मासिक बहीखाता सेवा: क्या शामिल है और क्या अलग से लगता है

मासिक बहीखाता विशेषज्ञ को हर महीने क्या देना चाहिए?

मासिक बहीखाता सेवा के बाद आपके पास ऐसा बहीखाता होना चाहिए जो आपके बैंक और कार्ड विवरणों से मेल खाए, और उससे बना आय विवरण और तुलन पत्र। IRS आपको कोई भी रिकॉर्ड रखने की प्रणाली चुनने देता है जो आपकी आय और खर्च साफ़ दिखाए; कोई बहीखाता पद्धति अनिवार्य नहीं है, और कानून कुछ मामलों को छोड़कर किसी खास तरह के रिकॉर्ड नहीं माँगता। तालिका बताती है कि ऐसी प्रणाली क्या बनाती है। यह कोई कानूनी मानक नहीं है।

मामला तब सरल नहीं है जब आपको सिर्फ़ लाभ-हानि रिपोर्ट मिलती हो, हर खाते का मिलान आपको न मिल सके, या वही बहीखाता पेरोल, ठेकेदार फ़ॉर्म, बिक्री कर या आपके कर रिटर्न में भी जाता हो। इन्वेंटरी, महीनों पीछे चल रहा बहीखाता, एक से ज़्यादा संस्था और कंपनी भी काम बढ़ाते हैं। हर एक बुनियादी पैकेज से बाहर हो सकता है (नीचे "मासिक पैकेज के ऊपर अलग से क्या लगता है?" देखें), और आख़िरी तीन यह भी बदलते हैं कि रिटर्न को बहीखाते से क्या चाहिए, इसलिए किसी कर पेशेवर को उन्हें देखना चाहिए। अगर आपको सिर्फ़ रिपोर्ट मिलती है, तो "मुझे सिर्फ़ रिपोर्ट मिलती है: मुझे क्या माँगना चाहिए?" से शुरू करें। पैकेजों की तुलना से पहले ये जुटाएँ: एंगेजमेंट लेटर, आपको मिली आख़िरी रिपोर्ट, हर बैंक, कार्ड और भुगतान खाते का एक्सेस, और कोई भी पेरोल रिपोर्ट।

कौन-सी रिपोर्टें मानक हैं: आय विवरण, तुलन पत्र, या और भी?

दो रिपोर्टें मानक हैं: आय विवरण और तुलन पत्र। IRS आय विवरण को किसी अवधि की आय और खर्च, और तुलन पत्र को किसी तारीख की संपत्ति, देनदारियाँ और इक्विटी बताता है। Bureau of Labor Statistics ऐसी रिपोर्टें बनाना, आँकड़े जाँचना और अंतर मिलाना बहीखाता क्लर्क के सामान्य कामों में गिनता है।

आप ये रिपोर्टें जब चाहें खुद खोल सकते हैं या महीने में एक बार पाते हैं, यह एंगेजमेंट की एक शर्त है। देखें एंगेजमेंट लेटर में क्या साफ़ लिखा होना चाहिए।

"मिलान किया हुआ" (reconciled) का क्या मतलब है, और मैं कैसे देखूँ कि वह हुआ?

कोई खाता तब मिलान किया हुआ है जब हर अंतर समझाने के बाद बहीखाते में उसका शेष बैंक या कार्ड विवरण के शेष के बराबर हो। Pub. 583 कहता है कि आपको चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करना चाहिए। मिलान से पता चलता है कि खाते में कितना पैसा है, यह पक्का होता है कि बैंक शुल्क बहीखाते में हैं, और विवरण, चेकबुक या बहीखाते की गलतियाँ सुधरती हैं।

हर खाते की मिलान रिपोर्ट माँगें। उसमें दिखना चाहिए:

• विवरण की अंतिम तारीख और शेष;
• उसी तारीख पर बहीखाते का शेष;
• वे बिना क्लियर मदें (जिन चेकों का अभी भुगतान नहीं हुआ, जो जमा अभी पोस्ट नहीं हुए) जो किसी भी अंतर को समझाती हैं;
• बचा हुआ अंतर शून्य।

जुड़ी हुई बैंक फ़ीड मिलान नहीं है: सॉफ़्टवेयर लेन-देन इम्पोर्ट कर सकता है बिना किसी के उन्हें विवरण से मिलाए। देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है। जिस लाभ-हानि रिपोर्ट के पीछे मिलान नहीं है, वह नकद के आँकड़ों के सही होने के बारे में बहुत कम साबित करती है। संतुलित खाता भी यह साबित नहीं करता कि श्रेणियाँ सही हैं; अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना उसे बताता है।

बहीखाते से मुझे IRS के सामने क्या साबित करना आना चाहिए?

बहीखाते को आपके रिटर्न की आय, कटौतियों और क्रेडिट का सहारा देना चाहिए, चाहे उसे कोई भी रखे। IRS कहता है कि व्यवसाय करने वाले हर व्यक्ति को रिकॉर्ड रखने होते हैं, और बहीखाता विशेषज्ञ के बहीखाता रखने पर भी यह ज़िम्मेदारी व्यवसाय की ही रहती है।

• लेन-देन का सार। आपके बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, आम तौर पर जर्नल और लेजर में (IRS)।
• हर एंट्री का सबूत। बिक्री की पर्चियाँ, चालान, रसीदें, जमा पर्चियाँ और विवरण बहीखाते का सहारा हैं। खर्च के लिए सबूत में भुगतान पाने वाला, राशि, भुगतान का प्रमाण, तारीख और क्या खरीदा गया, ये दिखने चाहिए।
• सॉफ़्टवेयर के रिकॉर्ड जो मेल खाएँ। अगर आप कंप्यूटर प्रणाली इस्तेमाल करते हैं, तो उसके रिकॉर्ड आपके बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए और मूल स्रोत दस्तावेज़ बताने चाहिए।
• उपलब्धता और अवधि। रिकॉर्ड IRS के निरीक्षण के लिए उपलब्ध रखें और तब तक रखें जब तक रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो: आम तौर पर फ़ाइल करने के बाद 3 वर्ष, 6 वर्ष जब छोड़ी गई आय रिटर्न की सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, और कोई रिटर्न फ़ाइल न हुआ हो तो कोई सीमा नहीं (Pub. 583, Table 3)। रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाए जाने के बाद कम से कम चार साल तक रखें, जो भी बाद में हो।

रसीदों और रिकॉर्ड रखने की अवधि के लिए देखें IRS की रसीद संबंधी ज़रूरतें और व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।

बहीखाता विशेषज्ञ क्या नहीं करता: कर रिटर्न, IRS में प्रतिनिधित्व, सलाह?

बहीखाता विशेषज्ञ लेन-देन दर्ज करता है और रिपोर्टें बनाता है। पैसे लेकर रिटर्न तैयार करना और IRS के सामने आपकी ओर से बोलना अलग सेवाएँ हैं, जिनके अपने IRS नियम हैं। संरचना, चुनाव या कर नियोजन पर सलाह आम तौर पर एंगेजमेंट लेटर में अलग से तय होती है।

सिर्फ़ PTIN से ग्राहकों का प्रतिनिधित्व करने का कोई अधिकार नहीं मिलता, और IRS की योग्यताओं की सूची में बहीखाता विशेषज्ञ नहीं हैं। Annual Filing Season Program में शामिल तैयारकर्ता सिर्फ़ उन्हीं ग्राहकों का प्रतिनिधित्व कर सकता है जिनके रिटर्न उसने तैयार किए और हस्ताक्षर किए, और वह भी revenue agent जैसे IRS कर्मचारियों के सामने, वसूली या अपील में नहीं। कोई व्यक्ति अपना प्रतिनिधित्व खुद कर सकता है, और असली अधिकारी, सामान्य साझेदार या नियमित पूर्णकालिक कर्मचारी व्यवसाय का प्रतिनिधित्व कर सकता है (31 CFR 10.7)। पहले से तय कर लें कि IRS के पत्र का जवाब कौन देगा या ऑडिट में कौन जाएगा, और उस व्यक्ति के पास क्या अधिकार हैं। देखें बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA।

मासिक पैकेज के ऊपर अलग से क्या लगता है?

जिस काम की अपनी फ़ाइलिंग या अपनी तारीखें होती हैं, वही बुनियादी पैकेज से बाहर रहने की सबसे ज़्यादा संभावना रखता है। एंगेजमेंट लेटर में लाइन-दर-लाइन लिखा होना चाहिए कि मासिक शुल्क में क्या है और ऊपर से क्या बिल होता है।

ग्राहकों से वसूला बिक्री कर बिक्री से अलग रखा जाता है। IRS के नमूना रिकॉर्ड में उसे शुद्ध बिक्री निकालने से पहले प्राप्तियों से घटाया जाता है, क्योंकि स्वामी ने उसे सिर्फ़ राज्य के लिए वसूला है। मासिक शुल्क किन बातों पर निर्भर करता है, इसके लिए देखें बहीखाते की मासिक कीमत कितनी है।

मासिक पेरोल के काम में क्या शामिल है, और कौन-सी तारीखें मायने रखती हैं?

पेरोल हर वेतन अवधि पर और संघीय तय तारीखों पर काम जोड़ता है: वेतन और विथहोल्डिंग निकालना, कर जमा करना, तिमाही और वार्षिक रिटर्न फ़ाइल करना, और वेतन विवरण जारी करना। फ़ाइलिंग और जमा की ज़िम्मेदारी नियोक्ता की ही रहती है, चाहे उन्हें कोई तीसरा पक्ष करे।

कर जमा करना और रिटर्न फ़ाइल करना अलग ज़िम्मेदारियाँ हैं। देर से जमा पर बिना चुकाई राशि का 2% से 15% जुर्माना लग सकता है, इस पर निर्भर कि जमा कितना देर से हुआ और IRS ने नोटिस भेजा है या नहीं (IRS)। वेतन से काटा गया कर सरकार के लिए रखा जाता है। जो ज़िम्मेदार व्यक्ति इसे जान-बूझकर सरकार को नहीं देता, जैसे स्वामी, अधिकारी या कोई लेखाकार जो चेक पर हस्ताक्षर करता है या खर्च नियंत्रित करता है, उस पर बिना चुकाई राशि का 100% निजी तौर पर बन सकता है, जिसे Trust Fund Recovery Penalty कहते हैं (IRS; Pub. 15)। IRS के पास इसे निर्धारित करने के लिए आम तौर पर 3 वर्ष होते हैं, जो रिटर्न फ़ाइल करने की तारीख या अगले वर्ष की 15 अप्रैल में से जो बाद की हो, वहाँ से गिने जाते हैं, और जब तक रिटर्न फ़ाइल नहीं होता तब तक कोई सीमा नहीं (IRM 5.7.3)।

पेरोल रिकॉर्ड में वेतन की राशियाँ और तारीखें, विथहोल्डिंग प्रमाणपत्र, जमा की तारीखें और राशियाँ, और फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ शामिल हैं (Pub. 15)। कौन-सा जमा कार्यक्रम लागू होता है, अगले दिन जमा करने का नियम और छोटे नियोक्ताओं के अपवाद पेरोल शुरू करना में हैं। राज्य के विथहोल्डिंग और बेरोज़गारी खातों की अपनी तारीखें होती हैं; अगर जमा छूट गए हैं, तो देखें पेरोल कर में पिछड़ना।

ठेकेदार के किन भुगतानों पर Form 1099-NEC चाहिए, और कौन फ़ाइल करता है?

जिस व्यवसाय ने ठेकेदार को भुगतान किया, वही Form 1099-NEC फ़ाइल करता है और ठेकेदार को प्रति भेजता है, जब उसने अपने व्यवसाय के दौरान इस पृष्ठ के कर वर्ष में सेवाओं के लिए उस व्यक्ति को $2,000 या उससे ज़्यादा चुकाए हों। 2025 तक किए भुगतानों के लिए सीमा $600 थी, और बाद के वर्षों में वह महँगाई के अनुसार समायोजित होती है (IRS)। यह नियम व्यक्तियों, साझेदारियों और दोनों में से किसी की तरह कर वाली LLC पर लागू होता है। कंपनियों को भुगतान (वकीलों को छोड़कर) और कार्ड या पेमेंट ऐप से किए भुगतान आम तौर पर इस फ़ॉर्म पर रिपोर्ट नहीं होते, और बैकअप विथहोल्डिंग किसी भी राशि पर फ़ॉर्म ज़रूरी कर सकती है (IRS के निर्देश; IRS)। फ़ॉर्म भुगतान वर्ष के बाद 31 जनवरी तक IRS और ठेकेदार को देने होते हैं। इस पृष्ठ के कर वर्ष के भुगतानों के लिए तारीख 1 फ़रवरी 2027 है, क्योंकि 31 जनवरी रविवार को पड़ती है।

