월별 장부 관리 서비스: 포함 범위와 추가 비용

월별 장부 담당자는 매달 무엇을 제공해야 하나요?

월별 장부 관리 서비스를 받으면 은행·카드 명세서와 일치하는 장부, 그리고 그 장부로 만든 손익계산서와 재무상태표를 받아야 합니다. IRS는 소득과 비용이 명확히 드러나는 기록 관리 방식이면 어떤 것이든 선택하도록 허용하며, 특정 장부 관리 방식을 요구하지 않습니다. 몇 가지 경우를 제외하면 법이 특별한 종류의 기록을 요구하지도 않습니다. 아래 표는 이런 시스템이 만들어 내는 결과물입니다. 법적 기준은 아닙니다.

보고서 한 장만 받거나, 계좌별 대사 자료를 받을 수 없거나, 같은 장부가 급여, 계약자 서식, 판매세, 세금 신고서에도 쓰이면 간단한 경우가 아닙니다. 재고, 몇 달 밀린 장부, 둘 이상의 사업체, 법인도 작업을 늘립니다. 각각 기본 패키지에 포함되지 않을 수 있습니다(아래 "월별 패키지 외에 추가 비용이 드는 업무는 무엇인가요?" 참고). 마지막 세 가지는 신고서가 장부에 요구하는 내용도 바꾸므로 세무 전문가가 살펴보아야 합니다. 보고서만 받고 있다면 "보고서만 받고 있다면 무엇을 요청해야 하나요?"부터 확인하세요. 패키지를 비교하기 전에 업무 계약서, 가장 최근에 받은 보고서, 모든 은행·카드·결제 계좌에 대한 접근 권한, 급여 보고서를 준비하세요.

표준 보고서는 무엇인가요: 손익계산서, 재무상태표, 그 밖에 또 있나요?

표준 보고서는 손익계산서와 재무상태표 두 가지입니다. IRS는 손익계산서를 한 기간의 소득과 비용, 재무상태표를 특정 날짜의 자산, 부채, 자본으로 설명합니다. 노동통계국은 이런 보고서를 만들고 숫자를 확인하고 차이를 대사하는 일을 장부 관리 사무원의 일반적인 업무로 꼽습니다.

이 보고서들을 언제든 직접 열어볼 수 있는지, 아니면 한 달에 한 번 받는지는 계약 조건입니다. 업무 계약서에 반드시 적어야 할 내용을 참고하세요.

"대사 완료(reconciled)"는 무슨 뜻이고, 실제로 했는지 어떻게 확인하나요?

장부에 있는 계좌 잔액이 은행이나 카드 명세서 잔액과 같고 모든 차이가 설명되면 그 계좌는 대사된 것입니다. Pub. 583은 당좌 계좌를 매월 대사해야 한다고 안내합니다. 대사를 하면 계좌에 얼마가 있는지 확인할 수 있고, 은행 수수료가 장부에 반영되며, 명세서, 수표장, 장부의 오류를 바로잡을 수 있습니다.

각 계좌의 대사 보고서를 요청하세요. 다음 내용이 들어 있어야 합니다.

• 명세서의 마감일과 잔액
• 같은 날짜의 장부 잔액
• 차이를 설명하는 미결제 항목(아직 현금화되지 않은 수표, 아직 반영되지 않은 입금)
• 남은 차이가 0임

은행 연동만으로는 대사가 아닙니다. 소프트웨어는 누구도 명세서와 비교하지 않아도 거래를 가져올 수 있습니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요. 대사 자료가 없는 손익계산서는 현금 금액이 맞는지 거의 증명하지 못합니다. 계좌가 맞아떨어져도 분류가 맞다는 뜻은 아닙니다. 이 부분은 장부 담당자의 작업 확인하기에서 다룹니다.

IRS에 장부로 무엇을 증명할 수 있어야 하나요?

누가 장부를 관리하든, 장부는 신고서의 소득, 공제, 세액공제를 뒷받침해야 합니다. IRS는 사업을 하는 모든 사람이 기록을 보관해야 한다고 안내하며, 장부 담당자가 장부를 관리하더라도 그 의무는 사업체에 있습니다.

