Servicio mensual de contabilidad: qué incluye y qué cuesta extra

¿Qué debe entregar cada mes un responsable contable?

Un servicio mensual de contabilidad debe dejarle una contabilidad que coincida con sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas, más un estado de resultados y un balance general armados con ella. El IRS permite elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos; no se exige ningún método contable, y la ley no exige ningún tipo especial de registros, salvo en unos pocos casos. La tabla enumera lo que produce un sistema así. No es una norma legal.

El caso no es sencillo cuando solo recibe un informe de pérdidas y ganancias, no puede obtener una conciliación de cada cuenta, o la misma contabilidad alimenta la nómina, los formularios de contratistas, el impuesto sobre las ventas o su declaración de impuestos. El inventario, la contabilidad atrasada por meses, más de una entidad y una corporación también suman trabajo. Cada uno puede quedar fuera del paquete base (consulte «¿Qué cuesta extra además del paquete mensual?», más abajo), y los tres últimos además cambian lo que la declaración necesita de la contabilidad, por lo que un profesional de impuestos debe revisarlos. Si solo recibe un informe, empiece con «Solo recibo un informe: ¿qué debo pedir?». Antes de comparar paquetes, reúna la carta de contratación, el último informe que recibió, el acceso a todas las cuentas bancarias, de tarjetas y de pagos, y los informes de nómina.

¿Cuáles son los informes estándar: estado de resultados, balance general u otros?

Dos informes son estándar: un estado de resultados y un balance general. El IRS describe el estado de resultados como los ingresos y gastos de un período, y el balance general como los activos, pasivos y patrimonio en una fecha determinada. La Oficina de Estadísticas Laborales incluye producir esos informes, revisar las cifras y conciliar las diferencias entre las tareas habituales de un auxiliar contable.

Si puede abrir estos informes usted mismo en cualquier momento, o los recibe una vez al mes, es un término de la contratación. Consulte qué debe detallar una carta de contratación.

¿Qué significa «conciliada» y cómo veo que se hizo?

Una cuenta está conciliada cuando su saldo en la contabilidad es igual al saldo del estado de cuenta bancario o de la tarjeta, después de explicar cada diferencia. La Pub. 583 dice que debe conciliar su cuenta de cheques cada mes. Conciliar confirma cuánto dinero hay en la cuenta, asegura que los cargos bancarios estén en la contabilidad y corrige errores en el estado de cuenta, en la chequera o en la contabilidad.

Pida el informe de conciliación de cada cuenta. Debe mostrar:

• la fecha y el saldo final del estado de cuenta;
• el saldo de la contabilidad en esa fecha;
• las partidas pendientes (cheques aún no cobrados, depósitos aún no registrados) que explican cualquier diferencia;
• una diferencia restante de cero.

Una conexión bancaria no es una conciliación: el software puede importar transacciones sin que nadie las compare con el estado de cuenta. Consulte las conexiones bancarias no son una conciliación. Un informe de pérdidas y ganancias sin una conciliación detrás prueba poco sobre si las cifras de efectivo son correctas. Una cuenta que cuadra tampoco prueba que las categorías sean correctas; cómo revisar el trabajo de su responsable contable trata ese tema.

¿Qué debe permitirme demostrar la contabilidad ante el IRS?

La contabilidad debe respaldar los ingresos, las deducciones y los créditos de su declaración, quienquiera que la lleve. El IRS dice que todo el que tiene un negocio debe llevar registros, y la obligación sigue siendo del negocio aunque un responsable contable lleve la contabilidad.

• Un resumen de las transacciones. Su contabilidad debe mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos, normalmente en diarios y libros mayores (IRS).
• Respaldo de cada asiento. Los comprobantes de venta, las facturas, los recibos, las fichas de depósito y los estados de cuenta respaldan la contabilidad. En un gasto, el respaldo debe identificar al beneficiario, el monto, la prueba de pago, la fecha y lo que se compró.
• Registros de software que cuadran. Si usa un sistema computarizado, sus registros deben conciliarse con su contabilidad y su declaración e identificar los documentos fuente.
• Disponibilidad y plazo. Mantenga los registros disponibles para la inspección del IRS y hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración: generalmente 3 años después de presentarla, 6 años cuando el ingreso omitido supera 25% del ingreso bruto de la declaración, y sin límite cuando no se presentó ninguna declaración (Pub. 583, Table 3). Conserve los registros de impuestos de empleo al menos cuatro años después de que el impuesto venza o se pague, lo que ocurra después.

Para los recibos y la conservación, consulte requisitos del IRS para los recibos y cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué no hace un responsable contable: declaraciones de impuestos, representación ante el IRS, asesoría?

Un responsable contable registra transacciones y produce informes. Preparar una declaración por una paga y hablar en su nombre ante el IRS son servicios aparte, cada uno con sus propias reglas del IRS. La asesoría sobre estructura, elecciones o planificación de impuestos normalmente se define por separado en la carta de contratación.

