खुद बहीखाता रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें (कनाडा)

क्या मैं कनाडा में कानूनी तौर पर अपना बहीखाता खुद रख सकता हूँ?

हाँ। CRA ऐसे रिकॉर्ड माँगती है जिनसे वह किसी कारोबार के कर दायित्व जाँच सके, लेकिन वह बहीखाता विशेषज्ञ या बहीखाते का कोई खास रूप तय नहीं करती। संघीय स्तर पर निगमित कंपनी को भी पर्याप्त लेखा रिकॉर्ड रखने होते हैं; लेन-देन दर्ज करने वाला व्यक्ति फिर भी स्वामी या कर्मचारी हो सकता है (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; Canada Business Corporations Act, धारा 20)।

किसी को रखने से रिकॉर्ड की ज़िम्मेदारी आगे नहीं जाती। रिकॉर्ड बहीखाता विशेषज्ञ या ऑनलाइन सेवा के पास हों, तब भी कारोबार को उन्हें CRA को देने में सक्षम होना चाहिए (CRA: रिकॉर्ड रखना)।

एकल स्वामी कारोबार के करों के लिए खुद ज़िम्मेदार होता है, इनमें कारोबार बंद होने के बाद बिना चुकाई वेतन कटौतियाँ या GST/HST की जमा रकमें भी शामिल हैं (Income Tax Act, धारा 153; Excise Tax Act, धारा 228)। सीमित साझेदारों को छोड़कर साझेदारी के सदस्य, सदस्यता के दौरान देय रकमों के लिए उसके GST/HST के संयुक्त रूप से ज़िम्मेदार हो सकते हैं, छोड़ने के बाद भी; शामिल होने से पहले के कर्ज़ उन तक सिर्फ़ साझेदारी की संपत्ति की सीमा तक पहुँचते हैं, और भंग होते समय के सदस्यों पर उसके बाद देय रकमें भी बकाया हो सकती हैं (Excise Tax Act, धारा 272.1(5))। कंपनी के निदेशकों पर न जमा की गई स्रोत कटौतियाँ या GST/HST बकाया हो सकती हैं, वसूली की शर्तों और उचित सावधानी के बचाव के अधीन। निदेशक के आख़िरी बार निदेशक न रहने के दो साल के भीतर वेतन वसूली शुरू होनी चाहिए और GST/HST निदेशक निर्धारण किए जाने चाहिए (Income Tax Act, धारा 227.1; Excise Tax Act, धारा 323)।

मेरे रिकॉर्ड में क्या दिखना चाहिए?

आपके रिकॉर्ड से कोई भी व्यक्ति रिपोर्ट की गई हर रकम को किसी लेन-देन और उसके सबूत तक पहुँचा सके। आय और खर्च जैसे-जैसे होते हैं वैसे दर्ज करें, फिर उन्हें समझाने वाले दस्तावेज़ रखें (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)।

ज़्यादातर स्वरोज़गार व्यवसाय आय तब दर्ज करते हैं जब वह कमाई जाए और खर्च तब जब वह हो, भले ही भुगतान बाद में आए। किसान, मछुआरे और स्वरोज़गार कमीशन एजेंट नकद लेखा इस्तेमाल कर सकते हैं। किसान और मछुआरे इसे धारा 28 के तहत अपने रिटर्न में चुनते हैं; उपचय से नकद विधि पर जाने के लिए अगले रिटर्न के साथ समायोजन विवरण चाहिए, और वापस जाने के लिए बदलाव वाले साल के रिटर्न की देय तिथि से पहले CRA से लिखित अनुरोध चाहिए। नकद विधि वाले किसान को GST/HST/QST के लिए फिर भी अलग उपचय रिकॉर्ड चाहिए (CRA: लेखा विधियाँ; Income Tax Act, धारा 28)।

