کینیڈا میں اپنا حساب کتاب خود رکھیں یا بک کیپر رکھیں؟

کیا میں کینیڈا میں قانونی طور پر اپنا حساب کتاب خود رکھ سکتا ہوں؟

جی ہاں۔ کینیڈا ریونیو ایجنسی (CRA) ایسا ریکارڈ مانگتی ہے جس سے وہ کاروبار کی ٹیکس ذمہ داریاں جانچ سکے، لیکن وہ بک کیپر یا کسی مخصوص طرح کے کھاتوں کا تقاضا نہیں کرتی۔ وفاقی طور پر بنی کارپوریشن کو بھی مناسب اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھنا لازم ہے؛ لین دین درج کرنے والا شخص مالک یا ملازم ہو سکتا ہے (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ Canada Business Corporations Act، سیکشن 20)۔

کسی کو رکھ لینے سے ریکارڈ کی ذمہ داری منتقل نہیں ہوتی۔ کاروبار کو یہ ریکارڈ CRA کو دینے کے قابل رہنا چاہیے، چاہے وہ کسی بک کیپر یا آن لائن سروس کے پاس ہوں (CRA: ریکارڈ رکھنا)۔

انفرادی کاروبار کا مالک کاروباری ٹیکس ذاتی طور پر ادا کرتا ہے، بشمول کاروبار بند ہونے کے بعد ادا ہونے سے رہ جانے والی تنخواہ کی کٹوتیاں یا GST/HST کی رقوم (Income Tax Act، سیکشن 153؛ Excise Tax Act، سیکشن 228)۔ محدود شراکت داروں کے علاوہ شراکت داری کے اراکین رکن ہونے کے دوران واجب ہونے والی رقوم کے GST/HST کے لیے مشترکہ طور پر ذمہ دار ہو سکتے ہیں، چھوڑنے کے بعد بھی؛ شمولیت سے پہلے کے قرض ان تک صرف شراکت داری کی جائیداد کی حد تک پہنچتے ہیں، اور تحلیل کے وقت کے اراکین بعد میں واجب ہونے والی رقوم کے ذمہ دار ہو سکتے ہیں (Excise Tax Act، سیکشن 272.1(5))۔ کارپوریٹ ڈائریکٹر جمع نہ کرائی گئی ماخذ کٹوتیوں یا GST/HST کے ذمہ دار ہو سکتے ہیں، وصولی کی شرائط اور مناسب احتیاط کے دفاع کے ساتھ۔ تنخواہ کی وصولی کی کارروائی شروع ہونا، اور GST/HST کے ڈائریکٹرز کی تشخیص ہونا، ان کے آخری بار ڈائریکٹر نہ رہنے کے بعد دو سال کے اندر لازم ہے (Income Tax Act، سیکشن 227.1؛ Excise Tax Act، سیکشن 323)۔

میرے ریکارڈ میں کیا دکھائی دینا چاہیے؟

آپ کے ریکارڈ ایسے ہونے چاہییں کہ کوئی بھی شخص ہر رپورٹ شدہ رقم کو لین دین اور اس کے ثبوت تک پہنچا سکے۔ آمدنی اور اخراجات ہوتے ہی درج کریں، پھر وہ دستاویزات رکھیں جو انہیں واضح کرتی ہیں (CRA: کاروباری ریکارڈ)۔

زیادہ تر خود روزگار کاروبار آمدنی اس وقت درج کرتے ہیں جب وہ کمائی جائے اور اخراجات اس وقت جب وہ واقع ہوں، چاہے ادائیگی بعد میں ہو۔ کسان، ماہی گیر اور خود روزگار کمیشن ایجنٹ نقد حساب استعمال کر سکتے ہیں۔ کسان اور ماہی گیر اسے سیکشن 28 کے تحت اپنے گوشوارے میں منتخب کرتے ہیں؛ accrual سے نقد پر جانے کے لیے اگلے گوشوارے کے ساتھ ایڈجسٹمنٹ کا بیان لازم ہے، اور واپس جانے کے لیے تبدیلی والے سال کے گوشوارے کی آخری تاریخ سے پہلے CRA کو تحریری درخواست دینا ضروری ہے۔ نقد طریقہ استعمال کرنے والے کسان کو GST/HST/QST کے لیے پھر بھی الگ accrual ریکارڈ رکھنا ہوگا (CRA: حساب کتاب کے طریقے؛ Income Tax Act، سیکشن 28)۔

