Tenue de livres mensuelle : ce qui est inclus ou en sus

Que doit livrer chaque mois un spécialiste de la tenue de livres?

Un service mensuel de tenue de livres devrait vous laisser des livres qui concordent avec vos relevés bancaires et de carte, ainsi qu'un état des résultats et un bilan bâtis à partir de ces livres. L'IRS vous laisse choisir n'importe quel système de tenue des registres qui montre clairement vos revenus et vos dépenses; aucune méthode de tenue de livres n'est imposée, et la loi n'exige aucun type particulier de registres, sauf dans quelques cas. Le tableau énumère ce qu'un tel système produit. Ce n'est pas une norme juridique.

Un dossier n'est pas simple quand vous ne recevez qu'un état des résultats, que vous ne pouvez obtenir un rapprochement pour chaque compte, ou que les mêmes livres alimentent la paie, les formulaires des entrepreneurs, la taxe de vente ou votre déclaration de revenus. Les stocks, des livres en retard de plusieurs mois, plus d'une entité et une société ajoutent aussi du travail. Chacun peut être exclu du forfait de base (voyez « Qu'est-ce qui coûte plus en sus du forfait mensuel? » plus bas), et les trois derniers modifient aussi ce que la déclaration exige des livres; un fiscaliste devrait donc les examiner. Si vous ne recevez qu'un rapport, commencez par « Je ne reçois qu'un rapport : que dois-je demander? » Avant de comparer des forfaits, rassemblez la lettre de mission, le dernier rapport reçu, l'accès à chaque compte bancaire, de carte et de paiement, et les rapports de paie.

Quels rapports sont standard : état des résultats, bilan, autres?

Deux rapports sont standard : un état des résultats et un bilan. L'IRS décrit l'état des résultats comme les revenus et les dépenses d'une période, et le bilan comme l'actif, le passif et les capitaux propres à une date donnée. Le Bureau of Labor Statistics range la production de tels rapports, la vérification des chiffres et le rapprochement des écarts parmi les tâches habituelles d'un commis à la tenue de livres.

La possibilité d'ouvrir ces rapports vous-même en tout temps, ou de les recevoir une fois par mois, est une condition du mandat. Voyez ce que doit préciser une lettre de mission.

Que veut dire « rapproché », et comment voir que le rapprochement a été fait?

Un compte est rapproché quand son solde dans les livres égale le solde du relevé bancaire ou de carte une fois chaque écart expliqué. La Pub. 583 indique que vous devriez rapprocher votre compte-chèques chaque mois. Le rapprochement confirme combien d'argent se trouve dans le compte, s'assure que les frais bancaires sont dans les livres et corrige les erreurs du relevé, du chéquier ou des livres.

Demandez le rapport de rapprochement de chaque compte. Il devrait montrer :

• la date de fin et le solde du relevé;
• le solde des livres à cette date;
• les éléments non encaissés (chèques pas encore encaissés, dépôts pas encore comptabilisés) qui expliquent tout écart;
• un écart restant de zéro.

Un flux bancaire connecté n'est pas un rapprochement : un logiciel peut importer des opérations sans que personne ne les compare au relevé. Voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement. Un état des résultats sans rapprochement derrière lui prouve peu de choses sur l'exactitude des chiffres de l'encaisse. Un compte équilibré ne prouve pas non plus que les catégories sont bonnes; la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres traite de cette question.

Que doivent me permettre de prouver les livres devant l'IRS?

Les livres doivent appuyer les revenus, les déductions et les crédits de votre déclaration, peu importe qui les tient. L'IRS précise que toute personne en affaires doit conserver des registres, et que l'obligation reste celle de l'entreprise même quand un spécialiste de la tenue de livres tient les livres.

