Contabilidade própria ou responsável contábil no Canadá

Posso, legalmente, fazer a minha própria contabilidade no Canadá?

Sim. A CRA exige registros que permitam verificar as obrigações fiscais de um negócio, mas não impõe um responsável contábil nem um conjunto específico de livros. Uma corporação constituída no âmbito federal também deve manter registros contábeis adequados; quem lança as transações ainda pode ser o proprietário ou um empregado (CRA: registros do negócio; Canada Business Corporations Act, seção 20).

Contratar alguém não transfere a responsabilidade pelos registros. O negócio precisa conseguir fornecê-los à CRA mesmo quando um responsável contábil ou um serviço on-line os guarda (CRA: como manter registros).

O autônomo (sole proprietor) deve os impostos do negócio pessoalmente, incluindo descontos da folha de pagamento ou recolhimentos de GST/HST que fiquem sem pagamento depois do encerramento (Income Tax Act, seção 153; Excise Tax Act, seção 228). Os membros de uma sociedade de pessoas, exceto os sócios comanditários, podem dever solidariamente o GST/HST dela pelos valores devidos durante o período em que eram membros, mesmo depois de saírem; dívidas anteriores à entrada só os alcançam até o limite dos bens da sociedade, e os membros na dissolução podem dever os valores devidos depois dela (Excise Tax Act, seção 272.1(5)). Administradores de corporações podem dever descontos na fonte ou GST/HST não recolhidos, sujeitos a condições de cobrança e a uma defesa de diligência devida. A recuperação da folha de pagamento deve começar, e os lançamentos de GST/HST contra administradores devem ser feitos, em até dois anos depois que a pessoa deixa de ser administradora pela última vez (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323).

O que os meus registros precisam mostrar?

Seus registros devem permitir que alguém rastreie cada valor informado até uma transação e o respectivo comprovante. Registre receitas e despesas quando ocorrerem e guarde os documentos que as explicam (CRA: registros do negócio).

A maioria dos negócios de autônomos registra a renda quando ela é ganha e as despesas quando são incorridas, mesmo que o pagamento venha depois. Agricultores, pescadores e agentes de comissão autônomos podem usar o regime de caixa. Agricultores e pescadores fazem essa opção na própria declaração, conforme a seção 28; passar do regime de competência para o de caixa exige um demonstrativo de ajuste com a declaração seguinte, e voltar exige um pedido escrito à CRA antes do vencimento da declaração do ano da mudança. O agricultor que usa o regime de caixa ainda precisa de registros separados pelo regime de competência para o GST/HST/QST (CRA: métodos contábeis; Income Tax Act, seção 28).

• Renda: guarde a data, o valor e a origem, inclusive de vendas pagas em dinheiro, em bens ou em serviços. Guarde notas fiscais, recibos, comprovantes de depósito e contratos. Um depósito bancário, sozinho, pode não mostrar o que foi vendido.
• Despesas: guarde recibos ou outros comprovantes com a data, os nomes e endereços do vendedor e do comprador e os bens ou serviços. Em compras de contribuintes registrados no GST/HST, guarde o Business Number (número de empresa) do vendedor quando exigido; os registros de crédito de imposto sobre insumos do GST/HST têm outras regras. Anote a finalidade empresarial e qualquer parte pessoal. Se o fornecedor não der recibo, registre no diário de despesas o nome e o endereço do fornecedor, a data, o valor e os detalhes da transação.
• Estoque para venda: guarde os registros de compra e a contagem e o valor, no fim do ano, das mercadorias não vendidas. No regime de competência, a contagem ajuda a calcular o custo das mercadorias vendidas; os pagamentos a fornecedores, sozinhos, não o mostram (CRA: estoque e custo das mercadorias vendidas).
• Bens: registre as datas de compra e venda, o custo, o vendedor e o valor recebido de equipamentos ou outros bens. O preparador de declarações pode precisar desse histórico depois do ano da compra.

Mantenha registros separados para cada negócio. As transações de uma corporação também devem ser identificáveis como dela, distintas das do acionista. A lei federal das corporações exige registros contábeis adequados, e a corporação tem existência jurídica própria (CRA: registros do negócio; Corporations Canada: obrigações das corporações).

Uma planilha ou um software de contabilidade bastam?

Qualquer um dos dois pode bastar se os registros forem completos, legíveis e rastreáveis até os documentos de origem. A CRA não exige um produto específico; o software não substitui notas fiscais, recibos nem a revisão de lançamentos ausentes e duplicados (CRA: registros do negócio; CRA: manutenção eletrônica de registros).

Para registros eletrônicos, preserve uma trilha de auditoria utilizável de cada documento de origem até os totais, guarde os registros eletrônicos em formato legível eletronicamente e mantenha cópias de segurança restauráveis. Exportar apenas um resumo de fim de ano pode fazer perder o detalhe das transações que a CRA pode pedir (CRA: manutenção eletrônica de registros).

Por quanto tempo devo guardar os registros, e eles podem ser eletrônicos?

Em geral, guarde os registros e os documentos de apoio por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Para uma pessoa física, esse ano fiscal é o ano-calendário; para uma corporação, é o exercício fiscal. Registros que afetam uma venda de bens futura ou o encerramento de um negócio podem precisar ser guardados por tempo indeterminado. Se você entregar uma declaração de imposto de renda com atraso, guarde os registros dela por seis anos a partir da data da entrega. Em caso de contestação ou recurso, guarde os registros necessários até que ele seja resolvido, o prazo do recurso seguinte termine e o período comum de guarda acabe. Quando um negócio sem personalidade jurídica termina, guarde seus registros por seis anos a partir do fim daquele ano fiscal. Depois que uma corporação é dissolvida, o período de guarda de registros fiscais da CRA é de dois anos depois da dissolução; o responsável pela guarda dos registros de uma corporação constituída no âmbito federal deve apresentá-los por seis anos depois da dissolução (CRA: regras de guarda; Canada Business Corporations Act, seção 225; regulamento federal).

A CRA pode exigir uma guarda mais longa. Para destruir registros antes do prazo, obtenha primeiro a permissão escrita dela, usando o Form T137 ou um pedido por escrito (CRA: regras de guarda).

Registros eletrônicos são aceitos quando continuam legíveis e utilizáveis. Guarde os registros criados eletronicamente em formato legível eletronicamente, mesmo que você os imprima. Antes de descartar o papel depois de digitalizar, confirme que as imagens atendem aos requisitos de digitalização da CRA. Guarde os registros exigidos no seu negócio ou na sua residência no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito para guardá-los em outro lugar. Acessar do Canadá registros armazenados no exterior não conta como guardá-los no Canadá. Se o seu software guarda a única cópia no exterior, providencie uma cópia utilizável no Canadá ou peça permissão por escrito (CRA: manutenção eletrônica de registros; CRA: local dos registros).

Em Quebec, a Revenu Québec também exige registros e documentos de apoio no seu estabelecimento, na sua residência ou em um local designado, geralmente por seis anos depois do último ano que eles abrangem (Revenu Québec: registros e documentos).

Preciso de uma conta bancária empresarial separada?

Para o autônomo (sole proprietor), a CRA não tem uma exigência geral de abrir uma conta separada só para manter a contabilidade. Se o negócio fatura com um nome diferente do nome do proprietário, a CRA diz que é preciso uma conta separada para processar cheques pagáveis a esse nome comercial. Uma conta dedicada ainda facilita rastrear os depósitos e gastos do negócio (CRA: empresa individual).

Para uma corporação constituída no âmbito federal, a regra de registros contábeis citada não exige, por si só, uma conta bancária separada. Uma conta em nome da corporação facilita distinguir o dinheiro dela do dinheiro do proprietário. Registre o valor e a finalidade sempre que um proprietário receber ou pagar dinheiro da empresa pessoalmente (Canada Business Corporations Act, seção 20; CRA: registros do negócio). O acionista que recebe bens da empresa por menos do que o valor justo pode dever o imposto de renda ou o GST/HST não pagos pela corporação, geralmente limitado pela diferença de valor; a CRA pode lançar essa responsabilidade por transferência a qualquer momento (Income Tax Act, seção 160; Excise Tax Act, seção 325). Se você pagou um custo do negócio com dinheiro pessoal, veja Despesas do negócio pagas por você.

O que devo entregar ao meu preparador de declarações?

Entregue ao preparador de declarações os totais conciliados e os registros por trás deles, e não apenas o acesso a um aplicativo. O formulário depende do tipo de negócio; a contabilidade deve permitir explicar a renda, as despesas, os bens e os valores devidos ou a receber (CRA: registros do negócio).

Em Quebec, a contabilidade também pode servir de base para o TP-80-V, de renda de negócios ou de atividade profissional (TP-80.AP-V, para agricultura ou pesca), o TP-600-V e os informes RL-15, para uma sociedade de pessoas quando exigidos, ou o CO-17, para uma corporação com estabelecimento em Quebec. A regra de entrega de Quebec para sociedades de pessoas pode se aplicar mesmo quando o T5013 federal não se aplica (Revenu Québec: sociedades de pessoas; TP-80-V; CO-17).

Deixe à mão os extratos, as notas fiscais e as explicações de lançamentos incomuns para quando o preparador pedir. As demonstrações de fim de exercício da corporação e a entrega do T2 são tarefas separadas do lançamento de transações rotineiras.

O que muda quando me registro no GST/HST ou contrato empregados?