• آمدنی: تاریخ، رقم اور ماخذ رکھیں، بشمول نقد، جائیداد یا خدمات کے بدلے ہونے والی فروخت۔ انوائسیں، رسیدیں، ڈپازٹ کا ریکارڈ اور معاہدے رکھیں۔ صرف بینک ڈپازٹ سے ظاہر نہیں ہوتا کہ کیا بیچا گیا۔
• اخراجات: رسیدیں یا دوسرے واؤچر رکھیں جن میں تاریخ، بیچنے والے اور خریدنے والے کے نام اور پتے، اور اشیا یا خدمات درج ہوں۔ GST/HST رجسٹرڈ اداروں سے خریداری پر جب ضروری ہو بیچنے والے کا بزنس نمبر رکھیں؛ GST/HST ان پٹ ٹیکس کریڈٹ کے ریکارڈ کے مزید قواعد ہیں۔ کاروباری مقصد اور کوئی ذاتی حصہ لکھیں۔ اگر سپلائر رسید نہ دے تو سپلائر کا نام اور پتہ، تاریخ، رقم اور لین دین کی تفصیلات خرچ کے جرنل میں درج کریں۔
• فروخت کے لیے اسٹاک: خریداری کا ریکارڈ اور سال کے آخر میں بغیر بکے مال کی گنتی اور قدر رکھیں۔ accrual حساب میں گنتی فروخت شدہ مال کی لاگت نکالنے میں مدد دیتی ہے؛ صرف سپلائر کی ادائیگیاں اسے ظاہر نہیں کرتیں (CRA: اسٹاک اور فروخت شدہ مال کی لاگت)۔
• جائیداد: آلات یا دیگر جائیداد کی خریداری اور فروخت کی تاریخیں، لاگت، بیچنے والا اور حاصل شدہ رقم درج کریں۔ ٹیکس تیار کرنے والے کو خریداری کے سال کے بعد بھی یہ تاریخچہ درکار ہو سکتا ہے۔

ہر کاروبار کا ریکارڈ الگ رکھیں۔ کارپوریشن کے لین دین کی شناخت بھی کارپوریشن کے طور پر ہونی چاہیے، اس کے حصص دار سے الگ۔ وفاقی کارپوریٹ قانون مناسب اکاؤنٹنگ ریکارڈ کا تقاضا کرتا ہے، اور کارپوریشن کا قانونی وجود الگ ہوتا ہے (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ Corporations Canada: کارپوریٹ ذمہ داریاں)۔

کیا اسپریڈشیٹ یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کافی ہے؟

دونوں میں سے کوئی بھی کافی ہو سکتا ہے اگر ریکارڈ مکمل، پڑھنے کے قابل اور ماخذ دستاویزات تک قابل سراغ ہو۔ CRA کسی نام والی پروڈکٹ کا تقاضا نہیں کرتی؛ سافٹ ویئر انوائسوں، رسیدوں یا گمشدہ اور دہرائے گئے اندراجات کے جائزے کی جگہ نہیں لیتا (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ CRA: برقی ریکارڈ رکھنا)۔

