Monatliche Buchhaltung: Was enthalten ist und was extra kostet

Was sollte ein Buchhalter jeden Monat liefern?

Eine monatliche Buchhaltung sollte Ihnen Bücher hinterlassen, die mit Ihren Bank- und Kartenauszügen übereinstimmen, plus eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz, die daraus gebildet werden. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) lässt Ihnen jedes Buchführungssystem frei, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt; eine bestimmte Buchführungsmethode ist nicht vorgeschrieben, und das Gesetz verlangt außer in wenigen Fällen keine besondere Art von Unterlagen. Die Tabelle zeigt, was ein solches System liefert. Sie ist kein rechtlicher Maßstab.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie nur eine Gewinn- und Verlustrechnung erhalten, für kein Konto eine Abstimmung bekommen können oder dieselben Bücher Lohnabrechnung, Formulare für Auftragnehmer, Sales Tax oder Ihre Steuererklärung speisen. Auch Warenbestand, Bücher mit Monaten Rückstand, mehr als eine Gesellschaft und eine Kapitalgesellschaft bedeuten mehr Arbeit. Jedes davon kann außerhalb des Grundpakets liegen (siehe unten „Was kostet zusätzlich zum Monatspaket?“), und die letzten drei verändern außerdem, was die Steuererklärung von den Büchern braucht, sodass ein Steuerfachmann sie ansehen sollte. Wenn Sie nur einen Bericht erhalten, beginnen Sie mit „Ich bekomme nur einen Bericht: Was sollte ich verlangen?“. Legen Sie vor dem Vergleich der Pakete bereit: das Beauftragungsschreiben (Engagement Letter), den letzten Bericht, den Sie erhalten haben, den Zugang zu allen Bank-, Karten- und Zahlungskonten und alle Berichte zur Lohnabrechnung.

Welche Berichte sind Standard: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, weitere?

Zwei Berichte sind Standard: eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz. Der IRS beschreibt eine Gewinn- und Verlustrechnung als Einnahmen und Ausgaben eines Zeitraums und eine Bilanz als Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem bestimmten Stichtag. Das Bureau of Labor Statistics zählt das Erstellen solcher Berichte, das Prüfen von Zahlen und das Abstimmen von Unterschieden zu den üblichen Aufgaben einer Buchhaltungskraft.

Ob Sie diese Berichte jederzeit selbst öffnen können oder einmal im Monat erhalten, ist Teil der Vereinbarung. Siehe was ein Beauftragungsschreiben festlegen sollte.

Was bedeutet „abgestimmt“, und wie sehe ich, dass es geschehen ist?

Ein Konto ist abgestimmt, wenn sein Saldo in den Büchern dem Saldo des Bank- oder Kartenauszugs entspricht, nachdem jede Differenz erklärt wurde. Pub. 583 sagt, dass Sie Ihr Girokonto jeden Monat abstimmen sollten. Die Abstimmung bestätigt, wie viel Geld auf dem Konto liegt, stellt sicher, dass Bankgebühren in den Büchern stehen, und korrigiert Fehler im Auszug, im Scheckbuch oder in den Büchern.

Verlangen Sie den Abstimmungsbericht für jedes Konto. Er sollte zeigen:

• das Enddatum und den Endsaldo des Auszugs;
• den Saldo der Bücher an diesem Datum;
• die offenen Posten (noch nicht eingelöste Schecks, noch nicht gebuchte Einzahlungen), die eine Lücke erklären;
• eine verbleibende Differenz von null.

Ein angebundener Bank-Feed ist keine Abstimmung: Software kann Buchungen importieren, ohne dass jemand sie mit dem Auszug vergleicht. Siehe Bank-Feeds sind keine Abstimmung. Eine Gewinn- und Verlustrechnung ohne Abstimmung dahinter belegt wenig darüber, ob die Zahlen zum Bargeld stimmen. Ein ausgeglichenes Konto beweist außerdem nicht, dass die Kategorien richtig sind; die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen behandelt das.

Was müssen die Bücher gegenüber dem IRS belegen können?

Die Bücher müssen die Einnahmen, Abzüge und Steuergutschriften in Ihrer Steuererklärung stützen, egal wer sie führt. Der IRS sagt, dass jeder Gewerbetreibende Unterlagen führen muss, und die Pflicht bleibt beim Unternehmen, auch wenn ein Buchhalter die Bücher führt.