• आय: तारीख़, रकम और स्रोत रखें, जिनमें नकद, संपत्ति या सेवाओं में मिली बिक्री भी शामिल है। चालान, रसीदें, जमा के रिकॉर्ड और अनुबंध रखें। सिर्फ़ बैंक जमा से यह नहीं दिखता कि क्या बेचा गया।
• खर्च: ऐसी रसीदें या दूसरे वाउचर रखें जिनमें तारीख़, विक्रेता और खरीदार के नाम व पते, और माल या सेवाएँ दिखें। GST/HST पंजीकृत व्यवसायों से खरीद के लिए, जब ज़रूरी हो, विक्रेता की व्यवसाय संख्या रखें; GST/HST इनपुट कर क्रेडिट के रिकॉर्ड के और नियम हैं। व्यावसायिक उद्देश्य और कोई भी निजी हिस्सा लिख लें। अगर आपूर्तिकर्ता रसीद न दे, तो खर्च जर्नल में आपूर्तिकर्ता का नाम और पता, तारीख़, रकम और लेन-देन का ब्योरा दर्ज करें।
• बिक्री के लिए माल: खरीद के रिकॉर्ड और वर्षांत पर बिना बिके माल की गिनती और मूल्य रखें। उपचय लेखा में यह गिनती बेचे गए माल की लागत निकालने में मदद करती है; सिर्फ़ आपूर्तिकर्ता भुगतान से यह नहीं दिखता (CRA: इन्वेंटरी और बेचे गए माल की लागत)।
• संपत्ति: उपकरण या दूसरी संपत्ति की खरीद और बिक्री की तारीख़ें, लागत, विक्रेता और बिक्री से मिली रकम दर्ज करें। खरीद वाले साल के बाद भी कर तैयारकर्ता को यह इतिहास चाहिए हो सकता है।

हर कारोबार के रिकॉर्ड अलग रखें। कंपनी के लेन-देन भी कंपनी के रूप में पहचाने जा सकने चाहिए, उसके शेयरधारक से अलग। संघीय कंपनी कानून पर्याप्त लेखा रिकॉर्ड माँगता है, और कंपनी का अलग कानूनी अस्तित्व होता है (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; Corporations Canada: कंपनी के दायित्व)।

क्या स्प्रेडशीट या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर काफ़ी है?

दोनों काफ़ी हो सकते हैं, अगर रिकॉर्ड पूरे, पढ़ने लायक हों और स्रोत दस्तावेज़ों तक पहुँचाए जा सकें। CRA किसी खास सॉफ़्टवेयर की माँग नहीं करती; सॉफ़्टवेयर चालानों, रसीदों या गुम और दोहराई गई एंट्रियों की समीक्षा की जगह नहीं लेता (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए हर स्रोत दस्तावेज़ से कुल योग तक इस्तेमाल लायक ऑडिट ट्रेल बनाए रखें, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़ने लायक प्रारूप में रखें, और बहाल करने लायक बैकअप रखें। सिर्फ़ वर्षांत सारांश एक्सपोर्ट करने से वह लेन-देन का ब्योरा खो सकता है जो CRA माँग सकती है (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना)।

रिकॉर्ड कितने समय तक रखने होंगे, और क्या वे इलेक्ट्रॉनिक हो सकते हैं?

आम तौर पर रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ उस आख़िरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें जिससे वे जुड़े हैं। व्यक्ति के लिए वह कर वर्ष कैलेंडर वर्ष है; कंपनी के लिए वित्तीय अवधि। बाद में संपत्ति की बिक्री या कारोबार समेटने पर असर डालने वाले रिकॉर्ड अनिश्चित काल तक रखने पड़ सकते हैं। अगर आप आयकर रिटर्न देर से फ़ाइल करते हैं, तो उसके रिकॉर्ड फ़ाइल करने की तारीख़ से छह साल तक रखें। आपत्ति या अपील के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक वह सुलझ न जाए, आगे अपील की समय-सीमा खत्म न हो जाए और सामान्य रिकॉर्ड रखने की अवधि खत्म न हो जाए। जब गैर-निगमित कारोबार बंद होता है, तो उसके रिकॉर्ड उस कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें। कंपनी के विघटन के बाद CRA की कर-रिकॉर्ड अवधि विघटन के दो साल बाद तक है; संघीय स्तर पर निगमित कंपनी के रिकॉर्ड संरक्षक को उसके रिकॉर्ड विघटन के छह साल बाद तक पेश करने होते हैं (CRA: रिकॉर्ड रखने के नियम; Canada Business Corporations Act, धारा 225; संघीय विनियम)।

