Trust Fund Recovery Penalty: Kişisel Sorumluluk ve IRS Görüşmesi

IRS, işletmemin bordro vergilerini bana kişisel olarak ödetebilir mi?

Evet, emanet vergi geri alma cezası (TFRP) yoluyla ödetebilir. Emanet vergiler (trust fund taxes), ücretten kesilen gelir vergisi ile çalışanların Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisidir; depoya yatırılana kadar emanet olarak tutulur (IRS). Section 6672 uyarınca, bir vergiyi toplama ve aktarma yükümlülüğü olan ve bunu kasıtlı olarak yapmayan kişi, toplanmayan veya aktarılmayan vergiye eşit bir ceza ödeyebilir. Ceza kişiseldir. IRS genellikle işletme hemen ödeyemediğinde bunu uygular, ancak kanun bunu şart koşmaz ve işletmenin kapanmış olması gerekmez (IRS; Publication 594). Verginin kasıtlı olarak toplanmaması veya aktarılmaması ayrıca suç (felony) olabilir (section 7202) ve IRS dosyayı Adalet Bakanlığına (Department of Justice) gönderebilir (Publication 594).

İki koşulun birlikte gerçekleşmesi gerekir: kişi hem sorumlu hem kasıtlı olmalıdır. İkisi de olgulara bağlıdır; tahsilat görevlisi bu yüzden kişilerle görüşür (IRS el kitabı, IRM 5.7.3; IRM 5.7.4).

Durumu karmaşıklaştıran noktalar:

• Bordro beyannameleri verilmemiş ya da kayıtlar banka veya IRS bakiyesiyle uyuşmuyor ve görüşme ayarlanmış. Ödenmemiş emanet vergi tutarı bu beyannamelerden ve kayıtlardan çıkar; bu yüzden görüşmeden önce onları sınayın. IRS, bir dönem için beyanname verilene kadar o dönemin cezasını tarh etmek için zaman sınırına tabi değildir (bkz. verilmemiş beyannameler bölümü).
• Birden fazla sahip veya yönetici. IRS her sorumlu kişiye verginin tamamı için ceza tarh edebilir, ancak yalnızca bir kez tahsil eder (IRM 5.7.3).
• Bir tahsilat görevlisi atanmış. Bir görüşme, belge talebi ve mali durum beyanları bekleyin.
• Hukuki yapı. Şahıs işletmesi sahibinin ödenmemiş bordro vergisi zaten kendi borcudur (IRS); bu yüzden ceza esas olarak başkaları için önemlidir. Tek üyeli bir LLC, bordro vergisi bakımından ayrı bir işverendir (IRS); bu yüzden sahibi cezayla karşılaşabilir (IRM 5.7.3). Genel ortaklar, ortaklığın tüm borçlarından eyalet hukuku gereği sorumludur; bu yüzden IRS onları genellikle cezayla değil bu sıfatla tarh eder. Sınırlı sorumlu ortaklıkta bu sorumluluk olmayabilir ve o zaman ceza bir ortağa ulaşabilir (IRM 5.17.7).

Görüşmeden önce:

1. Bordro beyannamelerini ve raporlarını, banka hesap özetlerini ve imza kartlarını, çekleri kimin imzaladığını ve her IRS yazısını toplayın (kayıtlar bölümüne bakın).
2. Her çeyreğin beyannamesinin bordro kayıtları, depozitolar ve bankayla uyuştuğunu kontrol edin.
3. Yanınızda bir temsilcinin olup olmayacağına karar verin (temsilciler bölümüne bakın).

Ceza ödenmemiş hangi bordro vergilerini kapsar?

Ceza yalnızca bordro vergisinin emanet vergi kısmını kapsar: çalışanların ücretinden kesilen gelir vergisi ve çalışanların Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi payı. Ceza, bu ödenmemiş tutarın %100 oranındadır ve üzerine faiz işler (IRS; Notice 784).

