S şirketi muhasebesi: hesap planı, yönetici ücreti, dağıtım

S şirketinin muhasebe kayıtları neyi göstermelidir?

IRS özel bir muhasebe sistemi şart koşmaz; yalnızca gelir ve giderleri açıkça gösteren kayıtlar ister. Form 1120-S ise kâr ve zarar tablosundan fazlasını sorar: yönetici ücreti, şirketin kayıtlarıyla uyuşması gereken bir bilanço, hissedar bazında dağıtımlar ve hissedar kredileri.

Şu durumlardan biri varsa iş basit değildir:

• Sahibe çekim yoluyla ödeme yapıldı veya hiç ücret ödenmedi.
• Dağıtımlar gider olarak kodlandı veya krediler ile dağıtımlar tek bir özkaynak hesabını paylaşıyor.
• Kişisel harcamalar şirket hesabından geçti.
• Muhasebe kayıtları işletme şahıs işletmesi ya da limited sorumlu şirket iken başladı ve hâlâ sahibin çekim ve sermaye hesabını kullanıyor.
• Sahibin sağlık sigortası W-2'ye hiç yansımadı veya bilanço bankayla uyuşmuyor.

Bunlardan herhangi birinin, hazırlayıcı beyannameye başlamadan önce düzeltilmesi gerekebilir.

Hazırlayıcı istemeden önce şunları toplayın:

• S statüsü seçimi belgeleri: Form 2553 ve varsa IRS'nin yanıtı
• Her ödeme gününe ait bordro raporları
• Tüm yıla ait banka ve kart hesap özetleri
• Şirket ile hissedarlar arasındaki kredi senetleri
• Son verilen beyanname
• Muhasebe kayıtlarının nakit esasına mı yoksa tahakkuk esasına mı göre tutulduğu, çünkü beyanname, kayıtların kullandığı yöntemi izler

S şirketinin hangi hesaplara ihtiyacı vardır (hesap planı)?

Banka, kart, gider, ekipman, borç, alacak ve ödenecek hesaplar gibi olağan hesapların ötesinde, S şirketinin Form 1120-S'yi besleyen altı gruba ihtiyacı vardır. Hesap adları muhasebe uygulamasıdır, IRS kuralı değildir: IRS zorunlu bir hesap planı yayımlamaz.

İşverenin bordro vergisi payı ücret olarak değil vergi olarak indirilir (Publication 334; Publication 535, son revizyon 2022); bu yüzden 7 ve 8 satırlarına girmez. Satılan malın maliyetindeki ücretler veya isteğe bağlı 401(k) katkıları gibi beyannamede başka yerde bildirilen ödemeler de bu satırlara girmez.

Yönetici ücretini, dağıtımları ve kredileri üç ayrı yerde tutun. Ortak tek bir sahip çekim hesabı, hangi paranın ücret, hangisinin dağıtım, hangisinin geri ödenmesi gereken kredi olduğunu gizler.

Yönetici maaşımı nasıl kaydederim; bordro vergileri ile Form 941, 940 ve W-2 bunun neresine oturur?

S şirketi için küçük işten fazlasını yapan ve ücret alan veya ücret almaya hakkı olan bir yönetici çalışandır; yönetici aynı zamanda hissedar olsa bile bu ödeme ücrettir (IRS). Yönetici bu tanıma uyuyorsa ödeme, sahip çekim hesabı üzerinden değil bordro üzerinden ücret olarak kaydedilir. Kimin yönetici olduğuna şirket, kuruluş eyaletinin hukukuna göre karar verir; görevi olmayan çalışan bir sahibe yapılan ödeme genellikle 8 satırında ücret olarak bildirilir. Şirket, maaş dışı dağıtım yapmadan önce bu hizmetler için makul maaş ödemelidir. Neyin makul olduğu S şirketi sahibi maaşı rehberinde anlatılır.

Her ödeme günü için:

1. Brüt yönetici ücretleri yönetici ücreti hesabına gider.
2. Kesilen gelir vergisi ile Social Security ve Medicare'in her iki payı, ödenene kadar bordro yükümlülük hesaplarında durur. İşsizlik vergisi de öyle.
3. Her ödeme yükümlülüğü kapatır ve tarihini ile tutarını korur.