CRA इससे लंबी अवधि तक रिकॉर्ड रखने को कह सकती है। रिकॉर्ड जल्दी नष्ट करने के लिए पहले Form T137 या लिखित अनुरोध से उसकी लिखित अनुमति लें (CRA: रिकॉर्ड रखने के नियम)।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड तब स्वीकार्य हैं जब वे पढ़ने और इस्तेमाल लायक बने रहें। इलेक्ट्रॉनिक रूप से बने रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़ने लायक प्रारूप में रखें, भले ही आप उन्हें प्रिंट करें। स्कैन करने के बाद कागज़ फेंकने से पहले पक्का करें कि इमेजें CRA की इमेजिंग ज़रूरतें पूरी करती हैं। ज़रूरी रिकॉर्ड कनाडा में अपने कारोबार की जगह या निवास पर रखें, जब तक CRA कहीं और रखने की लिखित अनुमति न दे। कनाडा से विदेश में रखे रिकॉर्ड तक पहुँचना उन्हें कनाडा में रखना नहीं माना जाता। अगर आपका सॉफ़्टवेयर इकलौती प्रति विदेश में रखता है, तो कनाडा में इस्तेमाल लायक प्रति की व्यवस्था करें या लिखित अनुमति माँगें (CRA: इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखना; CRA: रिकॉर्ड की जगह)।

क्यूबेक में Revenu Québec भी रजिस्टर और सहायक दस्तावेज़ आपके प्रतिष्ठान, निवास या निर्धारित जगह पर रखने को कहता है, आम तौर पर उनके कवर किए आख़िरी साल के बाद छह साल तक (Revenu Québec: रजिस्टर और दस्तावेज़)।

क्या मुझे अलग व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए?

सिर्फ़ बहीखाता रखने के लिए अलग खाता खोलने की एकल स्वामी पर CRA की कोई सामान्य शर्त नहीं है। अगर कारोबार स्वामी के नाम से अलग नाम पर बिल बनाता है, तो CRA के अनुसार उस व्यावसायिक नाम पर देय चेक प्रोसेस करने के लिए अलग खाता चाहिए। समर्पित खाता फिर भी व्यावसायिक जमा और खर्च को ट्रेस करना आसान बनाता है (CRA: एकल स्वामित्व)।

संघीय स्तर पर निगमित कंपनी के लिए, ऊपर बताया लेखा-रिकॉर्ड नियम अपने आप अलग बैंक खाता ज़रूरी नहीं बनाता। कंपनी के नाम का खाता उसके पैसे को स्वामी के पैसे से अलग करना आसान बनाता है। जब भी स्वामी कंपनी का पैसा निजी तौर पर पाए या चुकाए, तो रकम और उद्देश्य दर्ज करें (Canada Business Corporations Act, धारा 20; CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)। जो शेयरधारक उचित मूल्य से कम में कंपनी की संपत्ति पाता है, उस पर कंपनी का बिना चुकाया आयकर या GST/HST बकाया हो सकता है, जो आम तौर पर मूल्य के अंतर तक सीमित है; CRA उस ट्रांसफ़र की देनदारी किसी भी समय निर्धारित कर सकती है (Income Tax Act, धारा 160; Excise Tax Act, धारा 325)। अगर आपने कोई व्यावसायिक खर्च निजी तौर पर चुकाया है, तो खुद चुकाए गए व्यावसायिक खर्च देखें।

मुझे अपने कर तैयारकर्ता को क्या देना चाहिए?

कर तैयारकर्ता को मिलान किए हुए कुल योग और उनके पीछे के रिकॉर्ड दें, सिर्फ़ किसी ऐप की पहुँच नहीं। फ़ॉर्म कारोबार के प्रकार पर निर्भर करता है; बहीखाते से आय, खर्च, संपत्ति और देय या प्राप्य रकमें समझाई जा सकनी चाहिए (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)।

क्यूबेक में बहीखाता व्यावसायिक या पेशेवर आय के लिए TP-80-V (खेती या मछली पकड़ने के लिए TP-80.AP-V), ज़रूरत पड़ने पर साझेदारी के लिए TP-600-V और RL-15 पर्चियों, या क्यूबेक में प्रतिष्ठान वाली कंपनी के लिए CO-17 का भी आधार बन सकता है। क्यूबेक का साझेदारी फ़ाइलिंग नियम तब भी लागू हो सकता है जब संघीय T5013 लागू न हो (Revenu Québec: साझेदारियाँ; TP-80-V; CO-17)।

तैयारकर्ता के माँगने पर विवरण, चालान और असामान्य एंट्रियों के स्पष्टीकरण उपलब्ध रखें। कंपनी के वर्षांत विवरण और T2 फ़ाइल करना रोज़मर्रा के लेन-देन दर्ज करने से अलग काम हैं।

GST/HST के लिए पंजीकरण या कर्मचारी रखने पर क्या बदलता है?

बहीखाते में अतिरिक्त ब्योरा चाहिए ताकि संबंधित रिटर्न जाँचे जा सकें। अगर आप कनाडा में व्यावसायिक गतिविधि चलाते हैं या रिबेट या रिफ़ंड चाहते हैं, तो पंजीकरण से पहले भी GST/HST रिकॉर्ड ज़रूरी हो सकते हैं। बिक्री पर लगे कर को खरीद पर लगे कर से अलग पहचानें और खरीद के चालान या रसीदें उन ब्योरों के साथ रखें जो इनपुट कर क्रेडिट का समर्थन करें। वेतन के लिए कर्मचारी के घंटे, काटी गई रकमें और ज़रूरी कर्मचारी फ़ॉर्म व पर्चियाँ रखें (CRA: GST/HST और वेतन के रिकॉर्ड)।

अगर आप क्यूबेक में काम करते हैं, तो वसूले और चुकाए गए QST का हिसाब रखें और इनपुट कर रिफ़ंड के सबूत सँभालें। क्यूबेक के नियोक्ताओं को प्रांतीय कटौतियों और RL-1 पर्चियों के वेतन रिकॉर्ड भी चाहिए; सिर्फ़ संघीय रिपोर्ट अधूरी है (Revenu Québec: GST/HST और QST के रिकॉर्ड; Revenu Québec: वेतन के रिकॉर्ड; RL-1 पर्चियाँ)।

मुझे बहीखाता कितनी बार अपडेट और जाँचना चाहिए?

लेन-देन तब दर्ज करें जब दस्तावेज़ आसानी से मिल रहे हों। व्यावहारिक नियम के तौर पर बहीखाते की तुलना कम से कम हर महीने बैंक और कार्ड विवरणों से करें, और हर रिटर्न से पहले GST/HST बिक्री, खरीद और कर शेष जाँचें। मासिक समीक्षा काम करने का सुझाव है, CRA की फ़ाइलिंग शर्त नहीं (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA: GST/HST और वेतन के रिकॉर्ड)।

हर जाँच में बैंक और कार्ड विवरणों को दर्ज शेष से मिलाएँ; बेमेल जमा, गुम रसीदों और दोहरी एंट्रियों की पड़ताल करें। बिना भुगतान वाले ग्राहक चालान, आपूर्तिकर्ता बिल, कर शेष और स्वामियों के साथ ट्रांसफ़र की समीक्षा करें। गलतियाँ तारीख़ वाले स्पष्टीकरण के साथ सुधारें ताकि बदलाव ट्रेस होता रहे। रिटर्न या वर्षांत सौंपने से पहले पक्का करें कि कुल योग मूल रिकॉर्ड से मेल खाते हैं।

मुझे बहीखाता विशेषज्ञ कब रखना चाहिए या दूसरी मदद कब लेनी चाहिए?