Un PTIN por sí solo no da autoridad para representar a clientes, y la lista de credenciales del IRS no incluye a los responsables contables. Un preparador del Annual Filing Season Program puede representar solo a los clientes cuyas declaraciones preparó y firmó, ante agentes de ingresos y personal similar del IRS, no en cobranza ni en apelaciones. Una persona puede representarse a sí misma, y un funcionario de buena fe, un socio general o un empleado regular de tiempo completo puede representar al negocio (31 CFR 10.7). Acuerde de antemano quién respondería una carta del IRS o asistiría a una auditoría, y qué autoridad tiene esa persona. Consulte responsable contable, contador o CPA.

¿Qué cuesta extra además del paquete mensual?

El trabajo que tiene su propia declaración o sus propias fechas es el que con más probabilidad queda fuera de un paquete base. La carta de contratación debe decir, línea por línea, qué está en la tarifa mensual y qué se cobra aparte.

El impuesto sobre las ventas cobrado a los clientes se mantiene aparte de las ventas. En los registros de ejemplo del IRS, se resta de los ingresos antes de calcular las ventas netas, porque el propietario solo lo cobró en nombre del estado. Para saber qué determina una tarifa mensual, consulte cuánto cuesta la contabilidad al mes.

¿Qué implica la nómina mensual y qué fechas importan?

La nómina suma trabajo en cada período de pago y en fechas federales fijas: calcular el pago y las retenciones, depositar el impuesto, presentar las declaraciones trimestrales y anuales, y emitir los comprobantes de salarios. El empleador sigue siendo responsable de las declaraciones y los depósitos aunque los haga un tercero.

Depositar el impuesto y presentar la declaración son obligaciones separadas. Un depósito tardío puede tener una multa de del 2% al 15% del monto sin pagar, según qué tan tarde sea el depósito y si el IRS envió un aviso (IRS). El impuesto retenido del pago se mantiene en fideicomiso para el gobierno. Una persona responsable que deliberadamente no lo entrega, como un propietario, un funcionario o un contador que firma cheques o controla los gastos, puede deber personalmente 100% del monto sin pagar, la multa de recuperación del impuesto en fideicomiso (trust fund recovery penalty) (IRS; Pub. 15). El IRS generalmente tiene 3 años para determinarla, contados desde la fecha posterior entre la presentación de la declaración y 15 de abril del año siguiente, y no tiene límite mientras no se presente ninguna declaración (IRM 5.7.3).

Los registros de nómina incluyen los montos y fechas de los salarios, los certificados de retención, las fechas y montos de los depósitos, y copias de las declaraciones presentadas (Pub. 15). Qué calendario de depósitos se aplica, la regla de depósito al día siguiente y las excepciones para empleadores pequeños están en configurar la nómina. Las cuentas estatales de retención y de desempleo tienen sus propias fechas; si se omitieron depósitos, consulte atrasado con los impuestos de nómina.

¿Qué pagos a contratistas requieren un Form 1099-NEC y quién lo presenta?

El negocio que le pagó al contratista presenta el Form 1099-NEC y le envía una copia al contratista cuando, en el curso de su negocio, le pagó a esa persona $2,000 o más por servicios en el año fiscal de esta página. Los pagos hechos hasta 2025 usaban un umbral de $600, y los años posteriores se ajustan por inflación (IRS). La regla alcanza a personas, sociedades de personas y LLC que tributan como una u otra. Los pagos a corporaciones (salvo abogados) y los pagos hechos con tarjeta o con una aplicación de pagos generalmente no se reportan en este formulario, y la retención adicional puede exigir un formulario por cualquier monto (instrucciones del IRS; IRS). Los formularios vencen 31 de enero después del año del pago, para el IRS y para el contratista. Para los pagos del año fiscal de esta página, la fecha es 1 de febrero de 2027, porque el 31 de enero cae en domingo.

Quien paga es quien presenta, aunque el responsable contable prepare los formularios; si la tarifa mensual lo cubre es una pregunta de alcance. Obtenga un Form W-9 completo de un contratista de EE. UU. antes del primer pago: así es como un pagador obtiene el nombre y el número de identificación fiscal del beneficiario. Un contratista extranjero entrega en su lugar un Form W-8 o un Form 8233, con reportes y retenciones distintos; consulte pagar a contratistas en el extranjero. Quién cuenta como beneficiario, la retención adicional y la presentación electrónica siguen sus propias reglas; consulte a qué contratistas se les da un formulario de impuestos y cómo reunir los números de identificación fiscal de los contratistas.

¿Qué debo enviarle cada mes a mi responsable contable?

Envíe acceso a todas las cuentas bancarias, de tarjetas, de préstamos y de pagos, respuestas a las preguntas del responsable contable, recibos o una nota por cada transacción marcada, informes de nómina y una nota sobre los retiros del propietario y los gastos personales. La Pub. 583 dice que debe usar la cuenta del negocio solo para fines del negocio, así que los gastos mezclados necesitan una explicación. La lista completa está en lo que su responsable contable necesita de usted.

Solo recibo un informe: ¿qué debo pedir?

Pida el trabajo que está detrás del informe, ya que el informe vale lo que vale ese trabajo. Solicite esto en orden:

1. El informe de conciliación de cada cuenta bancaria y de tarjeta del último mes cerrado, con una diferencia de cero.
2. La lista de partidas pendientes: partidas sin clasificar, sin conciliar y en cuenta de suspenso (montos que quedan en una cuenta de espera hasta que alguien decide dónde van).
3. El balance general, no solo el estado de resultados.
4. Los saldos de nómina y de impuesto sobre las ventas cotejados con los depósitos y las declaraciones realmente presentados.
5. El alcance por escrito: qué incluye la tarifa mensual, qué es extra y la fecha de entrega cada mes.
6. Acceso de consulta al archivo contable, para tener los informes cuando los quiera.

Un informe sin una conciliación ni una lista de partidas pendientes detrás no tiene nada con qué verificarse. Consulte cómo revisar el trabajo de su responsable contable y, si las respuestas no mejoran, cómo reemplazar a su responsable contable. Si la contabilidad y las declaraciones pueden no coincidir, consulte servicios de contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

LLC de un salón con cuatro empleados

Una LLC de un salón tiene dos cuentas bancarias, una tarjeta y unas 120 transacciones al mes. El paquete mensual son tres cuentas conciliadas, un estado de resultados y un balance general. La nómina de los cuatro empleados es una línea aparte: pago de cada período, depósitos de impuestos, el Form 941 cuatro veces al año, y luego los Forms 940, W-2 y W-3 a más tardar el 31 de enero, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana.

Ocho trabajadores independientes

Una tienda le paga a ocho trabajadores independientes US$3,000 a cada uno por servicios en el año fiscal de esta página, todo con cheque o transferencia bancaria. Ninguno es una corporación y todos son personas de EE. UU. La tienda recibe un Form W-9 completo de cada uno antes del primer pago. Cada uno supera el umbral de $2,000, así que la tienda debe presentar ocho Forms 1099-NEC, US$24,000 en total, con vencimiento el 1 de febrero de 2027 porque el 31 de enero cae en domingo. Si se les hubiera pagado con tarjeta, el procesador de la tarjeta reportaría al trabajador independiente, y a uno que sea una corporación generalmente no le correspondería ningún formulario.

Mucha utilidad, poco efectivo

El informe mensual de una propietaria muestra US$18,000 de utilidad, pero el saldo bancario es de US$4,000. La utilidad no es efectivo: los pagos al capital de préstamos, los retiros del propietario, las facturas de clientes sin cobrar y las compras de inventario pueden explicar la diferencia. Antes de pagar la siguiente factura, ella pide la conciliación bancaria y la lista de partidas sin clasificar, que muestran si la cifra de efectivo es correcta y qué sigue sin explicación.

¿Su caso es distinto?

• Paga una tarifa mensual y solo ve un informe de pérdidas y ganancias, o no puede obtener una conciliación de cada cuenta. Primero hay que definir el alcance, las conciliaciones y lo que se cobra aparte. Consulte servicios de contabilidad y cómo revisar el trabajo de su responsable contable.
• Su contabilidad también alimenta la nómina, el impuesto sobre las ventas y una declaración de impuestos. La carta de contratación, los saldos de nómina y de impuesto sobre las ventas, y la declaración deben coincidir, y debe haber una persona designada para cada uno. Un profesional que lea la carta y el último informe frente a sus declaraciones puede ver dónde no coinciden. Consulte servicios de contabilidad.
• La contabilidad está atrasada por meses o años. Consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y servicios de contabilidad.
• Está comparando cotizaciones antes de firmar. Consulte cuánto cuesta la contabilidad al mes y qué debe detallar una carta de contratación.
• Se omitieron depósitos o declaraciones de nómina. Consulte atrasado con los impuestos de nómina.
• Un contratista podría ser en realidad un empleado. Consulte contratistas que podrían ser empleados.
• Cobra el impuesto sobre las ventas en más de un estado. Consulte presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas y subcontratar la presentación del impuesto sobre las ventas.
• Recibió un aviso del IRS o una carta de auditoría. Quién puede hablar en su nombre ante el IRS depende de la credencial de esa persona. Consulte responsable contable, contador o CPA.
• Tiene una corporación S. Consulte contabilidad para una corporación S.
• El negocio tiene propietarios o cuentas en dos países. Qué contabilidad respalda la declaración de cada país es una pregunta para un profesional. Consulte servicios de impuestos transfronterizos.
• Prefiere llevar usted mismo la contabilidad. Consulte llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.