Ödemelerin vadesi beyannamelerden önce gelir. Aylık ödeme yapan işveren takip eden ayın 15'i tarihine kadar öder; geriye dönük vergisi daha yüksek olan işveren haftada iki kez ödeme takvimini kullanır ve büyük bir yükümlülüğün vadesi ertesi iş günü olabilir (Publication 15). Federal işsizlik vergisinin kendi ödeme kuralı vardır; bu, bordroyu kendiniz çalıştırmak rehberinde anlatılır. Kesilen vergi devlete aittir: bunu bilerek aktarmayan sorumlu bir kişi, ödenmeyen kesilmiş verginin %100 kadarı şahsi ceza ile karşılaşabilir (6672. madde; güven fonu kurtarma cezası). Kapanmayan bir bordro yükümlülüğü kapanmayan bordro yükümlülükleri rehberinde ele alınır.

Üç beyan bu hesaplara bağlanmalıdır:

Hafta sonları, tatiller ve zamanında ödeme kuralları bu tarihleri kaydırabilir (Publication 15). IRS'nin yazılı olarak Form 944 vermesini söylediği işveren, üç aylık Form 941 yerine yılda bir kez verir. Bir bordro çalıştırmasının kaydı bordro yevmiye kayıtları rehberinde anlatılır. Sahip için hiç bordro çalıştırılmadıysa S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro rehberine bakın.

Dağıtımları (sahip çekimi) giderlerin dışında kalacak şekilde nasıl kaydederim?

Dağıtımı özkaynaktaki bir azalma olarak kaydedin, asla gider olarak değil. Dağıtım, hisse sahibi olmak karşılığında sahibe yapılan ödemedir; bu yüzden kâr ve zarar tablosunda görünmemelidir. "Sahip çekimi" şahıs işletmesi sahibinin terimidir. S şirketinde bir sahibe giden para; bordro yoluyla ücret, özkaynak yoluyla dağıtım, geri ödenmesi gereken şirket kredisi, sahibin kendi kredisinin geri ödemesi veya sahibin ödediği işletme masraflarının iadesidir (hiç iade edilmeyen S şirketi giderleri). Beyanname, temettü olmayan dağıtımları Schedule K 16d satırında bildirir ve her hissedarın K-1'i, o hissedarın kendi tutarını D koduyla 16. kutuda gösterir. C şirketi yıllarından biriken kazanç ve kârı (earnings and profits) olan bir şirket, dağıtımın bir bölümünü temettü olarak ödeyebilir; bu K-1'de değil, Schedule K 17c satırında ve Form 1099-DIV'de bildirilir. Bkz. S şirketleri nasıl vergilendirilir.

Her dağıtımı tarih, hissedar ve tutara göre, o hissedarın kendi özkaynak hesabına kaydedin. Dağıtım ayrıca ücretin yerini tutmaz: ödeme çok düşükse IRS, çalışan bir hissedara yapılan ödemeleri ücret olarak değerlendirebilir. Satır satır kayıt ve dağıtımların Schedule L'yi neden bozduğu S şirketi dağıtımlarını kaydetmek rehberindedir.

Dağıtımlar neden sahipliği izlemelidir?

S şirketinin yalnızca tek hisse sınıfı olabilir. Bu genellikle, her hissenin kuruluş belgesi, iç yönetmelik, eyalet hukuku ve bağlayıcı sözleşmelerle belirlenen dağıtım ve tasfiye gelirlerinde aynı haklara sahip olması demektir (Treasury Regulations 1.1361-1(l)). Uygulamada her dağıtım, sahip olunan hisselerle orantılı olarak bölünür.

İkinci bir hisse sınıfı S statüsünü sona erdirir; bu yüzden sahiplere eşit olmayan ödemeler bir muhasebe hatasından fazlasıdır. Kasıtsız bir sona erme için af vardır, ancak IRS bunun kasıtsız olduğunu tespit etmeli, şirket de nedeni düzeltmeli ve düzeltmeleri kabul etmelidir (1362(f) maddesi). Yönetim belgeleri aynı hakları veriyorsa, zamanlaması veya tutarı farklı bir dağıtım tek başına ikinci bir sınıf yaratmaz, ancak olgulara göre vergi etkisi doğurur. Eşit olmayan dağıtımlar, beyannameden önce bir uzmanın gözden geçirmesi gereken bir konudur.

