Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ trả phí hằng tháng cho nhân viên ghi sổ nhưng chỉ thấy báo cáo kết quả kinh doanh
- Chủ doanh nghiệp đang so sánh các gói ghi sổ kế toán trước khi ký
- Doanh nghiệp có sổ sách còn dùng cho bảng lương, biểu mẫu nhà thầu hoặc tờ khai thuế bán hàng
Không đề cập ở đây
- Chi phí của dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng
- Quy trình khóa sổ cuối tháng, từng bước
- Thiết lập bảng lương hoặc chọn lịch nộp thuế
- Đăng ký thuế bán hàng của tiểu bang và hạn nộp tờ khai
- Bắt kịp sổ sách chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm
Nhân viên ghi sổ hằng tháng cần bàn giao gì mỗi tháng?
Dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng phải để lại cho bạn sổ sách khớp với sao kê ngân hàng và thẻ, cùng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán lập từ đó. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho phép bạn chọn bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí của bạn; không có phương pháp ghi sổ nào là bắt buộc, và luật không đòi hỏi loại hồ sơ đặc biệt nào ngoại trừ một vài trường hợp. Bảng dưới liệt kê những gì một hệ thống như vậy tạo ra. Đây không phải chuẩn mực pháp lý.
| Mỗi tháng bạn cần nhận | Là gì | Cho bạn biết điều gì |
|---|---|---|
| Tài khoản đã đối chiếu | Số dư của từng tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay trong sổ sách được so với sao kê của nó, mọi chênh lệch đều được giải thích | Số tiền mặt và số nợ là số thật |
| Giao dịch đã phân loại | Mọi giao dịch ngân hàng và thẻ được ghi vào đúng tài khoản: thu nhập, chi phí, tài sản, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu | Cả hai báo cáo đều lập từ đây |
| Báo cáo kết quả kinh doanh | Thu nhập và chi phí của tháng (Pub. 583) | Lãi hoặc lỗ của kỳ |
| Bảng cân đối kế toán | Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày | Doanh nghiệp sở hữu và nợ những gì |
| Giao dịch của chủ sở hữu được ghi nhận | Khoản rút, khoản góp vốn, khoản vay đến hoặc từ chủ sở hữu và chi tiêu cá nhân được tách khỏi chi phí kinh doanh | Lợi nhuận và tiền mặt khi đó khớp nhau đúng như chủ doanh nghiệp mong đợi |
| Danh sách khoản chờ xử lý | Các giao dịch mà nhân viên ghi sổ chưa phân loại hoặc chưa có chứng từ hỗ trợ | Những chỗ con số vẫn chưa chắc chắn |
| Chứng từ lưu trữ | Sao kê, hóa đơn và biên lai gắn với các bút toán | Cơ sở của sổ sách nếu IRS hỏi |
Trường hợp không đơn giản khi bạn chỉ nhận được báo cáo kết quả kinh doanh, không thể lấy bản đối chiếu cho từng tài khoản, hoặc cùng sổ sách đó còn dùng cho bảng lương, biểu mẫu nhà thầu, thuế bán hàng hay tờ khai thuế của bạn. Hàng tồn kho, sổ sách chậm nhiều tháng, nhiều hơn một pháp nhân và công ty cũng làm tăng việc. Mỗi mục có thể nằm ngoài gói cơ bản (xem "Gói hằng tháng còn tính thêm những khoản nào?" bên dưới), và ba mục cuối cũng thay đổi những gì tờ khai cần từ sổ sách, nên chuyên gia thuế cần xem. Nếu bạn chỉ nhận một bản báo cáo, hãy bắt đầu với "Tôi chỉ nhận được một bản báo cáo: nên yêu cầu gì?". Trước khi so sánh các gói, hãy chuẩn bị thư thỏa thuận dịch vụ, báo cáo gần nhất bạn nhận, quyền truy cập mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và thanh toán, cùng mọi báo cáo bảng lương.
