kanıtlar. Denkleşen bir hesap da kategorilerin doğru olduğunu kanıtlamaz; bunu muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek ele alır.

Kayıtlar IRS'ye neyi kanıtlamamı sağlamalı?

Kayıtlar, kim tutarsa tutsun, beyannamenizdeki gelir, indirim ve kredileri desteklemelidir. IRS, iş yapan herkesin kayıt tutması gerektiğini söyler; kayıtları bir muhasebe sorumlusu tutsa bile bu yükümlülük işletmede kalır.

• İşlemlerin özeti. Kayıtlarınız brüt geliri, indirimleri ve kredileri genellikle yevmiye ve defterlerde göstermelidir (IRS).
• Her kayda destek. Satış fişleri, faturalar, makbuzlar, mevduat dekontları ve hesap özetleri kayıtları destekler. Bir gider için destek; ödemeyi alanı, tutarı, ödeme kanıtını, tarihi ve neyin satın alındığını göstermelidir.
• Birbiriyle tutan yazılım kayıtları. Bilgisayarlı bir sistem kullanıyorsanız, kayıtları kayıtlarınızla ve beyannamenizle mutabık olmalı ve dayandığı kaynak belgeleri göstermelidir.
• Erişilebilirlik ve süre. Kayıtları IRS incelemesi için erişilebilir tutun ve beyannamenin zamanaşımı süresi bitene kadar saklayın: genellikle beyanname verildikten 3 yıl sonrasına kadar; dışarıda bırakılan gelir beyannamedeki brüt gelirin %25 değerinden fazlaysa 6 yıl; beyanname hiç verilmediyse süre sınırı yoktur (Pub. 583, Table 3). İstihdam vergisi kayıtlarını verginin ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten, hangisi daha geçse, en az dört yıl saklayın.

Makbuzlar ve saklama süreleri için bkz. IRS makbuz şartları ve işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Muhasebe sorumlusu neleri yapmaz: vergi beyannamesi, IRS'de temsil, danışmanlık?

Muhasebe sorumlusu işlemleri kaydeder ve rapor üretir. Ücret karşılığı beyanname hazırlamak ve IRS'de sizin adınıza konuşmak ayrı hizmetlerdir ve her birinin kendi IRS kuralları vardır. Yapı, seçimler veya vergi planlaması konusundaki danışmanlık genellikle hizmet sözleşmesinde ayrı olarak kapsama alınır.

Tek başına bir PTIN, müşterileri temsil yetkisi vermez ve IRS'nin yetki belgeleri listesinde muhasebe sorumluları yer almaz. Annual Filing Season Program kapsamındaki bir hazırlayıcı, yalnızca beyannamelerini hazırlayıp imzaladığı müşterileri, revenue agent'lar ve benzeri IRS personeli önünde temsil edebilir; tahsilat veya itiraz aşamalarında edemez. Bir kişi kendisini temsil edebilir; iyi niyetli bir yönetici, genel ortak veya düzenli tam zamanlı çalışan da işletmeyi temsil edebilir (31 CFR 10.7). Bir IRS yazısını kimin yanıtlayacağını veya bir denetime kimin katılacağını ve bu kişinin hangi yetkiye sahip olduğunu önceden belirleyin. Bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.

Aylık paketin üzerine neler ek ücrete tabidir?

Kendi beyanı veya kendi tarihleri olan işler, temel paketin dışında kalması en olası işlerdir. Hizmet sözleşmesi, aylık ücrete nelerin dahil olduğunu ve üstüne nelerin faturalandığını kalem kalem söylemelidir.

Müşterilerden tahsil edilen satış vergisi satışlardan ayrı tutulur. IRS'nin örnek kayıtlarında net satışlar hesaplanmadan önce hasılattan düşülür, çünkü sahip bunu yalnızca eyalet adına tahsil etmiştir. Aylık ücreti neyin belirlediği için bkz. muhasebe aylık ne kadar tutar.

Aylık bordro işi neleri içerir ve hangi tarihler önemlidir?

Bordro, her ödeme döneminde ve sabit federal tarihlerde iş ekler: ücret ve stopajı hesaplamak, vergiyi yatırmak, üç aylık ve yıllık beyannameleri vermek ve ücret belgelerini düzenlemek. İşveren, beyan ve yatırımlar bir üçüncü taraf yapsa bile bunlardan sorumlu kalır.

Vergiyi yatırmak ve beyannameyi vermek ayrı yükümlülüklerdir. Geç yapılan bir yatırım, ne kadar geç yapıldığına ve IRS'nin bildirim gönderip göndermediğine bağlı olarak ödenmemiş tutarın %2 ile %15 arası oranında ceza gerektirebilir (IRS). Ücretten kesilen vergi devlet adına tutulur. Bunu kasten aktarmayan sorumlu bir kişi, örneğin çek imzalayan veya harcamaları denetleyen bir sahip, yönetici ya da muhasebeci, ödenmemiş tutarın %100 kadarını kişisel olarak borçlanabilir; buna trust fund recovery penalty (emanet vergi tahsil cezası) denir (IRS; Pub. 15). IRS'nin bunu tarh etmek için genellikle 3 yıl süresi vardır; bu süre beyannamenin verildiği tarihten veya sonraki yılın 15 Nisan'ı tarihinden hangisi daha geçse ondan başlar ve beyanname verilmediği sürece bir sınır yoktur (IRM 5.7.3).

Bordro kayıtları; ücret tutarlarını ve tarihlerini, stopaj belgelerini, yatırım tarihlerini ve tutarlarını ve verilen beyannamelerin kopyalarını içerir (Pub. 15). Hangi yatırma takviminin geçerli olduğu, ertesi gün yatırma kuralı ve küçük işveren istisnaları bordro kurmak yazısında anlatılır. Eyalet stopaj ve işsizlik hesaplarının kendi tarihleri vardır; yatırımlar kaçırıldıysa bkz. bordro vergilerinde geri kalmak.

Hangi yüklenici ödemeleri için Form 1099-NEC gerekir ve kim verir?

Yükleniciye ödeme yapan işletme, ticari faaliyeti sırasında bu kişiye bu sayfadaki vergi yılında hizmet karşılığı $2.000 veya daha fazlasını ödediğinde Form 1099-NEC verir ve yükleniciye bir nüsha gönderir. 2025'e kadar yapılan ödemelerde eşik $600 idi; sonraki yıllar enflasyona göre ayarlanır (IRS). Kural kişileri, ortaklıkları ve bu ikisinden biri olarak vergilendirilen LLC'leri kapsar. Şirketlere yapılan ödemeler (avukatlar hariç) ile kartla veya ödeme uygulamasıyla yapılan ödemeler genellikle bu formda bildirilmez; yedek stopaj ise her tutarda form gerektirebilir (IRS talimatları; IRS). Formlar ödeme yılından 31 Ocak sonra IRS'ye ve yükleniciye verilmelidir. Bu sayfadaki vergi yılındaki ödemeler için tarih, 31 Ocak Pazar gününe denk geldiği için 1 Şubat 2027 olur.

Formları muhasebe sorumlusu hazırlasa bile beyanı ödemeyi yapan verir; aylık ücretin bunu kapsayıp kapsamadığı bir kapsam sorusudur. Bir ABD'li yükleniciden ilk ödemeden önce doldurulmuş bir Form W-9 alın: ödeme yapanın ödeme alanın adını ve vergi kimlik numarasını elde etmesinin yolu budur. Yabancı bir yüklenici bunun yerine Form W-8 veya Form 8233 verir; bunlarda bildirim ve stopaj farklıdır, bkz. yurt dışındaki yüklenicilere ödeme yapmak. Kimin ödeme alan sayılacağı, yedek stopaj ve e-beyan kendi kurallarına tabidir; bkz. hangi yüklenicilere vergi formu verilir ve yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplamak.

Muhasebe sorumlusuna her ay ne göndermeliyim?

Her banka, kart, kredi ve ödeme hesabına erişim, muhasebe sorumlusunun sorularına yanıtlar, işaretlenen her işlem için makbuz veya not, bordro raporları ve sahip çekimleri ile kişisel harcamalar hakkında bir not gönderin. Pub. 583, işletme hesabını yalnızca işletme amaçları için kullanmanızı söyler; bu yüzden karışık harcamalar açıklama gerektirir. Tam liste muhasebe sorumlunuzun sizden neye ihtiyacı var yazısındadır.

Elime yalnızca bir rapor geçiyor: ne istemeliyim?

Raporun arkasındaki işi isteyin, çünkü rapor ancak o işin kadar iyidir. Bunları sırayla talep edin:

1. En son kapanan ay için her banka ve kart hesabının mutabakat raporu; farkın sıfır olduğunu göstermelidir.
2. Açık kalemler listesi: kategorize edilmemiş, eşleşmemiş ve suspense kalemleri (birisi nereye ait olduklarına karar verene kadar bir bekleme hesabında tutulan tutarlar).
3. Yalnızca gelir tablosu değil, bilanço da.
4. Bordro ve satış vergisi bakiyelerinin gerçekte yatırılan tutarlarla ve verilen beyannamelerle eşleştirilmesi.
5. Yazılı kapsam: aylık ücretin neleri içerdiği, nelerin ek ücrete tabi olduğu ve her ay teslim tarihi.
6. Raporlar istediğiniz zaman elinizde olsun diye muhasebe dosyasına görüntüleme erişimi.

Arkasında mutabakat veya açık kalemler listesi olmayan bir raporu karşılaştıracak hiçbir şey yoktur. Bkz. muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek ve yanıtlar iyileşmezse muhasebe sorumlunuzu değiştirmek. Kayıtlar ve beyannameler uyuşmuyor olabilirse bkz. muhasebe hizmetleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar ABD dolarıdır.

Dört çalışanlı kuaför LLC'si

Bir kuaför LLC'sinin iki banka hesabı, bir kartı ve ayda yaklaşık 120 işlemi vardır. Aylık paket; mutabakatı yapılmış üç hesap, bir gelir tablosu ve bir bilançodur. Dört çalışanın bordrosu ayrı bir kalemdir: her dönemde ücret, vergi yatırımları, yılda dört kez Form 941, ardından 31 Ocak'a kadar (hafta sonuna denk gelirse bir sonraki iş gününe kadar) Form 940, W-2 ve W-3.

Sekiz serbest çalışan

Bir dükkân, bu sayfadaki vergi yılında sekiz serbest çalışana hizmet karşılığı kişi başı US$3.000 öder; hepsi çek veya banka havalesiyledir. Hiçbiri şirket değildir ve hepsi ABD kişisidir. Dükkân, ilk ödemeden önce her birinden doldurulmuş bir W-9 alır. Her biri $2.000 eşiğinin üzerindedir; bu yüzden dükkân toplam US$24.000 için sekiz Form 1099-NEC vermelidir ve son tarihleri, 31 Ocak Pazar gününe denk geldiği için 1 Şubat 2027 olur. Kartla ödenseydi serbest çalışan kart işlemcisi tarafından bildirilirdi; şirket olan bir serbest çalışan için ise genellikle form gerekmezdi.

Yüksek kâr, az nakit

Bir sahibin aylık raporu US$18.000 kâr gösteriyor, oysa banka bakiyesi US$4.000. Kâr nakit değildir: kredi anapara ödemeleri, sahip çekimleri, tahsil edilmemiş müşteri faturaları ve stok alımlarının hepsi aradaki farkı açıklayabilir. Bir sonraki faturayı ödemeden önce banka mutabakatını ve kategorize edilmemiş kalemlerin listesini ister; bunlar nakit rakamının doğru olup olmadığını ve neyin hâlâ açıklanamadığını gösterir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylık ücret ödüyorsunuz ve yalnızca kâr-zarar raporu görüyorsunuz ya da her hesap için mutabakat alamıyorsunuz. Önce kapsam, mutabakatlar ve ayrıca nelerin faturalandığı netleştirilmelidir. Bkz. muhasebe hizmetleri ve muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek.
• Kayıtlarınız bordroyu, satış vergisini ve bir vergi beyannamesini de besliyor. Hizmet sözleşmesi, bordro ve satış vergisi bakiyeleri ile beyanname birbiriyle uyuşmalıdır ve her biri için bir kişi belirlenmelidir. Sözleşmeyi ve son raporu beyannamelerinizle birlikte okuyan bir uzman, nerelerin uyuşmadığını görebilir. Bkz. muhasebe hizmetleri.
• Kayıtlarınız aylarca veya yıllarca gecikmiş. Bkz. gecikmiş kayıtları tamamlamak ve muhasebe hizmetleri.
• İmzalamadan önce teklifleri karşılaştırıyorsunuz. Bkz. muhasebe aylık ne kadar tutar ve hizmet sözleşmesinde neler yazmalı.
• Bordro yatırımları veya beyannameleri kaçırıldı. Bkz. bordro vergilerinde geri kalmak.
• Bir yüklenici aslında çalışan olabilir. Bkz. çalışan olabilecek yükleniciler.
• Birden fazla eyalette satış vergisi tahsil ediyorsunuz. Bkz. satış vergisi beyannamelerini vermek ve satış vergisi beyanını dışarıya vermek.
• Bir IRS bildirimi veya denetim yazısı aldınız. IRS'de sizin adınıza kimin konuşabileceği, o kişinin yetki belgesine bağlıdır. Bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.
• Bir S şirketi işletiyorsunuz. Bkz. S şirketi muhasebesi.
• İşletmenin iki ülkede sahipleri veya hesapları var. Hangi kayıtların hangi ülkenin beyannamesini desteklediği bir uzmana sorulacak bir sorudur. Bkz. sınır ötesi vergi hizmetleri.
• Kayıtları bunun yerine kendiniz tutmak istiyorsunuz. Bkz. kayıtları kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak.