Escrituração mensal: o que está incluído e o que custa extra

O que um responsável contábil mensal deve entregar a cada mês?

Um serviço de escrituração contábil mensal deve deixar você com uma escrituração que bate com os extratos de banco e cartão, além de uma demonstração do resultado e de um balanço patrimonial montados a partir dela. O IRS permite que você escolha qualquer sistema de guarda de registros que mostre com clareza suas receitas e despesas; nenhum método de escrituração é exigido, e a lei não exige um tipo especial de registros, salvo em poucos casos. A tabela lista o que um sistema assim produz. Não é um padrão legal.

O caso deixa de ser simples quando tudo o que você recebe é uma demonstração do resultado, você não consegue uma conciliação de cada conta, ou a mesma escrituração alimenta a folha de pagamento, os formulários de prestadores de serviços, o imposto sobre vendas ou a sua declaração de imposto de renda. Estoque, escrituração atrasada há meses, mais de uma entidade e uma corporação também aumentam o trabalho. Cada um desses itens pode ficar fora do pacote básico (veja “O que custa extra além do pacote mensal?” abaixo), e os três últimos também mudam o que a declaração precisa da escrituração, então um profissional de impostos deve examiná-los. Se tudo o que você recebe é um relatório, comece por “Só recebo um relatório: o que devo pedir?”. Antes de comparar pacotes, reúna a carta de contratação, o último relatório que você recebeu, o acesso a todas as contas bancárias, de cartão e de pagamento, e quaisquer relatórios da folha de pagamento.

Quais relatórios são padrão: demonstração do resultado, balanço patrimonial ou outros?

Dois relatórios são padrão: uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial. O IRS descreve a demonstração do resultado como as receitas e despesas de um período e o balanço patrimonial como os ativos, passivos e patrimônio líquido em uma data. O Bureau of Labor Statistics inclui entre as tarefas habituais de um auxiliar de escrituração gerar esses relatórios, conferir os números e conciliar as diferenças.

Se você pode abrir esses relatórios por conta própria a qualquer momento, ou os recebe uma vez por mês, é uma condição do contrato. Veja o que uma carta de contratação deve detalhar.

O que significa “conciliado”, e como vejo que foi feito?

Uma conta está conciliada quando o saldo dela na escrituração é igual ao saldo do extrato do banco ou do cartão depois de cada diferença ser explicada. A Pub. 583 diz que você deve conciliar sua conta corrente todo mês. A conciliação confirma quanto dinheiro há na conta, garante que as tarifas bancárias estejam na escrituração e corrige erros no extrato, no talão de cheques ou na escrituração.

Peça o relatório de conciliação de cada conta. Ele deve mostrar:

• a data final e o saldo do extrato;
• o saldo da escrituração nessa data;
• os itens não compensados (cheques ainda não descontados, depósitos ainda não lançados) que explicam qualquer diferença;
• uma diferença restante igual a zero.

Um feed bancário conectado não é uma conciliação: o software pode importar transações sem que ninguém as compare com o extrato. Veja feeds bancários não são conciliação. Uma demonstração do resultado sem conciliação por trás prova pouco sobre se os valores de caixa estão certos. Uma conta que fecha ainda não prova que as categorias estão certas; como conferir o trabalho do seu responsável contábil trata disso.

O que a escrituração precisa me permitir provar ao IRS?

A escrituração precisa sustentar a renda, as deduções e os créditos da sua declaração, seja quem for que a mantenha. O IRS diz que todos que têm um negócio devem guardar registros, e a obrigação continua com a empresa mesmo quando um responsável contábil mantém a escrituração.

• Um resumo das transações. Sua escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, geralmente em diários e livros-razão (IRS).
• Comprovante de cada lançamento. Comprovantes de venda, faturas, recibos, comprovantes de depósito e extratos sustentam a escrituração. Para uma despesa, o comprovante deve identificar o beneficiário, o valor, a prova do pagamento, a data e o que foi comprado.
• Registros de software que batem. Se você usa um sistema informatizado, os registros dele devem conciliar com a sua escrituração e a sua declaração e identificar os documentos de origem.
• Disponibilidade e prazo. Mantenha os registros disponíveis para inspeção do IRS e até o fim do prazo de prescrição da declaração: geralmente 3 anos depois da entrega, 6 anos quando a renda omitida é maior que 25% da renda bruta da declaração, e sem limite quando nenhuma declaração foi entregue (Pub. 583, Tabela 3). Guarde os registros de impostos sobre o emprego por pelo menos quatro anos depois que o imposto vence ou é pago, o que ocorrer por último.

Sobre recibos e prazos de guarda, veja as exigências do IRS para recibos e por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que um responsável contábil não faz: declarações de imposto de renda, representação perante o IRS, consultoria?

Um responsável contábil registra as transações e produz relatórios. Preparar uma declaração mediante pagamento e falar por você perante o IRS são serviços à parte, cada um com suas próprias regras do IRS. A consultoria sobre estrutura, opções fiscais ou planejamento tributário costuma ter escopo separado na carta de contratação.

Um PTIN sozinho não dá autoridade para representar clientes, e a lista de credenciais do IRS não inclui responsáveis contábeis. Um preparador no Annual Filing Season Program só pode representar clientes cujas declarações ele preparou e assinou, perante agentes de receita e equipes semelhantes do IRS, e não em cobrança nem em recursos. Uma pessoa física pode representar a si mesma, e um diretor de boa-fé, um sócio geral ou um empregado regular de tempo integral pode representar a empresa (31 CFR 10.7). Combine antes quem responderia a uma carta do IRS ou compareceria a uma auditoria, e qual autoridade essa pessoa tem. Veja responsável contábil, contador ou CPA.

O que custa extra além do pacote mensal?

O trabalho que tem declaração ou datas próprias é o que mais provavelmente fica fora de um pacote básico. A carta de contratação deve dizer, linha por linha, o que está na mensalidade e o que é cobrado à parte.

O imposto sobre vendas cobrado dos clientes é mantido separado das vendas. Nos registros de exemplo do IRS, ele é subtraído da receita antes de calcular as vendas líquidas, porque o proprietário apenas o cobrou em nome do estado. Para saber o que define uma mensalidade, veja quanto custa a escrituração contábil por mês.

O que envolve a folha de pagamento mensal, e quais datas importam?

A folha de pagamento acrescenta trabalho a cada período de pagamento e em datas federais fixas: calcular o pagamento e a retenção na fonte, depositar o imposto, entregar as declarações trimestrais e anuais e emitir os informes de salários. O empregador continua responsável pelas declarações e pelos depósitos mesmo quando um terceiro os faz.

Depositar o imposto e entregar a declaração são obrigações separadas. Um depósito em atraso pode gerar uma multa de 2% a 15% do valor não pago, conforme o atraso do depósito e se o IRS enviou um aviso (IRS). O imposto retido do pagamento é mantido em nome do governo. Uma pessoa responsável que deixa de recolhê-lo de forma dolosa, como um proprietário, um diretor ou um contador que assina cheques ou controla os gastos, pode dever pessoalmente 100% do valor não pago, a multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty) (IRS; Pub. 15). O IRS geralmente tem 3 anos para lançá-la, contados a partir da data mais tardia entre a entrega da declaração e 15 de abril do ano seguinte, e não tem limite enquanto nenhuma declaração é entregue (IRM 5.7.3).

Os registros da folha de pagamento incluem os valores e as datas dos salários, os formulários de retenção, as datas e os valores dos depósitos e as cópias das declarações entregues (Pub. 15). Qual calendário de depósitos se aplica, a regra de depósito no dia seguinte e as exceções para pequenos empregadores estão em como montar a folha de pagamento. As contas estaduais de retenção e de seguro-desemprego têm datas próprias; se depósitos foram esquecidos, veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.

Quais pagamentos a prestadores de serviços exigem um Form 1099-NEC, e quem o entrega?

A empresa que pagou o prestador de serviços entrega o Form 1099-NEC e envia uma cópia ao prestador quando, no curso do seu negócio, pagou a essa pessoa $2.000 ou mais por serviços no ano fiscal desta página. Os pagamentos feitos até 2025 usavam um limite de $600, e os anos seguintes são corrigidos pela inflação (IRS). A regra alcança pessoas físicas, sociedades de pessoas e LLCs tributadas como uma ou outra. Pagamentos a corporações (exceto advogados) e pagamentos feitos por cartão ou aplicativo de pagamento geralmente não são informados neste formulário, e a retenção adicional (backup withholding) pode exigir o formulário em qualquer valor (instruções do IRS; IRS). Os formulários vencem 31 de janeiro depois do ano do pagamento, para o IRS e para o prestador. Para os pagamentos do ano fiscal desta página, a data é 1º de fevereiro de 2027, porque 31 de janeiro cai em um domingo.

Quem entrega é o pagador, mesmo que o responsável contábil prepare os formulários; se a mensalidade cobre isso é uma questão de escopo. Obtenha um Form W-9 preenchido de um prestador dos EUA antes do primeiro pagamento: é assim que o pagador obtém o nome e o número de identificação fiscal do beneficiário. Um prestador estrangeiro entrega em vez disso um Form W-8 ou Form 8233, com declaração e retenção diferentes; veja como pagar prestadores de serviços no exterior. Quem conta como beneficiário, a retenção adicional e a entrega eletrônica seguem regras próprias; veja quais prestadores de serviços recebem um formulário de impostos e como coletar números de identificação fiscal de prestadores de serviços.

O que preciso enviar ao meu responsável contábil todo mês?