برقی ریکارڈ کے لیے ہر ماخذ دستاویز سے کل رقوم تک قابل استعمال آڈٹ ٹریل محفوظ رکھیں، برقی ریکارڈ کو برقی طور پر پڑھنے کے قابل شکل میں رکھیں، اور بحال ہونے والے بیک اپ رکھیں۔ صرف سال کے آخر کا خلاصہ ایکسپورٹ کرنے سے وہ لین دین کی تفصیل ضائع ہو سکتی ہے جو CRA مانگ سکتی ہے (CRA: برقی ریکارڈ رکھنا)۔

مجھے ریکارڈ کتنی مدت تک رکھنا ہوگا، اور کیا وہ برقی ہو سکتے ہیں؟

عام طور پر ریکارڈ اور معاون دستاویزات اس آخری ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال تک رکھیں جس سے وہ متعلق ہوں۔ فرد کے لیے وہ ٹیکس سال کیلنڈر سال ہے؛ کارپوریشن کے لیے مالی مدت۔ جو ریکارڈ بعد کی جائیداد کی فروخت یا کاروبار کے خاتمے پر اثر ڈالیں انہیں غیر معینہ مدت تک رکھنا پڑ سکتا ہے۔ اگر آپ آمدنی ٹیکس گوشوارہ دیر سے جمع کرائیں تو اس کا ریکارڈ جمع کرانے کی تاریخ سے چھ سال تک رکھیں۔ اعتراض یا اپیل کی صورت میں ضروری ریکارڈ اس وقت تک رکھیں جب تک وہ حل نہ ہو، آگے اپیل کی مدت ختم نہ ہو اور عام ریکارڈ رکھنے کی مدت پوری نہ ہو۔ جب غیر کارپوریٹ کاروبار ختم ہو تو اس کا ریکارڈ اس ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال تک رکھیں۔ کارپوریشن کی تحلیل کے بعد CRA کے ٹیکس ریکارڈ کی مدت تحلیل کے بعد دو سال ہے؛ وفاقی طور پر بنی کارپوریشن کے ریکارڈ کے نگران کو تحلیل کے بعد چھ سال تک اس کا ریکارڈ پیش کرنا ہوتا ہے (CRA: ریکارڈ رکھنے کے قواعد؛ Canada Business Corporations Act، سیکشن 225؛ وفاقی ضوابط)۔

CRA طویل مدت تک رکھنے کا تقاضا کر سکتی ہے۔ ریکارڈ وقت سے پہلے تلف کرنے کے لیے پہلے Form T137 یا تحریری درخواست کے ذریعے اس کی تحریری اجازت لیں (CRA: ریکارڈ رکھنے کے قواعد)۔

برقی ریکارڈ اس وقت قابل قبول ہیں جب وہ پڑھنے اور استعمال کے قابل رہیں۔ برقی طور پر بنائے گئے ریکارڈ کو برقی طور پر پڑھنے کے قابل شکل میں رکھیں، چاہے آپ انہیں پرنٹ کر لیں۔ اسکین کرنے کے بعد کاغذ پھینکنے سے پہلے یقینی بنائیں کہ تصاویر CRA کی امیجنگ کی شرائط پوری کرتی ہیں۔ مطلوبہ ریکارڈ کینیڈا میں اپنے کاروبار یا رہائش پر رکھیں، جب تک CRA کہیں اور رکھنے کی تحریری اجازت نہ دے۔ بیرون ملک محفوظ ریکارڈ تک کینیڈا سے رسائی کینیڈا میں رکھنا شمار نہیں ہوتی۔ اگر آپ کا سافٹ ویئر واحد کاپی بیرون ملک رکھتا ہے تو کینیڈا میں قابل استعمال کاپی کا بندوبست کریں یا تحریری اجازت لیں (CRA: برقی ریکارڈ رکھنا؛ CRA: ریکارڈ کی جگہ)۔

کیوبیک میں Revenu Québec بھی رجسٹر اور معاون دستاویزات آپ کے ادارے، رہائش یا مقرر کردہ جگہ پر مانگتا ہے، عموماً ان کے احاطہ کیے گئے آخری سال کے بعد چھ سال تک (Revenu Québec: رجسٹر اور دستاویزات)۔