भुगतान करने वाला ही फ़ाइल करता है, भले ही फ़ॉर्म बहीखाता विशेषज्ञ तैयार करे; मासिक शुल्क में यह आता है या नहीं, यह दायरे का सवाल है। पहले भुगतान से पहले अमेरिकी ठेकेदार से भरा हुआ Form W-9 लें: इसी से भुगतान करने वाला भुगतान पाने वाले का नाम और करदाता पहचान संख्या पाता है। विदेशी ठेकेदार इसकी जगह Form W-8 या Form 8233 देता है, जिसमें रिपोर्टिंग और विथहोल्डिंग अलग होती है; देखें विदेश में ठेकेदारों को भुगतान। भुगतान पाने वाला कौन गिना जाता है, बैकअप विथहोल्डिंग और e-file के अपने नियम हैं; देखें किन ठेकेदारों को कर फ़ॉर्म मिलता है और ठेकेदारों से कर पहचान संख्या लेना।

मुझे हर महीने अपने बहीखाता विशेषज्ञ को क्या भेजना होगा?

हर बैंक, कार्ड, ऋण और भुगतान खाते का एक्सेस, बहीखाता विशेषज्ञ के सवालों के जवाब, हर चिह्नित लेन-देन की रसीद या नोट, पेरोल रिपोर्टें, और स्वामी की निकासी तथा निजी खर्च पर एक नोट भेजें। Pub. 583 कहता है कि व्यावसायिक खाता सिर्फ़ व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल करें, इसलिए मिले-जुले खर्च को समझाना पड़ता है। पूरी सूची आपके बहीखाता विशेषज्ञ को आपसे क्या चाहिए में है।

मुझे सिर्फ़ रिपोर्ट मिलती है: मुझे क्या माँगना चाहिए?

रिपोर्ट के पीछे का काम माँगें, क्योंकि रिपोर्ट उतनी ही अच्छी है जितना वह काम। इन्हें इस क्रम में माँगें:

1. हर बैंक और कार्ड खाते के आख़िरी बंद हुए महीने की मिलान रिपोर्ट, जो शून्य अंतर दिखाए।
2. बकाया मदों की सूची: बिना श्रेणी की, बिना मिलान की और सस्पेंस मदें (रकम जो किसी होल्डिंग खाते में तब तक रखी है जब तक कोई तय न करे कि वह कहाँ की है)।
3. तुलन पत्र, सिर्फ़ आय विवरण नहीं।
4. पेरोल और बिक्री कर के शेष, जो असल में फ़ाइल किए गए जमा और रिटर्न से मिलाए गए हों।
5. लिखित दायरा: मासिक शुल्क में क्या शामिल है, क्या अलग से लगता है, और हर महीने डिलीवरी की तारीख क्या है।
6. अकाउंटिंग फ़ाइल का व्यू एक्सेस, ताकि रिपोर्टें जब चाहें तब मिल सकें।

जिस रिपोर्ट के पीछे मिलान या बकाया मदों की सूची नहीं है, उसे परखने के लिए कुछ नहीं है। देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना और, अगर जवाब बेहतर न हों, अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना। अगर बहीखाता और रिटर्न शायद मेल न खाते हों, तो देखें बहीखाता सेवाएँ।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं। राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

चार कर्मचारियों वाली सैलून LLC

एक सैलून LLC के दो बैंक खाते, एक कार्ड और महीने में लगभग 120 लेन-देन हैं। मासिक पैकेज में तीन मिलान किए खाते, एक आय विवरण और एक तुलन पत्र हैं। चार कर्मचारियों का पेरोल अलग लाइन है: हर अवधि का वेतन, कर जमा, साल में चार बार Form 941, फिर 31 जनवरी तक Form 940, W-2 और W-3, या अगर वह सप्ताहांत हो तो अगला कार्यदिवस।

आठ फ़्रीलांसर

एक दुकान इस पृष्ठ के कर वर्ष में सेवाओं के लिए आठ फ़्रीलांसरों को US$3,000 प्रति व्यक्ति चुकाती है, सब चेक या बैंक ट्रांसफ़र से। कोई भी कंपनी नहीं है, और सब अमेरिकी व्यक्ति हैं। दुकान पहले भुगतान से पहले हर एक से भरा हुआ W-9 लेती है। हर एक $2,000 की सीमा से ऊपर है, इसलिए दुकान पर आठ Form 1099-NEC बनते हैं, कुल US$24,000, जो 1 फ़रवरी 2027 तक देय हैं क्योंकि 31 जनवरी रविवार को पड़ती है। अगर भुगतान कार्ड से होता, तो फ़्रीलांसर की रिपोर्ट कार्ड प्रोसेसर करता, और जो फ़्रीलांसर कंपनी है उसके लिए आम तौर पर कोई फ़ॉर्म नहीं चाहिए।

बड़ा मुनाफ़ा, कम नकद

एक स्वामी की मासिक रिपोर्ट US$18,000 का मुनाफ़ा दिखाती है, फिर भी बैंक शेष US$4,000 है। मुनाफ़ा नकद नहीं है: ऋण की मूल राशि की किस्तें, स्वामी की निकासी, बिना चुकाए ग्राहक चालान और इन्वेंटरी की खरीद, सब इस अंतर को समझा सकते हैं। अगला बिल चुकाने से पहले वह बैंक मिलान और बिना श्रेणी की मदों की सूची माँगती है, जो दिखाती हैं कि नकद का आँकड़ा सही है या नहीं और अभी क्या अनसमझा बचा है।

आपकी स्थिति अलग है?

• आप मासिक शुल्क देते हैं और सिर्फ़ लाभ-हानि रिपोर्ट देखते हैं, या हर खाते का मिलान आपको नहीं मिल पाता। दायरा, मिलान और क्या अलग से बिल होता है, यही पहले तय करें। देखें बहीखाता सेवाएँ और अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना।
• आपका बहीखाता पेरोल, बिक्री कर और कर रिटर्न में भी जाता है। एंगेजमेंट लेटर, पेरोल और बिक्री कर के शेष और रिटर्न, सबका मेल खाना ज़रूरी है, और हर एक के लिए किसी का नाम तय होना चाहिए। जो पेशेवर लेटर और आख़िरी रिपोर्ट को आपकी फ़ाइलिंग से मिलाकर पढ़ता है, वह देख सकता है कि कहाँ मेल नहीं है। देखें बहीखाता सेवाएँ।
• आपका बहीखाता महीनों या सालों पीछे है। देखें पिछड़ा बहीखाता पूरा करना और बहीखाता सेवाएँ।
• आप हस्ताक्षर से पहले कोटेशन की तुलना कर रहे हैं। देखें बहीखाते की मासिक कीमत कितनी है और एंगेजमेंट लेटर में क्या साफ़ लिखा होना चाहिए।
• पेरोल जमा या रिटर्न छूट गए हैं। देखें पेरोल कर में पिछड़ना।
• कोई ठेकेदार असल में कर्मचारी हो सकता है। देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं।
• आप एक से ज़्यादा राज्यों में बिक्री कर वसूलते हैं। देखें बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना और बिक्री कर फ़ाइलिंग आउटसोर्स करना।
• आपको IRS का नोटिस या ऑडिट का पत्र मिला है। IRS के सामने आपकी ओर से कौन बोल सकता है, यह उस व्यक्ति की योग्यता पर निर्भर है। देखें बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA।
• आप एक S corporation चलाते हैं। देखें S corporation का बहीखाता।
• व्यवसाय के स्वामी या खाते दो देशों में हैं। कौन-सा बहीखाता किस देश के रिटर्न का सहारा बनता है, यह किसी पेशेवर का सवाल है। देखें सीमा-पार कर सेवाएँ।
• आप बहीखाता खुद रखना चाहते हैं। देखें अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना।