每月記帳服務包含什麼、哪些要另外收費

每月記帳員每個月應該交付什麼？

每月記帳服務完成後，您應該得到與銀行和信用卡對帳單一致的帳目，以及據此編出的損益表和資產負債表。IRS 允許您選擇任何能清楚顯示收入和費用的記錄系統；並不要求特定的記帳方法，除少數情況外，法律也不要求特殊類型的記錄。下表列出這類系統會產生什麼，不是法律標準。

如果您收到的只是一份損益表，無法取得每個帳戶的對帳記錄，或者同一份帳目還用於工資、承包人表格、銷售稅或您的稅表，情況就不簡單。存貨、落後幾個月的帳目、不止一個實體以及公司，也會增加工作量。這些都可能不含在基本方案內（見下面「月費方案之外還要額外收費的有哪些？」），而且後三項還會改變稅表對帳目的要求，所以應該由稅務專業人士來看。如果您只收到一份報表，請從「我只收到一份報表：該要求什麼？」開始。比較方案之前，請準備好聘用書、您最近收到的報表、所有銀行、信用卡和支付帳戶的存取權限，以及所有工資報表。

哪些報表是標準報表：損益表、資產負債表，還是其他？

標準報表有兩份：損益表和資產負債表。IRS 把損益表描述為某一期間的收入和費用，把資產負債表描述為某一日期的資產、負債和權益。勞工統計局把編製這類報表、核對數字和對平差異，列為記帳文員的日常職責。

您能隨時自己打開這些報表，還是每月只收到一次，是聘用條款的內容。請參閱聘用書應該寫明什麼。

「已對帳」是什麼意思？我怎麼確認有做？

當帳目中的帳戶餘額，在每項差異都有解釋之後，等於銀行或信用卡對帳單餘額時，這個帳戶就算已對帳。Pub. 583 指出，您應該每月對支票帳戶對帳。對帳能確認帳戶裡有多少錢，確保銀行收費已記入帳目，並更正對帳單、支票簿或帳目中的錯誤。

請索取每個帳戶的對帳報告。它應該顯示：

• 對帳單的結束日期和餘額；
• 帳目在該日期的餘額；
• 解釋差距的未兌現項目（尚未兌現的支票、尚未入帳的存款）；
• 剩餘差異為零。

連接銀行不等於對帳：軟體可以匯入交易，卻沒有人拿它們與對帳單核對。請參閱銀行連線不等於對帳。沒有對帳記錄作為依據的損益表，很難證明現金數字是否正確。帳戶平衡也不能證明分類正確，檢查記帳員的工作會談這一點。

帳目必須讓我向 IRS 證明什麼？

不論由誰記帳，帳目都必須支持您稅表上的收入、扣除和抵免。IRS 指出，從事經營的每個人都必須保存記錄，即使由記帳員記帳，這項責任仍然在企業。

• 交易摘要。您的帳目必須顯示總收入、扣除和抵免，通常記在日記帳和分類帳中（IRS）。
• 每筆分錄的佐證。銷售單、發票、收據、存款單和對帳單是帳目的依據。就費用而言，佐證應該能辨認收款人、金額、付款證明、日期和所買的東西。
• 能對上的軟體記錄。如果您使用電腦化系統，其記錄必須能與您的帳目和稅表對上，並且能辨認原始憑證。
• 可查閱和保存時間。記錄須隨時可供 IRS 檢查，並保存到稅表的時效期間結束為止：一般是提交後 3 年；漏報的收入超過稅表總收入的 25% 時為 6 年；未提交稅表則沒有期限（Pub. 583，Table 3）。雇傭稅記錄須在稅款到期或繳納（以較晚者為準）之後至少保存 四年。

關於收據和保存期限，請參閱IRS 對收據的要求和企業記錄要保存多久。

記帳員不做什麼：報稅、代表您面對 IRS、提供建議？

記帳員記錄交易並產生報表。收費編製稅表，以及代表您與 IRS 溝通，是各自獨立的服務，各有 IRS 的規定。關於企業架構、選擇或稅務規劃的建議，通常在聘用書中另行約定範圍。

單有 PTIN 並不賦予代表客戶的權限，IRS 的資格證書清單也不包括記帳員。參加年度申報季計劃的報稅員，只能代表自己編製並簽署稅表的客戶，面對稅務審查員和類似的 IRS 人員，不能處理追收或申訴。個人可以代表自己，善意的高級職員、普通合夥人或固定全職雇員可以代表企業（31 CFR 10.7）。請事先講清楚，誰會回覆 IRS 的函件或出席審查，以及這個人有什麼權限。請參閱記帳員、會計師還是 CPA。

月費方案之外還要額外收費的有哪些？

有自己的申報或自己的日期的工作，最有可能不含在基本方案內。聘用書應該逐項寫明，哪些包含在月費裡，哪些另外收費。

向客戶收取的銷售稅，與銷售額分開記錄。在 IRS 的樣本記錄中，它在計算淨銷售額之前，先從收入中扣除，因為所有者只是替州代收。影響月費高低的因素，請參閱每月記帳要花多少錢。

每月的工資工作包含什麼？哪些日期重要？

工資會在每個發薪期以及固定的聯邦日期增加工作量：計算工資和預扣、存入稅款、提交季度和年度申報表，以及發出工資憑證。雇主即使委託第三方代辦，仍然要對申報和存款負責。

存入稅款和提交稅表是兩項獨立的責任。存款逾期，可能被處以未存金額 2% 至 15% 的罰款，視逾期多久，以及 IRS 是否已發出通知而定（IRS）。從工資中預扣的稅款，是替政府代為持有的。有責任的人故意不繳納，例如簽署支票或控制開支的所有者、高級職員或會計師，可能要個人承擔未繳金額的 100%，即信託基金追討罰款（IRS；Pub. 15）。IRS 一般有 3 年 的時間評定這項罰款，自提交稅表之日與 次年 4 月 15 日 兩者中較晚者起算；稅表一直沒提交，則沒有期限（IRM 5.7.3）。

工資記錄包括工資金額和日期、預扣證明、存款日期和金額，以及已提交稅表的副本（Pub. 15）。適用哪種存款時間表、次日存款規則和小型雇主例外，請參閱設定工資。州的預扣和失業帳戶有各自的日期；如果漏了存款，請參閱拖欠工資稅。

哪些承包人付款需要 1099-NEC 表？由誰提交？

付款給承包人的企業，在經營過程中，於本頁稅務年度內向同一個人支付服務費 $2,000 或以上時，就要提交 1099-NEC 表，並把一份副本寄給承包人。2025 年及以前的付款，門檻為 $600，之後各年度會按通貨膨脹調整（IRS）。這項規則適用於個人、合夥企業，以及按這兩種方式課稅的 LLC。付給公司（律師除外）的款項，以及以信用卡或支付應用程式支付的款項，一般不在這種表上申報，而備用預扣稅可能要求不論金額多少都要開表（IRS 填表說明；IRS）。這些表須在付款年度之後的 1 月 31 日 前，交給 IRS 和承包人。本頁稅務年度的付款，日期是 2027 年 2 月 1 日，因為 1 月 31 日是星期日。

即使由記帳員編製表格，仍然由付款方提交；月費是否包括這項，屬於服務範圍問題。第一次付款之前，請向美國承包人取得填好的 W-9 表：付款方就是靠它來取得收款人的姓名和納稅人識別號碼。外國承包人則提供 W-8 表或 8233 表，申報和預扣規則不同；請參閱向境外承包人付款。誰算收款人、備用預扣稅和電子報稅，各有各的規則；請參閱哪些承包人要收到稅表和向承包人收集稅務識別號碼。

我每個月要向記帳員提供什麼？

請提供所有銀行、信用卡、貸款和支付帳戶的存取權限、對記帳員提問的答覆、每筆被標記的交易的收據或說明、工資報表，以及所有者提款和個人開支的說明。Pub. 583 指出，企業帳戶應該僅用於企業用途，所以混在一起的開支需要解釋。完整清單請參閱記帳員需要您提供什麼。

我只收到一份報表：該要求什麼？

請索取報表背後的工作成果，因為報表的品質取決於這些。請依序要求：

1. 最近一個已結帳月份中，每個銀行和信用卡帳戶的對帳報告，並顯示差異為零。
2. 未決項目清單：未分類、未配對和暫記項目（暫時放在過渡帳戶裡，等有人決定歸屬的金額）。
3. 資產負債表，而不只是損益表。
4. 工資和銷售稅餘額，與實際已存入的款項和已提交的申報表核對一致。
5. 書面的服務範圍：月費包含什麼、什麼要額外收費，以及每月的交付日期。
6. 會計檔案的檢視權限，讓您想看時就能看到報表。

沒有對帳記錄或未決項目清單作為依據的報表，沒有可以用來核對的東西。請參閱檢查記帳員的工作，如果答覆沒有改善，請參閱更換記帳員。如果帳目和稅表可能不一致，請參閱記帳服務。

舉例

以下例子僅作說明。金額以美元計。

有四名雇員的美髮沙龍 LLC

一家美髮沙龍 LLC 有兩個銀行帳戶、一張信用卡，每月約 120 筆交易。每月方案包括三個已對帳的帳戶、一份損益表和一份資產負債表。四名雇員的工資是另一項：每個發薪期的工資、稅款存款、一年四次的 941 表，然後是 1 月 31 日前的 940 表、W-2 表和 W-3 表；如果那天是週末，則順延到下一個營業日。

八位自由工作者

一家店向八位自由工作者，各支付了本頁稅務年度的服務費 US$3,000，全部以支票或銀行轉帳支付。沒有一位是公司，全部是美國人士。這家店在第一次付款前，向每人收集了填好的 W-9 表。每人都高於 $2,000 的門檻，所以這家店要提交八份 1099-NEC 表，總額為 US$24,000，到期日為 2027 年 2 月 1 日，因為 1 月 31 日是星期日。如果改用信用卡支付，自由工作者將由信用卡處理機構申報；而自由工作者若是公司，一般不須開表。

利潤很高，現金很少

一位所有者的月度報表顯示利潤 US$18,000，但銀行餘額只有 US$4,000。利潤不等於現金：貸款本金還款、所有者提款、客戶未付的發票和購買存貨，都可以解釋這個差距。她在支付下一張發票之前，要求提供銀行對帳記錄和未分類項目清單，這兩份資料能顯示現金數字是否正確，以及還有什麼沒有解釋清楚。

您的情況不同嗎？

• 您每月付費，卻只看到損益表，或者無法取得每個帳戶的對帳記錄。應該先談妥的是服務範圍、對帳記錄，以及哪些另外收費。請參閱記帳服務和檢查記帳員的工作。
• 您的帳目還用於工資、銷售稅和稅表。聘用書、工資和銷售稅餘額，以及稅表都必須一致，而且每一項都要指定負責的人。專業人士把聘用書和最近一份報表，與您的申報資料對照，就能看出哪裡不一致。請參閱記帳服務。
• 帳目落後了幾個月或幾年。請參閱補記逾期的帳目和記帳服務。
• 您簽約之前在比較報價。請參閱每月記帳要花多少錢和聘用書應該寫明什麼。
• 漏了工資稅存款或申報表。請參閱拖欠工資稅。
• 承包人可能其實是雇員。請參閱可能是雇員的承包人。
• 您在不止一個州收取銷售稅。請參閱申報銷售稅和銷售稅申報外包。
• 您收到了 IRS 通知或審查函件。誰可以代表您與 IRS 溝通，取決於這個人的資格證書。請參閱記帳員、會計師還是 CPA。
• 您經營 S 公司。請參閱S 公司記帳。
• 企業的所有者或帳戶分布在兩個國家。哪些帳目支持哪個國家的稅表，需要專業人士判斷。請參閱跨境稅務服務。
• 您想自己記帳。請參閱自己記帳還是請記帳員。