Báo cáo tiêu chuẩn gồm những gì: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, còn gì nữa?
Hai báo cáo tiêu chuẩn là báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán. IRS mô tả báo cáo kết quả kinh doanh là thu nhập và chi phí của một kỳ, còn bảng cân đối kế toán là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày nhất định. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ liệt kê việc lập các báo cáo như vậy, kiểm tra số liệu và đối chiếu chênh lệch trong các nhiệm vụ thông thường của nhân viên ghi sổ.
| Báo cáo | Câu hỏi mà báo cáo trả lời |
|---|---|
| Báo cáo kết quả kinh doanh (lãi lỗ) | Doanh nghiệp đã kiếm và chi bao nhiêu trong kỳ này? |
| Bảng cân đối kế toán | Doanh nghiệp sở hữu và nợ những gì vào ngày này? |
| Báo cáo đối chiếu tài khoản | Sổ sách có khớp với từng sao kê ngân hàng và thẻ không? |
| Chi tiết giao dịch (sổ cái) | Những bút toán nào tạo nên từng tổng? |
| Báo cáo tuổi nợ của hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán (số tiền còn nợ, nhóm theo mức trễ hạn) | Ai nợ doanh nghiệp, và doanh nghiệp nợ ai? Chỉ khi khoản phải thu và khoản phải trả thuộc phạm vi dịch vụ |
Việc bạn có thể tự mở các báo cáo này bất cứ lúc nào, hay chỉ nhận mỗi tháng một lần, là một điều khoản trong thỏa thuận dịch vụ. Xem những điều thư thỏa thuận dịch vụ cần nêu rõ.
"Đã đối chiếu" (reconciled) nghĩa là gì, và làm sao tôi biết việc đó đã được làm?
Một tài khoản được coi là đã đối chiếu khi số dư trong sổ sách bằng số dư trên sao kê ngân hàng hoặc thẻ, sau khi mọi chênh lệch đều được giải thích. Pub. 583 nêu rằng bạn nên đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng. Việc đối chiếu xác nhận trong tài khoản có bao nhiêu tiền, bảo đảm phí ngân hàng đã được ghi vào sổ sách, và sửa lỗi trong sao kê, sổ séc hoặc sổ sách.
Hãy yêu cầu báo cáo đối chiếu cho từng tài khoản. Báo cáo cần thể hiện:
- ngày kết thúc và số dư cuối kỳ của sao kê;
- số dư của sổ sách vào ngày đó;
- các khoản chưa được xử lý (séc chưa được thanh toán, khoản gửi chưa được ghi) giải thích mọi chênh lệch;
- chênh lệch còn lại bằng không.
Nguồn dữ liệu ngân hàng kết nối tự động không phải là đối chiếu: phần mềm có thể nhập giao dịch mà không ai so chúng với sao kê. Xem dữ liệu ngân hàng tự động không phải là đối chiếu. Báo cáo kết quả kinh doanh không có đối chiếu đứng sau gần như không chứng minh số tiền mặt có đúng hay không. Tài khoản cân đối vẫn chưa chứng minh việc phân loại là đúng; kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ nói về điều đó.
Sổ sách phải cho phép tôi chứng minh gì với IRS?
Sổ sách phải chứng minh thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế trên tờ khai của bạn, dù ai giữ sổ. IRS nêu rằng mọi người kinh doanh đều phải lưu giữ hồ sơ, và nghĩa vụ này vẫn thuộc về doanh nghiệp ngay cả khi nhân viên ghi sổ giữ sổ.
- Bản tóm tắt giao dịch. Sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế, thường trong nhật ký và sổ cái (IRS).
- Chứng từ cho từng bút toán. Phiếu bán hàng, hóa đơn, biên lai, phiếu nộp tiền và sao kê hỗ trợ sổ sách. Với một khoản chi phí, chứng từ cần nêu người nhận tiền, số tiền, bằng chứng thanh toán, ngày và hàng hóa đã mua.