Form 941 toplamı işverenin payını da içerir; bu yüzden ceza genellikle o toplamdan küçüktür (IRM 5.7.4). Vergi hiç kesilmemiş olsa bile ceza uygulanabilir (Publication 15).

Kim sorumlu kişi sayılır?

Sorumlu kişi, emanet vergilerin toplanmasını, muhasebeleştirilmesini ve ödenmesini yönlendirme görevine ve yetkisine sahip kişidir. IRS unvanı değil, statüyü, görevi ve yetkiyi sınar. Bir şirketin yöneticilerini ve çalışanlarını, bir ortaklığın ortaklarını ve çalışanlarını, yönetim kurulu üyelerini, hissedarları, LLC üyelerini ve müdürlerini, paranın nasıl harcanacağı üzerinde yetkisi olan herkesi, muhasebecileri ve bordro hizmeti sağlayıcılarını sayar (IRM 5.7.3; IRS; Notice 784).

Ortaklık veya şirket olarak vergilendirilen bir LLC aynı testlere tabidir. Vergiden muaf bir kuruluşun ücretsiz gönüllü yönetim kurulu üyesi, yalnızca fahri sıfatla görev yapıyorsa, günlük veya mali işlerde yer almıyorsa ve ihmalden haberi yoksa, bu hiç kimsenin sorumlu olmamasına yol açmadıkça cezadan hariç tutulur (section 6672(e)).

Kasıt ne demektir ve kirayı, tedarikçileri veya net ücreti önce ödemek sayılır mı?

Kasıt; gönüllü, bilinçli ve bilerek yapılan anlamına gelir (Notice 784); kötü niyet aranmaz. Sorumlu bir kişi, ödenmeyen vergilerden haberdarsa veya haberdar olması gerekiyorsa ve kanunu göz ardı etmişse ya da açıkça umursamamışsa kasıtlı davranmış olur (IRS).

Diğer faturaları önce ödemek IRS'nin aradığı örüntüdür. Notice 784, emanet vergi yerine net bordro dahil diğer iş giderlerini ödemeyi kasıtlı sayar. Dolayısıyla kesilen vergi ödenmemişken kira, tedarikçi veya net ücret ödemek, bunu bilen kişi için testi karşılayabilir.

IRS ayrıca, stopajın ödenmediği size söylendikten sonra araştırma yapmamayı veya durumu düzeltmemeyi kasıt unsurunu karşılayan bir davranış sayar (IRM 5.7.3). Bunun uygulanıp uygulanmadığı olgulara bağlıdır.

Nakit hem ücretleri hem de vergiyi karşılamıyorsa IRS, fiilen ödenen ücretler üzerindeki verginin tam ödenecek şekilde bölüştürülmesini söyler. Mahkemeler, verginin ödendiğine inanmak gibi makul bir sebebin kastı ortadan kaldırıp kaldırmadığı konusunda bölünmüştür; izin verdikleri yerde bu dardır (IRM 5.17.7).

Bir tahsilat görevlisi benimle görüşmek istedi: görüşmede (Form 4180) ne olur?

Görevli, cezadan sorumlu olabilecek her kişiyle görüşme kaydı olan Form 4180'i doldurmaya çalışır. Sizden görevlerinizi ve yetkinizi açıklamanız istenebilir (IRS). Aşağıdaki adımlar IRM 5.7.4 hükmünü izler; bu hüküm, yetkili bir temsilciye danışmak istediğinizi söylerseniz görevliye görüşmeyi askıya almasını söyler. Bu aranın yasal dayanağı olan section 7521(b)(2), celple (summons) başlatılan görüşmeyi kapsamaz.