• Un sommaire des opérations. Vos livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, habituellement dans des journaux et des grands livres (IRS).
• Des pièces justificatives pour chaque écriture. Les bordereaux de vente, les factures, les reçus, les bordereaux de dépôt et les relevés appuient les livres. Pour une dépense, la pièce devrait indiquer le bénéficiaire, le montant, la preuve de paiement, la date et ce qui a été acheté.
• Des registres de logiciel qui concordent. Si vous utilisez un système informatisé, ses registres doivent se rapprocher de vos livres et de votre déclaration et permettre de retrouver les pièces justificatives d'origine.
• Disponibilité et durée. Gardez les registres à la disposition de l'IRS et jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration : généralement 3 ans après la production, 6 ans lorsque le revenu omis dépasse 25 % du revenu brut de la déclaration, et sans limite lorsqu'aucune déclaration n'a été produite (Pub. 583, tableau 3). Gardez les registres de l'impôt sur l'emploi au moins quatre ans après l'échéance ou le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates.

Pour les reçus et la durée de conservation, voyez les exigences de l'IRS sur les reçus et combien de temps conserver les registres d'une entreprise.

Que ne fait pas un spécialiste de la tenue de livres : déclarations de revenus, représentation devant l'IRS, conseils?

Un spécialiste de la tenue de livres inscrit les opérations et produit des rapports. Préparer une déclaration contre rémunération et parler en votre nom à l'IRS sont des services distincts, chacun régi par ses propres règles de l'IRS. Les conseils sur la structure, les choix fiscaux ou la planification fiscale sont généralement définis à part dans la lettre de mission.

Un PTIN seul ne donne aucun pouvoir de représenter des clients, et la liste des titres de l'IRS ne comprend pas les spécialistes de la tenue de livres. Un préparateur inscrit à l'Annual Filing Season Program ne peut représenter que les clients dont il a préparé et signé la déclaration, devant les agents des recettes (revenue agents) et le personnel semblable de l'IRS, mais pas en recouvrement ni en appel. Un particulier peut se représenter lui-même, et un dirigeant véritable, un associé commandité ou un employé régulier à temps plein peut représenter l'entreprise (31 CFR 10.7). Décidez d'avance qui répondrait à une lettre de l'IRS ou assisterait à une vérification, et de quels pouvoirs cette personne dispose. Voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Qu'est-ce qui coûte plus en sus du forfait mensuel?

Le travail qui a sa propre production ou ses propres dates est celui qui risque le plus d'être exclu d'un forfait de base. La lettre de mission devrait préciser, ligne par ligne, ce que comprennent les honoraires mensuels et ce qui est facturé en plus.

La taxe de vente perçue auprès des clients est tenue à part des ventes. Dans les exemples de registres de l'IRS, elle est soustraite des recettes avant le calcul des ventes nettes, parce que le propriétaire ne fait que la percevoir pour l'État. Pour savoir ce qui détermine des honoraires mensuels, voyez ce que coûte la tenue de livres par mois.

En quoi consiste le travail mensuel de paie, et quelles dates comptent?

La paie ajoute du travail à chaque période de paie et à des dates fédérales fixes : calculer la paie et les retenues, déposer l'impôt, produire les déclarations trimestrielles et annuelles, et remettre les relevés de salaires. L'employeur demeure responsable des déclarations et des dépôts même quand un tiers les effectue.

Déposer l'impôt et produire la déclaration sont deux obligations distinctes. Un dépôt tardif peut entraîner une pénalité de 2 % à 15 % du montant impayé, selon le retard du dépôt et selon que l'IRS a envoyé ou non un avis (IRS). L'impôt retenu sur la paie est détenu pour le gouvernement. Une personne responsable qui omet délibérément de le verser, comme un propriétaire, un dirigeant ou un comptable qui signe les chèques ou contrôle les dépenses, peut devoir personnellement 100 % du montant impayé, soit la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) (IRS; Pub. 15). L'IRS dispose généralement de 3 ans pour l'établir, à compter de la plus tardive des dates entre la production de la déclaration et 15 avril de l'année suivante, et n'a aucune limite tant qu'aucune déclaration n'est produite (IRM 5.7.3).