Envie o acesso a todas as contas bancárias, de cartão, de empréstimo e de pagamento, as respostas às perguntas do responsável contábil, os recibos ou uma nota para cada transação sinalizada, os relatórios da folha de pagamento e uma nota sobre as retiradas do proprietário e os gastos pessoais. A Pub. 583 diz para usar a conta da empresa apenas para fins empresariais, então gastos misturados precisam de explicação. A lista completa está em o que o seu responsável contábil precisa de você.

Só recebo um relatório: o que devo pedir?

Peça o trabalho que está por trás do relatório, porque o relatório só é tão bom quanto ele. Peça nesta ordem:

1. O relatório de conciliação de cada conta bancária e de cartão do último mês fechado, mostrando diferença zero.
2. A lista de pendências: itens sem categoria, sem correspondência e em conta de suspense (valores parados em uma conta transitória até alguém decidir onde pertencem).
3. O balanço patrimonial, e não só a demonstração do resultado.
4. Os saldos da folha de pagamento e do imposto sobre vendas conferidos com os depósitos e as declarações realmente entregues.
5. O escopo por escrito: o que a mensalidade inclui, o que é extra e a data de entrega a cada mês.
6. Acesso de visualização ao arquivo de contabilidade, para que os relatórios estejam disponíveis quando você quiser.

Um relatório sem conciliação nem lista de pendências por trás não tem nada contra o que ser conferido. Veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil e, se as respostas não melhorarem, como trocar de responsável contábil. Se a escrituração e as declarações podem não concordar, veja os serviços de escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

LLC de um salão com quatro empregados

Uma LLC de um salão tem duas contas bancárias, um cartão e cerca de 120 transações por mês. O pacote mensal inclui três contas conciliadas, uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial. A folha de pagamento dos quatro empregados é uma linha à parte: pagamento a cada período, depósitos de impostos, Form 941 quatro vezes por ano e, depois, os Forms 940, W-2 e W-3 até 31 de janeiro, ou o próximo dia útil quando cair em um fim de semana.

Oito freelancers

Uma loja paga a oito freelancers US$3.000 cada um por serviços no ano fiscal desta página, todos por cheque ou transferência bancária. Nenhum é uma corporação, e todos são pessoas dos EUA (US persons). A loja coleta um W-9 preenchido de cada um antes do primeiro pagamento. Cada um está acima do limite de $2.000, então a loja deve entregar oito Forms 1099-NEC, US$24.000 no total, com vencimento em 1º de fevereiro de 2027, porque 31 de janeiro cai em um domingo. Se o pagamento fosse feito por cartão, o freelancer seria informado pela processadora do cartão, e um freelancer que seja uma corporação geralmente não exigiria nenhum formulário.

Lucro grande, pouco caixa

O relatório mensal de uma proprietária mostra US$18.000 de lucro, mas o saldo bancário é de US$4.000. Lucro não é caixa: pagamentos do principal de empréstimos, retiradas do proprietário, faturas de clientes não pagas e compras de estoque podem explicar a diferença. Antes de pagar a próxima fatura, ela pede a conciliação bancária e a lista de itens sem categoria, que mostram se o valor do caixa está certo e o que ainda não foi explicado.

E no seu caso?

• Você paga uma mensalidade e vê só uma demonstração do resultado, ou não consegue uma conciliação de cada conta. O escopo, as conciliações e o que é cobrado à parte são o que se deve resolver primeiro. Veja os serviços de escrituração contábil e como conferir o trabalho do seu responsável contábil.
• Sua escrituração também alimenta a folha de pagamento, o imposto sobre vendas e uma declaração de imposto de renda. A carta de contratação, os saldos da folha de pagamento e do imposto sobre vendas e a declaração precisam concordar, e alguém precisa ser indicado para cada um. Um profissional que leia a carta e o último relatório junto com as suas declarações consegue ver onde eles não batem. Veja os serviços de escrituração contábil.
• A escrituração está atrasada há meses ou anos. Veja como atualizar a escrituração atrasada e os serviços de escrituração contábil.
• Você está comparando orçamentos antes de assinar. Veja quanto custa a escrituração contábil por mês e o que uma carta de contratação deve detalhar.
• Depósitos ou declarações da folha de pagamento foram esquecidos. Veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• Um prestador de serviços pode ser, na verdade, um empregado. Veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• Você cobra imposto sobre vendas em mais de um estado. Veja como entregar as declarações de imposto sobre vendas e como terceirizar a entrega do imposto sobre vendas.
• Você recebeu um aviso ou uma carta de auditoria do IRS. Quem pode falar por você perante o IRS depende da credencial dessa pessoa. Veja responsável contábil, contador ou CPA.
• Você tem uma corporação S. Veja escrituração contábil de uma corporação S.
• A empresa tem proprietários ou contas em dois países. Quais livros sustentam a declaração de cada país é uma questão para um profissional. Veja os serviços de impostos entre países.
• Você quer fazer a escrituração por conta própria. Veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.