کیا مجھے کاروبار کا الگ بینک اکاؤنٹ چاہیے؟

انفرادی کاروبار کے مالک پر CRA کی طرف سے محض حساب رکھنے کے لیے الگ اکاؤنٹ کھولنے کا کوئی عمومی تقاضا نہیں۔ اگر کاروبار مالک کے نام سے مختلف نام کے تحت بل بھیجتا ہو تو CRA کے مطابق اس کاروباری نام پر قابل ادائیگی چیک پراسیس کرنے کے لیے الگ اکاؤنٹ چاہیے۔ مخصوص اکاؤنٹ پھر بھی کاروباری ڈپازٹس اور خرچ کا سراغ لگانا آسان بناتا ہے (CRA: انفرادی کاروبار)۔

وفاقی طور پر بنی کارپوریشن کے لیے حوالہ دیا گیا اکاؤنٹنگ ریکارڈ کا قاعدہ بذات خود الگ بینک اکاؤنٹ کا تقاضا نہیں کرتا۔ کارپوریشن کے نام پر اکاؤنٹ اس کی رقم کو مالک کی رقم سے الگ پہچاننا آسان بناتا ہے۔ جب بھی مالک کمپنی کی رقم ذاتی طور پر وصول کرے یا ادا کرے تو رقم اور مقصد درج کریں (Canada Business Corporations Act، سیکشن 20؛ CRA: کاروباری ریکارڈ)۔ جو حصص دار مناسب قیمت سے کم پر کمپنی کی جائیداد وصول کرے وہ کارپوریشن کے غیر ادا شدہ آمدنی ٹیکس یا GST/HST کا ذمہ دار ہو سکتا ہے، عموماً قدر کے فرق کی حد تک؛ CRA اس منتقلی کی ذمہ داری کی تشخیص کسی بھی وقت کر سکتی ہے (Income Tax Act، سیکشن 160؛ Excise Tax Act، سیکشن 325)۔ اگر آپ نے کاروباری خرچ ذاتی طور پر ادا کیا ہو تو ذاتی طور پر ادا کیے گئے کاروباری اخراجات دیکھیں۔

مجھے اپنے ٹیکس تیار کرنے والے کو کیا دینا چاہیے؟

ٹیکس تیار کرنے والے کو ملائے گئے کل اعداد اور ان کے پیچھے کا ریکارڈ دیں، صرف کسی ایپ تک رسائی نہیں۔ فارم کاروبار کی قسم پر منحصر ہے؛ حساب کتاب سے آمدنی، اخراجات، جائیداد اور واجب الادا یا قابل وصول رقوم کی وضاحت ممکن ہونی چاہیے (CRA: کاروباری ریکارڈ)۔

کیوبیک میں حساب کتاب کاروباری یا پیشہ ورانہ آمدنی کے لیے TP-80-V (کھیتی یا ماہی گیری کے لیے TP-80.AP-V)، جہاں ضروری ہو شراکت داری کے لیے TP-600-V اور RL-15 سلپس، یا کیوبیک میں ادارہ رکھنے والی کارپوریشن کے لیے CO-17 کی بھی تائید کر سکتا ہے۔ کیوبیک کا شراکت داری فائلنگ کا قاعدہ اس وقت بھی لاگو ہو سکتا ہے جب وفاقی T5013 لاگو نہ ہو (Revenu Québec: شراکت داریاں؛ TP-80-V؛ CO-17)۔

جب ٹیکس تیار کرنے والا مانگے تو اسٹیٹمنٹس، انوائسیں اور غیر معمولی اندراجات کی وضاحتیں دستیاب رکھیں۔ کارپوریٹ سال کے اختتام کے گوشوارے اور T2 جمع کرانا معمول کے لین دین درج کرنے سے الگ کام ہیں۔

GST/HST کے لیے رجسٹر ہونے یا ملازمین رکھنے پر کیا بدلتا ہے؟

متعلقہ گوشواروں کو جانچنے کے لیے حساب کتاب میں اضافی تفصیل چاہیے۔ اگر آپ کینیڈا میں تجارتی سرگرمی کرتے ہیں یا ریبیٹ یا ریفنڈ چاہتے ہیں تو رجسٹریشن سے پہلے بھی GST/HST کے ریکارڈ ضروری ہو سکتے ہیں۔ فروخت پر چارج کیے گئے ٹیکس کو خریداری کے ٹیکس سے الگ پہچانیں اور خریداری کی انوائسیں یا رسیدیں ان تفصیلات کے ساتھ رکھیں جو ان پٹ ٹیکس کریڈٹ کی تائید کریں۔ تنخواہ کے لیے ملازمین کے گھنٹے، کاٹی گئی رقوم اور مطلوبہ ملازم فارم اور ٹیکس کاغذات رکھیں (CRA: GST/HST اور تنخواہ کے ریکارڈ)۔

اگر آپ کیوبیک میں کاروبار کرتے ہیں تو وصول اور ادا کیے گئے QST کا حساب رکھیں اور ان پٹ ٹیکس ریفنڈ کا ثبوت رکھیں۔ کیوبیک کے آجروں کو صوبائی کٹوتیوں اور RL-1 سلپس کے لیے بھی تنخواہ کا ریکارڈ چاہیے؛ صرف وفاقی رپورٹ نامکمل ہے (Revenu Québec: GST/HST اور QST کے ریکارڈ؛ Revenu Québec: تنخواہ کے ریکارڈ؛ RL-1 سلپس)۔

مجھے حساب کتاب کتنی بار اپ ڈیٹ اور چیک کرنا چاہیے؟

جب تک دستاویزات آسانی سے مل سکتی ہوں، لین دین درج کر لیں۔ عملی معمول کے طور پر حساب کتاب کا بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس سے کم از کم ماہانہ موازنہ کریں، اور ہر گوشوارے سے پہلے GST/HST فروخت، خریداری اور ٹیکس بیلنس جانچیں۔ ماہانہ جائزہ کام کے طریقے کی تجویز ہے، CRA کی فائلنگ کا قاعدہ نہیں (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ CRA: GST/HST اور تنخواہ کے ریکارڈ)۔

ہر جانچ میں بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس کو درج شدہ بیلنس سے ملائیں؛ غیر ملے ہوئے ڈپازٹس، گمشدہ رسیدوں اور دہرائے گئے اندراجات کی پڑتال کریں۔ غیر ادا شدہ گاہک انوائسوں، سپلائر کے بلوں، ٹیکس بیلنس اور مالکان کے ساتھ منتقلیوں کا جائزہ لیں۔ غلطیاں تاریخ والی وضاحت کے ساتھ درست کریں تاکہ تبدیلی کا سراغ رہے۔ گوشوارے یا سال کے آخر کی حوالگی سے پہلے یقینی بنائیں کہ کل اعداد بنیادی ریکارڈ سے ملتے ہیں۔

مجھے بک کیپر کب رکھنا چاہیے یا دوسری مدد کب لینی چاہیے؟

معمول کے حساب کتاب میں مدد تب مفید ہو سکتی ہے جب اندراجات تازہ نہ ہوں، اکاؤنٹس نہ ملیں یا بیلنس کی وضاحت نہ ہو سکے۔ اگر GST/HST کی جانچ گوشواروں کی آخری تاریخ سے پہلے مکمل نہ ہو سکے تو سال کے آخر میں ایک بار کی صفائی کے مقابلے میں مسلسل مدد زیادہ مفید ہو سکتی ہے۔ تنخواہ، اسٹاک، کئی مالکان یا مالکان کی بار بار منتقلیاں بھی جائزے کو زیادہ مفید بنا سکتی ہیں، لیکن ان میں سے کوئی بھی بک کیپر رکھنے کے لیے لین دین کی تعداد کی کوئی مقررہ CRA حد نہیں بناتی (CRA: ریکارڈ رکھنا)۔