Les registres de paie comprennent les montants et les dates des salaires, les certificats de retenue, les dates et montants des dépôts, et les copies des déclarations produites (Pub. 15). Le calendrier de dépôts applicable, la règle du dépôt le jour suivant et les exceptions pour les petits employeurs se trouvent dans mettre en place la paie. Les comptes de retenues et d'assurance chômage des États ont leurs propres dates; si des dépôts ont été manqués, voyez en retard sur les charges sociales.

Quels paiements aux entrepreneurs exigent un formulaire 1099-NEC, et qui le produit?

L'entreprise qui a payé l'entrepreneur produit le formulaire 1099-NEC et lui en envoie une copie lorsque, dans le cours de ses activités, elle lui a payé 2 000 $ ou plus pour des services pendant l'année d'imposition de cette page. Les paiements faits jusqu'en 2025 relevaient d'un seuil de 600 $, et les années suivantes sont indexées sur l'inflation (IRS). La règle vise les particuliers, les sociétés de personnes et les LLC imposées comme l'un ou l'autre. Les paiements aux sociétés (sauf aux avocats) et les paiements faits par carte ou par application de paiement ne sont généralement pas déclarés sur ce formulaire, et la retenue de réserve peut exiger un formulaire quel que soit le montant (instructions de l'IRS; IRS). Les formulaires sont dus 31 janvier après l'année du paiement, à l'IRS et à l'entrepreneur. Pour les paiements de l'année d'imposition de cette page, la date est 1er février 2027, parce que le 31 janvier tombe un dimanche.

Le payeur produit le formulaire, même si le spécialiste de la tenue de livres le prépare; savoir si les honoraires mensuels couvrent ce travail est une question d'étendue du mandat. Obtenez un formulaire W-9 rempli d'un entrepreneur américain avant d'effectuer le premier paiement : c'est ainsi qu'un payeur obtient le nom et le numéro d'identification fiscale du bénéficiaire. Un entrepreneur étranger remet plutôt un formulaire W-8 ou 8233, avec une déclaration et une retenue différentes; voyez payer des entrepreneurs à l'étranger. Qui est un bénéficiaire, la retenue de réserve et la production électronique suivent leurs propres règles; voyez les entrepreneurs qui reçoivent un formulaire fiscal et obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.

Que dois-je envoyer chaque mois à mon spécialiste de la tenue de livres?

Envoyez l'accès à chaque compte bancaire, de carte, de prêt et de paiement, les réponses aux questions du spécialiste, des reçus ou une note pour chaque opération signalée, les rapports de paie et une note sur les retraits du propriétaire et les dépenses personnelles. La Pub. 583 indique d'utiliser le compte de l'entreprise à des fins d'affaires seulement; les dépenses mixtes demandent donc une explication. La liste complète se trouve dans ce dont votre spécialiste de la tenue de livres a besoin de votre part.

Je ne reçois qu'un rapport : que dois-je demander?

Demandez le travail qui se trouve derrière le rapport, puisque le rapport ne vaut que ce que vaut ce travail. Demandez ces éléments dans l'ordre :

1. Le rapport de rapprochement de chaque compte bancaire et de carte pour le dernier mois clos, montrant un écart de zéro.
2. La liste des éléments en suspens : éléments non catégorisés, non appariés et en compte d'attente (montants placés dans un compte de transit jusqu'à ce que quelqu'un décide où ils vont).
3. Le bilan, pas seulement l'état des résultats.
4. Les soldes de paie et de taxe de vente rapprochés des dépôts et des déclarations réellement produits.
5. L'étendue du mandat par écrit : ce que les honoraires mensuels comprennent, ce qui est en sus, et la date de livraison chaque mois.
6. Un accès en lecture au fichier comptable, pour que les rapports soient disponibles quand vous le voulez.