A contabilidade precisa de mais detalhe para que as declarações relacionadas possam ser conferidas. Registros de GST/HST podem ser exigidos mesmo antes do registro, se você exerce atividade comercial no Canadá ou pede uma restituição ou reembolso. Identifique separadamente o imposto cobrado nas vendas e o imposto das compras e guarde as notas fiscais ou recibos de compra com os detalhes exigidos para comprovar os créditos de imposto sobre insumos. Na folha de pagamento, guarde as horas dos empregados, os valores retidos e os formulários e informes exigidos dos empregados (CRA: registros de GST/HST e da folha de pagamento).

Se você opera em Quebec, acompanhe o QST cobrado e pago e guarde os comprovantes para as restituições do imposto sobre insumos. Empregadores de Quebec também precisam de registros da folha de pagamento para os descontos provinciais e dos informes RL-1; um relatório federal sozinho é incompleto (Revenu Québec: registros de GST/HST e QST; Revenu Québec: registros da folha de pagamento; informes RL-1).

Com que frequência devo atualizar e conferir a contabilidade?

Lance as transações enquanto os documentos são fáceis de achar. Como rotina prática, compare a contabilidade com os extratos de banco e de cartão pelo menos uma vez por mês e confira as vendas, as compras e os saldos de imposto do GST/HST antes de cada declaração. A revisão mensal é uma sugestão de fluxo de trabalho, e não uma regra de entrega da CRA (CRA: registros do negócio; CRA: registros de GST/HST e da folha de pagamento).

Em cada conferência, associe os extratos de banco e de cartão aos saldos registrados; acompanhe depósitos sem correspondência, recibos ausentes e lançamentos duplicados. Revise faturas de clientes em aberto, contas de fornecedores, saldos de impostos e transferências com os proprietários. Corrija erros com uma explicação datada para que a alteração continue rastreável. Antes de uma declaração ou da entrega do fechamento do ano, confirme que os totais coincidem com os registros que os sustentam.

Quando devo contratar um responsável contábil ou buscar outro tipo de ajuda?

A ajuda de um responsável contábil na rotina pode ser útil quando os lançamentos não estão em dia, as contas não podem ser conciliadas ou os saldos não podem ser explicados. Se as conferências do GST/HST não podem ser concluídas antes do vencimento das declarações, uma ajuda recorrente pode ser mais útil do que uma limpeza de fim de ano. Folha de pagamento, estoque, vários proprietários ou transferências frequentes de proprietários também podem tornar a revisão mais valiosa, mas nenhum desses fatores cria um limite fixo da CRA quanto ao número de transações para contratar um responsável contábil (CRA: como manter registros).

Combine quem reúne os documentos, lança as transações, revisa as conciliações e mantém cópias acessíveis. A preparação de declarações e as demonstrações financeiras da corporação exigem revisão própria, mesmo quando a contabilidade rotineira está em dia. Se os registros já estão atrasados há meses, use Como pôr a contabilidade atrasada em dia antes de confiar nos totais.

Exemplo

Dólares canadenses ilustrativos. Um autônomo (sole proprietor) conclui C$8.000 de serviços faturados em um mês e paga C$2.000 de despesas do negócio pelo banco. Os clientes pagam C$7.000; uma fatura de C$1.000 continua sem pagamento. A contabilidade mostra C$8.000 de vendas realizadas, C$7.000 recebidos e C$1.000 ainda a receber; receber esse valor depois não é outra venda. Sem outras transações, o saldo bancário sobe C$5.000, enquanto vendas menos despesas somam C$6.000. A diferença de C$1.000 é a fatura não paga. O proprietário guarda as notas fiscais e os recibos das despesas. Se conseguir repetir essa conferência todo mês, uma planilha pode bastar; se as faturas e os pagamentos deixarem de bater, um responsável contábil pode ajudar a conciliá-los.

É diferente no seu caso?

• Você pagou com cartão pessoal: veja Despesas do negócio pagas por você para o registro e o reembolso.
• Sua contabilidade está atrasada há meses: use Como pôr a contabilidade atrasada em dia antes de apresentar declarações com totais incompletos.
• Você constituiu uma corporação e precisa montar as contas: veja Depois de constituir a corporação.
• Sua corporação precisa das demonstrações de fim de exercício ou de um T2: veja as demonstrações de fim de exercício da corporação e Como apresentar a declaração da corporação.
• Você precisa entregar o GST/HST ou rodar a folha de pagamento: use a entrega do GST/HST ou Como rodar a folha de pagamento.
• Você fatura em dólares americanos ou recebe repasses de marketplaces: veja Vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces para os registros extras necessários para conciliar essas vendas.
• Você não consegue conciliar saldos nem separar gastos do proprietário e do negócio: leve extratos, notas fiscais, recibos e relatórios atuais para obter ajuda com a escrituração contábil.