• 거래 요약. 장부에는 총소득, 공제, 세액공제가 드러나야 하며, 보통 분개장과 원장으로 이를 보여 줍니다(IRS).
• 각 기록의 증빙. 매출 전표, 청구서, 영수증, 입금 전표, 명세서가 장부를 뒷받침합니다. 비용에 대한 증빙에는 지급받은 사람, 금액, 지급 증거, 날짜, 구입한 내용이 나와야 합니다.
• 일치하는 소프트웨어 기록. 전산 시스템을 쓴다면 그 기록은 장부 및 신고서와 맞아야 하고, 바탕이 되는 원본 서류를 확인할 수 있어야 합니다.
• 열람 가능 여부와 보관 기간. 기록은 IRS가 조사할 수 있도록 두고, 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 보통은 신고 후 3년, 누락 소득이 많으면 6년(누락 소득이 신고서 총소득의 25%를 넘는 경우), 신고서를 제출하지 않았다면 기한이 없습니다(Pub. 583, Table 3). 고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년 보관하세요.

영수증과 보관 기간은 IRS 영수증 요건과 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

장부 담당자가 하지 않는 일은 무엇인가요: 세금 신고서, IRS 대리, 조언?

장부 담당자는 거래를 기록하고 보고서를 만듭니다. 대가를 받고 신고서를 작성하는 일과 IRS 앞에서 대신 말하는 일은 별개의 서비스이며, 각각 IRS 규정이 따로 있습니다. 사업체 구조, 선택, 세금 계획에 대한 조언은 보통 업무 계약서에서 별도로 범위를 정합니다.

PTIN만으로는 고객을 대리할 권한이 생기지 않으며, IRS의 자격 목록에는 장부 담당자가 포함되어 있지 않습니다. Annual Filing Season Program에 참여한 신고 대행인은 본인이 신고서를 작성하고 서명한 고객만, 조사관 등 IRS 직원 앞에서만 대리할 수 있으며 징수나 이의 신청 단계에서는 대리할 수 없습니다. 개인은 본인을 직접 대리할 수 있고, 정식 임원, 일반 파트너, 상근 정규 직원은 사업체를 대리할 수 있습니다(31 CFR 10.7). IRS 서신에 누가 답하고 세무조사에 누가 나갈지, 그 사람에게 어떤 권한이 있는지 미리 정해 두세요. 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하세요.

월별 패키지 외에 추가 비용이 드는 업무는 무엇인가요?

따로 신고하거나 기한이 따로 있는 업무가 기본 패키지에서 빠질 가능성이 가장 큽니다. 업무 계약서에는 월 요금에 무엇이 포함되고 무엇이 별도 청구되는지 항목별로 적혀 있어야 합니다.

고객에게 징수한 판매세는 매출과 따로 관리합니다. IRS의 기록 예시에서는 소유주가 주를 대신해 걷었을 뿐이므로 순매출을 계산하기 전에 총수입에서 뺍니다. 월 요금을 결정하는 요소는 월별 장부 관리 비용을 참고하세요.

월별 급여 업무에는 무엇이 들어가고, 어떤 날짜가 중요한가요?

급여는 급여 지급 때마다, 그리고 연방 차원에서 정해진 날짜마다 업무가 생깁니다. 급여와 원천징수 계산, 세금 납부, 분기별·연간 신고서 제출, 급여 명세서 발급입니다. 신고와 납부를 제3자가 대신 처리하더라도 책임은 고용주에게 남습니다.

세금 납부와 신고서 제출은 별개의 의무입니다. 납부가 늦으면 납부가 얼마나 늦었는지, IRS가 통지서를 보냈는지에 따라 미납액의 2%~15% 가산세가 붙을 수 있습니다(IRS). 급여에서 원천징수한 세금은 정부를 위해 보관하는 돈입니다. 소유주, 임원, 수표에 서명하거나 지출을 통제하는 회계사처럼 책임이 있는 사람이 이를 고의로 납부하지 않으면 미납액의 100%를 개인이 부담할 수 있으며, 이를 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)라고 합니다(IRS, Pub. 15). IRS는 보통 신고서를 제출한 날과 다음 해 4월 15일 중 늦은 날부터 3년 안에 이 가산세를 부과할 수 있으며, 신고서를 제출하지 않은 동안에는 기한이 없습니다(IRM 5.7.3).