Un rapport sans rapprochement ni liste d'éléments en suspens derrière lui n'a rien contre quoi le vérifier. Voyez la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres et, si les réponses ne s'améliorent pas, remplacer votre spécialiste de la tenue de livres. Si les livres et les déclarations risquent de ne pas concorder, voyez les services de tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants sont en dollars américains.

Une LLC de salon avec quatre employés

Une LLC exploitant un salon a deux comptes bancaires, une carte et environ 120 opérations par mois. Le forfait mensuel comprend trois comptes rapprochés, un état des résultats et un bilan. La paie des quatre employés est une ligne distincte : paie à chaque période, dépôts d'impôt, formulaire 941 quatre fois par année, puis formulaires 940, W-2 et W-3 au plus tard le 31 janvier, ou le jour ouvrable suivant lorsque cette date tombe une fin de semaine.

Huit pigistes

Un commerce paie huit pigistes 3 000 $ US chacun pour des services pendant l'année d'imposition de cette page, tous par chèque ou par virement bancaire. Aucun n'est une société, et tous sont des personnes américaines. Le commerce obtient un formulaire W-9 rempli de chacun avant le premier paiement. Chacun dépasse le seuil de 2 000 $; le commerce doit donc produire huit formulaires 1099-NEC, pour un total de 24 000 $ US, dus 1er février 2027 parce que le 31 janvier tombe un dimanche. Payé par carte, un pigiste serait déclaré par le processeur de paiements par carte, et un pigiste qui est une société n'exigerait généralement aucun formulaire.

Gros bénéfice, peu d'encaisse

Le rapport mensuel d'une propriétaire montre 18 000 $ US de bénéfice, mais le solde bancaire est de 4 000 $ US. Le bénéfice n'est pas de l'encaisse : les remboursements de capital d'un prêt, les retraits du propriétaire, les factures de clients impayées et les achats de stocks peuvent tous expliquer un écart. Avant de payer la prochaine facture, elle demande le rapprochement bancaire et la liste des éléments non catégorisés, qui montrent si le chiffre de l'encaisse est exact et ce qui reste inexpliqué.

Votre situation est différente?

• Vous payez des honoraires mensuels et ne voyez qu'un état des résultats, ou vous ne pouvez obtenir un rapprochement pour chaque compte. L'étendue du mandat, les rapprochements et ce qui est facturé à part sont les premiers points à régler. Voyez les services de tenue de livres et la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres.
• Vos livres alimentent aussi la paie, la taxe de vente et une déclaration de revenus. La lettre de mission, les soldes de paie et de taxe de vente et la déclaration doivent tous concorder, et une personne doit être désignée pour chacun. Un professionnel qui lit la lettre et le dernier rapport en regard de vos déclarations peut voir où ils ne concordent pas. Voyez les services de tenue de livres.
• Les livres ont des mois ou des années de retard. Voyez mettre à jour des livres en retard et les services de tenue de livres.
• Vous comparez des soumissions avant de signer. Voyez ce que coûte la tenue de livres par mois et ce que doit préciser une lettre de mission.
• Des dépôts ou des déclarations de paie ont été manqués. Voyez en retard sur les charges sociales.
• Un entrepreneur est peut-être en réalité un employé. Voyez les entrepreneurs qui pourraient être des employés.
• Vous percevez la taxe de vente dans plus d'un État. Voyez produire les déclarations de taxe de vente et confier la production des déclarations de taxe de vente à un tiers.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS ou une lettre de vérification. Qui peut parler en votre nom à l'IRS dépend du titre de cette personne. Voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.
• Vous exploitez une société de type S. Voyez la tenue de livres d'une société de type S.
• L'entreprise a des propriétaires ou des comptes dans deux pays. Déterminer quels livres appuient la déclaration de quel pays est une question pour un professionnel. Voyez les services de fiscalité transfrontalière.
• Vous voulez plutôt tenir vous-même vos livres. Voyez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste.