每月记账服务包含什么、哪些要另外收费

记账员每个月应该交付什么？

每月记账服务应让您拥有与银行和信用卡对账单一致的账簿，以及据此编制的损益表和资产负债表。IRS 允许您选用任何能够清楚反映收入和支出的记录保存系统；并不要求某种特定的记账方法，除少数情形外，法律也不要求特殊种类的记录。下表列出这样的系统会产生什么，它不是法律标准。

如果您收到的只有一份损益表，拿不到每个账户的对账记录，或同一套账簿还要用于工资、承包商表格、销售税或税表，情况就不简单。存货、落后几个月的账、多个实体和公司，也会增加工作量。这些都可能不含在基本服务包内（见下文“月度服务包之外，哪些要另外收费？”），而且后三项还会改变税表对账簿的要求，所以应该请税务专业人士看一看。如果您只收到一份报表，请先看“我只收到一份报表：该要求什么？”。比较服务方案之前，请先备齐聘用协议、最近收到的一份报表、对每个银行、信用卡和支付账户的访问权限，以及工资报表。

哪些报表是标准配置：损益表、资产负债表，还有别的吗？

标准配置是两份报表：损益表和资产负债表。IRS 把损益表描述为某期间的收入和支出，把资产负债表描述为某一天的资产、负债和权益。劳工统计局把编制这类报表、核对数字和调节差异，列为记账文员的常规职责。

您可以随时自己打开这些报表，还是每月收一次，是聘用协议中的一项条款。请见聘用协议应写明什么。

“已对账”是什么意思？怎么看出确实做过？

账簿中某个账户的余额，在每一处差异都得到解释之后，等于银行或信用卡对账单的余额，这个账户就算已对账。第 583 号出版物说，您应该每月核对支票账户。对账可以确认账户里有多少钱，确保银行费用已入账，并更正对账单、支票簿或账簿中的错误。

请索取每个账户的对账报告。报告应显示：

• 对账单的截止日期和余额；
• 该日账簿中的余额；
• 能解释差距的未结项目（尚未兑现的支票、尚未入账的存款）；
• 最后剩余的差额为零。

连接银行账户的自动导入不等于对账：软件可以导入交易，却没有人把它们和对账单比对。请见银行自动导入不是对账。背后没有对账的损益表，很难证明现金数字是否正确。账户平衡了，也不能证明分类正确；这一点请见检查记账员的工作。

账簿必须让我能向 IRS 证明什么？

不论由谁记账，账簿都必须支持税表上的收入、扣除和抵免。IRS 说，所有从事经营的人都必须保存记录；即使由记账员记账，这项责任仍在企业身上。

• 交易汇总。 账簿必须显示总收入、扣除和抵免，通常记录在日记账和分类账中（IRS）。
• 每笔分录的凭证。 销售单、发票、收据、存款单和对账单是账簿的依据。对一笔支出，凭证应能显示收款方、金额、付款证明、日期和所买的东西。
• 能够核对一致的软件记录。 如果使用计算机系统，其记录必须与您的账簿和税表核对一致，并能指向原始凭证。
• 可供查阅和保存期限。 记录要能随时供 IRS 检查，并保存到该税表的时效期结束：一般为报税后 3 年；漏报的收入超过税表上总收入的 25% 时为 6 年；没有报税的，则没有期限（第 583 号出版物，表 3）。雇佣税记录至少保存到税款到期或缴纳之后（以较晚者为准）四年。

关于收据和保存期限，请见 IRS 对收据的要求和企业记录保存多久。

记账员不做什么：报税、代表您面对 IRS、提供建议？

记账员记录交易并出具报表。收费编制税表和代表您与 IRS 沟通是另外的服务，各有 IRS 的规定。关于企业架构、税务选择或税务筹划的建议，通常在聘用协议中单独约定范围。

只有 PTIN，并没有代表客户的权限，而且 IRS 的资格证书名单中不包括记账员。参加年度申报季计划的报税人员，只能代表其编制并签署税表的客户，面对 IRS 的税务稽查员及类似人员，不能处理催收或申诉。个人可以代表自己，真正的高管、普通合伙人或正式全职员工，可以代表企业（31 CFR 10.7）。请事先约定好，由谁回复 IRS 的来信、谁出席审计，以及此人有什么权限。请见记账员、会计师还是 CPA。

月度服务包之外，哪些要另外收费？

有自己的申报要求或截止日期的工作，最容易被排除在基本服务包之外。聘用协议应逐项写明：月费包含什么，另外收费的是什么。

向客户收取的销售税与销售收入分开保存。在 IRS 的记录样例中，计算销售净额之前，先从收入中减去它，因为业主只是替州政府代收。关于月费由什么决定，请见记账服务每月收费多少。

每月的工资工作包括什么？哪些日期要紧？

工资发放在每个发薪期和联邦规定的固定日期都要做事：计算工资和预扣、存缴税款、提交季度和年度税表，以及发放工资单据。即使由第三方代办，申报和存缴的责任仍在雇主身上。

存缴税款和提交税表是两项不同的责任。迟交存款可能被罚未缴金额的 2% 至 15%，取决于迟交多久，以及 IRS 是否已发出通知（IRS）。从工资中预扣的税款，是替政府保管的。负有责任的人故意不上缴，例如业主、高管，或签发支票、掌管开支的会计，可能要亲自承担未缴金额的 100%，这就是信托基金追缴罚款（IRS；第 15 号出版物）。IRS 一般有 3 年 的时间核定，从税表报送日与 次年 4 月 15 日 中较晚的一天起算；没有报送税表期间则没有期限（IRM 5.7.3）。

工资记录包括工资金额和日期、预扣证明、存缴日期和金额，以及已报税表的副本（第 15 号出版物）。适用哪种存缴时间表、次日存缴规则以及小雇主的例外，请见设置工资发放。州的预扣和失业账户有各自的日期；如果漏缴了存款，请见工资税拖欠。

哪些承包商付款需要开 1099-NEC 表？谁来提交？

支付承包商款项的企业，在经营过程中于本页所示纳税年度向某人支付服务费达到 $2,000 或以上时，须提交 1099-NEC 表，并把一份副本寄给承包商。2025 年及以前的付款，门槛是 $600，以后各年会按通货膨胀调整（IRS）。这项规定适用于个人、合伙企业，以及按这两种方式纳税的 LLC。付给公司（律师除外）的款项，以及通过信用卡或支付应用付出的款项，一般不在这张表上申报；备用预扣税则可能使任何金额都需要开表（IRS 填报说明；IRS）。这些表须在付款年度之后的 1 月 31 日 提交给 IRS，并发给承包商。本页所示纳税年度付款的截止日是 2027 年 2 月 1 日，因为 1 月 31 日是星期日。

即使由记账员编制表格，提交人也是付款方；月费是否包含这项工作，属于服务范围问题。第一次付款前，要向美国承包商索取填好的 W-9 表：付款方就是靠它取得收款人的姓名和纳税识别号码。外国承包商则提供 W-8 表或 8233 表，申报和预扣规则不同；请见向境外承包商付款。谁算收款方、备用预扣税和电子申报，各有各的规则；请见哪些承包商要开税表和向承包商收集税号。

我每个月要给记账员发什么？

请提供对每个银行、信用卡、贷款和支付账户的访问权限、对记账员提问的回答、每笔被标记交易的收据或说明、工资报表，以及一份关于业主提款和个人开支的说明。第 583 号出版物说，企业账户应仅用于经营目的，所以混用的开支需要解释。完整清单请见记账员需要您提供什么。

我只收到一份报表：该要求什么？

请要求看报表背后的工作，因为报表的质量取决于它。请按顺序索取：

1. 最近一个已结账月份、每个银行和信用卡账户的对账报告，显示差额为零。
2. 未结事项清单：未分类、未匹配的项目和待定项目（暂放在一个过渡账户里、等待决定归属的金额）。
3. 资产负债表，而不仅是损益表。
4. 工资和销售税余额，与实际已存缴的款项和已提交的申报表核对一致。
5. 书面的服务范围：月费包含什么、什么要另外收费，以及每月的交付日期。
6. 会计文件的查看权限，这样您想看的时候随时有报表。

背后没有对账记录或未结事项清单的报表，无从核对。请见检查记账员的工作；如果回答仍不见改善，请见更换记账员。如果账簿和税表可能对不上，请见记账服务。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

有四名员工的美容院 LLC

一家美容院 LLC 有两个银行账户、一张信用卡，每月约 120 笔交易。月度服务包是三个已对账的账户、一份损益表和一份资产负债表。四名员工的工资发放是单独的一项：每个发薪期的工资、税款存缴、每年四次的 941 表，然后是在 1 月 31 日前提交的 940 表、W-2 表和 W-3 表；如果那天是周末，则顺延到下一个工作日。

八位自由职业者

一家商店在本页所示纳税年度，向八位自由职业者每人支付服务费 US$3,000，都用支票或银行转账。他们都不是公司，也都是美国人。商店在第一次付款前，向每人收了填好的 W-9 表。每人都超过 $2,000 的门槛，所以商店要开八份 1099-NEC 表，总额 US$24,000，截止日是 2027 年 2 月 1 日，因为 1 月 31 日是星期日。如果改用信用卡付款，自由职业者将由信用卡处理机构申报；是公司的自由职业者，一般不需要开表。

利润很高，现金很少

一位业主的月度报表显示利润为 US$18,000，而银行余额只有 US$4,000。利润不等于现金：偿还贷款本金、业主提款、客户未付的发票和采购存货，都可能造成这个差距。在支付下一张发票之前，她索取了银行对账记录和未分类项目清单，从中可以看出现金数字是否正确，以及还有什么没有解释清楚。

您的情况不同？

• 您每月付费，却只看到一份损益表，或者拿不到每个账户的对账记录。 应先确定服务范围、对账记录，以及哪些另外收费。请见记账服务和检查记账员的工作。
• 您的账簿还要用于工资、销售税和税表。 聘用协议、工资和销售税余额以及税表必须一致，而且每一项都要指定负责人。让专业人士对照您的申报，阅读聘用协议和最近一份报表，就能看出哪里对不上。请见记账服务。
• 账簿落后了几个月或几年。 请见补做逾期的账和记账服务。
• 您签约前正在比较报价。 请见记账服务每月收费多少和聘用协议应写明什么。
• 工资税的存缴或申报漏掉了。 请见工资税拖欠。
• 某位承包商可能其实是员工。 请见可能算员工的承包商。
• 您在不止一个州收取销售税。 请见申报销售税和外包销售税申报。
• 您收到了 IRS 的通知或审计信。 谁能代表您与 IRS 沟通，取决于这个人的资格证书。请见记账员、会计师还是 CPA。
• 您经营一家 S 公司。 请见 S 公司记账。
• 企业的所有人或账户分布在两个国家。 哪套账簿支持哪个国家的税表，需要由专业人士判断。请见跨境税务服务。
• 您想自己记账。 请见自己记账还是雇记账员。