급여 기록에는 급여 금액과 날짜, 원천징수 증명서, 납부 날짜와 금액, 제출한 신고서 사본이 들어갑니다(Pub. 15). 어떤 납부 일정이 적용되는지, 다음 날 납부 규칙, 소규모 고용주 예외는 급여 지급 설정하기를 참고하세요. 주 원천징수와 실업보험 계정은 날짜가 따로 있습니다. 납부를 놓쳤다면 급여세 체납을 참고하세요.

어떤 계약자 지급에 Form 1099-NEC가 필요하고, 누가 제출하나요?

사업 과정에서 이 페이지의 과세연도에 한 사람에게 용역 대가로 $2,000 이상을 지급한 사업체가 Form 1099-NEC를 제출하고 계약자에게 사본을 보냅니다. 2025년까지 지급분은 기준액이 $600였고, 이후 연도는 물가에 맞춰 조정됩니다(IRS). 개인, 파트너십, 그 둘 중 하나로 과세되는 LLC가 대상입니다. 법인(변호사 제외)에 대한 지급과 카드·결제 앱으로 한 지급은 보통 이 서식에 보고하지 않으며, 백업 원천징수가 있으면 금액과 관계없이 서식이 필요할 수 있습니다(IRS 작성 안내, IRS). 서식은 지급 연도 다음 해 1월 31일까지 IRS와 계약자에게 제출합니다. 이 페이지의 과세연도에 한 지급은 1월 31일이 일요일이므로 2027년 2월 1일이 기한입니다.

장부 담당자가 서식을 작성하더라도 제출 주체는 지급한 사업체입니다. 월 요금에 이 업무가 포함되는지는 업무 범위의 문제입니다. 미국 계약자에게는 첫 지급 전에 작성이 끝난 Form W-9를 받으세요. 지급하는 쪽이 수취인의 이름과 납세자 식별번호를 확보하는 방법입니다. 외국 계약자는 대신 Form W-8 또는 Form 8233을 제출하며, 보고와 원천징수 방식이 다릅니다. 해외 계약자에게 지급하기를 참고하세요. 누가 수취인에 해당하는지, 백업 원천징수, 전자 제출은 각각 규정이 있습니다. 어떤 계약자에게 세금 서식을 발급하나요와 계약자의 납세자 식별번호 수집을 참고하세요.

매달 장부 담당자에게 무엇을 보내야 하나요?

모든 은행, 카드, 대출, 결제 계좌에 대한 접근 권한, 장부 담당자의 질문에 대한 답변, 표시된 거래마다 영수증이나 메모, 급여 보고서, 소유주 인출금과 개인 지출에 대한 메모를 보내세요. Pub. 583은 사업용 계좌를 사업 목적으로만 쓰라고 안내하므로, 섞인 지출은 설명이 필요합니다. 전체 목록은 장부 담당자가 나에게 필요로 하는 것에 있습니다.

보고서만 받고 있다면 무엇을 요청해야 하나요?

보고서는 그 뒤의 작업만큼만 믿을 수 있으므로 그 작업을 요청하세요. 다음 순서로 요청하세요.

1. 가장 최근에 마감한 달의 은행·카드 계좌별 대사 보고서. 차이가 0으로 나와야 합니다.
2. 미결 항목 목록: 분류되지 않았거나 대응되지 않은 항목, 보류 계정(어디에 속하는지 정해질 때까지 임시로 넣어 두는 계정) 항목.
3. 손익계산서만이 아니라 재무상태표.
4. 실제로 납부하고 신고한 내역과 맞춘 급여 및 판매세 잔액.
5. 서면 업무 범위: 월 요금에 포함되는 것, 추가되는 것, 매달 전달하는 날짜.
6. 원하는 때 보고서를 볼 수 있도록 회계 파일 열람 권한.

대사 자료나 미결 항목 목록이 없는 보고서는 비교해 볼 근거가 없습니다. 장부 담당자의 작업 확인하기를 참고하고, 답변이 나아지지 않으면 장부 담당자 교체하기를 참고하세요. 장부와 신고서가 맞지 않을 수 있다면 장부 관리 서비스를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

직원 4명을 둔 미용실 LLC

미용실 LLC에는 은행 계좌 2개, 카드 1개, 월 약 120건의 거래가 있습니다. 월별 패키지는 대사를 마친 계좌 3개, 손익계산서, 재무상태표입니다. 직원 4명의 급여는 별도 항목입니다. 급여 지급 때마다 급여 계산, 세금 납부, 연 4회 Form 941, 그리고 1월 31일까지(주말이면 다음 영업일) Form 940, W-2, W-3을 처리합니다.

프리랜서 8명

한 가게가 이 페이지의 과세연도에 프리랜서 8명에게 용역 대가로 각각 US$3,000을 모두 수표나 계좌 이체로 지급했습니다. 법인은 없고 모두 미국인입니다. 가게는 첫 지급 전에 각자에게 작성이 끝난 W-9를 받았습니다. 모두 $2,000 기준을 넘으므로 가게는 Form 1099-NEC 8장, 합계 US$24,000을 제출해야 하며, 1월 31일이 일요일이므로 기한은 2027년 2월 1일입니다. 카드로 지급했다면 해당 프리랜서는 카드 결제 업체가 보고하고, 프리랜서가 법인이라면 보통 서식이 필요하지 않습니다.

이익은 큰데 현금은 적은 경우

한 소유주의 월별 보고서에는 이익이 US$18,000으로 나오는데 은행 잔액은 US$4,000입니다. 이익은 현금이 아닙니다. 대출 원금 상환, 소유주 인출금, 받지 못한 고객 청구서, 재고 구입이 모두 그 차이를 설명할 수 있습니다. 소유주는 다음 청구서를 지급하기 전에 은행 대사 자료와 미분류 항목 목록을 요청합니다. 이 자료로 현금 금액이 맞는지, 아직 설명되지 않은 부분이 무엇인지 확인할 수 있습니다.

상황이 다르다면?

• 월 요금을 내면서 손익계산서만 받거나, 계좌별 대사 자료를 받을 수 없는 경우. 업무 범위, 대사 자료, 별도 청구되는 업무부터 정리하세요. 장부 관리 서비스와 장부 담당자의 작업 확인하기를 참고하세요.
• 장부가 급여, 판매세, 세금 신고서에도 연결된 경우. 업무 계약서, 급여와 판매세 잔액, 신고서가 모두 일치해야 하며, 각 업무마다 담당자를 정해 두어야 합니다. 계약서와 가장 최근 보고서를 신고 내용과 대조해 보는 전문가는 어디가 맞지 않는지 알아낼 수 있습니다. 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 장부가 몇 달 또는 몇 년 밀린 경우. 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 계약하기 전에 견적을 비교하는 경우. 월별 장부 관리 비용과 업무 계약서에 반드시 적어야 할 내용을 참고하세요.
• 급여 세금 납부나 신고를 놓친 경우. 급여세 체납을 참고하세요.
• 계약자가 사실은 직원일 수 있는 경우. 직원일 수 있는 계약자를 참고하세요.
• 둘 이상의 주에서 판매세를 징수하는 경우. 판매세 신고서 제출과 판매세 신고 외주를 참고하세요.
• IRS 통지서나 세무조사 서신을 받은 경우. IRS 앞에서 누가 대신 말할 수 있는지는 그 사람의 자격에 따라 달라집니다. 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하세요.
• S corporation을 운영하는 경우. S corporation 장부 관리를 참고하세요.
• 사업체의 소유주나 계좌가 두 나라에 있는 경우. 어떤 장부가 어느 나라 신고서를 뒷받침하는지는 전문가에게 물어야 합니다. 국경 간 세금 지원을 참고하세요.
• 장부를 직접 관리하고 싶은 경우. 직접 장부 관리하기 또는 장부 담당자 고용하기를 참고하세요.