- Hồ sơ phần mềm khớp với nhau. Nếu bạn dùng hệ thống máy tính, hồ sơ của hệ thống phải đối chiếu được với sổ sách và tờ khai và nêu rõ chứng từ gốc.
- Sẵn sàng và thời hạn. Hãy giữ hồ sơ sẵn sàng để IRS kiểm tra và cho đến khi thời hiệu của tờ khai kết thúc: nói chung 3 năm sau khi nộp tờ khai, 6 năm khi thu nhập bị bỏ sót lớn hơn 25% tổng thu nhập trên tờ khai, và không giới hạn khi không nộp tờ khai (Pub. 583, Table 3). Hãy giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm sau khi thuế đến hạn hoặc đã nộp, tùy ngày nào muộn hơn.
Về biên lai và thời gian lưu hồ sơ, xem yêu cầu về biên lai của IRS và thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.
Nhân viên ghi sổ không làm gì: tờ khai thuế, đại diện trước IRS, tư vấn?
Nhân viên ghi sổ ghi giao dịch và lập báo cáo. Lập tờ khai có thu phí và thay mặt bạn làm việc với IRS là những dịch vụ riêng, mỗi loại có quy định riêng của IRS. Tư vấn về cơ cấu, lựa chọn thuế hoặc hoạch định thuế thường được tách phạm vi trong thư thỏa thuận dịch vụ.
| Dịch vụ | Ai được IRS cho phép làm |
|---|---|
| Lập tờ khai liên bang có thu phí | Mọi chuyên gia thuế có mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN) |
| Đại diện bạn trong cuộc kiểm tra, vụ thanh toán hoặc khiếu nại | CPA, enrolled agent và luật sư có quyền đại diện không giới hạn; người khác chỉ có quyền hạn chế hoặc không có |
Riêng PTIN không cho quyền đại diện khách hàng, và danh sách chứng chỉ của IRS không bao gồm nhân viên ghi sổ. Người chuẩn bị thuế trong Annual Filing Season Program chỉ được đại diện cho những khách hàng mà họ đã lập và ký tờ khai, trước nhân viên điều tra thuế (revenue agent) và nhân viên IRS tương tự, không phải trong khâu thu nợ hay khiếu nại. Cá nhân có thể tự đại diện, và một cán bộ điều hành, thành viên hợp danh chung hoặc nhân viên toàn thời gian thường xuyên chính thức có thể đại diện cho doanh nghiệp (31 CFR 10.7). Hãy thống nhất trước ai sẽ trả lời thư của IRS hoặc dự cuộc kiểm tra, và người đó có thẩm quyền gì. Xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
Gói hằng tháng còn tính thêm những khoản nào?
Công việc có hồ sơ khai riêng hoặc hạn riêng là công việc dễ nằm ngoài gói cơ bản nhất. Thư thỏa thuận dịch vụ phải nêu rõ, từng dòng một, phần nào nằm trong phí hằng tháng và phần nào tính thêm.
| Mục | Công việc gồm gì | Gắn với điều gì |
|---|---|---|
| Bảng lương | Tính lương và khấu trừ mỗi kỳ trả lương, nộp thuế, tờ khai hằng quý và hằng năm, bảng kê lương | Các ngày ở phần bảng lương bên dưới |
| Biểu mẫu nhà thầu | Thu thập Form W-9, cộng tổng khoản đã trả cho từng nhà thầu, lập và nộp Form 1099-NEC | ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán |
| Tờ khai thuế bán hàng | Theo dõi thuế đã thu và lập tờ khai của từng tiểu bang | Quy định của tiểu bang; xem nộp tờ khai thuế bán hàng |
| Khoản phải trả và khoản phải thu | Nhập và thanh toán hóa đơn mua hàng, lập hóa đơn bán hàng, đòi các hóa đơn quá hạn | Không có quy định liên bang; Cục Thống kê Lao động liệt kê lập hóa đơn, mua hàng và hóa đơn quá hạn là các nhiệm vụ bổ sung mà một nhân viên có thể đảm nhận |
| Hàng tồn kho | Hồ sơ mua hàng và giá trị cuối năm; chứng từ cần cho thấy số tiền đã trả và đó là chi cho hàng tồn kho | Giá trị hàng tồn kho cuối năm dùng trên tờ khai |
| Bắt kịp các tháng trước | Dựng lại các tháng chưa từng được đối chiếu | Tờ khai phụ thuộc vào đó; xem bắt kịp sổ sách quá hạn |
| Tờ khai thuế | Do người được phép lập tờ khai lập, từ sổ sách cuối năm đã hoàn tất và chi tiết giao dịch | Hạn nộp tờ khai |
Thuế bán hàng thu từ khách hàng được tách khỏi doanh số. Trong các mẫu hồ sơ của IRS, khoản này được trừ khỏi tổng thu trước khi tính doanh số ròng, vì chủ doanh nghiệp chỉ thu hộ tiểu bang. Về những yếu tố quyết định phí hằng tháng, xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.
Công việc bảng lương hằng tháng gồm những gì, và những ngày nào quan trọng?
Bảng lương làm tăng việc ở mỗi kỳ trả lương và vào các ngày liên bang cố định: tính lương và khoản khấu trừ, nộp thuế, nộp tờ khai hằng quý và hằng năm, và cấp bảng kê lương. Người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về các tờ khai và khoản nộp dù bên thứ ba thực hiện.
| Nghĩa vụ | Hạn nộp |
|---|---|
| Nộp thuế thu nhập khấu trừ, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare | Người nộp theo tháng: ngày 15 của tháng sau. Người nộp hai lần mỗi tuần: thứ Tư hoặc thứ Sáu sau ngày trả lương, tùy ngày trong tuần |
| Form 941 (tờ khai thuế lương hằng quý; người sử dụng lao động được IRS thông báo bằng văn bản thì nộp Form 944 mỗi năm một lần thay thế) | ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý, thường là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1 |
| Form 940 (tờ khai thuế thất nghiệp liên bang hằng năm) | ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương |
| Form W-2 và W-3 (bảng kê lương của nhân viên và bản tổng hợp gửi kèm) | ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với tiền lương trong năm thuế của trang này |
Nộp thuế và nộp tờ khai là hai nghĩa vụ riêng. Nộp thuế trễ có thể bị phạt 2% đến 15% trên số tiền chưa nộp, tùy mức độ trễ và việc IRS đã gửi thông báo hay chưa (IRS). Thuế khấu trừ từ tiền lương là khoản giữ hộ nhà nước. Người có trách nhiệm cố ý không nộp khoản này, như chủ sở hữu, cán bộ điều hành hoặc kế toán viên ký séc hay kiểm soát chi tiêu, có thể phải tự chịu 100% số tiền chưa nộp, gọi là tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) (IRS; Pub. 15). IRS nói chung có 3 năm để ấn định khoản phạt này, tính từ ngày nộp tờ khai hoặc 15 tháng 4 của năm kế tiếp, tùy ngày nào muộn hơn, và không giới hạn trong khi chưa nộp tờ khai (IRM 5.7.3).
Hồ sơ bảng lương gồm số tiền và ngày trả lương, giấy chứng nhận khấu trừ, ngày và số tiền đã nộp thuế, và bản sao các tờ khai đã nộp (Pub. 15). Lịch nộp thuế nào áp dụng, quy tắc nộp vào ngày hôm sau và các trường hợp ngoại lệ cho người sử dụng lao động nhỏ có trong thiết lập bảng lương. Tài khoản khấu trừ và thất nghiệp của tiểu bang có ngày riêng; nếu đã bỏ lỡ các khoản nộp, xem chậm nộp thuế lương.
Khoản trả nhà thầu nào cần Form 1099-NEC, và ai nộp?
Doanh nghiệp đã trả tiền cho nhà thầu nộp Form 1099-NEC và gửi cho nhà thầu một bản khi, trong hoạt động kinh doanh của mình, đã trả cho người đó từ $2.000 trở lên cho dịch vụ trong năm thuế của trang này. Các khoản trả đến hết năm 2025 dùng ngưỡng $600, và các năm sau được điều chỉnh theo lạm phát (IRS). Quy tắc áp dụng cho cá nhân, hợp danh và LLC được tính thuế theo một trong hai cách đó. Khoản trả cho công ty (trừ luật sư) và khoản trả bằng thẻ hoặc ứng dụng thanh toán nói chung không khai trên biểu mẫu này, và khấu trừ dự phòng có thể buộc phải có biểu mẫu ở mọi mức tiền (hướng dẫn của IRS; IRS). Các biểu mẫu đến hạn ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, nộp cho IRS và cho nhà thầu. Với khoản trả trong năm thuế của trang này, ngày là ngày 1 tháng 2 năm 2027, vì ngày 31 tháng 1 rơi vào Chủ nhật.
Bên trả tiền là bên nộp, dù nhân viên ghi sổ lập các biểu mẫu; phí hằng tháng có bao gồm việc đó hay không là câu hỏi về phạm vi. Hãy lấy Form W-9 đã điền đầy đủ từ nhà thầu Hoa Kỳ trước khoản trả đầu tiên: đó là cách bên trả tiền có được tên và mã số định danh người nộp thuế của người nhận. Nhà thầu nước ngoài đưa Form W-8 hoặc Form 8233 thay thế, với quy định khai báo và khấu trừ khác; xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài. Ai được coi là người nhận tiền, khấu trừ dự phòng và nộp điện tử theo quy tắc riêng; xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế và thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
Mỗi tháng tôi phải gửi gì cho nhân viên ghi sổ?
Hãy gửi quyền truy cập mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán, câu trả lời cho các câu hỏi của nhân viên ghi sổ, biên lai hoặc ghi chú cho từng giao dịch bị đánh dấu, báo cáo bảng lương, và ghi chú về các khoản rút của chủ sở hữu và chi tiêu cá nhân. Pub. 583 nêu rằng tài khoản doanh nghiệp chỉ nên dùng cho mục đích kinh doanh, nên chi tiêu lẫn lộn cần được giải thích. Danh sách đầy đủ có trong nhân viên ghi sổ cần gì từ bạn.
Tôi chỉ nhận được một bản báo cáo: nên yêu cầu gì?
Hãy yêu cầu phần việc đứng sau báo cáo, vì báo cáo chỉ tốt bằng phần việc đó. Yêu cầu theo thứ tự sau:
- Báo cáo đối chiếu cho từng tài khoản ngân hàng và thẻ của tháng gần nhất đã khóa sổ, cho thấy chênh lệch bằng không.
- Danh sách khoản chờ xử lý: các khoản chưa phân loại, chưa ghép và khoản treo (số tiền để tạm trong một tài khoản chờ cho đến khi quyết định xếp vào đâu).
- Bảng cân đối kế toán, không chỉ báo cáo kết quả kinh doanh.
- Số dư tiền lương và thuế bán hàng khớp với các khoản nộp và tờ khai thực tế đã nộp.
- Phạm vi bằng văn bản: phí hằng tháng gồm gì, phần nào tính thêm, và ngày bàn giao mỗi tháng.
- Quyền xem file kế toán, để báo cáo có sẵn khi bạn cần.
Báo cáo không có bản đối chiếu hay danh sách khoản chờ xử lý đứng sau thì không có gì để kiểm tra. Xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ và, nếu câu trả lời không khá hơn, thay nhân viên ghi sổ. Nếu sổ sách và tờ khai có thể không khớp, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Salon LLC có bốn nhân viên
Một salon LLC có hai tài khoản ngân hàng, một thẻ và khoảng 120 giao dịch mỗi tháng. Gói hằng tháng gồm ba tài khoản đã đối chiếu, báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Bảng lương cho bốn nhân viên là một dòng riêng: trả lương mỗi kỳ, nộp thuế, Form 941 bốn lần mỗi năm, rồi Form 940, W-2 và W-3 chậm nhất ngày 31 tháng 1, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần.
Tám người làm việc tự do
Một cửa hàng trả cho tám người làm việc tự do US$3.000 mỗi người cho dịch vụ trong năm thuế của trang này, tất cả bằng séc hoặc chuyển khoản. Không ai là công ty, và tất cả đều là người Hoa Kỳ (US person, gồm công dân, người có thẻ xanh hoặc người cư trú). Cửa hàng thu một Form W-9 đã điền đầy đủ từ mỗi người trước khoản trả đầu tiên. Mỗi người đều vượt ngưỡng $2.000, nên cửa hàng phải nộp tám Form 1099-NEC, tổng US$24.000, đến hạn ngày 1 tháng 2 năm 2027 vì ngày 31 tháng 1 rơi vào Chủ nhật. Nếu trả bằng thẻ, người làm việc tự do sẽ được đơn vị xử lý thẻ khai, và người làm việc tự do là công ty nói chung không cần biểu mẫu.
Lợi nhuận lớn, ít tiền mặt
Báo cáo hằng tháng của một chủ doanh nghiệp cho thấy lợi nhuận US$18.000, nhưng số dư ngân hàng chỉ US$4.000. Lợi nhuận không phải tiền mặt: khoản trả gốc vay, khoản rút của chủ sở hữu, hóa đơn khách hàng chưa thu và khoản mua hàng tồn kho đều có thể giải thích chênh lệch. Trước khi trả hóa đơn tiếp theo, chủ doanh nghiệp yêu cầu bản đối chiếu ngân hàng và danh sách các khoản chưa phân loại, để biết con số tiền mặt có đúng không và còn gì chưa được giải thích.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bạn trả phí hằng tháng nhưng chỉ thấy báo cáo kết quả kinh doanh, hoặc không thể lấy bản đối chiếu cho từng tài khoản. Phạm vi, các bản đối chiếu và những khoản tính riêng là điều cần chốt trước. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán và kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.
- Sổ sách của bạn còn dùng cho bảng lương, thuế bán hàng và tờ khai thuế. Thư thỏa thuận dịch vụ, số dư bảng lương và thuế bán hàng, và tờ khai đều phải khớp nhau, và mỗi phần phải có người chịu trách nhiệm. Chuyên gia đọc thư và báo cáo gần nhất đối chiếu với hồ sơ đã nộp của bạn sẽ thấy chỗ không khớp. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Sổ sách chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn đang so sánh báo giá trước khi ký. Xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng và những điều thư thỏa thuận dịch vụ cần nêu rõ.
- Đã bỏ lỡ khoản nộp thuế lương hoặc tờ khai bảng lương. Xem chậm nộp thuế lương.
- Một nhà thầu có thể thực chất là nhân viên. Xem nhà thầu có thể là nhân viên.
- Bạn thu thuế bán hàng ở nhiều hơn một tiểu bang. Xem nộp tờ khai thuế bán hàng và thuê ngoài việc nộp thuế bán hàng.
- Bạn nhận được thông báo hoặc thư kiểm tra của IRS. Ai được thay mặt bạn làm việc với IRS phụ thuộc vào chứng chỉ của người đó. Xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
- Bạn điều hành một S corporation. Xem ghi sổ kế toán cho S corporation.
- Doanh nghiệp có chủ sở hữu hoặc tài khoản ở hai quốc gia. Sổ sách nào hỗ trợ tờ khai của quốc gia nào là câu hỏi dành cho chuyên gia. Xem dịch vụ thuế xuyên biên giới.
- Bạn muốn tự làm sổ sách. Xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn. | 3 năm | IRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ khi thu nhập bị bỏ sót vượt ngưỡng 25% Tính từ ngày nộp tờ khai. Áp dụng khi thu nhập bị bỏ sót vượt quá 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai, hoặc vượt quá $5.000 từ tài sản tài chính nước ngoài được chỉ định. | 6 năm | IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu? Đã kiểm tra |
| Thu nhập bị bỏ sót khiến thời hạn giữ hồ sơ theo IRS kéo dài thành 6 năm Giữ hồ sơ 6 năm nếu thu nhập chưa khai vượt tỷ lệ này của tổng thu nhập ghi trên tờ khai | 25% | IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu? Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1099-NEC và cung cấp cho người nhận Sau năm thanh toán; dời sang ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo luật | Ngày 31 tháng 1 | IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC Đã kiểm tra |
| Hạn nộp thuế lương hằng tháng tại Hoa Kỳ Người sử dụng lao động mới nộp Form 941 thông thường bắt đầu với lịch nộp hằng tháng; áp dụng quy tắc nộp vào ngày làm việc kế tiếp | Ngày 15 của tháng sau | IRS: Publication 15 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 941 hằng quý Thông thường là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1; có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý | IRS: Hướng dẫn Form 941 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp hằng năm của Form 940 Có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương | IRS: Yêu cầu nộp và đóng thuế của Form 940 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp và hạn gửi Form W-2 và Form W-3 cho năm 2026 Nộp Form W-2 và W-3 năm 2026 cho SSA và cung cấp W-2 cho nhân viên chậm nhất vào ngày này | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3 (2026) Đã kiểm tra |
| Khoảng tiền phạt nộp trễ thuế lương tại Hoa Kỳ IRC 6656 và hướng dẫn của IRS: 2%, 5%, 10% hoặc 15% của khoản thuế nộp chưa đủ tùy theo mức độ trễ và thông báo; các mức này không cộng dồn | 2% đến 15% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Thông thường tính từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai và ngày 15 tháng 4 kế tiếp; không có giới hạn ấn định thuế đối với tờ khai chưa nộp | 3 năm | IRS: Sổ tay tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngày được coi là ngày nộp đối với tờ khai thuế lương nộp sớm Thời hạn ấn định thuế khấu trừ tại nguồn/FICA nhìn chung tính từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp thực tế và ngày này; có ngoại lệ và trường hợp kéo dài. | 15 tháng 4 của năm kế tiếp | IRS: Sổ tay tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
| Ngưỡng báo cáo thù lao cho người không phải nhân viên trên Form 1099-NEC đối với khoản thanh toán đến hết năm 2025 Box 1 thù lao cho người không phải nhân viên từ $600 trở lên, theo hướng dẫn tháng 4 năm 2025; khoản thanh toán sau ngày 31 tháng 12 năm 2025 áp dụng ngưỡng cao hơn. | $600 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC (bản sửa đổi tháng 4 năm 2025) Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1099-NEC và hạn gửi người nhận cho các khoản thanh toán trong năm 2026 Ngày 31 tháng 1 thông thường rơi vào Chủ Nhật năm 2027, nên hạn chuyển sang ngày làm việc kế tiếp | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Tôi nên lưu những loại hồ sơ nào
- IRS: Topic no. 305, Lưu giữ hồ sơ
- Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS): Nhân viên ghi sổ, kế toán và kiểm toán
- IRS: Hạn nộp thuế lương
- IRS: Publication 15 (2026), Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động
- IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ hạn (failure to deposit)
- IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không?
- IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC
- IRS: Hướng dẫn dành cho bên yêu cầu Form W-9
- IRS: Tìm hiểu chứng chỉ và trình độ của người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Annual Filing Season Program
- 31 CFR 10.7: Tự đại diện cho mình và quyền hành nghề hạn chế
- IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, trách nhiệm TFRP, hành vi cố ý và thời hạn ấn định
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.