Hissedar-çalışanın sağlık sigortası nereye kaydedilir?

Şirketin, yıl içinde herhangi bir günde hisselerin veya oy hakkının %2 üzerine sahip olan hissedar-çalışan için ödediği primler, gelir vergisi stopajı açısından o hissedara ödenen ücret sayılır ve kayıtlar bunları çalışan yan haklarıyla değil sahip ücretiyle birlikte tutar. Eşin, çocuğun, torunun veya ebeveynin sahip olduğu hisseler bu teste sayılabilir (1372(b) maddesi). Sık yapılan hata, primleri şirket hesabından ödeyip sahibin W-2'sine hiç eklememektir.

IRS, şirketin primleri indirebileceğini ve bunların W-2 1. kutuya dahil edildiğini söyler. Primler tüm çalışanları veya bir çalışan sınıfını kapsayan bir plan ya da sistem kapsamında ödenirse Social Security, Medicare veya federal işsizlik ücreti sayılmaz ve W-2 3 ve 5. kutuların dışında kalır; bu ayrımı bordro kayıtlarında tutun. Form 1120-S talimatları bunları 7 veya 8 satırına (ya da Form 1125-E'ye) yazar. %2 testinin altında veya eşiğinde kalan çalışanlar için plan katkıları, çalışan yan hak programları olarak 18 satırına girer. Sahibin primleri kişisel beyannamede indirip indiremeyeceği ek koşullara bağlıdır: bkz. S şirketi sahipleri için sağlık sigortası.

Şirkete verdiğim parayı veya kredi olarak çektiğim parayı nasıl kaydederim?

Hissedarın şirkete verdiği krediyi borç, şirketin hissedara verdiği krediyi varlık olarak kaydedin.

Schedule L'deki hissedarlardan alınan krediler satırı genellikle K-1 tutarlarıyla uzlaşmalıdır; hissedarın yalnızca birlikte imzaladığı veya garanti ettiği borç bunun dışında tutulur.

Her krediyi tutarı, tarihi ve geri ödeme koşullarıyla yazılı hale getirin. Form 7203 talimatları, yazılı senedi olan krediyi açık hesap avanslarından ayrı ele alır. Paranın kredi mi sermaye mi sayılacağı olgulara bağlıdır; bkz. S şirketine hissedar kredileri.

Her ay ve her çeyrek neyin mutabakatını yaparım?

Her ay tüm banka, kart ve bordro hesaplarının mutabakatını yapın, her çeyrek de bordro toplamlarını Form 941 ile eşleştirin. Bu kontroller muhasebe uygulamasıdır, IRS kuralı değildir.

Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2 ve Form 1125-E'ye ihtiyacım var mı?

Şirket Schedule B 11. soruya Yes yanıtı vermedikçe Schedule L gereklidir. Toplam hasılat $500.000 tutarına ulaştığında ve yönetici ücreti indirildiğinde Form 1125-E gereklidir.

Toplam hasılat yalnızca satışları kapsamaz: brüt hasılat, diğer gelir satırları ve bazı Schedule K ile Form 8825 gelirleri dahildir (Form 1125-E talimatları). Bu sayfaları muhasebe kayıtlarındaki hangi raporların beslediği muhasebe kayıtlarından işletme vergi beyannamesine rehberinde, yazılımın üretemediği bir bilanço ise şirket beyannamesinde Schedule L bilançosu rehberinde anlatılır.

Her hissedar için neyi saklarım ve kim saklar?

Her K-1'i üreten defterleri şirket tutar. Maliyet esası kayıtlarını hissedar tutar.

Form 7203 talimatları, hisse maliyet esasını hesaplamak için gereken bilgileri saklamanın hissedarın sorumluluğunda olduğunu ve hisse maliyet esasını aşan temettü olmayan bir dağıtımın sermaye kazancı olarak bildirildiğini söyler. Bkz. S şirketi hissedarının maliyet esası ve maliyet esasını aşan dağıtımlar. Saklama süreleri: Form 1120-S talimatları ve IRS kayıt tutma.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Tek kişilik danışman

Bir S şirketinin US$180.000 hasılatı var. Sahibe bordro üzerinden US$70.000 ödeniyor ve US$50.000 dağıtım alıyor. Maaş ve şirketin bordro vergileri giderdir. Dağıtımlar özkaynağa gider ve kâr ve zarar tablosuna hiç girmez. Toplam varlıklar da US$250.000 altındaysa 11. soru Yes olarak yanıtlanabilir ve Schedule L ile M-1 gerekmez, ancak muhasebe kayıtları yine de bilançoyu tutar. Ücret tutarı örnektir; makul ücret yapılan işe bağlıdır.

İki hissedar

İki hissedar %60 ve %40 paya sahip. Şirketin tek hisse sınıfı olduğu için US$100.000 tutarındaki bir dağıtım US$60.000 ve US$40.000 olarak, hissedar başına bir kayıtla işlenir. Yalnızca %60 paylı sahibe US$100.000'ın tamamı ödenseydi ödemeler sahiplikle uyuşmazdı. Bunun zararsız olup olmadığı yönetim belgelerine bağlıdır; bu yüzden beyannameden önce bir uzmanın gözden geçirmesi gerekir.

Form 1125-E sınırını aşan hasılat

Bir şirketin toplam hasılatı US$520.000 ve tek yöneticisi olan tek hissedarına US$90.000 ödüyor. Aynı sahip için ayrıca US$6.000 sağlık sigortası da ödüyor. Primler sahibin W-2 1. kutusuna eklenir ve yönetici ücreti sayılır. Hasılat US$500.000 üzerinde olduğu için Form 1125-E gereklidir; US$96.000 gösterir ve beyannamede başka yerde indirilen yönetici ücreti olmadığından bu toplam Form 1120-S'nin 7 satırına gider. Hasılat aynı zamanda US$250.000 üzerinde olduğu için Schedule L ve kayıtlarla uyuşan bir bilanço da gereklidir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İlk Form 1120-S'niz yaklaşıyor ve muhasebe kayıtlarınız karışık: sizin için bordro yok, dağıtımlar gider olarak kodlanmış, kişisel harcamalar şirket hesabından geçmiş veya eski bir şahıs işletmesi ya da limited sorumlu şirket dosyası hâlâ kullanılıyor. Kayıtların nerede yeniden başlayacağı, neyin yeniden düzenlenmesi gerektiği ve hazırlayıcının sizden neye ihtiyaç duyduğu, beyannameden önce bir uzmanla netleştirmeye değer: S şirketleri için muhasebe kayıtları desteği.
• Sahip hiç bordroya alınmadı veya ücretin makul olduğundan emin değilsiniz: bkz. S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro ve S şirketi sahibi maaşı. Bu durumda muhasebe kayıtları ile Form 1120-S birlikte düzeltilmelidir; bu yüzden bir uzman beyannameden önce önceki aylara bakmalıdır: S şirketi muhasebe kayıtları desteği.
• Bir hissedar ABD vatandaşı veya mukimi değil: S şirketinin mukim olmayan yabancı hissedarı olamaz ve yalnızca yurt dışına taşınmak ölçüt değildir; bu yüzden muhasebe kayıtları düzeltilmeden önce sahiplik ve vergi statüsüne bir uzmanın bakması gerekir. Bkz. S şirketleri nasıl vergilendirilir ve sınır ötesi vergi desteği.
• S şirketinin yeni bir muhasebe dosyasına ihtiyacı olup olmadığını soruyorsanız: bkz. S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları.
• Yazılım seçiyor veya giriş seviyesi yazılımın S şirketi bordrosunu karşılayıp karşılamadığını soruyorsanız: bkz. S şirketi muhasebe yazılımı.
• Muhasebe kayıtları aylarca geride kaldıysa: bkz. S şirketi gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve muhasebe kayıtları desteği.
• Şirket kişisel faturalarınızı ödediyse: bkz. S şirketinin kişisel giderleri ödemesi.
• Birden fazla şirketiniz varsa: bkz. birden fazla şirket için muhasebe kayıtları.
• S şirketi muhasebe sorumlusu ve hazırlayıcısının maliyetini öğrenmek istiyorsanız: bkz. S şirketi muhasebe maliyeti.