• Hazırlık. Görevli, görüşmeyi ayarlamak için Letter 3586 gönderebilir. Görüşme yüz yüze veya telefonla yapılır; celple katılım zorunlu kılınabilir. IRS, Form 4180'i önceden size veya temsilcinize vermez ya da göndermez.
• Başlangıç. Görevli cezayı açıklar, size Publication 1 ve Notice 784'ü verir, cezanın nasıl hesaplandığını gösterir ve belgeler için son tarihler belirler.
• Sorular. Görevleriniz, çekleri ve beyannameleri kimin imzalayabildiği, neyin ödeneceğine kimin karar verdiği, bordro hizmeti sağlayıcısı kullanılıp kullanılmadığı ve başka kimin yetkisi olduğu. Yanıtlayamazsanız form “bilinmiyor” demeye izin verir. Başkaları hakkında söylediğiniz kaydedilir ve görevlinin onlara bakmasına yol açabilir. Sonunda imzalarsınız ve mümkünse bir kopya almalısınız.
• Üçüncü taraflar. IRS, bir bankayla veya başka bir üçüncü tarafla temasa geçmeden önce genellikle önceden bildirim yapar ve temas edilenlerin listesini isteyebilirsiniz (Publication 594).
• Ek süre. Görevli sizden tarh süresini uzatmak için Form 2750'yi imzalamanızı isteyebilir. Uzatmayı reddedebilir veya sınırlayabilirsiniz. Tarh süresi yaklaştığında IRS, elinde olanlara dayanarak Letter 1153 düzenleyebilir (IRM 5.7.3).

Temsilci getirebilir miyim?

Evet. Tahsilat sırasında bir avukat, CPA, enrolled agent (IRS'ye kayıtlı vergi temsilcisi), yakın bir aile üyesi veya IRS önünde çalışmak üzere kayıtlı herhangi bir kişi sizi temsil edebilir. Temsilci, sizin adınıza görünmek ve gizli bilgileri almak için Form 2848 verir (Publication 594). 3. satıra cezanın kendisini, örneğin “Civil Penalty” veya “Trust Fund Recovery Penalty” yazın: yalnızca Form 1040'ınız için yazılmış bir vekâletname bunu kapsamaz (Form 2848 talimatları). İtiraz dilekçesi için vekâletname, işletmeyi değil sizi sorumlu kişi olarak temsil etme yetkisi vermelidir (IRM 5.7.6). Vekâletnameniz olan bir temsilci sizin yerinize görüşmeye katılabilir ve IRS sizi celple çağırmadıkça sizin de gelmenizi zorunlu kılamaz (section 7521(c)).

Görevli hangi kayıtları isteyecek ve ne toplamalıyım?

IRS'nin ana kanıtı görüşme, kuruluş belgeleri, banka imza kartları ve verginin önünde kimlere ödeme yapıldığını gösteren iptal edilmiş çek örnekleridir (elektronik ödemelerde banka hesap özetleri) (IRM 5.7.4). Bunları görüşmeden önce toplayın.

IRS önce işletmeden kayıtları ister. Son tarihe kadar verilmezse, önceden bildirim yaparak işletmeyi veya bankayı celple çağırabilir (IRM 5.7.4).

Bordro beyannameleri verilmemişse veya kayıtlar uyuşmuyorsa ne olur?

Verilmemiş bir bordro beyannamesi dönemini açık bırakır: beyanname verilene kadar IRS'nin o dönem için cezayı tarh etmesine zaman sınırı yoktur. Aksi halde olağan sınır 3 yıl sürelidir ve bordro yılını izleyen 15 Nisan tarihinden, ya da beyanname verme tarihi daha geçse o tarihten başlar. IRS'nin işletme adına hazırladığı bir beyanname veya sahte ya da hileli bir beyanname süreyi başlatmaz (IRM 5.7.3). Süre bitmeden gönderilen bir öneri yazısı, süreyi yazıdan sonra en az 90 gün boyunca, ya da zamanında verilmiş bir itirazı Appeals karara bağladıktan sonra 30 gün boyunca açık tutar (section 6672(b)(3)).

Görevlinin incelemesi, verilmemiş beyannameler dahil her dönemin kapsanıp kapsanmadığını sorar ve IRS'nin hazırladığı beyannamelerden doğan yükümlülük işlendikten sonra cezaya eklenebilir (IRM 5.7.4). Eksik beyannameleri vermek ödenmemiş emanet vergiyi artırabilir, ancak IRS ödeyemeseniz bile vadesi gelen her beyannameyi vermenizi öğütler (Publication 594). Görüşmeden önce her çeyreğin beyannamesini bordro kayıtları, depozitolar ve bankayla eşleştirin. Kaçırılan depozitolar ve ceza bildirimleri için bkz. bordro vergilerinde geri kalma. Defterlerde mutabık olmayan bordro hesapları için bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.

Form 433-A ve 433-B nedir?

Form 433-A sizin için, birey olarak, mali durum beyanıdır. Form 433-B işletme içindir. Görevli, cezayı ödeyip ödeyemeyeceğinize karar vermek için bunları kullanır; ikisi de yalan beyan cezası (penalties of perjury) altında imzalanır (IRM 5.7.5; Form 433-A; Form 433-B).

IRS, vergi beyannameleri, kâr ve zarar tabloları ile banka ve kredi hesap özetleri gibi bildirdiklerinizin kanıtını isteyebilir. Olası cezası belirli bir tutarın altında olan bir ücretliden bunun yerine daha kısa olan Form 433-F istenebilir (IRM 5.7.5). 433-A'yı doldurmayı reddederseniz IRS başka kaynakları veya bazı durumlarda celbi kullanabilir (IRM 5.7.5).

Cezayı öneren yazı (Letter 1153) nedir ve ne kadar sürem var?

Letter 1153, Form 2751 ile birlikte gönderilir ve IRS'nin cezayı size karşı tarh etme önerisini yazılı olarak bildirir. Tarh etmek, cezayı resmen size karşı kaydetmek demektir. İtiraz etmek için yazının tarihinden itibaren 60 gün süreniz vardır; yazı ABD dışındaki bir adrese gönderildiyse 75 gün (IRS). Kanuna göre IRS, tahsilatın tehlikede olduğunu tespit etmedikçe, bildirimden sonra ödeme talep etmeden önce en az 60 gün beklemek zorundadır (section 6672(b)). Seçenekleriniz, aksi belirtilmedikçe IRM 5.7.6 kaynaklıdır:

Yazı teslim edildiğinde IRS hesabınızdaki iadeleri dondurur (IRM 5.7.4).

Tutar nasıl hesaplanır ve azalabilir mi?

Ceza, önerideki her çeyrek için ödenmemiş emanet vergiye eşittir: ödenmemiş kesilen gelir vergisi artı çalışanların Sosyal Güvenlik ve Medicare payı (IRS). Görevli size hesaplamayı, her dönem için her işlemi listeleyen bir sayfayla gösterir. Kayıtlarınızla karşılaştırın. Şu durumlarda azalabilir (IRM 5.7.4):

• Bordro kayıtları bir depozitonun neyi içerdiğini ve zamanında yapıldığını gösterir.
• Gönüllü bir ödeme, yapıldığı anda yazılı olarak emanet vergi payına tahsis edilmiştir. Tahsis edilen ödemeler tahsis edildiği yere gider; tahsis edilmeyenler önce işveren payına, sonra emanet vergi payına, sonra cezalara ve faize gider.
• Bir kişi yalnızca bazı dönemlerden sorumludur, örneğin katıldıktan sonra veya ayrılmadan önce.
• Başkası öder. Her sorumlu kişi ödenmemiş tutarın tamamından sorumludur, ancak IRS bunu yalnızca bir kez, işletmeden, bir kişiden veya bir karışımdan tahsil eder (IRM 5.7.3). Payından fazlasını ödeyen kişi, ayrı bir mahkeme sürecinde sorumlu olan diğerlerinden geri ödeme talep edebilir (section 6672(d)).

Cezaya işleyen faiz, ödeme için bildirim ve talep tarihinden başlar ve kanunun tanıdığı kısa süre içinde ödeme yaparsanız (çoğu tutar için 21 gün) faiz uygulanmaz (section 6601(e)(2)).

Ödeme yaparak cezadan kaçınabilir miyim ve tarhtan sonra ne olur?

IRS, ödemeyi tarhtan kaçınmanın bir yolu olarak tanımlar. İşletmeden tahsil edemediğinde sorumlu kişilere, işletme adına ödenmemiş kesilen verginin tamamını ödeyebileceklerini ya da cezanın tarh edilmesine izin verebileceklerini söyler (IRM 5.7.4; Publication 594). Ödeme gönüllü olmalı, tahsis ise ödeme yaparken yazılı ve belirli olmalıdır: tutar, işletmenin adı ve EIN'i ile her dönem. İşletme çeki dışında bir şeyle öderseniz imzalı bir beyan verirsiniz. Dönem belirtmeyen genel bir “trust fund” notu sayılmaz (IRM 5.7.4).

Onaylı bir işletme içi taksit anlaşmasına uyan bir işletme, IRS'nin cezayı tarh etmeyi ertelemesine yol açabilir. İşletme, ceza kararı gerektirmeyen hızlı işletme içi emanet vergi planı kapsamına girmiyorsa görevli yine her kişiyle görüşebilir, mali durum beyanlarını toplayabilir ve Form 2750'den feragat isteyebilir; bunu reddeden kişiye IRS cezayı tahsil edilebilir bulursa yine de tarh yapılabilir. Planın bozulması cezanın ilerletilmesine yol açar ve bir şirket plan ödemelerini emanet vergi payına yönlendiremez (IRM 5.7.4). İşletmenin kendi bakiyesi için planlar ve rehinler için bkz. işletme vergi borcu için IRS ödeme planları.

Tarhtan sonra:

• Tahsilat. IRS, kişisel varlıklar dahil mal varlığınız üzerinde federal vergi rehni (mülkünüze karşı yasal bir hak) kaydedebilir veya haciz (banka hesabı gibi para veya mülke el koyma) uygulayabilir (IRS; Publication 594). Hacizden önce, duruşma hakkınızı bildiren yazılı bir bildirimi en az 30 gün önceden göndermelidir ve duruşmayı o süre içinde talep edersiniz (section 6330); rehin kaydı da duruşma hakkı verir. Letter 1153 tutara itiraz etmenize zaten izin verdiği için duruşma genellikle onu yeniden açamaz (IRM 5.7.4). IRS genellikle tarhtan itibaren 10 yıl süresince tahsil edebilir (IRS).
• İflas. İşletmenin iflası, IRS'nin kendileri iflasta olmayan sorumlu kişilerden cezayı tarh etmesini ve tahsil etmesini engellemez. IRS genellikle, işletmenin Chapter 11 planı emanet vergiyi tam ödediği ve temerrütte olmadığı sürece beklemede kalır. Bir kişinin kendi iflası genellikle cezayı ortadan kaldırmaz (IRM 5.17.7).
• Tamamını ödeyemiyorsanız. Görevli mali durum beyanınıza göre karar verir. IRS'nin saydığı seçenekler arasında taksit anlaşması veya ödeyemediğiniz sürece tahsilatı erteleyen currently-not-collectible (şu an tahsil edilemez) statüsü bulunur (IRM 5.7.6; Publication 594).
• Hâlâ itiraz ediyorsanız. Yol, iade talebi ve reddedilirse mahkeme davasıdır. Her çeyrek için cezanın bir çalışana bağlı kısmını ödeyin ve o dönem için ayrı bir Form 843 verin; IRS genellikle yalnızca ödemeden sonra 2 yıl içinde yapılan talepleri değerlendirir (IRM 5.7.7). Dava açarsanız hükümet ödenmeyen kalanı için karşı dava açabilir. Kalanın tahsilini durdurmak için ödeme, talep ve teminat (bond) ödeme talebinden itibaren 30 gün içinde yapılmalı, ret sonrası dava 30 gün içinde başlamalıdır; aksi halde durdurma sona erer (section 6672(c)). Süreler kesindir; bu yüzden ödeme talebi gelmeden önce yardım alın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm rakamlar ABD dolarıyladır.

İki üye, bir imza yetkilisi

Ortaklık olarak vergilendirilen, iki üyeli bir catering LLC'si iki çeyrekte (önce US$18.000, sonra US$22.000) US$40.000 gelir vergisi ve çalışanların Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisini kesti ve hiçbirini ödemedi. Her çeki bir üye imzaladı. IRS, cezayı sorumlu her kişi için önerebilir. Çekleri imzalamak tartıldığı olgulardan biridir, testin tamamı değildir; diğer üyenin para üzerindeki yetkisi de önemlidir. US$40.000'i LLC'den veya sorumlu herhangi bir üyeden bir kez tahsil eder. Payından fazlasını ödeyen üye, diğeri de sorumluysa ondan geri ödeme talep edebilir.

Muhasebe sorumlusu

Şirketin hiçbir payına sahip olmayan ve bir sahiple akraba olmayan bir muhasebe sorumlusu, sahibin verdiği faturaları öder ve nakit yetmediğinde hangisinin ödeneceğini sahibe sorar. IRS el kitabı bunu ministerial (bir talimatı uygulayan, takdir gerektirmeyen) bir işlem sayar; bu yüzden böyle bir çalışan genellikle sorumlu kişi değildir (IRM 5.7.3). Hangi alacaklıların ödeneceğine karar veren veya bir sahip ya da sahibin akrabası olan muhasebe sorumlusu olgulara göre değerlendirilir.

Net ücret ödendi, vergi ödenmedi

Bir sahip bir çeyrekte US$25.000 net ücret öderken kesilen US$8.000 vergi ödenmedi. Notice 784, vergi yerine net bordro ödemeyi kasıtlı sayar. Sahip aynı zamanda sorumlu bir kişiyse ceza, ücretler değil ödenmemiş emanet vergi olan US$8.000'dir. Publication 594, sahibin emanet vergiyi kişisel olarak ödeyerek tarhtan kaçınabileceğini söyler; IRS el kitabı US$8.000'in o çeyreğe yazılı olarak tahsis edilmesini ister.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bordro beyannameleri verilmemiş veya bordro kayıtları banka ve IRS bakiyesiyle uyuşmuyor ve bir görüşme ayarlanmış. Ödenmemiş emanet vergi bakiyesi bu beyannamelere ve kayıtlara dayanır. Görüşmeden önce hangi beyannamelerin ve bordro hesaplarının önce düzeltileceğini işletme vergi desteği veya gecikmiş kayıtların tamamlanması ile belirleyin; ayrıca bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama.
• Depozitoları kaçırdınız veya bordro cezası bildirimi aldınız: bkz. bordro vergilerinde geri kalma.
• Vergiyi bir bordro hizmeti sağlayıcısının yatırması gerekiyordu: bkz. bordro hizmeti sağlayıcınız vergilerinizi ödemediğinde.
• Bordro yükümlülük hesaplarınız kapanmıyor: bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• İşletme bakiyesini ödeyemiyor: bkz. işletme vergi borcu için IRS ödeme planları.
• Bir yazının gerçek olduğundan emin değilsiniz veya IRS işletme beyannamesini de denetliyor: bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi ve küçük işletmenin IRS denetimi.
• İşletmeyi LLC veya şirket olmadan yürütüyorsunuz (şahıs işletmesi): bordro vergisi zaten sizin kendi borcunuzdur; bordro vergilerinde geri kalma ile başlayın. Tek sahipli bir LLC bordro vergisi bakımından ayrı bir işverendir; bu yüzden yukarıdaki bölümler onun sahibi için geçerlidir.