طے کریں کہ دستاویزات کون جمع کرے گا، لین دین کون درج کرے گا، حساب ملانے کا جائزہ کون لے گا اور قابل رسائی کاپیاں کون رکھے گا۔ ٹیکس گوشوارے کی تیاری اور کارپوریٹ مالی گوشواروں کے لیے الگ جائزہ ضروری ہے، چاہے معمول کا حساب کتاب تازہ ہو۔ اگر ریکارڈ پہلے ہی کئی ماہ پیچھے ہو تو ان کے کل اعداد پر بھروسا کرنے سے پہلے نامکمل حسابات کی تکمیل دیکھیں۔

مثال

کینیڈین ڈالر میں مثالی رقوم۔ ایک انفرادی کاروبار کا مالک ایک مہینے میں C$8,000 کا انوائس شدہ خدمات کا کام مکمل کرتا ہے اور بینک سے C$2,000 کے کاروباری اخراجات ادا کرتا ہے۔ گاہک C$7,000 ادا کرتے ہیں؛ ایک C$1,000 کی انوائس غیر ادا شدہ رہتی ہے۔ حساب کتاب C$8,000 کی کمائی گئی فروخت، C$7,000 وصول شدہ اور C$1,000 اب بھی واجب دکھاتا ہے؛ اسے بعد میں وصول کرنا دوسری فروخت نہیں ہے۔ دوسرے لین دین کے بغیر بینک بیلنس C$5,000 بڑھتا ہے، جبکہ فروخت منہا اخراجات C$6,000 ہیں۔ C$1,000 کا فرق غیر ادا شدہ انوائس ہے۔ مالک انوائسیں اور خرچ کی رسیدیں رکھتا ہے۔ اگر وہ ہر مہینے یہ جانچ دہرا سکتا ہے تو اسپریڈشیٹ کافی ہو سکتی ہے؛ اگر انوائسیں اور ادائیگیاں ملنا بند ہو جائیں تو بک کیپر انہیں ملانے میں مدد دے سکتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ نے ذاتی کارڈ سے ادائیگی کی: درج کرنے اور رقم کی واپسی کے لیے ذاتی طور پر ادا کیے گئے کاروباری اخراجات دیکھیں۔
• آپ کا حساب کتاب کئی ماہ پیچھے ہے: نامکمل کل اعداد سے فائل کرنے سے پہلے نامکمل حسابات کی تکمیل استعمال کریں۔
• آپ نے کارپوریشن بنائی ہے اور اکاؤنٹس ترتیب دینے ہیں: دیکھیں کارپوریشن بننے کے بعد۔
• آپ کی کارپوریشن کو سال کے اختتام کے گوشوارے یا T2 چاہیے: دیکھیں کارپوریٹ سال کے اختتام کے گوشوارے اور اپنا کارپوریٹ گوشوارہ جمع کرانا۔
• آپ کو GST/HST فائل کرنا ہے یا تنخواہ چلانی ہے: GST/HST فائلنگ یا تنخواہوں کا نظام چلانا استعمال کریں۔
• آپ امریکی ڈالر میں انوائس بھیجتے ہیں یا مارکیٹ پلیس سے ادائیگیاں وصول کرتے ہیں: ان فروخت کو ملانے کے لیے درکار اضافی ریکارڈ کے لیے امریکی ڈالر کی فروخت اور مارکیٹ پلیس ادائیگیاں دیکھیں۔
• آپ بیلنس نہیں ملا پا رہے یا مالک اور کاروبار کا خرچ الگ نہیں کر پا رہے: اسٹیٹمنٹس، انوائسیں، رسیدیں اور موجودہ رپورٹیں حساب کتاب میں مدد کے لیے لائیں۔