• Eine Zusammenfassung der Buchungen. Ihre Bücher müssen Bruttoeinkommen, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, in der Regel in Journalen und Hauptbüchern (IRS).
• Belege für jede Buchung. Kassenbons, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege und Auszüge stützen die Bücher. Bei einer Ausgabe sollte der Beleg Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlungsnachweis, Datum und das Gekaufte erkennen lassen.
• Softwaredaten, die zusammenpassen. Wenn Sie ein computergestütztes System nutzen, müssen seine Daten mit Ihren Büchern und Ihrer Erklärung übereinstimmen und die zugrunde liegenden Belege erkennen lassen.
• Verfügbarkeit und Dauer. Halten Sie die Unterlagen für Prüfungen des IRS bereit und bewahren Sie sie auf, bis die Festsetzungsfrist der Erklärung endet: in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung, 6 Jahre, wenn weggelassene Einkünfte mehr als 25 % des Bruttoeinkommens in der Erklärung ausmachen, und ohne Begrenzung, wenn keine Erklärung eingereicht wurde (Pub. 583, Tabelle 3). Bewahren Sie Unterlagen zur Lohnsteuer mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später liegt.

Zu Belegen und Aufbewahrung siehe Anforderungen des IRS an Quittungen und wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Was macht ein Buchhalter nicht: Steuererklärungen, Vertretung beim IRS, Beratung?

Ein Buchhalter erfasst Buchungen und erstellt Berichte. Eine Steuererklärung gegen Bezahlung zu erstellen und Sie gegenüber dem IRS zu vertreten sind getrennte Leistungen, jede mit eigenen Regeln des IRS. Beratung zu Struktur, Wahlrechten oder Steuerplanung wird in der Regel im Beauftragungsschreiben gesondert vereinbart.

Eine PTIN allein gibt keine Befugnis, Kunden zu vertreten, und die Liste der Qualifikationen des IRS enthält keine Buchhalter. Ein Ersteller im Annual Filing Season Program darf nur Kunden vertreten, deren Erklärungen er erstellt und unterschrieben hat, vor Betriebsprüfern und ähnlichen Mitarbeitern des IRS, nicht im Inkasso oder in Einspruchsverfahren. Eine natürliche Person darf sich selbst vertreten, und ein echter Officer, ein Komplementär (General Partner) oder ein regulärer Vollzeitmitarbeiter darf das Unternehmen vertreten (31 CFR 10.7). Klären Sie im Voraus, wer einen Brief des IRS beantworten oder an einer Prüfung teilnehmen würde und welche Befugnis diese Person hat. Siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Was kostet zusätzlich zum Monatspaket?

Arbeiten mit eigener Einreichung oder eigenen Terminen liegen am ehesten außerhalb eines Grundpakets. Das Beauftragungsschreiben sollte Zeile für Zeile sagen, was in der Monatsgebühr enthalten ist und was zusätzlich berechnet wird.

Von Kunden erhobene Sales Tax wird getrennt von den Umsätzen geführt. In den Musterunterlagen des IRS wird sie vor der Ermittlung der Nettoumsätze von den Einnahmen abgezogen, weil der Eigentümer sie nur für den Bundesstaat eingezogen hat. Was eine Monatsgebühr bestimmt, steht in was Buchhaltung pro Monat kostet.

Was umfasst die monatliche Lohnabrechnung, und welche Termine zählen?

Die Lohnabrechnung bringt in jeder Zahlperiode und zu festen Bundesterminen Arbeit: Lohn und Einbehalt berechnen, die Steuer einzahlen, Quartals- und Jahreserklärungen einreichen und Lohnbescheinigungen ausstellen. Der Arbeitgeber bleibt für die Einreichungen und Einzahlungen verantwortlich, auch wenn ein Dritter sie ausführt.

Die Einzahlung der Steuer und die Einreichung der Erklärung sind getrennte Pflichten. Eine verspätete Einzahlung kann einen Zuschlag von 2 % bis 15 % des nicht eingezahlten Betrags nach sich ziehen, je nachdem, wie spät die Einzahlung erfolgt und ob der IRS einen Bescheid geschickt hat (IRS). Vom Lohn einbehaltene Steuer wird für den Staat verwahrt. Eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht abführt, etwa ein Eigentümer, ein Officer oder ein Buchhaltungsexperte, der Schecks unterschreibt oder über Ausgaben bestimmt, kann persönlich 100 % des nicht gezahlten Betrags schulden, die Trust Fund Recovery Penalty (persönliche Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer) (IRS; Pub. 15). Der IRS hat dafür in der Regel 3 Jahre Zeit zur Festsetzung, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt aus Einreichung der Erklärung oder 15. April des Folgejahres, und hat keine Frist, solange keine Erklärung eingereicht wurde (IRM 5.7.3).

Zu den Lohnunterlagen gehören Lohnbeträge und -daten, Formulare zum Einbehalt, Daten und Beträge der Einzahlungen und Kopien eingereichter Erklärungen (Pub. 15). Welcher Einzahlungsrhythmus gilt, die Regel zur Einzahlung am Folgetag und die Ausnahmen für kleine Arbeitgeber stehen in Lohnabrechnung einrichten. Die Konten der Bundesstaaten für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung haben eigene Termine; wurden Einzahlungen versäumt, siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Welche Zahlungen an Auftragnehmer brauchen eine Form 1099-NEC, und wer reicht sie ein?

Das Unternehmen, das den Auftragnehmer bezahlt hat, reicht Form 1099-NEC ein und schickt dem Auftragnehmer eine Kopie, wenn es dieser Person im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit im Steuerjahr dieser Seite $2.000 oder mehr für Leistungen gezahlt hat. Für Zahlungen bis 2025 galt eine Schwelle von $600, und spätere Jahre werden an die Inflation angepasst (IRS). Die Regel erfasst natürliche Personen, Personengesellschaften und LLCs, die als eines von beiden besteuert werden. Zahlungen an Kapitalgesellschaften (Rechtsanwälte ausgenommen) und Zahlungen per Karte oder Zahlungs-App werden auf diesem Formular in der Regel nicht gemeldet, und Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) kann ein Formular bei jedem Betrag verlangen (Anleitung des IRS; IRS). Die Formulare sind 31. Januar nach dem Zahlungsjahr fällig, beim IRS und beim Auftragnehmer. Für Zahlungen im Steuerjahr dieser Seite ist der Termin 1. Februar 2027, weil der 31. Januar auf einen Sonntag fällt.

Der Zahlende reicht ein, auch wenn der Buchhalter die Formulare erstellt; ob die Monatsgebühr das abdeckt, ist eine Frage des Leistungsumfangs. Holen Sie vor der ersten Zahlung eine ausgefüllte Form W-9 von einem US-Auftragnehmer ein: So erhält ein Zahlender Namen und Steueridentifikationsnummer des Zahlungsempfängers. Ein ausländischer Auftragnehmer gibt stattdessen eine Form W-8 oder Form 8233 ab, mit anderer Meldung und anderem Einbehalt; siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen. Wer als Zahlungsempfänger gilt, das Backup Withholding und die elektronische Einreichung folgen eigenen Regeln; siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten und Steuernummern von Auftragnehmern einholen.

Was muss ich meinem Buchhalter jeden Monat schicken?

Schicken Sie den Zugang zu allen Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonten, Antworten auf die Fragen des Buchhalters, Quittungen oder eine Notiz zu jeder markierten Buchung, Berichte zur Lohnabrechnung und eine Notiz zu Entnahmen und privaten Ausgaben. Pub. 583 sagt, das Geschäftskonto ist nur für geschäftliche Zwecke zu verwenden, gemischte Ausgaben brauchen also eine Erklärung. Die vollständige Liste steht in was Ihr Buchhalter von Ihnen braucht.

Ich bekomme nur einen Bericht: Was sollte ich verlangen?

Verlangen Sie die Arbeit hinter dem Bericht, denn der Bericht ist nur so gut wie sie. Fordern Sie der Reihe nach an:

1. Den Abstimmungsbericht für jedes Bank- und Kartenkonto für den letzten abgeschlossenen Monat, mit einer Differenz von null.
2. Die Liste offener Posten: nicht kategorisierte und nicht zugeordnete Posten sowie Posten auf dem Klärungskonto (Beträge, die in einem Zwischenkonto liegen, bis jemand entscheidet, wohin sie gehören).
3. Die Bilanz, nicht nur die Gewinn- und Verlustrechnung.
4. Die Salden zu Lohnabrechnung und Sales Tax, abgestimmt auf die tatsächlich geleisteten Einzahlungen und eingereichten Erklärungen.
5. Den schriftlichen Leistungsumfang: was die Monatsgebühr einschließt, was extra kostet und an welchem Tag jeden Monat geliefert wird.
6. Lesezugriff auf die Buchhaltungsdatei, damit die Berichte verfügbar sind, wann immer Sie sie wollen.

Ein Bericht ohne Abstimmung oder Liste offener Posten dahinter lässt sich an nichts prüfen. Siehe die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen und, wenn die Antworten nicht besser werden, Ihren Buchhalter ersetzen. Wenn Bücher und Erklärungen möglicherweise nicht übereinstimmen, siehe Buchhaltungsleistungen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar.

Salon-LLC mit vier Arbeitnehmern

Eine Salon-LLC hat zwei Bankkonten, eine Karte und etwa 120 Buchungen im Monat. Das Monatspaket besteht aus drei abgestimmten Konten, einer Gewinn- und Verlustrechnung und einer Bilanz. Die Lohnabrechnung für die vier Arbeitnehmer ist eine eigene Position: Lohn je Zahlperiode, Steuereinzahlungen, Form 941 viermal im Jahr, dann Forms 940, W-2 und W-3 bis zum 31. Januar oder, wenn das ein Wochenende ist, bis zum nächsten Werktag.

Acht selbstständige Auftragnehmer

Ein Betrieb zahlt acht selbstständigen Auftragnehmern je US$3.000 für Leistungen im Steuerjahr dieser Seite, alle per Scheck oder Überweisung. Keiner ist eine Kapitalgesellschaft, alle sind US-Personen. Der Betrieb holt von jedem vor der ersten Zahlung eine ausgefüllte W-9 ein. Alle liegen über der Schwelle von $2.000, deshalb schuldet der Betrieb acht Forms 1099-NEC, insgesamt US$24.000, fällig am 1. Februar 2027, weil der 31. Januar auf einen Sonntag fällt. Bei Zahlung per Karte würde der Auftragnehmer stattdessen vom Kartenabwickler gemeldet, und ein Auftragnehmer, der eine Kapitalgesellschaft ist, bräuchte in der Regel kein Formular.

Großer Gewinn, wenig Bargeld

Der Monatsbericht einer Eigentümerin zeigt US$18.000 Gewinn, doch das Bankguthaben beträgt US$4.000. Gewinn ist nicht Bargeld: Darlehenstilgungen, Entnahmen der Eigentümer, unbezahlte Kundenrechnungen und Wareneinkäufe können eine Lücke erklären. Bevor sie die nächste Rechnung bezahlt, verlangt sie die Bankabstimmung und die Liste der nicht kategorisierten Posten, die zeigen, ob die Bargeldzahl stimmt und was noch ungeklärt ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie zahlen eine Monatsgebühr und sehen nur eine Gewinn- und Verlustrechnung, oder Sie bekommen für kein Konto eine Abstimmung. Klären Sie zuerst den Leistungsumfang, die Abstimmungen und was gesondert berechnet wird. Siehe Buchhaltungsleistungen und die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.
• Ihre Bücher speisen auch Lohnabrechnung, Sales Tax und eine Steuererklärung. Beauftragungsschreiben, die Salden zu Lohnabrechnung und Sales Tax und die Erklärung müssen übereinstimmen, und für jedes muss jemand benannt sein. Ein Fachmann, der das Schreiben und den letzten Bericht mit Ihren Einreichungen vergleicht, sieht, wo sie nicht übereinstimmen. Siehe Buchhaltungsleistungen.
• Die Bücher sind Monate oder Jahre im Rückstand. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Buchhaltungsleistungen.
• Sie vergleichen Angebote, bevor Sie unterschreiben. Siehe was Buchhaltung pro Monat kostet und was ein Beauftragungsschreiben festlegen sollte.
• Einzahlungen oder Erklärungen zur Lohnabrechnung wurden versäumt. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Ein Auftragnehmer ist möglicherweise in Wahrheit ein Arbeitnehmer. Siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Sie erheben Sales Tax in mehr als einem Bundesstaat. Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen und Einreichung der Sales Tax auslagern.
• Sie haben einen Bescheid oder ein Prüfungsschreiben des IRS erhalten. Wer Sie gegenüber dem IRS vertreten darf, hängt von der Qualifikation dieser Person ab. Siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
• Sie führen eine S Corporation. Siehe Buchhaltung für eine S Corporation.
• Das Unternehmen hat Eigentümer oder Konten in zwei Ländern. Welche Bücher die Erklärung welches Landes stützen, ist eine Frage für einen Fachmann. Siehe Leistungen für grenzüberschreitende Steuern.
• Sie wollen die Buchhaltung stattdessen selbst machen. Siehe eigene Buchhaltung oder einen Buchhalter einstellen.