रोज़मर्रा के बहीखाते में मदद तब उपयोगी हो सकती है जब एंट्रियाँ अपडेट न हों, खातों का मिलान न हो पाए या शेष समझाए न जा सकें। अगर GST/HST जाँचें रिटर्न की देय तिथि से पहले पूरी नहीं हो पातीं, तो वर्षांत की सफ़ाई के बजाय लगातार मदद ज़्यादा काम की हो सकती है। वेतन, इन्वेंटरी, कई स्वामी या स्वामियों के साथ बार-बार ट्रांसफ़र भी समीक्षा को ज़्यादा मूल्यवान बना सकते हैं, लेकिन इनमें से कोई भी बहीखाता विशेषज्ञ रखने के लिए CRA की तय लेन-देन संख्या की सीमा नहीं बनाता (CRA: रिकॉर्ड रखना)।

तय करें कि दस्तावेज़ कौन जुटाएगा, लेन-देन कौन दर्ज करेगा, मिलान की समीक्षा कौन करेगा और आसानी से मिलने वाली प्रतियाँ कौन रखेगा। रोज़मर्रा का बहीखाता अपडेट होने पर भी कर रिटर्न की तैयारी और कंपनी के वित्तीय विवरणों की अपनी अलग समीक्षा चाहिए। अगर रिकॉर्ड पहले ही महीनों पीछे हैं, तो उनके कुल योग पर भरोसा करने से पहले अधूरा बहीखाता पूरा करना इस्तेमाल करें।

उदाहरण

कनाडाई डॉलर उदाहरण के लिए हैं। एक एकल स्वामी एक महीने में C$8,000 के चालान वाला सेवा कार्य पूरा करता है और बैंक से C$2,000 के व्यावसायिक खर्च चुकाता है। ग्राहक C$7,000 चुकाते हैं; एक C$1,000 का चालान बिना भुगतान रह जाता है। बहीखाता C$8,000 की कमाई गई बिक्री, C$7,000 प्राप्त और C$1,000 अब भी देय दिखाता है; इसे बाद में वसूलना दूसरी बिक्री नहीं है। और कोई लेन-देन न हो तो बैंक शेष C$5,000 बढ़ता है, जबकि बिक्री घटा खर्च C$6,000 है। C$1,000 का अंतर बिना भुगतान वाला चालान है। स्वामी चालान और खर्च की रसीदें रखता है। अगर वे हर महीने यह जाँच दोहरा सकते हैं, तो स्प्रेडशीट काफ़ी हो सकती है; अगर चालान और भुगतान मेल खाना बंद कर दें, तो बहीखाता विशेषज्ञ उन्हें मिलाने में मदद कर सकता है।

आपके मामले में अलग है?

• आपने निजी कार्ड से भुगतान किया: दर्ज करने और वापसी के लिए खुद चुकाए गए व्यावसायिक खर्च देखें।
• आपका बहीखाता महीनों पीछे है: अधूरे कुल योग से फ़ाइल करने से पहले अधूरा बहीखाता पूरा करना इस्तेमाल करें।
• आपने कंपनी बना ली है और खाते सेट करने हैं: देखें निगमन के बाद।
• आपकी कंपनी को वर्षांत विवरण या T2 चाहिए: देखें कंपनी के वर्षांत विवरण और कंपनी का रिटर्न फ़ाइल करना।
• आपको GST/HST फ़ाइल करना है या वेतन चलाना है: GST/HST फ़ाइलिंग या वेतन चलाना इस्तेमाल करें।
• आप अमेरिकी डॉलर में चालान बनाते हैं या मार्केटप्लेस से भुगतान पाते हैं: उन बिक्रियों के मिलान के लिए ज़रूरी अतिरिक्त रिकॉर्ड के लिए अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान देखें।
• आप शेष का मिलान नहीं कर पा रहे या स्वामी और कारोबार के खर्च अलग नहीं कर पा रहे: विवरण, चालान, रसीदें और मौजूदा रिपोर्टें बहीखाता सहायता के पास लाएँ।